MỘT SỐ KHÁI NIỆM VÀ THAO TÁC CƠ BẢN TRONG MICROSOFT EXCEL
Th.S Nguyễn Khắc Quốc IT-Department
Ch5a. Khái niệm & thao tác cơ bản trong MS Excel
1. Khởi động Excel. 2. Màn hình làm việc. 3. Thoát khỏi Excel. 4. Khởi tạo một bảng tính. 5. Địa chỉ, miền và công thức. 6. Các thao tác soạn thảo. 7. Các thao tác với tệp. 8. Một số hàm đơn giản.
2 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
1. Khởi động Excel
1. Start Programs Microsoft Excel.
2. Desktop Microsoft Excel.
3. Office Bar Microsoft Excel.
3 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
2. Màn hình làm việc
4 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
Các thành phần của màn hình làm việc
Thanh tiêu đề (Title Bar). Thanh menu (Menu Bar). Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar). Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar). Thanh biên tập công thức (Formula Bar). Bảng tính (Sheet).
256 cột (A..Z, AA,AB…IV). 65536 dòng. Một tệp (workbook) gồm nhiều bảng tính (sheet).
Các thanh cuốn (scroll bars). Thanh trạng thái (status bar). Dòng tên cột (column heading). Cột tên hàng (row heading). …
5 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
3. Thoát khỏi Excel
Sử dụng Menu File
File Exit
Kích chuột vào biểu tượng đóng ứng dụng ở góc trên bên phải màn hình
6 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
4. Tạo bảng tính và một số thao tác
Để tạo một tệp (workbook) mới:
FileNew. Chọn New workbook.
Workbook có thể có nhiều trang tính (sheet). Để tạo
một sheet mới: Kích chuột phải vào tên một sheet nào đó (vd: Sheet1),
chọn Insert, sau đó chọn Worksheet.
Đặt tên cho trang tính:
Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename Gõ tên rồi gõ Enter.
Bố trí trật tự các sheets: Dùng chuột bấm và rê tên
sheet tới vị trí mong muốn.
7 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
4.1. Dịch chuyển con trỏ
Con trỏ ô (Cell poiter) là hình chữ nhật trùm
quanh đường viền ô.
Di chuyển: Sử dụng các phím mũi tên, Page
Up, Page Down, Home.
Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối cùng (đầu tiên) của bảng tính theo chiều mũi tên.
Gõ F5 rồi gõ địa chỉ ô (xem phần sau) Kích chuột vào ô nào đó
8 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
4.2. Chọn miền, cột, dòng, bảng…
Chọn miền (range)
Bấm và rê chuột từ ô trên cùng bên trái tới ô dưới cùng bên
phải của vùng (hoặc theo các chiều khác).
Chọn cả dòng/cột
Kích chuột trái tại tên dòng (cột) để lựa chọn cả dòng (cột). Nhấn thêm phím Ctrl khi chọn để chọn các miền rời
nhau.
Chọn cả bảng tính
Kích chuột vào giao giữa hàng tên cột và cột tên dòng
9 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
4.3. Nhập dữ liệu {1}
Sử dụng bàn phím để nhập liệu cho ô tại vị trí
con trỏ. Gõ Enter để hoàn tất!!!
Nhập số:
Nhập bình thường Sử dụng dấu chấm “.” làm dấu phân cách thập
phân (Regional setting là US).
Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số. Viết cách phần nguyên và phần thập phân để
nhập hỗn số.
10 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
Nhập dữ liệu
Nhập ngày tháng
Khuôn dạng: mm/dd/yyyy
(Mỹ) Ví dụ:
02/09/2004 12/31/2003
Nhập số: 123.456 -123.456 hoặc (123.456) 3/2 1 1/2 (hỗn số). 3E+7 (dạng kỹ thuật). Nhập xâu văn bản (text):
Nhập thời gian
Các xâu có chứa chữ, nhập
bình thường
Các xâu dạng số: “1234”, có
Khuôn dạng: hh:mm:ss Ví dụ:
13:30:55
hai cách nhập: =“1234” ‘1234
11 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
5. Địa chỉ, miền, công thức
Địa chỉ ô
Địa chỉ tương đối Địa chỉ tuyệt đối
Miền
Khái niệm miền Đặt tên miền
Công thức Khái niệm Hàm
12 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
5.1. Địa chỉ ô
Mỗi ô được xác định bởi hàng và cột chứa nó. Địa chỉ ô = tên cột + tên hàng Ví dụ
Ô đầu tiên có địa chỉ A1 (A là cột A, 1 là hàng 1) Địa chỉ chia làm 2 loại: tương đối và tuyệt đối
13 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
Địa chỉ tương đối
Chỉ bao gồm tên cột viết liền tên hàng Bị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới
so với ô gốc khi sao chép công thức
Ví dụ A1 F9
14 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
Địa chỉ tuyệt đối
Không bị thay đổi khi sao chép công thức Cách viết
Thêm dấu $ vào trước tên cột (hàng) không muốn
thay đổi khi sao chép công thức.
Ví dụ:
$A1: Luôn ở cột A $F$9: Luôn là ô F9
15 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
5.2. Miền (range)
Tập hợp ô Cách viết
Đ/c ô góc: Đ/c ô đối diện
C2:D8
Đ/c ô góc..Đ/c ô đối diện
A1..A5
Dùng “;” phân cách các miền
rời nhau:
B2..B8; E2:E8
16 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
Đặt tên cho miền
InsertName Define Gõ tên miền (không có dấu
cách) Ví dụ: Ngày_thuê
Chọn Add Nhấn OK Sử dụng để truy xuất miền
Trong công thức …
17 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
5.3. Công thức (formula)
Sử dụng để tính toán, thống kê trên dữ liệu. Bắt đầu bằng dấu bằng ( = ) Tiếp theo là:
Các hằng, địa chỉ,… Phép toán số học: +,-,*,/,^ Hàm Ví dụ:
=A1/B1+COS(A1)*SIN(B1)
18 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
Formula bar
Có thể sử dụng thanh công thức để nhập công
thức cho tiện.
Ví dụ
=G3+G3*F3+J3-H3-I3
19 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
6. Các thao tác soạn thảo
Sao chép Chuyển Sửa Xoá Bỏ miền Chèn Dán đặc biệt Undo và Redo
20 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
6.1. Sao chép {1}
Chọn miền cần sao chép
(nếu là một ô thì di chuyển con trỏ tới ô đó).
Nhấn Ctrl+C hoặc chọn
menu EditCopy.
Miền sẽ được bao bởi HCN
nhấp nháy.
Di chuyển tới nơi cần chép
tới.
Nhấn Ctrl+V hoặc chọn
menu EditPaste.
21 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
6.1. Sao chép {2}
Chép bằng chuột
Chọn vùng cần sao chép. Nhấn Ctrl, di con trỏ tới biên vùng đến khi
xuất hiện dấu + ở cạnh chuột.
Bấm và rê chuột để kéo vùng cần sao chép sang vị trí khác rồi thả chuột. Chép tới các ô cùng hàng/cột liền
kề: Di chuột tới góc dưới bên phải vùng chọn tới khi chuột chuyển thành dấu cộng (+).
Bấm và rê để chép tới các ô liên tiếp
cùng hàng (cột).
22 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
6.2. Chuyển
Chọn miền cần chuyển (nếu là một ô thì di
chuyển con trỏ tới ô đó).
Nhấn Ctrl+X hoặc chọn menu EditCut. Miền sẽ được bao bởi HCN nhấp nháy. Di chuyển tới nơi cần chép tới. Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu EditPaste.
23 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
6.3. Sửa và xóa dữ liệu
Sửa:
Di chuyển con trỏ tới ô cần
sửa.
Nhấn phím F2 hoặc kích đúp
chuột trái.
Sửa nội dung. Nhấn Enter. Xóa dữ liệu:
Chọn miền cần xoá Nhấn phím Delete để xoá dữ liệu
(các ô không bị xoá).
24 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
6.4. Bỏ miền và chèn ô
Bỏ miền:
Chọn miền cần bỏ Chọn menu EditDelete… Shift cells left: Đẩy sang trái. Shift cells up: Đẩy ô lên trên. Entire row: Xoá toàn bộ hàng. Entire column: Xoá toàn bộ cột.
Chèn ô: Chọn menu Insert
Cells: Chèn ô Columns: Chèn cột vào bên trái cột hiện thời. Rows: Chèn hàng lên phía trên hàng hiện thời.
25 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
6.5. Dán đặc biệt
Thực hiện động tác sao
(Ctrl+C)
Chọn EditPaste Special
All: Dán toàn bộ Formulas: Chỉ dán công thức Values: Chỉ dán giá trị … Operation: Lấy dữ liệu ở vùng bị dán đè thực hiện phép toán với dữ liệu dán vào.
Chọn OK để chấp nhận dán
26 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
6.6. Undo và Redo
Undo
Tác dụng: Huỷ bỏ thao tác vừa làm trước đó Cách làm: Nhấn Ctrl+Z hoặc chọn EditUndo…
Redo
Tác dụng: Lặp lại thao tác vừa làm trước đó Cách làm: Nhấn Ctrl+Y hoặc chọn EditRedo…
27 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
7. Các thao tác với tệp
Tệp Excel có phần mở rộng là “xls”. Các thao tác chính với tệp
Tạo tệp mới Mở tệp đã có Ghi tệp Ghi tệp với tên khác Ghi tệp với kiểu khác Đóng tệp
28 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
7.1. Tạo tệp mới
1. Chọn menu File New
2. Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ chuẩn
3. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N
29 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
7.2. Mở tệp đã có trên đĩa
1. File Open. 2. Kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ
chuẩn. 3. Ctrl + O.
Sau đó:
Chọn thư mục. Nhấn chuột chọn tệp. Nhấn Open.
30 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
7.3. Ghi tệp
File Save (Ctrl + S, biểu tượng đĩa mềm trên thanh công cụ).
Sau đó:
Chọn thư mục. Gõ tên tệp. Gõ Enter hoặc nhấn
Save.
31 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
7.4. Ghi tệp với tên khác
File Save As Sau đó:
Gõ tên khác cho tệp. Gõ Enter hoặc nhấn Save.
Kết quả:
Excel ghi tệp hiện hành sang tệp mới. Tệp mới được mở thay thế tệp cũ.
Sử dụng khi muốn tạo phiên bản mới để sửa
chữa mà không ảnh hưởng đến tệp cũ
32 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
7.4. Ghi tệp với kiểu khác
File Save As, sau đó:
Gõ tên tệp. Chọn kiểu tệp ở mục Save as type
*.HTML: trang web *.DBF: cơ sở dữ liệu dBASE, …
Kết quả:
Excel ghi tệp hiện hành sang tệp mới có kiểu đã
chọn.
Tệp mới được mở thay thế tệp cũ.
Sử dụng khi muốn xuất dữ liệu sang dạng
khác.
33 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
7.5. Đóng tệp
File Close, hoặc Kích chuột vào nút đóng tại cửa sổ tệp,
hoặc:
Gõ Ctrl + F4 Kết quả:
Tệp đang soạn thảo được đóng Excel và các tệp khác vẫn được mở
34 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
8. Một số hàm đơn giản.
SUM (miền)
Tính tổng các số trong miền Ví dụ: SUM(A1:A5); SUM(số_ngày_thuê)
AVERAGE (miền)
Tính trung bình các số trong miền Ví dụ: AVERAGE(B2:E10)
MAX(miền): Giá trị lớn nhất trong miền MIN(miền): Giá trị nhỏ nhất trong miền COUNT(miền): Số ô chứa số trong miền IF(điều_kiện, giá_trị_1, giá_trị_2): Nếu điều_kiện đúng, trả về giá_trị_1. Nếu điều_kiện sai, trả về giá_trị_2. Các lệnh IF có thể lồng nhau.
35 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7/12/2014
