Kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin
Nhiều dự án CNTT triển khai trong các tổ chức, kể cả các tổ chức lớn
như hệ thống hành chính nhà nước, đã không đạt mục tiêu mong muốn.
Trong nhiều nguyên nhân được mổ xẻ, thì một nguyên nhân không kém
phần quan trọng, thậm chí là quan trọng nhất, vẫn là nhận thức chưa đầy
đủ về hệ thống thông tin , kéo theo đó là nhiểu vấp váp trong tiến trình
tổ chức xây dựng. Với loạt bài dưới đây, các tác giả mong muốn giúp
người đọc có được nhận thức cơ bản về hệ thống thông tin, công nghệ và
tổ chức xây dựng hệ thống đó.
I.Vai trò của thông tin trong tổ chức hoạt động
1.Khái niệm về thông tin
Khái niệm về thông tin đã được giải thích nhiều trong các từ điển nhưng
chưa thể nêu lên được hết các khía cạnh quan trọng của nó. Lý thuyết
thông tin giúp cho chúng ta có thêm nhận thức về thông tin. Hướng
nghiên cứu chủ yếu của lý thuyết thông tin là chú trọng vào độ tin cậy
của các thông báo. Trong lĩnh vực điều khiển học người ta cho rằng
thông tin không phải là nội dung mà cũng không phải là ý nghĩa. Thông
tin ít liên quan đến những gì chúng ta đang nói mà liên quan rất nhiều
đến những gì chúng ta sẽ nói, mặt khác, thông tin không đồng nhất với
dữ kiện.
Bàn luận sâu hơn, từ ý nghĩa của thông tin ta có thể rút ra các dữ kiện;
một dữ kiện có phải là thông tin hoặc không còn tuỳ thuộc vào ngữ cảnh
và con người cụ thể tiếp nhận chúng. Một số dữ kiện nói lên những gì
chúng ta đã biết thì các dữ kiện đó không phải là thông tin. Thông tin
được sử dụng để làm gia tăng sự đúng đắn trong mọi hoạt động. Có thể
nói rằng thông tin là một trong những yếu tố cấu thành nên thế giới
khách quan; nó vừa là sức mạnh, đồng thời, cũng vừa là năng lượng
trong xã hội con người.
Thông tin là sức mạnh: Thật vậy, thông tin đã được sử dụng, đang được
sử dụng và sẽ được xác định để sử dụng làm nền tảng cho mọi hoạt động
đảm bảo sự thành công của bất kỳ tổ chức hoạt động nào. Có thể nói
trong một tổ chức hoạt động, nếu thành viên nào kiểm soát được thông
tin thì thành viên đó có nhiều quyền lực. Sự bất ổn và sai lệch trong các
hoạt động của một tổ chức có thể tăng hoặc giảm do những người kiểm
soát được thông tin chi phối. Họ có thể tác động đến những thành viên
khác và các sự kiện trong tổ chức hoạt động bằng cách cung cấp các
thông tin với các mức độ chính xác và thời điểm khác nhau. Điều này là
nguy hiểm, bởi vì cung cấp thông tin không chính xác và không đầy đủ
có thể gây tác hại đến đồng sự tiếp nhận thông tin đó và cả tổ chức hoạt
động.
Thông tin là năng lượng: Muốn thu được thông tin thì phải tiêu tốn năng
lượng. Ngược lại, thông tin được sử dụng nhằm đạt được năng lượng.
Một khái niệm liên quan đến năng lượng và thông tin là “entropy”.
Entropy đối nghịch với thông tin. Khi tổ chức hoạt động thiếu thông tin
thì có sự gia tăng về entropy. Theo LeMoigne (1978): “Thông tin là một
đối tượng đã được chỉnh dạng, nó được tạo ra bởi con người đang là đại
diện cho một kiểu sự kiện mà người đó có thể nhận thức và xác định
được trong thực tế”. Định nghĩa này giúp cho chúng ta có cách nhìn về
thông tin phải là gì: Thông tin là những gì mà người ra quyết định cần để
làm ra quyết định.
2.Đối tượng khai thác sử dụng thông tin
Như đã phân tích ở trên: thông tin phải là những gì mà người ra quyết
định cần để làm ra quyết định. Về cơ bản, mọi thành viên trong xã hội
luôn luôn vận động và hành xử theo các quyết định của bản thân mình.
Vì vậy, mọi thành viên trong xã hội con người cần khai thác và sử dụng
thông tin để mưu cầu cuộc sống cho bản thân. Trong một tổ chức hoạt
động, thông tin là một nguồn lực quan trọng để đảm bảo cho mọi hoạt
động của các thành viên trong tổ chức phù hợp với mục đích hoạt động
của cá nhân và đơn vị mình. Trước đây người ta hiểu rằng thông tin chỉ
nhằm để phục vụ cho các công việc quản lý điều hành của người lãnh
đạo. Gần đây người ta nhận biết rằng thông tin được sử dụng trong
những tình huống cần đề ra các quyết định của mọi thành viên, của mọi
cấp trong mọi tổ chức hoạt động. Trong hoạt động tác nghiệp, thông tin
cần được sử dụng bởi các nhân viên; trong hoạt động quản lý, điều hành,
thông tin cần được sử dụng bởi những người lãnh đạo, quản lý ở mọi
cấp. Hơn nữa, thông tin có thể được chỉnh dạng thêm để phục vụ cho
người lãnh đạo cấp cao trong việc đề ra các quyết định về chiến lược
hoạt động của tổ chức.
3.Tầm quan trọng của thông tin đối với tổ chức hoạt động
Thông tin có vai trò rất quan trọng đối với người lãnh đạo, quản lý trong
mọi tổ chức hoạt động để hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn
và dài hạn. Công việc lãnh đạo và quản lý đòi hỏi thông tin phải chính
xác và kịp thời để đề ra các quyết định đúng đắn, đem lại hiệu quả trong
các hoạt động. Trong thực tế đã có nhiều quyết định sai lầm là kết quả
của việc khai thác, sử dụng thông tin thiếu chính xác hoặc không đầy đủ.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiều người quản lý đã nhận thấy
rằng thông tin là nguồn sức mạnh trong việc cạnh tranh. Thông tin giúp
cho họ có khả năng khôn khéo hơn trước các đối thủ cạnh tranh của
mình ở những thời điểm cạnh tranh quyết liệt, đặc biệt khi đưa ra thị
trường những sản phẩm mới. Nếu không có thông tin chính xác, đầy đủ,
kịp thời để phục vụ công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành thì tình