MỘT CÁI NHÌN VÀO BÊN TRONG SỰ GIAO TIẾP
BẢN CHẤT QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP
Mục đích của giao tiếp là truyển tải được những thông điệp. Đây là quá
trình liên quan đến cả người gửi và người nhận thông điệp. Quá trình
này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch
sai đi bởi một hay nhiều hơn những thành phần khác tham gia vào quá
trình này. Điều này tạo nên những rối loạn không cần thiết và giảm hiệu
quả.
Thực tế thì một thông điệp chỉ thật sự thành công khi cả người gửi và
người nhận điều lĩnh hội nó theo cùng một cách.
Bằng cách truyền đạt được thông điệp của mình đi một cách thành công,
bạn đã truyền đi được suy nghĩ cũng như ý tưởng của mình một cách
hiệu quả. Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ
không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ
trong giao tiếp và những rào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn
- cả trong đời tư và trong sự nghiệp.
Trong một cuộc điều tra mới đây về những thành viên mới của một công
ty với hơn 50000 nhân viên, người ta đã cho rằng kỹ năng giao tiếp là
yếu tố mang tính quyết định trong việc tuyển chọn một người quản lý.
Cuộc điều tra do trường Đại học Thương mại Pittsburgh của đã chỉ ra
rằng các kỹ năng giao tiếp bao gồm cả việc trình bày nói và viết cũng
như khả năng làm việc với người khác là những yếu tố chính tạo nên
thành công trong nghề nghiệp.
Mặc dù càng ngày người ta càng nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng
của các kỹ năng giao tiếp, nhiều cá nhân vẫn đang chật vật vì điều này,
họ không thể trao đổi những suy nghĩ và ý tưởng của họ một cách hiệu
quả - cả ở dạng nói hay viết. Sự hạn chế này khiến họ gần như không thể
thể hiện được hết khả năng của mình trong công việc cũng như không
tiến thân được.
Truyền đạt được thông điệp của mình là yếu tố tối quan trọng để phát
triển. Để làm được điều này, bạn phải hiểu thông điệp của mình là gì,
đối tượng của thông điệp đó là ai, và thông điệp đó sẽ được lĩnh hội như
thế nào. Bạn cũng cần phải cân nhắc bối cảnh xung quanh có thể ảnh
hưởng đến việc giao tiếp của mình ví dụ như tình huống thực tế hay bối
cảnh văn hóa.
Các kỹ năng giao tiếp - Tầm quan trọng của việc loại bỏ những rào
cản:
Những rào cản trong giao tiếp có thể phát sinh trong bất kỳ giai đoạn
nào của quá trình giao tiếp (bao gồm người gửi thông điệp, nội dung
thông điệp, kênh truyền thông điệp, người nhận thông điệp, và những
phản hồi lại thông điệp – xem biểu đồ bên dưới) và có nguy cơ gây nên
sự hiểu lầm và lẫn lộn.
Chú giải: The Communications Process: Quá trình giao tiếp
Sender: Người gửi thông điệp
Message: Thông điệp
Channel: Kênh truyền thông điệp
Receiver: Người nhận thông điệp
Feedback: Những phản hồi
Context: Bối cảnh
Để giao tiếp có hiệu quả và truyền đạt được thông điệp của mình mà
không bị hiểu lầm hay lúng túng, bạn phải cố gắng hạn chế những ảnh
hưởng của các rào cản ngay trong mỗi bước của quá trình bằng cách
giao tiếp một cách rõ ràng, mạch lạc, chính xác trên cơ sở có chuẩn bị
chu đáo. Chúng tôi tuân theo các bước sau:
Người gửi...
Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho
mình sự tin tưởng. Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao gồm việc
thể hiện những hiểu biết của bạn về chủ đề, người tiếp nhận và bối cảnh
truyền đạt thông điệp.
Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay
nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới). Việc
không hiểu người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc
thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai.
Thông điệp...
Tiếp theo, hãy để tâm đến thông điệp của bạn. Các hình thức giao tiếp
qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của
người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao
tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như phong cách giao
tiếp riêng của bạn. Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm
trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và
yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó
thay đổi được suy nghĩ và hành động.
Kênh truyền đạt thông điệp...
Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp
mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email,
bản ghi nhớ hay báo cáo.
Người nhận thông điệp...
Những thông điệp sau được truyền đạt đến người nhận. Không nghi ngờ
gì là bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi. Hãy luôn nhớ là bản thân
người nhận thông điệp cũng tham gia vào quá trình này với những ý
tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp
của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó. Để thành công,
bạn cũng nên nghiên cứu trước những yếu tố này để hành động một cách
hợp lý.
Những phản hồi...
Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác
đối với thông điệp của bạn. Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này
bởi nó thể hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu
chính xác thông điệp của bạn hay không?