Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng
26 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224
BÀI 3 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH
MUA HÀNG
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Đọc tài liệu:
1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học
Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán,
chương VI, tập 2, Nhà xuất bản Phương Đông.
2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems - International
Edition. NXB Prentice Hall.
3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System,
NXB Wiley.
4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th
edition, NXB Thomson South Western.
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Khái quát chung về chu trình mua hàng;
Quy trình thông tin kế toán chu trình mua hàng;
Các rủi ro tiềm tàng và kiểm soát thông tin chu trình mua hàng.
Mục tiêu
Nắm chắc các hoạt động và dòng thông tin trong chu trình mua hàng.
Nắm chắc các hoạt động kiểm soát trong chu trình mua hàng.
Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng
TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 27
Tình huống dẫn nhập
Quá trình mua hàng trong doanh nghiệp
Công ty TNHH Sơn Hà là công ty chuyên về sản xuất bể nước inox, nguyên vật liệu được quản
lý theo định mức tại kho. Bộ phận kho hàng dựa vào định mức dự trữ và số tồn kho thực tế báo
về cần mua nguyên vật liệu để cho kỳ sản xuất tiếp theo bằng cách lập giấy đề xuất mua nguyên
vật liệu. Giấy này lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại bộ phận kho, liên 2 chuyển cho phòng cung ứng.
Phòng cung ứng tổng hợp yêu cầu mua hàng, tìm nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng thành 5 liên:
liên 1 giao người bán để ký hợp đồng, liên 2 giao bộ phận nhận hàng, liên 3 giao bộ phận kho
hàng, liên 4 giao kế toán để theo dõi nợ phải trả, liên 5 lưu tại phòng cung ứng.
.
Hãy thiết kế lưu đồ xử lý đặt hàng tại công ty TNHH Sơn Hà (biết công ty xử lý
thủ công).
Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng
28 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224
3.1. Khái quát chung về chu trình mua hàng
3.1.1. Khái niệm
Chu trình mua hàng là một loạt các hành vi kinh doanh phát sinh và các hoạt động
thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình mua hàng hóa,
dịch vụ và thanh toán cho các loại hàng mua.
Mục tiêu của chu trình mua hàng:
o Mua hàng từ những người bán tin cậy;
o Mua hàng với chất lượng cao;
o Mua hàng với giá cả tốt nhất;
o Mua những khoản mục được yêu cầu;
o Có được các nguồn lực khi cần;
o Nhận được những mặt hàng đã đặt mua;
o Đảm bảo các loại hàng mua không bị mất, bị hỏng, bị mất cắp.
3.1.2. Các hoạt động cơ bản
Nhận yêu cầu mua hàng hoặc dịch vụ trong nội bộ (từ các bộ phận hay hệ thống có
nhu cầu), tìm kiếm người cung cấp phù hợp và đặt hàng;
Nhận hàng từ người cung cấp;
Ghi nhận nợ phải trả;
Thanh toán với người bán.
Các hoạt động này tạo ra các quan hệ thông tin luân chuyển trong chu trình và các đối
tượng bên ngoài hệ thống. Các quan hệ thông tin được thể hiện qua 2 sơ đồ dòng dữ liệu.
3.1.3. Sơ đồ dòng dữ liệu
Hình 3.1: Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát chu trình mua hàng
Nhà cung cấp
HT sổ cái và
báo cáo
Chu trình
doanh thu
Bộ phận khác
Kiểm soát hàng
tồn kho
Chu trình
sản xuất
Chu trình
mua hàng
Yêu cầu mua hàng
Yêu cầu mua hàng
Nhận hàng
Hàng hóa hoặc dịch vụ
Bán hàng hoàn thành
Đặt hàng mua
Thanh toán tiền
Nhận hàng
Yêu cầu mua hàng
Nhận hàng
Yêu cầu mua hàng
Nhận hàng
Dữ liệu mua hàng
và thanh toán
Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng
TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 29
Hình 3.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 chu trình mua hàng
Đặt hàng
1.0
Kiểm soát
hàng tồn kho
Chu trình
sản xuất
Chu trình
doanh thu
Bộ phận khác
Nhận và
bảo quản
2.0
Thanh
toán
4.0
Chấp nhận
hóa đơn và
theo dõi
công nợ
3.0
Kho hàng
Nhà cung cấp
Đặt hàng
Yêu c
ầ
u mua hàng
Đặt hàng
Đặt hàng
Yêu c
ầ
u mua hàng
Yêu c
ầ
u mua hàng
Đặt hàng
Đặt hàng
Hàng & thô ng
tin giao hàng
Hàng & thông
tin nhập kho
HT sổ cái
& báo cáo
Y
êu c
ầ
u mua hàng
Đặt hàng
Thông ti n bán hàng
hoàn thành
–
Hóa đơn
Thanh toán
Thanh toán
Đề nghị thanh toán
Mua hàng & cô ng nợ
Thông tin nhập kho
3.2. Quy trình thông tin kế toán chu trình mua hàng
3.2.1. Đặt hàng với nhà cung cấp
3.2.1.1. Nhận yêu cầu mua hàng
Yêu cầu mua hàng phát sinh từ các bộ phận chức năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc
bộ phận sử dụng trực tiếp hàng hóa, dịch vụ. Cụ thể, doanh nghiệp sản xuất là nhu
cầu nguyên vật liệu; doanh nghiệp thương mại là nhu cầu về hàng hóa; nhu cầu
giống nhau các doanh nghiệp về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
Nhu cầu về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cố định là những nhu cầu
phát sinh ít không thường xuyên. Các nhu cầu này thường được đề xuất từ các bộ
phận hoặc phòng ban trực tiếp.
Nhu cầu về nguyên vật liệu, hàng hóa phát sinh nhiều, thường xuyên: thường được
đề xuất từ hệ thống kiểm soát kho hàng.
Hệ thống kiểm soát kho hàng là một hệ thống gồm kiểm soát trực tiếp hàng trong
kho và phương pháp quản lý tính toán hàng dự trữ:
Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng
30 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224
o Phương pháp tính theo số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ: economic order
quantity) là phương pháp truyền thống được sử dụng để quản lý hàng tồn kho.
Mục tiêu: duy trì một lượng hàng tồn kho đủ cho quá trình kinh doanh không
bị gián đoạn.
Theo phương pháp này, một mức hàng tồn kho lý tưởng là số tối thiểu tổng các
yếu tố:
Chi phí hàng mua (giá mua);
Chi phí vận chuyển;
Chi phí hao hụt (do thiếu hụt hàng).
Phương pháp này áp dụng phụ thuộc vào loại hàng:
Hàng có giá trị lớn, sử dụng nhiều: khi tính toán sử dụng 3 yếu tố trên;
Hàng có giá trị nhỏ, yếu tố được quan tâm là giá trị của đơn hàng.
o Phương pháp lập kế hoạch nhu cầu vật tư (MRP: materials requirements planning)
Mục tiêu giảm mức hàng tồn kho bằng việc lập kế hoạch chính xác để có kế
hoạch mua hàng thoả mãn nhu cầu sản xuất.
Việc lập kế hoạch cho từng yếu tố trong thời gian dài.
o Phương pháp hàng tồn kho tức thời (JIT: Just-in-time inventory system)
Cố gắng tối thiểu hóa, gần như giảm hoàn toàn, chi phí lưu trữ hàng tồn kho
thông qua việc mua và sản xuất các loại hàng hóa theo thực tế tiêu thụ,
không phải dự toán hoặc kế hoạch.
Đặc trưng bởi sự vận chuyển thường xuyên một lượng nhỏ các loại vật tư,
phụ tùng và các yếu tố đầu vào khác tới địa điểm yêu cầu hàng thay vì dự
trữ trong các kho trung tâm.
Doanh nghiệp áp dụng mô hình này sẽ thiết kế nhiều cửa/kênh nhận hàng.
Mỗi kênh được thiết kế riêng (gần với nơi sản xuất nhất) cho một loại hàng
chuyển đến.
3.2.1.2. Tìm kiếm người bán phù hợp và đặt hàng
Bộ phận mua hàng kiểm tra xét duyệt, tổng hợp các nhu cầu, tìm kiếm người bán
và lập các thủ tục đặt hàng.
Lựa chọn người bán:
o Giá cả hợp lý;
o Chất lượng hàng tốt theo yêu cầu;
o Giao hàng kịp thời (chọn nhà vận chuyển);
o Độ tin cậy của người bán (đặc biệt liên quan đến hệ thống JIT).
Đặt hàng: Doanh nghiệp lập đơn hàng nhằm xác định các yêu cầu về hàng, giá cả,
giao hàng và thanh toán.
o Đơn đặt hàng là một văn bản hoặc tài liệu điện tử chính thức yêu cầu người bán
cung cấp loại hàng cụ thể theo giá đặt ra;
o Đơn hàng cũng thể hiện cam kết thanh toán cho số hàng;
o Đơn hàng trở thành hợp đồng khi người bán chấp nhận đơn hàng đó;