Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Ụ

Ạ

Ộ

Ủ

C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Ệ Ộ Đ c l p – T do – H nh phúc

B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Ộ TR

NG Đ I H C TÂY ĐÔ

ộ ậ

ự

ạ

Ạ Ọ

ƯỜ

C n Th , ngày 16 tháng 7 năm 2010

ầ

QUY Đ NH V TH TH C VÀ K THU T Ể Ứ

Ậ

Ỹ

Ề

Ị

TRÌNH BÀY VĂN B NẢ

ng Đ i h c Tây Đô)

ố ng Tr

c a Hi u tr

(Ban hành kèm theo quy t đ nh s 414 /QĐ-ĐHTĐ ngày 16 tháng 7 năm 2010 ườ

ế ị ệ

ạ ọ

ưở

ủ

I. QUY Đ NH CHUNG Ị

1. Ph m vi và đ i t ng áp d ng ố ượ ạ ụ

ố ị

ả ố ớ ậ ượ ỹ ả ụ

ng Đ i h c Tây Đô. Văn b n này quy đ nh th ng nh t v th th c và k thu t trình bày văn b n quy ả ấ ề ể ứ đ nh c a tr c áp d ng đ i v i các ả ườ ủ đ n v thu c tr ộ ị ng và văn b n hành chính và b n sao văn b n; đ ườ ả ạ ọ ị ơ

2. Th th c văn b n ể ứ ả

ậ ả ầ ấ ả ồ

ả ầ ổ

ể ứ ầ ườ ợ ố ớ ặ ố ớ ụ ợ ụ ể ấ ị ị

ng h p c th ho c đ i v i m t s lo i văn b n nh t đ nh theo quy đ nh t ố ủ ề ả ủ

ữ Th th c văn b n là t p h p các thành ph n c u thành văn b n, bao g m nh ng thành ph n chung áp d ng đ i v i các lo i văn b n và các thành ph n b sung trong ạ ạ nh ng tr i ộ ố ạ ữ Ngh đ nh s 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính ph v công tác văn ị ị th ư

3. K thu t trình bày văn b n ậ ả ỹ

ậ ổ ấ ể ề

K thu t trình bày văn b n bao g m kh gi y, ki u trình bày, đ nh l ồ ỹ ể ứ ị ị ữ

ữ ỡ ữ ể ả ụ ạ

ả

ng pháp hay ph ươ ươ ụ ả ả ằ

ả b n, v trí trình bày các thành ph n th th c, phông ch , c ch , ki u ch và các chi ti ầ ả c áp d ng đ i v i văn b n đ trình bày khác, đ ố ớ ượ ch ả ạ ươ th áp d ng đ i v i văn b n đ ượ ố ớ ể k thu t khác ho c đ i v i văn b n đ ỹ trang văn ế t ử ụ c so n th o trên máy vi tính s d ng ả ượ ng trình so n th o văn b n (nh Microsoft Word for Windows) và in ra gi y; có ấ c so n th o b ng các ph ệ ng ti n ẫ c làm trên gi y m u in s n. ấ ư ạ ả ượ ặ ố ớ ậ ẵ

4. Phông ch trình bày văn b n ữ ả

Phông ch s d ng đ trình bày văn b n ph i là các phông ch ti ng Vi ả ả

ữ ử ụ ươ ủ ả

ườ ả ơ

ọ ệ ử ữ ườ ị

ệ ớ t v i ữ ế ng, b o đ m tính trang tr ng, nghiêm túc c a văn b n. Đ i v i ố ớ ả ổ ng v i các c quan, t gi a Tr ớ ng v i nhau ph i s d ng các phông ả ử ụ ớ ệ t t Unicode) theo Tiêu chu n Vi ệ ổ c, gi a các đ n v thu c tr ộ ơ t (phông ch ti ng Vi ữ ế ự ữ ch Vi ữ ệ ẩ

ể ki u ch chân ph ể ả ữ nh ng văn b n dùng trong trao đ i thông tin đi n t ữ ch c c a Nhà n ướ ứ ủ ch c a b mã ký t ữ ủ ộ Nam TCVN 6909:2001.

II. TH TH C VĂN B N Ể Ứ Ả

1. Qu c hi u ệ ố

Qu c hi u ghi trên văn b n bao g m 2 dòng ch : “C ng hoà xã h i ch nghĩa Vi ữ ủ ố ồ ộ ộ ệ t

Nam” và “Đ c l p - T do - H nh phúc”. ự ệ ộ ậ ả ạ

2. Tên c quan, đ n v ban hành văn b n ả ơ ơ ị

ị ơ ơ ị

ồ ấ ứ

ơ ủ ơ ậ ả ủ ả ứ ậ ặ ổ ị

Tên c quan, đ n v ban hành văn b n bao g m tên c a c quan, đ n v ban hành ủ ơ ch c ch qu n c p trên tr c ti p (n u có) căn c quy văn b n và tên c a c quan, t ả ế ế ự ả ổ ứ ủ ch c b máy c a đ nh c a pháp lu t ho c căn c văn b n thành l p, quy đ nh t ộ ứ ủ ị ng. Tr ườ

ơ ả ượ ọ

Tên c a c quan, đ n v ban hành văn b n ph i đ ị ậ ả ấ ị

ấ ẩ ặ

t nh ng c m t ự ế ụ ư

ủ ơ th c căn c văn b n thành l p, quy đ nh t ứ ứ đ ng ho c công nh n t ậ ư ộ đ n v ch qu n c p trên tr c ti p có th vi ị ủ ả ấ ơ ừ - Qu n tr kinh doanh (KT-QTKD), Sinh h c ng d ng(SH D) t ị ả ế c ghi đ y đ theo tên g i chính ả ầ ủ ch c b máy, phê chu n, c p gi y phép ho t ạ ẩ ổ ứ ộ ủ ch c có th m quy n; tên c a ủ ơ ề t t thông d ng nh : Kinh ể ế ắ ọ ứ cách pháp nhân c a c quan, t ữ ụ ổ ứ ụ Ư

Ạ

Ví d :ụ

NG Đ I H C TÂY ĐÔ

TR

B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Ụ Ạ Ọ

Ộ ƯỜ

Ạ Ọ PHÒNG T CH C – HÀNH CHÍNH Ứ

NG Đ I H C TÂY ĐÔ ƯỜ Ổ

KHOA KINH T - QTKD

Ế

B MÔN K TOÁN

Ộ

Ế

3. S , ký hi u c a văn b n ả ệ ủ ố

a) S , ký hi u c a văn b n quy đ nh c a Tr ng ệ ủ ủ ả ố ị ườ

S , ký hi u c a văn b n quy đ nh c a tr ng đ ng d n nh sau: ệ ủ ủ ả ố ị ườ c h ượ ướ ư ẫ

- S c a văn b n quy đ nh c a Tr đăng ký đ ị ả ủ ng bao g m s th t ồ ố ứ ự ườ ượ

ng ban hành trong m t năm và năm ban hành văn b n đó. S ố ủ ạ ộ ả

c đánh theo ố ả s 01 vào ngày đ u năm và k t thúc vào ngày ườ -r p, b t đ u t ữ ố Ả ậ ắ ầ ừ ố ế ầ

t ng lo i văn b n do Tr ừ đ c ghi b ng ch s ằ ượ 31 tháng 12 hàng năm;

- Ký hi u c a văn b n quy đ nh bao g m ch vi ữ ế ắ ạ ả ồ

ệ ủ t tên lo i văn b n và b n sao kèm theo quy đ nh này (Ph l c I) và ch vi t tên lo i văn b n theo B ng ả ữ ế t ả ả ụ ụ t t ị ị ả ạ

ữ ế ắ t tên đ n v ban hành văn b n. ch vi t ắ t t ơ ả ị

b) S , ký hi u c a văn b n hành chính ệ ủ ả ố

đăng ký văn b n do nhà tr ả

ố ổ ố ủ ộ

c ban hành, nhà tr ượ ố ứ ự ả ị ng và các đ n v thu c tr ơ ộ

đăng ký đ ườ ố ủ ố ứ ự ượ

ườ ườ ộ

ng ban hành ườ ng m i lo i văn b n hành chính ả ạ ng quy đ nh c th vi c đăng ký và ụ ể ệ c đánh theo ố ng ban hành trong m t năm. S ộ ế s 01 vào ngày đ u năm và k t ả ượ ả ằ ầ

S c a văn b n hành chính là s th t ả trong m t năm. Tuỳ theo t ng s văn b n và s l ỗ ố ượ đ ườ ị đánh s văn b n. S c a văn b n hành chính bao g m s th t ố ồ ả ả ng ho c đ n v thu c tr t ng lo i văn b n do nhà tr ị ặ ơ ạ ừ c a văn b n đ -r p, b t đ u t c ghi b ng ch s ắ ầ ừ ố ữ ố Ả ậ ủ thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Ký hi u c a văn b n hành chính ệ ủ ả

ạ

ứ t t - Ký hi u c a quy t đ nh (cá bi ệ t tên lo i văn b n theo B ng ch vi ả ồ ế ị ạ ả ạ ả

t t ệ ủ t t ữ ế ắ ị t) và c a các hình th c văn b n có tên lo i khác t tên lo i văn b n và b n ả ữ ế ắ ứ t tên c quan, đ n v ho c ch c ị ơ ơ ủ ả ữ ế ắ ụ ụ ặ

bao g m ch vi sao kèm theo quy đ nh này (Ph l c I) và ch vi danh lãnh đ o ban hành văn b n. ạ ả

ườ ồ

t tên đ n v so n th o ho c ch t tên Tr t t ệ ủ ẩ t t ữ ế ắ ứ ặ ặ ả ề ả ơ

ị ạ ị ộ ồ ủ ị ụ ả

ng (ĐHTĐ) ho c ch c danh ủ ng trì so n th o công văn đó (n u có), ví d : Ch t ch H i đ ng qu n tr (CTHĐQT), Hi u ệ tr - Ký hi u c a công văn bao g m ch vi ữ ế ắ i có th m quy n ban hành văn b n và ch vi ườ ạ ế ả ng (HT) ưở

Ví d :ụ

Công văn c a Tr ng so n th o v hành chính: S : ... /ĐHTĐ-HC; ủ ườ ề ả ạ ố

ng do phòng T ch c – Hành chính so n th o v công tác ưở ệ ổ ứ ề ạ ả

Công văn c a Hi u tr ủ ch c cán b : S : ... /HT-TCCB; ộ ố t ổ ứ

Công văn c a khoa Kinh t ủ ế ị - Qu n tr kinh doanh so n th o v i b n đ ngh : ạ ớ ả ề ả ả ị

S : .../KT.QTKD-ĐN ố

4. Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n ả ị

ị ả ị

ố ự ộ ỉ ộ

ươ ị ị ấ ơ

c đ t tên theo tên ng a) Đ a danh ghi trên văn b n là tên g i chính th c c a đ n v hành chính (tên riêng ứ ủ ơ ọ ng; huy n, qu n, th xã, thành ph thu c t nh; ệ ị ậ ng, th tr n) n i c quan, đ n v đóng tr s ; đ i v i nh ng đ n v hành chính ụ ở ố ớ ị i ho c b ng ch s thì ph i ghi tên g i đ y đ c a đ n v ả ố ị ủ ủ ơ ữ ọ ầ ơ ơ ườ ữ ố ặ

c a t nh, thành ph tr c thu c Trung ủ ỉ xã, ph ơ ườ đ ằ ặ ượ hành chính đó.

ng là tên thành ị ườ ng và các đ n v thu c Tr ơ ộ ị ườ

ph đóng tr s , ví d : C n Th - Đ a danh ghi trên văn b n c a Tr ụ ầ ả ủ ơ ụ ở ố

ng Đ i h c Tây Đô thu c B Giáo d c và Đào t o (có tr ộ ạ ọ ụ ạ ộ ụ ở s

Văn b n c a Tr ườ ả ủ i thành ph C n Th ) ơ ố ầ t ạ

Văn b n c a các phòng, ban, khoa thu c Tr ả ủ ộ ườ ng cũng ghi đ a danh: C n Th ị ầ ơ

b) Ngày, tháng, năm ban hành văn b nả

Ngày, tháng, năm ban hành văn b n hành chính là ngày, tháng, năm văn b n đ ả ả ượ c

ký ban hành.

c vi ả ượ ế ầ ủ

Ngày, tháng, năm ban hành văn b n ph i đ ả ữ ố Ả ậ ố ỉ t đ y đ ngày ... tháng ... năm ỏ ơ -r p; đ i v i nh ng s ch ngày nh h n ố ớ ố ỉ ữ

…; các s ch ngày, tháng, năm dùng ch s 10 và tháng 1, 2 ph i ghi thêm s 0 c. tr ố ở ướ ả

5. Tên lo i và trích y u n i dung c a văn b n ả ế ộ ủ ạ

ườ ạ ả ị

tr a) Tên lo i văn b n là tên c a t ng lo i văn b n do nhà tr ủ ừ ạ ng ban hành. Khi ban hành văn b n hành chính, đ u ph i ghi tên lo i, tr công văn. ả ộ ng, các đ n v thu c ơ ừ ả ề ả ạ ườ

ộ ụ ả ắ ặ ộ ộ ọ ừ ả , ph n

ánh khái quát n i dung ch y u c a văn b n. b) Trích y u n i dung c a văn b n là m t câu ng n g n ho c m t c m t ả ủ ủ ế ủ ế ộ

6. N i dung văn b n ả ộ

a) N i dung văn b n ả ộ

ả ầ ả ộ ị

N i dung văn b n là thành ph n ch y u c a m t văn b n, trong đó, các quy đ nh ủ ế ủ c trình bày. c đ t ra; các v n đ , s vi c đ đ ộ ượ ặ ấ ề ự ệ ượ

N i dung văn b n ph i b o đ m nh ng yêu c u c b n sau: ả ầ ơ ả ả ả ữ ả ộ

- Phù h p v i hình th c văn b n đ c s d ng; ả ượ ử ụ ứ ợ ớ

ng, chính sách c a Đ ng; phù h p v i quy đ nh ố ủ ả ợ ớ ị

- Phù h p v i đ ớ ườ ợ ị ậ c a pháp lu t; quy đ nh c a nhà tr ủ i, ch tr ủ ươ ng ườ ng l ủ

- Các quy đ nh hay các v n đ , s vi c ph i đ ề ự ệ ả ượ ấ ị c trình bày ng n g n, rõ ràng, ắ ọ

chính xác;

- S d ng ngôn ng vi t, cách di n đ t đ n gi n, d hi u; ử ụ ữ ế ễ ạ ơ ễ ể ả

ng ph thông; không dùng t - Dùng t ng và t ng n ữ ổ ươ ừ ừ

ế c ngoài ữ ướ t. Đ i v i thu t ng chuyên môn c n xác đ nh rõ n i dung ộ ng đ a ph ữ ị ữ ậ ầ ị

ế i thích trong văn b n; ừ n u không th c s c n thi ự ự ầ c gi thì ph i đ ả ả ượ ố ớ ả

ừ ụ ừ ữ t nh ng t ữ

- Không vi c s d ng nhi u l n trong văn b n thì có th vi không thông d ng. Đ i v i nh ng t t nh ng các ch vi ụ t t , c m t ả ể ế ắ ừ , c m t ừ ụ ữ ế ắ ầ t l n t t

đ đ u c a t , c m t c đ t trong ngo c đ n ngay sau t đó; ượ ử ụ ầ ủ ừ ụ t t ế ắ ề ầ ph i đ ừ ả ượ ặ ặ ơ ừ ố ớ ư , c m t ừ ụ

t hoa đ c th c hi n theo quy t c chính t ti ng Vi t; - Vi c vi ệ ế ượ ự ệ ắ ả ế ệ

ệ ủ ầ ả ả ầ

ẫ ầ ố ạ ả ệ ả

- Khi vi n d n l n đ u văn b n có liên quan, ph i ghi đ y đ tên lo i, trích y u ế ơ ng h p đ i v i lu t và pháp l nh); trong các ả ch c ban hành văn b n (tr tr ừ ườ ố ớ ả ậ

n i dung văn b n; s , ký hi u văn b n; ngày, tháng, năm ban hành văn b n và tên c ộ quan, t ệ l n vi n d n ti p theo, có th ghi tên lo i và s , ký hi u c a văn b n đó. ầ ổ ứ ệ ẫ ệ ủ ợ ố ế ể ạ ả

b) B c c c a văn b n ả ố ụ ủ

ể ạ ể ầ ả

ở ầ

ph n m đ u và có th đ đ c phân chia thành các ph n, m c t Tuỳ theo th lo i và n i dung, văn b n có th có ph n căn c pháp lý đ ban hành, ặ ng, m c, đi u, kho n, đi m ho c ầ ế ứ ộ ể c b c c theo ph n, ch ề ươ ể ượ ố ụ l n đ n nh theo m t trình t ỏ ầ ể ả . nh t đ nh ự ấ ị ụ ừ ớ ầ ượ ụ ộ

Có th đ c b c c nh sau: ể ượ ố ụ ư

- Ngh quy t: theo đi u, kho n, đi m ho c theo kho n, đi m; ế ề ể ể ả ặ ả ị

Văn b n hành chính có th đ c b c c nh sau: ể ượ ố ụ ư ả

ệ ế ị

- Quy t đ nh (cá bi ế ị kèm theo quy t đ nh: theo ch ế ị t): theo đi u, kho n, đi m; các quy ch (quy đ nh) ban hành ể ả ng, m c, đi u, kho n, đi m; ề ề ụ ể ả ươ

- Các hình th c văn b n hành chính khác: theo ph n, m c, kho n, đi m. ứ ụ ể ả ầ ả

7. Ch c v , h tên và ch ký c a ng ứ ụ ọ ữ ủ ườ i có th m quy n ề ẩ

a) Vi c ghi quy n h n c a ng i ký đ ề ạ ủ ệ ườ ượ c th c hi n nh sau: ệ ự ư

ng h p ký thay m t t p th thì ph i ghi ch vi t t t “TM.” (thay m t) vào ể ữ ế ắ ặ

tr - Tr c tên t p th lãnh đ o ho c tên c quan, đ n v . ị ặ ậ ặ ườ ậ ợ ể ả ơ ạ ơ ướ

- Tr t t ợ ườ ứ i đ ng đ u c quan, đ n thì ph i ghi ch vi ơ ữ ế ắ t ả

ườ “KT.” (ký thay) vào tr ng h p ký thay ng ướ c ch c v c a ng ứ ụ ủ ầ ơ i đ ng đ u; ườ ứ ầ

t t ừ ệ ữ ế ắ t “TL.” (th a l nh) vào tr ừ ệ ướ c

- Tr ườ ch c v c a ng ứ ụ ủ ng h p ký th a l nh thì ph i ghi ch vi i đ ng đ u c quan, đ n v ; ị ợ ườ ứ ầ ơ ả ơ

t t ừ ỷ ề ả ữ ế ắ ề t “TUQ.” (th a u quy n) ừ ỷ

vào tr - Tr ướ ng h p ký th a u quy n thì ph i ghi ch vi ợ ườ i đ ng đ u c quan, đ n v . c ch c v c a ng ị ứ ụ ủ ườ ứ ầ ơ ơ

i ký b) Ch c v c a ng ứ ụ ủ ườ

ứ ạ

ứ ủ ệ ườ ưở ủ ị ủ ị

Ch c v ghi trên văn b n là ch c danh lãnh đ o chính th c c a ng ng ch ghi ch c danh nh Ch t ch, Phó Ch t ch, Hi u tr ư ỉ ng phòng, Tr ưở ạ ố

ứ ụ ườ ưở ị ừ ng khoa, Giám đ c trung tâm, v.v.., không ghi l ơ i tên c ị ả ứ ưở ả ề ơ ả ị

i ký văn b n ả ng, Phó Hi u ệ trong nhà tr ơ ng, Tr tr ộ quan, đ n v , tr các văn b n liên t ch, văn b n do hai hay nhi u c quan, đ n v thu c ơ ng. tr ườ

ch c t v n nh Ban, H i đ ng c a tr Ch c v ghi trên văn b n do các t ả ổ ứ ư ấ ủ

ứ ạ ủ ứ ụ ơ

ộ ồ ượ

ườ ả

ườ ng ộ ồ ư i ký văn b n trong Ban ho c ặ ả ườ c phép s d ng con d u c a ủ ử ụ ườ ng ặ ộ ồ ng thì có th ghi thêm ể ườ

ặ ộ ồ ườ ợ ứ ấ i ký văn b n trong Ban ho c H i đ ng. Tr ử ụ ườ ượ ườ

ườ ườ ủ

ho c các đ n v ban hành là ch c danh lãnh đ o c a ng ị H i đ ng đó. Đ i v i nh ng Ban, H i đ ng không đ ố ớ ữ ng thì ch ghi ch c danh c a ng tr ứ ỉ h p Ban ho c H i đ ng đ ộ ồ ặ ch c danh lãnh đ o trong tr ạ - Ch c v c a ng ứ ụ ủ ạ ng ban hành ng ban ho c Phó ặ ưở ơ

mà lãnh đ o Ban giám hi u, Tr Tr ng ban, Ch t ch ho c Phó Ch t ch H i đ ng đ ng làm Tr ưở c ghi nh sau: ủ c phép s d ng con d u c a tr ấ ủ i, ví d : i ký d ng c a ng ụ ở ướ ủ i ký văn b n do H i đ ng ho c Ban c a Nhà tr ặ ả ộ ồ ng đ n v thu c tr ườ ộ ị ệ ộ ồ ủ ị ủ ị ưở ượ ư ặ

KT. TR PHÓ TR ữ

TR TM. H I Đ NG Ộ Ồ CH T CH Ủ Ị (Ch ký, d u) ữ Ệ ấ ƯỞ ƯỞ

NG HI U TR Nguy n Văn A NG BAN ƯỞ NG BAN ƯỞ (Ch ký, d u ) ấ NG PHÒNG T CH C- HÀNH CHÍNH Ứ Ổ Lê Văn B ễ

ườ ệ ế ọ

ng và văn b n hành chính, tr ồ ườ ả

ọ b n quy đ nh c a Tr ị ả h c hàm, h c v và các danh hi u danh d khác trong nh ng tr ệ ọ i ký văn b n. Đ i v i văn c) H tên bao g m h , tên đ m (n u có) và tên c a ng ố ớ ả ủ i ký, có th ghi c h tên c a ng ể ườ ủ ướ ọ ng h p c n thi t. ế ợ ầ ườ ữ ủ ọ ị ự

8. D u c a c quan, t ấ ủ ơ ch c ổ ứ

Vi c đóng d u trên văn b n đ c th c hi n theo quy đ nh t ệ ượ ệ ấ ả ạ ị ị

i Ngh đ nh s ị ư ủ ề ự ủ

ố 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính ph v công tác văn th và quy đ nh c a pháp lu t có liên quan. (D u đóng 1/3 ch ký v phía trên trái) ấ ữ ủ ề ậ ị

9. N i nh n ậ ơ

ơ ậ ơ ổ ứ ậ ơ ị

N i nh n xác đ nh nh ng c quan, t ị ệ ch c, đ n v và cá nhân nh n văn b n v i ớ ể ả i quy t; đ ế ể ả ụ ư ể ể

t và đ l u. m c đích và trách nhi m c th nh đ ki m tra, giám sát; đ xem xét, gi thi hành; đ trao đ i công vi c; đ bi ổ ể ế ể ư ể ữ ụ ể ệ

ơ ả ượ ủ ứ

N i nh n ph i đ ậ ứ ứ ụ ể ề ạ ủ ơ ổ ứ

ệ ch c, đ n v ho c cá nhân có liên quan; căn c yêu c u gi ậ ớ ị ụ ị ệ ơ ả

ứ ả ả

ặ ch c, đ n v và cá nhân nh n văn b n trình ng c xác đ nh c th trong văn b n. Căn c quy đ nh c a pháp ị ả ch c và quan h công tác ế i quy t ầ ề ệ ả i ký văn b n ặ ạ ị ơ ơ ạ ả ủ ậ ườ ơ

lu t; căn c ch c năng, nhi m v , quy n h n c a c quan, t v i các c quan, t ổ ứ ơ công vi c, đ n v ho c cá nhân so n th o ho c ch trì so n th o có trách nhi m đ ặ ệ ị xu t nh ng c quan, t ấ ổ ứ ữ quy t đ nh. ế ị

ộ ố ố ượ ừ ả

ố ớ ơ ộ ố ả ặ

Đ i v i văn b n ch g i cho m t s đ i t ỉ ử ậ ng nh t đ nh thì n i nh n đ quan, t nhóm đ i t ố ớ ch c, cá nhân nh n văn b n; đ i v i văn b n đ ổ ứ ơ ố ượ ng c th thì ph i ghi tên t ng c ụ ể ả c g i cho m t ho c m t s ộ ượ ử ả c ghi chung, ví d : ụ ậ ượ ấ ị

- Các B , c quan ngang B , c quan thu c Chính ph ; ộ ơ ộ ơ ủ ộ

- U ban nhân dân các t nh, thành ph tr c thu c Trung ng; ố ự ộ ỷ ỉ ươ

- U ban nhân dân các huy n, th xã (thu c t nh ...). ộ ỉ ệ ỷ ị

ữ ậ ả ơ ừ ơ ầ “n i nh n” và ph n ậ

ồ ạ ch c, đ n v và cá nhân nh n văn b n. li ố ớ t kê các c quan, t ơ Đ i v i nh ng văn b n có ghi tên lo i, n i nh n bao g m t ị ổ ứ ậ ả ơ ệ

Đ i v i công văn hành chính, n i nh n bao g m hai ph n: ố ớ ậ ầ ơ ồ

ứ ầ ơ ổ ứ ặ ch c ho c

đ n v , cá nhân tr c ti p gi - Ph n th nh t bao g m t ấ ự ế ị ồ i quy t công vi c; ả “kính g i”, sau đó là tên các c quan, t ừ ế ử ệ ơ

i là t “n i nh n”, phía d ậ ừ ơ ướ ư ầ ồ

- Ph n th hai bao g m t các c quan, t ơ ứ ch c, đ n v và cá nhân có liên quan khác nh n công văn. ổ ứ “nh trên”, ti p theo là tên ừ ế ậ ơ ị

10. D u ch m c đ kh n, m t ỉ ứ ộ ấ ẩ ậ

a) D u ch m c đ kh n: ỉ ứ ộ ấ ẩ

Vi c xác đ nh m c đ kh n c a văn b n đ ứ ộ ẩ ủ ả ượ ệ ị c th c hi n nh sau: ệ ự ư

ả ượ ẩ c xác đ nh đ kh n ộ ị

ể ượ ng kh n ho c kh n; ứ ộ ầ theo ba m c sau: ho t c, th ả ố - Tuỳ theo m c đ c n đ ượ ứ c chuy n phát nhanh, văn b n đ ẩ ẩ ặ

ặ ả ả ấ ạ ả

đ xu t m c đ kh n trình ng - Khi so n th o văn b n có tính ch t kh n, đ n v ho c cá nhân so n th o văn b n ả ẩ i ký văn b n quy t đ nh. ấ ạ ứ ộ ơ ị ế ị ườ ề ẩ ả

b) D u ch m c đ m t: ỉ ứ ộ ậ ấ

ị ệ ệ ậ ặ ậ ấ

Vi c xác đ nh và đóng d u đ m t (tuy t m t, t ậ ố ấ ự ậ c đ ướ ượ ộ ồ ố i m t ho c m t), d u thu h i đ i ậ c th c hi n theo quy đ nh c a pháp lu t ị ủ ệ

ộ ậ v i văn b n có n i dung bí m t nhà n v b o v bí m t nhà n c. ớ ề ả ả ệ ướ ậ

11. Các thành ph n th th c khác ầ ể ứ

Các thành ph n th th c khác c a văn b n bao g m: ể ứ ủ ầ ả ồ

ị ị ạ ỉ

a) Đ a ch c quan, t ỉ ơ ố ch c; đ a ch E-Mail; đ a ch trên m ng (Website); s đi n ố ệ ỉ ế i thi u, gi y m i, phi u ấ ị ệ ệ ấ ờ ạ

tho i, s Telex, s Fax đ i v i công văn, công đi n, gi y gi ớ i cho vi c liên h ; g i, phi u chuy n đ t o đi u ki n thu n l ệ ệ ử ể ể ạ ậ ợ ố ế ệ ổ ứ ố ớ ề

ề l ả ạ ọ ị

ư ố ớ ố ượ

l ả ạ ử ụ b) Các ch d n v ph m vi l u hành nh “tr ạ ộ ộ ặ ế

ạ ư ự ả ấ ắ ẵ ặ

i sau khi h p (h i ngh )”, “xem ỉ ẫ ộ ư ng ph i”, “l u hành n i b ” đ i v i nh ng văn b n có ph m vi, đ i t xong tr ổ ả ư ữ ự ả bi n, s d ng h n ch ho c ch d n v d th o văn b n nh “d th o” hay “d th o ỉ ẫ ả ề ự ả ạ ế l n ...”. Các ch d n trên có th đ c đánh máy ho c dùng con d u kh c s n đ đóng ỉ ẫ ể ể ượ ầ lên văn b n ho c d th o văn b n; ả ặ ự ả ả

ườ ệ ả ầ ng b n phát hành đ i v i nh ng văn b n c n ố ớ ữ ả

ng b n phát hành; đ c) Ký hi u ng c qu n lý ch t ch v s l ặ i đánh máy và s l ố ượ ả ẽ ề ố ượ ả ượ

d) Tr ng h p văn b n có ph l c kèm theo thì trong văn b n ph i có ch d n v ườ ụ ụ ả ỉ ẫ

ề hai ph l c tr lên thì các ợ ụ ụ ả ả ụ ụ ở ừ

ph l c đó. Ph l c văn b n ph i có tiêu đ ; văn b n có t ph l c ph i đ c đánh s th t ả ề b ng ch s La Mã; ữ ố ụ ụ ụ ụ ả ượ ả ả ố ứ ự ằ

ừ ề

ụ ụ b ng ch s đ) S trang: văn b n và ph l c văn b n g m nhi u trang thì t ụ ụ ở trang th hai tr đi ứ c đánh -r p; s trang c a ph l c văn b n đ ả ượ ả ữ ố Ả ậ ồ ố ủ

ả ố ph i đ c đánh s th t ố ứ ự ằ ả ượ riêng, theo t ng ph l c. ụ ụ ừ

12. Th th c b n sao ể ứ ả

Th th c b n sao đ ể ứ ả ượ c th c hi n nh sau: ệ ự ư

ứ ả ồ ộ

ữ c th c hi n theo quy đ nh t ượ ụ ự ệ ạ ị ị

ứ ả ố ặ ả ệ ề ị

a) Hình th c sao bao g m m t trong các dòng ch “sao y b n chính”, “trích sao” i các ho c “sao l c”. Vi c xác đ nh hình th c b n sao đ kho n 4, 5 và 6 Đi u 2 c a Ngh đ nh s 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 ủ c a Chính ph v công tác văn th ; ủ ủ ề ị ư

ị ự ệ ả ơ

ệ ụ ự ạ ả ơ ộ ị

ấ ng ổ ứ l c” các lo i gi y t ấ ờ ụ c a đ n v theo quy đ nh c a nhà tr ị ủ ơ b) Phòng T ch c – Hành chính là đ n v th c hi n vi c “sao y b n chính”, “sao ; các đ n v khác c p “trích sao”, “sao l c” thu c lĩnh v c qu n lý ị ườ ủ

đăng ký đ ố ứ ự ượ ệ

t t ơ

t tên lo i b n sao theo B ng ch ữ ế ắ ị ả ố ượ ự ả ụ ụ

c đánh chung cho các lo i ạ ữ ạ ả c ghi s 01 vào ngày đ u năm và k t thúc vào ngày 31 tháng c) S , ký hi u b n sao bao g m s th t ả ồ ch c th c hi n và ch vi ệ ổ ứ ả ạ -r p, b t đ u t ắ ầ ừ ố t tên lo i văn b n và b n sao kèm theo Quy đ nh này (Ph l c I). S đ ữ ố Ả ậ ế ầ

ố b n sao do c quan, t ả t t vi ế ắ b ng ch s ằ 12 hàng năm;

ể ứ ồ ị

i có th m quy n; d u c a c quan, t ứ ấ

d) Các thành ph n th th c khác c a b n sao văn b n g m đ a danh và ngày, tháng, ổ ủ ơ ườ i các kho n 4, 7, 8 và 9 ả ả ề ẩ ng d n t ẫ ạ ướ ữ ậ ượ

ầ ủ ả năm sao; ch c v , h tên và ch ký c a ng ủ ụ ọ ch c sao văn b n và n i nh n đ c th c hi n theo h ệ ự ơ ả M c II c a quy đ nh này. ứ ụ ủ ị

III. K THU T TRÌNH BÀY VĂN B N Ậ Ả Ỹ

KH GI Y, KI U TRÌNH BÀY VÀ Đ NH L TRANG VĂN B N Ổ Ấ Ả Ể Ề Ị

a) Kh gi y ổ ấ

Văn b n quy đ nh c a tr ng và văn b n hành chính đ c trình bày trên gi y kh ủ ị ườ ả ượ ấ ổ

ả A4 (210 mm x 297 mm).

ư ấ ớ ồ ơ ế ậ

ế i thi u, gi y biên nh n h s , phi u g i, phi u c trình bày trên gi y kh A5 (148 ạ ế ấ ể ượ ử ổ ấ

Các lo i văn b n nh gi y gi ệ ả chuy n, phi u đăng ký làm thêm ngoài gi có th đ ờ ể mm x 210 mm) ho c trên gi y m u in s n. ẵ ặ ẫ ấ

b) Ki u trình bày ể

c trình bày theo chi u dài ả ị ượ ề

ng và văn b n hành chính đ ng b n in theo chi u dài). Văn b n quy đ nh c a tr c a trang gi y kh A4 (đ nh h ổ ủ ả ấ ủ ị ườ ướ ề ả

ợ ườ ượ ể ả ộ

ng h p n i dung văn b n có các b ng, bi u nh ng không đ ủ c làm thành các c trình bày theo chi u r ng c a trang gi y (đ nh ấ ư ề ộ ị

ả ph l c riêng thì văn b n có th đ ể ượ ng b n in theo chi u r ng). h Tr ụ ụ ướ ả ề ộ ả

trang văn b n (đ i v i kh gi y A4) c) Đ nh l ị ề ố ớ ổ ấ ả

- Trang m t tr c: ặ ướ

L trên: cách mép trên t 20-25 mm; ề ừ

L d i: cách mép d 20-25 mm; ề ướ i t ướ ừ

L trái: cách mép trái t 30-35 mm; ề ừ

L ph i: cách mép ph i t 15-20 mm. ề ả ả ừ

- Trang m t sau: ặ

L trên: cách mép trên t 20-25 mm; ề ừ

L d i: cách mép d 20-25 mm; ề ướ i t ướ ừ

L trái: cách mép trái t 15-20 mm; ề ừ

L ph i: cách mép ph i t 30-35 mm. ề ả ả ừ

K THU T TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PH N TH TH C VĂN B N Ể Ứ Ả Ậ Ầ Ỹ

V trí trình bày các thành ph n th th c văn b n trên m t trang gi y kh A4 đ ầ ả ổ

ị ệ ơ ồ ố ầ

ượ c ấ ph n ph l c kèm theo. ụ ụ c áp ổ ể ứ ả ể ứ ượ ấ

ng t ể ứ ộ th c hi n theo s đ b trí các thành ph n th th c văn b n ả ở ự ầ V trí trình bày các thành ph n th th c văn b n trên m t trang gi y kh A5 đ ộ ị d ng t ụ ầ theo s đ trên. ơ ồ ươ ự

Các thành ph n th th c văn b n đ c trình bày nh sau: ể ứ ả ượ ầ ư

a) Qu c hi u ố ệ

Qu c hi u đ c trình bày t ệ ượ ố ạ i ô s 1. ố

“C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM”

đ c trình bày

Ệ

ữ ượ

Dòng ch trên: Ộ b ng ch in hoa, c ch t ằ

Ộ 12 đ n 13, ki u ch đ ng, đ m. ể

Ủ ữ ứ

ỡ ữ ừ ữ ế ậ

ộ ậ

ự

ạ

i: đ ượ

đ ể

ữ ứ có g ch ngang nh ; phía d i có đ ữ ướ “Đ c l p - T do - H nh phúc” ữ ướ 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; ch cái đ u c a các c m t ậ ụ c trình bày b ng ch in ữ ằ ừ ượ c ụ ầ ủ ề ng k ngang, nét li n, ườ ườ ế ẻ ạ ỏ

Dòng ch d ng, c ch t ế ỡ ữ ừ t hoa, gi a các c m t ừ ủ ộ th vi có đ dài b ng đ dài c a dòng ch . ữ ộ ữ ằ

b) Tên c quan, đ n v ban hành văn b n ơ ị ơ ả

c trình bày t Tên c quan, đ n v ban hành văn b n đ ị ả ượ ơ ơ ạ i ô s 2. ố

ị ủ ự ế ấ ơ ượ c trình bày b ng ch in hoa, ằ ữ

Tên c quan, đ n v ch qu n c p trên tr c ti p đ ả ữ ứ ơ 12 đ n 13, ki u ch đ ng. ể ế c ch t ỡ ữ ừ

c trình bày b ng ch in hoa, c ch t ơ ượ ằ

Tên c quan, đ n v ban hành văn b n đ ị ế ể ậ ỡ ữ ừ ữ ằ ng k ngang, nét li n, có đ dài b ng ề ộ

Ạ

12 đ n 13, ki u ch đ ng, đ m; phía d t ừ ả i có đ ướ ặ ơ ữ ứ ủ ế 1/3 đ n 1/2 đ dài c a dòng ch và đ t cân đ i so v i dòng ch . ữ ữ ộ ườ ố ẻ ớ

NG Đ I H C TÂY ĐÔ

Ví d : ụ B GIÁO D C ĐÀO T O TR

Ụ Ạ Ọ

Ộ ƯỜ

Đ i v i văn b n c a Tr

ng

ả ủ

ố ớ

ườ

NG Đ I H C TÂY ĐÔ

Ho c: ặ Ạ Ọ PHÒNG T CH C – HÀNH CHÍNH Ứ

ƯỜ Ổ

Đ i v i văn b n c a đ n v thu c tr

ng.

ả ủ ơ ị

ố ớ

ộ

ườ

c) S , ký hi u c a văn b n ệ ủ ố ả

S , ký hi u c a văn b n đ c trình bày t ệ ủ ả ượ ố ạ i ô s 3. ố

c trình bày b ng ch in th ằ ỡ ữ ườ ữ ệ ằ

ể ấ

t t ng, ký hi u b ng ch in hoa, c ch 13, ữ “s ” có d u hai ch m; gi a s , năm ban hành và ký hi u văn b n ả ữ ố ố t trong ký hi u văn b n có d u g ch n i ả ệ ấ ạ ừ ố ữ ữ ế ắ ệ ấ

T “s ” đ ừ ố ượ ki u ch đ ng; sau t ấ ữ ứ có d u g ch chéo (/); gi a các nhóm ch vi ạ không cách ch (-), ữ

Ví d : S : 15/QĐ-ĐHTĐ; S : 23/BC-ĐHTĐ; S : 23/KH-ĐHTĐ-PĐT ụ ố ố ố

d) Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n ả ị

Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n đ c trình bày t i ô s 4, b ng ch ả ượ ị ạ ằ ố ữ

ầ

in th ng, c ch t 13 đ n 14, ki u ch nghiêng; sau đ a danh có d u ph y. ườ ỡ ữ ừ ữ ể ế ấ ẩ ị

Ví d : ụ C n Th , ngày 15 tháng 7 năm 2010

đ) Tên lo i và trích y u n i dung văn b n ế ộ ạ ả

ủ ế ạ ả ộ

i ô s 5a; tên lo i văn b n (quy t đ nh, k ho ch, báo cáo, t Tên lo i và trích y u n i dung c a các lo i văn b n có ghi tên lo i đ ố c trình bày ạ ượ ả trình và các lo i văn b n ạ ế ị ạ ạ ế ả ạ ờ t ạ

ố ở ữ ỡ ữ ừ ằ

ữ c đ t canh gi a, ngay d ậ c đ t canh gi a (cân đ i ữ ộ gi a dòng) b ng ch in hoa, c ch t ượ ữ ặ

ượ ặ ữ ứ ả ế ườ ữ ứ ả ể ướ ữ ằ ậ

ng k ngang, nét li n, có đ dài b ng t ề 14 đ n 15, ế i tên ướ i trích y u ế ặ 1/3 đ n 1/2 đ dài c a dòng ch và đ t ng, c ch 14, ki u ch đ ng, đ m; bên d ế ỡ ữ ằ ừ ủ ữ ộ ộ

khác) đ ki u ch đ ng, đ m; trích y u n i dung văn b n đ ể lo i văn b n, b ng ch in th ạ có đ ẻ cân đ i so v i dòng ch . ữ ớ ườ ố

c trình bày t i ô s 5b, sau ch vi t t t “V/v” (v ế ộ ữ ế ắ ề

vi c) b ng ch in th Trích y u n i dung công văn đ ng, c ch t ỡ ữ ừ ườ ạ ượ 12 đ n 13, ki u ch đ ng. ể ố ữ ứ ữ ế ệ ằ

e) N i dung văn b n ộ ả

N i dung văn b n đ c trình bày t ả ượ ộ ạ i ô s 6. ố

ng, c ch t ộ ầ ượ ườ ỡ ữ ừ

ữ ế

Ph n n i dung (b n văn) đ ố ữ ạ ữ ả

13 đ n 14; c trình bày b ng ch in th ằ ế ả 1cm đ n 1,27cm (1 default tab); kho ng ừ ể i thi u là 6pt; kho ng cách gi a các dòng hay ể ặ ừ cách dòng đ n (single line spacing) ho c t ơ

ả khi xu ng dòng, ch đ u dòng có th lùi vào t ữ ầ cách gi a các đo n văn (paragraph) đ t t ặ ố cách dòng (line spacing) ch n t i thi u t ọ ố ể ừ 15pt (exactly line spacing) tr lên. ở

Đ i v i nh ng văn b n quy đ nh c a Tr ữ ố ớ ủ ả ả ầ

ườ ả ị ỗ ể ấ ố

ng và văn b n hành chính có ph n căn c pháp lý đ ban hành thì sau m i căn c ph i xu ng dòng, cu i dòng có d u ch m ấ ố ứ ứ ph y, riêng căn c cu i cùng k t thúc b ng d u ph y. ứ ố ế ẩ ằ ấ ẩ

Tr ng h p n i dung văn b n đ c b c c theo ph n, ch ườ ả ượ ố ụ ầ ợ ộ ươ ả ng, m c, đi u, kho n, ề ụ

đi m thì trình bày nh sau: ư ể

ng: t “ph n”, “ch c a ph n, ch ầ ừ ươ - Ph n, ch ầ

ộ ỡ ầ ữ ng” và s th t ố ứ ự ủ ườ ươ ằ

ữ ng dùng ch s La Mã. Tiêu đ (tên) c a ph n, ch ữ ữ ố ầ ề ầ

c đ t ngay d i, canh gi a, b ng ch in hoa, c ch t c a ph n, ch ươ ố ứ ự ủ ữ ướ ữ ằ ỡ ữ ừ c trình ng đ ượ ươ ng, c ch 14, ki u ch đ ng, ữ ứ ể ươ ng ủ 13 đ n 14, ki u ch đ ng, ể ữ ứ ế

bày trên m t dòng riêng, canh gi a, b ng ch in th đ m. S th t ậ đ ượ ặ đ m;ậ

ố ứ ự ủ

c a m c đ ể ữ ứ ậ

c trình bày trên m t dòng riêng, canh ộ ụ ượ c a m c dùng ng, c ch 14, ki u ch đ ng, đ m. S th t ố ứ ự ủ ụ ỡ ữ ừ ữ c trình bày canh gi a, b ng ch in hoa, c ch t ằ ữ

- M c: t ụ ụ gi a, b ng ch in th ữ ằ ch s ữ ố Ả ậ 12 đ n 13, ki u ch đ ng, đ m; ế “m c” và s th t ừ ỡ ữ ườ ữ -r p. Tiêu đ c a m c đ ụ ượ ề ủ ữ ứ ể ậ

“đi u”, s th t ố ứ ự ề ề ằ ượ

i văn (13-14), ki u ch đ ng, đ m. S th t - Đi u: t ề ừ ng, c ch b ng c ch c a ph n l ỡ ữ ằ và tiêu đ c a đi u đ ề ủ ể ầ ờ ỡ ữ ủ c trình bày b ng ch in ữ ố ứ ự ậ ữ ứ

th ườ c a đi u ủ ề

dùng ch s -r p, sau s th t có d u ch m; ữ ố Ả ậ ố ứ ự ấ ấ

- Kho n: s th t các kho n trong m i đi u dùng ch s ỗ ề ả ấ -r p, ti p theo là d u ế

ố ứ ự ch m, c ch b ng c ch c a ph n l ả ỡ ữ ằ ỡ ữ ủ ữ ố Ả ậ i văn (13-14), ki u ch đ ng; ữ ứ ầ ờ ể ấ

- Đi m: th t các đi m trong m i kho n dùng các ch cái ti ng Vi ể ứ ự ỗ ệ

t theo th t ế ng, c ch b ng c ch c a ph n l ể ặ ơ ữ ằ ữ ỡ ữ ằ ứ ự ầ ờ i ỡ ữ ủ ườ

ả abc, sau có d u đóng ngo c đ n, b ng ch in th ấ văn (13-14), ki u ch đ ng. ể ữ ứ

Tr ng h p n i dung văn b n đ c phân chia thành các ph n, m c t ườ ả ợ ượ ụ ừ ớ ế l n đ n ầ

nh thì trình bày nh sau: ỏ ộ ư

ầ ừ ầ ầ

ượ ữ ứ ậ ằ

c đ t ngay d “ph n” và s th t ườ ữ ề ủ c trình bày trên m t dòng ộ ố ứ ự ủ c a ng, c ch 14, ki u ch đ ng, đ m. S th t ữ i, canh gi a, b ng ch ằ ữ c a ph n đ ể ặ ướ ầ

- Ph n (n u có): t ế ố ứ ự ủ riêng, canh gi a, b ng ch in th ỡ ữ ữ ph n dùng ch s La Mã. Tiêu đ c a ph n đ ượ ầ ữ ố 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; in hoa, c ch t ậ ế ỡ ữ ừ ữ ứ ể

ụ ề ủ ữ ố ụ ấ

- M c: s th t c trình bày b ng ch in hoa, c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; đ các m c dùng ch s La Mã, sau có d u ch m; tiêu đ c a m c ụ ữ ố ứ ự ằ ấ ữ ứ ỡ ữ ừ ế ể ậ ượ

- Kho n: s th t

ả ố ứ ự và tiêu đ c a kho n (n u có) đ ng, c ả ố ứ ự ấ -r p, sau đó có d u ỡ ụ ượ ườ ữ ế ả

ch m; s th t ch b ng c ch c a ph n l ấ ữ ằ ỡ ữ ủ các kho n trong m i m c dùng ch s ữ ố Ả ậ ỗ c trình bày b ng ch in th ề ủ ằ ầ ờ i văn (13-14), ki u ch đ ng, đ m; ể ữ ứ ậ

- Đi m: th t các đi m trong m i kho n dùng các ch cái ti ng Vi t theo th t ể ể ữ ệ

ặ ơ ỗ ằ ả ữ ứ ự ầ ng, c ch b ng c ch c a ph n ế ỡ ữ ằ ỡ ữ ủ ườ

ứ ự ấ i văn (13-14), ki u ch đ ng. abc, sau đó có d u đóng ngo c đ n, b ng ch in th l ữ ứ ờ ể

g) Ch c v , h tên và ch ký c a ng i có th m quy n ứ ụ ọ ữ ủ ườ ề ẩ

i ký đ c trình bày t ứ ụ ủ ườ ố ạ ứ ụ

ườ ượ ạ

t t i ký đ c trình bày b ng ch in hoa, c Quy n h n, ch c v c a ng ạ ề c trình bày t i ký đ ề ề i ô s 7a; ch c v khác c a ủ ặ t “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” ho c ỡ ằ ượ ữ

ng “Q.” (quy n), quy n h n và ch c v c a ng ạ 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m. ch t ượ i ô s 7b; các ch vi ữ ế ắ ố ứ ụ ủ ườ ậ ữ ứ ữ ừ ế ể

c trình bày t i ô s ọ ủ ườ ượ ạ ố

7b; b ng ch in th 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m. H tên c a ng ữ ằ ả ng, c ch t ỡ ữ ừ i ký văn b n và h c hàm, h c v (n u có) đ ậ ọ ị ế ữ ứ ọ ế ể ườ

Ch ký c a ng i có th m quy n đ c trình bày t ữ ủ ườ ề ượ ẩ ạ i ô s 7c. ố

h) D u c a c quan, t ấ ủ ơ ch c ổ ứ

D u c a c quan, t c trình bày t ấ ủ ơ ch c đ ổ ứ ượ ạ i ô s 8. ố

i) N i nh n ơ ậ

N i nh n đ c trình bày t i ô s 9a và 9b. ậ ượ ơ ạ ố

c trình ậ ạ i ô s 9a (ch áp d ng đ i v i công văn hành chính) đ ố ớ ụ ố ỉ ượ

Ph n n i nh n t ầ ơ bày nh sau: ư

c trình ậ ơ ả ượ

ặ ng, c ch 14, ki u ch đ ng; ử ừ bày b ng ch in th ườ - T “kính g i” và tên các c quan, t ằ ch c ho c cá nhân nh n văn b n đ ổ ứ ữ ứ ỡ ữ ữ ể

“kính g i” có d u hai ch m; n u công văn g i cho m t c quan, t ấ ấ ế ừ ử

ặ - Sau t ộ ử

ổ ứ ơ ổ ứ ợ

ch c, cá nhân ho c m i nhóm c quan, t ỗ ơ ứ ổ ổ

ổ ứ ch c ộ ơ c trình bày “kính g i” và tên c quan, t ch c ho c cá nhân đ ượ ặ ơ ở ch c ho c cá nhân tr ng h p công văn g i cho hai c quan, t ặ ử ch c, cá nhân ứ ơ ặ ấ c trình bày trên m t dòng riêng, đ u dòng có g ch ngang, cu i dòng có d u ch m ấ ỗ ạ ộ ố

ử ho c m t cá nhân thì t ừ trên cùng m t dòng; tr ườ ộ lên thì tên m i c quan, t đ ầ ph y, cu i dòng cu i cùng có d u ch m. ố ượ ẩ ấ ấ ố

ậ ạ ạ i ô s 9b (áp d ng chung đ i v i công văn hành chính và các lo i ố ớ

ầ văn b n khác) đ ụ ố c trình bày nh sau: Ph n n i nh n t ơ ả ượ ư

ượ ằ c trình bày trên m t dòng riêng, sau đó có d u hai ch m, b ng ấ ấ ộ

ch in th ng, c ch 12, ki u ch nghiêng, đ m; - T “n i nh n” đ ậ ỡ ữ ừ ơ ườ ữ ữ ể ậ

ị ậ

ỗ ơ

ch c, đ n v và cá nhân nh n văn b n đ ổ ứ ể ch c, đ n v nh n văn b n đ ứ ậ ổ ị

ả ấ ạ ấ

t t ữ ư ấ ấ ồ

t t ạ

ch c), ch vi ổ ứ ữ ế ắ ng b n l u (ch trong nh ng tr ữ ỉ ơ ị ng h p c n thi ợ ầ ế ặ ộ t) đ ế ả ặ ơ

c trình bày t kê các c quan, t - Ph n li ơ ả ượ ơ ệ ầ ng, c ch 11, ki u ch đ ng; tên m i c quan, t ch c, đ n v và cá b ng ch in th ữ ứ ị ơ ổ ứ ỡ ữ ườ ữ ằ c trình bày trên m t nhân ho c m i nhóm c quan, t ộ ơ ỗ ượ ơ ặ ố dòng riêng, đ u dòng có g ch ngang, cu i dòng có d u ch m ph y; riêng dòng cu i ẩ ố ầ t “VT” (văn cùng bao g m ch “l u” sau đó có d u hai ch m, ti p theo là ch vi ữ ế ắ ố t tên đ n v (ho c b ph n) so n th o văn b n và s th c quan, t ậ ả ư ơ l ố c đ t trong ngo c đ n, cu i ả ư ượ ặ ườ ượ cùng là d u ch m. ấ ấ

k) D u ch m c đ kh n, m t ậ ỉ ứ ộ ẩ ấ

M u d u đ m t (tuy t m t, t ẫ ặ ồ ố ớ ậ ả

ậ ệ ị

ậ c. D u đ m t đ c đóng vào ô s 10a, d u thu h i đ ậ ề ả c đóng vào ô s ệ c đ ướ ượ ộ ậ ượ ấ i m t ho c m t) và d u thu h i đ i v i văn b n có ấ ậ ố c th c hi n theo quy đ nh c a pháp lu t v b o v bí ệ ủ ự ố ồ ượ ấ ố

ộ ậ ấ n i dung bí m t nhà n ộ m t nhà n ướ ậ 11.

ẩ ượ D u đ kh n đ ộ ấ ẩ ố ộ

c trình bày b ng ch in hoa, c ừ ữ ậ ữ “ho t c”, “th ả ố ằ ẩ

c đóng vào ô s 10b. Con d u các đ kh n có hình ch nh t, trên ỡ ng kh n” ho c “kh n” đ ẩ ượ ặ ữ ậ c đ t cân đ i trong khung hình ch nh t ượ ặ ữ ứ ế ậ ố

ng ng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm. c t ấ đó, các t ch t ữ ừ vi n đ n, có kích th ề ơ ượ 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m và đ ể ướ ươ ứ

l) Các thành ph n th th c khác ầ ể ứ

Các thành ph n th th c khác đ c trình bày nh sau: ể ứ ầ ượ ư

c trình bày t “tr l ư ạ ụ

ượ i”, “l u hành n i b ” đ - Các ch d n v ph m vi l u hành đ ả ạ ỉ ẫ ộ ọ i ô s 11; các c m t ố ạ ộ ộ ượ ả ạ i ừ ố c trình bày cân đ i ư

ề sau khi h p (h i ngh )”, “xem xong tr l ị trong

13 đ n 14, ki u ch ỡ ữ ừ ữ ữ ề ậ ằ ơ ế ể ữ

m t khung hình ch nh t vi n đ n, b ng ch in hoa, c ch t đ ng, đ m; ộ ứ ậ

c trình bày t ả ượ ạ i ô s 12; t ố

c trình bày trong m t khung hình ch nh t vi n đ n, b ng ch ữ ộ ừ ự ả ơ ề ậ “d th o” ho c c m ặ ụ ữ ằ

t ừ ự ả ầ in hoa, c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; ỉ ẫ “d th o l n ...” đ ỡ ữ ừ - Ch d n v d th o văn b n đ ề ự ả ượ ế ữ ứ ể ậ

ệ ườ ạ

ng b n b ng ch s ký hi u b ng ch in hoa, s l - Ký hi u ng ữ ệ ằ i đánh máy và s l ố ượ ố ượ ả ằ ng b n phát hành đ ả ữ ố Ả ậ i ô s 13; c trình bày t ố -r p, c ch 11, ki u ch đ ng; ữ ứ ượ ỡ ữ ể

ứ ạ ị ỉ

ả ằ ạ ố

ng, c ch t i m t đ ch c; đ a ch E-Mail; đ a ch trên m ng (Website); s đi n ố ệ ỉ ổ ữ i ô s 14, b ng ch c trình bày trên trang đ u c a văn b n, t ượ ng k nét li n kéo dài ề ế ị ầ ủ ướ 11 đ n 12, ki u ch đ ng, d ể ộ ườ ữ ứ ẻ

- Đ a ch c quan, t ỉ ơ tho i, s Telex, s Fax đ ố in th ỡ ữ ừ h t b ngang c a vùng trình bày văn b n; ị ạ ố ườ ế ề ủ ả

ả

ừ ụ ụ

- Ph l c văn b n: ph l c kèm theo văn b n đ ụ ụ ả ụ ụ c a ph l c (tr “ph l c” và s th t ườ ố ứ ự ủ ằ ữ ộ

c trình bày trên m t dòng riêng, canh gi a, b ng ch in th ữ ấ c trình bày trên các trang gi y ượ hai ph l c tr lên) ng h p có t ụ ụ ừ ụ ụ ợ ở ữ ng, c ch 14, ki u ch ườ ữ ể ỡ ữ c trình bày canh gi a, b ng ch in hoa, c ch ằ ỡ ữ ữ

riêng; t đ ượ đ ng, đ m; tiêu đ (tên) c a ph l c đ ề ứ 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; t ừ ụ ụ ượ ậ ủ ữ ứ ậ ế ể

ữ ấ

ả ượ cu i trang gi y (ph n footer), b ng ch s ầ ỡ ữ ằ ằ

- S trang c a văn b n đ ủ ố i góc ph i, ho c t ả ở ố ặ ạ i văn (13-14), ki u ch đ ng; ch c a ph n l ầ ờ ữ ủ c trình bày t ấ ể i chính gi a, trên đ u trang gi y (ph n header) ầ ạ ỡ -r p, c ch b ng c ầ ữ ố Ả ậ ữ ứ

M u ch th ng nh t s d ng font Times New Roman ấ ử ụ ữ ố ẫ

M u trình bày m t s lo i văn b n nh sau: ộ ố ạ ư ả ẫ

3. K thu t trình bày các thành ph n th th c b n sao ể ứ ả ầ ậ ỹ

Các thành ph n th th c b n sao đ ượ ấ

c sao, d i m t đ ầ c trình bày trên cùng m t trang gi y, ngay sau ộ ề ng k nét li n, kéo dài h t chi u ề ộ ườ ẻ ế ướ

ể ứ ả ầ ph n cu i cùng c a văn b n đ ượ ả ủ ngang c a vùng trình bày văn b n. ả ố ủ

ị ượ ấ ầ

ể ứ ả ơ ồ ố ổ ị ầ

c th c ự V trí trình bày các thành ph n th th c b n sao trên trang gi y kh A4 đ ể ứ ả ụ ụ hi n theo s đ b trí các thành ph n th th c b n sao kèm theo quy đ nh này (Ph l c ệ III).

Các thành ph n th th c b n sao đ c trình bày nh sau: ể ứ ả ầ ượ ư

“sao y b n chính”, các t ừ ả ụ

a) Hình th c sao: c m t ứ ố ụ ụ ụ ạ i ô s 1 (Ph l c III) b ng ch in hoa, c ch t ằ ữ ừ ỡ ữ ừ “trích sao” và “sao l c” đ ữ ứ ượ c 13 đ n 14, ki u ch đ ng, ể ế

trình bày t đ m; ậ

ồ ơ ơ ị

ố ạ ầ ệ

ể ứ ả ữ ề

ủ ch c sao văn b n (t ố ứ ụ ọ ứ ổ ả ậ

b) Các thành ph n th th c khác c a b n sao g m: tên c quan, đ n v sao văn b n ả ủ ả i ô s 3); đ a danh và ngày, tháng, năm sao (t i ô s ố ố ị ạ i có th m quy n (t ấ ủ i ô s 5a, 5b và 5c); d u c a ố ạ ườ ẩ c trình bày theo i ô s 7) đ i ô s 6); n i nh n (t ượ ố ạ ơ ố ạ ụ i kho n 2 M c ng ng c a văn b n t ng d n trình bày các thành ph n th th c t ả ạ ủ ể ứ ươ ứ ầ ả

(t i ô s 2); s , ký hi u b n sao (t ạ 4); ch c v , h tên và ch ký c a ng c quan, t ơ h ẫ ướ này.

M u ch và chi ti ữ ẫ ế ể ứ ả

t trình bày các thành ph n th th c b n sao đ ầ c minh ho t ạ ạ c minh ho t i ượ i Ph l c V kèm theo Quy đ nh ị ụ ụ ạ ạ ượ ụ ụ ả ẫ