Sáng tạo - dễ mà khó
Hình ảnh khuôn sáo về một xưởng thiết kế được tạo nên bởi các nhân viên
tuyên bố rằng họ không bị quản lý vì họ là những người “sáng tạo.” Nhưng
các kỹ thuật quản lý của xưởng thiết kế IDEO có thể cho các giám đốc điều
hành thuộc tất cả các lĩnh vực hiểu quản lý thực sự là như thế nào.
Trong trí tưởng tượng của chúng ta, đây là hình ảnh làm việc của một xưởng
thiết kế: Có rất nhiều những người sôi nổi và sáng tạo. Họ ở trong một căn
phòng rộng. Họ tcần một căn phòng lớn vì tài năng, tính cách và bản ngã của
họ đều lớn. Nơi làm việc của họ rất lộn xộn. Các đốm sơn, băng dính, bút
đánh dấu, bảng trắng, khung vẽ… khắp nơi.
Lúc này là 3 giờ sáng. Công trình cần được bàn giao vào 9 giờ sáng. Thật
khó có thể hoàn thành công việc đúng hạn.
Hình ảnh đó từng là công thức của các xưởng thiết kế, nhưng bây giờ không
còn đúng nữa. Vì nhận thức về công việc thiết kế đã phát triển, nên giờ đây
các nhà thiết kế sử dụng các kỹ năng quản lý rất truyền thống kết hợp với
các kỹ năng quản lý dự án hiện đại để tạo thành một hỗn hợp đầy tính sáng
tạo.
Chuyên gia về quản trị hiện đại Eddie Obeng đã làm việc với công ty thiết
kế IDEA để xây dựng khả năng quản trị dự án. Obeng công nhận rằng ban
đầu có một chút nghi ngờ trong công ty. “Họ không tin vào công tác quản trị
và cho rằng tôi tới để dạy họ làm những việc mà họ không muốn làm. Họ coi
việc quản lý dự án truyền thống là hoàn toàn ngu ngốc. Thật may mắn là tôi
lại đồng ý với họ.”
Trong giới thiết kế nói chung và IDEO nói riêng, nghi ngờ là một yếu tố
bình thường trong công việc Colin Burns, giám đốc xưởng thiết kế ở
London của IDEO, cho biết: “Hoài nghi là một phẩm chất hữu ích trong
ngành dịch vụ cố vấn chuyên nghiệp. Tại IDEO, chúng tôi có truyền thống
mạnh mẽ và nhận thức rõ ràng về việc chúng tôi là ai và chúng tôi làm việc
như thế nào. Chúng tôi có khả năng làm-tất-cả của nước Mỹ, đặc biệt là của
thung lũng Silicon. Nhiều người trong số chúng tôi đã từng ở California, vì
vậy chúng tôi cung cấp dịch vụ kiểu Silicon ngay tại châu Âu. Thêm nữa,
chúng tôi có những kiến thức về văn hóa và môi trường mà một trường nghệ
thuật Anh quốc có thể dạy cho sinh viên của họ. Chúng tôi đặt câu hỏi và
luôn tích cực tìm kiếm các công việc tiếp theo cũng như cách thức cải thiện
chất lượng công việc. Ở đây, mọi người thực sự rất ham hiểu biết.”
Tính hoài nghi không chỉ được giải thích là do đào tạo. Nó còn được giải
thích bởi thực tế về cái mà IDEO coi là tiêu chuẩn sáng tạo. Chính đổi mới
và làm dự án là điều mà công ty này thực sự am hiểu. Tại Hoa Kỳ, IDEO
đang dạy các tổ chức khác cách sáng tạo. Tom Peterson đã tuyên bố vào lần
đầu tiên tới thăm văn phòng của Palo Alto tại IDEO: “Cuối cùng điều đó đã
xảy ra. Tôi đã được thấy một công ty mà tôi thực sự muốn được làm việc tại
đó!” IDEO được coi là một trong những nơi làm việc tuyệt nhất trên thế
giới.
Công ty lần đầu tiên nổi lên dưới sự lãnh đạo của Bill Moggridge ở London
vào những năm 1960. Khi ngành công nghiệp của nước Anh "húc đầu vào
đá " vào cuối thập niên 1970, Moggridge đã tìm một nơi khác để làm việc.
Ông đã tới thung lũng Silicon, nơi mà ông cho là hấp dẫn.để phát triển sự
nghiệp. Moggridge đã liên kết với nhà thiết kế người Mỹ David Kelley.
Chẳng bao lâu sau, hai công ty của Moggridge và Kelley đã được bổ sung
thêm một công ty mới do nhà thiết kế người Anh Mike Nuttall. Sau đó các
công ty hợp nhất lại và tạo thành IDEO. Các dự án là nguồn sống của công
ty. Các nhân viên sáng tạo của IDEO tại trụ sở Clerkenwell, London được
chia thành bốn nhóm. Các nhóm dự án ất linh hoạt và chuyển dễ dàng từ dự
án này sang dự án khác. Burns cho biết: “Dự án là văn hóa của chúng tôi.”
Tuy nhiên, khi làm việc với Eddie Obeng, IDEO đã xem xét lại toàn bộ cách
thức điều hành và quản lý dự án của công ty.
Theo Obeng, “IDEO cần phải cung cấp các ý tưởng đổi mới một cách nhất
quán hơn. Họ là một nhóm người trẻ tuổi có tính đổi mới và sáng tạo cao,
đang cần một phương pháp tiếp cận dự án có thể giúp họ phát huy tối đa các
điểm mạnh của họ và tạo ra tính linh hoạt chứ không phải sự hạn chế và
nghiêm khắc.” Công việc của Obeng với IDEO tập trung vào hành vi và tác
động; nhân viên cam kết với khách hàng ở mức độ nào; và nghiên cứu
những vấn đề có thể xảy ra với một dự án và lập kế hoạch để tránh các vấn
đề đó.
Trên thực tế, bài thuyết trình về quản lý dự án hiện đại của Obeng liên quan
đến “sự gắn bó tình cảm” và gồm cả các bài thuốc thực tế để tránh “hội
chứng xác chết” giải thích: “Hội chứng này xảy ra khi tất cả mọi người đều
vội vã làm việc để xong việc trước hạn cuối cùng. Mọi người chèn lên nhau
ở dọc đường. Khi kết thúc dự án, nhiều nhân viên của bạn đã nhão ra vì mệt
và đầy vết thâm tím.”