1
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI
Chủ biên: TS Nguyễn Thị Thu Hương
Bài giảng
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
HÀ NỘI, 2025
2
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ....................................... 8
1.1 Khái quát về hoạt động tổ chức sự kiện ....................................................... 8
1.1.1 Khái niệm ................................................................................................. 8
1.1.2. Đặc điểm ................................................................................................11
1.1.3. Vai trò ....................................................................................................13
1.1.4. Phân loại................................................................................................14
1.2. Các thành phần tham gia trong tổ chức sự kiện ......................................17
1.2.1. Công ty tổ chức sự kiện ........................................................................17
1.2.2. Các nhà cung cấp ..................................................................................18
1.2.3. Đại biểu, khách mời ..............................................................................19
1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện ................................................20
1.3.1. Các yếu tố thuộc môi trường vĩ mô ......................................................20
1.3.2. Các yếu tố thuộc môi trường vi mô ......................................................24
CHƯƠNG 2. KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN ...............................................33
2.1 Khái quát kế hoạch tổ chức sự kiện ...........................................................33
2.1.1. Khái niệm về kế hoạch tổ chức sự kiện ...............................................33
2.1.2. Vai trò của kế hoạch tổ chức sự kiện ...................................................34
2.1.3. Các bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện .....................................35
2.2. Nội dung kế hoạch tổ chức sự kiện ............................................................37
2.2.1. Xây dựng chương trình ........................................................................37
2.2.2. Kế hoạch tài chính ................................................................................45
CHƯƠNG 3. CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN .................................................54
3.1. Thành lập ban tổ chức sự kiện...................................................................54
3.2. Lập tiến độ chuẩn bị tổ chức sự kiện ........................................................56
3.2.1. Các công việc phải chuẩn bị .................................................................56
3.2.2. Quy trình lập tiến độ chuẩn bị .............................................................57
3.2.3. Yêu cầu trong lập tiến độ ......................................................................58
3.3. Chuẩn bị về thủ tục hành chính ................................................................59
3.3.1. Các loại thủ tục hành chính .................................................................59
3
3.3.2. Quy trình xin cấp thủ tục hành chính .................................................60
3.3.3. Sự phối hợp với chính quyền sở tại ......................................................61
3.4. Chuẩn bị các công việc liên quan đến khách mời tham dự sự kiện .......62
3.4.1. Khái niệm, phân loại khách mời ..........................................................62
3.4.2. Lập danh sách khách mời ....................................................................63
3.4.3 Chuẩn bị và gửi thiếp/ giấy mời cho khách ..........................................64
3.5. Chuẩn bị nhân sự cho tổ chức sự kiện ......................................................65
3.5.1. Mô hình tổ chức nhân sự .....................................................................65
3.5.2. Các chức danh trong tổ chức sự kiện ..................................................73
3.6. Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện ............................................................75
3.6.1. Tổng quan về địa điểm tổ chức sự kiện ...............................................75
3.6.2. Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện ......................................................76
3.6.3. Các khu vực cơ bản của không gian và địa điểm tổ chức sự kiện .....79
3.6.4. Các yêu cầu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ...........................82
3.6.5. Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ......................................85
3.6.6. Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện ......................................89
3.7. Chuẩn bị các yếu tố cơ bản trong trình diễn sự kiện ..............................91
3.7.1. Không gian sự kiện ...............................................................................91
3.7.2. Người dẫn chương trình và diễn giả ....................................................92
3.7.3. Đạo diễn và dàn dựng sân khấu ...........................................................93
3.8. Chuẩn bị các yếu tố khác............................................................................94
3.8.1. Các tài liệu cần có cho sự kiện .............................................................94
3.8.2. Các chương trình dự phòng .................................................................98
3.8.3. Quà tặng (Giveaways & Gifts) ............................................................102
3.9. Dự kiến các tình huống cần xử lý ............................................................106
3.9.1. Khái niệm và mục tiêu của công tác dự kiến tình huống .................106
3.9.2. Các nhóm tình huống thường gặp trong sự kiện ..............................107
3.9.3. Quy trình chung xử lý tình huống phát sinh .....................................108
3.9.4. Một số tình huống thực tế và cách ứng phó ......................................108
CHƯƠNG 4. QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN ...........................116
4
4.1. Khái quát về quản trị hậu cần tổ chức sự kiện ......................................116
4.1.1. Khái niệm về quản trị hậu cần tổ chức sự kiện ................................116
4.1.2. Vai trò của quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện ..........................117
4.1.3. Mục tiêu của quản trị hậu cần tổ chức sự kiện ................................117
4.2. Quy trình chung của quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện ..............119
4.2.1. Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ ....................................................119
4.2.2. Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ ......................................120
4.2.3. Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ .......................124
4.2.4. Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ ...........................................127
4.2.5. Dự tính và xử lý các sự cố liên quan .................................................128
4.3. Cung ứng các dịch vụ vận chuyển và tổ chức đưa đón khách ..............129
4.3.1. Khái niệm và vai trò của cung ứng dịch vụ vận chuyển trong sự kiện
........................................................................................................................129
4.3.2. Nội dung công tác cung ứng dịch vụ vận chuyển .............................130
4.3.3. Tổ chức đưa đón khách tham dự sự kiện ..........................................131
4.3.4. Một số nguyên tắc đảm bảo chất lượng dịch vụ vận chuyển ............132
4.4. Cung ứng dịch vụ lưu trú trong tổ chức sự kiện ....................................133
4.4.1. Khái niệm và vai trò của cung ứng dịch vụ lưu trú trong sự kiện ...133
4.4.2. Nội dung công tác cung ứng dịch vụ lưu trú ....................................133
4.4.3. Một số yêu cầu đảm bảo chất lượng dịch vụ lưu trú ........................135
4.5. Cung ứng dịch vụ ăn uống trong tổ chức sự kiện ..................................136
4.5.1. Khái niệm và vai trò của dịch vụ ăn uống trong sự kiện ..................136
4.5.2. Nội dung công tác cung ứng dịch vụ ăn uống ..................................137
4.5.3. Một số yêu cầu đảm bảo chất lượng dịch vụ ăn uống ......................141
4.6. Tổ chức mạng lưới thông tin, liên lạc trong sự kiện ..............................141
4.6.1. Thông tin nội bộ ..................................................................................141
4.6.2. Các tài liệu và bảng hướng chỉ dẫn cho các thành phần tham gia sự
kiện .................................................................................................................142
4.6.3. Cung ứng các dịch vụ thông tin liên lạc ............................................142
CHƯƠNG 5. TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN ........147
5.1. Tổ chức khai mạc ......................................................................................147
5
5.1.1 Tổ chức đón tiếp khách .......................................................................147
5.1.2 Khai mạc sự kiện ..................................................................................150
5.2. Điều hành diễn biến của sự kiện ..............................................................152
5.2.1. Điều hành khu vực chính của sự kiện ...............................................153
5.2.2. Điều hành khu vực khán giả/ khách mời ..........................................154
5.2.3. Điều hành khu vực phụ trợ ................................................................155
5.3. Kết thức sự kiện ........................................................................................157
5.3.1. Tổ chức bế mạc sự kiện ......................................................................157
5.3.2. Tiễn khách ...........................................................................................158
5.3.3. Thanh quyết toán ................................................................................160
CHƯƠNG 6. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ..............................................166
6.1. Nội dung đánh giá .....................................................................................166
6.1.1. Đánh giá việc xây dựng kế hoạch ..........................................................166
6.1.2. Đánh giá công tác chuẩn bị ................................................................168
6.1.3. Đánh giá công tác hậu cần .................................................................169
6.1.4. Đánh giá việc điều hành tổ chức sự kiện ..........................................169
6.2. Phối hợp giải quyết các công việc còn lại và báo cáo tổng kết ..............173
6.2.1. Phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện ......................173
6.2.2. Báo cáo tổng kết. .................................................................................174