Các khái niệm kế toán cơ bản cho cán bộ quản lý cao cấp
1. Báo cáo thu nhập
2. Báo cáo vốn chủ sở hữu
3. Bảng cân đối tài sản
4. Báo cáo dòng tiền
5. Phân tích tỷ số: Sử dụng thông tin tài chính để quản lý
Thông tin kế toán được chuẩn bị tốt là một công cụ quản lý sống còn:
- Để kiểm soát chi phí và giá cả;
- Để so sánh các kết quả của các bộ phận khác nhau;
- Để tính toán hiệu quả sử dụng các nguồn lực của công ty; và
- Để đưa ra các quyết định khách quan và hiệu quả.
Các báo cáo kế toán hay các báo cáo tài chính thường chỉ được coi là yêu cầu
cần thiết cho mục đích tính thuế. Nhưng thường các báo cáo chính thức không đáp
ứng đủ các yêu cầu quản lý. Các chi tiết của công việc kinh doanh có thể hiện diện
nhưng cách tổ chức thông tin không cho phép có được tính toán và phân tích rõ ràng.
Chúng tôi gợi ý các công ty thiết lập hệ thống kế toán trên cơ sở các chuẩn mực kế
toán quốc tế mới đã được Việt Nam áp dụng vào năm 1996. Bộ phận kế toán có thể
chuẩn bị các phân tích hàng tháng hoặc hàng quý thông tin có chứa các chỉ tiêu chủ
yếu được xem xét ở đây.
Các báo cáo tài chính thường bao gồm báo cáo thu nhập, báo cáo vốn chủ sở
hữu, bảng cân đối tài sản và báo cáo dòng tiền. Hãy xem phụ lục 5.1 về thí dụ của
các báo cáo tài chính điển hình.
1. Báo cáo thu nhập
Báo cáo thu nhập ghi lại doanh thu và các chi phí cần thiết để tạo ra doanh thu
đó. Báo cáo thu nhập dựa vào nguyên lý thu nhập và chi phí cân xứng với nhau.
Phương pháp này được gọi là kế toán dồn tích. Ví dụ, một cái máy mua trong năm
nay sẽ tạo ra thu nhập trong một số năm. Cân xứng có nghĩa là chỉ một phần của chi
phí mua máy sẽ được trừ vào thu nhập của năm nay. Phần này được gọi là khấu hao.
Nếu thời hạn sử dụng của máy đó là mười năm thì 1/10 chi phí mua máy sẽ được thể
hiện trong báo cáo thu nhập của mỗi năm trong 10 năm tới.
Các công việc kinh doanh đơn giản thường sử dụng phương pháp kế toán tiền
mặt. Khi nhận tiền mặt trả cho một lần bán, số tiền đó được ghi vào thu nhập. Khi
dùng tiền mặt để trả lương hoặc trả cho người cung cấp, số tiền đó được ghi vào chi
phí. Khi sử dụng hệ thống kế toán tiền mặt, nếu mua máy thì chi phí mua máy sẽ
được ghi ngay vào năm mua máy.
Khi việc kinh doanh lớn hơn, hệ thống tiền mặt sẽ không đủ nữa. Việc tính toán
trở nên khó khăn. Ví dụ, nếu một công ty quyết định cho khách hàng hưởng tín
dụng, trong hệ thống kế toán tiền mặt, việc bán hàng chỉ được ghi lại khi khách hàng
trả tiền vào tài khoản của công ty. Tuy nhiên, chi phí lao động để tạo ra doanh thu
đó sẽ được ghi lại. Doanh thu và chi phí không cân xứng với nhau. Báo cáo thu nhập
giải quyết vấn đề này bằng cách ghi doanh thu khi sản phẩm được bán ra chứ không
phải là khi khách hàng trả tiền cho đơn đặt hàng đó. Thu nhập và tiền mặt phải là
một.
2. Báo cáo vốn chủ sở hữu
Thu nhập ròng là thu nhập còn lại sau khi trừ đi tất cả các chi phí liên quan
gồm cả thuế, nó sẽ làm tăng vốn chủ sở hữu. Nếu chi phí lớn hơn thu nhập, phần lỗ
ròng này sẽ làm giảm vốn chủ sở hữu. Vốn chủ sở hữu là giá trị ròng của khoản đầu
tư của chủ sở hữu vào kinh doanh.
Ngoài thu nhập ròng tích luỹ, vốn chủ sở hữu còn bao gồm giá trị đầu tư ban
đầu của chủ sở hữu để bắt đầu kinh doanh. Khi thành lập một doanh nghiệp, người
chủ đầu tư tiền mặt hoặc tài sản như quyền sử dụng đất, nhà cửa. Giá trị của những
khoản đầu tư ban đầu này được thể hiện trong báo cáo của công ty như vốn chủ sở
hữu. Cùng với sự tăng trưởng của doanh nghiệp, vốn chủ sở hữu được ghi dưới hai
dạng: vốn góp-giá trị các khoản đầu tư ban đầu và các khoản đầu tư bổ sung thêm-
và lợi nhuận để lại, đó là thu nhập ròng tích luỹ.
Báo cáo vốn chủ sở hữu được lập ra để thể hiện những thay đổi xảy ra trong
một kỳ kế toán. Nó có thể thể hiện bất cứ khoản đầu tư mới nào của chủ sở hữu
cũng như thu nhập ròng hoặc lỗ ròng mà công ty đã ghi trong kỳ đó.
3. Bảng cân đối tài sản
Báo cáo thu nhập phản ánh những hoạt động mà công ty đã làm còn báo cáo
vốn chủ sở hữu phản ánh ảnh hưởng của những công việc đã làm đối với đầu tư của
bạn và bảng cân đối tài sản phản ánh tài sản của công ty và phương thức đầu tư cho
tài sản đó, nghĩa là bằng các khoản vay hoặc bằng đầu tư của chủ sở hữu. Vào thời
điểm khi chủ sở hữu đầu tư tiền mặt và các thiết bị để bắt đầu kinh doanh, bảng cân
đối tài sản thể hiện tài sản tiền mặt và tài sản thiết bị. ở bên nợ của bảng cân đối tài
sản, khoản mục vốn chủ sở hữu đúng bằng tổng giá trị của tiền mặt và thiết bị.
Các hoạt động điển hình của năm hoạt động đầu tiên có thể sẽ gây ra sự thay
đổi trong Bảng cân đối tài sản: loại tài sản là các khoản phải thu là để cho thấy rằng
không phải toàn bộ khoản tiền bán hàng trong năm được thu về; có mục dự trữ tồn
kho để phản ánh lượng hàng công ty có trong kho vào thời điểm cuối năm; và, có
thể có tăng tài sản thiết bị để chỉ ra rằng doanh nghiệp đã mua thiết bị mới.
Ở bên nợ, có thể có các khoản phải trả thể hiện những khoản mà công ty nợ
những người cung cấp nguyên liệu vào cuối năm; và có thể có các khoản vay ngân
hàng để mua thiết bị mới. Vốn chủ sở hữu có thể tăng so với khi bắt đầu kinh doanh
bằng khoản thu nhập ròng của năm đầu tiên.
Một bảng tổng kết tài sản được bố trí thành 5 phần theo mức độ chuyển đổi
thành tiền. Đầu tiên là các tài sản lưu động như tiền mặt, các khoản phải thu và tồn
kho. Đây là những tài sản có thể chuyển thành tiền mặt nhanh nhất. Thứ hai là các
tài sản cố định, đất đai, nhà xưởng và thiết bị, những tài sản sẽ được dùng trong
khoản thời gian dài và do đó khó chuyển thành tiền mặt hơn các tài sản lưu động.
Phần thứ ba là nợ ngắn hạn như các khoản phải trả, các khoản vay ngắn hạn.
Các khoản nợ ngắn hạn là những khoản phải trả trong vòng một năm bằng cách
chuyển đổi các tài sản lưu động ra tiền mặt. Phần thứ tư được gọi là các khoản nợ
dài hạn như các khoản vay ngân hàng dài hạn và các khoản nợ cổ đông. Đây là
nguồn tài chính đầu tư cho tài sản cố định và việc hoàn trả các khoản nợ này được
thực hiện trong nhiều năm.
Phần thứ năm là vốn chủ sở hữu. Tổng nợ ngắn hạn, nợ dài hạn và vốn chủ sở
hữu bằng tổng tài sản lưu động và tài sản cố định. Có một cách khác để thể hiện tính
cân đối của bảng cân đối tài sản khi nói rằng vốn của chủ sở hữu và các khoản nợ là
để đầu tư cho các tài sản của doanh nghiệp.
4. Báo cáo dòng tiền
Báo cáo dòng tiền giải thích mối quan hệ giữa thu nhập ròng và lượng tiền mặt
ròng được tạo ra hoặc được sử dụng. Công ty của bạn có thể có thu nhập ròng rất
cao nhưng vẫn thiếu tiền mặt. Ví dụ, doanh thu của công ty tăng lên đáng kể nhưng
lại là các khoản phải thu chứ không phải là tiền mặt. Bạn có thể phải mua thiết bị
mới và sử dụng các quỹ của công ty, giảm cân đối tiền mặt nhưng không ảnh hưởng
đến thu nhập. Có thể bạn quyết định phải trả một khoản vay ngân hàng bằng tiền
mặt, điều này cũng sẽ không ảnh hưởng đến thu nhập của công ty.
Báo cáo dòng tiền cho thấy rằng tiền mặt có thể được sử dụng hoặc tạo ra
thông qua 3 hoạt động sau: từ hoạt động kinh doanh thông thường, từ các hoạt động
đầu tư và từ các hoạt động tài chính. Phần đầu bắt đầu bằng thu nhập ròng và sau
đó cộng thêm các chi phí không bằng tiền mặt như khấu hao. Có các chi phí không
bằng tiền mặt khác như chi phí nâng cấp các toà nhà thuê. Nếu bạn đã nâng cấp các
toà nhà thuê thì thông thường bạn có thể phân bổ chi phí đó trong suốt thời hạn thuê
cũng giống như hình thức tính khấu hao.
Phần thứ hai của báo cáo dòng tiền là các hoạt động đầu tư sẽ cho thấy bất cứ
việc sử dụng một khoản tiền mặt nào để mua tài sản, nhà máy và thiết bị. Nếu bạn
bán bất cứ một tài sản nào trong mục này thì khoản tiền thu được sẽ được trừ giảm
vào khoản tiền mặt đã sử dụng để có con số tịnh.
Phần thứ ba của báo cáo dòng tiền là các hoạt động tài chính sẽ cho thấy ảnh
hưởng của bất cứ khoản vay hoặc khoản vốn mới đầu tư bằng tiền mặt và bất cứ
khoản trả nợ vay hay chi trả cổ tức bằng tiền mặt.
Dù sao thì báo cáo dòng tiền như đã mô tả, phản ánh những gì xảy ra trong
một kỳ kế toán. Đối với những người cho vay, việc hiểu được dòng tiền tương lai
cũng rất quan trọng. Bản dự báo dòng tiền là để đáp ứng yêu cầu này và là một
phần quan trọng của đơn xin vay tiền. Tốt nhất là nên chuẩn bị bản dự báo dòng tiền
cho từng tháng trong năm đầu tiên và cho từng năm trong ba năm tiếp theo hoặc lâu
hơn. Một bản dự báo đã được đưa ra trong phụ lục 5.1.3 làm ví dụ.
5. Phân tích tỷ số: Sử dụng thông tin tài chính để quản lý
Bạn có thể đưa ra các quyết định có căn cứ khi sử dụng thông tin tài chính.
Bước thứ nhất là phải có được các thông tin được chuẩn bị kỹ càng dựa trên các cơ sở
thông thường. Bước thứ hai là sử dụng phân tích tỷ số để nêu bật những khía cạnh
chủ yếu trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp của bạn. Bước thứ ba là kiểm
tra doanh nghiệp bạn để giải thích các tỷ số đó.
Tỷ số so sánh các con số từ các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Bạn có thể
so sánh số liệu của năm này với những năm khác để tìm ra được xu hướng của công
ty bạn. Ví dụ, bằng cách theo dõi sát sao tỷ số thu nhập ròng trên tài sản của công
ty bạn, bạn có thể đánh giá được công ty của bạn đang sử dụng tài sản như thế nào.
Một ví dụ khác, bằng cách theo dõi tỷ số hàng tồn kho với chi phí hàng bán, bạn có
thể biết được công ty của bạn có quá nhiều hàng tồn kho hay không và nếu đúng
như vậy thì bạn có thể thực hiện những biện pháp thay đổi tình trạng đó để tăng lợi
nhuận gộp. Việc so sánh các tỷ số của công ty của bạn với tỷ số của các công ty khác
trong cùng ngành cũng là một ý tưởng hay.
Lưu ý: có nhiều tỷ số khác nhau và cũng có sự khác biệt về cách tính các tỷ số
đó. Đầu tiên bạn phải hiểu được tỷ số mà bạn chọn để sử dụng được tính như thế
nào và thứ hai là bạn phải lý giải được ý nghĩa của tỷ số đó đối với công ty của bạn.
Chúng tôi đã chọn ra được 9 tỷ số để giúp các bạn bắt đầu một cách tốt nhất khi
phân tích tốt hoạt động của công ty mình.
Các tỷ số lợi nhuận: thường được thể hiện dưới dạng tỷ lệ %, 4 trong số 9 tỷ
số mà chúng tôi đề cập đến có thể được ghép vào nhóm này.
Lợi nhuận gộp: tổng doanh thu trừ đi chi phí hàng bán chia cho tổng doanh
thu. Tỷ số này cao có nghĩa là giá bán sản phẩm của bạn cao hoặc bạn kiểm soát
chặt chẽ giá nguyên liệu hoặc lao động của công ty. Bạn cần theo dõi diễn biến của
những tỷ lệ này qua một vài năm và bạn cần đánh giá những điều kiện đặc biệt
trong ngành trước khi quyết định công ty mình hoạt động tốt hay không.
Lợi nhuận hoạt động: Thu nhập ròng cộng với chi trả lãi suất chia cho doanh
thu. Chỉ tiêu này tách chi phí đầu tư ra khỏi lãi để làm rõ các hoạt động kinh doanh
chứ không phải là các hoạt động tài chính.
Lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu: thu nhập ròng chia cho vốn chủ sở hữu. Bạn
có thể đã có một sự lựa chọn khi bắt đầu kinh doanh. Bạn cũng đã có thể bắt đầu
một công việc kinh doanh khác, hoặc không bắt đầu công việc kinh doanh nào cả. Tỷ
