Một số lưu ý về việc tuyển dụng và quản lý tình nguyện
viên trong tổ chức sự kiện
Những cuộc họp hay những hoạt động có sự góp mặt của các tình nguyện
viên có thể tiết kiệm cho doanh nghiệp rất nhiều. Hãy tưởng tượng nếu
chúng ta không có một ngân sách dành cho họ, một chế độ ưu đãi hay quyền
lợi đặc biệt, chúng ta sẽ không có gì để tán dương và công nhận sự đóng góp
của họ cho sự kiện của chúng ta.
Sau đây là một số kinh nghiệm trong việc tuyển dụng cộng tác viên:
1. Tìm hiểu, tập hợp thông tin
Thu thập thông tin về nhóm tình nguyện viên là một hình thức quan tâm đến
họ, cũng giống như khi bạn thuê một nhân viên mới, tìm hiểu về họ giúp bạn
hiểu họ hơn về thế mạnh, mong muốn cũng như khả năng. Hiểu càng nhiều
về họ, bạn càng chắc chắn rằng những tình nguyện viên của bạn thích hợp
với vị trí công việc như thế nào, làm “PR cho sự kiện” hay phụ trách “ Công
việc hậu trường”. Không có gì ngăn cản một tình nguyện viên trung thành
với bạn hơn là giao cho họ một công việc họ thích và tôn trọng họ.
2. Mô tả công việc trong sự kiện của bạn cũng là một cách thu hút
những tình nguyện viên.
Gửi đến họ một bản mô tả công việc, nội dụng đặt ra chính xác những gì họ
cần phải làm và những quyền lợi mà họ mong đợi. Chắc chắn rằng, những
quy trình trên sẽ giúp họ và tổ chức của bạn làm việc một cách rõ ràng và ăn
ý hơn. Vì bất cứ lý do gì mà thay đổi về vai trò tình nguyện viên hay lương
xảy ra, phải nhanh chóng để ra phương án giải quyết và đề nghị họ phản hồi
ngay sau đó. Phải làm cho họ hiểu mình cần làm gì và không làm gì.
3. Gửi đến họ lịch phân công công việc càng sớm càng tốt.
Tôn trọng lịch phân công công việc của họ. Tôn trọng họ như những doanh
nhân bận rộn. Hạn chế những thay đổi không cần thiết. Làm được điều đó,
họ sẽ đánh giá cao nghiệp vụ tổ chức của bạn.
4. Giao tiếp với tình nguyện viên
Tình nguyện viên muốn được đóng góp ý kiến, tham gia để họ cảm thấy
mình là một phần của sự kiện. Chia sẻ những ý kiến của họ trên trang web
để họ hiểu lời nói của họ luôn được quan tâm. Hãy nhớ, tình nguyện viên
giúp bạn tiết kiệm chi phí, biết cách tôn trọng và lịch sự với các tình nguyện
viên là cách giúp cho sự kiện của bạn thành công hơn.
5. Tuyên dương
Bảng tuyên dương những tình nguyện viên xuất sắc đăng trên website của tổ
chức. Chọn ra những tình nguyện viên có năng lực và gắn bó với tổ chức của
bạn trong nhiều năm để khen thưởng. Điều đó sẽ thúc đẩy những người khác
cố gắng, không những vậy còn làm cho họ cảm thấy mình được quan tâm rất
chu đáo.
6. Gắn kết
Bạn có muốn nhóm tình nguyện viên của bạn trông như một đội bóng gắn
kết? Nếu muốn vậy, hãy khuyến khích họ nảy sinh ra những ý tưởng làm
trang phục theo chủ đề cùng với logo của bạn. Đó cũng là một các để quảng
bá thương hiệu của mình. Khách hàng luôn đánh giá cao đội ngũ tình
nguyện viên và nhân viên của ta khi họ khoác lên người những bộ đồng phục
vì nó thể hiện được tính chuyên nghiệp. Một mũi tên trúng hai con nhạn phải
không nào!
7. Tập huấn ngoại khoá
Tình nguyện viên là những người thông minh, có mong muốn được đào tạo
để có kinh nghiệm trong mọi công việc. Hãy thưởng cho họ một cách xứng
đáng nếu họ hoàn thành công việc. Nghiên cứu với nhóm lập kế hoạch để
tìm ra những hoạt động ngoại khoá và tổ chức cho họ.
8. Công nhận.
Chúng ta vinh danh các nhà tài trợ. Chúng ta vinh danh các chuyên gia bán
hàng hàng đầu. Chúng ta vinh danh các nhân viên với nhiều năm cống hiến
trên sân khấu sự kiện. Bạn cũng có thể xem xét việc khen tặng một số tình
nguyện viên hàng đầu của bạn. Khen thưởng những tình nguyện viên đặc
biệt trên sân khấu và ghi nhận công việc và cống hiến của họ. Toàn bộ đội
ngũ tình nguyện viên sẽ vui mừng và tất cả họ sẽ chia sẻ điều đó trong lễ kỷ
niệm.
Đánh giá.
Gửi cho họ bảng đánh giá chương trình và yêu cầu ý kiến từ họ. Hãy nhớ
rằng, du khách và người tham dự sẽ thường xuyên chia se với các tình
nguyện viên của bạn những gì họ thự sự nghị về sự kiện này. Tình nguyện
viên của bạn thật sự là mắt và tai trong việc thu thập ý kiến khách hàng.
Gặp họ và nói cảm ơn, những từ đơn giản nhưng chân thành sẽ làm họ cảm
nhận mình được đánh giá rất cao, họ sẽ nhớ đến bạn cùng lời cảm ơn.
Cách đơn giản nhất để đo lường chất lượng một sự kiện là nhìn vào
những người tham dự. Dù là đại hội hàng chục ngàn người hay buổi gặp
mặt nhóm nhỏ thân mật, thì một sự kiện được đánh giá là có hiệu quả
khi các vị khách mục tiêu đến tương đối đủ.
Khách mục tiêu phù hợp với sự kiện là những ai? Làm thế nào bảo đảm họ
đến đông đủ? Dave Welty, Trưởng phòng sự kiện tại công ty quan hệ công
chúng Maloney & Fox ở New York City cho biết: “Khách mời mục tiêu là
những người tiêu dùng có sức ảnh hưởng, những người đã đầu tư và các đối
tác có hứng thú với hoạt động hiện tại và kế hoạch tương lai của thương hiệu
chúng tôi”.
Các bước thu hút khách mời phù hợp cho sự kiện doanh nghiệp:
Xác định khách mời mục tiêu phù hợp
Nếu tổ chức một sự kiện có quy mô lớn, bạn cần mời nhiều người hơn danh
sách khách hàng thường xuyên của công ty. Nhà sản xuất chương trình Cass
Phillipps khẳng định: Cần bảo đảm khách tham dự là thật sự đến vì có hứng
thú với doanh nghiệp, chứ không phải chỉ để nhận quà hoặc ăn tiệc.
Hãy tự hỏi: “Tôi muốn đạt được gì khi tổ chức sự kiện này?” Câu trả lời sẽ
giúp xác định khách mời thích hợp. Ví dụ đó có thể là những khách hàng đã
biết đến thương hiệu, muốn thử sản phẩm mới, và sẵn lòng giới thiệu sản
phẩm mới cho bạn bè, người quen.
Welty gợi ý một sự kiện được đánh giá là thành công khi khách ra về cảm
thấy hài lòng và doanh nghiệp tổ chức đạt được mục đích đã đề ra.
Hợp tác tổ chức
Nếu tổ chức một sự kiện có quy mô lớn, bạn cần mời nhiều người hơn danh
sách khách hàng thường xuyên của công ty. Những lúc thế này, bạn cần tìm
đối tác cùng tổ chức sự kiện. Tương tự như khi tìm đối tác khởi nghiệp, nếu
không có ít nhất một người đồng ý góp thời gian và công sức cho ý tưởng
của bạn thì làm sao thu hút hàng trăm, hàng ngàn người đến dự sự kiện.
Kết hợp với các tổ chức và doanh nghiệp khác thì sẽ tranh thủ được khách
hàng của họ. Chọn đúng đối tác sẽ giúp tăng hiệu quả của sự kiện, thu hút
thêm sự chú ý của giới truyền thông và khách hàng cho doanh nghiệp. Hãy
để mắt đến các đối tác hoặc nhà tài trợ trong mạng lưới doanh nghiệp cùng
ngành.
Giăng lưới rộng
Công ty nên mời nhiều gấp đôi, gấp ba số lượng khách mình muốn có mặt
tại sự kiện. Ở những thành phố nhộn nhịp có nhiều người bận rộn, thì khả
năng mất khách càng cao, đôi khi đến 50%, 70%.
Nếu đó là sự kiện miễn phí thì nên mời dư 40% khách. Nhưng nếu là sự kiện
mà khách phải trả tiền tham dự thì nhiều khả năng lượng đăng ký ít những
lượng tham dự thực tế lại nhiều.
Khi lập danh sách khách mời danh dự VIP thì hãy nghĩ đến các lãnh đạo đầu
ngành, bởi vì chính họ cũng là nam châm thu hút người tham dự.
Chọn địa điểm vàng
Địa điểm tổ chức sự kiện, nếu không phải là quan trọng nhất, thì cũng là một
trong những điều quan trọng nhất. Và chẳng có gì là bí mật: ai cũng biết nơi
nổi tiếng thu hút đông đảo người đến dự hơn.
Khi tổ chức sự kiện tại các thành phố lớn thì phải tính toán giải pháp phương
tiện giao thông, đồng thời, cân đối thời gian để khách có thể đến đúng giờ…
Họ đi thẳng từ phòng làm việc đến nơi tổ chức sự kiện một cách dễ dàng?
Sau khi sự kiện kết thúc, họ về nhà bằng cách nào? Không phải mọi người
đều có xe; và không phải mọi người đều sẵn lòng đi chặ đường xa để tham
gia sự kiện.
Giữ liên lạc
Nếu hôm nay bạn đã tổ chức một sự kiện thành công thì hẳn bạn sẽ muốn họ
lại đến dự nhiều lần sau này nữa. Sau đây là vài điều bạn có thể cân nhắc áp
dụng để giữ liên lạc với các khách mời:
- Khảo sát cảm nhận và đánh giá của khách mời sau sự kiện và điều chỉnh
thích hợp để cải tiến dần.
- Làm trung gian kết nối các vị khách trong và sau sự kiện.
- Lập trang Facebook hay Twitter cho khách cùng lên để thảo luận, trò
chuyện sâu hơn về sự kiện đã diễn ra, đồng thời, kích thích họ háo hức chờ
đón thông tin của sự kiện tiếp theo.
