Bài giảng Microsoft Excel - Đoàn Phan Thái

Chia sẻ: đào Trí Phúc | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:51

Thêm vào BST

Báo xấu

19
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Tin học cung cấp cho người đọc những kiến thức như: Kiến thức cơ bản về bảng tính (Workbook); Sử dụng Microsoft Excel; Thao tác với ô; Làm việc với trang tính (Worksheet); Định dạng ô, dãy ô;...Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Microsoft Excel - Đoàn Phan Thái

Đoàn Phan Thái Bài giảng TIN HỌC Microsoft Excel 2010 Bình Thuận, 09/2020
MICROSOFT EXCEL 2010 Đoàn Phan Thái dpthai@btu.edu.vn
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN 3.1. Kiến thức cơ bản về bảng tính (Workbook): 3.1.1. Khái niệm bảng tính: - Bảng tính là bảng dữ liệu có cấu trúc theo hàng và cột, giao giữa hàng và cột là ô. Ô là đơn vị chứa dữ liệu nhỏ nhất trong bảng tính, mỗi ô có thể chứa dữ liệu số, văn bản hoặc kết quả tính toán. Phần mềm Microsoft Excel là một trong số các chương trình dùng để xử lý bảng tính. Bảng tính trong Excel gồm có nhiều trang tính (Worksheet hay Sheet), cấu tạo mỗi Sheet bao gồm: + Cột (Column): Xác định thứ tự cột theo tên A, B, C...Z, AA, AB, AC...AZ, BA, BB, BC...BZ, CA...ZZ, AAA...XFD. Mỗi Sheet có 16,384 cột. + Hàng (Row): Mỗi Sheet có 1,048,576 hàng và được đánh số thứ tự từ 1 đến 1,048,576. + Ô (Cell): Hình thành bởi vị trí giao nhau giữa cột và hàng. Mỗi ô đều có địa chỉ cụ thể, tọa độ được xác định theo chỉ số cột và số thứ tự hàng. Ô có thể chứa dữ liệu (chuỗi, số, luận lý). - Các loại địa chỉ trong Excel: + Địa chỉ của một ô trong bảng tính được xác định bởi tên cột và tên hàng. Giao nhau giữa cột B và hàng 2 là ô B2 Hình 3.1: Địa chỉ của ô trong Excel. + Địa chỉ của một khối trong bảng tính được xác định bởi ô đầu khối và ô cuối khối, phân cách nhau bởi dấu hai chấm (:). Địa chỉ khối B2:C3 gồm các ô B2,C2,B3,C3 Hình 3.2: Địa chỉ của khối trong Excel. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 1
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN + Địa chỉ tương đối: Địa chỉ bị thay đổi khi sao chép công thức. Ví dụ: A1, C5, B3... Hình 3.3: Địa chỉ tương đối bị thay đổi khi sao chép. + Địa chỉ tuyệt đối: Địa chỉ không bị thay đổi (cố định) khi sao chép công thức. Ví dụ: $A$1, $C$5, $B$3... Hình 3.4: Địa chỉ tuyệt đối không bị thay đổi khi sao chép. + Địa chỉ hỗn hợp: Kết hợp của địa chỉ tương đối và tuyệt đối, nghĩa là hoặc cố định cột hoặc cố định hàng. Một địa chỉ đã cố định cột thì khi sao chép công thức, cột sẽ không thay đổi và ngược lại, một địa chỉ đã cố định hàng thì hàng sẽ không thay đổi khi sao chép. Ví dụ: $A1, C$5, $B3... Hình 3.5: Địa chỉ hỗn hợp khi sao chép. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 2
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN 3.1.2. Các bước xây dựng bảng tính thông thường: - Bước 1: Nhập dữ liệu. Dữ liệu trong Excel có thể là số (ngày tháng, thời gian), văn bản hoặc giá trị luận lý. - Bước 2: Định dạng và hiệu chỉnh dữ liệu. Các loại dữ liệu kiểu số, ngày tháng hoặc chuỗi cần được định dạng và hiệu chỉnh cho phù hợp với bài toán. - Bước 3: Lập công thức. Công thức trong Excel được bắt đầu bởi dấu “=”, kết hợp các phép toán với các hàm sẵn có. - Bước 4: Biều đồ hóa dữ liệu. Dữ liệu có thể được biểu diễn trực quan dưới dạng biểu đồ (hình cột, hình tam giác, hình tròn, hình thanh ngang...). - Bước 5: In ấn và phân phối bảng tính. Bảng tính đã hoàn thành có thể được lưu trữ theo các định dạng khác nhau (xls, xlsx, pdf, txt…) hoặc được in ra giấy. 3.2. Sử dụng Microsoft Excel: 3.2.1. Làm việc với phần mềm Microsoft Excel: 3.2.1.1. Mở, đóng phần mềm: a) Mở chương trình: - Thao tác: Nhấp đôi chuột lên biểu tượng Microsoft Excel trên Desktop. Hình 3.6: Biểu tượng Microsoft Excel trên Desktop. b) Đóng chương trình: - Thao tác: Nhấp chọn nút [Close]. Đóng chương trình Hình 3.7: Thao tác đóng chương trình. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 3
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN 3.2.1.2. Giao diện Microsoft Excel: - Cửa sổ Microsoft Excel 2010 với giao diện hiện đại và thân thiện: Thanh công cụ truy cập nhanh Thanh tiêu đề Ribbon Thanh công thức Ô Name Box Thanh cuộn Vùng bảng tính Thêm Sheet mới Thanh tình trạng Zoom Slider Hình 3.8: Giao diện cửa sổ Microsoft Excel 2010. - Các thành phần trên cửa sổ màn hình Excel: + Thanh tiêu đề (Title Bar): Hiển thị tiêu đề bảng tính đang soạn thảo và tên chương trình. Nếu bảng tính chưa được lưu trữ thì có tên mặc định là Book1. + Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Accsess Toolbar): Chứa các nút lệnh thường xuyên sử dụng, tạo sự thuận tiện khi làm việc. + Menu Ribbon gồm có 3 thành phần: Thẻ (Tabs), Nhóm (Groups), Nút lệnh (Commands). + Hộp đặt tên (Name Box): Hiển thị địa chỉ của ô hay vùng dữ liệu. + Thanh công thức (Formula Bar): Hiển thị nội dung của ô hiện hành, cho phép xem và viết các công thức. Công thức trong Excel được bắt đầu bởi ký hiệu “=”. + Thanh cuộn (Scroll Bar): Gồm có thanh cuộn ngang và thanh cuộn dọc, dùng hiển thị phần trang tính bị che lấp. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 4
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN + Cửa sổ trang tính (Worksheet Window): Đây là vùng làm việc chính của Excel. Ở chế độ nhập dữ liệu, con trỏ nhấp nháy cho phép nội dung sẽ xuất hiện khi gõ phím. Mỗi Workbook sẽ có nhiều Worksheet làm việc (mặc định là 3 Sheets). + Thanh tình trạng (Status Bar): Hiển thị thông tin tình trạng hiện thời của bảng tính như: Caps Lock, Zoom, Count, Sum... + Nhóm nút hiển thị (Workbook Views): Nhóm gồm 3 nút lệnh, cho phép chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị trang tính. ● Normal: Hiển thị trang tính ở trạng thái bình thường. ● Page Layout: Hiển thị trang tính tương tự như bản in. ● Page Break Preview: Hiển thị trang tính dưới dạng phân trang, cho phép điều chỉnh nội dung vừa với trang in. + Nhóm điều khiển thu phóng (Zoom Control): Nhóm gồm thanh trượt và các nút lệnh cho phép phóng to, thu nhỏ trang tính. 3.2.2. Thao tác trên tập tin bảng tính: 3.2.3. Mở tập tin bảng tính: - Thao tác: File > Open (Ctrl+S). 1 2 3 4 5 Hình 3.9: Thao tác mở tập tin. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 5
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN 3.2.4. Lưu bảng tính: - Thao tác: File > Save (Ctrl+S). 1 2 3 4 Nên đặt tên không có dấu 5 Hình 3.10: Thao tác lưu tập tin. - Trong trường hợp văn bản đã được lưu nhưng người dùng muốn lưu văn bản thành tập tin khác thì chọn File > Save As, các thao tác thực hiện tương tự như lưu tập tin. 3.2.5. Đóng bảng tính: - Thao tác: File > Close (Ctrl+F4 / Ctrl+W). - Trường hợp văn bản chưa được lưu thì Hộp thoại cảnh báo xuất hiện để xác nhận phản hồi từ người dùng: Hình 3.11: Hộp thoại xác nhận lưu tập tin. 3.3. Thao tác với ô: 3.3.1. Các kiểu dữ liệu: a) Dữ liệu kiểu số (Number): - Dữ liệu kiểu số được dùng để tính toán. Mặc định dữ liệu kiểu số sẽ nằm bên phải ô. Đặc biệt, các giá trị ngày tháng, thời gian (date, time) cũng là dữ liệu kiểu số. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 6
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN b) Dữ liệu kiểu chuỗi (Text): - Dữ liệu kiểu chuỗi (văn bản) gồm các ký tự chữ cái, chữ số và các ký tự đặc biệt (#, @, !,*,%...). Mặc định dữ liệu kiểu chuỗi sẽ nằm bên trái ô. Nếu chuỗi gồm các chữ số thì cần có dấu nháy đơn ở đầu. c) Dữ liệu kiểu luận lý (Logic): - Kiểu dữ liệu luận lý chỉ gồm 2 giá trị là True và False. Mặc định dữ liệu kiểu luận lý sẽ nằm giữa ô. Hình 3.12: Vị trí các kiểu dữ liệu trong ô. 3.3.2. Cách nhập dữ liệu: - Bước 1: Nhấp chuột vào ô muốn nhập dữ liệu hoặc di chuyển con trỏ ô đến ô muốn nhập dữ liệu. - Bước 2: Nhập dữ liệu và gõ phím Enter để kết thúc. Di chuyển con trỏ ô Nhấn Alt+Enter để xuống dòng trong cùng một ô Hình 3.13: Cách nhập dữ liệu. 3.3.3. Chỉnh sửa dữ liệu: - Bước 1: Nhấp đôi chuột vào ô muốn chỉnh sữa dữ liệu hoặc di chuyển con trỏ ô đến ô muốn chỉnh sữa dữ liệu và nhấn phím F2. - Bước 2: Chỉnh sửa dữ liệu và gõ phím Enter để kết thúc. 3.3.4. Xóa dữ liệu: - Phím Delete: Xóa nội dung của ô. - Phím Backspace: Xóa các ký tự về phía trái. 3.3.5. Khôi phục dữ liệu: - Phím Undo (Ctrl+Z): Khôi phục về trạng thái trước đó. - Phím Redo (Ctrl+Y): Khôi phục về trạng thái đã Undo. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 7
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN 3.4. Làm việc với trang tính (Worksheet): 3.4.1. Dòng và cột: 3.4.1.1. Thêm dòng và cột: - Thao tác thêm dòng: Thẻ Home > Insert > Insert Sheet Rows. 2 3 Chèm thêm dòng 4 Chèm thêm cột 1 Hình 3.14: Thao tác chèn thêm dòng. 3.4.1.2. Xóa dòng và cột: - Thao tác xóa dòng: Thẻ Home > Delete > Delete Sheet Rows. 2 3 Xóa dòng 4 Xóa cột 1 Hình 3.15: Thao tác xóa dòng. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 8
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN 3.4.1.3. Hiệu chỉnh kích thước ô, dòng, cột: - Thao tác: Di chuyển chuột đến cạnh của dòng hoặc cột, nhấp và rê chuột để co giãn kích thước. Biểu tượng chuột khi ở cạnh cột Độ dài nội dung lớn hơn độ rộng của ô Hình 3.16: Thao tác hiệu chỉnh kích thước cột. 3.4.1.4. Ẩn/hiện, cố định (Freeze) / Hủy cố định (Unfreeze) tiêu đề dòng, cột: a) Cố định (Freeze) / Hủy cố định (Unfreeze) tiêu đề dòng, cột: - Thao tác cố định dòng và cột: Thẻ View > Freeze Panes > Freeze Panes. 2 3 4 Cố định cả dòng và cột Cố định dòng đầu tiên Cố định cột đầu tiên 1 Hình 3.17: Thao tác cố định cả dòng và cột. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 9
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN b) Ẩn (Hide) / Hiện (Unhide) dòng, cột: - Thao tác ẩn dòng: Thẻ Home > Format > Hide & Unhide > Hide Rows. 2 3 5 4 1 Hình 3.18: Thao tác ẩn dòng. - Thao tác hiện dòng: Thẻ Home > Format > Hide & Unhide > Unhide Rows. 2 3 1 4 5 Chọn khối có chứa ô bị ẩn Hình 3.19: Thao tác hiện dòng. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 10
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN 3.4.2. Trang tính: 3.4.2.1. Tạo, xóa, di chuyển, sao chép các trang tính: a) Tạo trang tính mới: - Cách 1: Thẻ Home > Insert > Insert Sheet. - Cách 2: Chọn nút Insert Worksheet (Shift+F11). 1 2 3 Thêm Sheet mới (Shift+F11) Hình 3.20: Thao tác tạo trang tính mới. b) Xóa trang tính: - Cách 1: Thẻ Home > Delete > Delete Sheet. - Cách 2: Nhấn phải chuột lên thẻ Sheet > chọn Delete. 1 2 3 Hình 3.21: Thao tác xóa trang tính. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 11
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN c) Sao chép, di chuyển trang tính: - Cách 1: Thẻ Home > Format > Move or Copy Sheet. - Cách 2: Nhấn phải chuột lên thẻ Sheet > chọn Move or Copy. 1 4 2 5 6 Sao chép Sheet 3 Hình 3.22: Thao tác di chuyển, sao chép trang tính. 3.4.2.2. Thay đổi tên trang tính: - Cách 1: Thẻ Home > Format > Rename Sheet. - Cách 2: Nhấn phải chuột lên thẻ Sheet > chọn Rename. 1 2 1 4 3 Hình 3.23: Thao tác đổi tên trang tính. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 12
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN 3.4.2.3. Mở nhiều trang tính: - Thao tác: + Bước 1: Chọn thẻ View > New Window. + Bước 2: Lặp lại Bước 1 tương ứng với số Sheet muốn mở. + Bước 3: Chọn thẻ View > Arrange All. - Tiled: Sắp xếp các cửa sổ kiểu lát gạch. - Horizontal: Sắp xếp các cửa sổ song song 1 theo chiều ngang. - Vertical: Sắp xếp các cửa sổ song song theo chiều dọc. 2 - Cascade: Sắp xếp các cửa sổ kiểu bậc thang. 1 Hình 3.24: Thao tác sắp xếp các cửa sổ. + Bước 4: Chọn Sheet để hiển thị ở các cửa sổ song song. Chọn Sheet1 Chọn Sheet2 Chọn Sheet3 Hình 3.25: Chọn Sheet hiện hành cho mỗi cửa sổ hiển thị. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 13
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN 3.4.2.4. Tính toán trên nhiều trang tính: - Trong Excel, công thức tính toán có thể được xây dựng dựa trên sự tham chiếu từ các trang tính khác nhau. Tham chiếu từ Sheet 'CN2' Tham chiếu từ Sheet 'CN1' Hình 3.26: Công thức tham chiếu từ các trang tính. 3.5. Định dạng ô, dãy ô: 3.5.1. Định dạng kiểu số, ngày, tiền tệ: - Cách 1: Chọn Home > Chọn công cụ trong nhóm Number. Hộp thoại Format Cells Hình 3.27: Các công cụ trong nhóm Number. - Cách 2: Sử dụng hộp thoại Format Cells. + Định dạng số, tiền tệ: #,##0 “đồng” hoặc “$” #,##0 + Định dạng ngày tháng: dd/mm/yyyy (người dùng cần nhập theo thứ tự tháng, ngày và năm vào ô rồi mới thực hiện định dạng). @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 14
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN 1 3 2 4 Hình 3.28: Thao tác định dạng tiền tệ. - Mặc định, Excel phân cách phần thập phân là dấu chấm “.” và phân cách hàng nghìn là dấu phẩy “,” nên ngược với quy định của Việt Nam. Người dùng có thể thay đổi: Thẻ File > Options > Advanced. Decimal separator: Phân cách thập phân 1 Thousand separator: Phân cách hàng ngàn 2 3 4 Hình 3.29: Thao tác thay đổi ký hiệu thập phân. 3.5.2. Định dạng văn bản: - Cách 1: Chọn Home > Chọn công cụ trong nhóm Font. Hộp thoại Format Cells Hình 3.30: Các công cụ trong nhóm Font. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 15
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN - Cách 2: Sử dụng hộp thoại Format Cells. 1 2 3 Hình 3.31: Thao tác định dạng văn bản. 3.5.3. Căn chỉnh, hiệu ứng viền: a) Căn chỉnh nội dung: - Cách 1: Chọn Home > Chọn công cụ trong nhóm Alignment. Hộp thoại Format Cells Hình 3.32: Các công cụ trong nhóm Alignment. - Cách 2: Sử dụng hộp thoại Format Cells. 1 2 3 Hình 3.33: Thao tác căn chỉnh nội dung. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 16
Tin học CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN b) Hiệu ứng viền khung: - Cách 1: + Thao tác kẻ đường viền khung: Thẻ Home > Borders > All Borders. 2 3 4 1 Hình 3.34: Thao tác kẻ đường viền khung. + Thao tác tô màu nền: Thẻ Home > Fill Color. 1 2 3 Nền trong suốt Hình 3.35: Thao tác tô màu nền. @2020 Đoàn Phan Thái (dpthai@btu.edu.vn) Trang 17