Trong việc quản lý kinh tế và đặc biệt là phạm trù về quản lý chất lượng dịch vụ viễn
thông, cơ cấu tổ chức là nền tảng quan trọng để kết hợp có hiệu quả các nguồn lực và đảm
bảo thực hiện kế hoạch quản lý chất lượng tối ưu. Khi xây dựng một cơ cấu tổ chức khoa
học, xác định rõ ràng, mạch lạc chức năng nhiệm vụ cũng như phân công công việc của các
đơn vị liên quan, mỗi đơn vị, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ có các vai trò cụ thể, giảm
thiểu xung đột và tránh tình trạng chồng chéo, trùng lặp các nhiệm vụ.
Trong ngành dịch vụ viễn thông, các chức năng và nhiệm vụ trong hoạt động quản lý
chất lượng có thể được phân chia thành các nhóm chính: Quản lý chiến lược, Quản lý vận
hành, kỹ thuật, Phát triển sản phẩm và Hỗ trợ, chăm sóc khách hàng. Đặc biệt, trong suốt
quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch quản lý chất lượng, doanh nghiệp cần phân công trách
nhiệm rõ ràng cho các bên liên quan, bao gồm nhân viên, quản lý và khách hàng. Mỗi bên
cần hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc thực hiện kế hoạch chất lượng dịch vụ viễn
thông.
Việc thực hiện quản lý, phân bổ nguồn lực tài chính một cách có hệ thống giúp tổ
chức duy trì sự bền vững. Đặc biệt, trong bối cảnh thị trường có nhiều thay đổi như thị
trường viễn thông ở thời điểm hiện tại, yêu cầu doanh nghiệp có nhiều phương án đổi mới
nhằm tăng cường năng lực cạnh tranh, việc cân bằng giữa chi phí vận hành, các khoản đầu
tư ngắn hạn và dài hạn cũng như giảm thiểu sự lãng phí, đảm bảo các nguồn lực tài chính
được tận dụng một cách có hiệu quả là nền tảng quan trọng cho việc quản lý chất lượng dịch
vụ một cách bền vững.
Theo Tom và Brian (1998), nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định đến chất lượng
dịch vụ và hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ. Việc đầu tư vào các chương trình nâng cao
kỹ năng, đào tạo về công nghệ và dịch vụ mới không chỉ giúp nhân viên làm việc hiệu quả
hơn mà còn cống hiến cho chất lượng công tác quản lý chất lượng dịch vụ. Các chính sách
tạo động lực và giữ chân nhân tài như thưởng năng suất, lương cạnh tranh, xây dựng môi
trường làm việc lành mạnh giúp tăng sự gắn kết và năng suất của đội ngũ nhân sự.
Tiếp đến là hoạt động theo dõi và đảm bảo chất lượng. Hoạt động theo dõi, đảm bảo
chất lượng là một phần của quản lý chất lượng tập trung vào việc mang lại lòng tin rằng các
yêu cầu chất lượng sẽ được thực hiện. Đảm bảo chất lượng được hiểu là một quá trình thực
hiện theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ; theo dõi, đánh
giá sự thỏa mãn của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ.