Thủ tục đăng ký lại khai sinh
Theo quy định tại Điều 46, Điều 47 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP của Chính phủ
ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ tịch, thì việc sinh đã được đăng ký,
nhưng sổ khai sinh và bản chính giấy khai sinh đã bị mất hoặc hư hỏng không sử
dụng được, thì được đăng ký lại.
Thẩm quyền đăng ký lại việc sinh thuộc UBND cấp xã, nơi đương sự cư trú hoặc
nơi đã đăng ký việc sinh trước đây thực hiện việc đăng ký lại.
Điều 48 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch, đã được sửa
đổi, bổ sung theo khoản 13, Điều 1 Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 2/2/2012
của Chính phủ quy định: Người có yêu cầu đăng ký lại việc sinh nộp Tờ khai (theo
mẫu quy định) và xuất trình bản sao giấy khai sinh đã cấp hợp lệ trước đây (nếu
có); trong trường hợp không có bản sao giấy khai sinh, thì đương sự phải tự cam
đoan về việc đã đăng ký, nhưng sổ đăng ký khai sinh không còn lưu được và chịu
trách nhiệm về nội dung cam đoan.
Sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch ghi vào sổ đăng ký khai
sinh và bản chính Giấy khai sinh. Chủ tịch UBND cấp xã ký và cấp cho người đi
đăng ký một bản chính giấy khai sinh. Các giấy tờ hộ tịch cũ liên quan đến sự kiện
đăng ký lại việc sinh (nếu có) được thu hồi và lưu hồ sơ.
Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn được kéo dài không quá 3 ngày.
Khi đăng ký lại việc sinh, nếu người đi đăng ký lại xuất trình bản sao giấy tờ đã
cấp hợp lệ trước đây, thì nội dung khai sinh được ghi theo nội dung của bản sao
giấy khai sinh đó.
Kê khai thông tin theo thời điểm đăng ký lại
Trường hợp đăng ký lại việc sinh cho người không có bản sao Giấy khai sinh đã
cấp trước đây, nhưng đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng
minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, mà trong
các hồ sơ giấy tờ đó đã có sự thống nhất về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm
sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán, thì đăng ký đúng theo nội dung đó.
Trường hợp họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán
trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất thì đăng ký theo hồ
sơ, giấy tờ được lập đầu tiên. Trong trường hợp địa danh đã có thay đổi, thì phần
khai về quê quán được ghi theo địa danh hiện tại.
Phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo
thời điểm đăng ký lại việc sinh. Riêng phần ghi về quốc tịch của cha, mẹ trong
trường hợp cha, mẹ đã được thôi quốc tịch Việt Nam, đã nhập quốc tịch nước
ngoài, thì quốc tịch của cha, mẹ vẫn phải ghi quốc tịch Việt Nam; Quốc tịch hiện
tại của cha, mẹ được ghi chú vào sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính
Giấy khai sinh.
Theo quy định tại điểm a, Điều 7, Thông tư số 01/2008/TT-BTP của Bộ Tư pháp
ngày 2/6/2008 hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số
158/2005/NĐ-CP nêu trên thì trong trường hợp UBND cấp xã không có căn cứ để
xác định được đương sự đã đăng ký khai sinh, thì UBND cấp xã chỉ xác nhận về
việc sổ đăng ký khai sinh của năm đó không còn lưu trữ.
Trong trường hợp việc sinh trước đây được đăng ký tại UBND cấp huyện, thì do
UBND cấp huyện xác nhận. Xác nhận về việc sổ đăng ký khai sinh không còn lưu
trữ được thay cho xác nhận đương sự đã đăng ký khai sinh.
Xác định nơi cư trú khi đăng ký lại khai sinh
Cụ thể trường hợp ông Lương Minh Khoa còn bản chính giấy khai sinh nhưng đã
bị hỏng không sử dụng được, ông muốn đăng ký lại việc sinh để được cấp Giấy
khai sinh bản chính mới. Theo các quy định nêu trên, thẩm quyền đăng ký lại việc
sinh thuộc UBND phường, xã nơi ông Khoa cư trú hoặc nơi đã đăng ký việc sinh
trước đây thực hiện.
Ông Khoa trình bày ông sinh sống ở thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai, nhưng
nơi đăng ký khai sinh trước đây và đăng ký hộ khẩu thường trú tại một phường ở
thị xã Lạng Sơn, tỉnh Lạng Sơn. Ông cho biết hiện nay tên gọi (địa danh) phường
đó không còn. Có thể phường đó đã được đổi tên, hoặc được chia tách, sáp nhập
vào xã, phường khác mang tên gọi (địa danh) khác.
Theo Nghị định số 82/2002/NĐ-CP, từ tháng 10/2002, thị xã Lạng Sơn đã được
chuyển thành TP. Lạng Sơn, có 8 đơn vị hành chính cơ sở gồm 5 phường: Hoàng
Văn Thụ, Tam Thanh, Chi Lăng, Đông Kinh, Vĩnh Trại và 3 xã: Hoàng Đồng, Mai
Pha và Quảng Lạc. Do vậy ông Khoa cần xác định nơi ông đã đăng ký khai sinh và
đăng ký hộ khẩu thường trú trước đây, nay thuộc địa phận xã, phường nào ở TP.
Lạng Sơn để thực hiện thủ tục đăng ký lại việc sinh tại xã, phường đó.
Điều 12 của Luật Cư trú quy định nơi cư trú của công dân là chỗ ở hợp pháp mà
người đó thường xuyên sinh sống. Nơi cư trú của công dân là nơi thường trú hoặc
nơi tạm trú.
Nơi tạm trú là nơi công dân sinh sống ngoài nơi đăng ký thường trú và đã đăng ký
tạm trú. Trường hợp không xác định được nơi cư trú của công dân thì nơi cư trú
của công dân là nơi người đó đang sinh sống
