intTypePromotion=1

PHẦN 4: MICROSOFT EXCEL

Chia sẻ: Nguyen The Phuong | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:93

0
449
lượt xem
288
download

PHẦN 4: MICROSOFT EXCEL

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Màn hình: Sau khi khởi động Excel, đối với Excel 2003 màn hình làm việc có thêm một thành phần mới gọi là ngăn tác vụ Task Pane xuất hiện bên phải của màn hình Excel. Nếu cần, ta có thể tắt ngăn tác vụ này bằng cách click chuột vào biểu tượng ở góc trên phải của ngăn tác vụ. Thanh tiêu đề - Title Bar: Hiển thị tên của bảng tính hiện thời. Thanh tiêu đề nằm ở phía trên của màn hình giao tiếp. Chẳng hạn trong hình trên “Microsoft Excel – Book1” là tên của bảng tính hiện thời....

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: PHẦN 4: MICROSOFT EXCEL

  1. Giáo trình Microsoft Excel 145 PHẦN 4: MICROSOFT EXCEL CHƯƠNG 23. KHỞI ĐỘNG MÀN HÌNH EXCEL...........................................150 1. Khởi động.......................................................................................................150 2. Màn hình..........................................................................................................150 2.1. Các thành phần của màn hình Excel.........................................................151 2.1.1. Thanh tiêu đề - Title Bar ...................................................................151 2.1.2. Thanh Menu ngang – Menu Bar.........................................................151 2.1.3. Thanh công cụ ToolBars.....................................................................151 2.1.4. Thanh tính toán- Formular Bar............................................................151 2.1.5. Thanh trạng thái..................................................................................152 .......................................................................................................................152 2.1.6. Thanh thẻ tên bảng tính – Sheet Tabs................................................152 2.1.7. Bảng tính (WorkSheet).......................................................................152 2.2. Một số thao tác thường dùng trong bảng tính..........................................153 2.2.1. Di chuyển...........................................................................................153 2.2.2. Vùng cơ sở dữ liệu............................................................................153 2.2.3. Công thức và các toán tử....................................................................154 2.2.4. Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối..............................................154 3. Ra khỏi Excel..................................................................................................154 CHƯƠNG 24. CÁC THAO TÁC VỚI ................................................................156 BẢNG TÍNH............................................................................................................156 1. Lưu bảng tính trên đĩa..................................................................................156 2. Mở bảng tính đã có trên đĩa..........................................................................156 3. Đóng bảng tính................................................................................................157 4. Thêm một bảng tính......................................................................................157 5. Xoá bảng tính..................................................................................................158 6. Đổi tên bảng tính............................................................................................158 7. Sao chép/Chuyển một bảng tính..................................................................158 8. Tách bảng tính................................................................................................159 9. Ẩn và hiện lại bảng tính...............................................................................160 10. Bảo vệ bảng tính..........................................................................................160 11. Chọn nhiều bảng tính.................................................................................160 12. Đặt và thay đổi mật khẩu mở file.............................................................161 CHƯƠNG 25. XỬ LÝ DỮ LIỆU..........................................................................162 VỚI BẢNG TÍNH..................................................................................................162 1. Các kiểu dữ liệu............................................................................................162 1.1. Dạng chuỗi (Text).....................................................................................162 1.2. Dạng số (Number).....................................................................................162 1.3. Dạng công thức (Formulas)......................................................................162 1.4. Dạng ngày/giờ (Date/Giờ)........................................................................163 2. Các toán tử trong công thức..........................................................................164 2.1. Toán tử số..................................................................................................164 2.2. Toán tử nối chuỗi &..................................................................................165 Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  2. Giáo trình Microsoft Excel 146 2.3. Toán tử so sánh..........................................................................................165 3. Nhập dữ liệu..................................................................................................165 3.1. Dữ liệu bất kỳ...........................................................................................165 3.2. Dữ liệu trong các ô giống nhau................................................................166 3.3. Dữ liệu trong các ô tuân theo một quy luật..............................................166 3.3.1. Chuỗi số với bước nhảy là 1.............................................................166 3.3.2. Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:.......................................................167 3.3.3. Điền chuỗi ngày tháng tăng dần........................................................167 3.3.4. Điền một danh sách tự tạo................................................................168 3.3.5. Dữ liệu kiểu công thức......................................................................169 4. Sửa, xóa dữ liệu.............................................................................................171 4.1. Xóa.............................................................................................................171 4.2. Sửa.............................................................................................................171 5. Các thao tác với khối.....................................................................................172 5.1. Đánh dấu (chọn) khối...............................................................................172 5.2. Copy, cắt, dán khối dùng bộ nhớ đệm.....................................................173 5.3. Copy, di chuyển khối dùng chuột.............................................................173 5.4. Các dạng copy đặc biệt............................................................................174 6. Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính...............................................................175 6.1. Thay đổi kích thước cột, hàng..................................................................175 6.2. Chèn thêm cột, hàng, ô..............................................................................176 6.3. Xoá cột, hàng, ô.........................................................................................178 6.4. Chuyển hàng thành cột và ngược lại.......................................................179 6.5. Ẩn hiện cột hàng.......................................................................................180 6.6. Cố định cột, hàng tiêu đề..........................................................................181 7. Định dạng dữ liệu.........................................................................................181 7.1. Định dạng ký tự........................................................................................181 7.2. Định dạng số.............................................................................................183 7.3. Canh biên (dóng hàng)...............................................................................184 7.4. Kẻ khung...................................................................................................187 7.5. Tô màu nền cho các khối hoặc ô..............................................................188 7.6. Định dạng tự động....................................................................................189 8. Đặt tên cho ô hoặc khối................................................................................190 8.1 Đặt tên cho ô hoặc khối bằng tay............................................................190 8.2 Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động).....................................191 8.3 Dán tên vào công thức................................................................................191 8.4 Về nhanh một ô (hay miền) đã được đặt tên............................................192 8.5 Xoá tên........................................................................................................192 9. Ghi chú cho ô...................................................................................................192 9.1 Ghi chú thích cho ô.....................................................................................192 9.2 Sửa/Xoá các chú thích................................................................................194 10. Bảo vệ ô.........................................................................................................194 CHƯƠNG 26. HÀM TRONG EXCEL.................................................................195 1. Quy tắc sử dụng hàm....................................................................................195 2. Nhập hàm vào bảng tính...............................................................................195 2.1 Gõ từ bàn phím...........................................................................................195 Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  3. Giáo trình Microsoft Excel 147 2.2 Dùng biểu tượng Insert Function...............................................................196 2.3 Dùng menu..................................................................................................198 3. Một số hàm thông dụng................................................................................198 3.1 Hàm ngày tháng..........................................................................................198 3.1.1. Hàm DATE.........................................................................................198 3.1.2. Hàm DATEVALUE............................................................................199 3.1.3. Hàm DAY...........................................................................................199 3.1.4. Hàm MONTH.....................................................................................199 3.1.5. Hàm NOW..........................................................................................199 3.1.6. Hàm TIME..........................................................................................200 3.1.7. Hàm TODAY......................................................................................200 CHÚ Ý: Hàm này có tối đa 30 đối số (có thể nối 30 chuỗi lại với nhau) .......................................................................................................................200 3.1.8. Hàm WEEKDAY................................................................................200 3.1.9. Hàm YEAR.........................................................................................201 3.2 Hàm ký tự...................................................................................................201 3.2.1. Hàm CONCATENATE.......................................................................201 3.2.2. Hàm EXACT.......................................................................................201 3.2.3. Hàm FIND...........................................................................................202 3.2.4. Hàm PROPER.....................................................................................202 3.2.5. Hàm REPLACE..................................................................................202 3.2.6. Hàm REPT..........................................................................................203 3.2.7. Hàm RIGHT........................................................................................203 3.2.8. Hàm LEFT..........................................................................................203 3.2.9. Hàm SEARCH....................................................................................204 3.2.10. Hàm SUBSTITUTE..........................................................................204 3.2.11. Hàm T................................................................................................205 3.2.12. Hàm TEXT........................................................................................205 3.2.13. Hàm TRIM........................................................................................205 3.2.14. Hàm UPPER......................................................................................205 3.2.15. Hàm VALUE....................................................................................206 3.2.16. Hàm LEN..........................................................................................206 3.2.17. Hàm LOWER....................................................................................206 3.2.18. Hàm MID..........................................................................................206 3.3 Hàm toán học..............................................................................................206 3.3.1. COUNTIF...........................................................................................206 3.3.2. Hàm EXP............................................................................................207 3.3.3. Hàm INT.............................................................................................207 3.3.4. Hàm MOD...........................................................................................207 3.3.5. Hàm ROUND......................................................................................207 3.3.6. Hàm SQRT..........................................................................................208 3.3.7. Hàm SUM...........................................................................................208 3.3.8. Hàm SUMIF........................................................................................208 3.3.9. Hàm TRUNC......................................................................................209 3.4 Hàm logic....................................................................................................209 3.4.1. Hàm AND...........................................................................................209 Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  4. Giáo trình Microsoft Excel 148 3.4.2. Hàm IF................................................................................................209 3.4.3. Hàm NOT............................................................................................209 3.4.4. Hàm OR..............................................................................................210 3.5 Hàm thống kê..............................................................................................210 3.5.1. Hàm AVERAGE ................................................................................210 3.5.2. Hàm COUNT......................................................................................210 3.5.3. Hàm COUNTA...................................................................................210 3.5.4. Hàm MAX...........................................................................................210 3.5.5. Hàm MIN............................................................................................210 3.5.6. Hàm LARGE.......................................................................................210 3.5.7. Hàm MODE........................................................................................210 3.5.8. Hàm SMALL......................................................................................210 3.5.9. Hàm RANK.........................................................................................210 3.6 Hàm tìm kiếm và tham chiếu.....................................................................211 3.6.1. Hàm VLOOKUP.................................................................................211 3.6.2. Hàm HLOOKUP.................................................................................212 3.7 Các hàm cơ sở dữ liệu...............................................................................213 3.7.1. Hàm DSUM........................................................................................213 3.7.2. Hàm DAVERAGE..............................................................................214 3.7.3. Hàm DMAX........................................................................................214 3.7.4. Hàm DMIN.........................................................................................214 3.7.5. Hàm DCOUNT...................................................................................214 3.7.6. Hàm DCOUNTA................................................................................214 PHỤ LỤC A. CÁC PHÍM TẮT THƯỜNG DÙNG............................................214 BÀI TẬP..................................................................................................................216 BÀI THỰC HÀNH SỐ 1....................................................................................216 BÀI THỰC HÀNH SỐ 2....................................................................................217 BÀI THỰC HÀNH SỐ 3....................................................................................218 BÀI THỰC HÀNH SỐ 4....................................................................................219 BÀI THỰC HÀNH SỐ 5....................................................................................220 BÀI THỰC HÀNH SỐ 6....................................................................................222 BÀI THỰC HÀNH SỐ 7....................................................................................223 BÀI THỰC HÀNH SỐ 8....................................................................................224 BÀI THỰC HÀNH SỐ 9....................................................................................225 BÀI THỰC HÀNH SỐ 10..................................................................................227 BÀI THỰC HÀNH SỐ 11..................................................................................228 BÀI THỰC HÀNH SỐ 12..................................................................................229 BÀI THỰC HÀNH SỐ 13..................................................................................230 BÀI THỰC HÀNH SỐ 14..................................................................................232 BÀI THỰC HÀNH SỐ 15..................................................................................233 BÀI THỰC HÀNH SỐ 16..................................................................................235 YÊU CẦU:...........................................................................................................235 BÀI THỰC HÀNH SỐ 17..................................................................................237 YÊU CẦU:...........................................................................................................237 Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  5. Giáo trình Microsoft Excel 149 Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  6. Giáo trình Microsoft Excel 150 CHƯƠNG 23. KHỞI ĐỘNG MÀN HÌNH EXCEL 1. Khởi động • Cách 1: Click nút Microsoft Excel trên thanh Shortcut của Microsoft Office • Cách 2: Chọn Start – Programs -[Microsoft Office] - 2. Màn hình Sau khi khởi động Excel, đối với Excel 2003 màn hình làm việc có thêm một thành phần mới gọi là ngăn tác vụ Task Pane xuất hiện bên phải của màn hình Excel. Ngăn tác vụ Task Pane Nếu cần, ta có thể tắt ngăn tác vụ này bằng cách click chuột vào biểu tượng ở góc trên phải của ngăn tác vụ. Khi đó màn hình làm việc của Excel như sau: Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  7. Giáo trình Microsoft Excel 151 2.1. Các thành phần của màn hình Excel 2.1.1. Thanh tiêu đề - Title Bar Hiển thị tên của bảng tính hiện thời. Thanh tiêu đề nằm ở phía trên của màn hình giao tiếp. Chẳng hạn trong hình trên “Microsoft Excel – Book1” là tên của bảng tính hiện thời. 2.1.2. Thanh Menu ngang – Menu Bar Thanh menu ngang nằm ngay phía dưới thanh tiêu đề. Thanh menu ngang chứa các menu popup: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, Help. Để kích hoạt thanh menu ngang, ta thực hiện như sau: a. Sử dụng chuột • Click trái chuột vào chức năng cần chọn trên thanh menu ngang, Menu PopUp tương ứng xuất hiện. • Click chuột vào chức năng cần thực hiện trên Menu PopUp. b. Cách sử dụng bàn phím • Nhấn F10 • Dùng phím Left () hoặc Right () để di chuyển giữa các chức năng trên thanh Menu ngang. • Nhấn Enter hoặc phím Down () để kích hoạt MenuPopUp tương ứng. • Sử dụng các phím Left () hoặc Right () để chọn các năng trên MenuPopup và nhấn Enter tại chức năng cần thực hiện. 2.1.3. Thanh công cụ ToolBars Thanh công cụ chuẩn - The Standard Toolbar Thanh công cụ định dạng - The Formatting Toolbar. Gồm các thanh chứa các nút tương ứng với những chức năng thường sử dụng. Để bật/tắt các thanh công cụ này, chọn View – ToolBars - tên thanh công cụ cần chọn. 2.1.4. Thanh tính toán- Formular Bar Dùng để nhập dữ liệu và công thức. Để bật/tắt thanh công cụ này, chọn View-Formular Ba. Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  8. Giáo trình Microsoft Excel 152 2.1.5. Thanh trạng thái Là dòng cuối cùng hiển thị các chế độ hoạt động của Excel. Có ba trạng thái hoạt động: • Read: đang sẵn sàng làm việc • Enter: đang nhập dữ liệu hay công thức • Edit: đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại. 2.1.6. Thanh thẻ tên bảng tính – Sheet Tabs Số thứ tự hàng Thẻ tên bảng tính Là dòng ngay trên thanh Trạng thái, hiển thị tên của các bảng tính (khi chúng chưa được đặt tên tại đây ghi Sheet1, Sheet2,…, Sheet16). Bên trái là các nút chuyển tới các bảng tính. Bảng tính hiện tại 2.1.7. Bảng tính (WorkSheet) Các thành phần chính của bảng tính bao gồm: • Cột Nút chọn toàn bộ bảng tính Hộp tên (địa chỉ) Tên cột Con trỏ ô (Column): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc được đánh thứ tự bằng chữ cái ( từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C,…AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột). Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ bảng tính. • Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều ngang được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 16.384. • Ô (Cell): Là giao của một dòng và một cột. Mỗi ô được xác định bởi một địa chỉ (ví dụ: A4). Ô có đường viền quanh là ô hiện hành. Ô hiện tại: Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông nhỏ ở góc phải dưới (mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (còn gọi là con trỏ). Tạo độ của ô này được hiển thị trên thanh Công thức. Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  9. Giáo trình Microsoft Excel 153 • Bảng (Sheet): Mỗi bảng bao gồm 256 cột và 16384 dòng. Tên bảng là Sheet#. Mặc định trong một bảng tính có sẵn 3 bảng. Chúng ta có thể thay đổi số bảng bằng cách: Tool | Option | General. Khai báo số bảng trong khung Sheets in new workbook (giá trị này có thể thay đổi từ 1..255). • Con trỏ bàn phím: Là vạch đứng | nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự sẽ được chèn vào. • Con trỏ chuột có các dạng sau: o Dấu |: dùng để đưa con trỏ ô về vị trí nào đó. o Dấu : dùng để chọn lệnh, biểu tượng hoặc cuộn bảng tính. 2.2. Một số thao tác thường dùng trong bảng tính 2.2.1. Di chuyển • Cách 1: Trỏ chuột tới ô cần tới, click trái chuột. • Cách 2: Sử dụng các phím mũi tên để chuyển tới các hàng, cột lân cận. o PgUp, PgDn : lên hoặc xuống một màn hình. o Home : về ô A1 o Tab : sang phải một màn hình o Shift+Tab : sang trái một màn hình o End+Home : đến ô cuối cùng của bảng tính CHÚ Ý: Các thao tác trong cách 2 chỉ thực hiện được khi chọn lệnh Tools/Option/Transition, điền dấu ở tuỳ chọn Transition Navigation Keys. • Cách 3: Nhấn F5, nhập vào địa chỉ ô cần di chuyển tới. Ví dụ để về nhanh ô H20 ta ấn nút F5 gõ H20 rồi nhấn Enter. • Cách 4: Sử dụng Name Box o Nhập địa chỉ của ô cần di chuyển tại vùng Name Box trên thanh tính toán. o Nhấn enter để di chuyển đến ô cần thiết. 2.2.2. Vùng cơ sở dữ liệu Vùng cơ sở dữ liệu là một khối hình chữ nhật bao gồm các ô liên tục. Để xác định một vùng, người ta kết hợp địa chỉ của ô trên trái và ô dưới phải. Ví dụ vùng (A4:C6). Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  10. Giáo trình Microsoft Excel 154 • Chọn một ô : Kích chuột tại ô cần chọn • Chọn một cột : Kích chuột tại ký hiệu cột • Chọn một dòng : Kích chuột tại số thứ tự dòng • Chọn một vùng : o Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, nhấn Shift + các phím di chuyển con trỏ đến cuối vùng. o Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, click trái chuột rồi rê đến ô cuối vùng. o Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn Shift và click chuột tại ô cuối vùng. • Chọn nhiều vùng: Kết hợp phím Ctrl khi chọn các vùng tiếp theo. • Chọn toàn bộ bảng tính: nhấn Ctrl+Shift+Spacebar. • Để xóa chọn vùng, kích chuột tại một vị trí bất kỳ trong Workbook. 2.2.3. Công thức và các toán tử • Công thức: có dạng như sau =[] Ngoài ra chúng ta có thể kết hợp các hàm chuẩn của Excel trong công thức. • Các toán tử số học: +, - , * , / , ^ (luỹ thừa), % ( phần trăm) • Các toán tử logic: =, (khác), >=,, < 2.2.4. Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối. Địa chỉ Tên gọi Ý nghĩa =A1 Địa chỉ tương đối Các địa chỉ cột và hàng sẽ được thay đổi khi ô chứa công thức được sao chép đến vị trí khác. =$A$1 Địa chỉ tuyệt đối Các địa chỉ cột và hàng được cố định, không thay đổi. =A$1 Địa chỉ cố định hàng Chỉ địa chỉ cột được thay đổi, địa chỉ hàng cố định. =$A1 Điạ chỉ cố định cột Chỉ địa chỉ hàng được thay đổi, địa chỉ cột cố định. Gõ địa chỉ rồi ấn phím F4 Ý nghĩa 1 lần Địa chỉ tuyệt đối 2 lần Cố định địa chỉ hàng 3 lần Cố định địa chỉ cột 4 lần Địa chỉ tương đối 3. Ra khỏi Excel • Chọn File | Exit hoặc nhấn Alt+F4 Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  11. Giáo trình Microsoft Excel 155 • Click vào dấu trên cùng ở góc phải của màn hình để trở về Window Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  12. Giáo trình Microsoft Excel 156 CHƯƠNG 24. CÁC THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH 1. Lưu bảng tính trên đĩa • Click nút Save trên thanh Standard Tool (hoặc chọn File | Save). Nếu đây là lần đầu tiên thực hiện thao tác này với bảng tính, ta phải gõ vào tên bảng tính trong ô File Name theo quy tắc đặt tên tệp của DOS. Gõ tên file cần lưu vào đây • Sau đó trong quá trình làm việc, ta thường xuyên ghi bảng tính lên đĩa bằng cách trên mà không cần đặt tên cho nó nữa. • Nếu ta cần lưu bảng tính với tên khác, chọn mục Save As và đặt tên mới cho nó. 2. Mở bảng tính đã có trên đĩa • Click nút Open trên thanh Standard Tool (hoặc chọn File | Open), hộp hội thoại Open xuất hiện. • Chọn thư mục chứa file tài liệu cần mở trong mục Look in. Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  13. Giáo trình Microsoft Excel 157 Chọn File cần mở • Chọn tên file tài liệu cần mở rồi chọn OK. • Ngoài ra, Excel còn có cách mở bảng tính khác, đó là chọn mục File xuất hiện Menu dọc với danh sách 4 bảng tính mới làm gần nhất ở phía dưới. Ta sẽ chọn tên tệp cần mở từ danh sách này. 3. Đóng bảng tính Trước khi chuyển sang bảng tính khác hoặc làm việc khác, phải ghi tệp lên đĩa sau đó mới đóng nó bằng cách chọn mục File | Close hoặc click vào nút phía trên bên phải của cửa sổ. Nếu quên chưa ghi tệp lên đĩa, Excel sẽ hỏi: “Do you want to save change to .XLS?” Chọn Yes để ghi lại, No để không ghi những thay đổi vừa tạo ra cho bảng tính. 4. Thêm một bảng tính • Cách 1: Insert | Worksheet • Cách 2: Click nút phải chuột trên thanh thẻ tên bảng tính để gọi Menu tắt (quy ước ta gọi thao tác này là “Menu tắt”), chọn Insert... Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  14. Giáo trình Microsoft Excel 158 5. Xoá bảng tính • Cách 1: Edit | Delete Sheet • Cách 2: Click phải chuột vào bảng tính, chọn Delete 6. Đổi tên bảng tính • Click đúp vào thẻ tên trên thanh thẻ tên hoặc Format | Sheet | Rename hoặc [Menu tắt] | Rename. • Gõ vào tên mới, nhấn hoặc OK 7. Sao chép/Chuyển một bảng tính • Cách 1: Giữ Ctrl trong khi kéo thả thẻ tên tại một thẻ tên khác (Sheet khác). Nếu không giữ Ctrl bảng tính sẽ được di chuyển. • Cách 2: Edit | Move or Copy Sheet. Chọn vị trí đặt bảng tính hiện tại trước bảng tính nào trong khung “Before Sheet”. Nếu đánh dấu chọn vào Create a Copy, Excel sẽ sao chép bảng tính chứ không di chuyển nó. Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  15. Giáo trình Microsoft Excel 159 CHÚ Ý: Chúng ta chỉ nên dùng cách 2 nếu bảng tính nguồn và đích cách xa nhau (không thể thấy thẻ tên của chúng cùng một lúc được). 8. Tách bảng tính Có 3 cách giúp ta đồng thời thấy những phần khác nhau của bảng tính: • Cách 1: Trỏ chuột vào thanh tách cho xuất hiện mũi tên 2 đầu, kéo thả nó tại vị trí cần tách. • Cách 2: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window | Split. Sau đó để bỏ tách chọn Window | Remove Split. • Cách 3: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window | Freeze Panes. Sau đó để bỏ tách chọn Window | Unfreeze Panes. Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  16. Giáo trình Microsoft Excel 160 Trong trường hợp này, muốn hủy bỏ việc tách chọn: vWindow | unFreeze Pane. 9. Ẩn và hiện lại bảng tính • Chọn Format | Sheet | Hide để ẩn bảng tính • Để hiện lại bảng tính Format | Sheet | Unhide 10. Bảo vệ bảng tính Cách làm như sau: • Tool/Protection • Chọn Protect Sheet để bảo vệ bảng tính hoặc chọn Protect Workbook để bảo vệ tập bảng tính. • Nếu cần thiết gõ mật khẩu vào vùng Password, 2 lần gõ phải giống nhau và lưu ý rằng mật khẩu trong Excel phải phân biệt chữ hoa với chữ thường. • Để bỏ tình trạng bảo vệ, chọn Tool | Protection | Unprotect Sheet hay Unprotect Workbook. Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, nếu gõ đúng ta mới cập nhật được bảng tính. 11. Chọn nhiều bảng tính • Các bảng tính liền kề: Nháy chuột vào thẻ tên đầu, giữ Shift trong khi click chuột vào thẻ cuối. • Các bảng tính cách nhau: Giữ Ctrl trong khi lần lượt click chuột vào các thẻ tên. Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  17. Giáo trình Microsoft Excel 161 • Để bỏ việc chọn một bảng tính nào đó, giữ Ctrl trong khi click chuột vào thẻ tên của bảng tính đó. 12. Đặt và thay đổi mật khẩu mở file Một văn bản sau khi tạo ra có thể được bảo vệ bằng từ khoá, chỉ có người biết được từ khoá mới làm việc được với file này. Sau khi tạo xong bảng tính, vào Menu File | Save As, click chuột vào Tool, một menu tắt hiện ra, click chuột vào mục General Options. Đánh từ khoá vào mục Password to open, việc đặt từ khoá này mỗi khi cần mở file bạn phải đánh vào đúng từ khoá đã đặt. • Password to open: từ khoá chống việc mở file. • Password to modify: từ khoá chống việc hiệu chỉnh file Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  18. Giáo trình Microsoft Excel 162 CHƯƠNG 25. XỬ LÝ DỮ LIỆU VỚI BẢNG TÍNH 1. Các kiểu dữ liệu Trong mỗi ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào các thành phần ký tự trong ô. Các kiểu dữ liệu trong một ô được phân ra như sau: 1.1. Dạng chuỗi (Text) • Trong ô phải chứa các ký tự chữ cái từ a đến z hoặc A đến Z. Nếu bắt đầu bằng một ký tự số (0-9) thì theo sau nó phải là các ký tự chữ cái. • Những dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số v.v… khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘) và không có giá trị tính toán. • Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được tự động căn sang trái trong ô. 1.2. Dạng số (Number) • Trong ô chứa các số từ 0 đến 9 • Các dấu +, -, *, /, (, ), $ (hoặc một dấu đơn vị tiền tệ nào khác tuỳ thuộc việc đặt các thông số quốc tế của Windows). • Theo mặc định, dữ liệu dạng số được tự động căn sang phải trong ô. 1.3. Dạng công thức (Formulas) Bắt đầu bởi các dấu = hoặc +. Sau khi nhấn , công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả của nó được thể hiện trong ô. Trong một số trường hợp ta có kết quả như sau: Kết quả Nguyên nhân ##### Độ rộng của cột quá hẹp #Div/0! Lỗi do phép chia cho 0 #NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một ô hay một vùng nào cả) #N/A Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc không có trong danh sách #VALUE! Sai về kiểu của toán hạng (ví dụ: lấy số chia cho ký tự hoặc ngày tháng) Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  19. Giáo trình Microsoft Excel 163 1.4. Dạng ngày/giờ (Date/Giờ) Ta có các quy ước sau: • DD: là 2 con số chỉ Ngày • MM: là 2 con số chỉ Tháng • YY: là 2 con số cuối của Năm • YYYY: là năm đầy đủ với 4 chữ số Ta có thể nhập ngày tháng theo dạng MM/DD/YY (kiểu tiếng Anh, Mỹ) hoặc DD/MM/YY (kiểu tiếng Việt, tiếng Pháp) tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows. Ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/09/04, trường hợp kiểu Mỹ (mặc định) ta gõ vào 09/27/04. CHÚ Ý: Khi nhập sai dạng thức kiểu ngày, Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi (căn sang trái ô) và ta không thể dùng dữ liệu này để tính toán. CHÚ Ý: o Nếu giá trị YY (năm) có giá trị từ 00-29 thì Excel chuyển thành năm sau năm 2000. Ví dụ: Nếu ta nhập 05/15/05 thì sẽ có kết quả là 05/15/2005. o Nếu YY có giá trị từ 30-99 thì Excel tự động chuyển thành các năm trước năm 2000. Ví dụ: Nếu nhập vào 04/20/45 thì sẽ có kết quả 04/20/1945 Như vậy để nhập ngày tháng cho các năm từ 1900 đến 1929 hay từ 2030 đến 2999 ta phải nhập theo định dạng đầy đủ: MM/DD/YYYY hoặc DD/MM/ Ngoài ra, ta cũng có thể nhập kiểu ngày bằng sau: • Sử dụng hàm Date: Cú pháp DATE(Year,Month,Day) đây là cách nhập ngày tốt nhất. Trong đó: Year : số của năm, có giá trị từ 1900 đến 9999. Month: tháng trong năm, có giá trị từ 1 đến 12. Day : ngày trong tháng, có giá trị từ 1 đến 31. • Sau đó ở menu Format chọn Cells | Number | Date và chọn dạng thể hiện ngày ở khung bên phải. Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
  20. Giáo trình Microsoft Excel 164 Chọn dạng thể hiện kiểu ngày • Đặc biệt: o Nhấn tổ hợp phím CTRL + ; (dấu chấm phẩy) cho Ngày hệ thống. o Nhấn tổ hợp phím CTRL + Shift + ; cho Giờ hệ thống. • Theo mặc định, dữ liệu dạng ngày tháng được căn sang phải ô. 2. Các toán tử trong công thức 2.1. Toán tử số Các toán tử được sử dụng trong MS Excel gồm có: Toán tử Ý nghĩa Ví dụ Kết quả ^ Lũy thừa =5^2 25 * Nhân = 10*5 500 / Chia =126/3 42 + Cộng =5+6 11 - Trừ =8-4 4 % Phần trăm =50%*600 300 • Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: luỹ thừa trước rồi đến nhân chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán cùng mức ưu tiên (như nhân chia hoặc cộng trừ) được thực hiện từ trái sang phải. Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế, Địa chỉ: 02 Lê Lợi - Huế, Điện thoại: 054.828423
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2