Ai.Office - Phần mềm quản lý văn thư và công tác văn phòng
Ai.Offi ce là tên thương mại của phiên bản phần mềm Docman 6, nhưng
vẫn cho nguời dùng cá nhân được sử dụng miễn phí vĩnh viễn giống như
Docman 5.3. Vẫn với phong cách thiết kế cũ nhưng Ai.Offi ce mang lại một
trải nghiệm khác hẳn bởi giao diện đồ họa đẹp mắt, chức năng phong phú và
mạnh mẽ. Đặc biệt, đây là phiên bản được thiết kế cho nhiều người dùng,
chạy chia sẻ trên mạng nội bộ, mạng Internet và có sử dụng kỹ thuật điện
toán đám mây.
1. Giao diện đồ họa
Ai.Offi ce được AiSofts Groups đầu tư thiết kế đồ họa hết sức công
phu. Các nút chức năng lớn, rõ rất phù hợp cho việc hoạt động trên các máy
tính bảng. Cửa sổ chính của phần mềm có thể co giãn theo màn hình giúp
quan sát dễ dàng. Người dùng có thể tự mình pha màu để biến đổi giao diện
theo thẩm mỹ cá nhân. Số lượng skin màu sẽ là rất lớn bởi màu sắc của các
thành phần giao diện như cửa sổ, nút bấm, màu nền, màu chữ, màu viền... là
do người dùng tự pha từ các màu cơ bản chứ không được thiết kế sẵn để
chọn lựa như ở phiên bản cũ.
2. Chức năng
Ai.Offi ce có hầu hết các chức năng cần thiết cho một nhân viên văn
phòng hay một nhà quản lý. Nổi bật nhất vẫn là các chức năng sau:
- Quản trị hệ thống: là chức năng cơ bản nhưng đặc biệt quan trọng.
Chức năng này được thiết kế để có thể triển khai Ai.Offi ce theo mô hình đa
cấp (N-cấp) cho các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức nhiều tầng, nhiều đơn
vị phòng ban. Chức năng quản trị cũng cung cấp các công cụ để quản lý cơ
sở dữ liệu (Ai.Offi ce sử dụng SQL Server 2000 hoặc cao hơn để lưu trữ
thông tin) như tạo thêm cơ sở dữ liệu để lưu trữ fi le đính kèm, phục hồi và
sao lưu cơ sở dữ liệu...
- Quản lý công văn: cho phép quản lý công văn với đầy đủ các nghiệp
vụ liên quan như cập nhật công văn đi, đến, phân loại công văn, phê duyệt
công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng; xem theo ngày cập nhật,
ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực... Ngoài ra, chức năng
bình luận công văn cho phép mọi người ghi chú, ghi ý kiến cá nhân của
mình vào từng công văn hoặc đánh dấu thông tin cần nhớ để sau này có thể
xem lại khi cần. Khác với hầu hết các phần mềm quản lý văn bản vốn chỉ áp
dụng được cho 1 cấp, chức năng quản lý công văn trên Ai.Offi ce là một hệ
đa cấp (N-cấp) mà ở đó các đơn vị tham gia sử dụng có thể gửi công văn cho
nhau. Công văn đi của đơn vị gửi là công văn đến của đơn vị nhận. Cùng 1
công văn, tại các vị trí đứng khác nhau sẽ cho ra hướng đi của công văn khác
nhau.
- Quản lý tài liệu: Ai.Offi ce quản lý tài liệu theo hình thức định nghĩa
thuộc tính. Mỗi đơn vị tài liệu trên Ai.Offi ce có thể bao gồm nhiều fi le đính
kèm, nhiều thông tin hơn. Với tính năng định nghĩa thuộc tính, người dùng
có thể tự tạo cho mình các ứng dụng quản lý đơn giản để sử dụng cho mục
com đích cá nhân mang tính đặc thù. Đây là một trong những tính năng mới
và rất đặc biệt. Chỉ riêng với tính năng này, Ai.Office đã cho phép không chỉ
đơn thuần là quản lý tài liệu nữa mà còn cho phép quản lý nhiều loại thông
tin khác như Quản lý nhân sự, Quản lý hồ sơ nhà đất, Quản lý khách hàng,
Quản lý tài sản, Quản lý phiên bản phần mềm, vv...
- Quản lý hồ sơ: đây là một chức năng rất hay cho phép quản lý thông
tin theo dạng sự kiện diễn tiến theo thời gian như hồ sơ vụ việc, vụ kiện, vụ
án hay quản lý tiến độ dự án... Từ chức năng quản lý hồ sơ, người dùng có
thể áp dụng để quản lý các phiên bản tài liệu theo từng thời kỳ (như quản lý
các số báo phát hành, quản lý các phiên bản nâng cấp của một phần mềm...)
hoặc theo dõi những sự kiện thời sự đã và đang diễn ra chưa biết rõ thời
điểm kết thúc