Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 77
BÀI 6 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH
BÁN HÀNG
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Đọc tài liệu:
1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học
Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán,
chương I, tập 1, Nhà xuất bản Phương Đông.
2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems- International
Edition. NXB Prentice Hall 2012.
3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System,
NXB Wiley.
4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th
edition, NXB Thomson South Western.
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Bài này tập trung giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng. Bài này giới
thiệu quy trình thông tin của chu trình bán hàng, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp
kiểm soát thông tin thuộc chu trình.
Mục tiêu
Sau khi học xong bài này, sinh viên có thể:
Hiểu biết cơ bản về các chức năng nghiệp vụ đặc thù và cơ chế vận động của các dòng
dữ liệu nghiệp vụ của chu trình bán hàng.
Có kĩ năng xây dựng các mô hình chức năng nghiệp vụ và mô hình luồng dữ liệu trong
chu trình bán hàng.
Hiểu biết về những nguy cơ tiềm ẩn và cách kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
trong chu trình bán hàng.
Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
78 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
Tình huống dẫn nhập
Hệ thống thu tiền hàng của công ty Đại Liên được mô tả như sau:
Các khoản thanh toán của khách hàng bao gồm tiền mặt thu trực tiếp ở thời điểm bán hàng,
khoản tiền nhận được qua bưu điện và séc từ các khoản thanh toán đến hạn. Cuối mỗi ngày, thủ
quỹ chứng thực tất cả các séc, lập bảng kê cho cả séc và tiền mặt, rồi nộp vào ngân hàng. Các
bảng kê tiền gửi được dùng để cập nhật dữ liệu khoản phải thu cuối ngày. Bảng kê tiền gửi được
lưu theo trình tự thời gian.
Hàng tuần, trên cơ sở sổ cái khoản phải thu, kế toán viên lập báo cáo thu tiền và báo cáo các
khoản nợ phải thu đến hạn. Báo cáo thu tiền được gửi cho Kế toán trưởng và Giám đốc. Bản sao
của báo cáo các khoản nợ đến hạn được gửi cho bộ phận thu nợ.
Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát hệ thống trên.
Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 79
6.1. Khái quát chung về chu trình bán hàng
Chu trình bán hàng bao gồm các hoạt động liên quan đến doanh thu và theo dõi
công nợ phải thu của khách. Các hoạt động cụ thể của chu trình này bao gồm: nhận và
xử lí đơn đặt hàng của khách hàng, giao hàng cho khách, lập hoá đơn doanh thu và
theo dõi công nợ phải thu.
6.1.1. Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng và các chu trình nghiệp vụ khác
Chu trình bán hàng có quan hệ nghiệp vụ và tương tác với các thực thể ngoài là (1)
khách hàng, (2) ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng), (3) Bộ phận quản lý
bán hàng.
o Thực thể khách hàng:
Là nguồn nơi phát sinh các đơn đặt hàng, thực hiện thanh toán tiền hàng
cho doanh nghiệp.
Là đích đến của các tài liệu nghiệp vụ như phiếu xuất kho, phiếu giao hàng,
hóa đơn bán hàng hay phiếu thu tiền; là nơi nhận hàng hóa và dịch vụ.
o Thực thể ngân hàng:
Thực hiện thanh toán qua ngân hàng theo yêu cầu của khách hàng.
o Bộ phận quản lý bán hàng:
Là nơi đưa ra các yêu cầu thông tin phục vụ nhu cầu quản lý doanh thu.
Là nơi nhận các báo cáo doanh thu.
Hình 6.1 mô tả mối quan hệ về mặt dữ liệu giữa các chu trình nghiệp vụ trong
doanh nghiệp.
Hình 6.1: Các chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán và mối quan hệ về mặt dữ liệu
Các sự kiện kinh tế
Chu trình
bán hàng
Chu trình
báo cáo
tài chính
Chu trình
tài chính
Chu trình
sản xuất
Chu trình
chi phí
Báo cáo tài chính
Các giao dịch
Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
80 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
Chu trình bán hàng có mối quan hệ mật thiết về mặt dữ liệu với một số chu trình
nghiệp vụ sau đây:
o Quan hệ với chu trình chi phí. Tiếp nhận yêu cầu mua sắm nguyên vật liệu,
hàng hóa dịch vụ đầu vào để đáp ứng đơn hàng đã được chấp nhận trong chu
trình bán hàng.
o Quan hệ với chu trình sản xuất. Lên kế hoạch sản xuất đáp ứng đơn hàng đã
được chấp nhận trong chu trình bán hàng.
o Quan hệ với chu trình báo cáo tài chính. Dữ liệu phản ánh các giao dịch thực
hiện trong chu trình bán hàng sẽ được chuyển và xử lý tiếp theo bởi chu trình
báo cáo tài chính.
Để kiểm soát và quản lý được các chu trình nghiệp vụ kế toán, trong đó có chu trình
bán hàng, chúng ta thực hiện mô tả các chu trình bằng các công cụ mô hình hóa trực
quan khác nhau để có được những góc nhìn khác nhau về cùng một hệ thống. Phần nội
dung sau đây mô tả chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng nghiệp vụ và góc độ
dòng dữ liệu.
6.1.2. Chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng nghiệp vụ
Cũng như các chu trình kế toán khác, chu trình bán hàng bao gồm nhiều chức năng
nghiệp vụ, trong đó mỗi chức năng nghiệp vụ là một hoạt động hay một hoạt động
được thực hiện thường kì, theo một phương thức định sẵn, nhằm thực hiện một phần
nhiệm vụ của tổ chức. Để mô tả các chức năng nghiệp vụ của chu trình bán hàng,
chúng ta sử dụng sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagram) với các kí
pháp hình chữ nhật tổ chức theo cấu trúc phân cấp, trong đó mỗi hình chữ nhật mô tả
một chức năng nghiệp vụ (hình 6.2). Việc phân rã các chức năng nghiệp vụ sẽ được
thực hiện cho tới khi đạt dược chức năng con tương ứng với một xử lý trên máy tính.
Chu trình bán hàng gồm năm chức năng chính:
(1) Xử lý đơn hàng;
(2) Cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
(3) Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ;
(4) Thu tiền;
(5) Báo cáo doanh thu.
Mỗi chức năng chính được phân rã thành những chức năng con ở mức chi tiết hơn. Cụ
thể, chức năng Xử lý đơn hàng có ba chức năng con là Kiểm tra hàng hóa, Kiểm tra
khách hàng và Thông báo kết quả. Chức năng Cung cấp hàng hóa, dịch vụ gồm hai
chức năng con là Xuất kho và Giao hàng. Chức năng Lập hóa đơn và theo dõi công nợ
gồm ba chức năng con là Đối chiếu xác nhận, Lập hóa đơn bán hàng, và Theo dõi
công nợ. Chức năng Thu tiền gồm ba chức năng con là Lựa chọn thanh toán, Lập
chứng từ thu, và Xác nhận thu tiền. Chức năng Báo cáo doanh thu gồm ba chức năng
con là Trích xuất dữ liệu, Tính toán xử lý, và Lên báo cáo doanh thu.
Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 81
Hình 6.2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của chu trình bán hàng (BFD – Business Function Diagram)
6.1.3. Chu trình bán hàng dưới góc độ xử lý thông tin
Xử lý thông tin là quá trình xử lý các kiểu dữ liệu khác nhau (kiểu số, kí tự, hình
ảnh…) nhằm tạo ra các sản phẩm thông tin cho người sử dụng. Dưới góc độ xử lý
thông tin, chu trình bán hàng là một hệ thống các hoạt động với các yếu tố đầu vào
điển hình là các chứng từ kế toán, phản ánh các giao dịch liên quan đến bán hàng (đơn
đặt hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng…) và các yếu tố đầu ra là những báo cáo
liên quan đến tài chính, thanh toán của khách hàng, nợ xấu, dự báo dòng tiền, báo cáo
phân tích doanh thu (hình 6.3).
Hình 6.3 Hệ thống xử lý giao dịch trong chu trình bán hàng
Sau đây là mô tả chi tiết các yếu tố vào/ ra của hệ thống xử lý giao dịch trong chu
trình bán hàng.
Đầu vào (input)
Khi có khách đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ thực hiện kiểm tra tồn kho hàng hóa
và tình trạng công nợ khách hàng. Đối với các đơn hàng được chấp nhận, một lệnh
bán hàng sẽ được lập thành nhiều liên để gửi tới các bộ phận sau đây: Bộ phận
Cung cấp hàng hóa, bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ. Bộ phận
Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ sẽ sử dụng lệnh bán hàng này để lập
hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng ghi nhận chi tiết hàng hóa, đơn giá và các
điều khoản thanh toán, nội dung bán hàng đã thực hiện với khách hàng. Bộ phận
Thu tiền sử dụng Lệnh bán hàng.
Bên cạnh đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, hóa đơn bán hàng, đầu vào của chu trình
bán hàng còn có phiếu giao hàng. Khi xuất kho hàng hóa để giao cho khách, bộ
phận kho sẽ lập một chứng từ xuất (phiếu giao hàng). Chứng từ này được lập
thành nhiều liên, trong đó có 1 liên có thể được gửi kèm theo hàng hóa giao cho
khách, 1 liên chuyển cho bộ phận theo dõi công nợ phải thu làm cơ sở thu tiền của
khách hàng.
Báo cáo doanh thu,
báo cáo tài chính
Chứng từ bán hàng
QUẢN LÝ DOANH THU