Bài giảng Tin học văn phòng: Phần 2 - MS Excel

Chia sẻ: Gjjfv Gjjfv | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:60

Thêm vào BST

Báo xấu

296
lượt xem 72
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Tin học văn phòng Phần 2 MS Excel nhằm giới thiệu về khởi động giao diện, xây dựng bảng tính, định dạng bảng tính, công thức và hàm. Biểu đổ và in bảng tính. Bài giảng trình bày sức tính, giúp học viên thực hành dễ dàng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Tin học văn phòng: Phần 2 - MS Excel

PHẦN THỨ II: MS EXCEL Chương 1. KHỞI ĐỘNG VÀ GIAO DIỆN. Chương 2. XÂY DỰNG BẢNG TÍNH. Chương 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH. Chương 4. CÔNG THỨC VÀ HÀM. Chương 5. BIỂU ĐỒ. Chương 6. IN BẢNG TÍNH.
CHƯƠNG I KHỞI ĐỘNG VÀ GIAO DIỆN NỘI DUNG §1.1. KHỞI ĐỘNG BẢNG TÍNH. §1.2. GIAO DIỆN MÀN HÌNH CHÍNH. §1.3. THOÁT KHỎI BẢNG TÍNH.
§1.1. KHỞI ĐỘNG EXCEL Cách 1: Từ Menu Start, chọn Programs, rồi chọn Microsoft Excel Cách 2: Từ Menu Start, chọn Run, rồi gõ: Excel ↵ §1.2. GIAO DIỆN CHÍNH
Ngay sau khi khôûi ñoäng, maøn hình coù daïng nhö sau: Thực đơn Tiêu đề cửa Thanh (Menu) sổ (Title) chuẩn Stt cột (Standard) Vùng nhập liệu (hoặc thanh ghi công thức) Thanh định dạng (Formatting) Địa chỉ vùng Thanh cuộn dọc Stt dòng nhập liệu WorkSheet Thanh cuộn ngang
Một bảng file Excel được gọi là 1 Book. Mỗi Book có thể chứa nhiều bảng WorkSheet. Mỗi bảng có tối đa 256 cột được ký kiệu là A, B, ..., IV; và tối đa 65.536 dòng. Phần cuối của bảng tính (dòng 65536, cột IV)
 Giao điểm dòng và cột được gọi là ô (Cell).  Cặp ký hiệu cột và số dòng là địa chỉ của ô. Ví dụ: Ô tại cột F trên dòng 3 có địa chỉ là F3.  Có 2 loại địa chỉ: Tương đối và tuyệt đối.  Địa chỉ tương đối (Relative Address): Là địa chỉ được so sánh với ô chứa nó  Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address): Là địa chỉ được so với góc trái của Sheet. Ký hiệu bởi dấu $ phía trước, ví dụ: $F$3. Dùng phím F4 để chuyển đổi qua lại giữa 2 đ/c.
ỨNG DỤNG CỦA 2 LOẠI ĐỊA CHỈ: 1. ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI:  Địa chỉ trong công thức được tính tương đối so với địa chỉ của ô chứa nó.  Do đó, khi được sao chép từ ô này sang ô khác, nó sẽ được tự động tính lại theo địa chỉ của ô đích chứa nó.  Ví dụ: Ô B4 chứa công thức =A4 (trên cùng dòng và trước ô hiện tại 1 cột). Khi sao chép nội dung B4 sang F5 thì công thức tự động được sửa lại thành =E5 (trước ô F5 1 cột).
ỨNG DỤNG ... : (tiếp theo) 2. ĐỊA CHỈ TUYỆT ĐỐI:  Địa chỉ trong công thức luôn được tính từ dòng 1 cột A, địa chỉ gốc của bảng tính.  Do đó, khi được sao chép từ ô này sang ô khác, nó vẫn được giữ nguyên như cũ.  Có thể chỉ xác định dòng hoặc cột, hoặc cả hai là địa chỉ tuyệt đối.  Ví dụ: Ô B4 chứa công thức =$A$4 (dòng số 4, cột thứ 1 là A). Khi sao chép nội dung B4 sang F5 thì công thức vẫn là =$A$4.
§1.3. THOÁT KHỎI EXCEL 1. Cách 1: Vào Menu File, chọn Exit
2. Cách 2: Nhấn đồng thời 2 phím Alt + F4 Trong cả 2 cách, nếu Book chưa được lưu, thì:
CHƯƠNG II XÂY DỰNG BẢNG TÍNH NỘI DUNG: §2.1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN §2.2. CÁC THAO TÁC SỬA BẢNG TÍNH
§2.1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN: 1. Các phím di chuyển:  ← → ↑ ↓: Sang trái, phải , lên trên, xuống dưới 1 ô  PgUp, PgDn: Lên trên, xuống dưới 1 trang màn hình  Home: Về cột A. Ctrl-Home: Về cột A dòng 1... 2. Khối, Đánh dấu, Đặt tên và Sử dụng khối:  Khối là một dãy ô nằm trong 1 hình chữ nhật được xác định bởi địa chỉ ô góc trên và góc phải dưới.  Đặt trỏ Mouse vào 1 góc, bấm + giữ và kéo (để tô đen các ô) tới góc đối diện của khối (hoặc vùng).
(tiếp theo)  Vào Menu Insert, chọn Name, rồi chọn Define. Nhập tên của KHỐI và chọn nút Add.
(tiếp theo)  Đếm số ô có giá trị của vùng từ C4:G13 (đã đặt tên là VIDU). Vào Menu Insert, chọn Name, rồi chọn Paste. Nhập tên của KHỐI và chọn nút OK.
(tiếp theo)  Việc sử dụng KHỐI đã được đặt tên có ưu điểm lớn là mang tính gợi nhớ. Địa chỉ của các ô trong khối là địa chỉ tuyệt đối và sẽ không bị điều chỉnh khi sao chép hay di chuyển công thức từ ô này sang ô khác. Một ưu điểm nhỏ khác là, cách viết cũng ngắn gọn và rõ ràng hơn.  Có thể chọn để đánh dấu và đặt tên KHỐI cho một vùng các ô của một bảng tính khác hoặc của một Book khác. Cú pháp của khối: [[ ] ! ] : : Địa chỉ ô ở góc trái trên. : Địa chỉ ô ở góc phải dưới. Vi dụ: =[BAITAP.xls]THANHTOAN!B15:G19
(tiếp theo) 3. Nhập dữ liệu: Tại mỗi ô có thể nhập 1 trong các loại dữ liệu sau: (1) Một con số (Number). Ví dụ: 12345.7 (2) Một dãy ký tự (văn bản) bất kỳ. Ví dụ: ABC (3) Ngày tháng năm (Date). Ví dụ: 15/3 15/03/2003 Ngày tháng được lưu bằng một số nguyên dương thể hiện số ngày trôi qua kể từ ngày 01/01/1900. Ví dụ: số 24 được định dạng kiểu ngày sẽ được hiển thị thành 24/01/1900. (4) Biểu thức (hay công thức) bắt đầu bởi dấu bằng (=). Ví dụ: = (8 + 7)* 4 – 3  57
(tiếp theo)  Biểu thức là một dãy các toán hạng được nối với nhau bởi các phép toán, trong đó, toán hạng có thể là một trong các loại sau:  Giá trị hằng (số, văn bản, ngày tháng)  Hàm toán học (Function call).  Ký hiệu ô, Địa chỉ vùng (khối), Tên khối.  Biểu thức trong dấu ngoặc tròn.  Các phép toán (sắp theo thứ tự ưu tiên) gồm phép đổi dấu (trừ 1 ngôi), lấy phần trăm(%), lũy thừa(^), nhân và chia(* / ), cộng và trừ (+ -), phép nối chuỗi (&), và các phép so sánh ( >, >=,
§2.2. CÁC THAO TÁC SỬA BẢNG TÍNH: 1. Sửa dữ liệu của Ô: Chuyển đến ô cần sửa, đặt con trỏ vào vùng nhập/sửa. Xong thì nhấn Enter ( ↵ ). 2. Sao chép (các) Ô: Có thể chỉ sao chép giá trị (values) của các ô, hoặc sao chép các thuộc tính của chúng (Paste special). Cách 1: Chọn các ô cần chép. Chép vào bộ đệm Clipboard (Copy: Ctrl-C). Xác định nơi đến. Chép từ bộ đệm qua (Paste: Ctrl-V). Cách 2: Chọn các ô cần chép. Đặt trỏ mouse vào 1 cạnh của khối đã chọn. Nhấn và giữ phím Ctrl. Rê chuột tới nơi đến và thả phím (Drag-drop)
(tiếp theo) Sao chép đặc biệt: Chọn các ô nguồn. Chép vào bộ đệm Clipboard (Ctrl-C). Đặt trỏ mouse vào ô đích. Vào menu Edit, hoặc bấm chuột phải. Chọn chức năng Paste Special.  All: Chép toàn bộ nội dung.  Formulas: Chép công thức  Values: Chỉ lấy giá trị  Formats: Chép quy cách  Column widths: Độ rộng cột Operation: Phép toán (+, -, *, / )tác động lên giá trị của các ô đích với giá trị của các ô nguồn được chép. Transpose: Chuyển vị dòng thành cột, và ngược lại.
3. Di chuyển nội dung (các) Ô: Cách 1: Đánh dấu chọn các ô cần di chuyển. Nhấn Ctrl-X, hoặc vào menu Edit (hoặc nhấn mouse phải), chọn Cut. Cách 2: Đánh dấu chọn các ô cần di chuyển. Đặt trỏ mouse vào 1 cạnh của khối. Rê khối (drag-drop) tới địa chỉ của ô nhận. 4. Chèn thêm các ô trống: Chọn các ô cần thêm. Vào menu Edit (hoặc nhấn mouse phải), chọn Insert Cells. Shift cells right: Đẩy các ô sang phải. Shift cells down: Đẩy các ô xuống dưới. Entire row: thêm dòng. Entire column: thêm cột mới.