CHƯƠNG 5
BÀI 2+3 CÁC HÀM TRONG EXCEL
Giảng viên : Nguyễn Quỳnh Diệp
Khoa CNTT – Đại học Thủy lợi : diepnq@tlu.edu.vn Email Site: http//sites/google.com/site/nqdieptvp/
NỘI DUNG
• Công thức trong Excel
• Các loại địa chỉ trong công thức
• Sử dụng Hàm trong Excel
• Một số hàm thường dùng:
– Hàm xử lý thời gian, hàm xử lý ký tự, hàm lượng
giác, hàm logic, hàm toán học, hàm thống kê, hàm xử
lý theo điều kiện, hàm tìm kiếm
Công thức trong Excel
• Ngoài việc điền dữ liệu vào mỗi ô, Excel còn cho phép chúng ta thiết lập các công thức tính toán từ các nguồn dữ liệu khác
• Ưu điểm: thiết lập được quan hệ giữa các ô dữ liệu, mỗi khi ta thay đổi giá trị một ô thì những ô liên quan cũng được cập nhật giá trị
• Ô chứa công thức trong Excel thường bắt đầu
bởi dấu bằng (=), hoặc dấu cộng / trừ
Phép tính và loại dữ liệu
• Trong công thức của Excel cho phép chúng ta sử dụng các phép tính thông thường để thực hiện tính toán, tuy nhiên kết quả của phép tính rất phụ thuộc vào loại dữ liệu trong ô,
Các loại địa chỉ trong công thức
• Địa chỉ tương đối:
–
khác
– Ví dụ: A2, C4…
• Địa chỉ tuyệt đối:
– $
thức
– Ví dụ: $A$2, $C$4
• Địa chỉ hỗn hợp:
– Đánh địa chỉ tuyệt đối theo hàng hoặc theo cột:
– Ví dụ: A$1,$C2
Các loại địa chỉ trong công thức
• Tham chiếu đến địa chỉ Sheet khác:
– !<địa chỉ ô>
– Ví dụ: Sheet1!A2, ‘Sheet Moi’!B2…
• Tham chiếu đến địa chỉ WorkBook khác:
– []!
– Ví dụ: [Bai2.xlsx]Sheet2!A$2
Sử dụng hàm trong Excel
• Hàm được lập trình có sẵn nhằm thực hiện
chức năng nào đó mà toán tử đơn giản không
thực hiện được
• Cú pháp của hàm: = tenham(đối số)
– Tên hàm viết liền, có thể viết hoa hoặc thường
– Đối số có thể là giá trị, địa chỉ ô hoặc một dãy ô
Sử dụng hàm trong Excel
• Cách 1: gõ trực tiếp tên hàm vào ô cần tính
– Gõ dấu =, sau đó gõ
• Cách 2:
– Vào ribbon Fomulas
– Nhấn chọn Insert Function
– Chọn function cần tính
Sử dụng hàm trong Excel
– Vào ribbon Fomulas
– Chọn các function trên menu
HÀM XỬ LÝ THỜI GIAN
• DAY(serial_number): trả ra ngày của tham số
• MONTH(serial_number): trả ra tháng của tham số
• YEAR (serial_number) : trả ra năm của tham số
• TIME(hour,minute, second)
– Trả về thời gian ghép bởi 3 tham số: hour, minute,
second
– Ví dụ: TIME(19,15,20) trả về kết quả 19:15:20 hoặc 7:15
PM
Hàm xử lý thời gian
• TODAY()
– Trả về ngày hiện tại.
• NOW()
– Trả về ngày và thời gian hiện tại.
• DAYS(end_date, start_date)
– Trả về số ngày giữa hai mốc thời gian.
HÀM KÝ TỰ
• LOWER (A)
– Chuyển đổi A từ chữ hoa thành chữ thường.
• UPPER(A)
– Chuyển đổi A từ chữ thường thành chữ hoa
• TRIM(A)
– Loại bỏ tất cả khoảng trống ra khỏi A, chỉ để lại một
khoảng trống giữa các từ.
Hàm ký tự
• LEN(A)
– Trả về số ký tự (chiều dài) của A.
• MID(A,m,n)
– Trích từ A n ký tự, bắt đầu từ ký tự thứ m.
• LEFT(A, m)
– Trả ra m ký tự bên trái của A
• RIGHT(A,m)
– Trả ra m ký tự bên phải của A
Hàm ký tự
• FIND, SEARCH(B,A,[m])
– Tìm B trong A, nếu thấy thì trả về vị trí bắt đầu tìm
được.
– Nếu không tìm thấy sẽ trả ra #VALUE
– Nếu có tùy chọn [m] thì bắt đầu tìm từ ký tự thứ m.
Công thức Mô tả Kết quả
=FIND("M",A2) Vị trí của chữ "M" thứ nhất trong ô A2 ?
=FIND("m",A2) Vị trí của chữ "M" thứ nhất trong ô A2 ?
=FIND("M",A2,3) ? Vị trí của chữ "M" thứ nhất trong ô A2, bắt đầu từ ký tự thứ ba
Hàm toán học
• MOD(x,n)
– Trả về số dư sau khi chia x cho n. Kết quả có cùng dấu với ước
số.
• INT(x)
– Là hàm trả về số được làm tròn đến số nguyên gần
nhất của x.
• ROUND(x,n)
– Làm tròn x tới n chữ số sau dấu phẩy.
Hàm toán học
HÀM THỐNG KÊ
• SUM(m,n,…)
– Hàm tính tổng các số m,n,….
• MAX(m,n,…)
– Là hàm trả về giá trị lớn nhất của các số m,n,…
• MIN(m,n,…)
– Là hàm trả về giá trị nhỏ nhất của các số m,n,…
• AVERAGE(m,n,…)
– Trả về trung bình (trung bình cộng) của các đối số.
Hàm thống kê
• COUNT(m,[n],…): Hàm đếm số ô chứa số • COUNTA(m, n, …): đếm số các ô không rỗng • Chú ý: Nếu các tham số là những ô liền kề nhau
thì có thể dùng địa chỉ vùng
[địa chỉ ô đầu] : [địa chỉ ô cuối]
Công thức Mô tả Kết quả Dữ liệu
08/12/08 =COUNT(A2:A7) 3 Đếm số ô chứa số trong các ô từ A2 tới A7.
19 =COUNT(A5:A7) 2 Đếm số ô chứa số trong các ô từ A5 tới A7. 22,24
TRUE 4 =COUNT(A2:A7, 2) #DIV/0! Đếm số ô chứa số trong các ô từ A2 tới A7 và giá trị 2.
Hàm thống kê
• RANK(x, A,n)
– Là hàm trả về thứ hạng của số x trong vùng A. Thứ
hạng của số là kích thước của nó trong tương quan
với các giá trị khác trong danh sách.
– n nhận giá trị 0 để lấy thứ hạng theo thứ tự giảm dần,
1 để lấy theo thứ tự tăng dần
HÀM LOGIC
• AND(a,b,c, …)
– Trả về TRUE nếu tất cả các đối số a,b,c là TRUE; trả
về FALSE nếu một hoặc nhiều đối số là FALSE.
Công thức Mô tả Kết quả
=AND(TRUE, TRUE) TRUE Tất cả các đối số là TRUE
=AND(TRUE, FALSE) Một đối số là FALSE FALSE
=AND(2+2=4, 2+3=5) TRUE Tất cả các đối số đều định trị là TRUE
Hàm Logic
• OR(a,b,c,…)
– Trả về TRUE nếu bất kỳ đối số nào là TRUE, trả về
FALSE nếu tất cả các đối số là FALSE.
Hàm Logic
• NOT(a)
– Trả về FALSE nếu a là TRUE, trả về TRUE nếu a là
FALSE.
HÀM XỬ LÝ THEO ĐIỀU KIỆN
• IF(test, A, B):
– Tính biểu thức điều kiện test, – Nếu test là đúng thì thực hiện A, – Nếu test là sai thì thực hiện B – Hàm IF có thể lồng nhau nhiều cấp
Hàm xử lý theo điều kiện
Chi phí Thực tế Chi phí Dự kiến
• Ví dụ:
$1.500 $900
$500 $900
$500 $925
Công thức Mô tả Kết quả
=IF(A2>B2,"Vượt dự toán","OK") Vượt Dự toán
Kiểm tra xem chi phí thực tế trong hàng 2 có lớn hơn chi phí dự kiến hay không. Trả về "Vượt Dự toán" vì kết quả của phép thử này là True.
OK =IF(A3>B3,"Vượt Dự toán","OK")
Kiểm tra xem chi phí thực tế trong hàng 3 có lớn hơn chi phí dự kiến hay không. Trả về "OK" vì kết quả của phép thử này là False.
Hàm xử lý theo điều kiện
Điểm
• Ví dụ:
45
90
78
Công thức Mô tả Kết quả
? =IF(A2>89,"A",IF(A2>79,"B", IF(A2>69,"C",IF(A2>59,"D","F")))) Dùng các điều kiện IF lồng để gán điểm bằng chữ vào điểm số trong ô A2.
? =IF(A3>89,"A",IF(A3>79,"B", IF(A3>69,"C",IF(A3>59,"D","F")))) Dùng các điều kiện IF lồng để gán điểm bằng chữ vào điểm số trong ô A3.
? =IF(A4>89,"A",IF(A4>79,"B", IF(A4>69,"C",IF(A4>59,"D","F")))) Dùng các điều kiện IF lồng để gán điểm bằng chữ vào điểm số trong ô A4.
Hàm xử lý theo điều kiện
• COUNTIF(A, test)
Dữ liệu Dữ liệu
táo 32
– Hàm đếm số ô trong phạm vi A
cam 54
thỏa mãn điều kiện test
đào 75
Kết quả
Công thức
Mô tả
=COUNTIF(A2:A5,"táo")
Số ô có chứa táo trong các ô từ A2 tới A5.
2
=COUNTIF(A2:A5,A4)
Số ô có chứa đào trong các ô từ A2 tới A5.
1
Số ô có chứa cam và táo trong các ô từ A2 tới A5.
3
=COUNTIF(A2:A5,A3)+COU NTIF(A2:A5,A2)
=COUNTIF(B2:B5,">55")
Số ô có giá trị lớn hơn 55 trong các ô từ B2 tới B5.
2
=COUNTIF(B2:B5,"<>"&B4)
Số ô có giá trị khác 75 trong các ô từ B2 tới B5.
3
táo 86
Hàm xử lý theo điều kiện
• SUMIF(A,test, B) Hàm tính tổng theo điều kiện
– Lần lượt lấy các ô trong vùng A, kiểm tra điều kiện test,
nếu điều kiện là đúng thì sẽ cộng gộp ô tương ứng trong B vào tổng
– Nếu không viết giá trị B thì mặc định B=A
Hàm xử lý theo điều kiện
Giá trị Tài sản Tiền hoa hồng Dữ liệu
$ 100.000,00 $ 7.000,00 $ 250.000,00
$ 200.000,00 $ 14.000,00
$ 300.000,00 $ 21.000,00
$ 400.000,00 $ 28.000,00
Công thức Mô tả Kết quả
=SUMIF(A2:A5,">160000",B2:B5) $ 63.000,00 Tổng tiền hoa hồng cho các giá trị tài sản lớn hơn 160.000.
=SUMIF(A2:A5,">160000") $ 900.000,00 Tổng các giá trị tài sản lớn hơn 160.000.
=SUMIF(A2:A5,300000,B2:B5) ? Tổng tiền hoa hồng cho các giá trị tài sản bằng 300.000.
=SUMIF(A2:A5,">" & C2,B2:B5) ? Tổng tiền hoa hồng cho các giá trị tài sản lớn hơn giá trị tại C2.
Hàm xử lý theo điều kiện
• SUMIFS(A, test_range1, test1, [test_range2,
test2],…)
– Hàm tính tổng các ô trong phạm vi A đáp ứng nhiều
tiêu chí.
– Nếu vùng test_range1 thỏa mãn điều kiện test1, vùng test_range2 thỏa mãn điều kiện test2, …thì cộng các ô tương ứng trong vùng A
Hàm xử lý theo điều kiện
Số lượng Đã bán Sản phẩm Người bán hàng
• Ví dụ:
5 Táo 1
4 Táo 2
15 Atisô 1
3 Atisô 2
22 Chuối 1
12 Chuối 2
10 Cà rốt 1
33 Cà rốt 2
Công thức Mô tả Kết quả
15 =SUMIFS(A2:A9, B2:B9, "=A*", C2:C9, 1) Cộng tổng số sản phẩm bán được bắt đầu bằng chữ "A" và do Người bán hàng 1 bán.
30 =SUMIFS(A2:A9, B2:B9, "<>Chuối", C2:C9, 1) Cộng tổng số sản phẩm (không bao gồm Chuối) do Người bán hàng 1 bán.
