Bài giảng
KỸ NĂNG SOẠN THẢO
VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1. Khái quát chung về văn bản
a) Khái niệm về văn bản
Con người có thể thực hiện giao tiếp bằng nhiều cách khác nhau. Trong đó, giao tiếp
bằng ngôn ngữ là hoạt động giao tiếp phổ biến nhất. Hoạt động này có thể được diễn đạt
bằng ngôn ngữ viết hoặc bằng ngôn ngữ nói. Sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng ngôn
ngữ nói được gọi là diễn ngôn (discourse), còn sản phẩm của giao tiếp bằng chữ viết chính
là văn bản (text). Vậy văn bản là gì? Đến nay, kết quả nghiên cứu cho thấy, có nhiều cách
giải thích khác nhau về văn bản.
Theo Từ điển tiếng Việt của Trung tâm Từ điển học do NXB Khoa học xã hội
xuất bản năm 1994 thì "Văn bản là một chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những
ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý
nghĩa trọn vẹn".
Quan niệm khác lại cho rằng văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt
thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định1. Văn bản được ghi trên các chất
liệu bằng đất, đá, da, lá, gỗ, tre, giấy, băng, đĩa, phim ...
Từ nghiên cứu trên đây và thực tế hoạt động của các cơ quan, tổ chức có thể hiểu
khái quát văn bản như sau:
Theo nghĩa rộng: Văn bản là bản thành văn được ghi trên vật mang tin như đất,
đá, da, lá, gỗ, tre, giấy, băng, đĩa, phim...bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định tạo thành
một chỉnh thể mang nội dung ý nghĩa trọn vẹn.
T
Th
he
eo
o
n
ng
gh
hĩ
ĩa
a
h
hẹ
ẹp
p:
:
Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt
Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
động của các cơ quan, tổ chức bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành
chính và văn bản chuyên ngành2.
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối
hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục luật định, trong đó có quy tắc
1 Soan thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, năm 1977, trang 25
2 Nghi đinh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung và được Nhà nước bảo đảm đảm thực hiện để
điều chỉnh các quan hệ xã hội.
Văn bản hành chính là văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành để điều hành hoạt
động hành chính như: triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình
hình hoạt động trong các cơ quan, tổ chức hoặc để trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động
giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân với nhau.
Văn bản chuyên ngành là văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để giải quyết
chuyên môn nghiệp vụ thuộc một ngành hay lĩnh vực.
b) Đặc điểm của văn bản
V.bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức có một số đặc điểm sau đây:
Thứ nhất, rất đa dạng về loại hình (hình thức)
Mặc dù các hình thức văn bản quy phạm pháp luật đã được đơn giản hoá nhưng
theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật được Quốc hội thông qua năm 2008,
các hình thức đó vẫn rất đa dạng. Đó là: Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội; Pháp
lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội; Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;
Nghị định của Chính phủ; Quyết định của Thủ tướng Chính phủ; Nghị quyết của Hội
đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối
cao; Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Thông tư của Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước; Nghị
quyết liên tịch giữa Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung
ương của tổ chức chính trị - xã hội; Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân
tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân
dân tối cao, giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; Nghị quyết của Hội
đồng nhân dân và Quyết định, Chỉ thị của Uỷ ban nhân dân3.
Cùng với sự đa dạng của hình thức văn bản quy phạm pháp luật là sự đa dạng của
văn bản hành chính. Theo quy định của pháp luật hiện hành, văn bản hành chính gồm
có các loại như: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định,
3 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật được bổ sung , sửa đổi năm 2008
thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo
cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản
thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép,
giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công”4.
Sự đa dạng đó còn được thể hiện ở nhóm văn bản chuyên ngành. Theo quy định
của pháp luật hiện hành thì người đứng đầu bộ, ngành được quyền ban hành những loại
văn bản phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ của ngành, lĩnh vực được giao quản lý. Ví
dụ: ngành tài chính có chứng từ, hoá đơn..; ngành giáo dục có văn bằng, chứng chỉ...;
ngành y tế có giấy khám sức khoẻ, phác đồ điều trị ...; ngành xây dựng có bản vẽ thiết
kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công, bản vẽ hoàn công...
Thứ hai, rất phong phú về nội dung
Trong khi nội dung của văn bản quy phạm pháp luật chứa đựng các quy tắc xử sự
chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội và có hiệu lực bắt buộc áp dụng chung thì
nội dung của văn bản hành chính lại phản ánh các ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn, điều hành,
giải quyết các công việc cụ thể hoặc phản ánh kết quả hoạt động thực tiễn của cơ quan,
tổ chức và nội dung văn bản chuyên ngành thường phản ánh chuyên môn nghiệp vụ
thuộc ngành, lĩnh vực. Như vậy, có thể nhận thấy nội dung văn bản là rất phong phú,
phản ánh bao quát toàn bộ các lĩnh vực của đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội.
Thứ ba, do cơ quan, tổ chức ban hành phù hợp với hình thức và thẩm quyền được giao
- Về thẩm quyền nội dung, các cơ quan, tổ chức có quyền ban hành văn bản phù
hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
- Về thẩm quyền thể thức: Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì chỉ một số
chức danh nhà nước và cơ quan nhà nước được quyền ban hành hoặc phối hợp với cơ
quan trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội ban hành một hoặc một số loại văn
bản mang tính quy phạm pháp luật. Đối với văn bản hành chính, tất cả các cơ quan, tổ
chức đều được quyền ban hành hay nói một cách khác văn bản hành chính không bị hạn
chế về thẩm quyền ban hành.
4 Khoản 2, Điều 1 của Nghị định số 0
09
9/
/2
20
01
10
0/
/N
NĐ
Đ-
-C
CP
P
n
ng
gà
ày
y
0
08
8
t
th
há
án
ng
g
4
4
n
nă
ăm
m
2
20
00
04
4
c
củ
ủa
a
C
Ch
hí
ín
nh
h
p
ph
hủ
ủ
s
sử
ửa
a
đ
đổ
ổi
i,
,
b
bổ
ổ
s
su
un
ng
g
m
mộ
ột
t
s
số
ố
đ
đi
iề
ều
u
c
củ
ủa
a
N
Ng
gh
hị
ị
đ
đị
ịn
nh
h
s
số
ố
1
11
10
0/
/2
20
00
04
4/
/N
NĐ
Đ-
-C
CP
P
v
về
ề
c
cô
ôn
ng
g
t
tá
ác
c
v
vă
ăn
n
t
th
hư
ư
Thứ tư, được ban hành theo đúng trình tự, thủ tục luật định (đối với văn bản quy
phạm PL) hoặc theo quy trình soạn thảo và ban hành VB (đối với VB hành chính).
Thứ năm, được thực hiện thống nhất theo đúng quy định của pháp luật về thể thức và kỹ
thuật trình bày.
Thứ sáu, được diễn đạt bằng ngôn ngữ và văn phong hành chính (phổ thông, đơn
giản, rõ ràng, khách quan, lịch sự).
c) Yêu cầu của văn bản
Thứ nhất, văn bản được ban hành phải đúng thẩm quyền và hình thức.
Thứ hai, nội dung văn bản phải chỉ rõ phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
và những vấn đề được điều chỉnh hoặc giải quyết phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật
và phải có tính khả thi;
Thứ ba, văn bản phải được ban hành theo trình tự, thủ tục luật định hoặc đúng
quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Thứ tư, VB phải được thực hiện theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Thứ năm, văn bản phải được diễn đạt theo đúng ngôn ngữ và văn phong hành
chính với các đặc tính cơ bản sau đây:
- Tính chính xác: Sự chính xác của văn bản không chỉ thể hiện ở số liệu, ở sự
viện dẫn các căn cứ pháp lý trong văn bản mà còn được thể hiện ở việc sử dụng từ ngữ,
viết câu và sắp xếp bố cục. Từ ngữ sử dụng cần thể hiện nhất quán trong văn bản; sử
dụng từ đơn nghĩa. Nếu sử dụng từ chuyên môn cần phải được giải thích rõ trong văn
bản. Câu văn phải được viết ngắn gọn, rõ ý. Bố cục phải chặt chẽ, lôgíc.
- Tính phổ thông: Đối tượng tiếp nhận của văn bản, nhất là văn bản quy phạm
pháp luật là tất cả các giai tầng trong xã hội. Vì vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính
phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu đối với quần chúng nhân dân. Tuy
nhiên, cần tránh việc sử dụng ngôn ngữ suồng sã, khẩu ngữ, tiếng lóng, tiếng địa
phương, các từ nước ngoài chưa được Việt hoá ở phạm vi toàn quốc.
- Tính khách quan: Văn bản phải được trình bày khách quan, nhân danh cơ quan,
tổ chức cho dù văn bản đó do một người hoặc một số người soạn thảo.