intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE

BÀI GIẢNG HỌC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Chia sẻ: Nguyen Uyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:44

294
lượt xem
89
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu tham khảo dành cho giáo viên, sinh viên chuyên ngành kế toán - Giáo trình, bài giảng chuyên ngành giúp sinh viên củng cô và nâng cao kiến thức của mình.Một hệ thống thông tinlà hệ thống thu nhận các dữ liệuđầu vào, xử lý các dữ liệu và cung cấp thông tincho người sử dụng.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: BÀI GIẢNG HỌC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

  1. TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC TOÂN ÑÖÙC THAÉNG KHOA KEÁ TOAÙN ----- ----- MOÂN HOÏC HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN GIAÛNG VIEÂN: ThS. NGOÂ TRAÀN THÒ MINH THUÙY
  2. 29/04/2010 2007 1 Chương Chương 1. TỔNG QUAN VỀ AIS TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp I. II. Hệ thống kế toán truyền thống và nhược điểm. III. Sự kết hợp của CNTT trong hệ thống kế toán. 29/04/2010 2 C1.Tổng quan HTTTKT 2007 2007 I.1 Khái niệm Hệ thống thông tin  Một hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một số mục tiêu nào đó. Hệ thống thông tin kế D A Mục toán là gì ? tiêu C B 29/04/2010 3 29/04/2010 4 C1.Tổng quan HTTTKT C1.Tổng quan HTTTKT 2007 2007 Hệ thống con Hệ thống thông tin Một hệ thống sẽ có nhiều hệ thống con Một hệ thống thông tin là hệ thống thu tương ứng các mục tiêu bộ phận nhận các dữ liệu đầu vào, xử lý các dữ liệu và cung cấp thông tin cho người sử dụng. D A Mục tiêu Dữ liệu Xử lý Thông tin C B Người sử dụng thông tin B B1 B2 29/04/2010 5 29/04/2010 6 C1.Tổng quan HTTTKT C1.Tổng quan HTTTKT 1
  3. 29/04/2010 2007 2007 Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin  Dữ liệu là những sự kiện dưới dạng ‘thô’ về những hoạt Xử lý thông tin là Ví dụ: động, hành động, hay nghiệp vụ nào đó mà chưa được tổ quá trình: Phiếu xuất kho chuyển về phòng kế chức lại hay sắp xếp, và nó không có ý nghĩa xem xét. Thu thập DL toán, ghi sổ chi tiết vật tư, tổng hợp Phân loại DL  Thông tin là những dữ liệu mà đã được xử lý, nó là những báo cáo xuất vật tư, chuyển báo cáo Tổng hợp DL cho giám đốc. nội dung có nghĩa và hữu ích cho người sử dụng. Lưu trữ DL  Với người này là dữ liệu, với người khác là thông tin. Truyền thông tin Thủ Xuất Xuất Kế toán Giám đốc kho hàng A hàng A Quá trình xử lý DL tạo dòng thông tin: Thông tin gì luân chuyển? Theo hướng nào? 29/04/2010 7 29/04/2010 8 C1.Tổng quan HTTTKT C1.Tổng quan HTTTKT 2007 2007 I.2. Các hệ thống thông tin tại DN I.2. Các hệ thống thông tin tại DN Nhà quản trị ở các cấp khác nhau thì tính Phuï traùch Phuï traùch saûn xuaát chất thông tin yêu cầu khác nhau. kinh doanh Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, Söï kieän Thoâng tin: Thoâng tin: baùn SL baùn? HT TT HT SL baùn? hệ thống thông tin trong DN được chia thò tröôøng haøng TT SX Y/C chaát Giaù baùn löôïng, chi phí Doanh thu? thành: HT TT …. Quaûng caùo KT  Hệ thống xử lý nghiệp vụ; Khuyeán maõi Thoâng tin: …  Hệ thống thông tin quản lý; Lôïi nhuaän Ñaàu tö  Hệ thống hỗ trợ điều hành. …. Phuï traùch DN 29/04/2010 9 29/04/2010 10 C1.Tổng quan HTTTKT C1.Tổng quan HTTTKT DSS: ESS: Executive Support Systems- HT hoã trôï ñieàu haønh 2007Decision Support systems- HT hoã trôï quyeát ñònh 2007 MIS: Management Information Systems-HT thoâng tin quaûn lyù TPS: Transaction Processing Systems-HT xöû lyù nghieäp vuï Hệ thống thông tin kế toán Caáp ñieàu haønh (caáp cao) Döï baùo Keá hoaïch hoaït Döï baùo ngaân saùch 5 naêm Laäp keá hoaïch khuynh höôùng ñoäng 5 naêm Laäp keá hoaïch lôïi nhuaän nguoàn nhaân löïc  Là hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, xử lý ESS baùn haøng- 5 và cung cấp thông tin kế toán cho những người naêm sử dụng. Caáp ñoä quaûn lyù (caáp trung)  Chức năng của HTTTKT: Laäp ngaân saùch haøng naêm Quaûn lyù baùn Kieån soaùt haøng Phaân tích söï haøng toàn kho phaân boá lao ñoäng Keá hoaïch Ñaàu tö voán MIS  Ghi nhận, lưu trữ các DL của các hoạt động hàng Phaân tích baùn Laäp keá hoaïch Phaân tích chi phí Phaân tích lôïi nhuaän- giaù caû saûn xuaát hôïp ñoàng LÑ haøng Phaân tích chi phí ngày trong DN Caáp ñoä hoaït ñoäng  Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên Xöû lyùñ.haøng Söû duïng maùy Thu, chi KT taøi chính Tuyeån duïng ngoài X.ñònh giaù moùc Chính saùch Laäp BC thueá Huaán luyeän baùn Söû duïng VL thanh toaùn cuï  Kieåm toaùn Chính saùch  Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp. TPS Ng.cöùu TT, XN kho VL theå v.v löông, thöôûng  Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ khuyeán maïi v.v v.v v.v HT TT taøi chính HT TT keá toaùn HT TT nhaân löïc HT TT b.haøng HT TT Saûn xuaát & T.tröôøng 29/04/2010 11 29/04/2010 12 C1.Tổng quan HTTTKT C1.Tổng quan HTTTKT 2
  4. 29/04/2010 2007 2007 II. HTTTKT truyền thống Thành phần của HTTTKT 1. Quy trình xử lý nghiệp vụ -Chứng từ Söï kieän kinh teá Chöùng töø goác Dữ liệu -Tài khoản -Đối tượng chi tiết Thủ tục kiểm soát Phaân tích aûnh höôûng cuûa Soå nhaät kyù nghieäp vuï ñeán tình hình -Bộ máy taøi chính -Quy trình Xử lý Lưu trữ -Phương thức Ghi cheùp ñeå löu tröõ döõ Soå taøi khoaûn lieäu veà ñoái töôïng bò aûnh höôûng -BCTC -Sổ KT Thông tin -BC quản trị Toång hôïp taïo thoâng tin Baùo caùo truyeàn ñaït tôùi ngöôøi söû duïng 29/04/2010 13 29/04/2010 14 C1.Tổng quan HTTTKT C1.Tổng quan HTTTKT 2007 2007 2. Tổ chức dữ liệu trong HTKT truyền III.3. Nhược điểm của HTTTKT thống truyền thống DL A Phaàn noäi dung Dữ liệu ghi chép trùng lắp. xöû lyù 1 (vaät tö…) DL B Ngöôøi söû DL A Dữ liệu lưu trữ phân tán Mức độ chia Phaàn noäi dung duïng xöû lyù 2 (kho…) sẻ thông tin thấp DL C DL B Phaàn noäi dung xöû lyù 3 DL C (toång hôïp…. ) DL D 29/04/2010 15 29/04/2010 16 C1.Tổng quan HTTTKT C1.Tổng quan HTTTKT 2007 2007 IV. Mức độ ứng dụng CNTT trong III.3. Nhược điểm của HTTTKT kế toán truyền thống Thông tin cung cấp: Xử lý bán tự động: trợ giúp của các bảng  Thông tin tài chính. tính Excel  Mức độ chi tiết của thông tin.  Chứng từ giấy  Thời gian cung cấp thông tin: chậm, không kịp  Có thể tự động xử lý số liệu, tạo các báo cáo thời. cần thiết nhưng mức độ giới hạn.  Khó lập các báo cáo linh hoạt theo nhiều tiêu  Phù hợp doanh nghiệp nhỏ, nhu cầu chia sẻ thức khác nhau Không đáp ứng được dữ liệu giữa các phần hành kế toán không lớn thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau.  Thông tin phải do người ghi chép dữ liệu lập. 29/04/2010 17 29/04/2010 18 C1.Tổng quan HTTTKT C1.Tổng quan HTTTKT 3
  5. 29/04/2010 2007 2007 IV. Mức độ ứng dụng CNTT trong IV. Mức độ ứng dụng CNTT trong kế toán kế toán Tự động hóa công tác quản lý toàn doanh Tự động hóa công tác kế toán: nghiệp (ERP – Enterprise Resource  Chứng từ giấy, nhập liệu chứng từ hoặc nhập Planning System): dữ liệu để in ấn chứng từ  DL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau; chứng từ điện tử  Tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần thiết.  Sử dụng mạng máy tính xử lý  Tích hợp các chức năng kế toán, marketing,  Dữ liệu không chia sẻ với các bộ phận khác nguồn nhân lực, hoạt động kinh doanh, sản ngoài phòng kế toán. xuất và lập kế hoạch KT có thể chia sẻ DL với các phòng ban, bộ 29/04/2010phận khác. 19 29/04/2010 20 C1.Tổng quan HTTTKT C1.Tổng quan HTTTKT 2007 2007 V. Các đối tượng sử dụng HTTTKT Kế toán tài chính – Kế toán quản trị Nhà quản lý DN Giống nhau: Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của DN  Quan hệ chặt chẽ với thông tin kế toán, phản Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động ánh hoạt động của doanh nghiệp; của DN  Các số liệu đều xuất phát từ chứng từ gốc. 29/04/2010 21 29/04/2010 22 C1.Tổng quan HTTTKT C1.Tổng quan HTTTKT 2007 2007 Chu trình kinh doanh Kế toán tài chính – Kế toán quản trị Một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến Khác nhau KTTC KTQT một nội dung của quá trình SXKD Mục đích Phục vụ cho việc lập báo cáo tài Phục vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh chính Bao gồm: Đối tượng phục Chủ yếu là các đối tượng bên Các nhà quản lý doanh vụ ngoài doanh nghiệp nghiệp  Chu trình doanh thu Đặc điểm thông -Phản ánh thông tin quá khứ, có -Thông tin linh hoạt, tính chủ quan, ít chú trọng tính tin tính khách quan  Chu trình chi phí -Thông tin dưới hình thức giá trị chính xác -Thông tin dưới hình thức Chu trình sản xuất  giá trị và hiện vật Chu trình nhân sự  Nguyên tắc cung Đảm bảo tính thống nhất theo các Không có tính bắt buộc cấp thông tin nguyên tắc, chuẩn mực và quy  Chu trình tài chính định pháp luật Phạm vi thông Toàn doanh nghiệp Từng bộ phận, từng cá tin nhân liên quan 29/04/2010 23 29/04/2010 24 C1.Tổng quan HTTTKT C1.Tổng quan HTTTKT 4
  6. 29/04/2010 2007 2007 Mối liên hệ giữa các chu trình Nội dung thảo luận chương 2 kế toán So sánh sự giống và khác nhau giữa lưu Sản phẩm Chu trình sản xuất Chu trình doanh thu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu. Dữ liệu Dữ liệu Nêu ý nghĩa và mục đích sử dụng của 2 Tiền Hệ thống ghi sổ công cụ này trong việc mô tả hệ thống NVL - lập báo cáo thông tin kế toán. Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Chu trình chi phí Chu trình tài chính Tiền Tiền Nhân công Chu trình nhân sự 29/04/2010 25 29/04/2010 26 C1.Tổng quan HTTTKT C1.Tổng quan HTTTKT 5
  7. 29/04/2010 2 Chương Mục tiêu  Ý nghĩa của việc mô tả hệ thống bằng các công cụ CÔNG CỤ KỸ THUẬT DÙNG TRONG  Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN  Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng sơ đồ dòng dữ liệu  Khả năng mô tả hệ thống bằng lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống  Khả năng mô tả hệ thống bằng sơ đồ dòng dữ liệu 2007 2 1 Mục đích của các công cụ mô tả Ví dụ minh họa  KH gặp kế toán thanh toán kèm theo thông báo trả tiền của công ty.  Phạm vi của hệ thống NV này lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu  Mô tả các thành phần của AIS vào thông báo trả tiền kèm theo. Sau đó chuyển Pthu cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho KT phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm Dữ liệu  tra số tiền trên Pthu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 Pthu Hoạt động xử lý  cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu Lưu trữ  theo số thứ tự.  KT phải thu nhận giấy báo trả tiền do KT thanh toán chuyển đến,  Thông tin lưu lại theo hồ sơ KH. Sau khi nhận Pthu từ thủ quỹ, KT phải thu  Đối tượng tham gia vào AIS kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm kế toán. PMKT kiểm tra mã KH, số hóa đơn chưa thanh toán. Nếu đúng, PM sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của KH theo từng hóa đơn. Định kỳ, PM sẽ in sổ cái TK tiền, TK phải thu, sổ chi tiết KH, bảng tổng hợp thanh toán và được chuyển cho KT tổng hợp. 3 4 Vấn đề đặt ra Các công cụ mô tả hệ thống Những ai tham gia vào quá trình trên ?  Lưu đồ chứng từ Các chứng từ gì được sử dụng và luân (Document Flowcharts – DF). chuyển như thế nào ?  Lưu đồ hệ thống Phần mềm xử lý ra sao ? (Systems Flowcharts – SF).  Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD). 5 6 1
  8. 29/04/2010 Lưu đồ Lưu đồ chứng từ - Lưu đồ hệ thống  Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình  Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, trữ) nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ… trong xử lý thủ công  Đồng thời mô tả:  Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách Phương thức truyền dữ liệu  thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính Các đối tượng, bộ phận liên quan  Phương thức xử lý   Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống trong mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt động xử lý vô Phương thức và tính chất lưu trữ  hình và hữu hình trong hệ thống. 7 8 Lưu đồ hệ thống Lưu đồ chứng từ 9 10 Ký hiệu của lưu đồ Ký hiệu của lưu đồ  Ký hiệu đầu vào  Ký hiệu xử lý 4 Yêu cầu mua 3 Hóa đơn 2 Xöû lyù Xöû lyù Hóa đơn 2 hàng baèng maùy baèng tay bán hàng 1 Phiếu NK 2 1 Một lieân Lệnh mua Chöùng töø chứng từ 3  Ký hiệu đầu ra hàng nhieàu lieân Boä nhieàu Hieån thò loaïi chöùng Döõ lieäu/th.tin maøn hình vaøo ra/ Sổ KT töø Nhaäp lieäu qua baøn phím 11 12 2
  9. 29/04/2010 Ký hiệu của lưu đồ Ký hiệu của lưu đồ  Ký hiệu lưu trữ  Ký hiệu kết nối Baét ñaàu/keát thuùc. Ñöôøng luaân Löu tröõ Löu tröõ, Ngöôøi, boä phaän göûi chuyeån baèng tay maùy ñoïc ñöôïc DL, nhaän thoângtin Ñieåm noái trong A: Chöõ caùi A Ghi chuù, trang löu ñoà D: ngaøy thaùng bổ sung Lưu trữ Lưu trữ N: soá thöù töï bằng bằng đĩa từ đĩa từ Điểm noái sang p.4 trang Ra 1 quyết định 1 1 p.2 13 14 Hướng dẫn vẽ lưu đồ Hướng dẫn vẽ lưu đồ  Bước 4: hoàn thành lưu đồ  Bước 1: Xác định các đối tượng bên trong và bên ngoài hệ thống  Nối các ký hiệu thành phần bằng các dòng thông tin  Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua  Bước 2: Chia lưu đồ thành các cột cột khác để tránh các đường ngang/dọc  Mỗi đối tượng bên trong hệ thống là một cột trên lưu  Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung đồ thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)  Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của  Chứng từ đi vào phải đi ra hoạt động xử lý các hoạt động từ trái sang phải  Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết  Bước 3: Xác định các thành phần của từng cột thúc  Mô tả các hoạt động xử lý  Dòng dữ liệu vào, ra của từng hoạt động  Bất kỳ ký hiệu xử lý nào cũng phải có ký hiệu đầu vào và đầu ra. 15 16 Ví dụ về lưu đồ Sơ đồ dòng dữ liệu – DFD  KH gặp kế toán thanh toán kèm theo thông báo trả tiền của công ty.  DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần, các dòng NV này lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi vào thông báo trả tiền kèm theo. Sau đó chuyển Pthu cho thủ quỹ, đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống chuyển thông báo trả tiền cho KT phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên Pthu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 Pthu thông tin. cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu  DFD có nhiều cấp theo số thứ tự.  KT phải thu nhận giấy báo trả tiền do KT thanh toán chuyển đến, lưu lại theo hồ sơ KH. Sau khi nhận Pthu từ thủ quỹ, KT phải thu kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm kế toán. PMKT kiểm tra mã KH, số hóa đơn chưa thanh toán. Nếu đúng, PM sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của KH theo từng hóa đơn. Định kỳ, PM sẽ in sổ cái TK tiền, TK phải thu, sổ chi tiết KH, bảng tổng hợp thanh toán và được chuyển cho KT tổng hợp. 17 18 3
  10. 29/04/2010 DFD cấp 0 (khái quát) Những biểu tượng thường dùng trong DFD  Là sơ đồ cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội dung  Một hình vuông biểu thị đối tượng bên ngoài hệ của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng dữ thống (nguồn dữ liệu hoặc đích đến của dữ liệu) liệu đi vào và đi ra giữa hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ thống.  Một vòng tròn thể hiện hoạt động xử lý  Đối tượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (không xử lý dữ liệu)  Hai đường thẳng song song thể hiện việc lưu trữ của dữ liệu.  Một đường thẳng với một mũi tên thể hiện hướng đi của dòng dữ liệu. 19 20 DFD cấp 0 DFD cấp chi tiết  Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ các cấp hoạt động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các cấp hoạt động xử lý đó.  Mô tả chức năng của các hoạt động xử lý, nội dung của các dòng dữ liệu  Không thể hiện đối tượng, bộ phận thực hiện, hình thức mang dữ liệu DFD khái quát cho biết: -Chức năng của hệ thống -Phạm vi của hệ thống 21 22 DFD cấp 1 Vẽ DFD cấp 0  Bước 1: mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả  Bước 2: lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến các đối tượng đó  Bước 3: đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động đã mô tả ở bước 2  Hoạt động xử lý dữ liệu: truy xuất, chuyển hóa, nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp  Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các đối tượng không phải là hoạt động xử lý dữ liệu 23 24 4
  11. 29/04/2010 Vẽ DFD cấp 0 Vẽ DFD cấp chi tiết  Bước 4: nhận diện các đối tượng bên ngoài hệ  Bước 6: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu theo thống trình tự diễn ra các hoạt động  Bước 5:  Bước 7: nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên theo các cách sau:  Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các đối tượng bên  Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời ngoài điểm  Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành  Nhóm các hoạt động xảy ra cùng địa điểm nhưng khác thời điểm xảy ra  Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các đối tượng  Bước 8: vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi bên ngoài nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung  Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu chính các hoạt động trong nhóm 25 26 Vẽ DFD cấp chi tiết Tình huống minh họa  Bước 9: đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các  KH gặp kế toán thanh toán kèm theo thông báo trả tiền của công ty. hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý NV này lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Sau đó chuyển Pthu cho thủ quỹ,  Bước 10: bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy chuyển thông báo trả tiền cho KT phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm hợp lý tra số tiền trên Pthu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 Pthu  Lập lại các bước 7,8,9,10 cho các DFD cấp chi tiết cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự. hơn  KT phải thu nhận giấy báo trả tiền do KT thanh toán chuyển đến, lưu lại theo hồ sơ KH. Sau khi nhận Pthu từ thủ quỹ, KT phải thu kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm kế toán. PMKT kiểm tra mã KH, số hóa đơn chưa thanh toán. Nếu đúng, PM sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của KH theo từng hóa đơn. Định kỳ, PM sẽ in sổ cái TK tiền, TK phải thu, sổ chi tiết KH, bảng tổng hợp thanh toán và được chuyển cho KT tổng hợp. 27 28 Ý nghĩa Vận dụng sơ đồ và lưu đồ  Mô tả hệ thống bằng DFD giúp:  Đánh giá hoạt động của hệ thống hiện hành  Đánh giá dòng dữ liệu đi vào các hoạt động  đánh  Xác định nội dung, chức năng, trình tự của các hoạt động xử lý trong hệ thống giá cơ sở thực hiện các hoạt động  Đánh giá dòng dữ liệu đi ra  đánh giá việc thực hiện  Nhận biết được nội dung các dòng dữ liệu cần thiết cho các hoạt động xử lý chức năng của hoạt động  Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp:  Thiết kế hệ thống mới  Nhận biết và phân tích được các hoạt động xử lý theo  Phác thảo quy trình xử lý các hoạt động cấp chi tiết các đối tượng, bộ phận liên quan nhất bằng DFD  Phương thức thực hiện các hoạt động xử lý  Xác định các bộ phận và phương thức xử lý  Phương thức chuyển dữ liệu  Vẽ lưu đồ mô tả hệ thống mới 29 30 5
  12. 29/04/2010 Bài tập ví dụ Vấn đề thảo luận chương 3 Tại công ty Hill Probest Gam có nghiệp vụ thu tiền khách hàng được ghi chép và xử lý như sau:  Ý nghĩa và công dụng của mô hình REA ?  Nhân viên nhận được thư thanh toán, tiến hành mở bì thư và đối chiếu, tách riêng các séc thanh toán và giấy báo trả tiền, rồi lập bảng kê tổng hợp tiền thu (2 liên) từ các khoản chuyển trả của khách hàng.  Các chứng từ này được gửi đến phòng quỹ. Tại đây, thủ quỹ căn cứ vào các tờ séc lập giấy nộp tiền (deposit slip) gồm 2 liên. Liên thứ nhất của giấy nộp tiền và các séc thanh toán được chuyển nộp vào ngân hàng.  Liên thứ hai của giấy nộp tiền được đối chiếu với liên thứ nhất của bảng kê tổng hợp tiền thu, rồi kèm với nhau và được lưu tại phòng thủ quỹ, sắp xếp theo ngày nộp tiền. 31 32 Bài tập ví dụ (tt) Hướng dẫn bài tập ví dụ KT tổng hợp BP quỹ BP thư tín Tại công ty Hill Probest Gam có nghiệp vụ thu tiền khách hàng được ghi chép và xử lý như sau: Thư thanh toán Lập Ghi sổ 2 Sổ của KH giấy tổng BK thu tiền 1  Liên thứ hai của bảng kê tổng hợp tiền thu được chuyển đến cái nộp tiền hợp bộ phận kế toán tổng hợp để ghi sổ cái và được lưu theo bảng số thống kê. Mở thư, BK thu tiền 2 2 đ/ch, D Giấy nộp tiền 1  Giấy báo trả tiền được chuyển đến bộ phận kế toán phải thu tách séc, N lập BK để ghi vào sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng. Các giấy báo trả tiền được lưu tại bộ phận kế toán phải thu theo mã số Séc thanh toán KT phải thu 2 khách hàng. BK thu tiền 1 Giấy báo trả tiền Ghi sổ Yêu cầu: Hãy vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục nêu trên. Sổ chi chi tiết tiết Séc thanh toán Ngân hàng Giấy báo trả N Giấy báo trả tiền tiền 33 34 6
  13. 29/04/2010 Mục tiêu Tổ chức dữ liệu trong hệ thống • Đặc điểm quá trình thu thập, ghi nhận và thông tin kế toán lưu trữ dữ liệu trong HTTTKT thủ công và trên nền máy tính. • Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng mô hình REA Chương 3 1 2 Tổng quan về cơ sở dữ liệu Cấp bậc của dữ liệu • Hệ nhị phân • Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các Bit dữ liệu và được lưu trữ ở các thiết bị lưu trữ để có • 8 bits thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng. • Ký tự Byte • VD: Cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên tập tin • Kết hợp nhiều ký tự Vùng dữ liệu ĐVT SL tồn Tên hàng hóa Mã hàng Tài Tiêu đề • Kết hợp nhiều vùng dữ liệu có liên quan khoản Mẫu tin XEROX PR-001 Cái 1561 100 HP LASER PR-002 Cái 1561 20 • Tập hợp của các mẫu tin Tập Bộ TOSHIBA PC-001 1561 150 tin DESKPRO • Tập hợp nhiều tập tin CSDL 3 4 Cấp bậc của dữ liệu So sánh tổ chức dữ liệu tay - máy • Ví dụ: 2/1 ký hợp đồng số 01 bán chịu cho khách hàng A, số lượng 300 hàng hóa X, số tiền 10 triệu Tập tin hàng tồn kho Vùng dữ liệu đồng. 4/1 thực hiện hợp đồng, đơn vị đã xuất hóa đơn số 35. Baùn haøng ĐVT SL tồn Tên hàng hóa Mã hàng Tài Keá toaùn khoản XEROX PR-001 Cái 1561 100 H.Ñoàng H oaù ñôn Phaûi thu khaùch haøng HP LASER PR-002 Cái 1561 20 Ghi cheùp KH Tieàn Thöïc hieän Ghi cheùp Mẫu tin Bộ Ghi cheùp TOSHIBA PC-001 1561 150 A 10.000.000 HÑ 35 DESKPRO Ghi cheùp Soå nhaät kyù baùn haøng Theo doõi hôïp ñoàng Thöïc HÑ KH Tieàn hieän 01 A 10.000.000 HÑ 35 Ghi cheùp Soå caùi TK 131 5 6 1
  14. 29/04/2010 So sánh tổ chức dữ liệu tay - máy Tổ chức DL theo hệ cơ sở dữ liệu Baùn haøng Xem H.Ñoàng Chöông trình öùng Nhaäp lieäu KHAÙCH HAØNG duïng 1 HÔÏP ÑOÀNG KH Dö Heä quaûn HÑ KH MH TIEÀN Cô sôû döõ A Ngöôøi Chöông 01 A CC trò CSDL lieäu söû HAØNG HOÙA trình öùng (DBMS) (Data MH SL duïng duïng 2 base) BAÙN HAØNG HÑ H.ÑÔN KH MH SL Chöông SOÅ CAÙI 01 35 A CC TK SOÁ DÖ trình öùng 131 duïng 3 Nhaäp lieäu Keá toaùn H oaù ñôn 7 8 Tổ chức DL theo cấu trúc quan hệ - Tổ chức DL theo cấu trúc quan hệ - mô hình liên kết thực thể mô hình liên kết thực thể Nội dung của 1 • Nguồn lực (Resources): là tài sản có giá Mô hình hoạt động trị kinh tế đối với doanh nghiệp, thuộc REA quyền sở hữu của doanh nghiệp và được doanh nghiệp sử dụng. Sự Nguồn lực Đối tượng liên quan kiện • Sự kiện (Events): là những hoạt động (Resources) (Agent) (Event) mà doanh nghiệp muốn thu thập thông tin cho việc lập kế hoạch và kiểm soát. Chứng từ của • Đối tượng tham gia (Agents) từng hoạt động DL thu thập 9 10 Ví dụ Ví dụ (tt) • Thu thập DL cho hoạt động nhận tiền thanh Nguồn lực Sự kiện Đối tượng tham gia toán Khách hàng – Các thực thể liên quan: Xác nhận • Nguồn lực: thanh toán KT thanh toán – Tiền – Nợ phải thu • Sự kiện: Tiền Thu tiền Thủ quỹ – Xác nhận thanh toán – Thu tiền – Ghi sổ Nợ phải Ghi sổ KT phải thu • Đối tượng: khách hàng, kế toán thanh toán, thủ thu quỹ, kế toán phải thu 11 12 2
  15. 29/04/2010 Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu (tt) • Tập tin chính (master file) • Tập tin nghiệp vụ (transaction file) – Lưu trữ các DL ít thay đổi về các đối tượng – Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện: đặt hàng, trong và ngoài hệ thống. VD: khách hàng, bán hàng, thu tiền… hàng hóa… – Luôn chứa trường ngày của sự kiện, nghiệp vụ ĐVT Tài khoản SL tồn Tên hàng hóa Mã hàng XEROX PR-001 Cái 1561 100 Số HĐ Ngày HĐ ĐG Mã ĐĐH Mã KH Mã hàng SL HP LASER PR-002 Cái 1561 20 7869 13/4/08 KHTN-01 PC-001 1 10.000.000 345 Bộ TOSHIBA DESKPRO PC-001 1561 150 7870 15/4/08 KHNN-01 PR-002 3 25.000.000 567 13 14 Lợi ích của tập tin chính và tập tin Mối liên kết giữa các tập tin (tt) nghiệp vụ • Mối liên kết một – một (1:1) • Giảm thời gian nhập liệu – Một mẫu tin của tập tin này chỉ liên kết với một mẫu tin của tập tin khác và ngược lại • Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu – VD: mối liên kết giữa hóa đơn bán hàng và • Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu phiếu xuất kho. • Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản Số HĐ Phiếu xuất Ngày Mã KH dữ liệu: thay đổi, thêm, xóa… 7869 13/4/08 KHTN-01 PX001 7888 15/4/08 KHNN-01 PX098 Phiếu xuất Ngày Kho hàng PX001 13/4/08 KHTN-01 PX098 15/4/08 KHNN-01 15 16 Mối liên kết giữa các tập tin (tt) Mối liên kết giữa các tập tin (tt) • Mối liên kết một – nhiều (1:n) • Mối liên kết nhiều – nhiều (n:n) Một mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với nhiều – Một mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với mẫu tin của tập tin khác. Ngược lại một mẫu tin nhiều mẫu tin của tập tin khác, ngược lại một của tập tin khác chỉ liên kết với một mẫu tin của mẫu tin của tập tin khác cũng có thể liên kết với tập tin này. nhiều mẫu tin của tập tin này. VD: mối liên kết giữa khách hàng và đơn đặt hàng. – VD: mối liên kết giữa hàng hóa và hóa đơn. Địa chỉ Tên KH Mã KH MST 29 Lê Duẩn, Q1 Chase Mahattan KHNN-01 430121280-001 KPMG Việt Nam 115 Nguyễn Huệ KHTN-01 430421210-001 ĐĐH Tổng giá trị Ngày Mã KH 345 13/4/08 KHTN-01 10.000.000 349 13/4/08 KHTN-01 20.000.000 567 15/4/08 KHNN-01 25.000.000 17 18 3
  16. 29/04/2010 Mối liên kết Nhiều – Nhiều Ví dụ tổ chức dữ liệu kiểu quan hệ KHAÙCH HAØNG Costomer Relation MAÕ KH TEÂN KH ÑÒA CHÆ SOÁ DÖ 01 Nguyeãn Vaên A xxxx 300 Số HĐ Ngày HĐ Giá trị Mã KH Mã hàng SL 02 cty TNHH Hoa Huyeàn xxxx 500 7869 13/4/08 KHTN-01 PC-001 1 10.000.000 BAÙN HAØNG Sale Relation SOÁ HÑ MAÕ KH NGAØY BAÙN HAØNG ÑK THANH TOAÙN 7869 13/4/08 KHTN-01 PR-002 2 20.000.000 101 01 15/09 1 7870 15/4/08 KHNN-01 PR-002 3 25.000.000 102 02 20/9 2 103 01 25/10 1 CHI TIEÁT BAÙN HAØNG (Detail Sale Relation) SOÁ HÑ MAÕ HAØNG SOÁ LÖÔÏNG ĐVT SL tồn Tên hàng hóa Mã hàng Tài 101 216 100 khoản 101 218 200 101 217 150 XEROX PR-001 Cái 1561 100 102 218 420 103 216 300 HP LASER PR-002 Cái 1561 20 103 217 200 Bộ TOSHIBA PC-001 1561 150 HAØNG HOÙA -GIAÙ VOÁN(goods Relation) DESKPRO T EÂN HAØNG HOÙA ÑÔN GÍA MAÕ HAØN GÕ 2 16 Vaûi luïa 100,000 2 17 Vaaûi coton 40,000 2 18 Vaûi boá 2 0,000 19 20 Ví dụ tổ chức dữ liệu kiểu quan hệ Liên kết giữa các thực thể • KHAÙCH HAØNG ( Maõ KH, teân, phaûi thu) ÑIEÀU KIEÄN THANH TOAÙN (Term payment relation) ÑK THANH TOAÙN MOÂ TAÛ 1 1/10, N30 2 EOM • ÑAËT HAØNG (Soá ÑH, maõ KH, người ÑH, HAØNG HOÙA - GIAÙ BAÙN (goods Relation) ÑÔN GIAÙ BAÙN MAÕ HAØN GÕ người GH) 216 120,000 2 17 60,000 2 18 40,000 • CHI TIEÁT ÑAËT HAØNG (Soá ÑH, maõ haøng, ÑG baùn, soá löôïng) • HAØNG HOÙA (Maõ haøng, teân, ÑV tính, ÑG, SL toàn, Tieàn toàn) 21 22 Phương pháp xử lý dữ liệu trong hệ Xử lý dữ liệu thống xử lý bằng máy  Coù 4 kieåu xöû lyù cô baûn  Coù 2 phöông (vôùi taäp tin chính) phaùp xöû lyù Coù 2 phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu:  Caäp nhaät döõ lieäu (updating): caäp  Xöû lyù theo loâ nhaät giaù trò môùi vaøo taäp tin chính  Xöû lyù theo loâ:  Batch Processing  Thay ñoåi döõ lieäu (changing): thay  Xöû lyù theo thôøi ñoåi giaù trò nhöõng thuoäc tính moâ taû. gian thöïc  Nhaäp lieäu ngay, xöû lyù theo loâ: On-line Ví duï: thay ñoåi ñiaï chæ khaùch haøng; Batch Processing giôùi haïn baùn chòu …  Theâm môùi döõ lieäu (adding): theâm  Xöû lyù ngay theo thôøi gian thöïc : On- moät maåu tin môùi. Ví duï khai baùo line Real time Processing theâm moät khaùch haøng  Boû döõ lieäu (deleting): ví duï boû moät maãu tin veà khaùch haøng do hoï khoâng coøn giao dòch vôùi doanh nghieäp 23 24 4
  17. 29/04/2010 Phương pháp xử lý DL theo lô Phương pháp xử lý DL theo lô On-line Batch Processing •TT Batch Processing chính •TT chính 5 = / 5 = / 8 8 • Xöû lyù taát Taäp hôïp Nhaäp loâ Löu DL • In baùo caû caùc loâ Löu DL Xöû lyù taäp •In baùo caùc Nhaäp nghieäp vuï trong chöùng töø caùo •Caäp nhaät trong tin taïm caùo chöùng töø Saép xeáp ngay khi xảy ra taäp tin taïm taäp tin chính taäp tin Caäp nhaät thaønh loâ taäp tin taïm taäp tin chính 25 Phương pháp xử lý ngay theo thời Ví dụ xử lý dữ liệu theo lô gian thực • Taäp tin tröôùc caäp nhaät On-line Real time Processing •TT • Taäp tin chính • Taäp tin nghieäp vuï chính Soá dö Soá tieàn TK TK 5 / 111 +2.700.000 111 1.000.000 111 -2.000.000 8 112 600.000 • In baùo Xöû lyù döõ lieäu 113 + 400.000 caùo 131 800.000 Nhaäp nghieäp vuï ngay khi xảy ra + 400.000 ngay khi xảy ra 131 Caäp nhaät taäp tin chính 28 Ví dụ xử lý dữ liệu theo lô Ví dụ xử lý dữ liệu theo lô • Xöû lyù caäp nhaät taäp tin • Xöû lyù caäp nhaät taäp tin • Taäp tin chính • Taäp tin nghieäp vuï • Taäp tin chính • Taäp tin nghieäp vuï Hoạt ñoäng xöû lyù Böôùc Böôùc Hoïat ñoäng xöû lyù TK Soá tieàn TK Soá dö TK Soá tieàn Soá dö TK 8 Ñoïc taäp tin chính 1 Ñoïc taäp tin ngh.vuï 112 600.000 111 +2.700.000 1.000.000 111 2 Ñoïc taäp tin chính 9 So saùnh; Khoâng phuø hôïp; Ghi 112 vaøo TT chính 3 So saùnh,caäp nhaät TT chính 111 3.700.000 131 800.000 10 Ñoïc taäp tin chính 4 Ñoïc taäp tin ngh.vuï 111 -2.000.000 11 So saùnh, 131>113 neân maåu tin Ngh.vuï 5 111 1.700.000 So saùnh, caäp nhaät TT chính 113 ghi vaøo TT DL sai soùt 6 Ñoïc taäp tin ngh.vuï 12 Ñoïc taäp tin nghieäp vuïï 113 + 400.000 131 + 400.000 13 So saùnh, phuø hôïp; caäp 131 1.200.000 So saùnh; Khoâng phuø hôïp; 7 Ghi 111 vaøo TT chính nhaät 131 14 Heát maåu tin TT ngh.vuï.Ghi 131 vaøo TT chính 5
  18. 29/04/2010 Ví dụ xử lý dữ liệu theo lô Mã hóa các thực thể mang dữ liệu • Taäp tin sau caäp nhaät • Ý nghĩa: – Phân biệt giữa các thực thể mang dữ liệu • Taäp tin chính • Taäp tin sai soùt – Tiết kiệm thời gian và hạn chết sai sót Soá tieàn Soá dö TK TK trong quá trình nhập liệu và truy xuất thông tin liên quan đến các thực thể 111 1.700.000 113 + 400.000 – Tổ chức các thực thể để đáp ứng các yêu 112 600.000 cầu quản lý, yêu cầu thông tin 131 1.200.000 32 Các phương pháp mã hóa Các phương pháp mã hóa (tt) • Mã trình tự / mã liên tiếp: • Mã phân cấp: – Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí, – Số hóa các đối tượng theo thứ tự liên tiếp. phân cấp VD: mã số SV – Nhóm đứng trước là cấp trên của nhóm liền kề – Không linh động, hạn chế trong việc thêm, – VD: 01-100-1240 : mã công ty thành viên – mã xóa dữ liệu phòng KT – mã NV – Không có tính mô tả thuộc tính của dữ liệu • Mã gợi nhớ: • Mã khối/nhóm: – Gán các ký tự vào trong nhóm để mang 1 ý nghĩa nhất định – Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa – VD: KHTN-001: mã khách hàng trong nước, số nhất định. VD: mã UPC của sản phẩm 001 33 34 Những điều lưu ý khi mã hóa Tình huống minh họa • Đưa ra các mã hóa chi tiết cho các dữ • Xác định các thực thể cần mã hóa liệu kế toán sau: • Xác định quy luật tồn tại, thuộc tính hay – Mã số nhân viên của công ty cần lưu trữ yêu cầu quản lý liên quan đến thực thể dưới dạng tập tin trong máy tính • Lựa chọn các phương pháp mã hóa – Mã của số vé máy bay thích hợp – Các kích thước khác nhau của công ty • Xem xét tính duy nhất và đại diện của chuyên sản xuất áo sơ mi nam bộ mã – Mã của các nhà cung cấp NVL cho công ty • Xem xét tính tương lai của bộ mã – Mã số đề thi trong một khoa của một trường đại học theo từng năm và từng địa • Quy luật mã hóa cần được thống nhất phương và phổ biến trong toàn DN 35 36 6
  19. 29/04/2010 Các bước thiết kế một cơ sở dữ liệu Các bước thiết kế một CSDL (tt) • Nhận dạng các thực thể liên quan: sử • Tạo các mẫu tin và bảng CSDL với cấu trúc quan hệ dụng mô hình REA: – Mỗi thực thể trong mô hình liên kết là một bảng – Nguồn lực (resource) trong CSDL – Sự kiện (event) – Trong 1 bảng, các dòng là các mẫu tin, các cột là – Đối tượng liên quan (agent) các thuộc tính – Trong cùng 1 dòng không có những thuộc tính • Xác định mối quan hệ giữa các thực thể được tạo ra từ kết quả của 1 phép tính, và không • Tạo sơ đồ mối liên kết thực thể (E-R được lập lại thuộc tính – Tạo các Bảng quan hệ chỉ liệt kê các khóa chính diagram) của các bảng mà nó liên kết. (các bảng này có • Xác định các thuộc tính của thực thể quan hệ n:n) 37 38 Ví dụ Ví dụ • Bảng hàng tồn kho (mã hàng#, mô tả hàng, đơn giá, số tồn…) • Bảng đơn đặt hàng (mã đơn hàng#, [mã KH#], ngày đặt hàng…) • Bảng hóa đơn bán hàng (mã hóa đơn#, [mã KH#], [mã ĐH#], giá trị…) • Bảng nhân viên (mã NV#, họ tên, ngày sinh,…) • Bảng khách hàng (mã KH#, tên công ty, địa chỉ…) • Bảng quan hệ giữa HTK và đơn đặt hàng (mã đơn hàng#, mã HTK#, số lượng) •… 39 40 7
  20. 1 2 Hieåu caùc hoaït ñoäng kinh doanh vaø söï kieän xaûy ra trong chu trình chi phí. Toå chöùc keá toaùn ghi nhaän, xöû lyù söï kieän ñeå cung caáp thoâng tin. CHU TRÌNH CHI PHÍ Kieåm soaùt noäi boä caàn coù trong chu trình. 4 I. Hoaït ñoäng kinh teá trong chu trình chi phí Chu trình chi phí laø moät chuoãi nhöõng söï kieän kinh teá vaø qui trình xöû lyù döõ lieäu laëp ñi laëp laïi lieân quan ñeán vieäc thu mua vaø II. Toå chöùc keá toaùn trong chu trình CP thanh toaùn cho haøng hoùa vaø dòch vuï. Muïc tieâu chính cuûa chu trình chi phí laø toái III. Thuû tuïc kieåm soaùt trong chu trình CP thieåu hoùa toång chi phí cuûa vieäc thu mua vaø löu tröõ haøng toàn kho, nguoàn cung öùng, vaø nhöõng dòch vuï khaùc caàn thieát cho toå chöùc thöïc hieän chöùc naêng naøy. 5 6 Kho haøng Mua haøng Hoaït ñoäng kinh Söï kieän kinh teá Xaùc ñònh nhu teá  Ñaët haøng mua vôùi caàu  Trao ñoåi haøng ngöôøi baùn Göûi yeâu caàu hoaù, dòch vuï mua haøng tôùi boä  Nhaän haøng vôùi ngöôøi baùn phaän mua haøng  Ghi nhaän phaûi traû ngöôøi baùn  Thanh toaùn tieàn cho ngöôøi  Thanh toaùn tieàn cho Löu yù: caùc boä phaän lieân quan khaùc nhö ngöôøi baùn baùn haøng (laäp Back Order) hay BP coù nhu baùn caàu TSCÑ cuõng coù theå laäp yeâu caàu mua 1
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2