Thủ thuật với Office (phần 2)

Chia sẻ: Anhvu Anhvu | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:0

Thêm vào BST

Báo xấu

732
lượt xem 671
download

Thủ thuật với Office (phần 2)

Mô tả tài liệu

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chứa đựng các thủ thuật từ cơ bản đến nâng cao (Word và Excel), được sưu tầm từ các trang web như giaiphapexcel, thuvientinhoc... Hy vọng nó sẽ là tài liệu hữu ích! (Phần tiếp theo)

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Thủ thuật với Office (phần 2)

Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách ....................................................................................6 Thủ thuật chung..............................................................................................................................6 Phóng to hay thu nhỏ..................................................................................................................6 Định dạng nhanh chóng..............................................................................................................6 Thêm nhiều lựa chọn hơn...........................................................................................................7 Xuống dòng không tạo chỉ mục..................................................................................................7 Các Smart Tags..........................................................................................................................7 Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng..........................................................................7 Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng.........................................................................................8 Sử dụng lệnh Paste Special............................................................................................................8 Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng.................................................................................................9 Xoá thông tin cá nhân.....................................................................................................................9 Vẽ một đường thẳng........................................................................................................................9 Máy tính có sẵn trong Word............................................................................................................9 Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes.......................................................................10 Status Bar có gì cho bạn?.............................................................................................................10 Tuỳ biến AutoText.........................................................................................................................11 Track changes So sánh các văn bản ......................................................................................................................................................11 Split – So sánh nhiều phần của văn bản ......................................................................................................................................................12 Bảo vệ văn bản của bạn ......................................................................................................................................................12 Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản ......................................................................................................................................................12 Đặt font chữ mặc định ......................................................................................................................................................13 Tính toán trên bảng ......................................................................................................................................................13 Tạo bảng nhanh chóng ......................................................................................................................................................14 Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trênchỉ số dưới ......................................................................................................................................................14 Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước ......................................................................................................................................................14 Giấu tên văn bản trong Recently Used Files ......................................................................................................................................................15 Tạo phím tắt tùy chọn trong Word.................................................................................................15 Tìm từ đồng nghĩa trong Microsoft Word.......................................................................................16 Chèn âm thanh vào văn bản Word...............................................................................................16
Track changes So sánh các văn bản ......................................................................................................................................................17 Split – So sánh nhiều phần của văn bản ......................................................................................................................................................17 Bảo vệ văn bản của bạn...............................................................................................................18 Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản............................................................................18 Đặt font chữ mặc định...................................................................................................................18 Chuyển đổi PDF sang Word hiệu quả hơn....................................................................................18 Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn............................19 Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:..........................................................19 Xử lý văn bản tốt hơn với AutoCorrect...........................................................................................20 TẬN DỤNG MACRO.....................................................................................................................21 Công cụ ẩn trong Microsoft Office.................................................................................................21 Microsoft Office Picture Manager..............................................................................................21 Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging..........................22 Microsoft Clip Organizer...........................................................................................................23 Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard.......................................................................23 Microsoft Office Application Recovery......................................................................................23 Microsoft Office Language Settings..........................................................................................23 Microsoft Office Access Snapshot Viewer................................................................................23 Digital Certificate for VBA Projects...........................................................................................23 Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office..............................................................................24 Microsoft Office.........................................................................................................................24 Microsoft Outlook......................................................................................................................24 Internet Explorer (IE) và Firefox................................................................................................24 10 thao tác nhanh với MS Office...................................................................................................25 Tính năng phóng to, thu nhỏ của Office ...................................................................................25 Lối tắt tới lối tắt .........................................................................................................................25 Thao tác với Word ......................................................................................................................................................25 Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi ..................................................................................................................................................26 Hai cửa sổ trên một màn hình ......................................................................................................26 Thao tác với Excel ........................................................................................................................26 Thay đổi hướng Enter ..............................................................................................................26 Sang trang với page break........................................................................................................27 Sử dụng tính năng AutoFill ......................................................................................................27 Thao tác với Outlook ....................................................................................................................28 Liên hệ nhanh hơn nhờ nickname ............................................................................................28 Tạo thêm không gian ...............................................................................................................28 Thủ thuật nâng cao trong MS Word..............................................................................................28 Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày............................................................................28 Sửa đổi định dạng tài liệu.........................................................................................................29
Tránh cảnh báo phiền phức .....................................................................................................29 Dán văn bản không chứa định dạng.........................................................................................29 Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản ................................................................30 Sử dụng menu Work.................................................................................................................30 Vẽ hình trong MSWord................................................................................................................30 Tự in phím tắt trong MS Word.......................................................................................................32 Các định dạng đặc biệt trên chữ...................................................................................................34 Chuyển đổi chữ in sang chữ thường và ngược lại......................................................................34 Định dạng chỉ số.......................................................................................................................34 Định dạng chỉ số mũ.................................................................................................................35 Các định dạng đặc biệt khác....................................................................................................35 Định dạng bề rộng chữ.............................................................................................................35 Định dạng chữ hiệu ứng............................................................................................................35 Khám phá thanh công cụ MS Word..............................................................................................35 In ấn file văn bản...........................................................................................................................38 Định dạng file văn bản..................................................................................................................51 MS Word: Tạo tiêu đề trang (Header) và chân trang (Footer).......................................................55 Một số thủ thuật khi in văn bản trong MS Word............................................................................59 Tìm kiếm – Thay thế Di chuyển nhanh.......................................................................................67 Muốn tìm kiếm chữ, từ ngữ trong file.........................................................................................67 Muốn thay thế từ ngữ trong nội dung file văn bản.....................................................................68 Di chuyển nhanh đến các vị trí cần thiết...................................................................................69 Thay đổi biểu tượng của nút nhấn trên thanh công cụ..................................................................70 Định dạng đoạn văn bản...............................................................................................................74 Barcode Works v3.2 Addins chèn mã vạch trong MS Word......................................................76 Chức năng Tracks Change, Comments trong Microsoft Word......................................................78 Bật và tắt chế độ Tracks Change .............................................................................................79 Chèn lời bình vào văn bản .......................................................................................................79 Các chế độ hiển thị của ô ghi chú (Balloons)............................................................................81 Kết luận ...................................................................................................................................82 Điền số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động MS Word..........................................................................82 Tạo đường viền (border) bao quanh đoạn văn bản.......................................................................92 Tạo đường viền (border) cho toàn bộ file văn bản.........................................................................95 Trang trí văn bản giống trang báo.................................................................................................99 Tăng lực Microsoft Office............................................................................................................102 CẢI TIẾN OUTLOOK .................................................................................................................103 TẠO DẤU RIÊNG CHO POWERPOINT ....................................................................................104 Sao lưu AutoCorrect trong Microsoft Office.................................................................................104 Tạo dòng dấu chấm (……………) nhanh Tabs.........................................................................106 Tạo mục lục tự động...................................................................................................................110 Vai trò của Section trong trình bày văn bản................................................................................126 1. Chia văn bản thành nhiều Section (đoạn, phần). ...............................................................126
2. Thiết lập nhiều hệ thống lề (Margin) và hướng giấy in (Orientation) trong cùng một văn bản. ................................................................................................................................................127 3. Thiết lập nhiều hệ thống tiêu đề trên và tiêu đề dưới (header and footer) cho các Section. ................................................................................................................................................127 4. Thiết lập nhiều hệ thống số trang trên cùng một văn bản. .................................................128 5. Thiết lập chế độ bảo vệ nội dung cho từng đoạn văn bản. ................................................128 Đánh số trang, chèn ký tự đặc biệt... vào file văn bản.................................................................130 Đánh số trang không cần vào phần Header, Footer. .............................................................130 Chèn Ngày, tháng, giờ trong nội dung file văn bản ................................................................131 Chèn một số nội dung khác vào nội dung file văn bản ..........................................................132 Chèn ký tự đặc biệt, ký tự toán học vào nội dung file .............................................................133 Định dạng phông chữ, thay đổi độ giãn chữ, trang trí chữ cho sinh động....................................136 Định dạng phông chữ. ............................................................................................................136 Bạn có muốn đổi lại định dạng font chữ mặc định cho các file mới sau này không?...............138 Thay đổi độ giãn chữ..............................................................................................................140 Trang trí chữ cho sinh động....................................................................................................141 Chèn ghi chú ở chân trang..........................................................................................................142 Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel.........................................................143 Dịch nhanh văn bản bằng Microsoft Word 2003.........................................................................146 Chèn ảnh vào nội dung văn bản.................................................................................................149 Chèn chú thích............................................................................................................................174 Chèn chú thích với Office 2000...............................................................................................174 Chèn chú thích với Office 2003 ..............................................................................................175 Chèn nội dung của 1 file.doc đã có vào nội dung file đang mở...................................................176 Tạo các liên kết (Link) trong MS Word........................................................................................177 Tạo các liên kết (Link) trong MS Word ...................................................................................178 Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản ..............................................................................183 Thay đổi một số tùy chọn trong MS Word...................................................................................184 Bỏ chế độ tự động điền số thứ tự và ký tự đầu dòng tự động .................................................184 Thay đổi đơn vị đo chiều dài trong Office ...............................................................................186 Đặt chế độ tự động sao lưu dữ liệu. .......................................................................................188 Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh .......................................................................189 Ẩn / hiện đường viền bao quanh văn bản ..............................................................................191 Thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ khi gõ văn bản..........................................................192 Xóa chế độ tự động sửa từ ngữ. .............................................................................................194 Một số thủ thuật quan trọng khác................................................................................................197 Đặt mật khẩu bảo vệ nội dung file văn bản nhưng vẫn hiển thị đọc được (Office 2003).........197 Đặt mật khẩu bảo vệ file không mở và lưu chỉnh sửa nội dung...................................................200 HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN MAIL MERGE CHO NHÃN BIỂU (LABEL)......................................206 THỦ THUẬT WORD XP..............................................................................................................225 Thêm số dòng cho tài liệu.......................................................................................................225 Đánh số trang theo từng chương trong tài liệu........................................................................226
Hiện hoặc ẩn số trang trên trang đầu tiên...............................................................................226 Bỏ qua việc đánh số dòng cho một Paragraph.......................................................................226 Đánh dấu chọn những từ tìm thấy khi tìm kiếm.......................................................................226
Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi các chữ có dấu bị nhảy cách làm bạn rất khó chịu. Khắc phục tình trạng này rất dễ. Bạn chỉ cần vào Tools > Options >Edit. Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích ở bảng Use smart copy and paste, sau đó nhấn OK. Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập tức biến mất. Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office - những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts - đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng. Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình. Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003. Thủ thuật chung Phóng to hay thu nhỏ Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại. Định dạng nhanh chóng Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn. Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong. Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.
Thêm nhiều lựa chọn hơn Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All. Xuống dòng không tạo chỉ mục Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục. Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter. Các Smart Tags Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt. Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags: Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán). Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools | Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn. Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây.
Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands. Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built-in Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó. Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work | Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ lúc nào. Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl-Alt- Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó. Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây. Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to | Desktop (create shortcut). Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn như trên. Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào “/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK. Sử dụng lệnh Paste Special
Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau: Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | Paste Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode Text. Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây. Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản. Xoá thông tin cá nhân Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây. Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start | All Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”. Vẽ một đường thẳng Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn. - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi. Máy tính có sẵn trong Word Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.
Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích. Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết quả vào. Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong. Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra. Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong. Status Bar có gì cho bạn? Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools | Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar là xong.
Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to. Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh. Tuỳ biến AutoText Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete. Track changes - So sánh các văn bản Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng. Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E. Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc. Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn. Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường
File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000. Split – So sánh nhiều phần của văn bản Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này. Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split. Bảo vệ văn bản của bạn Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn. Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn. Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn. Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường) Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định.
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong. Đặt font chữ mặc định Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây. Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong. Tính toán trên bảng Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng. Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table | Formula rồi lựa chọn một hàm tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có thể sẽ làm bạn thất vọng. Ví dụ để tính toán trên hàng 1 2 3 4 =SUM(LEF) Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ). Ví dụ để tính toán trên cột 1 2 3 4 =SUM(ABOVE)
Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ =A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm định dạng vẫn giống hệt như trong Excel. Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím F9. Tạo bảng nhanh chóng Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như vậy. Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang (-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn. +---------------------+---------------------+---------------------+ Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra. Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) hoặc chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước ngoài với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…”. Bạn không thích tính năng này thì hãy tắt nó đi bằng cách vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat As You Type và bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok. Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng hữu ích trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn bản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử dụng lại nhiều lần.
Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần thiết là được. Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File | Save, bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành định dạng template bạn hãy vào File | Properties rồi đánh dấu vào Save Preview Picture. Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template và nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview. Giấu tên văn bản trong Recently Used Files Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4... Mặc định số tệp tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây. Bạn vào Tools | Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files bạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện danh sách này bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK. Tạo phím tắt tùy chọn trong Word Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho mình những tổ hợp phím nóng giúp thực hiện nhanh tác vụ hơn là dùng chuột. Tính năng này rất hữu ích cho bạn tiết kiệm thời gian và chỉ có thể thực hiện đối với Word, không thể thực hiện trong PowerPoint hay Excel. Để thực hiện , bạn chọn vào menu Tools > Customize. Sau đó, chọn vào thẻ Commands. Click vào menu KeyBoard dưới góc phải để hiển thị hộp thoại Customize Keyboard. Trong phần Categories là các menu chính, và phần Commands là các menu phụ xổ xuống. Ví
dụ muốn chọn tổ hợp phím cho tác vụ File > Save All thì bạn phải chọn phần categories là File và phần commands là FileSaveAll. Nếu hiện tại tác vụ đó đã có phím tắt thì tổ hộp phím đó sẽ hiển thị trong phần Current Keys. Còn nếu như tại phần Current Keys trống thì bạn có thể tự tạo tổ hợp phím tắt cho tác vụ tại Press New Shortcut Key. Lưu ý, bạn cũng có thể Replace tổ hợp phím cho phù hợp với nhu cầu sử dụng phím của mình bằng các tổ hợp phím trong phần Press New Shortcut Key. Sau đó nhấn vào Assign để hoàn tất việc thiết lập. Nhấn Close để hoàn tất. Từ bây giờ , bạn hoàn toàn có thể sử dụng tổ hợp phím hữu ích của riêng mình trong Word được rồi đấy. Phạm Lê Minh Định Tìm từ đồng nghĩa trong Microsoft Word Microsoft Word là một chương trình nằm trong bộ Office dùng để soạn thảo văn bản rất phổ biến hiện nay bởi những ưu điểm của nó. Kỳ này, xin giới thiệu với bạn chức năng “Tìm từ đồng nghĩa” của Microsoft Word. Chức năng này rất hữu ích với các bạn thường hay làm việc với các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh. Để sử dụng cộng cụ này thì từ cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu Tools > Language > Thesaurus hoặc bấm tổ hợp phím Shift + F7 để mở ra hộp thoại “Thesaurus…”. Bây giờ, bạn muốn tìm từ đồng nghĩa của từ nào đó thì bạn nhập từ đó vào ô “Replace with Synonym”, nếu từ này có từ đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa sẽ xuất hiện ở khung dưới. Nếu bạn muốn thay thế bằng một từ đồng nghĩa thì bạn bấm chọn từ đồng nghĩa đó rồi bấm vào nút “Replace” để thay thế. Khi muốn tìm từ đồng nghĩa có trong văn bản mà bạn đang mở thì sau khi nhập từ cần tìm từ đồng nghĩa vào ô “Replace with Synonym”, bạn bấm phím Enter hoặc bấm chọn nút “Look Up”. Nếu tìm thấy đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa này cũng sẽ xuất hiện ở khung dưới. Nguyễn Cao – Chu Diệu Thúy Chèn âm thanh vào văn bản Word Nếu bạn muốn liên kết tập tin âm thanh vào văn bản để thêm phần hấp dẫn hay muốn làm rõ hơn ý minh họa trong các bài báo cáo, bạn có thể dùng Word để chèn âm thanh. Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object. Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File. Sau đó, nhấn Browse để chọn file. Trong phần tùy chọn cho bạn 3 lựa chọn: - Link To File: liên kết với file theo đường dẫn; - Display
as Icon: hiển thị dạng icon của tập tin; - Float Over Text: xuất hiện cùng với text. Cách trên thường dùng trong trường hợp bạn không có headphone để thu giọng nói. Nếu như bạn đã có một Microphone có khả năng thu giọng nói thì bạn có thể thêm âm thanh từ chính giọng nói của mình. Tương tự như cách thực hiện trên, tuy nhiên bạn chọn vào thể Create New. Sau đó, rê thanh trượt đến phần Wave Sound. Nhấn OK. Bấy giờ, chương trình Sound recoder xuất hiện và cho bạn thu âm giọng nói của mình để chèn vào văn bản rồi đấy. Rất thú vị với văn bản vừa nghe nhìn này phải không bạn. Track changes - So sánh các văn bản Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng. Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E. Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc. Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn. Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000. Split – So sánh nhiều phần của văn bản Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này. Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.
Bảo vệ văn bản của bạn Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn. Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn. Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn. Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường) Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định. Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong. Đặt font chữ mặc định Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây. Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong. Chuyển đổi PDF sang Word hiệu quả hơn Hoạt động hiệu quả hơn chương trình PDF2Word, PDF2Office Personal của Recosoft Corporation cho phép bạn chuyển đổi nhanh chóng từ các định dạng PDF sang định dạng tài liệu văn bản Word thông thường chỉ với vài cú click chuột đơn giản.
Nhờ khả năng phân tích và nhận dạng được từng dạng dữ liệu của tập tin gốc như: cột, paragraph, bảng, Style, ảnh... nên kết quả đạt được sẽ rất chính xác. Không giống như các chương trình khác thường được chạy độc lập, PDF2Office Personal được thiết kế như là một Plug-in trong Microsoft Word nên về mặt dung lượng file cài đặt sẽ nhỏ hơn nhiều. Tuy nhiên, người dùng phải cài đặt thêm chương trình QuickTime từ phiên bản 4 trở đi thì chương trình mới có thể làm việc. Về mặt sử dụng thì rất đơn giản. Đầu tiên bạn hãy khởi động chương trình Microsoft Word lên. Sau đó nhấn vào menu File và chọn dòng Open PDF File. Một hộp thọai sẽ xuất hiện để yêu cầu bạn chọn dữ liệu mang định dạng PDF cần chuyển đổi. Kế đến bạn hãy nhấn nút Options để hiệu chỉnh một chút. Tùy theo văn bản PDF cần chuyển đổi mang những đặc tính gì như: bao gồm cột, bảng tính,... thì bạn đánh dấu vào các mục tương ứng bên trong mục Option này. Bên cạnh đó PDF2Office Personal còn cung cấp cho bạn khả năng chuyển đổi một số trang tùy chọn ở mục Page. Chọn nơi lưu trữ kết quả trong mục Destination Folder. Sau đó nhấn Ok để quay lại hộp thoại Open PDF files. Nhấn nút Open thì ngay lập tức PDF2Office Personal sẽ tiến hành công việc chuyển đổi của mình. Khi hoàn tất chương trình sẽ hiện thị kết quả ngay. Tuy nhiên bạn nên lưu ý là ở phiên bản dùng thử chương trình chỉ cho phép bạn chuyển đổi cao nhất là 5 trang mà thôi. Cùng với nhiều hạn chế khác. Vì thế bạn nên đăng ký sử dụng để đạt được kết quả cao hơn. Chương trình được cung cấp tại website: http://www.recosoft.com/ với dung lượng khoảng 4,02 MB, tương thích tốt với hệ điều hành Windows. Bản thương mại giá 49 USD. Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản. Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản. Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau: - Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn “Symbol...”. - Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt. - Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này. - Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”. - Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác. Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm như sau: - Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”. - Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”. - Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”. - Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô “Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa. - Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác. Xử lý văn bản tốt hơn với AutoCorrect Microsoft ví chức năng AutoCorrect trong bộ phần mềm Office từ phiên bản 2000 trở về sau là “Người sửa văn bản qua vai bạn”. Thông thường, tính năng tiện lợi này sẽ tự động chỉnh sửa từ ngữ, lỗi chính tả nhanh chóng tuy nhiên đôi lúc chúng thường chèn vào hay thay thế những từ mà bạn không muốn thay đổi như tên riêng chẳng hạn. Khi đó, tính năng ấy lại trở thành kẻ quấy nhiễu đầy phiền phức. Mặt khác, bạn cũng có thể dùng tính năng này để tự động bổ sung một đoạn văn bản vào tài liệu. Trước hết, hãy điểm sáng một cụm từ, một câu, một đoạn hay toàn bộ nội dung mà bạn thường xuyên cần đưa vào tập tin Word rồi chọn trình đơn Tools.AutoCorrect Options. Trong nhãn AutoCorrect, bạn sẽ nhìn thấy tất cả hoặc một phần nội dung được điểm sáng trước đó. Tiếp đến nhập vào các thao tác phím mà bạn sẽ dùng để kích hoạt khả năng tự động chèn thêm đoạn văn bản. Chẳng hạn như tạo từ khóa addr dùng cho địa chỉ hồi đáp của bạn, từ này sẽ xuất hiện ở bên trái đoạn văn bản đã được điểm sáng và bên dưới mục ”Replace”. Tiếp đến, đánh dấu tùy chọn Plain text hoặc Formatted text bên trên văn bản (nếu có sẵn) để xác lập định dạng cho nội dung văn bản được chèn vào tài liệu, sau đó nhấn Add. Tính năng AutoCorrect sẽ đặt từ khóa kích hoạt theo thứ tự bảng chữ cái giữa các mục hiện hành được liệt kê. Cuối cùng nhấn OK hoặc Close. Để chèn đoạn văn bản này vào tài liệu Word, bạn gõ vào từ khóa và kích hoạt tính năng AutoCorrect bằng cách nhấn Spacebar hoặc Enter, hoặc gõ thêm một dấu chấm (dấu này sẽ được thêm vào văn bản gốc). Lưu ý, nếu được nhắc nhở để chấp nhận các thay đổi trên định dạng chung (normal.dot) trước khi thoát khỏi Word thì bạn hãy chọn Yes, nếu không thì tất cả các thao tác vừa tạo trong AutoCorrect sẽ mất sạch.