CÔNG TY ABCD
QUI Đ NHỊ
T CH C VÀ QU N LÝ CU C H PỔ Ứ Ả Ộ Ọ
Mã tài li u: HC-05ệ
Hà N i, 15/02/2008ộ
QUY Đ NH Ị
T CH C VÀ QU N LÝ CU C H PỔ Ứ Ả Ộ Ọ
Mã tài li u: HC-05ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 15/02/08
B ng theo dõi s a đ i tài li uả ử ổ ệ
Ngày s a đ iử ổ V trí ịN i dung s a đ iộ ử ổ L n s aầ ử Ghi chú
Ng i biên so nườ ạ Phó ban ISO Giám đ cố
H và tênọ
Ch kýữ
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty ABCD do Ban ISO biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố2 / 9
QUY Đ NH Ị
T CH C VÀ QU N LÝ CU C H PỔ Ứ Ả Ộ Ọ
Mã tài li u: HC-05ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 15/02/08
I/ M C ĐÍCH:Ụ
- Thông tin các quy t đ nh m i t qu n lý c p trên.ế ị ớ ừ ả ấ
- Gi i quy t các v n đ liên quan đ n nhi u b ph n.ả ế ấ ề ế ề ộ ậ
-Nh m gi m b t s l ng, nâng cao ch t l ng các cu c h p c a công ty…ằ ả ớ ố ượ ấ ượ ộ ọ ủ
III/ PH M VI:Ạ
-Áp d ng cho toàn b các cu c h p c a công ty.ụ ộ ộ ọ ủ
II/ Đ NH NGHĨA:Ị
- Không có.
IV/ N I DUNG:Ộ
1. Các nguyên t c chung:ắ
-Ch ti n hành khi th c s c n thi t đ ph c v cho công tác ch đ o, đi u hành c a các c pỉ ế ự ự ầ ế ể ụ ụ ỉ ạ ề ủ ấ
qu n lý trong vi c th c hi n các nhi m v công tác quan tr ng. Không dùng cu c h p đả ệ ự ệ ệ ụ ọ ộ ọ ể
thay cho vi c ra các quy t đ nh qu n lý, đi u hành.ệ ế ị ả ề
-Xác đ nh rõ m c đích, yêu c u, n i dung, thành ph n tham d ; đ cao và th c hi n nghiêmị ụ ầ ộ ầ ự ề ự ệ
túc ch đ trách nhi m cá nhân trong phân công và x lý công vi c, b o đ m tăng c ngế ộ ệ ử ệ ả ả ườ
hi u l c, hi u qu công tác ch đ o, đi u hành t p trung th ng nh t, thông su t c a qu n lýệ ự ệ ả ỉ ạ ề ậ ố ấ ố ủ ả
các b ph n.ộ ậ
-Ph i có ch ng trình k ho ch; th c hi n c i ti n, đ n gi n hoá quy đ nh th t c ti n hành,ả ươ ế ạ ự ệ ả ế ơ ả ị ủ ụ ế
đ c b trí h p lý; b o đ m ch t l ng, hi u qu , thi t th c, ti t ki m, không hình th cượ ố ợ ả ả ấ ượ ệ ả ế ự ế ệ ứ
phô tr ng.ươ
- Th c hi n l ng ghép các n i dung v n đ , công vi c c n x lý; k t h p các lo i cu c h pự ệ ồ ộ ấ ề ệ ầ ử ế ợ ạ ộ ọ
v i nhau trong vi c t ch c h p m t cách h p lý.ớ ệ ổ ứ ọ ộ ợ
- Phù h p v i tính ch t, yêu c u và n i dung c a v n đ , công vi c c n gi i quy t; phù h pợ ớ ấ ầ ộ ủ ấ ề ệ ầ ả ế ợ
v i tính ch t và đ c đi m v t ch c và ho t đ ng c a t ng lo i c quan, đ n v .ớ ấ ặ ể ề ổ ứ ạ ộ ủ ừ ạ ơ ơ ị
- Đ m b o đúng th i gian cu c h p, tr ng h p đ n tr thì ph i thông báo cho ch to cu cả ả ờ ộ ọ ườ ợ ế ễ ả ủ ạ ộ
h p.ọ
-T t c các qu n lý ph i có ấ ả ả ả s h p n i bổ ọ ộ ộ. Ngoài bìa s h p s d ng nhãn c a s theo m uổ ọ ử ụ ủ ổ ẫ
chung c a b ph n HC. M i l n t ch c hay tham gia cu c h p, qu n lý ph i ghi rõ các n iủ ộ ậ ỗ ầ ổ ứ ộ ọ ả ả ộ
dung: ngày gi , thành ph n tham gia, n i dung tri n khai, ý ki n c a ng i tham gia, ký tên.ờ ầ ộ ể ế ủ ườ
2. Trình t cu c h p:ự ộ ọ
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty ABCD do Ban ISO biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố3 / 9
QUY Đ NH Ị
T CH C VÀ QU N LÝ CU C H PỔ Ứ Ả Ộ Ọ
Mã tài li u: HC-05ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 15/02/08
2.1 Xây d ng k ho ch t ch c các cu c h p:ự ế ạ ổ ứ ộ ọ
-Căn c vào ch ng trình công tác hàng năm, hàng tháng c a đ n v mình và yêu c u gi iứ ươ ủ ơ ị ầ ả
quy t công vi c, qu n lý các b ph n ch đ o xây d ng và quy t đ nh k ho ch t ch c cácế ệ ả ộ ậ ỉ ạ ự ế ị ế ạ ổ ứ
cu c h p l n, quan tr ng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhi m đ n v chu n bộ ọ ớ ọ ệ ơ ị ẩ ị
n i dung, đ a đi m và các v n đ khác liên quan đ n vi c t ch c các cu c h p đó.ộ ị ể ấ ề ế ệ ổ ứ ộ ọ
- K ho ch t ch c các cu c h p trong năm và hàng tháng ph i đ c thông báo tr c cho cácế ạ ổ ứ ộ ọ ả ượ ướ
đ i t ng đ c tri u t p ho c m i tham d . ố ượ ượ ệ ậ ặ ờ ự
- Các cu c h p b t th ng ch đ c t ch c đ gi i quy t nh ng công vi c đ t xu t, kh nộ ọ ấ ườ ỉ ượ ổ ứ ể ả ế ữ ệ ộ ấ ẩ
c p.ấ
2.2 Chu n b n i dung các cu c h p:ẩ ị ộ ộ ọ
- N i dung các cu c h p ph i đ c c quan, đ n v đ c phân công chu n b k , đ y đ , chuộ ộ ọ ả ượ ơ ơ ị ượ ẩ ị ỹ ầ ủ
đáo, đúng yêu c u và th i gian.ầ ờ
- Nh ng v n đ liên quan đ n n i dung cu c h p và nh ng n i dung, yêu c u c n trao đ i,ữ ấ ề ế ộ ộ ọ ữ ộ ầ ầ ổ
tham kh o ý ki n t i cu c h p ph i đ c chu n b đ y đ tr c thành văn b n.ả ế ạ ộ ọ ả ượ ẩ ị ầ ủ ướ ả
- Đ i v i nh ng tài li u dài, có nhi u n i dung, thì ngoài b n chính còn ph i chu n b thêmố ớ ữ ệ ề ộ ả ả ẩ ị
b n tóm t t n i dung.ả ắ ộ
- Ng i ch trì cu c h p ph i l p k ho ch t ch c cu c h p theo m u: HC – 05 –BM01.ườ ủ ộ ọ ả ậ ế ạ ố ứ ộ ọ ẫ
- Ng i t ch c cu c h p ph i chu n b thêm các n i dung sau đây: (B ng checklist các bu iườ ổ ứ ộ ọ ả ẩ ị ộ ả ổ
h p)ọ
- H p tr c tuy n???ọ ự ế
•Đ t tr c đ a đi m h pặ ướ ị ể ọ
•T ch c v sinh phòng h p.ổ ứ ệ ọ
•Ki m tra đèn, bàn, gh , máy l nh, c m đi n, đi n.ể ế ạ ổ ắ ệ ệ
•Chu n b tài li u cho cu c h p.ẩ ị ệ ộ ọ
•Chu n b n c u ng.ẩ ị ướ ố
•Khăn ph bàn.ủ
•Máy chi u, computer, màn chi u, TV.ế ế
•So n th m i và trình duy t.ạ ư ờ ệ
•G i th m i.ử ư ờ
•Nh c tham gia h p tr c 60 phút.ắ ọ ướ
2.3 Gi y m i h pấ ờ ọ
-Gi y m i h p đ c ghi theo m u: HC – 05 – BM02 và ph i đ c ghi rõ nh ng n i dung sauấ ờ ọ ượ ẫ ả ượ ữ ộ
đây:
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty ABCD do Ban ISO biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố4 / 9
QUY Đ NH Ị
T CH C VÀ QU N LÝ CU C H PỔ Ứ Ả Ộ Ọ
Mã tài li u: HC-05ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 15/02/08
a) Ng i tri u t p và ch trì;ườ ệ ậ ủ
b) Thành ph n tham d ;ầ ự
c) Ng i đ c tri u t p; ng i đ c m i tham d ;ườ ượ ệ ậ ườ ượ ờ ự
d) N i dung cu c h p; th i gian, đ a đi m h p;ộ ộ ọ ờ ị ể ọ
đ) Nh ng yêu c u đ i v i ng i đ c tri u t p ho c đ c m i tham d .ữ ầ ố ớ ườ ượ ệ ậ ặ ượ ờ ự
- Gi y m i h p ph i đ c g i tr c ngày h p ít nh t là 3 ngày làm vi c, kèm theo là tài li u,ấ ờ ọ ả ượ ử ướ ọ ấ ệ ệ
văn b n, n i dung, yêu c u và nh ng g i ý liên quan đ n n i dung cu c h p, tr tr ng h pả ộ ầ ữ ợ ế ộ ộ ọ ừ ườ ợ
các cu c h p đ t xu t. ộ ọ ộ ấ
2.4 Thành ph n và s l ng ng i tham d cu c h pầ ố ượ ườ ự ộ ọ
- Tuỳ theo tính ch t, n i dung, m c đích, yêu c u c a cu c h p, ng i tri u t p cu c h pấ ộ ụ ầ ủ ộ ọ ườ ệ ậ ộ ọ
ph i cân nh c k và quy t đ nh thành ph n, s l ng ng i tham d cu c h p cho phù h p,ả ắ ỹ ế ị ầ ố ượ ườ ự ộ ọ ợ
b o đ m ti t ki m và hi u qu .ả ả ế ệ ệ ả
-Qu n lý đ n v đ c m i h p ph i c ng i tham d cu c h p đúng thành ph n, có đả ơ ị ượ ờ ọ ả ử ườ ự ộ ọ ầ ủ
th m quy n, năng l c, trình đ đáp ng n i dung và yêu c u c a cu c h p.ẩ ề ự ộ ứ ộ ầ ủ ộ ọ
-Tr ng h p ng i đ c tri u t p ho c đ c m i là qu n lý các b ph n không th tham dườ ợ ườ ượ ệ ậ ặ ượ ờ ả ộ ậ ể ự
cu c h p, thì có th y quy n cho c p d i có đ kh năng đáp ng n i dung và yêu c uộ ọ ể ủ ề ấ ướ ủ ả ứ ộ ầ
c a cu c h p đi h p thay.ủ ộ ọ ọ
2.5 Th i gian ti n hành cu c h pờ ế ộ ọ
- Th i gian ti n hành m t cu c h p thu c các lo i cu c h p d i đây đ c quy đ nh nh sau:ờ ế ộ ộ ọ ộ ạ ộ ọ ướ ượ ị ư
a) H p tham m u, t v n không quá m t bu i làm vi c;ọ ư ư ấ ộ ổ ệ
b) H p chuyên môn t m t bu i làm vi c đ n 1 ngày, tr ng h p đ i v i nh ng đ án, d ánọ ừ ộ ổ ệ ế ườ ợ ố ớ ữ ề ự
l n, ph c t p thì có th kéo dài th i gian h n, nh ng cũng không quá 2 ngày;ớ ứ ạ ể ờ ơ ư
c) H p t ng k t công tác năm không quá 1 ngày;ọ ổ ế
d) H p s k t, t ng k t chuyên đ t 1 đ n 2 ngày tùy theo tính ch t và n i dung c a chuyên đ ;ọ ơ ế ổ ế ề ừ ế ấ ộ ủ ề
đ) H p t p hu n, tri n khai nhi m v công tác t 1 đ n 3 ngày tuỳ theo tính ch t và n i dungọ ậ ấ ể ệ ụ ừ ế ấ ộ
v n đ .ấ ề
- Các lo i cu c h p khác thì tuỳ theo tính ch t và n i dung mà b trí th i gian ti n hành h p lý,ạ ộ ọ ấ ộ ố ờ ế ợ
nh ng không quá 2 ngày.ư
2.6 Nh ng yêu c u v ti n hành cu c h pữ ầ ề ế ộ ọ
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty ABCD do Ban ISO biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố5 / 9