ng 6 ả

ươ ạ

ệ

ả

Ch So n th o văn b n xí nghi p

by Nguyen Cao Tri

ề

ặ ấ Đ t v n đ

ụ

ệ

ệ

• M c tiêu và n i dung ộ • Văn b n trong xí nghi p là gì? • H   th ng  văn  b n  trong  xí  nghi p  &  ả

ủ ho t đ ng c a xí nghi p ườ

ế

ả i  k   s   ph i  chú  ý  đ n

ả ệ ố ạ ộ • T i  sao  ng ạ ạ

ệ ỹ ư ả so n th o văn b n trong xí nghiêp?

ả ạ

• Các lo i văn b n trong xí nghi p ệ ả

1­2

ệ

ả

ạ

Các lo i văn b n trong xí nghi p

ả

ạ ộ

Các ho t đ ng qu n lý • Th  tư ừ • Thông báo

ợ (báo cáo,tình hình, s  li u)

ố ệ

1­3

 Thông báo s  vự ụ  Thông báo thông tin • B n t ng h p  ả ổ • Th  thông báo ư • B n t ả ườ ng trình

ệ

ả

ạ

Các lo i văn b n trong xí nghi p

ậ  k  thu t

ỹ

ư ằ

ệ

ả

ả

ậ ạ ộ ề ỹ Các ho t đ ng v  k  thu t • Bài báo k  thu t ậ ỹ • Văn b n kinh t ế ỹ ả • L u ý k  thu t ậ • B ng phát minh , sáng ch ế • Các  b n  nghi m  thu  và  biên  b n  k   ỹ

thu tậ

1­4

ầ

Các yêu c u khi trình bày các văn  b nả

ệ

• Văn b n xí nghi p và các lo i văn khác ả ạ • Các y u t ố ớ ế ố c đ i v i   chình ph i đ t đ ả

ả ạ ượ ệ

ơ

văn b n trong xí nghi p  Đ n gi n, d  hi u. ả  Chuy n t ể ả

ậ

ủ ộ ố ượ ườ

ề ầ ễ ể i chính xác thông tin c n truy n

1­5

đ t:ạ  Đúng, đ  n i dung   Đúng đ i t ế ầ ng c n ti p nh n  Rõ ràng , t ng minh ả  Văn b n chung và riêng

ạ

ả

Văn b n d ng electronic

ạ

• Các văn b n d ng electronic cũng ngày

ả ổ ế

càng ph  bi n:  Email  Forum  Các  h   th ng  d   li u  và  tin  t c  n i  b   ộ ữ ệ

ứ ộ ệ

ớ

ố ạ d ng document hay web ả ữ

• Nh ng chú ý v i văn b n electronic:

1­6

 Tính pháp lý  Tính b o m t ậ ả

Th  tư ừ

ườ

ề

ữ

ườ

i  này  và  ng

i

ị

ọ

ề ạ

ề ư ừ

ườ ở

• Dùng  truy n  đ t  thông  tin  gi a  ng ạ ệ kia: đ  b t nguy n v ng, đ  ngh ,… • C u trúc c  b n c a th  t ơ ả ủ ơ ở i g i – N i g i

ị

i nh n – Đ a ch

ữ

ệ

ế

ườ

t và ng

i

ấ  Ng  V  vi c gì? ề ệ  Ng ỉ ậ ưở  L i x ng hô: theo quan h  cá nhân gi a ng ờ ư ậ

ố ả

ứ

ệ

ổ

ườ ủ

i vi ơ

nh n trong b i c nh công vi c và t

ch c c a c  quan.

ộ

ấ ề

ả ả ờ

ề ậ

ổ Tôi c n đi u gì)  ầ ế ườ i nh n (k t qu , tr  l  phía ng

i,..)

ế

 Các n i dung chính:  Nguyên nhân vi ư t thế  V n đ  c n trao đ i ( ề ầ  Đi u mong đ i t ợ ừ  Câu xã giao k t thúc  Ký tên

1­7

ạ

ả ộ ể ầ ế

ệ ả

Thông báo s  vự ụ • Đây là lo i văn b n dùng đ  thông báo chính  ộ ổ ề ứ ế th c  v   m t  n i  dung  c n  ph   bi n  đ n  ộ ườ ườ ọ ế ị i đ c. Thông th ng là m t quy t  đ nh,  ng ầ ườ ọ ệ ầ i  đ c  c n  ph i  yêu  c u,  m nh l nh  mà  ng tuân thủ

ả

ự ưở ự ụ ế

• Thông  báo  s   v   thông  th ế

ể ộ

ườ ườ ặ ả ứ ể

ậ ậ ọ

ụ ẽ ng  có  nh  ng tr c ti p đ n toàn th  ho c m t nhóm  h ữ i.  Có  th   có  nh ng  ph n  ng  khác  ng ừ ử ổ ả ồ  s   nhau: đ ng tình, ph n đ i. Do đó ngôn t ặ ắ ả d ng ph i ng n g n, chính xác, l p lu n ch t  ch  và xúc tích.

ườ ả ườ i có

• Văn b n này thông th ả ệ

1­8

ạ ả ng ph i do ng ố trách nhi m so n th o, ký và công b .

ự ụ

ủ

ấ

C u trúc c a thông báo s  v

i ký ậ

ườ i nh n (thi hành)

ườ

t c a thông báo (th

ng

• Ngày thông báo • Tên & ch c v  c a ng ụ ủ ứ • Tên ng ườ ườ i/nhóm ng • Ch  đ  v n t ủ ể ắ ắ ủ

trong 1­2 dòng)

ố ượ

ạ ng,  ph m  vi,

• Hi u  l c  thi  hành:  đ i  t

ệ ự ờ th i gian.

ứ

ữ

• Các  thông  tin  khác:  hình  th c  x   lý  vi

ph m,…ạ

1­9

Thông báo s  v  ­

ự ụ cách hành văn

ử ụ

ầ

ả

ế

ữ ự ụ ố

ỳ ạ ế

ế

ạ :  phân  tích  rõ  nguyên

• Danh x ngư : s  d ng theo v  trí công tác ị • Tính  chính  xác:  ph i  đ   c p  đ y  đ   ủ ề ậ ầ ế t liên quan đ n  nh ng thông tin c n thi ơ ư s   v   nh   ngày  tháng,  k   h n,  n i  ứ ơ ở ể ư ch n,  căn  c   c   s   đ   đ a  đ n  thông  ậ ố ượ ng ti p nh n & thi hành báo, đ i t ạ ể ẫ

ệ

ệ

ậ

• Tính  m ch  l c ế ễ ể

ự

ế

ắ

ọ

ế nhân đ  d n đ n k t lu n/m nh l nh • Ngôn từ: d  hi u, ng n g n, tr c ti p.

1­10

Thông báo thông tin

ạ ể

ườ

• Là  lo i  văn  b n  dùng  đ   cung  c p  nh ng  ữ ọ i  đ c

ả ề ầ ả ế ậ ấ ộ ể đi m  chính  v   m t  thông  tin  mà  ng i nh n c n ph i ti p nh n /ng

 Thông tin n i bộ ộ  Thông tin cho bên ngoài

ậ ườ • Có 2 nhóm:

ả

• Chú  ý:  dùng  đ   thông  tin  ho c  gi ể ậ

ặ ả ể ế ứ

ệ ệ

i  thích  thông  tin  ch   không  ph i  đ   k t  lu n  hay  ra  m nh l nh ụ ề ả ể

• Ví d : Thông báo v  b o hi m xã h i ộ

1­11

ư

Th  thông báo

ố ượ ế ầ

• Là  m t  lo i  thông  báo  thông  tin  nh ng  ư ng c n

ộ ng đ ậ ạ ế ở ự ượ ườ c g i tr c ti p đ n đ i t th ế ti p nh n thông tin

ườ

• Ngoài  tính  ch t  thông  báo  th ấ

ầ ữ ượ ng  kèm  theo  c  cung

ư ữ ữ yêu  c u  x   lý  nh ng  thông  tin  đ ấ c p: nh  confirm, hay các x  lý khác.

ế ấ

ộ ườ ớ ề

• Có  th   cùng  m t  thông  tin  cung  c p  đ n  ụ i  v i  nhi u  m c  đích  khác

ể ề nhi u  nhóm  ng nhau ụ ạ ộ ề ệ ứ ấ

• Ví d : thông tin v  vi c ch m d t ho t đ ng.

1­12

ả

ổ

ợ

B n báo cáo t ng h p

ỏ ằ

ồ ừ

• Là lo i văn b n nh m làm sáng t ề

ặ

ệ ườ ượ

ẩ

ấ ế ị

ạ ả , chính xác  ợ ặ ổ ho c t ng h p thông tin t  nhi u ngu n ; có  ẫ ậ ể t ho c th m chí mâu thu n nhau. th  khác bi • Thông  th ả c  làm  cho  ng  văn  b n  này  đ ể ề ặ ạ lãnh  đ o  ho c  c p  có  th m  quy n  đ   có  ạ ộ thông tin và ra quy t đ nh cho các ho t đ ng  ơ ủ c a c  quan. ổ ỉ

ổ ậ ợ

ợ ữ ợ ườ

• Báo  cáo  t ng  h p:  th ổ

• Thông báo t ng h p; ch  có thông tin đã t ng  h p. Không có nh ng đánh giá hay k t lu n. ầ ế

ậ

1­13

ế ng  có  thêm  ph n  ế ậ nh n đ nh, đánh giá hay k t lu n theo ý ki n  ủ c a ng ị ườ ế i vi t

ự

ạ

ả

Trình t

so n th o

ợ

ế

• Xem xét t ng h p h  s ồ ơ ổ • Làm  sáng  t

ổ

ầ

ế

ố

ể

ề

ố ệ ồ

ỏ   các  thông  tin  chính  y u  ắ ợ c n  t ng  h p.  S p  x p  chúng  theo  ữ ồ ngu n  g c  và  nh ng  đi m  chung,  ồ ươ ng đ ng: t  Lĩnh v c, v n đ ấ ự  Cùng ý nghĩa hay tính t  Cùng ph ươ

1­14

ươ ồ ứ ố ng đ ng s  li u ng th c, ngu n g c, trình bày

ự

ạ

ả

Trình t

so n th o

ế

ặ

ọ

• Đánh d u các thông tin tr ng y u, ho c

ấ ỗ ậ n i b t.

ủ

ạ ỏ

ữ

ế

ầ

ố

• S p  x p  h   th ng  thoe  logic  v n  đ   ề

ắ ầ

• Làm rõ tính trung th c, khách quan c a  ự thông  tin.  Lo i  b   nh ng  ý  ki n,  đánh  ủ giá ch  quan ệ ế c n trình bày

ả

• So n th o. ạ

1­15

ả ườ

ả

B n t

ng trình – Biên b n

ộ

ả

ạ

ộ

ầ

ủ

ổ ọ

ạ ộ

ế

ễ

ủ

ượ

ự ệ

i đ c n m đ

c di n ti n c a s  vi c theo

• Là  lo i  văn  b n  dùng  ph n  ánh  toàn  b   hay  m t  ộ ả ư ộ ự ệ ph n c a m t s  ki n nh : bu i h p, m t ho t đ ng  ụ ớ nào đó, v i m c tiêu:  Cho phép ng ườ ọ ấ

ắ ự ự  dù không tham d . đúng tính ch t & trình t ữ

ự ệ

ố ớ

ả

ế ị

ữ

ặ

ầ

ườ i  có  i  nh ng  s   vi c  x y  ra  đ i  v i  ng ậ ế t là nh ng yêu c u, quy t đ nh và k t lu n

ể

ữ

ể

ế

ộ

ứ

ằ

ạ

ậ ớ ế ớ t v i cách hành văn th t rõ ràng, m ch

ự ể

ậ ể ể  đ  có th  hi u đúng

 Cho  phép  nh   l ớ ạ ệ ự tham d . Đ c bi ể đ  có th  thi hành.  Là c  s  thông tin đ  có th  đi đ n nh ng hành đ ng khác  ể ơ ở ế ị ỏ ư nh : th a thu n, ra quy t đ nh, ghi nh , làm b ng ch ng,… • Ph i đ ả ượ c vi ạ l c, đúng trình t ự

ệ

ả

ưở

ể

ả

• Ph i  trung  th c,  khách  quan  trong  vi c  ghi  nh n  ậ ệ ng  ủ ể

ọ ế

ự

ự

thông  tin,  tránh  m i  sai  l nh  có  th   gây  nh  h ế ti u c c/tích c c đ n 1 ch  th  nào khác.

1­16

ả ườ

ả

B n t

ng trình – Biên b n

ể

ả

ợ ả ấ ầ

• Các đi m ph i chú ý:  Ph i nh m vào l ằ

i ích đ c cung c p đ y

ườ ọ

ủ ọ

ễ

ế

ượ ư

ữ

ủ ầ ủ đ  thông tin c a ng Gi ệ

c  u  tiên  nh ng  gì  ng

ớ ự ệ s   vi c.  Không  đ ế vi

ế

ậ

ị

t thích.  ố ệ

Tuy t  đ i  không  đ a  nh ng  ý  ki n  nh n  đ nh

ả

ự ề

ư ữ ườ ế ủ t vào văn b n. i vi riêng c a ng Tôn  tr ng  trình  t ờ ọ   v   th i  gian  và  tính  trung  ủ

ự

ể

ự ệ th c c a các s  ki n, phát bi u.

1­17

ượ i đ c. ủ ạ i thi u đ y đ  m i khía c nh, di n ti n c a  ườ i

ả ườ

ả

B n t

ng trình – Biên b n

ạ

ả

so n th o:

• Trình t

ụ  Ch n  l a  thông  tin:  theo  m c  tiêu  và  đ i  ố

ự ọ ự ọ ng đ c ế

t

ườ ự ng  theo  trình  t

 S p  x p  thông  tin:  th ủ ề th i gian và theo ch  đ ả t biên b n ơ ả

• C u trúc c  b n:

ể ờ ị ượ ắ ờ  Vi ế ấ  Nguyên nhân bu i h p, th i gian đ a đi m,

ổ ọ ự ầ thành ph n tham d

1­18

ầ ườ ễ ế ộ  Di n ti n cũa n i dung c n t ng trình.

Báo cáo

ể

ấ

ị

ự

ự

ộ

• Có  ch a  năng  cung  c p  thông  tin  và  đ   ngh   m t  ư ộ ệ th c hi n m t hành đ ng nào đó d a trên phân tích,  đánh giá c a ng

t theo các thông tin liên quan.

ườ

ể

ấ

ắ

ọ

i  đ c  n m  rõ  v n  đ   và  ra

ộ ườ ế ủ i vi • Có  tác  d ng  giúp  ng ụ

ế ị quy t đ nh.

ớ

ả

ệ

ậ

ề

ng  trình:  ngoài  vi c  ghi  ị ả i

ủ

ả ườ ế i vi

• Báo  cáo  khác  v i  b n  t ườ ự nh n  thông  tin  ph i  có  s   phân  tích  và  đ   ngh   gi pháp c a ng

ậ

t. • Báo  cáo  ngoài  ngu n  thông  tin  ghi  nh n  đ ồ ứ

c  t ươ

ầ ả

ườ

ế

ượ i  so n  c   p hi  có  keí6n  th c  t

,  ng

ệ

ể ự

ị ướ

ề

ả

ừ   ự th c  t ng  ứ ng,  thông  tin  n i  b   và  các  tài  li u  khác  liên  quan  ệ ể đ  có th  th c hi n vi c phâ tích đánh giá chính xác  ế i quy t đúng. và đ  ngh  h

ạ ộ ộ ệ ng gi

1­19

ấ

Báo cáo – c u trúc

t báo cáo

ủ

ố ả ậ

• Ngày báo cáo • Tên ng ườ ế i vi • Tiêu đ  chính c a báo cáo ề • D n nh p: nêu lên nguyên nhân và b i c nh

ẫ ư ế ả đ a đ n b n báo cáo

ả i pháp

 đ  ngh  gi ị ả ề ự ạ ế ệ ể

ệ

• Trình bày thông tin  Phân tích  Đánh giá • Xác đ nh các gi ị i pháp  ồ ụ ể c  th , có th  bao g m k  ho ch th c hi n • Các  tài  li u,  minh  ch ng  cho  các  phân  tích,  ứ

1­20

đánh giá

ả

ỏ B ng câu h i

ậ

ụ ể ộ ế ạ ộ

• M c tiêu dùng đ  thăm dò, thu th p thông tin  ụ ạ ụ ph c  v   cho  m t  ho t  đ ng,  k   ho ch  nào  đó. • Trình t

ầ

ầ

ng c n thu th p thông tin và phân

ự

ỏ

ỏ

ố ượ

ầ ả

 Xây  d ng  các  câu  h i  và  nhóm  câu  h i  theo  các  g  m c thông  tin  c   h o  sát  và  theo  nhóm  đ i t kh o sát

ỏ

ươ

ọ ự

ụ ả ạ

 D ng câu h i th

ng dùng là ch n l a option.

1­21

ệ ự ự  th c hi n:  Xác đ nh thông tin c n tìm hi u ể ị  Xác đ nh đ i t ậ ố ượ ị ố ượ ng. nhóm đ i t

ộ ố ầ

ề

M t s  v n đ  khác

ư ế

• Ngôn ng  trình bày văn b n ả ữ • Hình th c trình bày : ứ  Ch  vi ữ ế t – đánh máy  Chú ý s  khác bi ự ế ị

ả ụ ầ ư

ữ ứ ệ ề t v  hình th c trình bày  ệ ữ văn b n gi a ti ng Vi t và ti ng Anh nh :  th t đ u dòng, v  trí các thông tin nh  ngày  tháng, ch  ký,..

1­22

ữ  Letter head trên các văn b n ả  Ch  ký & con d u ấ

ạ

Các lo i văn ab3n khác

ả

ữ ả ả ỹ

ệ ậ

ng d n s  d ng ậ ị

• Ngoài nh ng văn b n hành chánh, còn   ả ườ ỹ ư các văn b n khác mà ng i k  s  cũng  ọ ữ ế ph i có kh  năng đ c , vi t và x  lý:  Tài li u k  thu t, h ữ ụ ẫ ướ  Các  quy  đ nh  v   an  toàn  v n  hành  trang  ề

ả thi

ế ả t  b :  quá  trình  v n  hành,  b o

ấ ế ị ủ t b  c a nhà s n xu t  Nh t  ký  thi ậ ử ưỡ ậ ưỡ ả ị ng d

1­23

ị ữ ng, s a ch a, l ch b o d ỹ ể ả ể  Các  báo  cáo  k   thu t  liên  quan  hay  k t  ế ậ ị qu  ki m tra, ki m đ nh

ổ

ế T ng k t

ố

ề ng  s ng  thông  tin  đ

• Văn  b n  là  x ả

ươ ộ ơ đi u hành m t c  quan xí nghi p

ầ

ệ ỹ

ườ ỹ ư

ạ

ả

ả

ế

ả

ư

ợ

• S   d ng  các  danh  x ng  h p  lý  trong

ề • Ng ơ i  k   s  cũng c n các k  năng c   ử ề ả b n v  so n th o và x  lý các văn b n • C n  chú  ý  đ n  phong  cách  hành  văn  ầ ệ ơ ả ph i  trong  sáng,  đ n  gi n  và  có  h   th ngố ử ụ công vi cệ

1­24