PHẦN II
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
I. TÀI LIỆU LƯU TRỮ
2 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
-Tài liệu: là vật mang tin được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan,tổ
chức, cá nhân.
-Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản
sao chụp (trong trường hợp không còn
bản gốc, bản chính) của những TL có giá
trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối TL
hình thành trong quá trình hoạt động của
các CQ, TC và CN được bảo quản trong các
KLT để khai thác phục vụ cho các mục
đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học,
lịch sử… của toàn XH.
1. Một số Khái niệm về tài liệu lưu trữ
3 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
- Lưu trữ cơ quan: là tổ chức thực hiện
hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ
của cơ quan, tổ chức.
- Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt
động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có
giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp
nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các
nguồn khác.
4 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
-Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ
được hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá
nhân.
- Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn
bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam,
không phụ thuộc vào thời gian hình
thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã
hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao
gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
5 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
-Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là
toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành
trong quá trình hoạt động của các tổ chức
của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức
tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị -
xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của
Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của
tổ chức chính trị - xã hội.
6 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
-Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn
bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan nhà
nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề
nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội -
nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự
nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân
vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được
hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất
nước.
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm
các phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân quy định tại khoản này.
7 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
Đặc điểm
2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ
Chứa đựng thông tin quá
khứ có giá trị lịch sử và
thực tiễn
Có tính chính xác cao
Do Nhà nước thống nhất
quản lý
8 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
3. Các loại tài liệu lưu trữ
- Tài liệu nghe nhìn
- Tài liệu VH-NT
- Tài liệu KH-KT
- Tài liệu hành chính
- Tài liệu CN, GĐ, DH (Đ5 Luật Lưu trữ)
9 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Ý Nghĩa
10 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
II. CÔNG TÁC LƯU TRỮ
11 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
1.Khái niệm về công tác lưu trữ
Công
Tác lưu
trữ là:
một lĩnh vực
quản lý nhà nước
nhằm thu thập, bảo quản
an toàn và sử dụng có
hiệu quả TLLT
Hoạt động
nghiệp vụ
12 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
- Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu
trữ quốc gia Việt Nam.
- Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất
theo quy định của pháp luật.
- Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được
Nhà nước thống kê.
2. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
13 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
Nội dung
Hệ thống tổ chức lưu trữ được
tổ chức quản lý và chỉ đạo
một cách thống nhất.
Nguyên
tắc
Quản
lý
Công
tác !
lưu
trữ
Các khâu nghiệp vụ trong công tác
lưu trữ phải được thực hiện thống
nhất trong cả nước.
Toàn bộ tài liệu của PLT QGVN
được tập trung bảo quản trong hệ
thống các phòng, KLT từ trung ương
đến địa phươngdưới sự quản lý
thống nhất của nhà nước.*
14 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
Nội dung nghiệp vụ CTLT
Quản lý NN về CTLT
Công tác lưu trữ
3. Nội dung của công tác lưu trữ
15 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
* Nội dung về nghiệp vụ lưu trữ
Xác định giá trị TL
Thu thập bổ sung
TLLT
Thu thập TLLT
Bảo quản TLLT
Thống kê TLLT
Chỉnh lý TLLT
Tổ chức sử dụng
TLLT
16 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
4. Tính chất của công tác lưu trữ
Tính chính trị
Tính chất khoa học
Tính chất cơ mật
Tính
chất
17 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
Hệ thống cơ quan
lưu trữ
5. Hệ thống cơ quan lưu trữ
Hệ thống cơ quan
quản lý lưu trữ
Hệ thống bảo quản
tài liệu
18 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
Mô hình quản lý nhà nước công tác VTLT
Chính phủ
Bộ nội vụ
Cục VTLTNN
Phòng VTLT
thuộc VP Bộ
Phòng VTLT
thuộc Sở Nội vụ
tỉnh, thành phố
Phòng (Tổ) VTLT
thuộc Phòng nội vụ
huyện, thị xã, TP
19 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
Cục VT và lưu trữ
NN thuộc Bộ nội vụ
Chính phủ
UBND cấp
tỉnh
UBND cấp
huyện
UBND cấp xã
Chi cục VT và lưu trữ
thuộc sở nội vụ
Công chức chuyên
trách VT-LT thuộc
phòng nội vụ
Công chức v ăn
phòng – thống kê
kiêm nhiệm
Các trung tâm LT QG
và các đơn vị sự
nghiệp thuộc Cục
VTLTNN
Phòng VTLT thuộc
VP Bộ, CQ ngang Bộ
Kho lưu trữ chuyên
dụng cấp tỉnh
Kho lưu trữ chuyên
dụng cấp huyện
CC,VC làm công tác
VT-LT của cơ quan,
đơn vị thuộc huyện
Kho bảo quản tài
liệu lưu trữ cấp xã
20 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
III. THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Người được giao giải quyết, theo dõi công
việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ
sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan.
21 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng
dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu,
thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ.
- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản
vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị
theo quyết định của người đứng đầu cơ quan,
tổ chức.
* Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
22 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan được quy định như sau:
+ Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc
kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b
khoản này;
+ Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình
được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng
cơ bản.
* Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan
23 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại
hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu theo quy định
để phục vụ công việc thì phải được người đứng
đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh
mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ
quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá
nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp
lưu.
24 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
- Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách
nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết
thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và
giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài
liệu.
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản
giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản;
đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản,
Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.
* Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan
25 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ
chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của
xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ
tại Văn phòng UBND xã, phường, thị trấn.
* Quản lý tài liệu lưu trữ của xã,
phường, thị trấn
26 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
- Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban
nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ
hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ
sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của
pháp luật về lưu trữ.
27 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
- Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý
nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời
gian.
Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu
về đường lối, chủ trương, chính sách, cương
lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình
mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và
các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có
thẩm quyền.
* Thời hạn bảo quản tài liệu
28 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
- Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu
được xác định thời hạn bảo quản dưới 70
năm.
- Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là
tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết
thời hạn bảo quản theo quy định và không
còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử.
29 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017
Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và
cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản
vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử.
IV. THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH
SỬ
30 Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017