Thư giới thiệu (Reference letter)
Reference letter, nôm na tiếng Việt mình là thư giới thiệu. Trong CV, phần cuối cùng
cũng có Reference (tham khảo thông tin). Ở đó liệt kê ra một vài người có thể làm nguồn
kiểm chứng cho những gì mình viết trong CV, kèm theo nhận xét khác nữa.
Khi đi làm cho công ty trong nước thì ít ai để ý, tuy nhiên khi làm cho công ty nước
ngoài lại khác. Reference và reference letter khá quan trọng, đặc biệt với những sinh
viên mới ra trường mà lại chưa được cấp bằng hay giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời
Mục đích của reference như đã nói, là để kiểm chứng thông tin.Reference letter cũng
vậy, và còn góp phần làm đẹp thêm hồ sơ ứng viên, nhất là khi lời lẽ trong thư khen ngợi
mình ngọt ngào.
Reference letter có nhiều loại chia theo người viết và người nhận. Ví dụ
• Của thày cô giáo viết, gửi cho trường học khác (cho ai muốn du học, học cao học)
• Của thày cô giáo viết, gửi cho nhà tuyển dụng (cho ai muốn đi làm)
• Của đồng nghiệp, đồng sự viết
• Của sếp viết, gửi cho trường học (cho ai muốn đi học chuyên sâu)
• Của sếp cũ viết, gửi cho sếp mới trong tương lai…
• Vân vân và vân vân
Thường thì muốn được đưa tên ai đó vào Thông tin tham khảo trong CV, ta phải được
sự đồng ý của họ, cũng như phải khôn khéo chọn người chức vụ khá, bằng cấp đáng tin,
lại cảm tình với ta nữa. Nhân tiện lúc đó nên đánh tiếng nhờ họ viết thư giới thiệu cho
mình luôn. Thậm chí còn phải viết thư nhờ họ viết thư giúp mình.
Cũng thường thì những người như thế tương đối bận, và chính ta sẽ là người chấp bút
viết thư giới thiệu cho mình. Đây là việc nhỏ mà không nhỏ, cần nhiều kỹ năng, đặc biệt
là PR bản thân.
Trước hết hãy bắt đầu bằng cấu trúc một lá thư giới thiệu.
Trước hết là đầu thư cần có địa chỉ người gửi.
Hãy viết tên người gửi (tên người chứng nhận thông tin cho bạn) kèm chức vụ, bằng cấp
và nơi công tác. Viết thẳng lề phải.
Sau đó là địa chỉ người nhận. Viết tương tự, thẳng lề trái. Nếu lá thư này bạn chỉ định xin
chữ ký sẵn để đấy, chưa nhắm đến ai thì có thể bỏ qua phần này.
Tiếp đến phần chào hỏi
Nếu bạn biết rõ mình gửi thư cho ai thì cứ đơn giản là Dear Mr./Ms. + họ. Nếu là thư
xin sẵn để đó thì To Whom it May Concern. Cũng có thể bỏ qua, nhưng không nên.
Đoạn 1: Giải thích lý do viết thư
Đoạn 2: Giải thích sơ qua mối quan hệ giữa người viết thư và ứng cử viên, gồm có thời
gian quen biết, nơi làm việc (học tập). Và quan trọng là những nhận xét về kỹ năng cứng
của ứng viên (kết quả làm việc, kết quả học tập).
Đoạn 3: Nhận xét kỹ hơn, chi tiết hơn, kèm theo những thông tin cá nhân làm đẹp cho hồ
sơ ứng viên. Ví dụ: làm chức vụ gì, đạt giải thưởng gì, bằng khen gì. Ngoài ra cũng nên
có nhận xét về tính cách cá nhân ứng viên. Những nhận xét này tốt nhất là phải chi tiết và
phù hợp với công việc mà ứng viên đang nhắm đến. Ví dụ nhắm đến công việc kế toán
thì phải khen cẩn thận, đầu óc tổ chức tốt vv
Đoạn 4: Kết luận. Khuyên người tuyển dụng nhận ứng viên. Sẵn sàng cung cấp thêm
thông tin cho người tuyển dụng về ứng viên, kèm số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ liên
lạc
Ký tên và đóng dấu (nếu có dấu)
Nguồn: kynangmem.com