Tổ chức - Quản lý sự kiện: Nghề cân não
Nhắc đến tổ chức sự kiện, đa phần chúng ta hình dung đó là một nghề thỏa
mãn được óc sáng tạo, sự đam mê, năng động và luôn có những trải nghiệm
mới thú vị.
Không ít các bạn trẻ được hòa mình vào những siêu phẩm của ngành sự kiện như
Heineken Countdown Party, Soundfest… và ước ao trở thành một thành viên của
Ban tổ chức. Tuy nhiên, để có được ánh hào quang rực rỡ, ít ai biết rằng dân
“event’ phải trải qua những cuộc cân não căng thẳng, từ khâu lên ý tưởng, thiết kế
hình ảnh, quản lý chi phí đến lập kế hoạch thực hiện và triển khai thực tế.
Quản lý sự kiện là gì?
Có nhiều cách hiểu thế nào là sự kiện tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận của người
trong nghề. Người làm marketing coi event là một công cụ below-the-line hữu ích
giúp thương hiệu “giao tiếp” với nhóm khách hàng mục tiêu một cách chuẩn xác
và ấn tượng nhất. Người làm công tác tổ chức hội nghị, hội thảo… nhìn nhận sự
kiện là kết quả cuối cùng của một chuỗi các công việc hậu cần hướng đến việc thỏa
mãn sự kỳ vọng của người tham dự…
Quản lý sự kiện thường bao gồm các bước: nghiên cứu thương hiệu, xác định đối
tượng mà sự kiện hướng tới, đề ra mục tiêu của sự kiện, phát triển ý tưởng chủ đạo,
lập ngân sách và kế hoạch triển khai, chuẩn bị logistic và các yếu tố kỹ thuật để
thực hiện chương trình, tổng kết và tiến hành các hoạt động hậu kỳ khác giúp kéo
dài hiệu ứng của sự kiện đó.
Một sự kiện do Công ty Goodwill tổ chức
Tố chất của người làm sự kiện
Những tố chất cơ bản của dân sự kiện có thể kể đến là óc tổ chức tốt, năng động,
sáng tạo, kỹ năng làm việc nhóm tốt, cẩn thận đến từng chi tiết, có sức khỏe tốt và
đam mê cháy bỏng với nghề. Ngoài những tố chất trên, muốn đạt được thành công,
người làm sự kiện cần có óc quan sát. Mọi chi tiết trong cuộc sống dù là nhỏ nhất
đều có thể trở thành tư liệu đáng quý cho một sự kiện trong tương lai và đôi khi lại
trở thành ý tưởng mấu chốt làm nên một chương trình mới lạ, độc đáo.
Tuy nhiên, để bền lâu với công việc này, người làm tổ chức sự kiện còn phải tôi
luyện cho mình tinh thần thép để giữ được bình tĩnh và sáng suốt ứng phó với mọi
sự cố bất ngờ. Một sự kiện thành công phải là một chương trình diễn ra “nuột nà”
từ đầu đến cuối mà người tham dự không thể nhận ra những rắc rối nơi hậu trường,
như một vũ công vẫn phải nhảy múa sao cho khán giả không thể nhận ra cô đang bị
đau chân vậy.
Tổ chức/quản lý sự kiện: Nghề cân não