Dành cho người lần đầu tiên quản lý tổ
chức một sự kiện
Lên kế hoạch cho Event của bạn
Event của bạn là gì, một lễ khai trương công ty hay hội nghị khách hàng,
một ngày hội từ thiện hay một buổi họp báo, hãy tưởng tượng ra những gì sẽ
diễn ra trong đó. Nếu trước đó bạn từng tham dự một Event tương tự, hay có
người hướng dẫn bạn cách thức tổ chức thì sẽ là một bước khởi đầu khá
hoàn hảo, nhưng nếu không có điều đó thì cũng chẳng phải là một vấn đề
đáng lo lắng, vì biết đâu với khái niệm trong đầu còn khá tươi mới, bạn sẽ
suy nghĩ ra một ý tưởng mới lạ cho Event thay vì đi vào những lối mòn mà
những người tổ chức sự kiện lâu năm thường mắc phải. Một cậu bạn thường
xuyên gọi điện hỏi tôi về mẫu nội dung cho một sự kiện nào đó, chẳng hạn
ra mắt một loại thẻ ngân hàng, khánh thành một công ty bất động sản..., cậu
nói rằng cậu chưa từng tham dự một Event ra mắt một loại thẻ ngân hàng
nào hay tham gia lễ khánh thành một công ty bất động sản nào, nhưng tôi
đánh giá câu hỏi đó là ngớ ngẩn và chính điều đó đã tạo ra những Event
Planner lười suy nghĩ, chỉ biết tổ chức ra những Event nhợt nhạt kém ấn
tượng. Câu trả lời của tôi luôn là: "Chẳng có gì là quy chuẩn cho một Event
ra mắt thẻ ngân hàng hay khánh thành một công ty bất động sản cả, em hãy
tự sáng tạo ra những gì em cho là hay ho trong Event của mình".
Bạn có thể tham khảo việc viết kịch bản cho tổ chức sự kiện để có một hình
dung về những gì nên diễn ra ở một sự kiện, và sau đó hãy mạnh dạn viết
riêng một kịch bản cho Event của mình.
Lên checklist cho Event của bạn
Checklist là danh sách các công việc cần chuẩn bị cho Event. Hãy mường
tượng trong đầu tất cả những gì sẽ diễn ra trong một Event như thể bạn đang
được tham dự chúng tứ đầu tới cuối. Ban đầu lúc đi vào, bạn sẽ được đón
tiếp như thế nào, vào chỗ ngồi ra sao, xem những tiết mục gì trên sân khấu,
làm những gì khi dự tiệc, ra về thế nào, từ đó bạn xác định những việc cần
làm cho Event: cần phải có lễ tân, cần có thẻ khách mời, cần có hoa tươi,
cần người phát biểu, bục sân khấu... Chắc chắn sẽ không tránh khỏi thiếu sót
cho lần đầu còn bỡ ngỡ, nhưng bạn có thể nhờ người có kinh nghiệm hơn
xem qua cho mình hoặc tham khảo thêm mẫu checklist dành cho một Event.
Ngoài ra, đừng quên chuẩn bị một cuốn sổ tay và cây viết, mỗi khi nghĩ ra
một hạng mục còn thiếu cho Event, bạn hãy ghi ngay lại, chu đáo, tỉ mỉ là
đức tính cần thiết cho bất cứ người làm Event nào.
Lựa chọn những người cùng thực hiện với mình
Đó có thể là nhân viên cùng công ty hay những người do bạn thuê ngoài, và
bạn sẽ là "nhạc trưởng" chịu trách nhiệm quản lý dàn nhạc của mình sao cho
mọi người phối hợp ăn ý, làm nên một bản giao hưởng tuyệt vời. Có nhiều
điều bạn cần chú ý, đó là kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp và phân
công công việc, kỹ năng họp hành, kỹ năng trao đổi công việc qua email (có
thể tham khảo thêm bài Kinh nghiệm vỡ lòng về quản lý dự án), nhưng điều
mà bạn cần lưu ý nhất là:
- Quy mọi thứ về một đầu mối, một con tàu không nên có 2, 3 thuyền
trưởng, bạn - người chịu trách nhiệm cao nhất về Event phải là người có
tiếng nói quyết định và mọi người cần thông qua bạn để nhận thông tin.
Nhiều công ty có sự nhập nhằng trong việc này, một nhân viên được giao tổ
chức Event nhưng cấp trên lại đòi duyệt và quyết định mọi thứ và thường
xuyên dùng thẩm quyền của mình xen ngang vào công việc của nhóm dẫn
đến sự không thống nhất giữa các đầu mối công việc, việc này cần phải được
chấn chính.
- Giao công việc cho mọi người một cách rõ ràng: ai chịu trách nhiệm chính,
ai đứng ở vai trò hỗ trợ, yêu cầu đối với công việc thế nào, thời hạn hoàn
thành... Đừng giao việc chung chung, mập mờ và trông chờ sự tự giác của
mọi người vì bạn là trưởng dự án chứ không phải là ai khác phải chịu trách
nhiệm về kết quả cuối cùng của công việc.
Đối mặt với những rắc rối và thất bại
Nếu chẳng may Event có quá nhiều sự cố, hay bạn phải gánh chịu sự chỉ
trích của nhiều người thì cũng không nên để mình stress về điều đó. Bạn cần
biết rằng ngay cả những người làm Event chuyên nghiệp hay những Agency
chuyên tổ chức Event lâu năm trong nghề vẫn có thể phạm những sai lầm, và
hầu như không bao giờ có một Event nào họ làm là hoàn hảo 100%, vấn đề
nằm ở chỗ là gặp trục trặc ít hay nhiều mà thôi.
Khi một Event đã diễn ra rồi thì quan trọng nhất việc nhìn nhận những điểm
hạn chế và rút kinh nghiệm cho lần sau. Hãy tổ chức một buổi họp sau
chương trình để tất cả mọi người có liên quan cùng ngồi thảo luận về những
điểm chưa như ý muốn, mọi người sẽ hiểu nhau hơn, hoá giải những hiểu
lầm và cùng rút ra những bài học quý giá cho những Event lần sau.
Tuy vậy, tôi vẫn thành thật khuyên các bạn nên lượng sức mình, nhận thức
được những Event nào mình có thể tự mày mò thực hiện còn những Event
nào cần một người có kinh nghiệm và tay nghề thực sự chuyên nghiệp. Bạn
hoàn toàn có thể tổ chức một buổi sinh nhật cho công ty, hội nghị khách
hàng hay một hội chợ nho nhỏ, tuy nhiên đối với những Event phức tạp hơn
và quy mô lớn hơn, tốt hơn hết không nên mạo hiểm với uy tín của công ty
và thương hiệu. Hãy nhờ đến sự hỗ trợ của một Event Agency hoặc Event
Freelancer tổ chức Event đó cho bạn, hãy quan sát cách họ làm và rút kinh
nghiệm cho bản thân mình, biết đâu lần sau bạn có thể tự mình làm "nhạc
trưởng" cho sự kiện tương tự