Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 1
1. Phần mở đầu
1.1. Lý do chọn đề tài
Sự xuất hiện và phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT) và truyền
thông đã, đang và sẽ là nhân tố thúc đẩy sự phát triển của thế giới. Có thể nói, CNTT và
truyền thông đã tác động tích cực tới hầu hết các ngành nghề trong xã hội, trong đó có
lĩnh vực giáo dục, nơi tính hiệu quả của việc ứng dụng CNTT cả trong dạy học và trong
quản lý đều đã được chứng minh.
Từ phía Bộ Giáo dục và Đào tạo (Bộ GD&ĐT), những năm gần đây đã có các đề
án, dự án nhằm nâng cao năng lực giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục cũng như tăng
tính hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong nhà trường. Ở Hướng dẫn thực hiện nhiệm
vụ năm học hàng năm, đẩy mạnh ứng dụng CNTT luôn được nhấn mạnh. Cụ thể theo
Hướng dẫn số 4323/BGDĐT-GDTH ban hành ngày 25-08-2015 về nhiệm vụ năm học
2015 – 2016 của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo xác định trong phần nhiệm vụ chung có đề cập
đến: “Đổi mới mạnh mẽ công tác quản lý, phát triển đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lý
giáo dục; đề cao trách nhiệm, khuyến khích sự sáng tạo của giáo viên và cán bộ quản lý
giáo dục. Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong dạy học và quản lý”. Do đó, trước hết
mỗi cán bộ quản lý (CBQL) trường học cần nhận thức được vai trò của CNTT trong công
tác quản lý giáo dục và chủ động tích cực ứng dụng CNTT để nâng cao hiệu suất quản lý.
Trong các năm qua việc ứng dụng CNTT trong quản lý đa phần tập trung vào tài
chánh bằng phần mềm MISA, thư viện bằng phần mềm VEMIS, điểm số có phần mềm
S-MAS của Viettel, thông tin giáo viên bằng phần mềm PMIS, bảo hiểm xã hội cũng có
phần mềm riêng, ... Bên cạnh đó, việc ứng dụng các tiện ích từ các phần mềm Google
apps, Mindmanager, Excel, … chưa nhiều, đặc biệt là công cụ Google drive với tiện ích
Google sheets, Google documents, Google forms, … rất cần thiết cho công tác báo cáo,
thu thập thông tin, số liệu,… khi muốn tổng hợp số nhanh và hiệu quả cao. Đối với
CBQL thì việc báo cáo, thu thập thông tin, số liệu, … là một việc làm thường xuyên, tốn
nhiều công sức và thời gian, lại diễn ra từ năm này sang năm khác. Vấn đề đặt ra là làm
sao có thể tập hợp được tất cả các báo cáo của các tổ chuyên môn, các bộ phận, các
thông tin (ý kiến), các số liệu,… để cho ra một báo cáo chung một cách tự động, ít tốn
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 2
thời gian, công sức của CBQL. Nhận thấy được điều đó, bằng kinh nghiệm sử dụng
Google drive và qua quá trình tìm hiểu các tài liệu, tôi lựa chọn giải pháp là: “Sử dụng
Google drive trong công tác báo cáo, thu thập thông tin và số liệu tại trường THPT
Võ Thành Trinh”
1.2. Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu này có mục đích tạo được các biểu mẫu báo cáo, mẫu đăng kí để thu
thập được báo cáo, số liệu một cách tự động, giảm thời gian và công sức viết báo cáo, tập
hợp thông tin, số liệu,... của CBQL.
1.3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để giải quyết vấn đề đặt ra trong phần lý do chọn đề tài, tôi xác định các nhiệm vụ
nghiên cứu sau:
- Nghiên cứu các biểu mẫu báo cáo của các bộ phận, cách tập hợp báo cáo của các
bộ phận.
- Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn trên mạng internet, tìm hiểu các phương pháp,
cách thức tạo mẫu trong Google drive, thiết lập một hướng dẫn tạo mẫu online để tiến
hành thực nghiệm đề tài. Từ đó đánh giá kết quả, đưa ra kết luận và kiến nghị.
1.4. Đối tượng và khách thể nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Các biểu mẫu báo cáo, thông tin, số liệu cần thu thập thông tin.
Các tiện ích trong công cụ Google drive.
Cách tạo biểu mẫu online từ các tiện ích của Google drive: Google sheets,
Google documents, Google forms, ...
- Khách thể nghiên cứu:
Cách thức tập hợp báo cáo, thu thập thông tin, số liệu.
Thuận lợi của việc báo cáo online.
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 3
1.5. Phạm vi nghiên cứu
Việc tập hợp báo cáo, thu thập thông tin và số liệu online thông qua Google drive
đối với CBQL ở trường THPT Võ Thành Trinh.
1.6. Phương pháp nghiên cứu
- Nghiên cứu lý thuyết: Thu thập các biểu mẫu, cách tạo biểu mẫu trong Google
Drive và tính năng, tác dụng của biểu mẫu.
- Nghiên cứu thực nghiệm: Triển khai, hướng dẫn sử dụng thông qua các lần họp
cốt cán. Mở rộng sử dụng Google drive đối với tất các bộ phận trong nhà trường để đánh
giá tác dụng của việc báo cáo online thông qua Google drive.
- Rút ra kết luận và khuyến nghị.
1.7. Cấu trúc của sáng kiến kinh nghiệm (SKKN)
- Phần mở đầu
- Phần nội dung
Phân tích tình hình thực tế của trường THPT Võ Thành Trinh.
Thực trạng của vấn đề nghiên cứu.
Giải pháp giải quyết vấn đề nghiên cứu.
Thực nghiệm.
Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm.
- Kết luận và kiến nghị.
- Phụ lục.
- Tài liệu tham khảo.
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 4
2. Phần nội dung
2.1. Phân tích tình hình thực tế trong cách thức báo cáo, thu thập thông tin, số
liệu tại trường THPT Võ Thành Trinh – Chợ Mới – An Giang
2.1.1. Khái quát về trường THPT Võ Thành Trinh – Chợ Mới – An Giang
Trường THPT Võ Thành Trinh được đổi tên từ trường THPT Hòa Bình theo quyết
định số: 1497/QĐ-UBND ngày 03 tháng 8 năm 2015. Trường được thành lập từ năm
2001, được tách ra từ trường cấp 2, 3 Hòa Bình. Trường còn khá non trẻ, ra đời tròn 15
năm nhưng quy mô trường lớp tăng khá nhanh, ban đầu chỉ có 4 lớp với hơn 150 học
sinh, đến nay được 28 lớp với hơn 900 học sinh. Điều đáng phấn khởi là năm học 2012-
2013, trường được đầu tư xây dựng mới khang trang với kinh phí hơn 50 tỉ đồng trên diện
tích hơn 10 ha.
Hiện tại trường tọa lạc tại ấp An Thuận, xã Hòa Bình, huyện Chợ Mới, tỉnh An
Giang, cổng trường nằm ở phía Đông giáp tỉnh lộ 91, cách bến phà An Hòa khoảng 100m.
Trường có địa bàn tuyển sinh rộng, gồm 4 xã Hòa Bình, Hòa An, An Thạnh Trung và Hội
An nên nhiều học sinh đi học đoạn đường khá xa, có em nhà cách trường 15 km. Các em
đa phần là con nông dân, lao động chân tay nên điều kiện kinh tế khó khăn đã ảnh hưởng
không nhỏ đến việc thực hiện các chỉ tiêu phấn đấu của nhà trường về duy trì sĩ số và chất
lượng giáo dục ổn định.
* Tình hình đội ngũ:
Hiện nay, trường có 75 cán bộ, giáo viên, nhân viên, đảm bảo đủ số vị trí việc làm,
trong đó 4 cán bộ quản lý đều được học lớp cán bộ quản lý trường học, 100% giáo viên
đạt trình độ đại học trở lên trong đó có 8 thạc sĩ, 2 đang học cao học chiếm 15,1% tổng số
giáo viên. Đa số giáo viên là trẻ, nhiệt tình, có ý chí cầu tiến, luôn phấn đấu đạt những
thành tích tốt cho nhà trường. Tuy nhiên, do trẻ nên nhiều giáo viên còn thiếu kinh
nghiệm trong công tác giáo dục học sinh.
Trường có 01 tổ hành chính và 10 tổ chuyên môn đó là Toán, Lý - CN, Hóa, Sinh -
CN, Ngữ Văn, Sử - Địa, Ngoại Ngữ, Tin học, Thể dục - QPAN, GDCD - HN. Các Tổ
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 5
trưởng có năng lực chuyên môn khá tốt và có khả năng tổ chức các hoạt động chuyên
môn của nhà trường.
* Cơ sở vật chất:
Do trường mới được xây dựng nên cơ sở vật chất được đầu tư khá tốt, khối phòng
học có 21 phòng, khu hiệu bộ gồm 12 phòng chức năng và khu thực hành thí nghiệm gồm
02 phòng máy tính có kết nối internet, 01 phòng tiếng Anh, 03 phòng thí nghiệm thực
hành, 7 phòng bộ môn cùng nhiều thiết bị CNTT khác… đảm bảo cơ bản cho hoạt động
dạy và học tại đơn vị.
2.1.2. Thực trạng công tác báo cáo, thu thập thông tin, số liệu tại trường
THPT Võ Thành Trinh
* Những thuận lợi:
- Tất cả các giáo viên đều đã quen và thành thao trong việc sử dụng Gmail. Đồng
thời trường có lắp đặt hệ thông Wifi để giáo viên có thể truy cập bất cứ lúc nào khi cần
thiết, bên cạnh đó Ban lãnh đạo tư vấn cho giáo viên lắp đặt internet tại nhà theo gói cước
ưu đãi của giáo viên để thuận lợi trong công tác báo cáo, giảng dạy, tự nghiên cứu …
- Thông tin của cơ quan đều được chuyến đến Gmail của cán bộ, giáo viên, công
nhân viên nhà trường.
- Tất cả báo cáo của của các bộ phận đều được gởi qua mail theo thời hạn đã được
định sẵn.
* Những tồn tại:
- Một số giáo viên cập nhật thông tin chưa kịp thời, do không kiểm tra Gmail
thường xuyên.
- Việc cúp điện, đứt cáp quang dẫn đến việc gởi Gmail cũng như kiểm tra Gmail cá
nhân gặp trở ngại.
- Việc tập hợp các báo cáo mất nhiều công sức mặc dù đã ứng dụng CNTT (gởi báo
cáo qua Gmail), thường xuyên bị động về thời gian. Cụ thể:
Về công tác chuyên môn: Việc phải tập hợp tất cả các báo cáo của các Tổ