Chiến lược sao lưu dữ liệu cho DNVVN
Một điều tốt lành là những ứng dụng báo cáo sao lưu phục vụ kinh doanh
đang ngày càng phát triển giúp cung cấp những thông tin sao lưu chính xác
cho người cần vào đúng thời điểm thích hợp. Những ứng dụng này đưa ra
những báo cáo kinh doanh nhất quán, minh bạch, cần thiết để thiết lập và
xây dựng tài liệu về sự đóng góp của các dịch vụ CNTT đối với giá trị kinh
doanh.
Giảm thiểu tính phức tạp
Các chiến lược sao lưu có thể khác nhau tuỳ từng công ty, nhưng hầu như
mọi tổ chức sẽ gặp phải một loạt những mục tiêu và thách thức giống nhau
trong việc sao lưu. Không kể đến quy mô công ty và lĩnh vực hoạt động, các
tổ chức cần có khả năng sao lưu và khôi phục lượng dữ liệu đang ngày càng
phình ra trong khi vẫn phải đáp ứng những cam kết chặt chẽ về cấp độ dịch
vụ (SLAs), cũng như đáp ứng những yêu cầu và quy định bên ngoài.
Đây không phải là điều dễ làm bởi việc sao lưu cần phải có sự tham gia của
hàng loạt những nhân tố quan trọng - từ nhà quản trị CNTT tới những lãnh
đạo cao cấp, các nhà quản trị cơ sở dữ liệu, đội ngũ thi hành luật pháp và
những người khác nữa. Những cá nhân này cần được cập nhật thường xuyên
về các hoạt động sao lưu và yêu cầu thông tin cụ thể về dữ liệu sao lưu theo
những nhu cầu của riêng mình.
Tuy nhiên, các vấn đề về tuân thủ nội bộ và bên ngoài chỉ là một phần của
những thách thức thường gặp. Nhiều nhà quản trị sao lưu không có đủ công
cụ để thực hiện việc sao lưu hiệu quả hơn nhằm đáp ứng những mục tiêu
kinh doanh. Sau cùng, việc quản lý các hoạt động sao lưu dữ liệu, đặc biệt
trong những môi trường lớn, có thể rất phức tạp, trong khi các quy trình sao
lưu quan trọng, chẳng hạn như báo cáo, thường bao gồm những công đoạn
thủ công sơ đẳng không chỉ cồng kềnh mà còn dễ phát sinh những sai sót do
con người.
Thêm nữa, nhiều tổ chức không hiểu hết các hoạt động sao lưu và khôi phục
dữ liệu sẽ tốn kém bao nhiêu cho doanh nghiệp. Do các hoạt động sao lưu
thường được tiến hành độc lập và không thực sự gắn liền với những nhu cầu
kinh doanh, nên hầu như không thể đánh giá ảnh hưởng của chúng tới doanh
nghiệp. Tuy nhiên, việc có thể xác lập mối tương quan giữa những chi phí
sao lưu với nhu cầu kinh doanh, dự báo và lên ngân sách hiệu quả cho các
tài nguyên phần cứng và phần mềm quan trọng là rất cần thiết để vận hành
một quy trình hữu hiệu.
Việc tiến hành báo cáo sao lưu phục vụ kinh doanh cho phép các tổ chức
CNTT triển khai các hoạt động của mình theo sát với mục tiêu kinh doanh
chung. Những ứng dụng báo cáo này có thể được sử dụng bởi các nhà quản
lý CNTT, các chuyên gia, Giám đốc CNTT (CIO), những người chủ ứng
dụng; trong lĩnh vực tài chính, nhóm pháp lý, các nhà quản lý bộ phận kinh
doanh, các đội lập kế hoạch công suất, các khách hàng bên ngoài và các nhà
kiểm toán về tính tuân thủ. Vì báo cáo sao lưu hướng kinh doanh hỗ trợ
những thông tin đáp ứng nhu cầu của người nhận, nên những ứng dụng này
đóng vai trò như các công cụ quản lý và kiểm soát hoạt động thời gian thực
mà các nhà quản trị CNTT sử dụng cho việc cảnh báo, giải quyết vấn đề và
quản lý các hoạt động sao lưu hàng ngày.
Tăng cường hiệu quả sao lưu
Với nhiều nhà quản trị CNTT, hai từ "sao lưu" và "hiệu quả" luôn gắn liền
với nhau. Suy cho cùng, các quy trình sao lưu là công việc rất dễ mắc sai
lầm, buồn tẻ và đòi hỏi nhiều tài nguyên mà sự thành công hay thất bại của
nó phần lớn không thể nói trước được, chỉ cho đến giai đoạn quyết định khi
thực sự phải khôi phục lại những thông tin hoặc hệ thống bị thảm hoạ hoặc
ngừng hoạt động thì mới đánh giá được.
Các giải pháp sao lưu và khôi phục ngày nay cung cấp các công nghệ dựa
trên ổ đĩa, bảo vệ dữ liệu liên tục, khôi phục sau thảm họa nhanh chóng và
khôi phục mịn cho những ứng dụng quan trọng, cũng như cung cấp các công
cụ quản lý và kiểm soát nhằm giảm thiểu thời gian, công sức cho quản trị
sao lưu.
Tuy nhiên, có thể ứng dụng đã từng là hiệu quả nhất trong việc mang lại tính
hiệu quả và sao lưu lại là công cụ báo cáo hướng kinh doanh. Với ứng dụng
này, các tổ chức có được cái nhìn tập trung về một hoặc nhiều ứng dụng sao
lưu và có thể kiểm soát việc sử dụng tài nguyên cũng như xác định các điểm
bất cập. Họ cũng có thể xác định những xu hướng phát triển và lên kế hoạch
về tài nguyên sao lưu, chủ động đưa ra các báo cáo cho những đối tượng liên
quan, xác định tỷ lệ thành công dựa trên đối tượng dự kiến và tự động hóa
các quy trình thủ công.
Những ứng dụng báo cáo này giúp trả lời những câu hỏi liên quan tới kinh
doanh về các hoạt động sao lưu bởi chúng có thể phân tích dữ liệu trong thời
gian dài, từ đó đưa ra một phương thức dự đoán trước về những tài nguyên
quan trọng như cần phải mua bao nhiêu cuộn băng từ hay đĩa và khi nào phải
mua.
Vì việc phân tích chi phí và phân bổ chi phí khiến cho hoạt động sao lưu trở
nên “trong suốt”, đồng thời nó cũng làm sáng tỏ về tính hiệu quả của các tài
nguyên đang được quản lý. Giá thành của đĩa, băng từ, các ổ đĩa và các thư
viện là một thành phần quan trọng trong tổng chi phí bảo vệ dữ liệu. Việc
hiểu biết làm thế nào và khi nào các tài nguyên được sử dụng, và lập kế
hoạch những tác vụ sao lưu bổ sung để lấp đầy khoảng thời gian rảnh của hệ
thống cũng tiết kiệm chi phí rất nhiều.
Hơn nữa, sẽ tốt hơn khi biết các băng từ nào đang được lưu trữ ở một khu
vực khác để các nhà quản trị CNTT có thể bổ sung vào khu vực lưu trữ trong
thư viện băng từ khi chúng quá thời hạn sử dụng. Khả năng dự đoán, phản
ứng với các trường hợp và tận dụng những báo cáo về cung và cầu sẽ đảm
bảo việc triển khai hiệu quả các phương thức quản lý kho hàng.