KHÓA HỌC
Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh
LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
TRÒ CHƠI
ĐI TÌM MỘT NỬA TRÁI TIM
MỤC TIÊU
Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch;
Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình;
Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quả;
Sắp xếp công việc, quản lý thông tin hiệu quả;
NỘI DUNG
① Tổng quan về lập kế hoạch và tổ chức công việc. ② Phương pháp lập kế hoạch công việc. ③ Cách thức tổ chức công việc hiệu quả. ④ Quản lý và giám sát triển khai kế hoạch.
Chia nhóm – Giới thiệu – Chấm điểm
CHIA NHÓM • Đặt tên Nhóm.
GIỚI THIỆU • Tên & Logo của Nhóm.
• Thiết kế Logo của Nhóm.
• Ý nghĩa tên Nhóm.
• Bầu Trưởng nhóm.
• Mong đợi của nhóm.
1
Tổng Quan Về Lập Kế Hoạch Và Tổ Chức Công Việc
HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 1
5 Phút thực hiện Bao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế
HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 2
4 Phút lập kế hoạch + 5 phút thực hiện Bao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế
Lập kế hoạch là gì?
Vì sao lại cần phải lập kế hoạch?
Những loại kế hoạch nào mà các nhà Quản lý ở Công ty mạng lưới VIETTEL thường xuyên phải lập?
Bạn hiểu “Luôn bắt đầu từ mục tiêu đã được xác định” là gì?
• Lần thứ nhất: sáng tạo về mặt tinh thần (thiết kế).
• Lần thứ hai: sáng tạo về mặt vật chất (xây).
Mọi sự vật đều được sáng tạo hai lần
Đâu là sự khác nhau giữa Lãnh đạo và Quản lý?
Lãnh đạo và Quản lý
Lãnh đạo và Quản lý
Được
Thấy
Làm
• Cải thiện việc giao tiếp với mọi người. • Làm công việc chuẩn bị tốt hơn. • Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn • Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn. • Tìm kiếm các cơ hội mới. • Rèn luyện bản thân. • Trao quyền cho người khác.
7 Việc quan trọng nhất cần làm
Vị trí của việc lập kế hoạch đối với nhà quản lý
Trò chơi đuổi hình bắt gà
B
A
2
Phương Pháp Lập Kế Hoạch Công Việc
Việc lập kế hoạch của các đơn vị thuộc Công ty Mạng lưới VIETTEL diễn ra như thế nào?
Đánh giá thực trạng các nguồn lực
Dự đoán, dự báo
Xác định mục tiêu
Phân loại mục tiêu
Công ty
Bộ phận
Cá nhân
Phương pháp SMART
Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
Measuable: Đo đếm được
Attainable: Có thể đạt được bằng sức của mình
Relevant: Liên quan đến tầm nhìn chung
Time-bound: Có thời hạn
Xây dựng các phương án
Đánh giá các phương án
Lựa chọn các phương án
Xây dựng các kế hoạch bổ trợ
Hoạt động: Sợi dây kết nối
MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH
5W1H
What
Where
Who
How
When
Why
• Xác định mục tiêu yêu cầu công việc 1W (Why). • Xác định nội dung công việc 1W (What). • Xác định 3W còn lại (Where,When,Who). • Xác định cách thức thực hiện 1H (How). • Xác định phương pháp kiểm soát 1C (Control). • Xác định phương pháp kiểm tra 1C (Check). • Xác định nguồn lực thực hiện 5M (Man, Money, Material, Machine, Method).
5WH2C5M
LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY
Tầm nhìn
Sứ mệnh
Các chiến lược
Mục tiêu
Kế hoạch
Thực hành lập kế hoạch cho một công việc cụ thể tại VIETTEL
3
Cách Thức Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả
Việc tổ chức và phân công công việc ở VIETTEL?
• Xác định chức năng. • Xây dựng quy trình. • Định biên công việc. • Xác định mô tả công việc. • Phân công công việc.
Xác định chức năng nhiệm vụ
Sắp xếp nơi làm việc
Quản lý thông tin và Công việc
Xem xét đánh giá và điều chỉnh
Chương trình hóa tổng thể
6 BƯỚC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
1
Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn
22
Nhận diện các vai trò
3
Lựa chọn mục tiêu phần tư thứ hai cho từng vai trò
24
Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần
25
Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định
26
Đánh giá
ĐI TÌM KHO BÁU
4
Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch
Quản trị thời gian
Nhật ký thời gian
• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi chép đơn giản và bản liệt kê công việc. • Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm.
Thế hệ quản trị thứ nhất
1
• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động. • Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn. • Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn.
Thế hệ quản trị thứ hai
2
• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.
• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.
• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch hằng ngày.
Thế hệ quản trị thứ ba
3
• Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầm quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc. • Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố này có xu hướng chi phối. • Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức tầm quan trọng.
Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư
4
• Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng. • Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và trao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy, khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I.
Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư
4
Làm Và Được
Được ít
Được nhiều
Làm nhiều
Làm nhiều Được ít
Làm nhiều Được nhiều
Làm ít
Làm ít Được ít
Làm ít Được nhiều
80/20
20%
80%
Ma trận thời gian
Không khẩn cấp
Khẩn cấp
I
II
Quan trọng
III
IV
Không quan trọng
Ma trận quản lý thời gian
Không khẩn cấp II
Quan trọng
Khẩn cấp I Khủng hoảng Các vấn đề cấp bách Các dự án đến hạn Công việc tồn đọng
Làm việc trong chiến lược Tìm kiếm cơ hội Lập kế hoạch Xây dựng mối quan hệ Trao quyền Nghỉ ngơi thực sự
IV
III
Không quan trọng
Các việc đột xuất Thư từ, email Họp hành Các vấn đề cấp bách Các hoạt động ưu thích
Các công việc vô bổ Điện thoại Tán gẫu Hoạt động giải trí Những việc lãng phí thời gian Thư từ không liên quan
Khẩn cấp – Quan trọng
Khẩn cấp
Không khẩn cấp
II
I
Quan trọng
Kết quả: Căng thẳng. Kiệt sức mệt mỏi. Bận rộn công việc. Làm việc ngoài phạm vi chức năng. Quản trị khủng hoảng. Luôn phải chữa cháy.
III
IV
Không quan trọng
Không khẩn cấp – Quan trọng
Khẩn cấp
Không khẩn cấp
I
II
Quan trọng
Kết quả: Tầm nhìn, viễn cảnh. Cân bằng. Sống có kỉ luật. Chủ động. Quan hệ tốt. Ít khủng hoảng.
III
IV
Không quan trọng
Khẩn cấp – Không quan trọng
Không khẩn cấp
Khẩn cấp
I
II
Quan trọng
IV
III
Không quan trọng
Kết quả: Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn. Xử lý khủng hoảng. Tìm cách háo danh. Công việc vụn vặt. Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài. Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát. Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ.
Không khẩn cấp – Không quan trọng
Khẩn cấp
Không khẩn cấp
I
II
Quan trọng
III
IV
Không quan trọng
Kết quả: Vô trách nhiệm. Bị đuổi việc. Tách rời công việc. Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ thuộc về
tổ chức về những điều cơ bản.
Phân công công việc
Giám sát công việc
