Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán: Tổng hợp kiến thức chuẩn nhất

Bài giảng AIS2

Hệ thống thông tin kế toán- Học phần 2 Chương 1: Tổng quan về Hệ thống thông tin kế toán

ThS. Nguyễn Phước Bảo Ấn

Mục tiêu chương:

(cid:122) Vị trí và vai trò của hệ thống thông tin kế

toán trong doanh nghiệp

(cid:122) Bản chất của quá trình phát triển hệ

thống thông tin kế toán.

(cid:122) Tìm hiểu các công cụ kỹ thuật thường được sử dụng trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán

Nội dung

(cid:122) Thông tin và việc ra quyết định trong

doanh nghiệp

(cid:122) Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin

kế toán

(cid:122) Các công cụ kỹ thuật cơ bản

1 Bài giảng AIS2

Thông tin và việc ra quyết định

(cid:122) Thông tin cung cấp cho người sử dụng trong doanh nghiệp có khác nhau hay không?

(cid:122) Nội dung và hình thức thông tin thay đổi như thế nào khi cung cấp cho từng đối tượng?

(cid:122) Làm sao đáp ứng yêu cầu thông tin?

Thông tin và việc ra quyết định

Quaûn lyù caáp cao

Chieán löôïc

Chieán thuaät

Caáp quaûn lyù trung gian

Toång hôïp vaø coù choïn loïc theo muïc tieâu

Hoaït ñoäng

Quaûn lyù caáp thaáp

Xöû lyù nghieäp vuï

Thông tin và việc ra quyết định

Phaân loaïi thoâng tin

Caáp quaûn lyù

Coù caáu truùc

Baùn caáu truùc

Khoâng caáu truùc

Hoaïch ñònh chieán löôïc Kieåm soaùt quaûn

lyù

Kieåm soaùt hoaït

ñoäng

2 Bài giảng AIS2

Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán

(cid:122) Khái niệm về hệ thống (cid:122) Hệ thống thông tin (cid:122) Hệ thống thông tin quản lý (cid:122) Hệ thống thông tin kế toán

Khái niệm về hệ thống

1.2.1

(cid:122) Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện các mục tiêu

Heä thoáng 1.0

1.2.2

1.2.3

Hình 1.2

Hệ thống thông tin

thông

(cid:122) Hệ thống thông tin tập hợp bao gồm những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp tin cho người sử dụng

3 Bài giảng AIS2

Hệ thống thông tin

Löu tröõ

Xöû lyù

Döõ lieäu ñaàu vaøo

Thoâng tin ñaàu ra

Xöû lyù

Hình 1.3: Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng thoâng tin

Hệ thống thông tin

(cid:190)Thoâng tin: DL ñöôïc saép xeáp laïi cho coù yù nghóa phuø hôïp vôùi ngöôøi söû duïng

(cid:190)Ví duï. Hoaït ñoäng xuaát kho 100 Sp laø thoâng tin vôùi thuû kho vaø keá toaùn vaät tö. Laø döõ lieäu vôùi giaùm ñoác (caàn bieát toång vaät tö nhaäp, xuaát, toàn

(cid:190)Vôùi ngöôøi naøy laø döõ lieäu, vôùi ngöôøi khaùc laø thoâng tin

(cid:190)Döõ lieäu: laø nhöõng söï kieän, con soá, hình aûnh…chöa coù yù nghóa phuø hôïp vôùi ngöôøi söû duïng

Döõ lieäu Thoâng tin Ng.Söû duïng Xöû lyù thoâng tin

Hệ thống thông tin

(cid:190)Xöû lyù thoâng tin laø quaù trình:

(cid:190)Ví duï. Phieáu xuaát kho chuyeån veà phoøng keá toaùn, ghi soå chi tieát vaät tö, toång hôïp baoù caùo xuaát vaät tö, chuyeån baùo caùo cho giaùm ñoác .

(cid:131)Thu thaäp D.lieäu (cid:131)Phaân loaïi D.lieäu (cid:131)Toång hôïp D.lieäu (cid:131)Löu tröõ D.lieäu/thoâng tin (cid:131)Truyeàn thoâng tin

Döõ lieäu Thoâng tin Ng.Söû duïng Xöû lyù thoâng tin

Thuû kho Xuaát haøng A Keá toaùn Giaùm ñoác Xuaát haøng A

(cid:190)Quaù trình xöû lyù thoâng tin taïo doøng thoâng tin: (cid:190)Thoâng tin gì luaân chuyeån? (cid:190)Theo höôùng naøo?

Thoâng tin gì luaân chuyeån: Doøng thoâng tin Töø ñaâu tôùi ñaâu:

4 Bài giảng AIS2

Hệ thống thông tin

Đặc điểm của hệ thống thông tin

1. Muïc tieâu: Thoâng tin gì, cung caáp cho ai?

Phaïm vi heä thoáng

2. Ñaàu vaøo (nguyeân lieäu): döõ lieäu lieân quan phuø hôïp

3. Qui trình xöû lyù

4. Caùc thieát bò xöû lyù (thu thaäp, tính toaùn, löu tröõ, truyeàn thoâng) thoâng tin. Löu yù: Caùc thieát bò ôû ñaây coù theå laø heä thoáng maùy tính ñieän töû, heä thoáng truyeàn thoâng, hoaëc coù theå chæ laø soå saùch giaáy tôø baèng tay.

5. Con ngöôøi tham gia xöû lyù thoâng tin

6.Moâi tröôøng heä thoáng : beân ngoaøi heä thoáng vaø thöôøng coù aûnh höôûng taùc ñoäng tôùi heä thoáng

Hệ thống thông tin

HT thoâng tin keá toaùn

1. Theo Muïc tieâu: Thoâng tin gì, cung caáp cho ai?

HT thoâng tin quaûn lyù .. ..

2. Theo moái quan heä giöõa caùc heä thoáng

HT anh - em

HT cha- con

3. Theo thieát bò söû duïng

HT thuû coâng: baèng tay HT treân neàn maùy tính

4. Theo taùc ñoäng giöõa moâi tröôøng vaø heä thoáng

Hệ thống thông tin quản lý

(cid:122) Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức

5 Bài giảng AIS2

Hệ thống thông tin quản lý

Hoaïch ñònh

Toå chöùc/Thöïc hieän

Ñaùnh giaù/ Kieåm soaùt

Hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp

Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù

Hình 1.4: Baûn chaát cuûa Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù

Hệ thống thông tin quản lý

(cid:122) Phân loại HTTT quản lý (cid:122) Theo cấp độ quản lý

(cid:122) Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Transaction Process

Systems-TPS)

(cid:122) Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support

System-DSS):

(cid:122) Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems-ESS) và hệ thống chuyên gia (Expert Systems-ES

Hệ thống thông tin quản lý

(cid:122) Phân loại HTTT quản lý

(cid:122) Theo nội dung kinh tế của các quá trình sản

xuất kinh doanh (cid:122) Hệ thống thông tin sản xuất (cid:122) Hệ thống thông tin bán hàng (cid:122) Hệ thống thông tin nhân sự (cid:122) Hệ thống thông tin kế toán (cid:122) Hệ thống thông tin tài chính (cid:122) ...v.v

6 Bài giảng AIS2

Hệ thống thông tin quản lý

Quaù trình saûn xuaát kinh doanh

(cid:122) Phân loại HTTT

Heä thoáng thoâng tin saûn xuaát

Heä thoáng thoâng tin baùn haøng

Heä thoáng thoâng tin keá toaùn

Heä thoáng thoâng tin nhaân söï

quản lý (cid:122) Theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh

Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù

Hình 1.6: Caùc heä thoáng con cuûa heä thoáng thoâng tin quaûn lyù

Hệ thống thông tin kế toán

1. Muïc tieâu:

(cid:57)Thoâng tin taøi chính cho beân ngoaøi DN vaø noäi boä doanh nghieäp

Phaïm vi heä thoáng

2. Ñaàu vaøo:

(cid:57)Döõ lieäu nghieäp vuï kinh teá PS

3. Qui trình xöû lyù

(cid:57)Thu thaäp döõ lieäu: laäp chöùng töø (cid:57)Phaân tích aûnh höôûng taøi chính: ghi NK (cid:57)Ghi cheùp theo phaân loaïi taøi chính : soå chi tieát, soå toång hôïp (cid:57)Kieåm tra ñoái chieáu (cid:57)Toång hôïp, laäïp baoù caoù (cid:57)Truyeàn thoâng

6. Moâi tröôøng

4. Thieát bò 5. Con ngöôøi

(cid:57)Luaät phaùp (cid:57)Ñaëc ñieåm hoaït ñoäng cuûa DN (cid:57)Kyõ thuaät thieát bò, ….

Hệ thống thông tin kế toán

(cid:122) Chức năng của HTTT Kế toán

(cid:122) Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động KD của

(cid:122) Cung cấp thông cho các đối tượng sử dụng bên

trong và bên ngoài doanh nghiệp

(cid:122) Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát

sinh hàng ngày

(cid:122) Hỗ trợ ra các quyết định quản trị (cid:122) Hoạch định và kiểm soát (cid:122) Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ

7 Bài giảng AIS2

Hệ thống thông tin kế toán

(cid:122) Phân loại hệ thống thông tin kế toán

(cid:122) Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung

cấp (cid:122) Hệ thống thông tin kế toán tài chính (cid:122) Hệ thống thông tin kế toán quản trị (cid:122) Phân loại theo phương thức xử lý: (cid:122) Hệ thống thông tin kế toán thủ công (cid:122) Hệ thống thông tin bán thủ công (cid:122) Hệ thống kế toán dựa trên nền máy tính

Hệ thống thông tin kế toán

(cid:122) Phân loại hệ thống thông tin kế toán

(cid:122) Phân loại theo cách thức tổ chức xử lý-

cung cấp thông tin (cid:122) Các phần hành kế toán/ các hệ thống ứng dụng: Kế toán tiền- kế toán công nợ- kế toán Tài sản cố định- …

(cid:122) Các chu trình kế toán: Chu trình bán hàng- Chu trình mua hàng- chu trình sản xuất- chu trình tài chính

Hệ thống thông tin kế toán

(cid:122) Chu kỳ phát triển HTTT Kế toán

Phân tích hệ thống Vận hành- Bảo trì Hệ thống

Thiết kế Hệ thống Thực hiện hệ thống

8 Bài giảng AIS2

Các công cụ kỹ thuật cơ bản

(cid:122) Tham

khảo phần mềm Microsoft Visio

Các công cụ kỹ thuật cơ bản

(cid:122) Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram-

DFD)

(cid:122) Lưu đồ (Flowchart) (cid:122) Lưu đồ hệ thống (cid:122) Lưu đồ chứng từ

(cid:122) Phỏng vấn (cid:122) Bảng câu hỏi (cid:122) Các công cụ quản trị khác

Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu

(cid:122) Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự

(cid:122) Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái.

(cid:122) Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền

cho ngân hàng.

9 Bài giảng AIS2

Vấn đề đặt ra

(cid:122) Những ai tham gia vào quá trình trên (cid:122) Các chứng từ luân chuyển như thế nào (cid:122) Phần mềm xử lý ra sao (cid:122) Đánh giá tính hợp lý về KS của quá trình

xử lý trên

(cid:122) …….

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) Định nghĩa:

(cid:122) DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần;

các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin

(cid:122) Có 3 loại DFD (cid:122) DFD khái quát (cid:122) DFD vật lý (cid:122) DFD luận lý

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) Các kí hiệu:

(cid:122) Có 4 kí hiệu biễu diễn

Dòng dữ liệu Thực thể bên ngoài Nơi lưu trữ dữ liệu Giai đoạn xử lý hoặc làthựcthể bêntrongtrong DFD vậtlý

10 Bài giảng AIS2

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) DFD khái quát (ngữ cảnh)

(cid:122) Là sơ đồ cấp cao nhất, mang tính tổng quát, mô tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thống và các hoạt động bên trong của nó bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các thực thể bên ngoài hệ thống.

(cid:122) Thực thể: các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển

các hoạt động (như người, nơi chốn, vật)

(cid:122) Thực thể bên ngoài hệ thống: Là những thực thể chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (không xử lý dữ liệu)

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) DFD khái quát (ngữ cảnh) Thanh toán

Khách hàng Nộp tiền NH Hệ thống thu tiền bán chịu Ngân hàng Tổng hợp thanh toán

(cid:122) DFD khái quát cho biết

(cid:122) Hệ thống này là gì, làm cái gì (cid:122) Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu

Kế toán tổng hợp

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) DFD vật lý

(cid:122) Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các thực thể bên trong, bên ngoài hệ thống (tất cả các thực thể liên quan) và dòng dữ liệu giữa các thực thể đó là các thực thể (người, nơi

(cid:122) Thực thể bên trong:

chốn, vật) làm nhiệm vụ chuyển hóa dữ liệu

(cid:122) DFD vật lý cho chúng ta biết được dữ liệu truyền đi

dưới hình thức gì, từ ai, cho ai, lưu trữ ở đâu

(cid:122) DFD không thể hiện dữ liệu được xử lý chi tiết qua

các quá trình gì

11 Bài giảng AIS2

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) DFD vật lý

Tiền và phiếu thu

Giấy đòi nợ

Tiền, giấy nộp tiền

Phiếu thu đã xác nhận

Mã KH, số HĐ

Tiền, Khách hàng Sổ quỹ Nhân viên BH giấy đòi nợ Thủ quỹ

Phần mềm Ngân hàng Kế toán phải thu Tập tin thanh toán Tập tin khách hàng Kế toán tổng hợp

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) DFD luận lý

(cid:122) Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các hoạt động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó.

(cid:122) DFD luận lý cho chúng ta biết dữ liệu được xử lý qua các quá trình như thế nào mà không quan tâm đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu

(cid:122) DFD luận lý chú trọng đến các chức năng

mà hệ thống thực hiện

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) DFD luận lý Tiền, Khách hàng

Lập giấy chuyển ngân hàng 3.0

Giấy đòi nợ đã xác nhận

Chuyển tiền và Phiếu thu

Chuyển tiền

Phiếu thu đã xác nhận

giấy đòi nợ Nhận thanh toán 1.0 Sổ quỹ

Ghi nhận thanh toán 4.0

Chuyển phiếu thu đã xác nhận

Ngân hàng Đối chiếu với tiền thực nhận 2.0 Kế toán tổng hợp

12 Bài giảng AIS2

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) Phân cấp DFD

(cid:122) Các quá trình xử lý của DFD luận lý (hình tròn) sẽ được chi tiết hóa thành nhiều cấp (cid:122) Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số

theo cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 …)

(cid:122) Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi

tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn (cid:122) Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt

động xử lý chi tiết bên trong của hệ thống

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) Phân cấp DFD

Điểm đầu Điểm đầu 2.0 C A A 1.0 Lưu trữ Hệ thống D 3.0 B Điểm cuối B Điểm cuối

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) Phân cấp DFD

Lưu trữ D I D 1.2 E A 3.1.1 3.1 1.1 G J H I F 1.3 3.1.2 3.2 1.4 C H B D

13 Bài giảng AIS2

Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu

(cid:122) Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho

ngân hàng.

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) Mô tả hệ thống hiện hành bằng DFD

(cid:122) Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn

mô tả

(cid:122) Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan

đến các thực thể đó

Thực thể

Hoạt động

Khách hàng

Trả tiền và giấy đòi tiền

Nhân viên BH

Lập phiếu thu

Nhân viên BH

Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy đòi tiền

……

……..

Thủ quỹ

Mang tiền nộp ngân hàng

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) Vẽ DFD khái quát

(cid:122) Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2

(cid:122) Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp…

(cid:122) Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các

thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu

(cid:122) Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu

14 Bài giảng AIS2

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) Vẽ DFD khái quát

(cid:122) Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống

(cid:122) Các thực thể bên ngoài hệ thống là các thực thể không thực

hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống

(cid:122) Bước 5:

(cid:122) Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài trên (cid:122) Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý

của hệ thống hiện hành. (Đặt tên mang tính khái quát)

(cid:122) Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các thực thể bên ngoài

hệ thống

(cid:122) Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động

nhận và gửi dữ liệu

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) Vẽ DFD vật lý

(cid:122) Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong hệ thống (cid:122) Các thực thể bên trong hệ thống là các thực thể tham gia

thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu trong hệ thống

(cid:122) Bước 7:

(cid:122) Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ

thống

(cid:122) Vẽ các vòng tròn biểu diễn các thực thể bên trong hệ thống (cid:122) Đọc lại bảng thực thể và hoạt động để vẽ các dòng dữ liệu nối các vòng tròn (thực thể bên trong) và các hình chữ nhật (thực thể bên ngoài hệ thống)

(cid:122) Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các danh từ chỉ các hình

thức mang dữ liệu

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) DFD vật lý

Tiền và phiếu thu

Giấy đòi nợ

Tiền, giấy nộp tiền

Phiếu thu đã xác nhận

Mã KH, số HĐ

Tiền, Khách hàng Sổ quỹ giấy đòi nợ Nhân viên BH Thủ quỹ

Phần mềm Kế toán phải thu Ngân hàng

Tập tin thanh toán Tập tin khách hàng Kế toán tổng hợp

15 Bài giảng AIS2

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) Vẽ DFD luận lý

(cid:122) Bước 8: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng theo từng thực thể và trình tự diễn ra các hoạt động đó.

(cid:122) Bước 9: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên

(cid:122) Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời

(cid:122) Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng

(cid:122) Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý với nhau (cid:122) ĐểchoDFD dễđọc, chỉnênsửdụngtừ5 đến7 hìnhtròntrong

điểm khác nơi xảy ra

(cid:122) Bước 10: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm

mỗisơđồ, mỗicấp

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) Vẽ DFD luận lý

(cid:122) Bước 11:.Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các

hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý

(cid:122) Bước 12: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy

hợp lý

(cid:122) Phân cấp DFD (cid:122) Bước 13:

(cid:122) Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở bước 9. Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròn lớn.

(cid:122) Thực hiện các bước 10,11,12,13

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(cid:122) DFD luận lý Tiền, Khách hàng

Lập giấy chuyển ngân hàng 3.0

Giấy đòi nợ đã xác nhận

Chuyển tiền và Phiếu thu

Chuyển tiền

Phiếu thu đã xác nhận

giấy đòi nợ Nhận thanh toán 1.0 Sổ quỹ

Ghi nhận thanh toán 4.0

Chuyển phiếu thu đã xác nhận

Ngân hàng Đối chiếu với tiền thực nhận 2.0 Kế toán tổng hợp

16 Bài giảng AIS2

Lưu đồ

(cid:122) Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) như sơ đồ dòng dữ liệu nhưng các thành phần này được mô tả 1 cách chi tiết ở góc độ vật lý như phương thức truyền dữ liệu, các đối tượng, bộ phận liên quan đến các hoạt động xử lý, phương thức xử lý, phương thức và tính chất lưu trữ dữ liệu

Ký hiệu thường dùng trong lưu đồ

Ñaàu vaøo

Xöû lyù

Ñaàu ra

Löu tröõ

Keát noái

Khaùch haøng

Döõ lieäu löu tröõ baèng maùy

Moâ taû chöùng töø 1 lieân hoaëc baùo caùo

Hoaït ñoäng xöû lyù baèng maùy tính

Hieån thò thoâng tin treân maøn hình

Phieáu thu

Tính giaù xuaát

Döõ lieäu

Baùo caùo baùn haøng

Ñieåm baét ñaàu/keát thuùc cuûa löu ñoà.

saùch/baùo

Moâ taû chöùng töø nhieàu lieân

Soå caùo taïo ra

Ñieåm noái caùc doøng döõ lieäu treân 1 trang

Hoaït ñoäng xöû lyù baèng thuû coâng

Hoùa ñôn

Soå quyõ

Laäp hoùa ñôn

Löu tröõ chöùng töø N: Löu theo soá A: Löu theo Alphabet D: Löu theo ngaøy

Nhaäp chöùng töø vaøo maùy

[Noái sang trang khaùc

Nhaäp lieäu

LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ

Kế toán tiền Thủ quỹ A

Quá trình thu tiền

Xác nhận, ghi sổ

KH Phiếu thu Phiếu thu Lập phiếu thu Sổ quỹ Ghi nhật kí Phiếu thu Phiếu thu Sổ quỹ Phiếu thu Kế toán công nợ A N KH

17 Bài giảng AIS2

LƯU ĐỒ HỆ THỐNG

Đơn đặt hàng

Nhập đơn đặt hàng của kháchhàng

Hiện thị khi nhập Nhập vào PM Tập tin HTKho

Cập nhật đơn hàng

Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu

(cid:122) Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho

Tập tin KH N Đơn đặt hàng đã xử lý Tập tin đơn hàng

ngân hàng.

LƯU ĐỒ

(cid:122) Mô tả hệ thống hiện hành

(cid:122) Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô

tả

(cid:122) Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan

đến các thực thể đó

Thực thể

Hoạt động

Khách hàng

Trả tiền và giấy đòi tiền

Nhân viên BH

Lập phiếu thu

Nhân viên BH

Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy đòi tiền

……

……..

Thủ quỹ

Mang tiền nộp ngân hàng

18 Bài giảng AIS2

Lưu đồ

Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2

(cid:122) Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp…

(cid:122) Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các

thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu

(cid:122) Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu

LƯU ĐỒ

(cid:122) Vẽ lưu đồ

(cid:122) Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột

(cid:122) Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ (cid:122) Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của

các hoạt động từ trái sang phải

(cid:122) Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột (cid:122) Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động (cid:122) Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di

chuyển thông tin từ trên xuống dưới

(cid:122) Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều

bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra.

LƯU ĐỒ

(cid:122) Vẽ lưu đồ

(cid:122) Bước 6: Hoàn thành lưu đồ

(cid:122) Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin (cid:122) Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc (cid:122) Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung

thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)

(cid:122) Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết

thúc

(cid:122) Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật)