Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 1

2/27/2014

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2

CHƢƠNG 01

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN HƯỚNG TÍCH HỢP

GV. ThS. Vũ Quốc Thông

Mục tiêu và nội dung

• Trình bày các quy trình kinh doanh cơ bản • Giải thích sự cần thiết của việc tích hợp hệ thống • Phân cấp mức độ tác động của CNTT đến HTTTKT • Giải thích đƣợc vai trò của ngƣời kế toán hiện đại

• Hệ thống thông tin kế toán hƣớng tích hợp • Hệ thống kế toán trong môi trƣờng máy tính • Vai trò của ngƣời kế toán hiện đại

Nhắc lại…

Một số khái niệm

Quan điểm về sản phẩm thông tin

Tổ chức – Hệ thống thông tin >> Thông tin

2/27/2014

- Quan điểm SP. thông tin cần phù hợp với

người sử dụng

- Quan điểm SP. thông tin bị ảnh hƣởng

bởi quá trình tạo ra thông tin

SẢN PHẨM

Hệ thống thông tin quản lý

2/27/2014

Khái niệm Lưu ý

Hệ thống (System) ?

Hệ thống thông tin (IS) ?

Hệ thống (HT)

• Một hệ thống là một tập hợp bao gồm các thành phần (hệ thống con) phối hợp với nhau để cùng thực hiện và đạt đƣợc mục tiêu chung.

HT.2

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) ?

Mục tiêu

HT.1

HT.4 HT.3

Ví dụ?

Hệ thống thông tin

2/27/2014

• Hệ thống thông tin là hệ thống hỗ trợ thu thập các dữ liệu đầu vào; xử lý, lƣu trữ các dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng.

Dữ liệu Thông tin

Xử lý, lưu trữ

Information System (IS)

• Căn cứ theo cơ cấu thông tin trong doanh nghiệp, hệ thống thống tin đƣợc phân loại:

2/27/2014

Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán tích hợp

… integrated into IS

Dẫn nhập…

Doanh nghiệp sản xuất

2/27/2014

Mua hàng

Kế toán

Bán hàng

Sản xuất

Bài tập thảo luận 1

Mục tiêu của tôi là… ?

Quyết định của tôi là… ?

Các quy trình kinh doanh

• Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

– Việc đồng ý thực hiện trao đổi hàng hóa hay

dịch vụ giữa hai đối tác;

– Hoặc là những sự kiện khác có thể đo lƣờng

về giá trị kinh tế bởi một tổ chức.

• Ví dụ:

– Bán hàng hóa cho khách hàng – Khấu hao tài sản cố định

(Romney M. and SteinBart P. AIS book 12th edn.)

2/27/2014

Các quy trình kinh doanh

• Nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy

tắc Cho-Nhận (Give-Get exchange)

• Những nghiệp vụ cơ bản đƣợc nhóm theo các Quy trình (Q/T) kinh doanh chính: – Q/T bán hàng (Revenue cycle) – Q/T mua hàng (Purchasing cycle) – Q/T chuyển đổi (Production cycle) – Q/T nhân sự (Human resources/payroll cycle) – Q/T tài chính (Financing cycle)

Quy trình bán hàng

• Trong quy trình, tổ chức kinh doanh giao tiếp với khách hàng thông qua việc bán hàng/cung cấp dịch vụ và nhận tiền.

Give Goods

Get Cash

2/27/2014

Quy trình mua hàng

• Trong quy trình, tổ chức kinh doanh giao tiếp với nhà cung cấp thông qua việc thu mua hàng/ dịch vụ và trả tiền.

Give Cash

Get Goods

Quy trình chuyển đổi (sản xuất)

• Trong quy trình, tổ chức kinh doanh sử dụng sức lao động của nhân công thông qua việc vận hành máy móc thiết bị để chuyển đổi nguyên vật liệu sang dạng sản phẩm hoàn thành.

2/27/2014

Give Raw Materials & Labor Get Finished Goods

Quy trình nhân sự / tiền lƣơng

• Trong quy trình, tổ chức kinh doanh sẽ giao tiếp với nhân viên thông qua các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, trả lƣơng, đánh giá và cho thôi việc.

Give Cash

Get Labor

Quy trình tài chính

• Trong quy trình, tổ chức kinh doanh sẽ giao tiếp với các nhà đầu tƣ và chủ nợ. Tổ chức sẽ tăng nguồn vốn thông qua mời gọi đầu tƣ hoặc đi vay (through stock or debt). Tổ chức phải hoàn trả vốn vay hoặc chia lời trên vốn góp (interest or dividends).

Give cash

Get Cash

2/27/2014

Các quy trình kinh doanh

• Rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong mỗi quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, các nghiệp vụ này có thể phân thành các loại chính trong từng quy trình. • Ví dụ, trong Q/T bán hàng

2/27/2014

– Nghiệp vụ bán hàng – thu tiền >> thuộc loại nghiệp vụ Cho – Nhận (nghiệp vụ cơ bản)

Các loại nghiệp vụ kinh tế khác trong Q/T bán hàng?

• Update sales and Accts

• Handle sales returns, discounts, & bad debts

Rec. for sales • Receive customer payments • Handle customer inquiries • Take customer orders • Approve credit sales • Check inventory • Update Accts Rec. for collections

• Prepare management availability • Initiate back orders • Pick and pack orders • Ship goods • Bill customers reports

• Send info to other cycles

Bài tập thảo luận 2

• Yêu cầu: SV hãy liệt kê các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh trong các quy trình kinh doanh:

2/27/2014

Q/T mua hàng Q/T nhân sự

Bài tập thảo luận 2 (tt.)

• Nghiệp vụ kinh tế trong Q/T mua hàng?

• Update accounts payable for

Q/T chuyển đổi Q/T tài chính

purchase

• Approve invoices for

Loại nghiệp vụ Cho-Nhận: • Mua hàng/dịch vụ - trả tiền Các loại nghiệp vụ khác: • Requisition goods and

• Process purchase orders to

services payment • Pay vendors • Update accounts payable for payment vendors

• Receive goods and services • Store goods • Receive vendor invoices • Handle purchase returns, discounts, and allowances • Prepare management reports • Send info to other cycles

Bài tập thảo luận 2 (tt.)

• Nghiệp vụ kinh tế trong Q/T nhân sự?

2/27/2014

– Process timecard and commission data

• Pay employees

– Prepare and distribute payroll • Calculate and disburse tax

Loại nghiệp vụ Cho-Nhận: • Thuê nhân công - trả lƣơng Các loại nghiệp vụ khác: • Recruit, hire, and train employees

• Evaluate and promote and benefit payments • Prepare management employees reports

• Send info to other cycles

Bài tập thảo luận 2 (tt.)

• Nghiệp vụ kinh tế trong Q/T chuyển đổi?

• Store finished goods • Accumulate costs for

• Discharge employees • Update payroll records

products

Loại nghiệp vụ Cho-Nhận: • Đƣa NVL, nhân công, máy móc vào sản xuất - để tạo ra thành phẩm

• Prepare management reports • Send info to other cycles

Các loại nghiệp vụ khác: • Design products • Forecast, plan, and schedule production

• Requisition raw materials • Manufacture products

Bài tập thảo luận 2 (tt.)

• Nghiệp vụ kinh tế trong Q/T tài chính?

2/27/2014

• Pay dividends to investors and interest to lenders Loại nghiệp vụ Cho-Nhận: • Chi tiền; Thu tiền (hoạt động tài chính)

• Retire debt • Prepare management reports

• Send info to other cycles

Các quy trình kinh doanh

• Mỗi quy trình kinh doanh:

– Đều liên quan đến các quy trình khác (VD?) – Cung cấp dữ liệu cho hệ thống Sổ cái và báo cáo kế toán để kết xuất thông tin phục vụ cho các đối tƣợng bên trong và bên ngoài tổ chức.

Các loại nghiệp vụ khác: • Forecast cash needs • Sell securities to investors • Borrow money from lenders

2/27/2014

Q/T mua hàng Q/T chuyển đổi Q/T bán hàng

D ữ

l i ệ u

Thông tin cho bên ngoài và bên trong của tổ chức

H/T Sổ cái và báo cáo

u ệ i l

ữ D

Bài tập thảo luận 3

Q/T nhân sự Q/T tài chính

Vì sao họ tranh cãi?

Luồng thông tin trong quy trình

2/27/2014

MUA HÀNG

- Ai tham gia ? - Những chứng từ gì đƣợc luân chuyển ?

Luồng thông tin trong quy trình

2/27/2014

SẢN XUẤT

Luồng thông tin trong quy trình

- Ai tham gia ? - Những chứng từ gì đƣợc luân chuyển ?

BÁN HÀNG

- Ai tham gia ? - Những chứng từ gì đƣợc luân chuyển ?

2/27/2014

Horizontal and Vertical Information Flows in Enterprise System

TÍCH HỢP HỆ THỐNG THÔNG TIN

2/27/2014

TỪ GÓC NHÌN TỪ KẾ TOÁN

2/27/2014

Tác động của CNTT đến HTTTKT

… IT impact levels

Dẫn nhập …

2/27/2014

Cấp độ bán thủ công với Excel

Danh mục tài khoản và số dƣ

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

2/27/2014

Bài tập thảo luận 4

2/27/2014

Yêu cầu: Tính tổng phát sinh, số dƣ cuối kì

[1] Tổng số phát sinh nợ

[1] = sumif(TKGHINO,A4,SOTIENPS)

[2] Tổng số phát sinh có

[2] = sumif(TKGHICO,A4,SOTIENPS)

[3] Tính số dư cuối kỳ của các tài khoản