Bài giảng Kế toán tài chính 3: Chương 1

Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán

17/10/2016

Mục tiêu

► Sau khi học xong chương này sinh viên có thể:

(cid:1) Giải thích được ý nghĩa, vai trò của chứng từ

(cid:1) Phân loại được chứng từ kế toán; (cid:1) Phân tích các quy định pháp lý lên quan đến lập, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán;

(cid:1) Thực hành lập chứng từ; (cid:1) Tổ chức chứng từ kế toán cho doanh nghiệp. (cid:1) Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn

kế toán;

17/10/2016

Nội dung

► Tổng quan về chứng từ kế toán

► Lập chứng từ kế toán

► Tổ chức chứng từ kế toán

► Xử lý viết sai hóa đơn

Tài liệu tham khảo

► Luật kế toán 03/2003/QH11 (1) (cid:1) Nghị định 129/2004/NĐ-CP

► Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 ► Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 ► Thông tư 119/2014/TT- BTC ngày 25/8/2014 ► Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015

(1) Luật kế toán 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 có hiệu lực từ ngày 01.01.2017

17/10/2016

Tổng quan về chứng từ kế toán

╗ Khái niệm, vai trò

╗ Phân loại

╗ Yêu cầu đối với chứng từ

╗ Các yếu tố cơ bản của chứng từ

╗ Lập, lưu chuyển, bảo quản và lưu trữ

Khái niệm

► Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật

mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính

phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi

sổ kế toán.

17/10/2016

Phân loại

Chứng từ

Chứng từ tổng hợp

Chứng từ gốc

Phân loại (tiếp)

► Chứng từ gốc:

(cid:1) Theo nội dung: Lao động tiền lương; Hàng tồn kho;

Bán hàng; Tiền tệ; Tài sản cố định

(cid:1) Theo công dụng: Chứng từ mệnh lệnh; Chứng từ

chấp hành.

(cid:1) Theo nguồn gốc: Chứng từ bên trong; Chứng từ

bên ngoài.

► Chứng từ tổng hợp: tập hợp từ nhiều chứng từ gốc

cùng loại.

17/10/2016

Phân loại (tiếp)

► Danh mục chứng từ theo thông tư 200/2015/TT-BTC

II. Hàng tồn kho

tư,

I. Lao động tiền lương Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền thưởng

1 2 3 4 5 Giấy đi đường 6

1 Phiếu nhập kho 2 Phiếu xuất kho 3 Biên bản kiểm nghiệm vật công cụ, sản phẩm, hàng hoá 4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 5 Biên bản kiểm kê vật tư, công

cụ, sản phẩm, hàng hoá

Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền thuê ngoài

6 Bảng kê mua hàng 7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật

7 8 9 Hợp đồng giao khoán 10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu)

hợp đồng giao khoán

liệu, công cụ, dụng cụ III. Bán hàng

11 Bảng kê trích nộp các khoản theo

1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký

lương

gửi

12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo

2 Thẻ quầy hàng

hiểm xã hội

Phân loại (tiếp)

V. Tài sản cố định

IV. Tiền tệ

Biên bản giao nhận TSCĐ

Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

Biên bản đánh giá lại TSCĐ

Biên bản kiểm kê TSCĐ

Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

1 Phiếu thu 2 Phiếu chi 3 Giấy đề nghị tạm ứng 4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 5 Giấy đề nghị thanh toán 6 Biên lai thu tiền 7 Bảng kê vàng tiền tệ 8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho

VND)

9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho

ngoại tệ, vàng tiền tệ)

10 Bảng kê chi tiền

17/10/2016

Thí dụ 1:

► Hãy chọn nội dung thích hợp cho Phiếu nhập kho:

Chứng từ mệnh lệnh

Chứng từ bên trong

Chứng từ tổng hợp

Chứng từ về Bán hàng

Chứng từ chấp hành

□ Chứng từ về Hàng tồn kho □ □ □ □ □

Vai trò của chứng từ kế toán

► Ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với

chất lượng thông tin kế toán.

► Phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho

việc quản lý.

► Cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của

nghiệp vụ kinh tế.

► Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ

tranh chấp, kiện tụng.

17/10/2016

Thí dụ 2:

► Ông An là nhân viên phòng kinh doanh, ông An được cử đi công tác Đà Nẵng. Theo dự toán, ông An cần một khoản chi phí là 20.000.000đ. Theo các anh/chị, ông An và kế toán công ty cần phải làm thủ tục gì để chi số tiền này cho ông An?

► Các chi phí phát sinh trong quá trình công tác: Chi vé máy bay, phí lưu trú khách sạn, tiền taxi, chi phí ăn uống tiếp khách,… Ông An cần phải làm gì để chứng minh các khoản chi phí trên là có thực?

► Đề quyết toán số tiền đã tạm ứng với số đã chi

tiêu, ông An phải làm thủ tục gì?

Bài tập thực hành 1:

► Công ty Việt Hưng ký hợp đồng mua 20 tấn thép từ công ty Hồng Minh. Trong hợp đồng qui định, thời gian nhận hết 20 tấn thép là 1 tháng kể từ ngày ký hợp đồng. Công ty Việt Hưng phải ứng trước 20% giá trị của hợp đồng cho công ty Hồng Minh.

► Do gặp khó khăn trong nguồn hàng nên công ty Hồng Minh chỉ giao và xuất hóa đơn cho công ty Việt Hưng 16 tấn thép. Theo hợp đồng, Cty Hồng Minh sẽ bị phạt 20 triệu đồng trừ vào số tiền mà Việt Hưng còn nợ.

► Công ty Việt Hưng đã chuyển khoản thanh toán toàn bộ tiền hàng cho công ty Hồng Minh sau khi trừ đi 20 triệu đồng tiền phạt.

Yêu cầu: Hãy nêu những chứng từ cơ bản phát sinh tại

công ty Việt Hưng và Hồng Minh .

17/10/2016

Yêu cầu đối với chứng từ

► Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính

chính xác của số liệu.

► Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố

theo qui định.

► Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần còn trống, không được tẩy xóa, sửa chữa trên các chứng từ.

Các yếu tố của chứng từ

1. Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán 2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán 3. Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc

4. Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc

cá nhân lập chứng từ

7. Chữ ký, họ và tên của người

5. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh 6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ lập, người duyệt chứng từ và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

cá nhân nhận chứng từ

17/10/2016

Thí dụ 3:

Thí dụ 3 (tiếp):

Xem mẫu chứng từ và điền nội dung phù hợp cho những yêu cầu sau:

Tên gọi và số hiệu

Ngày, tháng, năm lập chứng từ

Tên đơn vị lập

Tên đơn vị nhận

Nội dung nghiệp vụ

Số liệu của giao dịch

17/10/2016

Trình tự Luân chuyển chứng từ kế toán

Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;

Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán

► Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp

vụ kinh tế phát sinh.

► Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ

tiêu, phải rõ ràng, trung thực.

► Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy

xoá, không viết tắt.

► Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số

tiền viết bằng số.

► Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than.

17/10/2016

Thí dụ 4:

Ngày 15/3/2016, Công ty Vĩnh Phát bán hạt nhựa PP cho Cơ sở Tân Hưng, số lượng là 500kg, đơn giá là 34.000đ/kg, giá chưa có thuế GTGT 10%, đã thu bằng tiền mặt 10 triệu đồng. Giá xuất kho của lô hàng trên là 27.000đ/kg, mã lô hàng là 034. Thông tin về người mua và bán:

• Công ty Vĩnh Phát- Lô 8, KCN Sóng Thần, Bình

Dương- MST: 3700151088

• Cơ sở Tân Hưng- 3 Minh Phụng, Q11- MST

0309729158

Yêu cầu: a. Nêu tên các chứng từ có liên quan b. Lập chứng từ kế toán cho công ty Vĩnh Phát.

Kiểm tra và ký duyệt

► Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; (cid:1) Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

(cid:1) Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

(cid:1) Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin

trên chứng từ kế toán.

17/10/2016

Kiểm tra và ký duyệt (tiếp)

► Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều ký bằng bút bi hoặc bút mực, không phải được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

► Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

► Người có trách nhiệm không được ký khống

chứng từ.

Kiểm tra và ký duyệt

► Đối với những chứng từ kế toán lập không

đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng

thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ

phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều

chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

► Quá trình ký, kiểm tra và xét duyệt

thường

được trình bày dưới dạng lưu đồ.

17/10/2016

Kiểm tra và ký duyệt (tiếp)

Nguồn: trang web công ty Misa

Lưu đồ lập và ký duyệt phiếu chi

Bài tập thực hành 2:

Bạn đang dự tuyển vào chức danh kế toán viên. Người phỏng vấn yêu cầu bạn như sau: 1- Trình bày lưu đồ liên quan đến lập và ký duyệt chứng từ là Phiếu xuất kho. Hãy tham khảo lưu đồ lập và lưu chuyển phiếu chi để mô tả lưu đồ Phiếu xuất kho của bạn.

2- Hãy nêu cách xử lý của bạn trong trường hợp phát hiện có phiếu chi tiền không đúng với quy định của đơn vị?

17/10/2016

Hoàn chỉnh chứng từ và ghi sổ

► Trước khi ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng

từ:

(cid:1) Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá;

(cid:1) Phân loại chứng từ;

(cid:1) Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản

kế toán trên chứng từ.

Thí dụ 5:

Tiếp theo thí dụ 4:

Dưới đây là phiếu nhập kho do Thủ kho chuyển

đến cho kế toán. Bạn hãy hoàn chỉnh chứng từ

này?

17/10/2016

Thí dụ 5:

Tiếp theo thí dụ 4:

Dưới đây là phiếu nhập kho do Thủ kho chuyển

đến cho kế toán. Bạn hãy hoàn chỉnh chứng từ

này?

17/10/2016

Lưu trữ và bảo quản chứng từ

► Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật kế toán. (cid:1) 5 năm đối với chứng từ không dùng để ghi sổ kế

toán và lập BCTC

(cid:1) 10 năm đối với chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo cáo kiểm tra, kiểm toán, Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán... , tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, tài liệu kế toán liên quan đến việc chia, tách, sáp nhập ..., hồ sơ kiểm toán.

(cid:1) Vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu ► Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu

đã được thanh lý.

Tổ chức chứng từ kế toán

Công tác tổ chức chừng từ

Yêu cầu

Danh mục chứng từ

17/10/2016

Yêu cầu

► Tuân thủ các quy định pháp lý

► Phù hợp với đặc điểm của đơn vị

(cid:1) Đáp ứng yêu cầu quản lý

(cid:1) Phù hợp khả năng của đơn vị

Công tác tổ chức chứng từ

► Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng ► Quản lý, thiết kế, và sử dụng biểu mẫu chứng

từ

► Hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện

đúng chế độ chứng từ kế toán

► Lập và tổ chức thực hiện quy trình lưu chuyển

chứng từ

► Tổ chức xử lý chứng từ ở phòng kế toán ► Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ

17/10/2016

Danh mục chứng từ

► Thông tư 200/2014/TT-BTC

► Thông tư 39/2014/TT-BTC (liên quan đến hoá

đơn bán hàng hoá và dịch vụ).

► Thông tư 26/2015/TT-BTC (bổ sung thông tư

39/2014)

Bài tập thực hành 3:

Công ty thương mại Thiên Thời gởi đơn đặt hàng đến công ty sản xuất Địa Lợi với dữ liệu sau: Mặt hàng: Hàng Q; Quy cách: loại AA; Số lượng 1.000cái; Đơn giá chưa có thuế GTGT 10% là 250.000đ/cái. Ngày 20/6/2016, công ty Thiên thời đã nhận được 800 cái hàng Q và chuyển khoản thanh toán cho Địa Lợi. Giả sử bạn là kế toán của công ty Thiên Thời. 1. Liệt kê tên các chứng từ có liên quan đến giao dịch

mua hàng

2. Vẽ lưu đồ quá trình mua hàng. 3. Lập chứng từ có liên quan đến giao dịch trên.

17/10/2016