Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 22006:2013 - ISO 22006:2009

Chia sẻ: Thảo Lê91 | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:66

Thêm vào BST

Báo xấu

51
lượt xem 6
download

Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 22006:2013 - ISO 22006:2009

Mô tả tài liệu

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 22006:2013 - ISO 22006:2009. Tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn áp dụng TCVN ISO 9001:2008 trong ngành trồng trọt. Mời các bạn tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 22006:2013 - ISO 22006:2009

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 22006:2013 ISO 22006:2009 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG - HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG TCVN ISO 9001:2008 TRONG NGÀNH TRỒNG TRỌT Quality management systems - Guidelines for the application of ISO 9001:2008 to crop production Lời nói đầu TCVN ISO 22006:2013 hoàn toàn tương đương với ISO 22006:2009; TCVN ISO 22006:2013 do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 176 Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố. Lời giới thiệu Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn để hỗ trợ việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 [1] vào hoạt động của trang trại trồng trọt. Trong phạm vi của tiêu chuẩn này, hệ thống quản lý chất lượng là cách thức quản lý hoạt động của một trang trại. Mục đích cuối cùng của việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 [1] trong tổ chức trang trại cần là sự kết hợp giữa cải tiến việc thực hiện, các kết quả tài chính và sự tin cậy, thỏa mãn của khách hàng. Các chủ trang trại cần tập trung vào những vấn đề thực tế và công việc để thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng với những kết quả trên. Hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng từ những hoạt động hiện hữu và không nên gây ra quá nhiều thủ tục giấy tờ và thiếu linh hoạt. Hệ thống quản lý chất lượng không chỉ dành cho hoạt động của trang trại lớn. Hướng dẫn trong tiêu chuẩn này cũng phù hợp với hoạt động của trang trại nhỏ. Những điều chỉnh trong việc thực hiện và diễn giải tiêu chuẩn này có thể cần thiết cho hoạt động của trang trại nhỏ. Khi có các nỗ lực liên quan đến việc thực hiện TCVN ISO 9001:2008 [1] thì mục đích cuối cùng là đạt được lợi ích ròng. Tiêu chuẩn này quy định tập hợp các hoạt động cần có; tuy nhiên, tiêu chuẩn không quy định cách thức thực hiện chúng. Việc liệt kê tất cả các tổ chức trạng thái trên một lưu đồ dòng chảy giúp xác định xem những hoạt động này có phù hợp với nhau hoặc một số khía cạnh có cần được thay đổi để làm các quá trình vận hành tốt hơn. TCVN ISO 9001 [1] và TCVN ISO 9004[3] dựa trên tám nguyên tắc quản lý - hướng vào khách hàng, sự lãnh đạo, sự tham gia của mọi người, cách tiếp cận theo quá trình, cách tiếp cận hệ thống đối với quản lý, cải tiến liên tục, quyết định dựa trên sự kiện và mối quan hệ cùng có lợi với nhà cung ứng - tất cả những nguyên tắc này đều có thể được sử dụng để cải tiến việc thực hiện trong hoạt động của trang trại. Tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu cụ thể đối với những hệ thống quản lý khác như hệ thống liên quan đến an toàn thực phẩm, môi trường hay an toàn và sức khỏe nghề nghiệp và không hàm ý rằng tổ chức trang trại phải áp dụng các hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, môi trường hay an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Mức độ phức tạp của tài liệu, hồ sơ, đào tạo, ... phụ thuộc vào: a) số lượng người làm việc hay tham gia vào tổ chức trang trại, cả thường xuyên và theo mùa vụ; b) kỹ năng hoặc năng lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ; c) mức độ phức tạp của các quá trình; d) số lượng các quá trình riêng biệt; e) loại hình và mức độ phức tạp của các công cụ và thiết bị sử dụng.
Một hệ thống quản lý chất lượng không dẫn đến cải tiến quá trình công việc hay chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó là một phương tiện để đạt được các mục tiêu của tổ chức trang trại. Giản đồ của hệ thống quản lý chất lượng trong chuỗi cung ứng thực phẩm được nêu trong Hình 1. CHÚ THÍCH: TCVN ISO 9001:2008[1] và TCVN ISO 22000:2007[6] có thể được sử dụng để chứng nhận. Tiêu chuẩn này và TCVN 7367 (ISO 15161) không nhằm mục đích chứng nhận. a Các yêu cầu quy định trong TCVN ISO 22000[6] bao gồm những yêu cầu trong kế hoạch phân tích mối nguy và điểm kiểm soát trọng yếu (HACCP). Hình 1 - Ví dụ: hệ thống quản lý chất lượng trong chuỗi cung ứng thực phẩm Hướng dẫn được đưa ra để làm rõ các điều của tiêu chuẩn.
Ví dụ được sử dụng khi có thể giúp hiểu rõ các yêu cầu. Việc trao đổi thông tin một cách hiệu lực và sự quen thuộc với tất cả các phần trong tổ chức trang trại có thể là tất cả những gì cần thiết. Khi đọc TCVN ISO 9001:2008[1], một số từ và cụm từ nhất định có ý nghĩa riêng. Giải thích của một số từ quan trọng được nêu dưới đây. Phải Từ này chỉ nghĩa vụ thực hiện một yêu cầu để chứng tỏ hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực. Cần/có thể Những từ này không được hiểu như là các yêu cầu, mà là các khuyến nghị hoặc sự cho phép Thích hợp Từ này có nghĩa là tổ chức có thể quyết định cách thức áp dụng các yêu cầu đối với tổ chức trang trại. Trong một số trường hợp, tổ chức có thể quyết định không áp dụng tiêu chuẩn này đối với tổ chức trang trại (xem các loại trừ ở 1.2). CHÚ THÍCH: Trong tiêu chuẩn này từ "thích hợp" và "phù hợp" cũng được sử dụng để chỉ ra khi nào cần những quyết định này. Từ"thỏa đáng" được sử dụng để chỉ ra các hành động, các quyết định ... thỏa mãn đầy đủ các yêu cầu. Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 22000 tập trung vào thực phẩm, thức ăn chăn nuôi và chuỗi cung ứng liên quan, tại thời điểm công bố bao gồm: - TCVN ISO 22000[6] là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm đối với ngành công nghiệp sản xuất và phân phối thực phẩm, được xây dựng trên cơ sở HACCP và các điều kiện tiên quyết của nó. TCVN ISO 22000 bao gồm các điểm kiểm soát trọng yếu trong các quá trình sản xuất, chế biến và phân phối thực phẩm liên quan đến an toàn thực phẩm; - TCVN 7367 (ISO 15161[4]), là một tài liệu hướng dẫn về việc áp dụng TCVN ISO 9001:2000 [1] trong ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống; - TCVN ISO/TS 22003[7] là tài liệu yêu cầu đối với các tổ chức cung cấp các dịch vụ đánh giá hệ thống quản lý an toàn thực phẩm; - TCVN ISO/TS 22004[8] đưa ra hướng dẫn trong việc áp dụng TCVN ISO 22000:2007; - TCVN ISO/TS 22005[9], được dùng làm công cụ cho việc xác định nguồn gốc, có thể được phối hợp trong bối cảnh một hệ thống quản lý rộng lớn hơn (như TCVN ISO 9001:2008 [1]); - TCVN ISO 22006 (tiêu chuẩn này), không nhằm mục đích lặp lại các yêu cầu của TCVN ISO 22000. Tiêu chuẩn này được thiết kế để diễn giải cách thức áp dụng TCVN ISO 9001:2008 [1] trong trồng trọt (thực phẩm, thức ăn chăn nuôi và các sản phẩm trồng trọt phi thực phẩm). Tiêu chuẩn này không thiết lập bất kỳ các yêu cầu nào, cũng không bổ sung hoặc thay đổi các yêu cầu trong TCVN ISO 9001:2008[1]. Tiêu chuẩn này đưa ra sự hỗ trợ việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 [1]. Tiêu chuẩn này bao gồm các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008 [1] trong phần đóng khung. Các đoạn hướng dẫn cụ thể đối với hoạt động trồng trọt nông nghiệp phía dưới các yêu cầu được đóng khung không được sử dụng làm các yêu cầu, cũng không nhằm áp dụng cho tất cả mọi tổ chức trang trại. Ngoài ra, phần trợ giúp (xem ví dụ dưới đây) bao gồm hướng dẫn hoặc gợi ý được nêu khi thích hợp. TRỢ GIÚP: Các điều của TCVN ISO 9001:2008[1] được viết để thích ứng với một phạm vi rộng các hoạt động và quy mô của tổ chức. Phần trợ giúp được lập để giúp hiểu rõ TCVN ISO 9001:2008[1] trong trồng trọt. Những đoạn trợ giúp này được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ các điều được lựa chọn trong toàn bộ tiêu chuẩn. Các đoạn trợ giúp có thể có giá trị đặc biệt khi liên quan đến các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008[1] đối với sự đa dạng của các tổ chức trang trại bao gồm các hoạt động lớn, nhỏ, được cơ giới hóa hoặc lao động chuyên sâu. Các từ TRỢ GIÚP được viết hoa và in đậm để phân biệt với các nội dung khác được nêu trong tiêu chuẩn này. Tiêu chuẩn này nhất quán với các yêu cầu của TCVN ISO 22000 [6] và TCVN ISO/TS 22005[9]; nó không nhằm mục đích lập lại yêu cầu của các tiêu chuẩn đã được công bố trên. Tiêu chuẩn này không phải là tài liệu hướng dẫn áp dụng TCVN ISO 22000 [6] hay TCVN ISO/TS 22005[9].
Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn cho người trồng trọt để hỗ trợ chuẩn bị chứng nhận hoặc tự công bố theo TCVN ISO 9001:2008[1]. Nội dung của tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu liên quan đến chứng nhận và đăng ký. Tiêu chuẩn này không nhằm thay thế cho TCVN ISO 9004:2011[2] mà nhằm cải tiến việc thực hiện. Việc sử dụng tiêu chuẩn này không yêu cầu sử dụng TCVN ISO 9004:2011[2]. 0.1. Khái quát TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Chấp nhận một hệ thống quản lý chất lượng nên là một quyết định chiến lược của tổ chức. Việc thiết kế và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức phụ thuộc vào a) môi trường của tổ chức, các thay đổi và những rủi ro trong môi trường đó, b) các nhu cầu khác nhau, c) các nhu cầu riêng biệt, d) các sản phẩm cung cấp, e) các quá trình được sử dụng, f) quy mô và cơ cấu của tổ chức. Mục đích của tiêu chuẩn này không nhằm dẫn đến sự đồng nhất về cấu trúc của các hệ thống quản lý chất lượng hoặc sự đồng nhất của hệ thống tài liệu. Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng quy định trong tiêu chuẩn này bổ sung cho các yêu cầu đối với sản phẩm. Thông tin ở "Chú thích" là để hướng dẫn hiểu đúng hoặc làm rõ các yêu cầu cần chú thích. Tiêu chuẩn này có thể được sử dụng cho nội bộ và tổ chức bên ngoài, kể cả các tổ chức chứng nhận, để đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu luật định và chế định áp dụng cho sản phẩm cũng như các yêu cầu riêng của tổ chức. Các nguyên tắc quản lý chất lượng nêu trong TCVN ISO 9000 và TCVN ISO 9004 đã được xem xét khi xây dựng tiêu chuẩn này. Hướng dẫn: TCVN ISO 9001:2008[1] quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng. Khi thực hiện TCVN ISO 9001:2008[1] và sử dụng các hướng dẫn trong tiêu chuẩn này, tổ chức nên xem xét và vận dụng thông tin thích hợp [ví dụ các yêu cầu luật định và chế định, các yêu cầu của khách hàng, các hướng dẫn được thừa nhận, các nguyên tắc và quy phạm thực hành của Ủy ban tiêu chuẩn thực phẩm (Codex) bao gồm các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn hiệp hội] Các quá trình được sử dụng có thể bao gồm: thực hành nông nghiệp tốt (GAP) cũng như thực hành vệ sinh tốt (GHP) phù hợp với các nhu cầu của tổ chức trang trại và khách hàng của trang trại. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những thực hành thường có thể chấp nhận với sản phẩm trồng trọt cụ thể, các thể chế quốc tế, quốc gia và vùng lãnh thổ hoặc các nhu cầu cụ thể của khách hàng. 0.2. Cách tiếp cận theo quá trình TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Tiêu chuẩn này khuyến khích việc chấp nhận cách tiếp cận theo quá trình khi xây dựng, thực hiện và cải tiến hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc đáp ứng yêu cầu của họ. Để vận hành một cách có hiệu lực, tổ chức phải xác định và quản lý nhiều hoạt động có liên hệ mật thiết với nhau. Hoạt động hoặc tổ hợp các hoạt động tiếp nhận các đầu vào và chuyển thành các đầu ra có thể được coi như một quá trình. Thông thường đầu ra của quá trình này sẽ là đầu vào của quá trình tiếp theo.
Việc áp dụng một hệ thống các quá trình trong tổ chức, cùng với sự nhận biết và mối tương tác giữa các quá trình này, cũng như sự quản lý chúng để tạo thành đầu ra mong muốn, có thể được coi như "cách tiếp cận theo quá trình". Ưu thế của cách tiếp cận theo quá trình là việc kiểm soát liên tục sự kết nối các quá trình riêng lẻ trong hệ thống các quá trình, cũng như sự kết hợp và tương tác giữa các quá trình đó. Khi được sử dụng trong hệ thống quản lý chất lượng, cách tiếp cận trên nhấn mạnh tầm quan trọng của: a) việc hiểu và đáp ứng các yêu cầu, b) nhu cầu xem xét quá trình về mặt giá trị gia tăng, c) có được kết quả về việc thực hiện và hiệu lực của quá trình, và d) cải tiến liên tục quá trình trên cơ sở đo lường khách quan. Mô hình "hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình" nêu ở Hình 1 minh họa sự kết nối của quá trình được trình bày trong các điều từ 4 đến 8. Mô hình này thể hiện rằng khách hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định các yêu cầu được xem như đầu vào. Việc theo dõi sự thỏa mãn của khách hàng đòi hỏi có sự đánh giá các thông tin liên quan đến sự chấp nhận của khách hàng, chẳng hạn như các yêu cầu của khách hàng có được đáp ứng hay không. Mô hình nêu ở Hình 1 không phản ánh các quá trình ở mức chi tiết, nhưng bao quát tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn này. CHÚ THÍCH: Phương pháp luận quen thuộc "Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động" (PDCA) có thể áp dụng cho mọi quá trình. Có thể mô tả tóm tắt PDCA như sau: Lập kế hoạch: Thiết lập mục tiêu và các quá trình cần thiết để có được các kết quả phù hợp với các yêu cầu của khách hàng và chính sách của tổ chức. Thực hiện: Thực hiện các quá trình. Kiểm tra: Theo dõi và đo lường các quá trình và sản phẩm theo các chính sách, mục tiêu và các yêu cầu đối với sản phẩm và báo cáo các kết quả. Hành động: Có các hành động để cải tiến liên tục việc thực hiện quá trình. Hướng dẫn: Cách tiếp cận theo quá trình là cách tổ chức và quản lý các hoạt động để tạo ra giá trị cho khách hàng và/hoặc các bên quan tâm. Khách hàng và các bên quan tâm có thể là nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức trang trại. Mỗi quá trình có các khách hàng và/hoặc các bên quan tâm khác nhau chịu tác động của quá trình đó và xác định đầu ra cần thiết cho nhu cầu và mong đợi của họ. Nhiều quá trình là các hoạt động của tổ chức trang trại (xem Phụ lục A) trong khi những quá trình khác đưa ra sự hỗ trợ cho các hoạt động này của tổ chức trang trại như kiểm tra và đào tạo nhân viên. Ví dụ, trong trường hợp khách hàng mong muốn sản phẩm trồng trọt được sản xuất hữu cơ, các quá trình cụ thể để phân tích đất, lựa chọn giống cây trồng, chọn mùa thu hoạch ... có thể là một "đầu vào" của quá trình tiếp theo trong cách tiếp cận theo quá trình. Đầu vào và đầu ra dự kiến có thể hữu hình (như trang thiết bị, cơ sở vật chất) hoặc vô hình (như năng lượng hoặc thông tin). Đầu ra cũng có thể ngoài dự kiến, như chất thải hay sự ô nhiễm. Tất cả các quá trình cần được liên kết với các mục tiêu của tổ chức trang trại và được thiết kế để gia tăng giá trị, tương xứng với phạm vi và tính phức tạp của tổ chức trang trại. Trọng tâm của TCVN ISO 9001:2008[1] là một mô hình khái niệm được thể hiện trong Hình 2, trong đó diễn giải hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình bao gồm các quá trình chính không thể thiếu cho sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng. Cách tiếp cận theo quá trình cho phép lãnh đạo nhận biết các bước liên quan trong một hoạt động, đề ra chiến lược kiểm soát và thực hiện một hệ thống cải tiến liên tục. Định hướng của mỗi quá trình là sự thừa nhận các yêu cầu của khách hàng và thỏa mãn những yêu cầu này. [Cách
tiếp cận theo quá trình này được định hướng theo khách hàng]. Lưu ý rằng trong Hình 2 khách hàng được thể hiện cả bên trái và bên phải. Hình 2 chỉ ra những điều khách hàng muốn ở bên trái và sản phẩm trồng trọt đáp ứng các yêu cầu đó nằm bên phải. Dòng chảy quá trình trồng trọt được thể hiện ở toàn bộ phần dưới của hình này (tạo sản phẩm). Ô này bao gồm các hoạt động khác nhau mà tổ chức trang trại cần thực hiện đối với việc trồng trọt. Các sản phẩm trồng trọt là đầu ra của tổ chức trang trại. Ngoài ra, hình 2 chỉ ra tầm quan trọng của thông tin thu được về "sự thỏa mãn" của khách hàng (mũi tên nét đứt từ các điểm bên phải tới "đo lường, phân tích và cải tiến". Điều này và các đo lường, đánh giá khác là thiết yếu với việc thực hiện của tổ chức trang trại. Hình 2 - Hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình Ô "trách nhiệm của lãnh đạo" nhằm giải thích vai trò của lãnh đạo trong hệ thống quản lý chất lượng. Hành động cần thiết về thông tin và dữ liệu chỉ ra hệ thống làm việc tốt hay kém thế nào và cung cấp hoặc điều chỉnh các nguồn lực cần thiết để duy trì và cải tiến hệ thống. Các nguồn lực được nêu trong ô bên trái của vòng tròn. Các nguồn lực thỏa đáng giúp đảm bảo chất lượng của sản phẩm trồng trọt. Các nguồn lực bao gồm, ví dụ đất, nơi làm việc, thiết bị, vật liệu (đầu vào) và con người. Việc đảm bảo rằng con người được đào tạo và có năng lực để thực hiện các nhiệm vụ được yêu cầu của họ cũng là một phần trong cung cấp nguồn lực. 0.3. Mối quan hệ với TCVN ISO 9004[2] TCVN ISO 9001 và TCVN ISO 9004 là các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng, được thiết kế để sử dụng đồng thời, nhưng cũng có thể được sử dụng một cách độc lập. TCVN ISO 9001 qui định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng, có thể được sử dụng trong nội bộ tổ chức cho việc chứng nhận hoặc cho các mục đích hợp đồng. Tiêu chuẩn này tập trung vào hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng trong việc thỏa mãn yêu cầu khách hàng. TCVN ISO 9004:2011[2] đưa ra hướng dẫn quản lý để đạt được sự thành công bền vững cho bất kỳ tổ chức nào trong môi trường phức tạp, đòi hỏi khắt khe và luôn thay đổi. TCVN ISO 9004 [2] chú trọng nhiều tới quản lý chất lượng hơn TCVN ISO 9001 [1]; tiêu chuẩn này đề cập đến nhu cầu và mong đợi của tất cả các bên quan tâm và thỏa mãn những nhu cầu và mong đợi này
thông qua cải tiến một cách hệ thống và liên tục việc thực hiện của tổ chức. Tuy nhiên, tiêu chuẩn không nhằm mục đích sử dụng trong chứng nhận, chế định hoặc hợp đồng. 0.4. Sự tương thích với các hệ thống quản lý khác TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn này, các điều khoản của tiêu chuẩn TCVN ISO 14001:2005[3] được xem xét kỹ càng nhằm tăng cường tính tương thích của hai tiêu chuẩn vì lợi ích của cộng đồng người sử dụng. Phụ lục A nêu ra sự tương ứng giữa TCVN ISO 9001:2008 [1] và TCVN ISO 14001:2005[3] (ISO 14001:2004). Tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu cụ thể cho các hệ thống quản lý khác, như các hệ thống quản lý môi trường, quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, quản lý tài chính hoặc quản lý rủi ro. Tuy nhiên, tiêu chuẩn này giúp tổ chức hòa hợp và hợp nhất hệ thống quản lý chất lượng của mình với các yêu cầu của hệ thống quản lý có liên quan. Tổ chức có thể điều chỉnh hệ thống quản lý hiện hành của mình nhằm mục đích thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Hướng dẫn: Các hoạt động và các quá trình của hệ thống quản lý khác có thể liên quan tới các đoạn được liệt kê trên. Khi có thể, những hệ thống quản lý khác này cần được xem xét để tích hợp nếu việc tích hợp mang lại lợi ích cho tổ chức trang trại và các bên liên quan hoặc theo các yêu cầu hợp đồng. Những hệ thống quản lý này có thể bao gồm, ví dụ như TCVN ISO 14001 [3], TCVN ISO 22000[6] và các hệ thống quản lý khác có thể liên quan như an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Khi có cơ hội tích hợp một số điều của TCVN ISO 9001 như kiểm soát tài liệu, lưu giữ hồ sơ, xem xét của lãnh đạo, đào tạo nhân viên, đánh giá nội bộ, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa, việc này có thể giúp tiết kiệm chi phí và các hoạt động nhiều nhất. HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG - HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG TCVN ISO 9001:2008 TRONG NGÀNH TRỒNG TRỌT Quality management systems - Guidelines for the application of ISO 9001:2008 to crop production 1. Phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn nhằm hỗ trợ người trồng trọt trong việc chấp nhận TCVN ISO 9001:2008[1] vào quá trình trồng trọt. Thuật ngữ "cây trồng" bao gồm các cây trồng theo mùa vụ (như là ngũ cốc, hột đậu, hạt dầu, gia vị, trái cây và rau quả), những cây được trồng theo luống, các cây trồng lâu năm được quản lý trong một khoảng thời gian và các cây trồng tự nhiên không được trồng và quản lý chính thức. Các cây trồng làm vườn đưa ra một phạm vi lớn các loại từ trái cây, rau quả và cây hoa cảnh hàng năm và lâu năm, đến các cây bụi và cây thân gỗ và các cây có củ. Những cây trồng đa dạng này đòi hỏi một phạm vi rộng việc trồng trọt, chăm sóc, kiểm soát sâu bệnh, các biện pháp và thực tiễn thu hoạch. Các quyết định liên quan đến các hoạt động gieo trồng, chăm sóc và thu hoạch có thể tương tự nhau, mặc dù các bước cụ thể có thể khá khác nhau khi xem xét phạm vi hoạt động trồng trọt. Tiêu chuẩn này đưa ra các hướng dẫn sử dụng và áp dụng TCVN ISO 9001:2008 [1] để thiết lập và quản lý hệ thống quản lý chất lượng bởi một tổ chức liên quan đến trồng trọt. Tiêu chuẩn này không nhằm thay đổi, bổ sung hoặc giảm bớt các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008[1], cũng không nhằm mục đích chứng nhận. Ở phần dưới của chuỗi cung ứng thực phẩm về các quá trình sản xuất, ngôn ngữ của TCVN ISO 9001:2008[1], hoặc TCVN ISO 22000:2007[6] được coi là thích hợp hơn. Nhưng nhu cầu đối với hệ thống dựa trên TCVN ISO 9001:2008[1] bao gồm các nội dung về nông nghiệp thì trở nên rõ ràng, do những khó khăn trong việc diễn giải ngôn ngữ của TCVN ISO 9001:2008 [1] để áp dụng trong trồng trọt. 1.1. Khái quát
TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức a) cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định và chế định thích hợp; và b) muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng có hiệu lực hệ thống, bao gồm cả các quá trình để cải tiến liên tục hệ thống và đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định và chế định được áp dụng. CHÚ THÍCH 1: Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ "sản phẩm" chỉ áp dụng cho a) sản phẩm dự kiến cung cấp cho khách hàng hoặc khách hàng yêu cầu. b) mọi đầu ra dự kiến là kết quả của quá trình tạo sản phẩm. CHÚ THÍCH 2: Các yêu cầu luật định và chế định có thể được thể hiện như các yêu cầu pháp lý. 1.2. Áp dụng TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Các yêu cầu trong tiêu chuẩn này mang tính tổng quát và nhằm áp dụng cho mọi tổ chức không phân biệt loại hình, quy mô và sản phẩm cung cấp. Khi có bất kỳ yêu cầu nào của tiêu chuẩn này không thể áp dụng được do bản thân của tổ chức và đặc thù của sản phẩm, có thể xem xét yêu cầu này như một ngoại lệ. Khi có ngoại lệ, việc công bố phù hợp với tiêu chuẩn này không được chấp nhận trừ khi các ngoại lệ này được giới hạn trong phạm vi các yêu cầu của điều 7, và các ngoại lệ này không ảnh hưởng đến khả năng hay trách nhiệm của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu luật định và chế định thích hợp. Hướng dẫn: Tổ chức trang trại có thể loại trừ một số yêu cầu của Điều 7, khi các hoạt động liên quan đến những yêu cầu này không được thực hiện. Khi ngoại trừ, các chi tiết và lập luận để loại trừ phải được mô tả trong sổ tay chất lượng (xem 4.2.2). 2. Tài liệu viện dẫn TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Các tài liệu viện dẫn dưới đây rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Đối với các tài liệu không ghi năm công bố thì áp dụng bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi. TCVN ISO 9000:2007, Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng. Hướng dẫn: Việc viện dẫn TCVN ISO 9000:2007 hướng người đọc tới nguồn thuật ngữ và định nghĩa được sử dụng trong TCVN ISO 9001:2008[1] và TCVN ISO 9004:2011[2]. 3. Thuật ngữ và định nghĩa TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa trong TCVN ISO 9000. Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ "sản phẩm" cũng có nghĩa "dịch vụ". Hướng dẫn: Trong tiêu chuẩn này, quan trọng là phải hiểu việc sử dụng ba thuật ngữ: nhà cung ứng (3.18), tổ chức (3.13) và khách hàng (3.5). Tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ, định nghĩa trong TCVN ISO 9000:2007 và các thuật ngữ và định nghĩa dưới đây. 3.1. Ứng dụng (application)
Xử lý về cây trồng, đất hoặc môi trường khác có đầu vào được thiết kế để hỗ trợ việc đáp ứng các yêu cầu. VÍ DỤ: Xử lý bao gồm phân bón, thuốc trừ sâu hay thuốc diệt nấm. 3.2. Người ứng dụng (applicator) Người tham gia vào quá trình ứng dụng. 3.3. Đặc trưng (characteristic) Thuộc tính (attribute) Đặc điểm phân biệt xác định sản phẩm trồng trọt. CHÚ THÍCH: Đặc trưng là một thuộc tính di truyền có thể nhận dạng, như một thành phần cụ thể, một chi tiết cấu trúc, màu sắc hoặc dạng, hay khả năng chịu sâu bệnh. Từ đồng nghĩa "thuộc tính" được sử dụng đặc biệt khi đặc trưng có thể đo được. 3.4. Trồng trọt 3.4.1. Cây trồng (crop) Các cây được trồng chung. 3.4.2. Sản phẩm trồng trọt (crop) Sản phẩm của một loại hoặc vị trí địa lý cụ thể là một yếu tố trong việc xác định sản phẩm. VÍ DỤ: Sản phẩm "của một loại cụ thể" bao gồm ngô và lúa mì. 3.4.3. Mùa vụ (crop) Mùa hoặc năm gieo trồng là một yếu tố trong việc xác định sản phẩm. 3.4.4. Thu hái (crop) Thu hái tự nhiên không được trồng hay quản lý chính thức. 3.5. Khách hàng (customer) Bên tiếp nhận (các) đầu ra của (các) sản phẩm [(các) sản phẩm trồng trọt] hoặc dịch vụ của tổ chức trang trại. CHÚ THÍCH: Khách hàng có thể là nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức trang trại và có thể bao gồm người sử dụng (các) sản phẩm cuối cùng trong các tổ chức trang trại. Các tổ chức khác, như là tổ chức chính phủ hoặc tổ chức công nghiệp có thể được coi là khách hàng khi họ quy định các yêu cầu về sản phẩm hoặc quá trình. 3.6. Trang trại (farm) (Các) vùng đất hoặc các phương tiện thuộc hệ thống quản lý trang trại dành cho sản xuất nông nghiệp hoặc làm vườn. 3.7. Người quản lý trang trại (farm management) Người hoặc nhóm người quản lý một trang trại hàng ngày (thường xuyên). 3.8. Tổ chức trang trại (farm operation) Trang trại và các hoạt động trang trại sử dụng cho việc trồng trọt. CHÚ THÍCH: Tổ chức trang trại đề cập đến tất cả các hoạt động quản lý và các hoạt động khác liên quan đến việc trồng các cây trồng khác nhau. 3.9. Kế hoạch canh tác (farming plan) Kế hoạch trồng trọt trên một trang trại xác định.
CHÚ THÍCH: Kế hoạch canh tác là tập hợp các hướng dẫn hoặc hoạt động để thực hiện và dự kiến hướng đến việc trồng trọt. Thông thường kế hoạch canh tác xác định việc áp dụng các yếu tố cần thiết cho việc trồng trọt, ví dụ: sử dụng đất, quản lý nguồn lực và áp dụng các thực hành quản lý trang trại tốt nhất. Một kế hoạch canh tác có thể bao gồm các quy trình, lưu đồ, bản đồ cánh đồng, sổ tay hoặc bản phác thảo. 3.10. Người thu hoạch (harvester) Người tham gia vào việc thu hoạch mùa vụ. 3.11. Đầu vào (input) Sản phẩm hoặc dịch vụ sử dụng trong quá trình trồng trọt để đạt được kết quả dự kiến. CHÚ THÍCH: Đầu vào trong hệ thống trồng trọt là "những thành phần" để trồng trọt. Chất bổ sung cho đất (phân bón), hạt giống hoặc thân gốc, hóa chất bảo vệ cây trồng và nhiên liệu là những ví dụ về đầu vào trực tiếp cho hệ thống trồng trọt. Ví dụ lao động, công việc thường xuyên và các nhà tư vấn về trồng trọt có thể coi là các đầu vào. 3.12. Cơ sở hạ tầng (infrastructure) Tổ chức cơ sở hạ tầng (infrastructure organization) Hệ thống các phương tiện, thiết bị và dịch vụ cần thiết cho hoạt động của một trang trại. CHÚ THÍCH: Thuật ngữ này bao gồm ví dụ thiết bị, phương tiện, đất nông nghiệp, nhà xưởng, xe cộ, máy tính, hệ thống truyền thông, các dụng cụ cầm tay, máy móc sản xuất và những tiện nghi cần thiết cho việc trồng trọt. 3.13. Tổ chức (organization) Tổ chức trang trại hoặc tổ chức thu gom áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. 3.14. Sau thu hoạch (post harvest) Mọi hoạt động xử lý có thể cần thiết cho việc giao hay bán sản phẩm mà không làm thay đổi trạng thái tự nhiên của sản phẩm trồng trọt. 3.15. Sản phẩm (product) Kết quả cuối cùng của quá trình trang trại. 3.16. Quan sát cánh đồng (field observation) Loại hình riêng về kiểm tra cánh đồng. CHÚ THÍCH: Trong trường hợp sản xuất nông nghiệp, thuật ngữ này đề cập đến phương pháp kiểm tra cánh đồng đối với các loại sâu bệnh hoặc các vấn đề về trồng trọt khác trước hoặc trong suốt mùa tăng trưởng. Người quản lý trang trại hoặc người trong trang trại có thể tự thực hiện hoạt động này hay thuê người có trình độ tiến hành các hoạt động quan sát cánh đồng, tùy theo các kỹ năng cần thiết và mức độ chuyên môn có sẵn. Cánh đồng có thể được theo dõi nhiều lần trong suốt giai đoạn sinh trưởng hoặc tại những thời điểm nhất định để nhận biết các loại sâu bệnh hay đánh giá các điều kiện phục vụ trồng trọt. 3.17. Phân tách (segregation) Loại các sản phẩm không phù hợp khỏi những sản phẩm phù hợp theo đặt hàng của khách hàng. VÍ DỤ: Phân tách các loại chất lượng hoặc chủng loại khác nhau. 3.18. Nhà cung ứng (supplier) Người cung cấp đầu vào sử dụng trong trồng trọt.
VÍ DỤ: Người trồng trọt, người cung ứng hạt giống và nguyên liệu cây, phân bón, thiết bị, hóa chất và những người khác cung cấp đầu vào hoặc dịch vụ (bao gồm cả tư vấn và cố vấn) cho tổ chức trang trại. 3.19. Lãnh đạo cao nhất (top management) Người hoặc nhóm người chỉ đạo và kiểm soát tổ chức trang trại hoặc các hoạt động thu gom của trang trại ở cấp cao nhất. VÍ DỤ: Người quản lý trang trại, chủ sở hữu duy nhất, các chủ sở hữu, chủ nhân, ban quản lý chuồng trại, các đối tác, giám đốc điều hành, giám đốc quản lý, chủ tịch, ban giám đốc, (các) đối tác quản lý hoặc cố vấn bên thứ ba đưa ra mức độ kiểm soát cao đối với tổ chức trang trại bằng cách thiết lập chính sách và đặt ra các mục tiêu đối với tổ chức trang trại. CHÚ THÍCH: Trong các tổ chức nhỏ, người quản lý trang trại và lãnh đạo cao nhất có thể là cùng một người. 3.20. Môi trường làm việc (work environment) Tập hợp các điều kiện trong đó công việc được thực hiện. CHÚ THÍCH 1: Tổ chức trang trại có thể cần tham khảo TCVN ISO 14001 [3] khi thích hợp. CHÚ THÍCH 2: Thuật ngữ này bao trùm các yếu tố về môi trường tại nơi làm việc có thể ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm (xem ví dụ 6.4). Tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu cụ thể đối với các hệ thống quản lý khác như quản lý an toàn thực phẩm., quản lý môi trường hay quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp và không ngụ ý rằng tổ chức trang trại buộc phải áp dụng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, hệ thống quản lý môi trường hay hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. 3.21. Các từ viết tắt FSMS (Food Safety Management System) hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (thường đề cập đến TCVN ISO 22000[6] GAP (Good Agricultural Pratices) thực hành nông nghiệp tốt GHP (Good Hygiene Pratices) thực hành vệ sinh tốt HACCP (Hazard analysis critical control plan) kế hoạch phân tích mối nguy và điểm kiểm soát trọng yếu (xem TCVN ISO 22000[6]) SOP (Standards operating procedure) qui trình thao tác chuẩn 4. Hệ thống quản lý chất lượng 4.1. Yêu cầu chung TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Tổ chức phải xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Tổ chức phải a) xác định các quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng chúng trong toàn bộ tổ chức (xem 1.2), b) xác định trình tự và mối tương tác của các quá trình này, c) xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo vận hành và kiểm soát các quá trình này có hiệu lực, d) đảm bảo sẵn có các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ việc vận hành và theo dõi các quá trình này. e) theo dõi, đo lường khi thích hợp và phân tích các quá trình này, và
f) thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liên tục các quá trình này. Tổ chức phải quản lý các quá trình theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Khi tổ chức chọn nguồn bên ngoài cho bất kỳ quá trình nào ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu, tổ chức phải đảm bảo kiểm soát được những quá trình đó. Cách thức và mức độ kiểm soát cần áp dụng cho những quá trình sử dụng nguồn bên ngoài này phải được xác định trong hệ thống quản lý chất lượng. CHÚ THÍCH 1: Các quá trình cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng nêu ở trên bao gồm cả các quá trình về các hoạt động quản lý, cung cấp nguồn lực, tạo sản phẩm, đo lường, phân tích và cải tiến. CHÚ THÍCH 2: "Quá trình sử dụng nguồn bên ngoài" là quá trình tổ chức cần cho hệ thống quản lý chất lượng của mình và lựa chọn để bên ngoài thực hiện. CHÚ THÍCH 3: Việc đảm bảo kiểm soát các quá trình sử dụng nguồn bên ngoài không loại trừ được trách nhiệm của tổ chức về sự phù hợp với tất cả các yêu cầu của khách hàng, luật định và chế định. Loại và mức độ kiểm soát cần áp dụng với các quá trình sử dụng nguồn bên ngoài có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như a) tác động tiềm ẩn của quá trình sử dụng nguồn bên ngoài đến khả năng của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm phù hợp với các yêu cầu. b) mức độ chia sẻ việc kiểm soát quá trình. c) khả năng đạt được kiểm soát cần thiết thông qua việc áp dụng 7.4 Hướng dẫn: Mục đích của 4.1 là bao quát yêu cầu đối với tổ chức trang trại để xây dựng và áp dụng thực tế hệ thống quản lý chất lượng và quy định các yêu cầu chung làm cơ sở để hoạch định hệ thống quản lý chất lượng (xem 5.4.2). Để hoạt động các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008 [1], tổ chức trang trại cần đảm bảo rằng những hoạt động được mô tả từ điểm a) đến f) được đề cập trong hệ thống quản lý chất lượng. Các hoạt động cần thiết được mô tả chi tiết hơn trong phần còn lại của tiêu chuẩn này. a) Các quá trình có thể bao gồm, ví dụ quá trình hoạch định, quá trình trồng cây, quá trình thu hoạch, quản lý đất, quản lý nước, dưỡng chất và quản lý sâu bệnh (xem Phụ lục A). Tổ chức trang trại có thể cần đề cập đến các điều khác như tiến hành quá trình hoạch định, ví dụ 5.4.1 (mục tiêu chất lượng), 5.4.2 (hoạch định hệ thống quản lý chất lượng, 7.1 (hoạch định tạo sản phẩm) và 7.2 (các quá trình liên quan đến khách hàng). b) Hoạch định chung cho các hoạt động trồng trọt thường được lập thành văn bản tùy theo nhu cầu của tổ chức trang trại và khách hàng của họ. Một kế hoạch canh tác được lập thành văn bản ngày càng quan trọng với các trang trại do các yêu cầu phức tạp hay quan trọng của khách hàng hoặc luật định và chế định. Ví dụ, một kế hoạch canh tác được lập thành văn bản có thể bao gồm các lưu đồ dòng chảy, thực tiễn vận hành tiêu chuẩn, các kế hoạch trồng trọt, bố trí trang trại, kế hoạch hoạt động hoặc các phương pháp khác được xem là liên quan tới tổ chức trang trại. Các kế hoạch canh tác có thể bao gồm bản đồ cánh đồng được cập nhật để xác định những gì cần được trồng và trồng ở đâu; kế hoạch canh tác, kế hoạch áp dụng đầu vào cho việc trồng trọt; và các hoạt động khác nhằm hỗ trợ các mục tiêu chất lượng và đạt được các yêu cầu của khách hàng, hợp đồng, cũng như các yêu cầu luật định và chế định. Các kế hoạch canh tác cần tính đến việc nhiều hoặc tất cả các quá trình trang trại có thể kết nối với nhau và trình tự, sự tương tác và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các quá trình này cần được xem xét ở tất cả các giai đoạn hoạch định và khi thay đổi các kế hoạch. Xem Phụ lục A. c) Hoạch định tổng thể về trồng trọt cần bao gồm tiêu chí cho các hoạt động riêng lẻ cấu thành kế hoạch, khi thích hợp.
d) Các nguồn lực được sử dụng trong trồng trọt có thể bao gồm ví dụ đất, lao động, công cụ và thiết bị, nước, nhà xưởng và các đầu vào tiêu dùng khác như hạt giống, các sản phẩm bảo vệ cây trồng, phân bón và thuốc diệt cỏ. Xem Điều 6. e) Hoạt động theo dõi, đo lường và phân tích có thể tác động đáng kể đến một số quá trình của tổ chức trang trại. Điều 8 bao gồm thu nhập dữ liệu sử dụng để đo lường sự thành công và để theo dõi việc cải tiến. Kế hoạch canh tác và trồng trọt thường bị ảnh hưởng bởi nhiều thay đổi khác nhau bao gồm, ví dụ như môi trường, thời tiết hoặc tình huống kinh doanh. Do đó, người quản lý cần xác định các quá trình để theo dõi, đo lường và phân tích khi thích hợp để đảm bảo các hoạt động cải tiến liên tục được thực hiện. f) Khi người quản lý trang trại xác định những điều cần thực hiện, thì hoạt động này cần được thực hiện như phương tiện đảm bảo các kết quả và cải tiến liên tục (xem 8.5.1). Người quản lý trang trại cần quy định các quá trình theo dõi và đo lường, phân tích và cải tiến để đạt được cải tiến liên tục cho hệ thống quản lý chất lượng. TRỢ GIÚP: Đối với các tổ chức trang trại nhỏ, việc hoạch định có thể được giới hạn đối với các hoạt động liên quan đến khu vực trồng trọt, các quy định và tiền lương. Để đạt được kế hoạch canh tác (theo TCVN ISO 9001:2008 [1], 5.4), người quản lý trang trại xác định và thực hiện các hoạt động cần thiết để hỗ trợ cải tiến liên tục. Các hoạt động cần dựa trên kết quả và theo dõi, đo lường và phân tích (xem TCVN ISO 9001:2008 [1], 8.2 và 8.4). Khi cần, người quản lý trang trại có thể xem xét thay đổi và cải tiến hệ thống, các quá trình hoặc kế hoạch canh tác (xem 8.5.1). Kế hoạch canh tác đưa ra các kiểm soát nhằm đảm bảo các hoạt động của tổ chức trang trại, hoạt động thầu phụ, cũng như các trách nhiệm và sự tương tác liên quan đến các hoạt động được ký kết hợp đồng và các dịch vụ hỗ trợ được thực hiện và có hiệu lực. 4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu 4.2.1. Khái quát TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng phải bao gồm a) các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, b) sổ tay chất lượng, c) các thủ tục dạng văn bản và hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn này, và d) các tài liệu, bao gồm cả hồ sơ, được tổ chức xác định là cần thiết để đảm bảo hoạch định, vận hành và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của tổ chức. CHÚ THÍCH 1: Khi thuật ngữ "thủ tục dạng văn bản" xuất hiện trong tiêu chuẩn này, thì thủ tục đó phải được xây dựng, lập thành văn bản, thực hiện và duy trì. Một tài liệu riêng rẽ có thể đề cập tới yêu cầu với một hoặc nhiều thủ tục. Yêu cầu về thủ tục dạng văn bản có thể được đề cập trong nhiều tài liệu. CHÚ THÍCH 2: Mức độ văn bản hóa hệ thống quản lý chất lượng của mỗi tổ chức có thể khác nhau tùy thuộc vào a) quy mô của tổ chức và loại hình hoạt động, b) sự phức tạp và sự tương tác giữa các quá trình, và c) năng lực nhân sự. CHÚ THÍCH 3: Hệ thống tài liệu có thể ở bất kỳ dạng hoặc loại phương tiện nào. Hướng dẫn: Lưu ý rằng các tài liệu đã có có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng, chương trình chứng nhận, hoặc các yêu cầu luật định và chế định. Khi những tài liệu này đáp ứng các yêu cầu
của TCVN ISO 9001:2008[1], chúng có thể được tham khảo và sử dụng trong các hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức trang trại. a) Chính sách chất lượng (5.3) thể hiện cam kết của lãnh đạo cao nhất đối với hệ thống quản lý chất lượng. Chính sách này cần được công bố và truyền đạt đến mọi cá nhân. Các mục tiêu chất lượng (5.4.1) có thể khác nhau đối với các quá trình khác nhau trong tổ chức trang trại. Các mục tiêu này cần được xem xét và cập nhật khi có thay đổi theo thời gian. b) Sổ tay chất lượng được đề cập chi tiết trong 4.2.2. c) Thủ tục được lập thành văn bản là thủ tục được viết ra và sẵn có dưới hình thức có thể sao chép và kiểm soát như chỉ ra 4.2. Tổ chức trang trại chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các yêu cầu được mô tả trong sáu điều dưới đây được nêu trong các thủ tục dạng văn bản. Không nhất thiết phải có sáu thủ tục yêu cầu trong sáu tài liệu riêng. Chúng có thể nằm trong sổ tay chất lượng hoặc trong các tài liệu khác do người quản lý trang trại xác định. 1) kiểm soát tài liệu (4.2.3); 2) kiểm soát hồ sơ (4.2.4); 3) đánh giá nội bộ (8.2.2) 4) kiểm soát sản phẩm không phù hợp (8.3); 5) hành động khắc phục (8.5.2); 6) hành động phòng ngừa (8.5.3). Tổ chức trang trại có thể xác định việc có cần thêm các thủ tục yêu cầu có tài liệu hay không. Hồ sơ quá trình liên quan đến chất lượng có thể quan trọng đối với khách hàng. Ngoài ra, hồ sơ có thể cung cấp dấu vết về bằng chứng cho việc truy tìm nguồn gốc hoặc hồ sơ về thử nghiệm chất lượng. Những hồ sơ này có thể dưới dạng hoặc định dạng bất kỳ được xây dựng phù hợp với nhu cầu của tổ chức trang trại hoặc khách hàng. d) Yêu cầu này quy định rằng tổ chức trang trại có khả năng: "đảm bảo việc hoạch định, vận hành và kiểm soát có hiệu lực các quá trình". Việc này có thể có hoặc không được lập thành văn bản một cách đầy đủ hay chính thức. Tổ chức trang trại chịu trách nhiệm xác định cách thực hiện kiểm soát này. Quan trọng là người lao động có thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình. Một số phương pháp phổ biến đối với với việc cung cấp kiểm soát này bao gồm: 1) thực hành công việc, quy trình công việc, hướng dẫn công việc, lưu đồ dòng chảy, lưu đồ quá trình, các bước quá trình, danh mục kiểm tra; 2) thực tiễn hoạt động, hướng dẫn hoạt động hoặc quy trình hoạt động; 3) lịch trình sản xuất, kế hoạch canh tác, bản đồ trang trại; 4) danh sách nhà cung ứng được ưu tiên (người hoặc tổ chức từ đó mua đầu vào); 5) các quy định (các tiêu chuẩn phân loại hạt); 6) các quy định về hợp đồng sản xuất; 7) danh mục các yêu cầu luật định và chế định. Hướng dẫn về các chú thích cho điều 4.2.1: Những chú thích này đưa ra hướng dẫn quan trọng cho việc xây dựng hệ thống tài liệu quản lý chất lượng. Khái quát về tài liệu cần thiết và các chú thích kèm theo nêu trong 4.2.1 mang lại sự rõ ràng nhất định về những già mong đợi. Các quá trình đơn giản có thể đòi hỏi ít tài liệu liên quan đến những gì được thực hiện hơn so với một quá trình phức tạp đòi hỏi nhiều hướng dẫn bằng văn bản. Tổ chức một thành viên có thể không cần tài liệu hướng dẫn các nhân viên khác nhưng có thể cần viết ra những điều chỉ để ghi nhớ.
Người có năng lực có thể cần ít hoặc không cần các thủ tục dạng văn bản tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức trang trại. Tài liệu có thể ở bất kỳ dạng hoặc loại phương tiện truyền thông nào, ví dụ bản giấy, điện tử, hình ảnh, và bản vẽ. Một đoạn phim thể hiện các phương pháp đúng và các bước thao tác chính xác có thể tốt cho việc mô tả các hướng dẫn cho một số công việc. Hệ thống tài liệu là các tài liệu dạng văn bản mô tả các thành phần khác nhau của hệ thống quản lý chất lượng như liệt kê trên. Phạm vi trong đó các quá trình cần được lập thành văn bản phụ thuộc vào tính phức tạp và sự ổn định của các hoạt động quá trình, mức độ rủi ro liên quan đến hoạt động đó và năng lực nhân sự. Các tài liệu cần thích hợp để trả lời các câu hỏi: "Ai?" "Cái gì?" "Điều gì?" "Khi nào?" "Ở đâu?" "Tại sao?" "Như thế nào?". Ví dụ, không cần phải có một tài liệu chính thức về cách thức giữ an toàn thiết bị trang trại - đơn giản chỉ cần đưa ra một câu là "thay thế tấm chăn sau khi bảo trì" có thể mô tả đủ các kết quả dự kiến. Lãnh đạo khi làm việc với những người liên quan cần quyết định mức độ chi tiết cần thiết. Điều này phụ thuộc vào các phương pháp được sử dụng, kỹ năng của nhân sự, việc đào tạo được thực hiện và mức độ giám sát yêu cầu. Quá chi tiết không nhất thiết sẽ đưa ra sự kiểm soát nhiều hơn và đảm bảo kết quả tốt hơn. Tài liệu tốt thường ngắn gọn và được áp dụng khi cần thiết. Việc đào tạo thường có thể thay đổi cho nhu cầu đối với các hướng dẫn bằng văn bản. Người quản lý trang trại cần hiểu rằng các tài liệu hiện có có thể thể là đầy đủ. Hệ thống quản lý chất lượng và việc chuẩn bị tài liệu có thể lôi kéo sự tham gia của nhiều người làm việc với tổ chức trang trại. Điều này đảm bảo rằng các chi tiết trong tài liệu phản ánh đúng thực tiễn công việc. Những người tham gia trước đó và những người khác tham gia vào hoạt động này sẽ tạo ra một sự hiểu biết tốt hơn, sự tham gia rộng hơn và cảm nhận về quyền sở hữu hệ thống quản lý chất lượng. Tài liệu liên quan đến trồng trọt có thể bao gồm: a) tài liệu do khách hàng cung cấp chỉ ra các yêu cầu của khách hàng; b) tài liệu tạo ra từ tổ chức trang trại sử dụng để thu thập các yêu cầu cụ thể của khách hàng; c) danh mục kiểm tra hoặc các công cụ đánh giá khác được sử dụng để đánh giá năng lực của các nhà cung ứng đầu vào; d) các yêu cầu về hạt giống và thân gốc, các chất bổ sung cho đất và các đầu vào khác; e) tài liệu liên quan đến vận hành và bảo trì thiết bị; f) các thủ tục hoặc các hướng dẫn để kiểm soát hoạt động quan sát cánh đồng, thử nghiệm, hoạt động kiểm tra cánh đồng, duy trì tính đồng nhất, xác định nguồn gốc, làm sạch thiết bị, làm sạch kho và chuẩn bị thùng đựng, kiểm tra sản phẩm trồng trọt, vận chuyển, bảo quản sản phẩm dự phòng và các đầu vào; g) các yêu cầu chế định. 4.2.2. Sổ tay chất lượng. TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Tổ chức phải thiết lập và duy trì sổ tay chất lượng trong đó bao gồm a) phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm cả các nội dung chi tiết và lý giải về bất cứ ngoại lệ nào (xem 1.2), b) các thủ tục dạng văn bản được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng hoặc viện dẫn đến chúng, và c) mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng.
Hướng dẫn: Sổ tay chất lượng cần mô tả rõ ràng cấu trúc của hệ thống quản lý chất lượng và dùng như một "lộ trình" xuyên suốt hệ thống. Mọi sự kết hợp và liên kết với các hệ thống hay tài liệu khác mà tổ chức trang trại có thể cần đáp ứng cần được nêu chi tiết trong sổ tay chất lượng. Khi thích hợp, phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng cần xác định các sản phẩm trồng trọt, quá trình, khách hàng và địa điểm trồng trọt nếu hệ thống quản lý chất lượng áp dụng với tổ chức trang trại đó. Sổ tay chất lượng có thể viện dẫn các thủ tục được lập thành văn bản đã có để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các chương trình chứng nhận hoặc các yêu cầu luật định và chế định. Khi các thủ tục này đáp ứng yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008[1] thì không cần phải viết lại thủ tục. Tuy nhiên, vẫn cần viện dẫn các thủ tục này trong sổ tay chất lượng. Tổ chức trang trại có thể lựa chọn sử dụng các lưu đồ dòng chảy, bản vẽ và biểu đồ để văn bản hóa trình tự và các mối tương quan giữa các quá trình riêng lẻ trong các hoạt động này. Sổ tay chất lượng có thể bao gồm hoặc viện dẫn các điểm mô tả dưới đây a) Bản mô tả về cấu trúc của hệ thống quản lý chất lượng bao gồm, ví dụ bản mô tả tóm tắt về tài liệu của tổ chức trang trại, ví dụ của các tài liệu, cách thức sử dụng tài liệu, sơ đồ hoặc biểu đồ cơ cấu tổ chức và bản mô tả các hoạt động của trang trại. b) Danh mục các nội dung về số lượng và tiêu đề từng phần của sổ tay và vị trí các phần. c) Chính sách chất lượng (5.3), mục tiêu chất lượng (5.4.1) và những tuyên bố về trách nhiệm và quyền hạn (5.5.1). d) Việc dẫn tất cả các thủ tục được lập thành văn bản cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng. e) Định nghĩa mọi thuật ngữ có nghĩa đơn nhất đối với tổ chức trang trại Định dạng sổ tay chất lượng do người quản lý trang trại quyết định. Khi đưa ra quyết định này người quản lý trang trại cần xét đến những người sử dụng sổ tay chất lượng khác nhau. Điều này cũng hữu ích để hiểu rằng sổ tay có thể được thể hiện cho những người bên ngoài. Những yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008[1] không áp dụng được cho tổ chức trang trại và không nằm trong hệ thống quản lý chất lượng cần được nhận biết là các ngoại lệ (xem 1.2). Các lý do cho từng ngoại lệ cũng cần được nêu ra. Tuy nhiên, một vài yêu cầu cho phép ngoại lệ với việc loại trừ có thể có trong thiết kế và phát triển (xem 7.3). TRỢ GIÚP: Có thể thấy tổ chức trang trại nhỏ thích hợp để đưa mô tả về toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng vào một sổ tay, gồm tất cả các thủ tục văn bản theo yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008[1]. Các tổ chức trang trại lớn, đa quốc gia có thể cần nhiều sổ tay ở cấp toàn cầu, quốc gia hoặc khu vực và hệ thống phân cấp tài liệu phức tạp hơn. 4.2.3. Kiểm soát tài liệu TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Các tài liệu theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng phải được kiểm soát. Hồ sơ chất lượng là một loại tài sản đặc biệt và phải được kiểm soát theo các yêu cầu nêu trong 4.2.4. Tổ chức phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết nhằm: a) phê duyệt tài liệu về sự thỏa đáng trước khi ban hành, b) xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu, c) đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu, d) đảm bảo các phiên bản của các tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng, e) đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết, f) đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài mà tổ chức xác định là cần thiết cho việc hoạch định và vận hành hệ thống quản lý chất lượng được nhận biết và việc phân phối chúng được
kiểm soát, và g) ngăn ngừa việc vô tình sử dụng các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì bất kỳ mục đích nào. Hướng dẫn: "Kiểm soát tài liệu" nghĩa là một hoặc nhiều người được giao trách nhiệm đảm bảo rằng chỉ các tài liệu mới nhất được sử dụng. Điều này bao gồm việc đưa ra phê duyệt cuối cùng cho các tài liệu gốc hoặc sửa đổi trước khi sử dụng. Yêu cầu này đảm bảo rằng một hoặc nhiều người trong tổ chức trang trại xác định rằng tất cả các tài liệu đều đầy đủ, được kiểm soát và sẵn có cho mọi người như một phương tiện cho các hoạt động kiểm soát thỏa đáng. Nói cách khác, tài liệu có phù hợp với nội dung tổ chức trang trại thực hiện và cách nó được thực hiện không. Một số tài liệu có thể có sự xem xét và kế hoạch sửa đổi được xác định trước (chẳng hạn như hàng năm đối với mỗi hợp đồng sản xuất), trong khi những tài liệu khác có thể cần xem xét và sửa đổi kém thường xuyên hơn. Các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài cũng phải được nhận biết và kiểm soát. Ví dụ, sổ tay của người vận hành thiết bị do nhà sản xuất cung cấp có thể được nhận biết như một phần của hệ thống tài liệu. Nội dung quan trọng đối với hệ thống quản lý chất lượng có thể làm nổi bật và đưa ra chú thích trên cả sổ tay của người vận hành cũng như trong các hướng dẫn khác giúp đảm bảo rằng các tài liệu lỗi thời được nhận biết và bị loại bỏ khỏi sử dụng khi thích hợp. Điều 4.2.3 nêu rõ ràng hồ sơ là một loại tài liệu đặc biệt (xem 4.2.4). Hồ sơ được tạo ra như kết quả của một hoạt động nào đó, là tuyên bố về thực tế tại thời điểm đó và không sửa đổi được. Các tài liệu lỗi thời (hoặc tài liệu được sửa đổi) có thể trở thành hồ sơ. Với sự phát triển nhanh chóng của máy tính và lưu trữ thông tin điện tử, việc tuân thủ các yêu cầu của kiểm soát tài liệu đã trở nên tương đối dễ dàng. Nếu các phương pháp điện tử sẵn có, chúng có thể cung cấp phương tiện kiểm soát tài liệu hiệu lực. Nỗ lực để giữ số lượng bản sao tài liệu ở mức thấp nhất. Việc tiếp cận tài liệu chung đơn giản hơn nhiều trong tổ chức trang trại nhỏ, nơi có ít hình thức hơn, ít người dùng hơn và các địa điểm nhỏ hơn, thường là duy nhất. Nếu mọi người có thể truy cập dễ dàng đối với một bản sao tại trung tâm, thì có thể loại bỏ nhu cầu kiểm soát phức tạp và sắp xếp việc kiểm soát các thay đổi được đơn giản hóa. Đảm bảo rằng các tài liệu hiện hành đều rõ ràng và sạch sẽ. Các tài liệu cần được duy trì dưới sự kiểm soát của tổ chức trang trại. TRỢ GIÚP: Trong một tổ chức nhỏ, một danh mục có thể nhận biết những người nắm giữ và vị trí của tài liệu. Nếu có sự thay đổi với một tài liệu, cần chỉ định một người để thu thập tài liệu cũ và phân phát tài liệu mới. Có thể lập một hồ sơ phù hợp đối với ảnh hưởng này bằng cách dùng các chú thích viết tay hoặc các phương tiện khác. 4.2.4. Kiểm soát hồ sơ TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Phải kiểm soát hồ sơ được thiết lập để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và việc vận hành có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Tổ chức phải lập một thủ tục bằng văn bản để xác định cách thức kiểm soát cần thiết đối với việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, thời gian lưu giữ và hủy bỏ hồ sơ. Hồ sơ phải luôn rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng. Hướng dẫn: Hồ sơ cung cấp bằng chứng rằng trên thực tế tổ chức trang trại đã đáp ứng yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Quản lý rủi ro là một yếu tố chính trong việc xác định hồ sơ nào là cần thiết và cần được giữ bao lâu. Các ví dụ về hồ sơ bao gồm: a) hồ sơ bắt buộc của hệ thống quản lý chất lượng (xem 4.2.1); b) hồ sơ hoạch định; c) hồ sơ hoạt động trồng và chăm sóc;
d) hồ sơ hoạt động tại cánh đồng; e) hồ sơ thu hoạch, bảo quản và xử lý; f) hồ sơ an toàn thực phẩm hoặc xác định nguồn gốc (nếu hợp đồng hoặc luật định và chế định yêu cầu); g) công bố của nhà cung ứng. Máy tính và lưu trữ thông tin điện tử cần được sao chép dự phòng. Khi các hồ sơ không còn cần thiết với tổ chức trang trại, thì chúng có thể được hủy như nêu trong kế hoạch quản lý chất lượng. TRỢ GIÚP: Điều quan trọng là tổ chức trang trại nhỏ không tự mang gánh nặng với số lượng lớn giấy tờ không cần thiết. Phải đưa ra quyết định hồ sơ nào là cần thiết liên quan đến trang trại cũng như những gì các tiêu chuẩn về chất lượng yêu cầu. Xác định mỗi loại hồ sơ cần lưu giữ bao lâu, tìm ở đâu và cách thức xử lý sau này. Chỉ lưu giữ những gì cần thiết. 5. Trách nhiệm của lãnh đạo 5.1. Cam kết của lãnh đạo TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Lãnh đạo cao nhất phải cung cấp bằng chứng về sự cam kết của mình đối với việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống đó bằng cách a) truyền đạt cho tổ chức về tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định và chế định, b) thiết lập chính sách chất lượng, c) đảm bảo việc thiết lập các mục tiêu chất lượng, d) tiến hành việc xem xét của lãnh đạo, và e) đảm bảo sẵn có các nguồn lực. Hướng dẫn: Một người hoặc một nhóm người cần chịu trách nhiệm đối với việc chỉ đạo và ra quyết định. Người hoặc nhóm người này được chỉ định là lãnh đạo cao nhất. Họ chịu trách nhiệm đối với hệ thống quản lý chất lượng. Lãnh đạo cần cam kết đáp ứng các yêu cầu luật định và chế định, yêu cầu của hợp đồng hoặc khách hàng. TRỢ GIÚP: Trong tổ chức trang trại nhỏ, lãnh đạo cao nhất có thể là chủ sở hữu, đối tác hoặc một vài cá nhân được chỉ định. Lượng truyền đạt thông tin nội bộ được xác định bởi mức độ phức tạp của tổ chức trang trại. Ví dụ, tổ chức trang trại một thành viên không đòi hỏi bất kỳ dòng truyền đạt thông tin nội bộ nào. 5.2. Hướng vào khách hàng TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng nhằm nâng cao sự thỏa mãn khách hàng (xem 7.2.1 và 8.2.1). Hướng dẫn: Các yêu cầu của khách hàng có thể bao gồm: a) tình trạng sản phẩm trồng trọt thực tế (từ trồng cây đến khi thu hoạch và bảo quản); b) các quy định của hợp đồng; c) số lượng sản phẩm trồng trọt được hoạch định so với số lượng thực tế; d) các điều kiện bảo quản sản phẩm trồng trọt; e) thời gian giao sản phẩm trồng trọt theo kế hoạch so với thời gian giao thực tế; f) việc sử dụng dự kiến.
Tổ chức trang trại cần xác định mức độ khách hàng cảm nhận sự thỏa mãn và những điều này có thể bao gồm: 1) đáp ứng các quy định hợp đồng; 2) phản hồi của khách hàng; 3) các quy định khác. 5.3. Chính sách chất lượng TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng chính sách chất lượng a) phù hợp với mục đích của tổ chức, b) bao gồm việc cam kết đáp ứng các yêu cầu và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, c) cung cấp cơ sở cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng, d) được truyền đạt và thấu hiểu trong tổ chức, và e) được xem xét để luôn thích hợp. Hướng dẫn: Chính sách chất lượng cần là một tuyên bố tóm tắt mô tả tầm nhìn tổng thể và cam kết về chất lượng của tổ chức trang trại. Những người tham gia vào tổ chức trang trại cần biết rõ chính sách chất lượng. Lãnh đạo cao nhất cần xem xét chính sách chất lượng hàng năm. 5.4. Hoạch định 5.4.1. Mục tiêu chất lượng TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng, bao gồm cả những điều cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của sản phẩm [xem 7.1 a)], được thiết lập tại các cấp và bộ phận chức năng liên quan trong tổ chức. Mục tiêu chất lượng phải đo được và nhất quán với chính sách chất lượng. Hướng dẫn: Mục tiêu chất lượng là các kết quả cụ thể có thể đo lường được trong một khuôn khổ thời gian cụ thể mà tổ chức trang trại dự kiến hoàn thành. Mục tiêu chất lượng cần được người quản lý trang trại xác định rõ ràng. Các mục tiêu có thể nằm trong kế hoạch chất lượng của tổ chức trang trại. Tổ chức trang trại cần xác nhận việc đạt được (các) mục tiêu. Các thước đo có thể gồm khuôn khổ thời gian, số lượng, kích thước hoặc các phương tiện khác được người quản lý trang trại xác định thích hợp. Một số ví dụ bao gồm: a) giảm số lượng hàng giao không đáp ứng các quy định của khách hàng; b) giảm việc sử dụng thuốc trừ sâu; c) giảm xói mòn đất; d) cải tiến hệ thống kiểm soát tài liệu. Các mục tiêu không phải là danh sách mong muốn về những gì tổ chức muốn xảy ra, mà cần phản ánh rõ ràng và chính xác những gì dự kiến xảy ra. TRỢ GIÚP: Mục tiêu chất lượng không cần tỉ mỉ hay phức tạp. Điều quan trọng là các mục tiêu chất lượng phản ánh rõ ràng mục đích của tổ chức trang trại. Các hợp đồng với khách hàng có thể bao gồm các mục tiêu rõ ràng phù hợp với mục tiêu chất lượng. 5.4.2. Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo
a) tiến hành hoạch định hệ thống quản lý chất lượng để đáp ứng các yêu cầu nêu trong 4.1 cũng như các mục tiêu chất lượng, và b) tính nhất quán của hệ thống quản lý chất lượng được duy trì khi các thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng được hoạch định và thực hiện. Hướng dẫn: Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm về quá trình hoạch định quan trọng này. Chính sách và mục tiêu chất lượng cần liên quan đến các mục đích của tổ chức trang trại. Việc hoạch định mô tả các hành động cần thiết để đáp ứng các mục tiêu. Yêu cầu ở 5.4.2 là lãnh đạo cao nhất của tổ chức trang trại phải đảm bảo việc hoạch định hệ thống quản lý chất lượng đạt được các mục tiêu chất lượng quy định bởi tổ chức trang trại và thỏa mãn các yêu cầu ở 4.1. Tổ chức trang trại cần thiết lập hệ thống quản lý chất lượng dựa trên kế hoạch về "toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng" này. Khi hoạch định hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức trang trại cần xem xét khả năng tương thích với các hệ thống quản lý khác như hệ thống về môi trường và lao động. Khi tổ chức trang trại cần thay đổi hoặc điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng, thì 5.4.2 b) đòi hỏi tổ chức trang trại cũng hoạch định thay đổi hoặc điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo hiệu lực và tính nhất quán liên tục. Thường có sự nhầm lẫn giữa 5.4.2 và 7.1. Mục đích của 5.4.2 là hoạch định toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng. Trong suốt giai đoạn hoạch định này, việc đề cập đến các yêu cầu chung đối với hệ thống quản lý chất lượng (4.1), cũng như các quá trình riêng lẻ của tổ chức trang trại là phù hợp. Cách tiếp cận đối với việc hoạch định có thể hữu ích như sau: a) nhận biết các quá trình trong tổ chức bao gồm hệ thống quản lý chất lượng; b) nhận biết tất cả các thủ tục liên quan đến từng quá trình; c) phân tích sự kết nối giữa các quá trình được nhận biết; d) xác định các thủ tục được sử dụng khi thực hiện các quá trình; e) nhận biết các khu vực cần hoặc phải được theo dõi hay đo lường; f) sử dụng thời hạn để thực hiện các hoạt động phòng ngừa và khắc phục. Các hoạt động hoạch định có thể tính đến các hệ thống quản lý khác liên quan đến an toàn thực phẩm hoặc môi trường. TRỢ GIÚP: Quá trình hoạch định không cần phải tỉ mỉ hoặc phức tạp. Quan trọng là kế hoạch phản ánh rõ ràng ý định thực tế (nghĩa vụ hợp đồng) và cho phép sự linh hoạt. Hợp đồng có thể bao gồm các kế hoạch hoặc có thể được viện dẫn trong suốt quá trình hoạch định. 5.5. Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin 5.5.1. Trách nhiệm và quyền hạn TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo các trách nhiệm và quyền hạn được xác định và thông báo trong tổ chức. Hướng dẫn: Lãnh đạo cao nhất cần đảm bảo rằng mọi người đều biết điều họ được mong đợi thực hiện (trách nhiệm), điều họ được phép thực hiện (quyền hạn) và hiểu rõ những trách nhiệm và quyền hạn này liên quan thế nào tới những cá nhân khác. Cần đưa ra xem xét đặc biệt để liên kết những người ra quyết định (mức độ quyền hạn ngang nhau). TRỢ GIÚP: Mô tả công việc không cần phải tỉ mỉ hay phức tạp. Điều quan trọng là các bản mô tả phản ánh rõ ràng tình huống thực và cho phép sự linh hoạt. 5.5.2. Đại diện lãnh đạo TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu