Tổ chức sự kiện (Event planning)

Chia sẻ: Tran Thi Oanh | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:24

Thêm vào BST

Báo xấu

105
lượt xem 23
download

Tổ chức sự kiện (Event planning)

Mô tả tài liệu

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tổ chức sự kiện (Event planning) là công việc góp phần “ đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện là cơ hội tốt để doanh nghiệp gặp gỡ trao đổi, giao lưu với bạn hàng, đối tác, với các cơ quan truyền thông, các cơ quan công quyền, thúc đẩy hơn nữa thông tin đa chiều về thương hiệu và sản phẩm, đồng thời tăng cường hơn nữa các mối quan hệ có lợi cho đơn vị, ngoài ra còn đề cao được hình ảnh của doanh nghiệp đối với xã hội, có thể nói các...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tổ chức sự kiện (Event planning)

Phần 1:Khi nào cần tổ chức sự kiện? 1. Ý tưởng cho việc tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện (Event planning) là công việc góp phần “ đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện là cơ hội tốt để doanh nghiệp gặp gỡ trao đổi, giao lưu với bạn hàng, đối tác, với các cơ quan truyền thông, các cơ quan công quyền, thúc đẩy hơn nữa thông tin đa chiều về thương hiệu và sản phẩm, đồng thời tăng cường hơn nữa các mối quan hệ có lợi cho đơn vị, ngoài ra còn đề cao được hình ảnh của doanh nghiệp đối với xã hội, có thể nói các tác dụng cụ thể : -Tổ chức sự kiện là điểm nhấn cho hoạt động marketing. -Tổ chức sự kiện gia tăng sự chú ý hơn nữa của khách hàng đối với Thương hiệu -Tổ chức sự kiện là một phương cách bày tỏ lòng cảm ơn với bạn hàng, đối tác. -Tổ chức sự kiện là một kênh phát triển dịch vụ hoặc sản phẩm -Tổ chức sự kiện là để thuyết phục những khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mình. Đối với các doanh nghiệp việc lựa chọn một kênh quảng cáo với nguồn kinh phí hạn hẹp là một bài toán nan giải. Vấn đề ở đây chính là hiệu quả mang lại từ hoạt động quảng cáo có hiệu quả hay không, có bù đắp được chi phí bỏ ra hay không, có tăng doanh số bán ra và nâng cao mức độ nhận biết sản phẩm, thương hiệu trên thị trường, danh tiếng của Công ty hay không, hay đó chỉ là một việc làm theo trào lưu của thị trường, làm để cho bằng đối thủ cạnh tranh mà quên đi điều cốt yếu đó là "làm quảng cáo để làm gì?". Trong môi trường hiện tại, quảng cáo truyền hình đang trên đà suy thoái, Tổ chức Sự kiện và quảng cáo trực tuyến là 2 công cụ mới và có tính hấp dẫn cao. Quảng cáo trực tuyến là sự lựa chọn trước hết của đại đa số doanh nghiệp Việt Nam, điều này đã mang lại không ít thành công cho doanh nghiệp.Với Tổ chức Sự kiện, đây là công cụ hổ trợ cho doanh nghiệp thực hiện chiến lược ngắn và dài hạn. Tác động ngắn hạn là tập chung sự chú ý của khách hàng đối với Thương hiệu, sản phẩm. Còn tác động chiến lược dài hạn của Tổ chức Sự kiện đó là thiết lập, duy trì và đánh bóng thương hiệuĐối với các doanh nghiệp Việt Nam, việc sử dụng công cụ Tổ chức sự kiện là một điều hơi quá tầm. Điều đó chưa hoàn toàn đúng, 1
lý do mọi người gắn thường gắn Tổ chức sự kiện với một ý niệm là làm Tổ chức sự kiện thì phải hoành tráng, phải nổi trội, với quy mô lớn và đánh trên diện rộng... Thực tế không phải vậy, Tổ chức sự kiện cũng giống như quay một thước phim quảng cáo, chỉ có điều thước phim quảng cáo này được trình diễn trực tiếp cho khán giả mà không qua bất kì công nghệ xử lí hình ảnh nào. Thước phim hay không phải chỉ do diễn viên đẹp, phong cảnh đẹp mà quan trọng là kịch bản như thế nào và diễn ở đâu, khi nào, ở đâu, diễn cho ai xem… Đó chính là điều kiện cần và đủ để doanh nghiệp lựa chọn công cụ Tổ chức sự kiện trong chiến lược kinh doanh và marketing của doanh nghiệp của mình. Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Thực tế cho thấy, nhiều công ty lớn đã dám bỏ ra hàng triệu USD mỗi năm để tổ chức các sự kiện và đã đạt được không ít thành công nhờ tăng được doanh số bán. Nhưng không phải lúc nào điều này cũng xảy ra. Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn phải lựa chọn một thời điểm hoặc một lý do thích hợp. Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý rằng, một sự kiện, dù lớn hay nhỏ, sẽ không có tác dụng nếu nó đứng một mình. Trong tiếp thị, bạn có thể sử dụng hình thức quảng cáo hay làm công tác đối ngoại (public relations - PR) mà không cần phải tổ chức một sự kiện. Nhưng để một sự kiện có tác dụng, bạn cần phải phối hợp cả quảng cáo và PR. Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện. Khai trương: Khai trương là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện. Để có tác dụng tốt, bạn phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn gửi đển khách hàng, đó là: ”Chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi tối hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn”. Bạn phải làm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buỗi lễ khai trương.Nên tránh đi vào lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai trương nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra những cách làm sáng tạo. Chẳng hạn, 2
nếu khai trương một cửa hàng bán đồ điện tử, bạn có thể dùng một bộ điều khiển từ xa để mở cửa vào giờ khai trương. Hay để cho buổi lễ khai trương thêm phần ấn tượng, bạn có thể thiết kế thiệp mời độc đáo, đăng tải tin trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí, biểu diễn, tặng quà cho những người đến dự. Ngoài ra, bạn cũng có thể nghĩ ra những cách để ghi nhớ và cảm ơn những khách hàng đầu tiên như gửi phiếu mua hàng miễn phí hoặc giảm giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinh nhật. Giới thiệu sản phẩm mới: Những buổi giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, bạn không nên để những chương trình này kéo dài quá mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính của bạn là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ. Nói một cách khác, những chương trình giải trí và biểu diễn chỉ là những “chất xúc tác” còn sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn vẫn là phần “cốt lõi”. Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời gian khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới. Các kỳ nghỉ, các ngày lễ: Những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi hè về, thu sang, đông đến…đều là những dịp rất tốt để bạn tổ chức các sự kiện đặc biệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải xây dựng được những chương trình độc đáo nhưng không đi quá xa thông điệp mà bạn muốn gửi gắm đến khách hàng. Sự xuất hiện của những người nổi tiếng: Làm việc với những người nổi tiếng tuy khá phức tạp nhưng lại có tác dụng rất tốt đối với chương trình tiếp thị của bạn. Trước khi tiếp cận với các nhân vật nổi tiếng, điều quan trọng là cần phải nghiên cứu kỹ lịch trình làm việc và cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và hình ảnh của công ty bạn hay không. Nên đối xử với những người nổi tiếng theo một tác phong “chuyên nghiệp” và nên báo cho họ biết trước chương trình chi tiết. Khi mời những nhân vật nổi tiếng hợp tác, bạn cũng phải xác định xem đối tượng khách hàng mà bạn muốn thu hút là ai, bạn muốn đưa tin về sự kiện xuất hiện của các nhân vật này trên các phương tiện truyền thông nào và bạn muốn tạo ra ấn tượng lâu dài nào đối với khách hàng.Đồng tài trợ Để đạt được các mục tiêu tiếp thị của mình, bạn còn có thể tham gia tài trợ cho một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ để tổ chức các chương trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp khác, tài trợ cho 3
các chương trình thi đấu thể thao, hội họp…Nhưng nên nhớ rằng, không phải chương trình nào cũng đều thích hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Việc hợp tác tổ chức sự kiện phải tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty bạn và phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Kỷ niệm thành lập Đây là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức. Có một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh nghiệp tự hào và bạn nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Buổi tiệc “sinh nhật” cũng là dịp để bạn mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ. Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi: Thực tế cho thấy, các trò chơi và các cuộc thi là những sự kiện gây được khá nhiều sự chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên, những chương trình này chỉ có tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và quản lý một cách hợp lý và nghiêm túc. Nghĩa là, bạn phải chứng minh được tính chuyên nghiệp trong việc tổ chức các trò chơi và các cuộc thi. Mọi người cần phải được thông báo, hướng dẫn rõ ràng về những thể lệ cuộc chơi như cách thức chọn lựa, đánh giá và trao giải thưởng. Và một điều quan trọng là nếu bạn đã hứa hẹn có những giải thưởng nào thi phải giữ đúng lời hứa. 2. Nguyên tắc tổ chức sự kiện: Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm... Tuy nhiên, hầu hết những người làm công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản đầu tư đó mang lại. Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau : 1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị. 4
Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó. 2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp. Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty. 3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu. Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ. 4. Đặt mục tiêu cụ thể. 5
Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành. 5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng. Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải. 6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày. Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi. 7. Quảng bá sự kiện. Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng 6
bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự. 8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ. Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác. 9. Nhân lực là yếu tố quan trọng. Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng. 10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh. Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến 7
lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược. Một điều không thể quên đó là: Một bản kế hoạch PR phải đưa ra những câu hỏi cơ bản như “Tại sao tổ chức này tồn tại?”, “Tổ chức đang cố gắng đạt được điều gì?”, “Những mục tiêu chính của tổ chức là gì?”. Những câu hỏi này sẽ cho bạn nền tảng để xây dựng bản kế hoạch. Bạn đang ở vị trí nào? (phân tích tình hình) Một bản kế hoạch PR phải đưa ra những câu hỏi cơ bản như “Tại sao tổ chức này tồn tại?”, “Tổ chức đang cố gắng đạt được điều gì?”, “Những mục tiêu chính của tổ chức là gì?”. Những câu hỏi này sẽ cho bạn nền tảng để xây dựng bản kế hoạch. Sau đó, bạn cần tự hỏi công chúng đã biết đến công việc của bạn như thế nào, và ý kiến của họ ra sao. Để có một cái nhìn khách quan, có thể bạn cần làm một vài nghiên cứu - một bảng câu hỏi ngắn gọn hay điện thoại đến một số người nào đó. Việc này sẽ giúp bạn định vị tổ chức của bạn trong tâm trí mọi người. Bạn muốn tổ chức tiến đến đâu? (Mục tiêu) Bạn mong muốn tổ chức của bạn ở vị trí nào trong khoảng thời gian – ví dụ 1 năm, 3 năm hay cuối một chiến dịch? Bạn có muốn nhiều người hơn nữa biết đến tổ chức của bạn hay không, nếu có, thì tại sao? Bạn có khả năng tổ chức và đáp ứng một số lượng người sử dụng, khách hang hay khách tham quan lớn hay không? Bạn muốn tiếp cận với ai? (Nhóm đối tượng giao tiếp của bạn) Nhóm cộng đồng nào bạn đang cố gắng tiếp cận? Giới lãnh đạo địa phương hay biên tập viên báo chí, phụ huynh của trẻ em dưới 5 tuổi hay những người quan tâm đến người lớn tuổi? Nếu đối tượng của bạn là “công chúng nói chung” hay “mọi người” thì quá mơ hồ. Bạn càng giới hạn nhóm đối tượng, thì chiến dịng càng có hiệu quả hơn. Việc xác định nhóm công chúng không có nghĩa là loại trừ những người mà là hiểu biết về một nhóm người xác định tốt hơn những nhóm khác. Tìm hiểu xem nhóm công chúng của bạn thu nhận thông tin bằng cách nào. Họ đọc những loại báo nào? Họ có nghe đài phát thanh địa phương không? Họ có tham gia các đoàn nhóm không? Họ có nghĩ là đọc báo của địa phương là mất thời gian? Tìm hiểu những điều này sẽ giúp bạn thực hiện chiến dịch của mình đúng hướng. Bạn muốn trình bày những gì? (Thông điệp chính của bạn) 8
Rút ngắn những gì bạn muốn trình bày, càng ngắn gọn càng tốt. Những thong điệp chính thường rất đơn giản và ít khi có những câu nói liên quan đến chính sách. Bạn nên tự hỏi “Tại sao nhóm công chúng này đến với chúng ta?” Nếu câu trả lời là “Vì chúng ta tốt” thì chưa đủ. Tại sao chúng ta tốt? “Chúng ta đáng tin cậy” hay “Chúng ta hiểu rõ những gì mình đang nói” là những thong điệp chính. Bạn không cần phải luôn nói những thông điệp chính ra bằng lời – nó có thể thể hiện trong phần thiết kế các tài liệu in ấn. Bạn sẽ sử dụng những phương pháp nào? Bạn truyền tải thông điệp của mình đến nhóm công chúng bằng cách nào là tốt nhất? Việc này dựa trên những hiểu biết của bạn về họ. Không nên giới hạn trong mối quan hệ với giới truyền thông. Nếu truyền khẩu là tốt nhất thì bạn hảy sử dụng cách này: hội thảo, hay tham quan cơ sở vật chất cũng là một phần của kế hoạch PR. Hay tổ chức triển lãm, trưng bày hoặc thư tính trực tiếp? Các phương pháp bạn lựa chọn phụ thuộc vào sự hiểu biết của bạn về nhóm công chúng. Chiến lược và lịch trình làm việc Bạn mong muốn công chúng biết đến ngay lập tức hay từ từ? Hảy đề ra mục tiêu và thời gian biểu - tạp chí có thể cần bài viết 3 tháng trước khi in. Nếu chiến lược của bạn là truyền khẩu tin tức thông qua các buổi hội thảo thì bạn hãy đề mục tiêu tham dự x buổi họp trong 6 tháng tới. Mỗi phương cách đều có những giới hạn riêng về thời gian. Ngân sách Chiến dịch này sẽ hao tổn bao nhiêu ngân sách? Bạn có nguồn ngân sách tương ứng với số chi phí cho chiến dịch là điều lý tưởng nhất. Nếu không, bạn cần thu hẹp mục tiêu và hoạt động theo nguồn ngân sách cho phép, chọn những phương pháp phù hợp và hiệu quả mặc dù có thể chúng chưa là tốt nhất. Đánh giá Hãy lên thời gian biểu cho việc đánh giá theo định kỳ - ngay cả khi làm việc này chỉ đơn thuần là cắt giữ những bài báo hay ghi nhận số câu hỏi bạn nhận được. Việc làm này thường xuyên sẽ giúp bạn nhận xét tiến trình và kết quả công việc. Nó cũng giúp bạn thay đổi kế hoạch sớm, ngay khi thấy kết quả không theo kế hoạch. Và hãy nhớ rằng chiến lược tốt nhất phải linh hoạt và thay đổi theo thời gian. 3. Các bước tổ chức sự kiện : 9
Nội dung các bước có thể xem xét khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện : Bước 1: Xác định loại sự kiện / hoạt động mà bạn muốn làm. Bước 2 : Xác định mục tiêu của sự kiện và những gì bạn muốn đạt được. Xác định mục tiêu và kết quả của sự kiện hay hoạt động. Xác định đối tượng mục tiêu và điểm cần chú ý: Giáo dục, Y tế ,văn hóa , thời trang,... Bước 3: Quyết định vào một ngày và thời gian cho các sự kiện hay hoạt động. Bước 4: -Hãy xem xét các vị trí và cơ sở vật chất phù hợp để tổ chức sự kiện. -Xác định việc sử dụng không gian và sắp xếp chỗ ngồi và chỗ trống cần thiết cho sự kiện hay hoạt động. -Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm để đảm bảo cơ sở vật chất Bước 5 : -Hãy xem xét thiết lập quan hệ đối tác với các tổ chức khác hoặc người dân hỗ trợ việc thực hiện các sự kiện. -Xác định vai trò của mình khi xác định quyết định quan trọng. Bước 6 : - Tạo một khoản ngân sách cho sự kiện / chương trình. - Xác định các nguồn và các khoản doanh thu và chi phí tiềm năng. - Rà soát để chi phí thật sự thực tế và cần thiết và cập nhật doanh thu. Bước 7 : Dự kiến thời gian sự kiện. Vạch ra tất cả các quyết định cần thiết / hoạt động theo một thứ tự tuần tự từ điểm xem xét ban đầu để quyết định được hoàn thành và quyết định được thực thi. 10
Thông báo thời gian để tất cả mọi người tham gia thực hiện sự kiện này. Bước 8: Xác định các quyết định quan trọng , tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện dưới đây: -Xác định thứ tự của các hoạt động cần phải xảy ra tại sự kiện hay hoạt động. -Xác định xem ai sẽ thực hiện hoặc thực hiện các chương trình nghị sự. -Xác định các chủ đề của thông tin được chia sẻ. -Quyết định khung thời gian cho mỗi bài thuyết trình hay nói. -Quyết định loại thông tin liên lạc nên phối hợp với dẫn chương trình, khi nó cần phải xảy ra và ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện và theo dõi. -Xác định thiết bị cần thiết cho sự kiện hay hoạt động. -Xác định các nguồn tiềm năng để đảm bảo thiết bị cần thiết. -Đánh giá chi phí của thiết bị. -Quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm nhận và trả thiết bị. -Xác định những tài liệu cần thiết, và xác định các nguồn tiềm năng mua chúng. -Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm thu mua, chuẩn bị và lưu trữ các vật liệu. -Xác định những người sẽ nhận được giải thưởng. -Quyết định danh mục giải thưởng và xác định các nguồn để mua chúng. -Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm mua giải thưởng. -Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động. -Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phát hành tờ rơi, thông cáo báo chí, email, vv… -Quyết định ai sẽ là người liên lạc cho các yêu cầu thông tin công khai trên các sự k-iện hay hoạt động. -Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động. -Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu . Bước 9 : Hãy xem xét những bổ sung các mặt hàng nếu cần thiết: 11
Thực phẩm Nhiếp ảnh / video ̣ Âm nhac Dụng cụ làm sạch ... Huy chương Hoa Bước 10: Bạn đã lên kế hoạch tốt và sẵn sàng để thực hiện. 4. Những lưu ý khi tổ chức sự kiện: Để tổ chức sự kiện được thành công cần đến rất nhiều yếu tố và sự cẩn thận, tỉ mỉ được đặt lên hàng đầu. Các công ty tổ chức sự kiện cũng không quên những lưu ý dù nhỏ nhất để đạt được đúng mong muốn của khách hàng, cùng tạo nên một sự kiện đáng nhớ: 1. Số lượng khách mời Phải lưu ý đến thuê địa điểm tổ chức sự kiện và lượng khách mời dự kiến phải khớp nhau. Cần cẩn thận thăm dò trước để có được những số liệu cụ thể. Không phải khi nào địa điểm tổ chức sự kiện càng đắt tiền, có tên tuổi cũng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Ví dụ không hẳn khách sạn 5 sao thì sức chứa sẽ hơn các địa điểm tổ chức sự kiện khác. 2. Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện khi thuê sân khấu tổ chức sự kiện Với những sự kiện cần thuê địa điểm tổ chức sự kiện cần lưu ý chính xác về thời gian diễn ra sự kiện, để không bị thua thiệt về giá cả cũng như tránh ảnh hưởng đến thời gian của các chương trình, sự kiện diễn ra sau đó. Cần thỏa thuận rõ ràng về thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, tránh gây tình trạng hiểu lầm về thời gian tập dượt và thời gian diễn ra sự kiện. Hết sức chú ý về các điều kiện đi kèm khi tổ chức ở những nơi khác nhau: về âm thanh, ánh sáng, an ninh, vệ sinh, thời tiết… Với những không gian rộng hay tổ chức ngoài trời thì yêu cầu cũng khác nhiều so với các event diễn ra trong nhà. 3. Sự phối hợp giữa các bộ phận chuyên trách 12
Các bộ phận phải kết hợp chặt chẽ với nhau để tạo nên sự chuyên nghiệp, bài bản trong khâu tổ chức. Ví dụ người ca sĩ phải tập dượt ăn khớp với người phụ trách âm thanh để có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn, người MC dù rất tự tin vào khả năng cũng phải xem trước nội dung, hiểu rõ chương trình để tránh những sai xót và xử lý tình huống nhanh khi cần. 4. Tiến độ công việc và phương án khi gặp rủi ro Trưởng bộ phận nên có bản danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Và phải luôn có những phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết những sự cố, rủi ro xảy ra bất chợt một cách thuận lợi, an toàn và nhanh chóng. Người tổ chức còn dự đoán trước những tình huống xấu có thể xảy ra từ và đưa ra luôn những cách giải quyết cụ thể. Có như thế mỗi event mới diễn ra suôn sẻ, và mọi thứ như đều nằm trong kế hoạch định sẵn. Bên cạnh đó: • Việc lựa chọn thời gian tổ chức các sự kiện từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn đều rất quan trọng. Câu nói “Thiên thời” của thế hệ cha ông truyền lại vẫn hoàn toàn giữ nguyên giá trị. Đối với các sự kiện tổ chức ngoài trời thì việc lựa chọn thời gian và sự ảnh hưởng của thời tiết mang một ý nghĩa quan trọng sống còn với sự kiện. Một “ngày tốt” là một ngày được mong đợi sẽ có thời tiết đẹp. . Thông thường, nhà tổ chức của các sự kiện lớn thường làm việc hoặc mua thông tin dự báo thời tiết trước 1 tuần để chủ động có phương án chuẩn bị cho sự kiện của mình. Với Đà nẵng thì những người đội mưa đi xem trong đêm thứ hai của chương trình cũng đã được đền đáp xứng đáng bằng những màn bắn pháo hoa ấn tượng của các đội dự thi và những tiếng “ồ” thán phục đã át tiếng mưa rơi, nụ cười vẫn tươi rói trong mưa. • Yếu tố địa điểm Nếu ở phần trên thời gian và thời tiết được coi như yếu tố “thiên thời” thì ở phần này tôi mong muốn đề cập đến yếu tố lựa chọn để có được “địa lợi” cho sự kiện. Người ta thường nói “địa điểm tổ chức tạo nên tầm vóc cho sự kiện”. Khi lựa chọn địa điểm tổ chức các sự kiện các nhà tổ chức thường phải quan tâm đến các yếu tố như: không gian cảnh quan, các vấn đề nhằm đảm bảo an ninh, các 13
phương án liên quan đến việc tránh ùn tắc, phương án cho vấn đề vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy, y tế. • Không khí của sự kiện Những ánh nến lung linh, những quảng trường rực rỡ ánh đèn, những con đường rợp sắc màu, những sân khấu trang hoàng lộng lẫy, ấn tượng. Tiếng nhạc khi thì du dương, khi thì rộn ràng, sắc màu của cờ, phướn, băng rôn, khẩu hiệu khắp nơi, những dòng người từ muôn ngả đổ về. Tất cả là những điều mà ta thường thấy khi tham gia một sự kiện lớn. Sự kết hợp hài hòa giữa việc bố trí, sắp đặt các khoảng không gian, âm thanh, ánh sáng, việc sử dụng các màu sắc trong trang trí, sự chuyển động của các dòng người tham gia đều góp phần tạo ra không khí của các sự kiện lớn. * Sự tham gia của cộng đồng Tôi nhận thấy rằng khi tổ chức các sự kiện lớn có sự tham gia của cộng đồng thì muốn thành công phải cần quan tâm đến việc làm thế nào để người dân tham gia và thấy mình là một phần của sự kiện đó. PHẦN 2: TỔ CHỨC SỰ KIỆN Sau đây là một ví dụ minh họa công việc tổ chức sự kiện Lễ Khai Trương Khách Sạn PETROSETCO (PSV) Sản phẩm : Lễ khai trương Khách Sạn DV-Tổng Hợp Dầu K Thời gian : Trong khoảng 30/4/2013 Địa điểm : Khách Sạn PETROSETCO -Số 9 Phố Hàng Thùng, Hoàn Kiếm, Hà Nội. TT THỜI GIAN TIẾT MỤC NỘI DUNG GHI CHÚ 14
- Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, ghế ngồi cho quan khách Các hạng - Trang trí cổng chào, bandroll, banner treo d ọc các Ngày mục cần tuyến đường và xung quanh địa điểm tổ chức. 01 29/4/2013 Set up trước - Set up Recption, Iea break (nếu có). - Set up mái che, quạt công nghiệp, màn hình, máy chiếu, pháo hoa, bong, nước uống….. Ngày 30/04/2013 Chuẩn bị 07:15 - 02 và kiểm tra 08:00 các khâu 03 08:00 - Đón khách Mô tả không gian: Nhạc nhẹ 08:30 từ Trước cổng khách sạn PSV: Ngoàivào - Banner theo màu chủ đạo có ghi tiêu đề: “Lễ khai trong trương…..” được treo dọc hai bên khuôn viên khách sạn và dọc đường Trương Công Định để chào Nhạc nhẹ mừng, bandrol đón khách màu đỏ được treo chính được mở giữa cổng vào khách sạn. suốt trong thời gian - Nhà bạt dựng trước cửa chính để đón tiếp khách đón khách mời, trước cửa nhà bạt trang trí các lẵng hoa tươi chân cao và các standee,trên nhà bạt các cờ đuôi nheo có dòng chữ “Lễ Khai Trương…” được treo trên các chùm bóng bay thả xuống. - Các cọc xích inox hai bên dẫn đường vào sảnh. Thảm đỏ đươc trải từ ngoài vào đến sân khấu. Bốn PG mang áo dài màu đỏ đứng đón khách mời.Đội Sư Rồng múa đón chào quan khách đến dự khai trương khách sạn. Bên trong sảnhKhách sạn: - Các standee và lẵng hoa chúc mừng được đặt dọc theo đường đến hội trường chính của tòa nhà PSV, 15
4 PG đứng tiếp khách ngay tại cữa sảnh khách sạn, đứng chào quan khách và cài hoa lên áo các khách mời khu vực tổ chức khai trương. Tại đây, đặt sẵn bàn ghế, café, bánh ngọt, nước suối cho khách trong khi chờ đợi Bên trong Hội Trường: - Sân khấu được trang trí bằng hoa ,thảm đỏ.Backrop được thiết kế theo màu sắc chủ đạo của khách sạn. - Hai màn hinh chiếu đặt hai bên cánh gà,để phục vụ giới thiệu về các dịch vụ của khách sạn,và quá trình xây dựng khách sạn. - Các tiếp tân sẽ hướng dẫn quan khách đi đến hội trường - Các ghế ngồi được sắp xếp theo hàng,bọc váy và gắn nơ. Cách bố trí và phân bổ lực lượng PG phục vụ cho chương trình PG chia thành 4 nhóm:• - Nhóm 1 (6 PG) cầm dù che khách từ cổng chào và đưa khách từ cổng vào Tiếp tân. - Nhóm 2 (04PG) đứng tại bàn tiếp tân đón và cài hoa lên áo cho khách. - Nhóm 3 (2PG) đón tiếp và hướng dẫn khách đến ghế ngồi hướng dẫn tea Break cho khách tối trước. - Nhóm 4 (PG) Khu vực khách VIP. Bố trí nhân viên BV hướng dẫn khách đậu xe và nhận hoa khách tặng• Teabreak: phục vụ nước trái cây, bánh ngọt và hoa 16
quả(nếu c ).• Hòa tấu hành khúc việt nam, vui vẻ, khí thế• LCD chiếu các hình ảnh về doanh nghiệp.• Đội lân múa đón khách trước cổng. • Kiểm tra lần cuối các khâu chuẩn bị, thử âm thanh, Micro.• BTC xác nhận lại danh sách khách mời cho MC• MC giới thiệu nhóm nhạc ,Ca Sỹ, Ca khúc sẽ biểu Chuẩn bị: diễn trong tiết mục văn nghệ Micro, 1. Tiếc mục 1: Đất nước trọn niềm vui Clip nhạc, …. 2. Tiết mục 2: Mùa xuân trên thành phố HCM 3. Tiết mục 3: Xuân chiến khu và cô gài mở đường 4. Tiết mục 4: Vũng Tàu biển hát Tiết mục 08:30 – 04 biểu diễn 09:00 5. Tiết mục 5: Đưa em về với vũng tàu văn nghệ 6. Tiết mục 6: Quê hương Chú ý: - Số lượng tiết mục và ca sĩ biểu diễn phụ thuộc vào thời gian và yêu cầu của khách hàng. - Ca sỹ,nhóm nhạc đến từ Tp.HCM hoặc Vũng Tàu tùy thuộc vào thời điểm và điều kiện kinh tế. 05 09:00 – Khai mạc - Trước khai mạc 5 phút (MC nói bên trong) : Kính - Hoa cho 09:05 mời Quý vị vui lòng ổn định chổ ngồi, để Chương đại biểu trình của chúng ta có thể bắt đầu trong 1 vài phút tới đây. Xin chân thành cảm ơn. - Kết tiết mục múa - MC đọc bài Giới thiệu về PVS ở bên trong. bắn pháo kim tuyến -(MC nói bên trong): Chương trình Lễ Khánh thành 17
….xin phép được bắt đầu - Dàn Trống biểu diễn chào mừng đại biểu( lấy từ đội múa lân) - Nhóm múa thiếu nhi (hoặc nhóm múa người lớn) múa chào mừng buổi lễ và tỏa ra tặng hoa cho khách VIP về tham dự sau cuối bài múa. - (MC bước ra Sân khấu) : Xin chào mừng các Quý vị đã đến tham dự Lễ Khánh thành khách sạn PSV… - Lời đầu tiên chúng tôi xin gởi tới Quý vị lời chào trân trọng và nồng nhiệt nhất (Cúi chào) 09:05 – Tuyên bố lý - Kính thưa Quý vị, trước sự phát triển như vũ bảo 06 của nền kinh tế Việt Nam, trong đó Bà Rịa Vũng 09:10 do Tàu là một tỉnh trong trong số các tỉnh đang phát triển mạnh tại phía Nam, đặc biệt là ngành du lịch, dịch vụ khách sạn đã mang đến cho Bà Rịa Vũng Tàu được nhiều bạn bè trong và ngoài nước biết đến. Sự ra đời của khách sạn PSV như là một sứ mạng tiên phong trong việc khẳng định thương hiệu và giá trị của mình trước các đối tác và bè bạn rộng khắp trong và ngoài nước . 07 09:10 – Giới thiệu - Kính thưa Quý vị đến dự Buổi Lễ Khánh Thành …. - Nhạc 09:15 khách mời, hôm nay, về phía Quan khách chúng tôi xin trân hiệu chào đại biểu trọng giới thiệu : mừng - Ông/Bà………………………………Sở - Ông/Bà………………………………UBND - Ông/Bà………………………………Đại diện……… - Về phía các đối tác, chúng tôi hân hạnh giới thiệu và đón tiếp: - Ông:………………… - Chức vụ:……. - Thuộc tập đoàn….. - Ông:………………… - Chức vụ:……. - Thuộc 18
tập đoàn….. - Ông:……………… - Chức vụ:……. - Thuộc tập đoàn….. - Về phía khách sạn, chúng tôi vui mừng được giới thiệu và được đón tiếp: - Ông:…………………………… - CTHĐQT - Ông:……………………………... - Giám Đốc - Ông:………………………………. - Phó Giám Đốc. - Chúng ta vui mừng được đón tiếp Quý doanh nghiệp, các Cơ quan Thông tin Báo chí - Truyền hình, cùng với sự có mặt của ……..(lãnh đạo cao cấp, khách mời đặc biệt…) - Xin Qúy vị dành tràng pháo tay cho sự có mặt c ủa tất cả chúng ta trong ngày hôm nay - Sau đây kính mời quý quan hướng về sân khấu và cùng xem đoạn Video Clip giới thiệu quá trình hình thành và phát triển công ty và khách sạn PSV. 09:15 – 08 Chiếu Clip Chiếu clip phóng sự (05’) 09:20 - Kính thưa Quý vị, để mở đầu cho Buổi Lễ Khánh - Clip nhạc Thành …. hôm nay, chúng tôi xin trân trọng kính chào Phát biểu mời Ông…………. Giám Đốc PSV……….lên Phát mừng. khai mạc biểu Khai mạc. buổi lễ của 09:20 – 09 Lãnh đạo Xin trân trọng kính mời ông 09:30 Công ty (Khách sạn Mở Nhạc Chào Mừng 1 PSV) - Xin cảm ơn phần Phát biểu Khai mạc của ông …………..Chức vụ:…….. 19
Kính thưa Quý vị, đi vào hoạt động và phát triển - Clip nhạc bềnh vững, chúng tôi đã được rất nhiều sự giúp đỡ chào của: Đại diện UBND Hà Nội ….……. Nhân ngày mừng. Khai trương, chúng tôi xin trân trọng kính mời Ông… ……….Đại diện …… lên phát biểu. Xin trân - Tặng hoa trọng kính mời Ông. cho đại biểu Phát biểu Mở Nhạc Chào Mừng 2 09:30 – 10 của đại 09:35 diện UBND - Xin cảm ơn phần phát biều động viên và Chỉ đạo của Đại diện UBND Hà Nội ……... chúng tôi xin được trân trọng tiếp nhận những ý kiến đóng góp tâm huyết của ông và chúng tôi xin gửi tặng ông đóa hoa thay lời cảm ơn chân thành đến Ông………….. (PGs mang hoa lên đưa VIP tặng) - Kính thưa Quý vị, bên cạnh sự hỗ trợ….., chúng tôi còn sự giúp đỡ rất nhiều của các cơ quan Chính Quyền Địa Phương, cũng nhân ngày Khai trương này, cho phép chúng tôi gửi tới các Cơ quan Chính Quyền lời tri ân sâu sắc, và bây giờ chúng tôi xin Phát biểu trân trọng kính mời ông…………. lên phát biểu. của chính 09:35 – 11 quyền địa Xin trân trọng kính mời ông. 09:40 phương Mở Nhạc Chào Mừng 3 Clip nhạc TP. Hà Nội chào - Xin cảm ơn Lời phát biểu Chúc mừng Quý báu của Đại diện TP. Hà Nội tới Khách Sạn PSV. Và chúng mừng. tôi xin gửi tặng ông đóa hoa thay lời cảm ơn chân thành đến Ông………(PGs mang hoa lên đưa VIP Hoa cho tặng) Đại biểu Trong chặnng đường phát triển của …… luôn nhận Phát biểu được sự đồng hành của các đối tác:…… Trong buổi - Nhạc 09:40 – của các lễ trang trọng này , chúng tôi trân trọng kính mời 12 hiệu chào 09:45 đơn vị đối ông/ bà:………………..có đôi lời mừng tác Trân trọng kính mời! 13 09:45 – Cắt băng Quý vị kính mến, và bây giờ chúng tôi kính mời Quý 20