Tránh những lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện

Chia sẻ: Nguyenhoang Phuonguyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:5

Thêm vào BST

Báo xấu

265
lượt xem 101
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Có vô số việc cần chuẩn bị cho một sự kiện và phải điều hành cả những cá nhân tham gia sự kiện, những nhầm lẫn không được phép mắc phải sẽ bị mắc phải và đôi khi lại thành “lắm thấy nhiều ma”. Để chắc chắc chắn rằng bạn không mắc những lỗi này, chúng tôi sẽ kể dưới đây một vài lỗi ngớ ngẩn, dễ mắc phải nhất trong các buổi họp. Quên không kiểm tra lại chính xác thời gian họp. Trứơc khi chốt lại lịch ngày tổ chức cuộc họp hoặc một sự kiện nào đó, bạn phải...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tránh những lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện

Tránh nh ng l i thư ng g p trong vi c t ch c s ki n Có vô s vi c c n chu n b cho m t s ki n và ph i i u hành c nh ng cá nhân tham gia s ki n, nh ng nh m l n không ư c phép m c ph i s b m c ph i và ôi khi l i thành “l m th y nhi u ma”. ch c ch c ch n r ng b n không m c nh ng l i này, chúng tôi s k dư i ây m t vài l i ng ng n, d m c ph i nh t trong các bu i h p. Quên không ki m tra l i chính xác th i gian h p. Tr ơc khi ch t l i l ch ngày t ch c cu c h p ho c m t s ki n nào ó, b n ph i ki m tra xem ngày này có trùng v i b t c d p ngh l , ngày ngh nào hay không. B n cũng nên lưu ý vi c tránh t ch c cùng ngày v i các s ki n th thao n i b t, thu hút ngư i xem, c bi t là khi b n ang tìm ki m 1 b n h p ng v i m t i tác là nam gi i. u năm hãy ki m tra l i l ch t t c các ngày ngh và các s ki n trong năm b n không lên l ch trùng v i các s ki n ó. Vi c này r t d úng không. t ch trư c khi b n n xem a i m Thông thư ng b n hay t ch c m t s ki n nh ng nơi cách xa công ty b n, có khi cách xa n hàng trăm km, và ngân qu công ty không ti n chi cho vi c i l i và ăn u ng. Th t là m t l i l n n u b n m c ph i. T i sao b n l i có th li u lĩnh m i chuy n không suôn s trong ngày di n ra s ki n và không ki m tra l i. ây là m t vi c r t ang chê trách khi t ch c m t s ki n ho c bu i mít tinh l n. Hơn n a, ki m tra không gian nơi mình t ch c s ki n cho phép b n có cơ h i
xây d ng và có m i quan h t t v i nhân viên nơi b n s t ch c s ki n m y ngày sau ó. Th t b i trong vi c thu hút m i ngư i tham gia s ki n c a b n. Có m t i u r t d hi u: m i ngư i bi t n và chú ý ns ki n c a b n, b n c n thông báo trư c cho h m t kho ng th i gian nào ó. ây là v n thu c v marketing và giao ti p, ây là m t ph n trong công vi c lên k ho ch và t ch c chu n b c a b n. B n càng thông báo n ngư i tham d s m, kh năng h s lên l ch và tham d bu i mít tinh c a b n càng cao. Truy n t thông tin v s ki n c a b n s m s ki n mà b n t ch c s ư c ưu tiên lên l ch trư c. Ký nh ng b n h p ng không rõ ràng M t nhân viên t ch c s ki n ã ph i ra h u toà khi cô hoãn ngày t ch c s ki n vì theo cô, khách s n mà cô ã thuê không th c hi n t t nh ng tho thu n nâng c p và thay i mà cô ã ký. S th t là, khách s n này ã ph n i và l p lu n theo cách khác và cu i cùng h ã th ng ki n. B n h p ng vi t tay ã chi ti t r ng “nh ng c i thi n áng k ” s ư c ưu tiên làm tr ơc n ngày di n ra bu i mít tinh. Dùng nh ng c m t ch quan, không rõ nghĩa như v y s d n nr t nhi u cách lý gi i khác nhau. Hãy ch c ch n r ng b n h p ng c a b n ư c vi t ch t ch không th b t b ư c. Tránh dùng nh ng t như “s ư c tho thu n” ho c “s ư c quy t nh trong nh ng ngày sau ó”. Lên k ho ch th t b i Lên k ho ch th t b i là b n ang t chính mình vào th m ho . Có r t nhi u th linh tinh nan gi i c n ư c x p c nh nhau b n có th gi i quy t chúng ho c yêu c u d ch v n gi i quy t. Tôi mb o
r ng b n s gi i quy t nh ng v n ó r t chu toàn. Th o lu n v i m i ng ơi v s ki n mà b n ang t ch c tham kh o thêm m t s ý ki n khác nhau. T o ra m t danh sách ki m tra công vi c và ki m tra danh sách ó thư ng xuyên. B n càng t m bao nhiêu thì kh năng m c l i c a b n càng ít i. L i không ki m tra nh ng ý ki n tham kh o Có ư c nh ng ý ki n tâm c c a m t ai ó th t tuy t nhưng ph i luôn ki m tra xem ngư i ó có th t s t t như h nói hay không. úng như v y, b n s c n thêm th i gian ki m tra l i nh ng ý ki n góp ý nh ng vi c ó r t áng ư c làm. T i sao b n l i thu v mình kh năng làm h ng s ki n quan tr ng c a mình v i ngư i cung c p ngư i khi n b n th t v ng ngay phút cu i cùng ho c cung c p cho b n nh ng thi t b không ph i là t t nh t và d ch v ch t lư ng kém? M t câu h i nh t thi t ph i h i ngư i ưa ra ý ki n ó là “B n có s d ng ngư i cung c p này cho các l n ti p theo không?”. B n s bi t mình nên làm gì n u câu tr l i là ph nh. B qua nh ng chi ti t quan tr ng n t n phút cu i cùng. Công vi c chu n b cho bu i mít tinh r t m t th i gian, và b n càng có nhi u th i gian bao nhiêu thì b n càng m c ít l i. B n càng v i vàng, h p t p bao nhiêu thì b n càng d quên nh ng th c n thi t ( ôi khi là r t hi n nhiên) b y nhiêu. S d ng danh sách ki m tra c a b n thư ng xuyên và x lý nh ng công vi c mà b n g ch ra u tiên trư c. nh ng công vi c cơ b n n phút cu i gi i quy t không nghi ng gì là b n s m t khá nhi u ti n cũng như là b n có th s ph i ch u ng nh ng s thay i t ng t và rõ ràng i u này s gia tăng nh ng căng th ng không áng có trong cu c s ng thư ng nh t c a b n.
m t ngư i khác lên k ho ch làm vi c cho b n B n mu n khéo xoay s và b n tìm cho mình m t chuyên gia v l p k ho ch ki m soát m i vi c. Li u b n có th ch ng i ó và hy v ng r ng ngư i lên k ho ch này s t o ra i u th n kỳ? ơn gi n b i vì b n thuê m t nhân viên tr lý không có nghĩa là b n không còn trách nhi m gì v i s ki n ó n a. Ngư c l i, hi n t i b n ang là ngư i qu n lý và b n s ph i ch u trách nhi m i v i m i vi c ang di n ra. ngư i khác thay m t b n i u khi n m i vi c nhưng ph i luôn luôn ki m tra ch c ch n r ng m i chuy n ang di n ra t t. L i y u t b t ng Ngoài vi c lên k ho ch làm vi c c a b n, b n cũng ph i lên k ho ch i phó v i nh ng vi c b t ng x y ra. Không may m n thay xác su t nh ng vi c b n không nghĩ là s x y ra l i x y ra là r t cao. V y b n d phòng c a b n là gì? N u b n không có, k ho ch chính c a b n có th b phá hu trong ch c lát và b n s ph i o l n m i th th c hi n phương án 2 trong ho t ng c a mình. Hãy chu n b m t k ho ch B có khi b n c n dùng n nó. C g ng ti t ki m ti n C g ng th t ch t ngân sách, gánh n ng mà ông ch t lên vai b n là hy v ng b n có th làm ư c nhi u v i ít kinh phí, s quy n rũ v vi c ưa ra nh ng quy t nh s ơn thu n d a vào giá c là r t l n. úng v y, b n luôn th y m t ai ó chào hàng b n v i giá th p hơn giá bình thư ng. Nhưng làm sao b n có th tin tư ng vào d ch vào mà h cung c p? Giá r và ch t lư ng t t thư ng không i song hành v i nhau. Do v y, l n sau, n u b n ưa ra ưa ra quy t inh hoàn toàn d a vào giá mà h ưa ra, hãy suy nghĩ l i
Vietnamtoday