1
☻Ch−¬ng 3: MicroSoft Excel
1. Giíi thiÖu chung
Microsoft Excel lµ ch−¬ng tr×nh do h·ng Microsoft thiÕt kÕ chuyªn dïng
cho viÖc lËp c¸c b¶ng biÓu, biÓu ®å phôc vô c«ng t¸c kÕ to¸n, v¨n phßng... trªn
m«i tr−êng Windows. Ngoµi viÖc sö dông ®Ó lËp c¸c b¶ng biÓu gièng nh− viÖc
lËp biÓu trong Microsoft Word, Microsoft Excel cßn cã thÓ thùc hiÖn ®−îc nhiÒu
phÐp tÝnh tõ ®¬n gi¶n ®Õn phøc t¹p. Tæ chøc vµ l−u tr÷ th«ng tin d−íi d¹ng b¶ng.
Thao t¸c trªn b¶ng tÝnh cã thÓ t¹o ra c¸c b¸o c¸o tæng hîp hoÆc ph©n tÝch cã kÌm
theo c¸c biÓu ®å, h×nh vÏ minh ho¹.
Tõ phiªn b¶n Microsoft Excel 5.0 trë vÒ tr−íc ®−îc Microsoft bè trÝ nh−
mét phÇn mÒm riªng biÖt. Cßn tõ phiªn b¶n Microsoft Excel 6.0 trë l¹i ®©y,
Microsoft ®· tæ hîp víi mét sè ch−¬ng tr×nh øng dông phæ biÕn kh¸c cña
Microsoft nh−: Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, ... thµnh mét bé phÇn
mÒm chuyªn dïng phôc vô cho c«ng t¸c v¨n phßng vµ lÊy tªn chung lµ:
Microsoft Office víi phiªn b¶n ®i kÌm theo sau.
Trong phÇn nµy, chóng t«i sÏ giíi thiÖu vµ m« pháng vÒ Microsoft Excel
n»m trong bé phÇn mÒm Microsoft Office XP (hay cßn gäi lµ Microsoft Office
2002) ®−îc cµi ®Æt trªn hÖ ®iÒu hµnh Windows XP.
2. Lµm quen víi Excel
2.1. Khëi ®éng Excel
§Ó khëi ®éng Excel, ta thùc hiÖn qua c¸c b−íc sau:
- KÝch chuét vµo nót Start.
- Chän môc All Programs (ë chÕ ®é mÆc ®Þnh cña Windows XP) hoÆc chän
môc Programs (nÕu Windows XP sö dông tïy chän Classic Start menu).
- KÝch chuét vµo biÓu t−îng Microsoft Excel( ).
Ngoµi ra:
* Ta cã thÓ ®−a biÓu t−îng ra Desktop ®Ó thuËn tiÖn h¬n
trong qu¸ tr×nh sö dông. Khi ®ã, ta cã thÓ kÝch ®óp chuét vµo biÓu t−îng nµy ®Ó
khëi ®éng Excel.
* Ta cã thÓ kÝch ®óp chuét vµo tªn tËp tin WorkBook (tËp tin WorkBook lµ
tËp tin cã gi¸ trÞ phÇn më réng ngÇm ®Þnh lµ XLS) cÇn më cña Excel. Khi ®ã,
ch−¬ng tr×nh Excel sÏ tù ®éng ch¹y vµ më tËp tin WorkBook ®ã ra.
2
H×nh 3.1: Minh häa khëi ®éng Microsoft Excel
2.3. Mµn h×nh giao diÖn cña Excel
Sau khi tiÕn hµnh khëi ®éng Microsoft Excel, chóng ta sÏ nh×n thÊy mµn
h×nh chÝnh cña Excel cã giao diÖn nh− h×nh 3.2:
H×nh 3.2: Mµn h×nh giao diÖn cña Excel
3
Trong ®ã:
1. Menu ®iÒu khiÓn (Control menu box): Chøa c¸c lÖnh dïng ®Ó di chuyÓn,
thay ®æi kÝch th−íc cöa sæ hoÆc ®ãng cöa sæ.
KÝch ho¹t menu ®iÒu khiÓn b»ng c¸ch kÝch chuét vµo menu ®iÒu khiÓn hoÆc
bÊm tæ hîp phÝm Alt + SpaceBar.
2. Thanh tiªu ®Ò (Title bar): HiÓn thÞ tiªu ®Ò cña cöa sæ bao gåm 2 phÇn:
Tªn ch−¬ng tr×nh øng dông (Microsoft Excel) vµ tªn tËp tin WorkBook ®ang lµm
viÖc hiÖn t¹i trong Excel.
3. Thanh menu (Menu bar): Chøa mét sè lÖnh th−êng sö dông trong Excel.
C¸c lÖnh nµy ®−îc ph©n chia thµnh tõng nhãm vµ bè trÝ vµo trong c¸c menu
t−¬ng øng cã trªn thanh menu.
VÝ dô: Menu File chøa mét sè lÖnh liªn quan ®Õn tËp tin WorkBook nh− më
tËp WorkBook tin míi, më tËp tin WorkBook ®· cã, cÊt gi÷ néi dung tËp tin
WorkBook, in néi dung tËp tin WorkBook, ...
) Chó ý:
* §Ó vµo lµm viÖc víi mét menu nµo ®ã, ta cã thÓ thùc hiÖn b»ng c¸ch bÊm
phÝm F10 hoÆc gi÷ phÝm Alt vµ bÊm phÝm ký tù g¹ch ch©n cã trong tªn menu
cÇn chän, sau ®ã sö dông c¸c phÝm di chuyÓn con trá ®Ó ®−a hép s¸ng ®Õn chøc
n¨ng cÇn chän vµ bÊm phÝm Enter.
* §Ó tho¸t khái hÖ thèng menu bÊm phÝm ESC.
* Trong qu¸ tr×nh lµm viÖc víi hÖ thèng menu, nÕu:
+ C¸c lÖnh chän mê lµ kh«ng thÓ thùc hiÖn ®−îc t¹i thêi ®iÓm ®ã.
+ C¸c môc chän cã dÊu "..." theo sau lµ môc chän cßn chøa mét sè lÖnh
chän con kh¸c.
+ C¸c lÖnh chän cã tæ hîp phÝm ®i bªn c¹nh lµ lÖnh chän cã thÓ thùc hiÖn
®−îc b»ng c¸ch bÊm tæ hîp phÝm t−¬ng øng ®ã.
4. Thanh c«ng cô (Toolbars): Bao gåm mét sè biÓu t−îng ®¹i diÖn cho mét
sè lÖnh th−êng sö dông trong Excel.
Nh− vËy, ®Ó thùc hiÖn mét lÖnh Excel trong nhãm c¸c lÖnh th−êng ®−îc sö
dông, cã 3 c¸ch sau th−êng ®−îc sö dông:
C¸ch 1: Chän lÖnh tõ menu t−¬ng øng.
C¸ch2: KÝch chuét vµo biÓu t−îng lÖnh t−¬ng øng.
4
C¸ch 3: BÊm phÝm hµm hoÆc tæ hîp phÝm t−¬ng øng víi lÖnh cÇn thùc hiÖn.
Ngoµi ra, cßn mét sè c¸ch kh¸c nh− sö dông menu ng¾n, khai b¸o vµ thùc
hiÖn Macro.
5. Nót cùc tiÓu (Minimize): Thu cöa sæ Excel vÒ kÝch th−íc cùc tiÓu. Khi
Excel ®ang cã kÝch th−íc cùc tiÓu, ta chØ cã thÓ nh×n thÊy biÓu t−îng cña Excel
trªn thanh t¸c vô cña Windows. NÕu muèn quay trë l¹i cöa sæ Excel, ta kÝch
chuét vµo biÓu t−îng Excel trªn thanh t¸c vô.
6. Nót cùc ®¹i (Maximize): Cã t¸c dông ®−a cöa sæ Excel vÒ kÝch th−íc cùc
®¹i. Khi cöa sæ Excel ®ang cã kÝch th−íc cùc ®¹i thÝ nót cùc ®¹i sÏ ho¸n ®æi sang
chøc n¨ng Kh«i phôc vÒ kÝch th−íc tr−íc ®ã (Restore Down). Nh− vËy, nót cùc
®¹i cho phÐp ng−êi sö dông cã thÓ thay ®æi gi÷a 2 kÝch th−íc cùc ®¹i vµ kÝch
th−íc kh«ng cùc ®¹i tr−íc ®ã.
7. Nót ®ãng cöa sæ (Close): Cã t¸c dông ®ãng cöa sæ Excel t−¬ng ®−¬ng
víi viÖc bÊm tæ hîp phÝm: Alt + F4.
8. Nót cùc tiÓu cña cöa sæ hiÓn thÞ néi dung tËp tin (Minimize Windows):
Khi ta kÝch thuét vµo nót nµy, cöa sæ hiÓn thÞ néi dung tËp tin WorkBook ®ang
lµm viÖc hiÖn t¹i sÏ ®−a vÒ kÝch th−íc cùc tiÓu.
9. Nót ®−a kÝch th−íc cùc ®¹i cña cöa sæ hiÓn thÞ néi dung tËp tin vÒ kÝch
th−íc tr−íc ®ã (Restore Windows): Khi cöa sæ hiÓn thÞ néi dung tËp tin
WorkBook vÒ kÝch th−íc tr−íc ®ã, chøc n¨ng cña nót nµy l¹i thay ®æi sang chøc
n¨ng phãng cùc ®¹i(Maximize).
10. Nót ®ãng cöa sæ hiÓn thÞ néi dung tËp tin (Close): Cã t¸c dông ®ãng
cöa sæ hiÓn thÞ néi dung tËp tin WorkBook ®ang lµm viÖc hiÖn t¹i t−¬ng ®−¬ng
víi viÖc bÊm tæ hîp phÝm: Ctrl + F4.
11. Thanh cuén däc (Vertical scroll bar): Cho phÐp xem néi dung b¶ng tÝnh
bÞ che khuÊt phÝa trªn hoÆc d−íi cöa sæ. Trªn thanh cuèn däc cã 2 mòi tªn chØ
lªn trªn, xuèng d−íi vµ mét hép tr−ît. §Ó xem néi dung bÞ che khuÊt, ta chØ viÖc
kÝch chuét vµo mòi tªn t−¬ng øng hoÆc thùc hiÖn thao t¸c rª chuét trªn hép tr−ît.
12. Thanh cuén ngang (Hozizontal scroll bar): Cho phÐp xem néi dung
b¶ng tÝnh bÞ che khuÊt phÝa bªn tr¸i hoÆc bªn ph¶i cöa sæ. Sö dông thanh cuén
ngang t−¬ng tù thanh cuén däc.
13. Thanh tr¹ng th¸i (Status bar): HiÓn thÞ mét sè th«ng tin vÒ tr¹ng th¸i
lµm viÖc hiÖn t¹i nh−: chÕ ®é Num Lock, Caps Lock, ... ®ang bËt hay t¾t, Excel
®ang ë chÕ ®é chê chØnh söa hay ®ang chØnh söa néi dung, ...
5
14. Sheet tabs: Bao gåm tªn c¸c b¶ng tÝnh ®ang cã trong tËp tin WorkBook
hiÖn t¹i. Ta cã thÓ di chuyÓn gi÷a c¸c b¶ng tÝnh nµy b»ng c¸ch kÝch chuét vµo
tªn b¶ng tÝnh t−¬ng øng hoÆc bÊm tæ hîp phÝm Ctrl+Page Up , Ctrl+Page
Down.
15. Tab scrolling buttons: Cho phÐp xem tªn c¸c b¶ng tÝnh bÞ che khuÊt bªn
tr¸i hoÆc bªn ph¶i cña Sheet tabs.
16. Tªn hµng (Row numbers): Lµ tªn c¸c hµng cã trong b¶ng tÝnh. Tªn mçi
hµng ®−îc ®¸nh b»ng mét gi¸ trÞ sè tù nhiªn t−¬ng øng (xem môc Hµng trong
phÇn CÊu tróc b¶ng tÝnh ®Ó biÕt thªm chi tiÕt).
17. Tªn cét (Column Letters): Lµ tªn c¸c cét cã trong b¶ng tÝnh. Tªn mçi
cét ®−îc ®¸nh b»ng 1 hoÆc 2 ký tù t−¬ng øng (xem môc Cét trong phÇn CÊu tróc
b¶ng tÝnh ®Ó biÕt thªm chi tiÕt).
18. Hép tªn (Name box): Cho biÕt ®Þa chØ « (hoÆc tªn « nÕu cã ®Æt tªn)
®ang lµm viÖc hiÖn t¹i hoÆc cho phÐp chuyÓn nhanh ®Õn mét « bÊt kú cã trong
b¶ng tÝnh b»ng c¸ch gâ ®Þa chØ « (hoÆc gâ tªn « nÕu cã ®Æt tªn) cÇn chuyÓn ®Õn
vµo Hép tªn (xem môc ¤ trong phÇn CÊu tróc b¶ng tÝnh ®Ó biÕt thªm th«ng tin
vÒ ¤).
19. Thanh c«ng thøc (Formula bar): Cho phÐp xem hoÆc chØnh söa c«ng
thøc cho « hiÖn t¹i trong b¶ng tÝnh. §Ó biÕt gi¸ trÞ trong « cã kiÓu d÷ liÖu g× h·y
nh×n vµo gi¸ trÞ hiÓn thÞ trong thanh c«ng thøc.
2.5. Tho¸t khái Excel
Ta sö dông mét trong c¸c thao t¸c ®ãng cöa sæ ®Ó tho¸t khái Excel. Nh−
chóng ta ®· biÕt lµ cã nhiÒu c¸ch ®Ó ®ãng mét cöa sæ trªn hÖ ®iÒu hµnh
Windows. Sau ®©y lµ nh÷ng c¸ch c¬ b¶n th−êng ®−îc sö dông:
C¸ch 1: KÝch chuét vµo nót Close cña cöa sæ Excel.
C¸ch 2: BÊm tæ hîp phÝm Alt + F4.
C¸ch 3: Vµo menu File, chän lÖnh Exit.
) Chó ý: Khi thùc hiÖn thao t¸c tho¸t khái Excel mµ néi dung mét tËp tin
WorkBook ®ang më nµo ®ã ch−a ®−îc cÊt gi÷ th× khi ®ãng ®Õn tËp tin
WorkBook ®ã sÏ xuÊt hiÖn cöa sæ hái cÊt gi÷ cã néi dung nh− sau: