QUẢN LÝ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Bài tập: "Phần mềm quản lý tri thức đem đến những ưu thế đặc thù nào
cho các tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu ".
Bài làm
Hiện nay, việc quản lý công nghệ thông tin trở thành một điều kiện
thiết yếu trong mọi hoạt động của toàn cầu; tại nơi làm vịêc thì qản lý công
nghệ thông tin đã trở thành một yếu tố tạo ra lợi thế cạnh tranh.
Các công nghệ hiện có và các phương pháp được sử dụng để thúc đẩy
thông tin gọi là quản lý tri thức. Còn thông tin lại được hiểu là những tri thức
mới làm giàu kho tàng nhận thức cho người nhận tin. Nó được thụ cảm và
đánh giá là có ích cho người ra quyết định trong quản trị kinh doanh.
Vậy thông tin là những tri thức mới, còn quản lý công nghệ thông tin là
quản lý tri thức.
Trong nội tại của bất kỳ một công ty nào, công nghệ thông tin đều có
thể được sử dụng để tối đa hoá lợi nhuận. Nhiệm vụ như: thư tín điện tử (e-
mail) cho phép thông tin nhanh hơn; các cơ sở dữ liệu. được chia sẻ cho phép
mọi người có thể tiếp cận tức thời và bình đẳng những thông tin được chuẩn
hoá vào bất kỳ thời gian nào. Mạng nội bộ (intranet) cho phép trao đổi đồng
bọ và trò chuyện trực tiếp … tổ chức mọi cong việc đó nhằm làm cho công ty
có hiệu quả hơn và có khả năng cạnh tranh cao hơn là công việc của nhà quản
lý công nghệ thông tin.
Muốn biết được phần mềm quản lý tri thức đem đến những ưu thế đặc
thù nào cho các tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu thì trước hết chúng
ta hải hiểu; tri thức là gì, quản lý tri thức là thế nào và tại sao tri thức lại có
giá trị.
Tri thức: đó là sự hiểu biết có được qua chiêm nghiệm hay sự ngắn bó
với vấn đề này. Tri thức còn được mô tả như một tập hợp nhiều mô hình mô
tả nhiều đặc tính và hành vi trong mọi lĩnh vực. Tri thức chính là một kho báu
không trọng lưọng mà con người ta có thể luôn mang trong đầu mình. Đồng
thời tri thức có thể được lưu giữ theo nhiều quy trình có tổ chức, hay bằng
các sản phẩm, phương tiện. hệ thống hoặc các tài liệu.
Trên thực tế có rất nhiều cách định nghĩa về tri thứ. Nhưng để phục bài
viết này ta có thể định nghĩa định nghĩa như sau: tri thức là những ý tưởng và
những hiểu biết mà những quy trình trong một tổ chức được sử dụng để hành
động có hiệu quả nhằm thực hiện mục đích của tôt chức đó. Loại tri thức này
rất cụ thể đối với tỏ chức đã tạo ra chúng.
Tri thức có giá trị gì không? nó giúp nhà quản trị kinh doanh những gì?
Chúng ta hãy phân tích ; nền kinh tế- xã hội toàn cầu hiện nay đang phát triển
với một tốc độ chóng mặt; những cơ sở tri thứccủa các tổ chức đang nhanh
chóng trở thành thế mạnh cạnh tranh bền vững của các ổ chức đó. chính vì
thế mà nguồn tài nghuyên tri thức này cần được bảo vệ, nuôi dưỡng và chia sẻ
cho các thành viên trong tổ chức để tiêu dùng nó tạo nên một sức mạnh cộng
hưởng thật lớn, đưa tổ chức đạt được những mục tiêu đã định một cách mỹ
mãn. Gần đây, các công ty có thể thành công trên cơ sở tri thức cá nhân của
một nhóm những cá nhân được đặt đúng chỗ về chiến lược. Tuy vậy, khí đối
thủ cạnh tranh hứa hẹn nhiều dịch vụ có hàm lượng tri thức hơn thì sự cạnh
tranh sẽ mất đi. Tại sao như vậy? Bởi vì, tri thức của một tổ chức không hề
thay thế tri thức cá nhân, mà nó lại bổ sung cho tri thức cá nhân, làm cho tri
thức cá nhân rộng hơn và mạnh mẽ hơn. Do vậy việc sử dụng cơ sở tri thức
của tổ chức cùng với những tiềm năng về các kỹ năng, năng lực, sự suy nghĩ,
óc sáng tạo và ý tưởng của các cá nhân sẽ cho phép công ty cạnh tranh hiệu
quả hơn trong tương lai. Vậy giá trị của tri thức thể hiện ở đó.
Tri thức có giá trị, còn quản lý những giá trị đó hay quản lý tri thức đó
là thế nào? Chúng ta có thể hiểu: Quản lý tri thức là một tiến trình có tính hệ
thống để tìm tòi, chọn lựa, tổ chức, chắt lọc và trình bày những thông tin theo
cách có thể phát triển được sự hiểu biết của nhân viên trong công ty trong một
lĩnh vực cụ thể được quan tâm. Quản lý tri thức giúp cho tổ chức thu được sự
hiểu biết sâu sắc từ kinh nghiệm của chính bản thân tổ chức đó. Các hoạt
động quản lý tri thức cụ thể sẽ giúp cho tổ chức tập trung vào việc thu được,
lưu trữ và sử dụng tri thức để thực hiện các hoạt động như giải quyết vấn đề,
lập kế hoạch chiến lược, và ra quyết định. Điều này cũng bảo vệ tài sản tri
thức của tổ chức khỏi bị mai một, tăng cường sự hiểu biết và tin tức cho công
ty và làm cho công ty ngày một năng động, linh hoạt hơn.
Thật khó có thể nói một cách rõ ràng về nguồn tài sản tri thức của
chúng ta gồm có những gì, cụ thể ra sao, và cách thức sử dụng nó như thế nào
để đảm bảo thu được lợi nhuận cao nhất từ nguồn đó. Mà ta phải dựa vào điều
kiện cụ thể của công ty chúng ta; dựa vào chức năng, nhiệm vụ, dựa vào mục
tiêu chiến lược của công ty; dựa vào loại hình tổ chức, văn hoá nhu cầu của
công ty đó. Mà ta phải dựa vào điều kiện cụ thể của công ty chúng ta; dựa vào
chức năng, nhiệm vụ, dựa vào mục tiêu chiến lược của công ty; dựa vào loại
hình tổ chức, văn hoá và nhu cầu của công ty đó.
Tuy nhiên quản lý tri thức rất có hiệu quả khi tập trung vào các giải
pháp bao trùm toàn bộ hệ thống như: Tổ chức, con người và công nghệ được
sử dụng. Ở đây, máy tính vào các hệ thống thông tin là những công cụ rất hữu
ích cho việc tiếp nhận, chuyển đổi và phân phối tri thức đã được tổ chức ở
mức độ cao và thay đổi nhanh chóng. Một số công ty đã sử dụng những hệ
thống phân tích, xây dựng kế hoạch và hệ thống máy tính hỗ trợ công việc để
cải thiện cơ bản tiến trình ra quyết định, đầu tư nguồn lực, các hệ thống quản
lý tiếp cận và xây dựng quy trình phát triển công nghệ và khả năng thực hiện
chung các chức năn. Đó là một cách để phát triển năng lực chiến lược cơ bản
cuả công ty.
Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải sử dụng quản lý tri thức một cách
có hiệu quả để xây dựng và cải tiến khả năng kiểm soát hiệu quả hoạt động.
Ví dụ như: Hãng Hew lett Packard đã phát triển hệ thống được biết đến với
tên gọi là: " các chuỗi kết nối tri thức" được sử dụng để mã hoá, xác định và
lưu trữ những tri thức quan trọng của công ty. Những thông tin đó có thể được
mọi nhân viên trong Công ty tiếp cận một cách nhanh chóng và đầy đủ tại nơi
làm việc.
Phần mềm quản lý tri thức đem đến những ưu thế đặc thù nào cho các
tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu. Đây chính là câu trả lời của câu hỏi:
Tại sao phải quản lý tri thức?. Tại vì: Bất kỳ công ty nào khi có thể xác định
được cách thức cung cấp thông tin có tổ chứccho những người cần tin vào
thời khắc họ cần, đều có thể xác định được vị thế của mình để cạnh tranh có
hiệu quả hơn và thành công hơn. Đã có rất nhiều công ty có trong tay những
thông tin thiết yếu, song vì người nắm giữ nó chỉ có một hoặc một vài người,
đồng thời người đó lại không hay ít nỗ lực truyền đạt thông tin đó đến nhiều
người khác. Hay có thể là do sự tiết kiệm chi phí cho công ty mà không sử
dụng thông tin tri thức một cách rộng rãi toàn diện. Do đó mà việc sử dụng hệ
thống quản lý tri thức là thật cần thiết, nếu công ty nào khai thác tốt vốn tri
thức của mình sẽ có thể sử dụng thành công tài sản đó tạo ra ca cs thách thức
và cơ hội làm ăn cho công ty mình.
Phần mềm quản lý tri thức cần phải được chia sẻ. Có vậy những công ty
hoạt động trên phạm vi toan cầu sẽ thu được nhiều lợi ích.
VD: Tổng giám đốc Robert buckman của hãng Buckman Labartories đã
chia sẻ tri thức bằng cách: gửi một thư điện tử e - mail tới mọi người trên toàn
cầu kêu gọi giúp đỡ để giải quyết một đề nghị khá phức tạp của một khách
hàng. Chỉ sau vài giờ các câu trả lời đã tới tấp đến văn phòng ông, rồi nhiều ý
biến được gửi đến từ Cânda, Thuỵ Điển, Nui Di Lân, Tây Ban Nha, Men
Phig, Mexico, Nam Phi… Kết quả đạt được là ông đã bán được một lúc 6
triệu UDS. Rõ ràng: Phần mềm quản lý tri thức đã đem lại hiệu quả rất cao,
dễ nhận được sự trợ giúp nhanh chóng cảu rất nhiều đồng nghiệp từ mọi nơi
trên trái đất. Câu chuyện nay là một minh chứng cụ thể coh sự hợp tác có tổ
chức của "những con người mạch mẽ nhất, là những người trở thành một
nguồn tri thức thông qua việc chia sẻ những đièu họ hiểu biết được".
Chia sẻ tri thức là cơ sở của mọi hệ thống quản lý tri thức, bởi vì, nếu
không có một phần mềm và một cơ chế để tạo điều kiện cho lực lượng lao
động trên toàn cầu chuyển giao những điều họ biết qua lại cho nhau thì việc
quản lý tri thức trở lên vô ích.
Tạo ra một phần mềm và sử dụng cơ chế quản lý phần mềm tri thức đó
đòi hỏi một sự sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm của nhà quản trị kinh
doanh.
Để đạt được mục tiêu đó, các công ty hoạt động trên phạm vi toàn cầu
cần phải vận động mọi người trên trái đất hãy tham gia chia sẻ tri thức, hợp
tác, giao lưu, đoàn kết, như vậy phần thưởng cho sự chia sẻ là thành công của
các bạn đấy.
Tuy nhiên, để có được viễn cảnh trên không phải dễ dàng, điều này đòi
hỏi các côn ty cần phải có sự tính toán, sắp xếp kế hoạch của mình cầnr thận
với các mục tiêu, với một loại kỹ thuật tương tác quen thuộc với mọi người
với thái độ và khả năng chia sẻ thông tin, tri thức từ lãnh đạo cao cấp đến mọi
người. Đồng thời phải có một sự đầu tư lớn về trang thiết bị, đầu tư lớn coh
những con người biết sử dụng phần mềm của quản lý thông tin tri thức. Có
như vậy thì các công ty không phải lo gì về vấn đề năng suất, cải tiến từ các
điểm mấu chốt cho đến những giá trị nội tại của mình.
Chúng ta hãy xem việc công ty dịch vụ chuyên nghiệp Deloitte Touche
Tohmatsu đã xây dựng một ma trận dịch vụ khách hàng trong việc xử lý thuế
của công ty - Theo lời của một cộng sự tên là Jerry Leamon: "Chúng tôi tập
hợp ý tưởng từ khắp thế giới và gửi chúng cho các nhà chuyên môn của chúng
tôi hàng tháng, và do vậy họ được trang bị các ý tưởng để làm việc với khách
hàng, cũng như tài liệu kỹ thuật và một đội ngũ nhân viên chuyên hỗ trợ cho
mỗi ý tưởng đó. Nếu một ý tưởng nào đó, phù hợp với những quan tâm đặc
biệt của khách hàng thì họ sẽ có được nó như một thứ sẵn có. Đương nhiên,
chúng cũng cần được thay đổi đôi chút vì không có gì có thể phù hợp chính