Bài giảng Tin học đại cương Trần Phước Tuần: Chương 3.1

CHƯƠNG 3: SOẠN THẢO VĂN BẢN

Với Microsoft Word

GV: Trần Phước Tuấn EMAIL: tranphuoctuan.khoatoan.dhsp@gmail.com

Nội dung bài học

1. Giới thiệu chung 2. Cách tạo mới, lưu, đóng và mở file word. 3. Các thao tác soạn thảo văn bản cơ bản. 4. Định dạng văn bản : Font, Paragraph, Tab 5. Chia cột, tạo bảng trong Word 6. Chèn hình, textbox và công thức 7. Mục lục cho tài liệu 8. Trộn thư (Mail Merge) 9. Định dạng tiêu đề trang văn bản và in ấn

Page 2 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

1. Giới thiệu chung • MS. Word là phần mềm soạn thảo văn bản mạnh, nằm trong bộ công cụ văn phòng của hãng Microsoft.

• Một số phiên bản Microsoft Office: Office 97,

Office 2000, Office XP, Office 2003, Office 2007

• Khởi động Microsoft Word :

Microsoft Word Word

Start  Programs Start

Programs  Microsoft Office

Microsoft Office Microsoft

• Thoát khỏi Word :

–– File

File  ExitExit

–– NhNhấấpp vvààoo ddấấu u ởở ggóócc trêntrên bênbên phphảải.( ) i.( )

Page 3 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

1. Giới thiệu chung

• Word là một cách gọi tắt của từ Wordprocessor

(phần mềm xử lý văn bản).

• Quá trình xử lý văn bản gồm hai giai đoạn chính

– Soạn thảo (sắp chữ) – Xử lý (định dạng)

Tại sao gọi là sắp chữ?

Page 4 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

1. Giới thiệu chung

Các thành phần cơ bản trong 1 file word

1. Văn bản 2. Bảng (table) 3. Hình ảnh 4. AutoShapes, Text Box, Clip Art, WordArt, Biểu đồ

...

5. Các đối tượng nhúng (Mathtype, Excel, ...)

Page 5 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

1. Giới thiệu chung

Tổ chức của các thành phần

Nằm trên mặt phẳng văn bản

1. Văn bản 2. Bảng (table)

3. Hình ảnh 4. AutoShapes, Text Box, Clip Art, WordArt, Biểu đồ ...

Mỗi đối tượng loại này nằm trên một mặt phẳng khác nhau, cũng có trường hợp chúng nằm cùng mặt phẳng với văn bản

5. Các đối tượng nhúng (Mathtype, Excel, ...)

Page 6 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

1. Giới thiệu chung

Một số khái niệm khác

• Ngắt đoạn Enter • Ngắt dòng

Shift + Enter

• Ngắt trang

+Ctrl + Enter +Insert  Break  Page break

Page 7 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

1. Giới thiệu chung

Thanh tiêu đề

Nút phóng to, thu nhỏ và thoát khỏi MS Word

Đóng file word

Thanh công cụ chuẩn

Thanh menu

Thanh công cụ định dạng

Thước dọc

Khung tác vụ

Vùng soạn thảo

Thanh cuộn ngang

Thanh trạng thái

Page 8 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

2. Cách tạo mới,lưu,đóng và mở bài

• Tạo file mới: FileNew hoặc nhấp chuột vào biểu

tượng New() trên thanh công cụ chuẩn

• Lưu file : FileSave hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Save () trên thanh công cụ chuẩn, chọn đường dẫn đến thư mục lưu trữ, và đặt tên tập tin. • Mở file cũ : FileOpen hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Open () trên thanh công cụ chuẩn, chọn đường dẫn, và chọn tên tập tin muốn mở.

• Đóng file đang mở : FileClosehoặc nhấp vào dấu

 ở góc trên bên phải của tài liệu đó.

Page 9 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

3. Các thao tác soạn thảo cơ bản

• Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có:

– Bộ gõ tiếng Việt : Vietkey, Unikey, VietWare – Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt: VNI, ABC, Unicode (xem phần hướng gõ tiếng việt)

• Di chuyển con trỏ trong Word :

– Các phím mũi tên, Home, End, PageUp, PageDown – Kết hợp các phím trên với phím Ctrl – Dùng thanh cuộn dọc và ngang

Page 10 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

ĐỂ CHUYỂN ĐIỂM CHÈN

SỬ DỤNG PHÍM HAY TỔ HỢP PHÍM

Về ký tự trước đó



Tới ký tự kế tiếp



Lên một dòng



Xuống một dòng



Ngược lại một từ

Ctrl + 

Tiến qua một từ

Ctrl + 

Ngược lại một đoạn

Ctrl + 

Tiến qua một đoạn

Ctrl + 

Trở về nhanh vị trí đầu dòng hiện tại

Home

Tới về nhanh vị trí cuối dòng hiện tại

End

Tới nhanh vị trí đầu tài liệu

Ctrl + Home

Tới nhanh vi trí cuối tài tài liệu

Ctrl + End

Lên một cửa sổ màn hình

Page Up

Page Down

Xuống một cửa sổ màn hình

Page 11 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

3. Các thao tác soạn thảo cơ bản

• Chế độ chèn, đè :

(nhấn nút Insert để chuyển chế độ) – Insert (chèn): chữ gõ vào sẽ đẩy các ký tự ra sau. – Overwrite (đè): chữ gõ vào sẽ đè và xóa ký tự đang có

• Quét khối văn bản :

– Kéo rê chuột từ đấu đến cuối vùng chọn. – Sử dụng phím Shift + các phím di chuyển để quét khối. – Sử dụng phím Alt + kéo rê chuột để quét khối theo

chiều dọc.

Page 12 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

3. Các thao tác soạn thảo cơ bản

ĐỂ MỞ RỘNG VÙNG CHỌN

HÃY NHẤN PHÍM HAY TỔ HỢP PHÍM

Shift + 

Một ký tự trước điểm chèn

Shift + 

Một ký tự sau điểm chèn

Shift + 

Lên một dòng

Shift + 

Xuống một dòng

Shift + Ctrl + 

Một từ trước điểm chèn

Shift + Ctrl + 

Một từ sau điểm chèn

Shift + Ctrl + 

Lên một đoạn

Shift + Ctrl + 

Xuống một đoạn

Tới vị trí đầu một dòng

Shift + Home

Tới vị trí cuối một dòng

Shift + End

Về vị trí đầu tài liệu

Shift + Ctrl + Home

Về vị trí cuối tài liệu

Shift + Ctrl + End

Lên một cửa sổ

Shift + Page Up

Xuống một cửa sổ

Shift + Page Down

Page 13 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

3. Các thao tác soạn thảo cơ bản

CÁCH LÀM

ĐỂ CHỌN

Một từ

Double Click vào từ

Một câu

Ấn giữ Ctrl trong khi Click vào giữa câu

Một dòng

Click con trỏ chuột đầu dòng

Một vài dòng

Click chọn dòng rồi kéo rê chuột xuống hoặc lên

Một đoạn

Click 3 lần trong đoạn hoặc Double Click đầu dòng của đoạn

Toàn bộ tài liệu

Nhấn Ctrl + A hoặc giữ Ctrl và Click đầu một dòng hoặc Click 3 lần ở đầu một dòng

Page 14 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

3. Các thao tác soạn thảo cơ bản

• Sao chép, di chuyển

– Sao chép: quét khối, Edit/Copy (Ctrl C) để sao chép, đến chỗ mới, Edit/Paste (Ctrl V) để dán ra. Có thể dán nhiều lần.

– Di chuyển : quét khối, Edit/Cut (Ctrl X) để cắt vào bộ nhớ,

đến chỗ mới, Edit/Paste (Ctrl V) để dán ra.

• Xoá dữ liệu : có thể quét khối để xóa nhiều ký tự

– Delete : xóa ký tự phía sau con trỏ. – BackSpace : xóa ký tự phía trước con trỏ.

Page 15 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

3. Các thao tác soạn thảo cơ bản

ĐỂ

PHÍM NHẤN

Xóa ký tự sau điểm chèn

Delete

Xóa một từ sau điểm chèn

Ctrl + Delete

Xóa ký tự trước điểm chèn

Backspace

Xóa một từ trước điểm chèn

Ctrl + Backspace

Chèn một dòng trống và qua đoạn mới

Enter

Đẩy nhóm chữ, ký tự sang phải một ký tự

SpaceBar (thanh dài)

Kéo nhóm chữ qua trái

Delete hoặc BackSpace

Kéo dòng chữ ở dưới lên một dòng

Đưa con trỏ về đầu dòng, nhấn BackSpace

Khôi phục thao tác đã làm trước đó

Nhấn Ctrl + Z hoặc Click biểu tượng Undo

Page 16 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

3. Thao tác định dạng cơ bản

Định dạng trang giấy

Top + Header

Gutter +Left

Right

Footer + Bottom

Page 17 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

3. Thao tác định dạng cơ bản

Định dạng trang giấy

Chọn File  Page Setup

Định dạng trang gồm :

– Lề (margins). • Trên – Dưới • Trái – Phải • Gáy – Vị trí của gáy

– Hướng (orientation): Ngang – dọc. – Trang

• Bình thường • Chia lề đối xứng (in hai mặt) • Hai trang trên mặt • Kiểu sách gập (booklet)

– Phạm vi áp dụng

Page 18 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

3. Thao tác định dạng cơ bản

Định dạng trang giấy

• Khổ giấy:A4

• Phạm vi áp dụng

Page 19 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

3. Thao tác định dạng cơ bản

Định dạng trang giấy

Điều chỉnh độ rộng của phần đầu trang, và phần cuối trang.

Canh văn bản theo chiều dọc của trang giấy: Top, Center, Justified, Bottom

Phạm vi áp dụng: Toàn bộ tài liệu

Đánh số các dòng trong văn bản, kẻ khung cho trang giấy

Page 20 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

3. Các thao tác cơ bản Các bước tiến hành soạn thảo văn bản

1. Chọn khổ giấy và định lề trang (File Page Setup).

2. Chọn Font, Size, màu chữ (style)

3. Lưu văn bản (dù chưa cóchữnào).

4. Nhập văn bản thô

(nên lưu dự phòng thường xuyên đểtránh mất tài liệu)

5. Lưu văn bản (nhấn Ctrl + S).

6. Tiến hành định dạng văn bản, chèn hình, …

7. Kiểm tra văn bản lần cuối (chính tả, định dạng)

Page 21 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

3. Các thao tác cơ bản Nguyên tắc trong soạn thảo văn bản

không cách trước, cách sau

1. Đối với các dấu: • Chấm (.) • Phẩy (,) • Chấm phẩy (;) • Hai chấm (:) • Chấm hỏi (?) • Chấm than (!) *Trước các dấu này không có khoảng trắng *Sau các dấu này phải có khoảng trắng

(nếu có ký tự tiếp theo sau đó.)

2. Khi chữ nằm trong các cặp dấu ngoặc đơn, ngoặc kép, nháy đơn, nháy kép. Sau dấu mở và trước dấu đóng phải không có khoảng trắng.

y mai làà tương lai

tương lai. Ch. Chỉỉ ccóó hôm nay l

hôm nay làà hihiệện tn tạại, i,

ng ta" ng cho chúúng ta"

"Hôm qua làà ququáá khkhứứ. Ng. Ngàày mai l "Hôm qua l llàà mmóón qun quàà mmàà cucuộộc sc sốống ban t

ng ban tặặng cho ch

Page 22 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

4. Định dạng văn bản

1. Sử dụng thanh công cụ Format 2. Định dạng phông chữ : Format Font 3. Định dạng đoạn : FormatParagraph 4. Đóng khung và tô màu :

Format Border & Shading

5. Thêm chấm đầu dòng :

Format Bullet & Numbering 6. Định dạng mốc dừng trên thước tabtab.

Copy định dạng

Về định dạng mặc định

• Sử dụng chổi tô

1. Đặt con trỏ tại vị trí cần trả về định dạng mặc định

1. Lấy định dạng nguồn

• Click chuột trái lên vị

trí

cần lấy định dạng

• Click chuột trái lên chổi tô

Page 23 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

2. Trên thanh formatting click vào style Clear formatting

trên thanh công cụ 2. Áp dụng vào đích: Click chuột trái vào vị trí, vùng muốn áp dụng định dạng

• Mặc định: được thực hiện khi

sử dụng các thao tác sau – Enter để ngắt đoạn – Chèn ký tự tiếp theo

Page 24 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

4.1.Sử dụng thanh công cụ Format

Kích thước chữ

Kiểu chữ định sẵn (Normal – Bình thường)

In đậm (B), In nghiêng(I), Gạch chân (U)

Phông chữ

Căn lề trái, giữa, phải, đều hai phía

Màu chữ Kích chuột vào mũi tên để chọn màu

Lưu ý: cần chọn chữ, đoạn văn bản trước khi định dạn văn bản

Page 25 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

4.2.Định dạng chữ : FormatFont

FONT

Phông chữ

Chữ nghiêng (Italic) Đậm (Bold)

Kích thước chữ (Bình thường từ 12-14.)

Màu chữ Automatic - tự động

Kiểu nét gạch chân (none – không gạch chân)

Các hiệu ứng khác của văn bản.

Page 26 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

4.3.Định dạng đoạn:FormatParagraph

Indent and Spacing

Căn lề văn bản (Left – trái, right - phải, center - giữa, justified – căn đều)

Khoảng cách tới lề (Left - tới lề trái, Right - tới lề phải)

First line .. By (dòng đầu tiên thụt vào so với các dòng khác bao nhiêu)

Khoảng cách tới các đoạn trước(Before) và sau (After) là bao nhiêu điểm (point)

Khoảng cách hai dòng liên tiếp trong đoạn văn bản (Single – 1 dòng, 1.5 lines – 1.5 dòng)

Page 27 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

4.4.Format Border and Shading

Một số kiểu định sẵn

Border

Kiểu đường viền (border)

Màu đường viền (automatic - tự động)

Kích thước của đường viền

Các đường viền muốn có (nút chìm) và không muốn có (nút nổi)

Hình cho phép xem trước hình thù của bảng sẽ như thế nào

Kích chuột vào đây để chấp nhận

Áp dụng cho toàn bảng (table), chữ (text),…

Page 28 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

4.4.Format Border and Shading • Kích chuột vào tab Shading để tô màu nền cho văn bản:

Shading

Chọn màu của nền (Fill) (No Fill – không tô màu nền)

Chọn kiểu tô màu nền (style) (No Fill – không tô màu nền)

Xem trước hình thù của bảng sau khi tô màu nền

Kích chuột vào đây để chấp nhận (OK)

Page 29 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

4.5. FormatBullet and Numbering

• Format Bullet&Numbering – Bulleted: chấm đầu dòng. – Numbered: số đề mục.

• Thay đổi chi tiết:

Bullet

1. Chọn 1 kiểu chấm/ số 2. Nhấp nút Customize 3. Nhấp vào Bullet, chọn kiểu chấm khác, hoặc chọn 1 kiểu đánh số khác.

Numbered

Page 30 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

4.6. Kỹ thuật Tab Stop

1. Chọn tab: Click lên giao điểm của thước

ngang và dọc

2. Đặt tab: Click chuột lên vị trí cần đặt tab trên thước ngang (lúc này con trỏ ở dòng nào thì dòng đó được đặt tab) 3. Định dạng tab: Format  tab

Page 31 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

4.6. Kỹ thuật Tab Stop

1

Nhập vị trí cần đặt Tab (theo đơn vị đo đang sử dụng)

Khoảng cách Default tab

Chọn loại Tab

2

Gỡ bỏ 1 Tab stop

Đặt dấu dẫn trước

3

4

Gỡ bỏ tất cả các Tab stop

Chấp nhận vị trí Tab và các thông số

Page 32 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

5. Chia cột, tạo bảng

1. Chia văn bản thành nhiều cột. 2. Phóng to chữ đầu đoạn. 3. Tạo bảng trong Microsoft Word.

Page 33 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

ChChọọn đon đoạạn văn b

n văn bảản trưn trướớc khi th

c khi thựực hic hiệệnn

5.1.Chia cột

Format  Column

Chọn số cột (3 cột)

Thêm đường kẻ giữa các cột

Độ rộng và khoản cách giữa các cột

Độ rộng của cột bằng nhau

Phạm vi áp dụng: Toàn tài liệu

Page 34 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

ChChọọn đon đoạạn văn b

n văn bảản trưn trướớc khi th

c khi thựực hic hiệệnn

5.2.Phóng to chữ đầu đoạn văn Format  Drop Cap

• Chọn kiểu rớt chữ

• Đổi phông chữ đầu đoạn

• Chọn số dòng rớt xuống • Thay đổi khoảng cách

Page 35 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

5.3.Tạo bảng trong MS. Word

• Bảng (table) được sử dụng để tổ chức trình bày dữ

liệu theo nhiều cột, nhiều hàng.

• Các bước chèn bảng:

1. Đặt con trỏ ở nơi cần chèn 2. Vào menu

Table Insert Table.

3. Chọn số cột trong ô Number of column 4. Chọn số hàng trong ô

Number of row

5. Nhấp OK.

Page 36 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

5.3.Tạo bảng trong MS. Word

• Thay đổi kích thước của hàng, cột : di chuyển chuột đến các đường viền của các ô tới khi con trỏ chuột chuyển thành các mũi tên hai chiều. Bấm và rê chuột theo một trong hai chiều mũi tên để đó để nới rộng/ thu hẹp.

• Trộn nhiều ô làm 1 : quét khối các ô cần trộn, gọi lệnh

TableMerge Cell

• Tách 1 ô thành nhiều ô: chọn ô cần tách, gọi

lệnh TableSplit Cell, rồi gõ vào số hàng, và số cột mong muốn.

Page 37 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

5.3.Tạo bảng trong MS. Word

• Bố trí văn bản trong ô (Cell Alignment): – Nhấp chuột phải vào ô hoặc các ô được chọn. – Nhấp Cell Aligment rồi chọn cách bố trí thích hợp.

• Thêm : Table  Insert …

– Columns to the Left: Chèn cột vào bên trái cột hiện tại – Columns to the Right: Chèn cột vào bên phải cột hiện tại. – Rows Above: Chèn hàng vào trên hàng hiện tại. – Rows Below: Chèn hàng vào dưới hàng hiện tại.

• Xoá : Table  Delete …

– Table: Xoá cả bảng. – Rows: Xoá hàng hiện tại hoặc các hàng được chọn. – Columns: Xoá cột hiện tại hoặc các cột được chọn.

Page 38 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

6. Chèn hình, textbox và công thức

1. Chèn biểu tượng (symbol). 2. Chèn hình ảnh (clipart) 3. Chèn chữ nghệ thuật (wordart). 4. Chèn autoshape, textbox vào văn bản 5. Chèn công thức toán học (equation). 6. Sắp xếp các mặt phẳng của đối tượng 7. Chèn dấu ngắt trang, cột

Page 39 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

6.1.Chèn biểu tượng

• InsertSymbol.

• Chọn Font để có những biểu tượng khác nhau (Wingding…)

• Chọn biểu tượng cần chèn

trong bảng.

• Nhấp vào nút Insert

• Close để đóng lại.

Page 40 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

6.2.Chèn hình ảnh

• Chèn hình từ thư viện hình ảnh:

– InsertPictureClip art – Chọn một nhóm hình trong bảng chọn. – Chọn hình cần chèn rồi nhấp Insert.

• Chèn hình từ 1 file hình ảnh:

– InsertPictureFrom File… – Chọn đường dẫn và tên hình cần chèn. – Nhấp Insert để chèn vào văn bản.

Page 41 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

6.3.Chèn chữ nghệ thuật (wordart)

• InsertPictureWordArt… – Chọn 1 kiểu chữ nghệ thuật – Gõ chữ vào ô Text (Your Text Here). – Chọn Font, kích cỡ, đậm, nghiêng… – Kích OK.

• Điều chỉnh đối tượng hình :

– Để chuột tại ô vuông ở các góc hoặc cạnh rồi kéo để thay đổi kích thước. – Để chuột ở giữa hình rồi nắm kéo để

dời chỗ.

– Nhấp chuột phải chọn Format… để thay đổi định dạng (Layout, Color…)

Page 42 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

6.4.Chèn autoshape, textbox • Thanh công cụ Drawing cho phép vẽ các hình khối trong tài liệu. Nhấp chuột phải vào menu bar rồi chọn Drawing để hiển thị thanh công cụ Drawing như sau:

Autoshape

Textbox WordArt ClipArt

Kiểu nét

Bóng mờ

Màu tô Màu nét

Công cụ chọn • Để chèn hình đơn giản (chữ nhật,elíp,…), nhấp vào

Autoshape, chọn hình rồi rê chuột tại vị trí muốn vẽ.

• Để chèn hộp văn bản, nhấp biểu tượng Textbox, vẽ ra màn hình, rồi gõ chữ vào. Autoshape có thể biến thành textbox bằng cách nhấp chuột phải vào hình đó, rồi chọn Add Text.

Page 43 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

6.5.Chèn công thức toán học

1. Insert  Object…

2. Microsoft Equation 3.0.

3. Thanh công cụ Equation cho phép chọn các dạng và ký hiệu của công thức cần chèn.

Page 44 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

6.6. Sắp xếp các mặt phẳng của đối tượng

 Click phải lên đối tượng  Format ...  Chọn tab Layout

In line with text: Cùng dòng với văn bản

- - Square: khối hình chữ nhật - Tight: Chữ bám chặt với biên của hình - Behind text: đối tượng nằm sau mặt

Hình được canh theo trục hoành Trái, Giữa, Phải, Khác

phẳng chữ In front of text: đối tượng nằm trước mặt phẳng chữ

Page 45 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

6.7.Chèn dấu ngắt trang, cột

• Để chèn ký hiệu ngắt trang, ngắt cột:

1.Để con trỏ ở vị trí cần chèn 2.Insert  Break rồi

• Page Break để ngắt trang. • Column break để ngắt cột

• Có thể dùng tổ hợp phím: – Ctrl+Enter để ngắt trang – Ctrl + Shift + Enter để ngắt cột

Page 46 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

7. Kỹ thuật trộn thư (Mail merge)

Để trộn 1 tập tin mẫu (thư, thiệp mời,…) với một danh sách (khách hàng, thân hữu…), ta thực hiện theo các bước sau:

• Đầu tiên, phải chuẩn bị tập tin mẫu thư và tập tin danh sách

(lưu ở 2 tập tin riêng biệt) • Đứng ở file mẫu, ta vào menu:

ToolLetters and MailingsMail Merge...

• Chọn loại tài liệu trên cửa sổ tác vụ (Letters)  Next • Chọn tài liệu để trộn (current document)  Next • Chọn file danh sách

(use an existing list, bấm browse để chọn file)  Next

• Chọn More Items để chèn các trường vào file mẫu  Next • Xem thử một kết quả của việc trộn  Next • Chọn hướng xuất (Printer, File)

Page 47 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

8. Mục lục cho tài liệu

•• BưBướớc 1:c 1:

Đánh dấu đoạn văn bản muốn đưa vào mục lục (chọn level cho đoạn văn bản)

•• BưBướớc 2:c 2:

Để con trỏ tại nơi muốn chèn mục lục và chèn mục lục

Page 48 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

8. Mục lục cho tài liệu Đánh dấu các đoạn cần đưa vào mục lục

• Hiển thị thanh Outlining • Đặt con trỏ ở đoạn văn bản cần đánh dấu • Chọn Level cho đoạn văn bản này

• Các đoạn văn bản được thiết lập Level theo từng cấp

độ sẽ được đưa vào mục lục trong bước kế tiếp.

• Việc đưa bao nhiêu cấp độ vào mục lục phụ thuộc

vào thiết lập của bước kế tiếp.

Page 49 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

8. Mục lục cho tài liệu

Chèn mục lục

• Để con trỏ tại vị trí muốn chèn mục lục

• Vào menu

Index and Tables……

Insert  Reference Reference Insert  Index and Tables

Page 50 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

8. Mục lục cho tài liệu

Chèn mục lục

Chọn số level để đưa vào mục lục

Page 51 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

9. Định dạng Header, Footer, In ấn

1. Thêm tiêu đề đầu trang (Header)

và chân trang (Footer)

2. Đánh số trang 3. In ấn

Page 52 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

9.1.Header and Footer

Các tài liệu (đặc biệt là các cuốn sách) thông thường có phần header/footer để hiển thị các thông tin phụ trợ (số trang, chương, mục,...)

• Chọn ViewHeader and Footer • Nhấp vào vùng Header hoặc Footer để điền

thông tin cần thiết

• Nhấp đúp ra ngoài vùng Header, Footer hoặc nhấp Close trên thanh công cụ Header and Footer để trở lại vùng soạn thảo.

Page 53 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

9.2.Đánh số trang

–

– –

– PAGE – Page X of Y

1. InsertPage Number… Position: vị trí đánh số trang • Bottom of the page (Footer) • Top of the page (Header) Alignment: căn lề số trang. 2. ViewHeader and Footer… Kích vào vùng header/footer Chọn Insert AutoText  • • Canh chỉnh thích hợp.

–

Page 54 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

9.3.In ấn

• Trước khi in, cần phải

– Gọi FilePage Setup để canh chỉnh giấy. – Gọi FilePrint Preview để xem tổng thể

• In: Gọi lệnh File/ Print… – Printer: chọn máy in. – Page range: chọn trang

• All: tất cả • CurrentPage: trang hiện tại • Pages: liệt kê trang in

– Copies: số bản in.

Page 55 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

PHỤ LỤC – ĐỌC THÊM

A. Gõ tiếng Việt trong Microsoft Word B. Các mục menu của Microsoft Word C. Các tổ hợp phím tắt của Word

Page 56 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

A. Gõ tiếng Việt • Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có: – Bộ gõ tiếng Việt: Vietkey, Unikey, Vietware – Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt: • VNI : VNI-Time, VNI-Helve,… • Unicode: Times New Roman, Tahoma, Arial,…

• KhinàochươngtrìnhVietkeyđượcthiếtlậpởchế độgõtiếngViệt(chữV màuvàngtạiSystem trayhoặcnổitrênmànhình) thìmớigõđược tiếngViệt

Vietkey đang ở chế độ gõ tiếng Việt

Page 57 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

A.1.Kiểu gõ tiếng Việt: Telex

Gõ vào

Nhận được

aw

OW

Ơ

ă

ow / [

W

Ư

ơ

uw/ w/ ]

ư

AA

Â

Aa

OO

Ô

â

oo

EE

Ê

ô

ee

DD

Đ

ê

dd

đ

AW

Ă

• f:huyền • s:sắc • r:hỏi • x:ngã • j:nặng • z:xoá dấu Vd: Trường->Truwowfng Đại học->DDaij hocj Nguyễn->Nguyeexn

Page 58 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

A.2.Kiểu gõ tiếng Việt: VNI

Sắc

Huyền

Hỏi

Ngã

Nặng

Mũ

Móc

Vídụ: Trường Đại học ->Tru7o72ng D9a5i ho5c Nguyễn Văn Tốt ->Nguye64n Va8n To61t Lưuý : - Các số được sử dụng là các số nằm phía trên bên trái - Muốn xóa dấu vừa gõ, bấm phím số 0

Page 59 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

B. Hệ thống menu

• File: Các lệnh thao tác với tệp • Edit: Các lệnh soạn thảo • View: Các lệnh về chế độ hiển thị • Insert: Các lệnh chèn • Format: Các lệnh định dạng • Tool: Các chức năng hỗ trợ • Table: Bảng biểu • Window: Liên quan đến cửa sổ • Help: Hổ trợ

Page 60 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

B.1.Hệ thống menu File • File: Các lệnh thao tác với tệp – New: Mở một văn bản mới. – Open: Mở văn bản đã có trên đĩa. – Close: Đóng văn bản đang soạn thảo. – Save: Cất văn bản vào tệp. – Save as: Cất văn bản vào tệp với tên khác. – Save as Web Page… : Ghi văn bản dưới dạng HTML. – Search: Tìm tệp trên đĩa. – Version: Quản lý phiên bản. – Page Setup: Định dạng trang in. – Print Preview: Xem trước trang in. – Print: In ra máy in. – Send To: Gửi văn bản tới các thiết bị, chương trình khác. – Properties: Các thuộc tính của văn bản.

Page 61 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

B.2.Hệ thống menu Edit • Edit: Các lệnh soạn thảo

– Undo…: Bỏ thao tác vừa làm. – Repeat…: Lặp lại thao tác vừa làm. – Cut: Xoá đối tượng được chọn, lưu vào Clipboard. – Copy: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard. – Paste: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ. – Paste Special: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ theo

một phương pháp đặc biệt tuỳ chọn.

– Clear: Xoá đoạn văn bản đã chọn. – Find: Tìm kiếm xâu trong văn bản. – Replace: Thay thế xâu trong văn bản. – Go To: Chuyển con trỏ tới trang nào đó. – AutoText: Tạo văn bản mẫu. – Bookmark: Đánh dấu vị trí nào đó trong văn bản.

Page 62 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

B.3.Hệ thống menu View

• View: Các lệnh về chế độ hiển thị

– Normal: Chế độ hiển thị bình thường. – Web Layout: Chế độ trang web. – Print Layout: Chế độ hiển thị dưới dạng trang in. – Outline: Chế độ hiển thị dạng outline. – Toolbars: Các thanh công cụ. – Ruler: Hiển thị thước kẻ ở phía trên văn bản. – Document Maps: Chế độ hiển thị kiểu chương mục, bên

phải là các mục lớn, bên trái là nội dung văn bản.

– Header and Footer: Các dòng tiêu đề đầu và cuối trang. – Footnotes: Ghi chú ở cuối trang. – Fullscreen: Hiển thị văn bản toàn màn hình. – Zoom…: Phóng to, thu nhỏ văn bản.

Page 63 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

B.4.Hệ thống menu Insert • Insert: Các lệnh chèn

– Break…: Chèn dấu ngắt trang. – Page Numbers…: Đánh số trang. – Date and Time…: Chèn ngày giờ. – AutoText: Chèn các mẫu có sẵn. – Field…: Chèn một trường thông tin. – Symbol…: Chèn ký tự đặc biệt. – Comment: Chèn ghi chú. – Reference: Tham chiếu. – Picture: Chèn hình vẽ. – Text Box: Chèn một hộp văn bản. – File…: Chèn tệp khác vào văn bản hiện tại. – Object…: Chèn đối tượng (ảnh, bảng tính, …). – Bookmark…: Chèn ký hiệu đánh dấu. – Hyperlink…: Chèn một siêu liên kết.

Page 64 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

B.5.Hệ thống menu Format

• Format: Các lệnh định dạng – Font…: Định dạng phông chữ. – Paragraph…: Định dạng đoạn văn bản. – Bullets and Numbering…: Định dạng đánh số đầu mục, gạch

đầu dòng.

– Borders and Shading…: Đường viền và bóng. – Colunms…: Chia trang giấy thành nhiều cột. – Tabs…: Định các tab. – Drop Cap…: Định dạng chữ cái đầu tiên (phóng to) của đoạn. – Change Case: Biến đổi chữ hoa thành thường và ngược lại. – Background: Định dạng nền. – Style and Formating…: Sử dụng các kiểu định dạng có sẵn

hoặc được tạo ra.

Page 65 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

B.6.Hệ thống menu Tools • Tools: Các chức năng hỗ trợ

– Spelling and Grammar: Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. – Language: Chọn ngôn ngữ cho văn bản. – Word Count: Đếm từ. – Track Changes: Theo dõi sự thay đổi văn bản. – Compare and Merge Documents: So sánh và hoà nhập các

văn bản.

– Protect Document: Bảo vệ các phần văn bản. – Letters and Mailings: Các chức năng thư tín. (Mail Merge) – Macro: Chức năng macro. – AutoCorrect Options…: Chức năng tự sửa từ ngữ gõ vào theo

quy tắc (viết tắt, gõ sai,…).

– Options: Các tuỳ chọn cho Word.

Page 66 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

B.7.Hệ thống menu Table • Table: Các chức năng kẻ bảng

– Draw Table: Vẽ bảng bằng tay với công cụ bút chì. – Insert: Chèn các đối tượng thuộc bảng. – Delete: Xoá các đối tượng thuộc bảng. – Select: Chọn các đối tượng thuộc bảng. – Merge Cells: Hoà nhập các ô trong bảng. – Split Cells…: Phân chia một ô thành nhiều ô. – Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo mẫu. – Convert: Các chức năng chuyển đổi dùng cho bảng. – Sort…: Sắp xếp bảng. – Formula…: Tính toán với các số liệu trong bảng.

Page 67 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

B.8.Hệ thống menu Window,Help • Windows: Các lệnh về cửa sổ văn bản

– New Window: Mở cửa sổ văn bản mới chứa văn bản

hiện thời.

– Arrange All: Bố trí các cửa sổ văn bản đang mở. – Split: Chế độ soạn thảo văn bản 2 phần (cửa sổ được

chia làm 2 phần).

– Remove Split: Bỏ chế độ soạn thảo văn bản 2 phần.

• Help: Hệ thống trợ giúp của Word.

– Word Help : mở màn hình giúp đỡ và hướng dẫn – Assitant Help : gọi nhân vật trợ giúp – About Microsoft Word : thông tin về phiên bản Word

Page 68 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

C. Các tổ hợp phím tắt

• Alt+F: Chọn menu File. • Alt+E: Chọn menu Edit. • Alt+V: Chọn menu View. • Alt+I: Chọn menu Insert. • Alt+O: Chọn menu Format. • Alt+T: Chọn menu Tools. • Alt+A : Chọn menu Table. • Alt+W : Chọn menu Window. • Alt+H: Chọn menu Help.

• Ctrl+C: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard. • Ctrl+V: Dán nội dung trong Clipboard vào vị trí con trỏ. • Ctrl+X: Xoá đối tượng được chọn và lưu vào Clipboard. • Ctrl+A: Bôi đen cả văn bản. • Ctrl+B: In đậm. • Ctrl+I: In nghiêng. • Ctrl+U: Gạch chân.

Page 69 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008

C. Các tổ hợp phím tắt

• Ctrl+]: Tăng kích thước chữ. • Ctrl+[: Giảm kích thước chữ. • Ctrl+Shift+W: Gạch chân từng

từ bằng nét đơn.

• Ctrl+Shift+H: Ẩn văn bản. • Ctrl+Shift+C: Sao chép định dạng. • Ctrl+Shift+V: Dán định dạng • Ctrl+SpaceBar: Loại bỏ định dạng. • Shift+End: Bôi đen văn bản đến cuối

• Ctrl+Shift+D: Gạch chân cả

dòng.

dòng bằng nét kép. • Ctrl+=: Viết chỉ số dưới

• Shift+Home: Bôi đen đến đầu dòng. • Shift+xuống hoặc lên: Bôi đen một

(m1,m2,…).

dòng.

• Ctrl+Shift+=: Viết chỉ số trên

• Shift+trái hoặc phải: Bôi đen một ký

(số mũ, x2).

tự.

• Ctrl+Shift+K: Chữ in hoa nhỏ. • Ctrl+Shift+A: Tất cả chữ in hoa.

Page 70 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 6/9/2008