ử ụ

ơ ả

ả

Modul 5. S  d ng b ng tính c  b n

Bài 3 Ố Ớ  THAO TÁC Đ I V I Ô (CELL)

Ộ N I DUNG

1. Nh p d  li u ữ ệ ậ

2. Biên t p d  li u ữ ệ ậ

ọ

ọ

3. Thao tác ch n/h y ch n ô, dòng, c t ộ ủ

ụ ề

ử ụ

ộ

ự ộ

đ ng

4. S  d ng công c  đi n n i dung t

ể

5. Thao tác sao chép, di chuy n, xóa, chèn các ô

6. Thêm/b t ô, dòng, c t ộ ớ

ả

ớ

7. Thao tác v i các trang b ng tính

ử ụ

ệ

ế

ắ

ọ

8. S  d ng ti n ích s p x p và l c d  li u ữ ệ

2

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ậ

Nh p d  li u ữ ệ

ể

• Các ki u d  li u trong Excel ữ ệ

ể ả

ể  Kiểu Number:  Ki u văn b n – Text:   Ki u công th c ứ

3

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ậ

Nh p d  li u ữ ệ

 Kiểu Number:

Ký tự nhập vào là số, ở chế độ mặc định dữ liệu

dạng số sẽ hiển thị ở phía bên phải của ô.

Kiểu ngày tháng: Nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch ngang (-) hay gạch đứng (/).

Kiểu thời gian: (12:00:00 A.M.) đến 23:59:59

ể • Các ki u d  li u trong Excel ữ ệ

4 4

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ậ

Nh p d  li u ữ ệ

ả

ể

ể Nếu trên dòng nhập dữ liệu có chứa ít nhất một chữ hoặc một kí tự dạng *, !, &, #, ? hoặc dấu cách (space) trở lên thì Excel tự động hiểu dữ liệu nhập vào có kiểu text. Ví dụ: 123?, #78965, ...

Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là kí tự thì phải gõ bắt đầu bằng dấu ('). Ví dụ: Nếu muốn gõ một xâu kí tự là các chữ số 12345 thì phải gõ '12345.

• Các ki u d  li u trong Excel ữ ệ  Ki u văn b n – Text:

5 5

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ậ

Nh p d  li u ữ ệ

 Ki u công th c ứ

ể Công thức là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, các hàm và các toán tử. Công thức phải bắt đầu bởi một trong các dấu: dấu bằng (=), dấu cộng (+).

Dạng tổng quát của công thức: =

Giá trị hiển thị trong ô chứa công thức sẽ là kết

quả của công thức đó.

ể • Các ki u d  li u trong Excel ữ ệ

6 6

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ậ

Nh p d  li u ữ ệ

ố ệ ố ng đ i, tuy t đ i

Chỉ đến một ô hay các ô cụ thể

Có thêm ký tự $ trước phần địa chỉ cột và dòng,

chẳng hạn $A$15, $B$10:$D$25

Không thay đổi khi sao chép hoặc di chuyển công

thức

• Đ a ch  t ị ỉ ươ  Địa chỉ tuyệt đối

7

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ậ

Nh p d  li u ữ ệ

ỉ ươ ố ệ ố ng đ i, tuy t đ i

 Chỉ đến một ô hay các ô trong sự so sánh với vị

trí nào đó

 Thay đổi theo vị trí ô mà ta copy công thức tới

• Đ a ch  t ị  Địa chỉ tương đối

8

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ậ

Nh p d  li u ữ ệ

 Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp

Có một thành phần là tuyệt đối, thành phần còn

lại là tương đối

 Để chuyển đổi giữa các loại địa chỉ: Bấm phím F4 hoặc cho ký tự $ trực tiếp vào phần địa chỉ mong muốn

9

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ỉ ươ

ị

ố

Đ a ch  t

ệ ố ng đ i, tuy t đ i

• Sao chép công th cứ

 Nhắp chọn ô chứa công thức muốn sao chép

 Đặt con trỏ chuột vào góc phải dưới của ô

 Biểu tượng chuột chuyển thành hình dấu thập

mầu đen nét đơn

 Nhấn phím trái, kéo và di chuyển chuột theo dòng hoặc theo cột đến các ô cần sao chép

10

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ậ

Nh p d  li u ữ ệ

ậ ể • Nh p d  li u ki u s ữ ệ

ố  Mặc định được căn theo lề phải của ô

Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08

Số âm: gõ dấu “-” trước số hoặc đưa số đó vào

cặp dấu ngoặc đơn - “( số )”

Dấu “.” để ngăn cách giữa phần nguyên và phần

thập phân

 Dữ liệu kiểu số: Bắt đầu là một chữ số..

11

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ữ ệ

ậ

Nh p d  li u

ể ậ ố • Nh p d  li u ki u s ữ ệ

Cách

thức nhập được quy định

 Dữ liệu kiểu ngày tháng

trong mục Regional and Language trong cửa sổ Control Panel

 Chú ý: phải nhập giá trị ngày tháng theo đúng quy định được đặt trong mục Regional and Language (chọn mục Additionals Settings)

12

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ậ

Nh p d  li u ữ ệ

ữ ệ ể ả ậ • Nh p d  li u ki u văn b n

 Mặc định được căn theo lề trái của ô: Kí tự

đầu tiên là chữ cái (hoặc trong cặp dấu nhấy kép như “10AA109” nếu nhập trong công thức)

 Sử dụng dấu nháy đơn “ ‘ ” như ‘232323 được hiểu là một xâu ký tự có nội dung 232323

13

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

Biên t p d  li u ữ ệ ậ

ộ • S a n i dung đã có trong ô

ử  Nhắp đúp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh

sửa

 Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí chỉnh sửa

 Thực hiện chỉnh sửa

 Ấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa

14

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

Biên t p d  li u ữ ệ ậ

ế ộ ồ ạ • Thay th  n i dung đã t n t i trong ô

 Nhắp chuột vào ô có dữ liệu muốn thay thế

 Nhập nội dung mới cho ô

 Ấn phím Enter để kết thúc

15

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ữ ệ

ậ

Biên t p d  li u

• L nh Undo và Redo

ệ  Undo: quay trở lại kết quả đã có trước khi sửa đổi hoặc hành động: Ctrl + z hoặc click vào

 Redo: thực hiện lại hành động đã bị hủy bỏ

bởi lệnh Undo: Ctrl + y hoặc click vào

16

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

Biên t p d  li u ữ ệ ậ

• Thao tác ch nọ

 Chọn ô: nhắp chuột vào ô muốn chọn

 Chọn vùng ô liền nhau

B1. Nhắp chuột vào ô trái trên cùng của vùng

B2. Giữ phím Shift và nhắp chuột vào ô phải

Có thể sử dụng chuột để thay cho các thao tác ở

trên

dưới cùng của vùng Thả phím Shift để kết thúc việc chọn

17

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

Biên t p d  li u ữ ệ ậ

• Thao tác ch nọ

 Chọn vùng ô rời rạc

B1. Chọn một ô hoặc 1 vùng ô liên tục hình chữ

nhật

B2. Giữ phím Ctrl trong khi chọn các ô hoặc

các vùng ô tiếp theo Thả phím Ctrl để kết thúc việc chọn

18

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

Biên t p d  li u ữ ệ ậ

• Thao tác ch nọ

 Chọn một cột: nhắp chuột vào tên cột có trên đường viền ngang: chẳng hạn chọn A, B, …

Nhắp chuột vào tên cột đầu tiên bên trái hoặc bên

phải

Giữa phím Shift và nhắp vào tên cột cuối cùng

Thả phím Shift

 Chọn dãy cột kề nhau:

19

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ữ ệ

ậ

Biên t p d  li u

• Thao tác ch nọ

Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau

Giữ phím Ctrl trong khi chọn cột hoặc dãy cột tiếp

theo

Thả phím Ctrl

 Chọn dãy cột rời rạc

 Thực hiện các thao tác tương tự để chọn

hàng

20

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ữ ệ

ậ

Biên t p d  li u

• Thao tác ch nọ

Nhắp vào ô giao nhau của đường viền ngang và

đường viền dọc

Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + A

 Chọn toàn bộ bảng tính

21

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ữ ệ

ậ

Biên t p d  li u

ủ ọ • H y ch n

Nhắp chuột vào một ô bất kỳ trên bảng tính

22

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ề ự ộ

ố ứ ự

• Đi n t

đ ng s  th  t

 Nhập số đầu tiên vào ô đầu tiên của vùng muốn

điền số tự động, ví dụ: nhập vào ô A1 số 1

 Nhấn giữ phím Ctrl

 Chuyển con trỏ chuột vào hình vuông nhỏ ở góc phải dưới của ô, con trỏ chuyển thành hình dấu “+” cộng có mũ “+”.

 Nhấn và kéo chuột theo chiều dọc, ngang như

mong muốn

 (cách 2)

ụ ề ộ ự ộ Công c  đi n n i dung t đ ng

23

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ụ ề ộ ự ộ Công c  đi n n i dung t đ ng

ề ự ộ ỗ ữ ệ • Đi n t đ ng theo chu i d  li u

 Nhập 2 chuỗi cho 2 ô đầu tiên theo quy luật,

ví dụ: 05TC0001, 05TC0002

 Chọn 2 ô vừa nhập

 Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải

dưới của vùng vừa chọn

 Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang

như mong muốn

24

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ụ ề ộ ự ộ Công c  đi n n i dung t đ ng

ề ự ộ ố ộ ấ • Đi n t đ ng theo c p s  c ng

 Nhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy luật cấp

số cộng, ví dụ: 1, 4

 Chọn 2 ô vừa nhập

 Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải

dưới của vùng vừa chọn

 Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang

như mong muốn

25

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ụ ề ộ ự ộ Công c  đi n n i dung t đ ng

ề ự ộ ấ • Đi n t đ ng theo c p s  nhân

ố  Nhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy luật cấp

số nhân, ví dụ: 1, 4  Chọn 2 ô vừa nhập  Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải

dưới của vùng vừa chọn

 Nhấn phải chuột vào kéo chuột theo chiều

dọc, ngang như mong muốn  Đến ô cuối cùng nhả chuột phải  Chọn Growth Trend

26

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ể Sao chép, di chuy n, xóa, chèn các ô

ố ượ • Các đ i t ng hay dùng

27

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ể Sao chép, di chuy n, xóa, chèn các ô

• Sao chép các ô

 Chọn các ô muốn sao chép

 Nhấp nút Copy hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+C

 Chuyển con trỏ ô đến ô trái trên của vùng

định sao chép

 Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím

Ctrl+V

 Thực hiện tương tự khi sao chép các ô sang

trang bảng tính khác

28

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ể Sao chép, di chuy n, xóa, chèn các ô

ể • Di chuy n các ô

 Chọn các ô muốn di chuyển

 Nhấp nút Cut hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+X

 Chuyển con trỏ ô đến ô trái trên của vùng

định chuyển tới

 Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím

Ctrl+V

 Thực hiện tương tự khi chuyển các ô sang

trang bảng tính khác

29

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ể Sao chép, di chuy n, xóa, chèn các ô

ộ • Xóa n i dung các ô

 Chọn các ô cần xóa  Trên thanh thực đơn chọn Edit  Clear 

Contents

 Hoặc bấm phím Delete

30

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ớ

ộ Thêm/b t ô, dòng, c t

• Thêm dòng

 Chọn dòng muốn chèn dòng mới lên trên nó

 Trên thanh thực đơn chọn Insert  Rows

• Thêm c tộ

 Chọn cột muốn chèn cột mới bên trái nó  Trên thanh thực đơn chọn Insert  Column

31

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ớ

ộ Thêm/b t ô, dòng, c t

• Thêm ô

 Chọn ô muốn thêm ô mới bên cạnh nó

 Trên thanh thực đơn chọn Insert  Cell

Chọn Shift cells right: chèn ô trống và đẩy ô hiện

tại sang phải

Chọn Shift cells down: chèn ô trống và đẩy ô

hiện tại xuống dưới

Chọn Entire row: chèn một dòng mới lên trên

Chọn Entrire column: chèn cột mới sang trái

 Xuất hiện hộp thoại

32

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ớ

ộ Thêm/b t ô, dòng, c t

• Xóa vùng ô

Chọn Shift cells left: xóa các ô và đẩy ô bên

trái sang

Chọn Shift cells up: xóa các ô và đẩy các ô

bên phải sang

Chọn Entire row: xóa các dòng có ô đang

chọn

Chọn Entrire column: xóa các cột có ô đang

chọn

 Chọn vùng ô muốn xóa  Trên thanh thực đơn chọn EditDelete  Xuất hiện hộp thoại

33

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ớ

ộ Thêm/b t ô, dòng, c t

ộ ổ • Thay đ i chi u r ng c t/ cao dòng ề ộ

Chuyển con trỏ chuột vào cạnh phải của tiêu

đề cột, biểu tượng chuột có dạng

Nhấn và kéo di chuột sang phải/ trái để tăng/giảm kích thước chiều rộng cột

 Thay đổi chiều rộng cột

Nếu muốn thay đổi chiều rộng của nhiều cột thì trước tiên chọn các cột muốn thay đổi có cùng kích thước và sau đó thực hiện các thao tác thay đổi

(cid:0)

34

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ớ

ộ Thêm/b t ô, dòng, c t

ổ ộ

Chuyển con trỏ chuột vào cạnh dưới của tiêu

đề dòng, biểu tượng chuột có dạng

Nhấn và kéo di chuột xuống dưới/lên trên để

tăng/giảm độ cao dòng

• Thay đ i chi u r ng c t/ cao dòng ề ộ  Thay đổi chiều cao dòng

Nếu muốn thay đổi chiều cao của nhiều dòng thì trước tiên chọn các dòng muốn thay đổi độ cao có cùng kích thước và sau đó thực hiện các thao tác thay đổi

(cid:0)

35

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ớ

ộ Thêm/b t ô, dòng, c t

ổ ộ

Nhắp đúp chuột vào cạnh phải của cột

• Thay đ i chi u r ng c t/ cao dòng ề ộ  Điều chỉnh tự động độ rộng cột

Chọn các cột muốn đặt độ rộng bằng nhau Trên thanh thực đơn chọn Format  Column

 Width

Nhập độ rộng cột vào hộp Column width

Nhấn nút OK

 Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột

36

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ớ

ộ Thêm/b t ô, dòng, c t

ổ ộ

Nhắp đúp chuột vào cạnh dưới của dòng

• Thay đ i chi u r ng c t/ cao dòng ề ộ  Điều chỉnh tự động độ cao dòng

Chọn các dòng muốn đặt độ cao bằng nhau Trên thanh thực đơn chọn Format  Row 

 Đặt độ cao bằng nhau cho nhiều dòng

Height

Nhập độ cao hàng vào hộp Row Height

Nhấn nút OK

37

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ớ

ộ Thêm/b t ô, dòng, c t

•

Chọn các cột muốn ẩn Trên thanh thực đơn chọn Format  Column

 Hide  Hiện cột

Chọn vùng cột chứa các cột đang bị ẩn Trên thanh thực đơn chọn Format  Column

 Unhide

ộ ệ Ẩ n/hi n c t  Ẩn cột

38

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ớ

ộ Thêm/b t ô, dòng, c t

•

Chọn các dòng muốn ẩn Trên thanh thực đơn chọn Format  Row 

Ẩ ệ n/hi n dòng  Ẩn dòng

Hide

Chọn vùng chưa các dòng đang bị ẩn Trên thanh thực đơn chọn Format  Row 

 Hiện dòng

Unhide

39

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ả

ớ

Thao tác v i trang b ng tính

ả ộ • Chèn m t trang vào b ng tính

 Cách 1: Trên thanh thực đơn chọn Insert 

Worksheet

 Cách 2: Nhấp phải chuột vào tên trang bảng

tính bất kỳ, chọn Insert

 Nhấn nút OK

40

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ả

ớ

Thao tác v i trang b ng tính

ả • Đ i tên trang b ng tính

ổ  Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính

muốn thay đổi

 Chọn Rename

 Nhập tên mới cho trang bảng tính

 Bấm phím Enter để kết thúc

41

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ả

ớ

Thao tác v i trang b ng tính

ả ộ • Xóa m t trang b ng tính

 Cách 1: trên thanh thực đơn chọn Edit 

Delete Sheet, chọn OK

 Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính

muốn xóa, chọn Delete, chọn OK

42

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ả

ớ

Thao tác v i trang b ng tính

ả • Sao chép trang b ng tính

 Chọn tên trang bảng tính cần sao chép

 Giữ phím Ctrl + nhấn phím chuột trái và kéo –

thả trang bảng tính sang vị trí mới

43

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ả

ớ

Thao tác v i trang b ng tính

ề ả ả • Sao chép nhi u trang b ng tính sang b ng

tính khác  Chọn các trang bảng tính cần sao chép  Trên thanh thực đơn chọn Edit  Move or

Copy Sheet…

 Chọn bảng tính nhận các trang sao chép

trong hộp To book:

 Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong

hộp Before Sheet

 Nhấn chọn ô Create a copy  Nhấn OK để hoàn tất

44

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ả

ớ

Thao tác v i trang b ng tính

ể • Di chuy n trang b ng tính

ả  Nhắp chọn tên trang cần di chuyển

 Kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mới

45

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ả

ớ

Thao tác v i trang b ng tính

ể ả • Di chuy n nhi u trang b ng tính ề

 Chọn các trang bảng tính cần di chuyển  Trên thanh thực đơn chọn Edit  Move or

Copy Sheet…

 Chọn bảng tính nhận các trang di chuyển

tới trong hộp To book:

 Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong

hộp Before Sheet

 Bỏ chọn ô Create a copy  Nhấn OK để hoàn tất

46

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ữ ệ

ế

ắ

ọ

S p x p và l c d  li u

ả ế • S p x p b ng tính theo các c t ộ

Short by: chọn tên cột làm chỉ số sắp xếp mức 1, Ascending – tăng dần, Descending – giảm dần

Then by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 2 Then by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 3 Chọn Header row nếu vùng sắp xếp đã chọn

ắ  Chọn vùng dữ liệu cần sẵp xếp  Trên thanh thực đơn chọn DataSort

chứa cả dòng tiêu đề, ngược lại chọn No header row

Nhấn OK để sắp xếp

47

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ữ ệ

ế

ắ

ọ

S p x p và l c d  li u

ữ ệ ệ ọ • S  d ng ti n ích l c d  li u

ử ụ  Chuyển con trỏ ô về ô trong vùng dữ liệu

muốn lọc

 Trên thanh thực đơn chọn Data  Filter

 AutoFilter

 Nhắp chuột vào mũi tên bên cạnh các tiêu

đề của vùng dữ liệu để lọc

48

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ữ ệ

ế

ắ

ọ

S p x p và l c d  li u

ữ ệ ệ ọ • S  d ng ti n ích l c d  li u

All: lấy tất cả

Top 10: lấy các dòng có giá trị là 1 trong 10 giá

trị đầu tiên

Custom: lọc theo điều kiện chúng ta tự xác

định

Có thể chọn một giá trị cụ thể để lọc chỉ theo

giá trị đó

ử ụ  Giải thích các điều kiện lọc

49

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ữ ệ

ế

ắ

ọ

S p x p và l c d  li u

ữ ệ ệ ọ • S  d ng ti n ích l c d  li u

ử ụ  Nếu Custom xuất hiện hộp thoại Custom

AutoFilter

Equals: bằng Does not equals: không bằng Is greater than: lớn hơn Is greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng …

 Ý nghĩa của các điều kiện lọc

 Bên cạnh là ô để nhập hoặc chọn giá trị cụ thể

50

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ữ ệ

ế

ắ

ọ

S p x p và l c d  li u

• B  l c t đ ng

ỏ ọ ự ộ  Trên thanh thực đơn chọn Data  Filter

 AutoFilter (bỏ chọn bên cạnh AutoFilter)

(cid:0)

Nếu chưa ở chế độ lọc thì về chế độ lọc và ngược lại

51

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

ự

ậ

Bài t p th c hành

ự ậ • H c  viên  làm  các  bài  t p  th c  hành  sau  m i  ỗ

ọ ph nầ

ậ ổ ủ ơ • Làm bài t p t ng h p trong trang 24, 25, 26 c a

giáo trình

52

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ

53

Gvc, ThS. Võ Minh Đ cứ