Chương 16: Hệ thống thông tin tài chính

Chia sẻ: Huỳnh Văn Thống | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:0

Thêm vào BST

Báo xấu

653
lượt xem 108
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Các hệ thống thông tin tài chính là những hệ thống thông tin cần thiết cho moi tổ chức doanh nghiệp. Cũng như các hệ thống thông tin khác, các hệ thống thông tin tài chính có thể được xếp thành ba bước: tác nghiệp, tác chiến và sách lược.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương 16: Hệ thống thông tin tài chính

PhÇn PhÇn IV C¸c hÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý doanh nghiÖp * * * Ch−¬ng XVI HÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh §1. Kh¸i qu¸t vÒ th«ng tin tµi chÝnh. C¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh lµ nh÷ng hÖ thèng th«ng tin cÇn thiÕt cho mäi tæ chøc doanh nghiÖp. Còng nh− c¸c hÖ thèng th«ng tin kh¸c, c¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh cã thÓ ®−îc xÕp thµnh ba møc: t¸c nghiÖp, chiÕn l−îc vµ s¸ch l−îc. HTTT mçi møc sö dông d÷ liÖu cã phÇn kh¸c nhau vÒ b¶n chÊt. VÒ nguyªn t¾c c¸c hÖ thèng th«ng tin nµy ®−îc c¸c nh©n viªn ë c¸c møc kh¸c nhau trong mét doanh nghiÖp sö dông vµ chóng hç trî c¸c quyÕt ®Þnh ë nh÷ng møc kh¸c nhau. Thùc chÊt kh«ng cã sù t¸ch biÖt tuyÖt ®èi gi÷a ba møc cña c¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh, mµ chóng hîp thµnh mét chuçi liªn hoµn, m« t¶ qu¸ tr×nh liªn tôc c¸c ho¹t ®éng x¶y ra trong doanh nghiÖp. Cã rÊt nhiÒu phÇn mÒm hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh ®−îc x©y dùng ®Ó hç trî c«ng t¸c qu¶n trÞ tµi chÝnh doanh nghiÖp. Trong sè ®ã cã nh÷ng phÇn mÒm ®−îc sö dông cho nhiÒu lÜnh vùc chøc n¨ng kh¸c nhau nh−: • PhÇn mÒm b¶ng tÝnh. • PhÇn mÒm thèng kª. • PhÇn mÒm qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu. Bªn c¹nh ®ã lµ nh÷ng phÇn mÒm chuyªn dïng cho chøc n¨ng qu¶n trÞ tµi chÝnh nh−: • PhÇn mÒm qu¶n lý ng©n quü.
• PhÇn mÒm qu¶n lý vèn. • PhÇn mÒm ph©n tÝch c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. • PhÇn mÒm qu¶n trÞ ®Çu t−. • PhÇn mÒm m« h×nh hãa. • PhÇn mÒm tù do. Mét qu¶n trÞ viªn tµi chÝnh, dï cña mét tæ chøc quèc tÕ lín hay chØ lµ mét phßng ban nhá cña mét tæ chøc doang nghiÖp, ®Òu cã chøc n¨ng ra quyÕt ®Þnh tµi chÝnh. §ã cã thÓ lµ c¸c quyÕt ®Þnh liªn quan ®Õn nh÷ng vÊn ®Ò sau: - Nªn mua mét thiÕt bÞ míi hay nªn thuª thiÕt bÞ cho mçi chu k× ba n¨m? -SÏ chi bao nhiªu ng©n quü cho kho¶n môc ®iÖn tho¹i thay v× chi phÝ ®i l¹i? - Cã bao nhiªu tiÒn nhµn rçi trong c¸c thêi ®iÓm kh¸c nhau trong c¸c n¨m? Sè tiÒn ®ã d· ®−îc dÇu t− cã hiÖu qu¶ ch−a? - L−îng tiÒn cã trong mçi th¸ng cã ®ñ ®Ó trang tr¶i c¸c chi phÝ b»ng tiÒn dù trï trong th¸ng kh«ng? - LiÖu cã nªn ®Çu t− tiÒn ®Ó mua s¾m thiÕt bÞ m¸y tÝnh míi hay nªn ®Ó kinh doanh? - Cã cho phÐp mét kh¸ch hµng nhÊt ®Þnh nµo ®ã mua chÞu mét kho¶n tiÒn lín kh«ng? §Ó cã thÓ ra ®−îc c¸c quyÕt ®Þnh tµi chÝnh kiÓu nh− trªn ho¹c t−¬ng tù, ng−êi qu¶n trÞ cÇn cã hiÓu biÕt vÒ c¸c hÖ thèng kÕ to¸n tµi chÝnh c¬ b¶n cã trong c¸c phÇn lín c¸c tæ chøc kinh tÕ. C¸c nhµ qu¶n trÞ còng cÇn hiÓu râ c¸c hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n, trong ®ã cã chøa c¸c hÖ thèng kÕ to¸n tµi chÝnh, cã thÓb trî gióp hä trong qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh tµi chÝnh. 2. Chøc n¨ng qu¶n trÞ tµi chÝnh. 2.1. C¸c chøc n¨ng c¬ b¶n qu¶n trÞ tµi chÝnh. Chøc n¨ng qu¶n trÞ tµi chÝnh trong mét doanh nghiÖp bao gåm hµng lo¹t c¸c nhiÖm vô quan träng sau:
- KiÓm so¸t vµ ph©n tÝch ®iÒu kiÖn tµi chÝnh cña doanh nghiÖp. - Qu¶n trÞ c¸c hÖ thèng kÕ to¸n, chuÈn bÞ c¸c b¶n kª vµ b¸o c¸o tµi chÝnh. - Qu¶n trÞ qu¸ tr×nh lËp ng©n s¸ch, dù to¸n vèn. - Qu¶n trÞ c«ng nî kh¸ch hµng. - TÝnh vµ chi tr¶ l−¬ng, qu¶n lý quü l−¬ng, tµi s¶n, thuÕ hµng hãa vµ c¸c lo¹i thuÕ kh¸c. - Qu¶n trÞ b¶o hiÓm thÝch ®¸ng cho c«ng nh©n viªn vµ tµi s¶n cña doanh nghiÖp. - Hç trî qu¸ tr×nh kiÓm to¸n nh»m ®¶m b¶o chÝnh x¸c cña th«ng tin tµi chÝnh vµ b¶o vÖ ®−îc vèn ®Çu t−. - Qu¶n lý tµi s¶n cè ®Þnh, quü l−¬ng h−u vµ c¸c kho¶n ®Çu t− kh¸c. - §¸nh gi¸ c¸c kho¶n ®Çu t− míi vµ kh¶ n¨ng huy ®éng vèn cho c¸c kho¶n ®Çu t− ®ã. - Qu¶n lý dßng tiÒn cña doanh nghiÖp. 2.2. C¸c hÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n trÞ tµi chÝnh. Qu¶n lý tµi chÝnh ®ãng vai trß rÊt quan träng ®ãi víi c¸c doanh nghiÖp v× vËy c¸c nhµ qu¶n trÞ tµi chÝnh rÊt cÇn ®Õn nhwngx hÖ thèng th«ng tin cã kh¶ n¨ng cung cÊp nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c, kÞp thêi vµ phï hîp nh»m hç trî hä hoµn thµnh c«ng viÖc chøc n¨ng cña m×nh. C¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh bao gåm c¸c th«ng tin tµi chÝnh t¸c nghiÖp nh−: hÖ thèng tµi s¶n cè ®Þnh, hÖ thèng c«ng nî ph¶i thu cña kh¸ch, hÖ thèng c«ng nî ph¶i tr¶ ng−êi b¸n, hÖ thèng xö lý ®¬n hµng, hÖ thèng mua hµng, hÖ thèng hµng tån kho, hÖ thèng thanh to¸n l−¬ng. Bªn c¹nh ®ã lµ c¸c hÖ thèng th«ng tin hç trî cho qu¸ tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh s¸ch l−îc vµ chiÕn l−îc nh−: hÖ thèng ng©n s¸ch, hÖ thèng qu¶n lý vèn, hÖ thèng lËp ng©n s¸ch vèn, hÖ thèng ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh, hÖ thèng qu¶n trÞ ®Çu t− vµ hÖ thèng dù b¸o.
3. HÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh t¸c nghiÖp Th«ng th−êng, c¸c hÖ thèng ®−îc tù ®éng hãa ®Çu tiªn trong mét tæ chøc doanh nghiÖp lµ hÖ thèng kÕ to¸n møc t¸c nghiÖp. C¸c hÖ th«ngg th«ng tin tµi chÝnh phôc vô qu¶n lý møc s¸ch l−îc vµ chiÕn l−îc th−êng ®−îc x©y dùng, sau khi c¸c hÖ thèng th«ng tin møc t¸c nghiÖp c¬ b¶n ®−îc x©y dùng vµ ®i vµo ho¹t ®éng. Møc qu¶n lý C¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh - HÖ thèng th«ng tin ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh KÕ ho¹ch chiÕn l−îc - HÖ thèng dù b¸o dµi h¹n - HÖ thèng th«ng tin ng©n quü - HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý vèn b»ng tiÒn ChiÕn thuËt - HÖ thèng th«ng tin dù to¸n vèn - HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý ®Çu t− - HÖ thèng sæ c¸i - HÖ thèng tµi s¶n cè ®Þnh - HÖ thèng xö lý lÖnh b¸n hµng - HÖ thèng ph¶i thu cña kh¸ch - ng−êi mua T¸c nghiÖp - HÖ thèng ph¶i tr¶ cho kh¸ch - ng−êi b¸n - HÖ thèng xö lý ®¬n mua hµng - HÖ thèng theo dâi hµng tån kho - HÖ thèng l−¬ng Ba møc cña hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh C¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh møc t¸c nghiÖp cung cÊp c¸c th«ng tin ®Çu ra cã tÝnh thñ tôc, lÆp l¹i cÇn cho mäi doanh nghiÖp. Th«ng tin ®Çu ra cã thÓ lµ c¸c phiÕu tr¶ l−¬ng, sÐc thanh to¸n víi nhµ cung cÊp, ho¸ ®¬n b¸n hµng cho kh¸ch, ®¬n mua hµng, b¸o c¸o c¸c hµng tån kho vµ c¸c mÉu biÓu, b¸o c¸o th«ng th−êng kh¸c. C¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh møc t¸c nghiÖp cã ®Æc tr−ng lµ h−íng nghiÖp vô. Chóng tËp trung vµo viÖc xö lý c¸c nghiÖp vô tµi chÝnh, nh»m cung cÊp c¸c th«ng tin tµi chÝnh cÇn thiÕt. VËy nªn, c¸c hÖ thèng
th«ng tin tµi chÝnh møc t¸c nghiÖp th−êng ®−îc gäi lµ c¸c hÖ thèng th«ng tin xö lý nghiÖp vô CHøNG Tõ PhiÕu kÕ to¸n Bót to¸n ®Þnh kú Bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng Bót to¸n ph©n bæ tù ®éng sè liÖu Ph©n hÖ Sè liÖu chuyÓn tõ chuyÓn c¸c ph©n ®Õn c¸c KÕ to¸n hÖ kh¸c ph©n hÖ tæng hîp sang kh¸c B¸o c¸o B¸o c¸o tµi chÝnh Sæ s¸ch kÕ to¸n B¸o c¸o thuÕ Ph©n hÖ kÕ to¸n tæng hîp trong mèi liªn kÕt víi c¸c ph©n hÖ kh¸c 3.1. C¸c hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n Cã thÓ nãi, h¹t nh©n cña hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh t¸c nghiÖp lµ hÖ thèng kÕ to¸n. Mét hÖ thèng kÕ to¸n tù ®éng ho¸ bao gåm mét lo¹t c¸c m« ®un ch−¬ng tr×nh hay cßn gäi lµ c¸c ph©n hÖ kÕ to¸n, ®−îc sö dông mét c¸ch ®éc lËp hoÆc theo kiÓu tÝch hîp. §ã lµ nh÷ng ph©n hÖ ®iÓn h×nh nh−: - KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn. - KÕ to¸n b¸n hµng vµ c«ng nî ph¶i thu - KÕ to¸n mua hµng vµ c«ng nî ph¶i tr¶ - KÕ to¸n hµng tån kho - KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh - KÕ to¸n chi phÝ gi¸ thµnh - KÕ to¸n tæng hîp
Khi c¸c ph©n hÖ kÕ to¸n tù ®éng ho¸ nµy ®−îc tÝnh hîp víi nhau th× mçi ph©n hÖ sÏ nhËn d÷ liÖu ®Çu vµo tõ c¸c ph©n hÖ kh¸c, ®ång thêi mçi ph©n hÖ còng thùc hiÖn chøc n¨ng cung cÊp th«ng tin ®Çu ra cho c¸c ph©n hÖ kh¸c (xem h×nh vÏ trªn) 3.1.1. C¸c chu tr×nh nghiÖp vô trong hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n C¸c giao C¸c sù kiÖn dÞch kinh tÕ Chu tr×nh Chu tr×nh Chu tr×nh Chu tr×nh cung cÊp tiªu thô s¶n xuÊt tµi chÝnh Chu tr×nh tµi chÝnh B¸o c¸o tµi chÝnh NghiÖp vô lµ nh÷ng sù kiÖn hoÆc sù viÖc diÔn ra trong ho¹t ®éng kinh doanh mµ nã lµm thay ®æi t×nh h×nh tµi chÝnh hoÆc sè lêi l·i thu vÒ. C¸c nghiÖp vô ®−îc ghi l¹i trong sæ nhËt ký vµ sau ®ã ®−îc chuyÓn vµo sæ c¸i. Mét chu tr×nh nghiÖp vô ®−îc hiÓu lµ chuçi c¸c ho¹t ®éng lÆp ®i lÆp l¹i cña mét doanh nghiÖp ®ang ho¹t ®éng. MÆc dï kh«ng bao giê cã hai tæ chøc doanh nghiÖp gièng nhau hoµn toµn, nh−ng ®a phÇn c¸c tæ chøc ®Òu cã nh÷ng ho¹t ®éng kinh tÕ c¬ b¶n nh− nhau. C¸c ho¹t ®éng nµy sÏ lµm ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô vµ chóng cã thÓ ®−îc xÕp vµo bèn nhãm chu tr×nh nghiÖp vô ®iÓn h×nh cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nh− sau:
- Chu tr×nh tiªu thô: Gåm nh÷ng sù kiÖn liªn quan ®Õn ho¹t ®éng b¸n hµng ho¸ vµ dÞch vô tíi c¸c tæ chøc vµ ®èi t−îng kh¸c, vËn chuyÓn hµng, nh÷ng kho¶n ph¶i thu vµ nh÷ng kho¶n thu. - Chu tr×nh cung cÊp: Gåm nh÷ng sù kiÖn liªn quan ®Õn ho¹t ®éng mua hµng ho¸, dÞch vô tõ c¸c tæ chøc vµ ®èi t−îng kh¸c, nh÷ng kho¶n ph¶i tr¶ vµ thanh to¸n. - Chu tr×nh s¶n xuÊt: Gåm c¸c sù kiÖn liªn quan ®Õn viÖc biÕn ®æi c¸c nguån lùc thµnh hµng ho¸, dÞch vô vµ dù tr÷ kho. - Chu tr×nh tµi chÝnh: Gåm c¸c sù kiÖn liªn quan ®Õn viÖc huy ®éng vµ qu¶n lý c¸c nguån vèn quü vµ dù tr÷ kho. Mçi chu tr×nh nghiÖp vô l¹i gåm mét hoÆc nhiÒu hÖ thèng øng dông. Mét hÖ thèng øng dông xö lý nhiÒu nghiÖp vô cã quan hÖ logic víi nhau. A - Chu tr×nh tiªu thô Chøc n¨ng Chu tr×ng tiªu thô ghi chÐp nh÷ng sù kiÖn ph¸t sinh liªn quan ®Õn viÖc t¹o doanh thu. C¸c sù kiÖn kinh tÕ - NhËn ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng. - Giao hµng ho¸ vµ dÞch vô cho kh¸ch hµng. - Yªu cÇu kh¸ch hµng thanh to¸n tiÒn hµng. - NhËn tiÒn thanh to¸n. C¸c hÖ thèng øng dông - HÖ thèng ghi nhËn ®¬n ®Æt hµng - HÖ thèng giao hµng ho¸ vµ dÞch vô - HÖ thèng lËp ho¸ ®¬n b¸n hµng - HÖ thèng thu quü
C¸c chøng tõ - LÖnh b¸n hµng (do bé phËn ghi nhËn ®Æt hµng lËp) - PhiÕu göi hµng (do bé phËn göi hµng lËp) - Ho¸ ®¬n b¸n hµng (do bé phËn lËp ho¸ ®¬n lËp) - PhiÕu thu tiÒn (®èi víi b¸n hµng thu tiÒn ngay) - GiÊy b¸o tr¶ tiÒn do kh¸ch hµng göi tíi (®èi víi b¸n chÞu), x¸c ®Þnh sè tiÒn thanh to¸n cho kho¶n nî nµo - Chøng tõ ghi nhËn hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i hoÆc gi¶m gi¸ hµng b¸n (do bé phËn lËp ho¸ ®¬n b¸n hµng lËp) - B¶ng ph©n tÝch nî theo thêi gian - ph©n tÝch nî kh«ng thu håi ®−îc (do bé phËn b¸n chÞu lËp) vµ chøng tõ ghi sæ - c¨n cø ghi viÖc xo¸ nî khã ®ßi trªn sæ chi tiÕt kh¸ch hµng vµ tµi kho¶n liªn quan trong sæ c¸i (do bé phËn kÕ to¸n lËp) C¸c b¸o c¸o - B¸o c¸o kh¸ch hµng: ®−îc lËp ®Þnh kú hµng th¸ng vµ göi cho kh¸ch hµng, liÖt kª tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo tõng kh¸ch hµng trong th¸ng. - B¸o c¸o ph©n tÝch nî theo thêi gian: ®−îc lËp hµng th¸ng, ph©n tÝch nî cu¶ tõng kh¸ch hµng theo sè ngµy nî theo nh÷ng giíi h¹n nî víi nh÷ng giíi h¹n 30, 60 vµ 90 ngµy. - B¸o c¸o nhËn tiÒn: liÖt kª toµn bé tiÒn vµ c¸c sÐc nhËn ®−îc trong ngµy. - Ba nhËt ký ®Æc biÖt: nhËt ký b¸n hµng, nhËt ký gi¶m gi¸ hµng b¸n vµ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i vµ nhËt ký thu tiÒn. - Mét sæ chi tiÕt ph¶i thu kh¸ch hµng: theo dâi chi tiÕt cho tõng kh¸ch hµng. B - Chu tr×nh cung cÊp Chøc n¨ng Chu tr×nh cung cÊp ghi chÐp nh÷ng sù kiÖn ph¸t sinh liªn quan ®Õn mua hµng hay dÞch vô.
C¸c sù kiÖn kinh tÕ - Yªu cÇu ®Æt hµng hay dÞch vô cÇn thiÕt - NhËn hµng hay dÞch vô - X¸c ®Þnh nghÜa vô thanh to¸n víi nhµ cung cÊp - §¬n vÞ tiÕn hµnh thanh to¸n theo ho¸ ®¬n C¸c hÖ thèng øng dông - HÖ thèng mua hµng - HÖ thèng nhËn hµng - HÖ thèng thanh to¸n theo ho¸ ®¬n - HÖ thèng chi tiÒn C¸c chøng tõ - Yªu cÇu mua hµng (do c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp lËp khi cã nhu cÇu vµ göi ®Õn bé phËn mua hµng) - §¬n ®Æt hµng (do bé phËn mua hµng lËp) - B¸o c¸o nhËn hµng (do bé phËn nhËn hµnglËp) - Chøng tõ thanh to¸n (do bé phËn kÕ to¸n ph¶i tr¶ lËp trªn c¬ së c¸c b¶n sao chøng tõ ®Æt hµng, b¸o c¸o nhËn hµng vµ ho¸ ®¬n cña nhµ cung cÊp, lµm c¬ së cho bé phËn tµi vô ph¸t hµnh sÐc chi tr¶) - SÐc (do bé phËn tµi vô ph¸t hµnh) - Yªu cÇu tr¶ l¹i hµng (do ng−êi mua lËp vµ göi kÌm theo hµng tr¶ l¹i) C¸c b¸o c¸o - B¸o c¸o ho¸ ®¬n ch−a xö lý: liÖt kª c¸c ho¸ ®¬n ch−a ®−îc thanh to¸n vµ tæng sè cña nã theo tõng kh¸ch hµng - B¸o c¸o chøng tõ thanh to¸n: tãm t¾t c¸c chøng tõ ph¶i thanh to¸n theo thêi h¹n thanh to¸n - B¸o c¸o yªu cÇu tiÒn: liÖt kª c¸c chøng tõ thanh to¸n theo ngµy ph¶i
thanh to¸n C¸c sæ s¸ch kÕ to¸n - NhËt ký ghi chÐp chøng tõ thanh to¸n - NhËt ký ghi chÐp sÐc C - Chu tr×nh s¶n xuÊt Chøc n¨ng Chu tr×nh s¶n xuÊt ghi chÐp vµ xö lý c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n liªn quan ®Õn mét sù kiÖn kinh tÕ - sù tiªu thô lao ®éng, vËt liÖu vµ chi phÝ s¶n xuÊt chung ®Ó t¹o ra thµnh phÈm hoÆc dÞch vô C¸c sù kiÖn kinh tÕ - Mua hµng tån kho - B¸n hµng tån kho - ChuyÓn ®æi nguyªn vËt liÖu, lao ®éng vµ chi phÝ s¶n xuÊt kh¸c trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt - ChuyÓn ®æi chi phÝ t¹o thµnh phÈm - Thanh to¸n l−¬ng C¸c hÖ thèng øng dông * HÖ thèng tiÒn l−¬ng Chøc n¨ng: TÝnh to¸n tiÒn l−¬ng ph¶i tr¶ cho nh©n viªn, in sÐc thanh to¸n l−¬ng vµ c¸c nghiÖp vô liªn quan tíi thu nhËp c¸ nh©n. Víi hÖ thèng l−¬ng riªng biÖt cho phÐp thùc hiÖn khÊu trõ c¸c kho¶n ph¶i trõ vµo l−¬ng vµ thuÕ thu nhËp vµ tæng hîp nã trong c¸c b¸o c¸o thu nhËp, ®ång thêi cho phÐp kiÓm so¸t tèt h¬n c¸c nghiÖp vô l−¬ng. Chøng tõ: ThÎ thêi gian (nh©n viªn lµmviÖc theo giê) hoÆc hîp ®ång lao ®éng (®èi víi nh©n viªn h−ëng l−¬ng), thÎ ®Õm s¶n phÈm vµ c¸c bót to¸n kÕ to¸n tÝnh l−¬ng, bót to¸n chi tiÒn khi tiÕn hµnh sÐc thanh to¸n. B¸o c¸o: Ghi chÐp l−¬ng (liÖt kª c¸c nh©n viªn sÏ ®−îc thanh to¸n, tæng
l−¬ng, c¸c kho¶n khÊu trõ vµ tiÒn thùc lÜnh cho mçi nh©n viªn), b¸o c¸o kiÓm tra sÐc ph¸t hµnh vµ b¸o c¸o thu nhËp. Sæ s¸ch: Ghi chÐp l−¬ng (ghi nh÷ng tÝnh to¸n cho tæng l−¬ng, c¸c kho¶n khÊu trõ vµ tiÒn l−¬ng thùc chi). * HÖ thèng hµng tån kho Chøc n¨ng: Duy tr× c¸c ghi chÐp kÕ to¸n vÒ hµng tån kho vµ qu¶n trÞ hµng tån kho (duy tr× møc dù tr÷ tèi −u nh»m tèi thiÓu ho¸ chi phÝ ®Çu t− hµng tån kho mµ vÉn ®¶m b¶o s¶n xuÊt tiÕn hµnh b×nhg th−êng). Chøng tõ: C¸c chøng tõ trong chu tr×nh mua b¸n hµng, yªu cÇu nguyªn vËt liÖu (xuÊt cho s¶n xuÊt). B¸o c¸o: B¸o c¸o t×nh tr¹ng hµng tån kho (liÖt kª tÊt c¶ c¸c lo¹i hµng theo sè l−îng vµ gi¸ trÞ, cã thÓ in hµng ngµy hoÆc hµng tuÇn), b¸o c¸o tham vÊn hµng tån kho (x¸c ®Þnh l−îng t«ng kho bÊt cø lóc nµo), b¸o c¸o hµng cÇn bæ sung (liÖt kª c¸c mÆt hµng tån kho cã møc tån thÊp h¬n ®iÓm bæ sung) vµ b¸o c¸o sè l−îng hµng tån kho (liÖt kª sè l−îng tõng mÆt hµng tån theo sæ s¸ch vµ theo thùc tÕ kiÓm kª) Sæ s¸ch: Sæ chi tiÕt hµng tån kho (ph−¬ng ph¸p kª khai th−êng xuyªn). * HÖ thèng chi phÝ Chøc n¨ng: TÝnh to¸n chi phÝ t¹o thµnh phÈm hoÆc dÞch vô (doanh nghiÖp s¶n xuÊt hoÆc dÞch vô vµ ghi nh÷ng chi phÝ nµy trong c¸c ghi chÐp kÕ to¸n). NgiÖp vô: TËp hîp chi phÝ nguyªn vËt liÖu, nh©n c«ng, chi phÝ s¶n xuÊt chung t¹o s¶n phÈm vµ chi phÝ s¶n xuÊt thµnh gi¸ trÞ s¶n phÈm (nhËp kho thµnh phÈm). Chøng tõ: Yªu cÇu nguyªn vËt liÖu (lËp cho mçi lÖnh s¶n xuÊt), thÎ thêi gian theo c«ng viÖc (ghi sè giê lµm viÖc cña nh©n viªn theo c«ng viÖc nhÊt ®Þnh), thÎ thêi gian (ghi nhËn thêi gian lµm viÖc cña nh©n viªn chØ lµm mét c«ng viÖc hay cho mét bé phËn), lÖnh s¶n xuÊt ®· hoµn thµnh.
B¸o c¸o: C¸clo¹i b¸o c¸o chi phÝ s¶n xuÊt. Sæ s¸ch: Sæ chi tiÕt chi phÝ s¶n phÈm. * HÖ thèng tµi s¶n cè ®Þnh Ch−c n¨ng: Duy tr× ghi chÐp chÝnh x¸c vÒ tÊt c¶ c¸c tµi s¶n khÊu hao, c¸c ghi chÐp th−êng kú hµng n¨m vµ khÊu hao luü kÕ cña tÊt c¶ c¸c tµi s¶n nµy. C¸c kiÓu nghiÖp vô: T¨ng, khÊu hao vµ thanh lý. C¸c chøng tõ: Yªu cÇu mua tµi s¶n, lÖnh s¶n xuÊt tµi s¶n víi yªu cÇu nguyªn vËt liÖu vµ thÎ c«ng viÖc lµm c¬ së tÝnh gi¸ thµnh x©y dùng, chøng tõ ghi sæ ghi bót to¸n khÊu hao, chøng tõ thanh lý TSC§. C¸c b¸o c¸o: B¸o c¸o chi tiÕt TSC§, b¶ng tÝnh khÊu hao TSC§. C¸c sæ s¸ch kÕ to¸n: Sæ chi tiÕt TSC§ D- Chu tr×nh tµi chÝnh Chøc n¨ng: Duy tr× ghi chÐp chÝnh x¸c vÒ tÊt c¶ c¸c sù kiÖn liªn quan ®Õn viÖc huy ®éng vµ qu¶n lý c¸c nguån vèn quü, kÓ c¶ tiÒn mÆt. C¸c sù kiÖn kinh tÕ - Ho¹t ®éng t¨ng vèn tõ chñ doanh nghiÖp ®Çu t− vµ tõ ®i vay - Sö dông vèn ®Ó t¹o c¸c tµi s¶n mµ viÖc sö dông c¸c tµi s¶n sÏ t¹o ra doanh thu. C¸c hÖ thèng øng dông - HÖ thèng thu quü - HÖ thèng chi quü E- Chu tr×nh b¸o c¸o tµi chÝnh Chøc n¨ng: Chu tr×nh b¸o c¸o tµi chÝnh thùc hiÖn b¸o c¸o vÒ c¸c nguån tµi chÝnh vµ c¸c kÕt qu¶ ®¹t ®−îc tõ viÖc sö dông c¸c nguån tµi chÝnh nµy. §©y kh«ng ph¶i lµ mét chu tr×nh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, nã chØ thùc hiÖn viÖc thu thËp d÷
liÖu kÕ to¸n vµ d÷ liÖu vÒ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp tõ c¸c chu tr×nh nghiÖp vô kh¸c vµ sö lý d÷ liÖu thu ®−îc thµnh d¹ng mµ tõ ®ã cã thÓ t¹o ra c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. C¸c hÖ thèng øng dông - HÖ thèng sæ c¸i - HÖ thèng b¸o c¸o tµi chÝnh. 3.1.2. Xö lý nghiÖp vô kÕ to¸n C«ng viÖc ®Çu tiªn cña hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n lµ x¸c ®Þnh c¸c nghiÖp vô cÇn ®−îc xö bëi hÖ thèng. Mäi trao ®æi tµi chÝnh víi c¸c ®èi t¸c, ®Òu cÇn ®−îc ph¶n ¸nh trong c¸c b¸o c¸o tµib chÝnh cña doanh nghiÖp. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n cña tæ chøc doanh nghiÖp cã nhiÖm vô xö lý nh÷ng nghiÖp vô tiÒn tÖ kiÓu nµy còng nh− c¸c nghiÖp vô kinh tÕ x¶y ra néi bé trong doanh nghiÖp nh− xuÊt nguyªn vËt liÖu, t− liÖu s¶n xuÊt tõ kho cho s¶n xuÊt, tÝnh khÊu hao... Xö lý nghiÖp vô bao gåm nhiÒu thao t¸c ®a d¹ng mµ mét tæ chøc cÇn thùc hiÖn nh»m trî gióp cho c¸c ho¹t ®éng nghiÖp vô hµng ngµy. H×nh vÏ sau ®©y lµ s¬ ®å dßng d÷ liÖu logic cña c¸c dßng d÷ liÖu nghiÖp vô trong mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt ®iÓn h×nh, trong ®ã mçi h×nh ch÷ nhËt m« t¶ mét kiÓu thùc thÓ- cã thÓ lµ mét kh¸ch hµng, mét nhµ cung cÊp hay mét nh©n viªn. Mçi h×nh trßn m« t¶ mét tiÕn tr×nh- cßn gäi lµ mét hÖ thèng øng dông- bao gåm c¸c ho¹t ®éng cã quan hÖ mËt thiÕt víi nhau. Nh− vËy, mçi hÖ thèng øng dông xö lý c¸c nghiÖp vô cã quan hÖ logic víi nhau. Mçi mòi tªn m« t¶ mét dßng d÷ liÖu nghiÖp vô tõ mét thùc thÓ/ hay mét hÖ thèng øng dông ®Õn mét thùc thÓ/ hay mét hÖ thèng øng dông kh¸c. C¸c dßng nghiÖp vô nµy tån t¹i trong c¶ hai hÖ thèng kÕ to¸n thñ c«ng vµ kÕ to¸n tù ®éng ho¸. 1. §¬n ®Æt hµng: kh¸ch hµng göi ®¬n ®Æt hµng tíi bé phËn b¸n hµng(®iÒn trªn giÊy hoa hoÆc gäi ®iÖn tho¹i). Bé phËn b¸n hµng ph¶i xö lý ®¬n ®Æt hµng thµnh nh÷ng d÷ liÖu cÇn thiÕt ®Ó hæ trî cho c¸c kh©u tiÕp theo ë nh−ng bé phËn liªn quan kh¸c.
2. LÖnh b¸n hµng ®· ®−îc chÊp thuËn cña bé phËn b¸n chÞu: Bé phËn b¸n hµng th−êng sÏ ®−îc göi mét liªn quan cña lÖnh b¸n hµng cho kh¸ch hµng, kh¼ng ®Þnh ®¬n ®Æt hµng ®· ®ù¬c tiÕp nhËn vµ ®ang trong qu¸ tr×nh xö lý. 3. LÖnh b¸n hµng ch−a xö lý: Bé phËn b¸n hµng göi lÖnh b¸n hµng ch−a xö lý tíi bé phËn nhËn hãa ®¬n. Trªn c¬ s¬ lÖnh b¸n hµng vµ phiÕu göi hµng do bé phËn göi hµng göi tíi, bé phËn lËp hãa ®¬n sÏ tiÕn hµnh lËp hãa ®¬n b¸n hµng, gi¸ b¸n bao gåm c¶ phÝ vËn chuyÓn, b¶o hiÓm vµ c¸c th«ng tin liªn quan. 4. Hãa ®¬n b¸n hµng: hÖ thèng lËp hãa ®¬n b¸n hµng göi mét liªn hãa ®¬n b¸n hµng cho kh¸ch hµng ®Î x¸c ®Þnh ssã tiÒn vµ thêi h¹n thanh to¸n. Th−êng th× hoÊ ®¬n b¸n hµng chØ ®ùoc lËp, khi bé phËn hãa ®¬n nhËn ®· nhËn ®ùoc 1 liªn phiÕu göi hµng cña bé phËn göi hµng. 5. Hãa ®¬n b¸n hµng: bé phËn lËp hãa ®¬n b¸n hµng göi 1 liªn hãa ®¬n b¸n hµng ®Õn bé phËn kÕ to¸n ph¶i thu cña kh¸ch. Bé phËn nµy cã nhiÖm vô duy tr× c¬ së dò liÖu vÒ kh¸ch hµng vµ cËp nhËt c¸c hãa ®¬n b¸n hµng nh»m ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô liªn quan. 6. GiÊy b¸o vÒ t×nh h×nh c«ng nî cßn ph¶i thu cña kh¸ch: ®Þnh kú, hÖ thèng kÕ to¸n ph¶i thu ph¶i göi c¸c giÊy b¸o vÒ t×nh h×nh c«ng nî cßn ph¶i tr¶ cho tæ chøc doanh nghiÖp cua mæi kh¸ch hµng. 7. LÖnh b¸n hµng: Bé phËn b¸n hµng còng göi cho kho 1 liªn lÖnh b¸n hµng lµm c¨n cø xuÊt hµng, trong ®ã m« t¶ râ kh¸ch hµng ®Æt mÆt hµng g×, bao giê giao hµng vµ giao ë ®©u. 8. §¬n ®Æt hÊngnr xuÊt: tõ ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch cã thÓ n¶y sinh nhu cÇu göi cho bé phËn s¶n xuÊt mét ®¬n ®Æt hµng s¶n xuÊt, nÕu mÆt hµng kh¸ch ®Æt kh«ng cßn trong kho hoÆc ®· hÕt. 9. §¬n ®Æt hang s¶n xuÊt: tïy t×nh h×nh tæ chøc cña bé phËn s¶n xuÊt ®¬n ®Æt hµng s¶n xuÊt do bé phËn b¸n hµng lËp cã thÓ göi cho bé phËn kÕ ho¹c s¶n xuÊt. 10. PhiÕu göi hµng: sau khi hµng ®−îc ®ãng göi ®i cho kh¸ch hµng, bé phËn vËn chuyÓn sÏ göi 1 liªn phiÕu göi hµng cho bé phËn lËp hãa ®¬n, trong
®ã m« t¶ chi tiÕt hµng ®−îc ®ãng ®i, cho phÐp hoµn thiÖn chÝnh x¸c qu¸ tr×nh lËp hãa ®¬n b¸n hµng. 11. Hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho: hµng cÇn ®ãng cho khachsex ®−îc göi tõ kho tíi bé phËn giao hµng. 12. PhiÕu giao nép thµnh phÈm: thµnh phÈm ®−îc chuyÓn tõ bä phËn s¶n xuÊt tíi kho. 13. §¬n ®Æt hµng s¶n xuÊt: tïy c¸ch thøc tæ chøc cña c¸c hÖ thèng øng dông, cã thÓ chØnh bé phËn kho theo dâi t×nh h×nh dù tr÷ hµng trong kho vµ trong tr−ßng hîp ®ã, mét ®¬n ®Æt hµng s¶n xuÊt sÏ ®−îc göi tíi bé phËn s¶n xuÊt hay bé phËn lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ®Î bæ sung thµng phÈm vµo kho. 14. PhiÕu göi hµng cïng hµng hãa göi cho ng−êi mua: Bé phËn giao hµng lËp phiÕu göi hµng ®Î ghi nhËn c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn viÖc göi hµng cho ng−êi mua nh− chñng lo¹i hµng hãa, sè l−îng thùc xuÊt vµ c¸c th«ng tin kh¸c vµ 1 liªn cho kh¸c hµng, lµm c¬ s¬ nhËn hµng.
11 22 Göi 31 NhËn XuÊt/NhËp hµng hµng kho 7 24 19 12 13 1 Kh¸ch 20 B¸n 17 Mua S¶n xuÊt 8 Nhµ hµng hµng hµng 2 cung cÊp 18 9 15 23 25 16 3 10 21 LËp 4 KÕ to¸n KÕ to¸n LËp lÞch hãa ®¬n l−¬ng ph¶i tr¶ s¶n xuÊt 27 28 5 Nh©n viªn 6 30 KÕ to¸n Ghi sæ ph¶i thu kÕ to¸n 29 26 H×nh 1.4. S¬ ®å dßng d÷ liÖu nghiÖp vô trong mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt s¶n phÈm
15. KÕ ho¹ch s¶n xuÊt: bé phËn lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt göi kÕ ho¹c s¶n xuÊt tíi bé phËn s¶n xuÊt. KÕ ho¹ch nµy ®−îc dïng ®Ó ñy quyÒn vµ lµm c¬ së kiÓm so¸t cña bé ph©n s¶n xuÊt. 16. B¸o c¸o vÒ t×nh h×nh s¶n xuÊt: ®−îc göi tõ bé ph¹n s¶n xuÊt tíi bé phËn kÕ ho¹ch, trªn c¬ së ®ã bé phËn s¶n xuÊt cã thÓ ®−îc xem xÐt vµ söa ®æi l¹i. 17. Yªu cµu mua hµng hãa hoÆc dÞch vô: bé phËn sane xuÊt göi yªu cÇu hµng hãa hoÆc dÞch vô tíi bé phËn mua hµng. Bé phËn nµy chÞu tr¸ch nhiÖm xem xÐt vµ lËp ®¬n ®Æt hµng cho nhµ cung cÊp. 18. B¶ng chÊm c«ng, phiÕu giao nép s¶n phÈm: bé phËn s¶n xuÊt göi b¶ng chÊm c«ng, phaiªó giao nép s¶n phÈm cho bé phËn kÕ to¸n l−¬ng, phô vô viÖc tÝnh l−¬ng cho c«ng nh©n viªn vµ lòy kÕ chi phÝ s¶n xuÊt. 19. §¬n ®Æt hµng cña tæ chøc: bé phËn mua hµng giö mét b¶n sao ®¬n ®Æt hµng cho bé phËn nhËn hµng. Tµi kliÖu nµy ñy quyÒn nhË hµng cho bé phËn nhËn hµng. 20. §¬n ®Æt hang cña tæ chø: bé phËn mua hang göi ®¬n ®Æt mua hµng tíi nhµ cung cÊp, gåm c¸c th«ng tin liªn quan tíi hµng hãa co nhu cÇu ®Æt mua nh− tªn, lo¹i hµng,sè l−în,gi¸ c¶ mong muèn, ngµy nhË hµng, ®iÒu kiÖn giao hµng. 21. §¬n ®Æt mua hµng: bä phËn mua hµng göi b¶n sao ®¬n ®Æt mua hµngtíi bé phËn kÕ to¸n ph¶i tr¶ lam c¬ së thanh to¸n víi nhµ cung cÊp. 22. PhiÕu göi hµng cïng hµng hãa do nhµ cung cÊp göi tíi: bé phËn nhËn hµng tiÕp nhË hµng hãa cïng phiÕu göi hang do nhµ cung cÊp göi ®Õn vµ tiÕn hµnh so s¸nh sè l−îng, chÊt l−îng hµng hãa nhË ®−îc víi sè l−îng trªn ®¬n ®Æt mua hµng vµ sau ®ã lËp b¸o c¸o nhËn hµng. 23. Hãa ®¬n b¸n hµng cña nhµ cung cÊp: nhµ cung cÊp göi hãa ®¬n b¸n hµng cho ®¬n vÞ ®Ó lam c¬ së thanh to¸n víi nhµ cung cÊp. C¸c hãa ®¬n nµy cÇn kiÓm tra l¹i ë bé phËn kÕ to¸n ph¶i tr¶ ng−êi b¸n. 24. B¸o c¸o nhËn hµng : bé phËn nhËn hµng göi b¸o c¸o nhËn hµng cho
kÕ to¸n ph¶i tr¶, x¸c nhËn ®· nhËn ®ñ hµng nh− ®· ®Æt trong ®¬n ®Æt hµng. 25. Thanh to¸n víi nhµ cung cÊp:kÕ to¸n ph¶i tr¶ thùc hiÖn thanh to¸n cho nhµ cung cÊp. 26. B¸o c¸o chi tiÒn, ghi nhËn thanh to¸n víi nhµ cung cÊp:®−îc göi cho bé phËn kÕ to¸n lµm c¬ së ghi sæ kÕ to¸n. 27. xÐt thanh to¸n l−¬ng cho nh©n viªn:bé phËn kÕ to¸n l−¬ng göi sec thanh to¸n l−¬ng vµ c¸c kÕt qu¶ liªn quan cho c«ng nh©n viªn. 28. B¶ng thanh to¸n l−¬ng :bé phËn kÕ to¸n l−¬ng göi b¶ng thanh to¸n l−¬ng tíi bé phËn kÕ to¸n, lµm c¬ së ghi sæ kÕ to¸n nghiÖp vô thanh to¸n l−¬ng cho c«ng nh©n viªn. 29. sÐc thanh to¸n kÌm giÊy b¸o tr¶ tiÒn cña ng−êi mua: th−êng kÌm víi sÐc thanh to¸n cña ng−êi mua lµ giÊy b¸o tr¶ tiÒn, x¸c ®Þnh sè tiÒn liªn quan thanh to¸n cho kho¶n nî g×, t¹o thuËn lîi cho viÖc theo dâi c«ng nî cña kÕ to¸n tæ chøc. 30. b¸o c¸o nhËn tiÒn kÌm theo giÊy b¸o tr¶ tiÒn cña ng−êi mua: ®−îc göi cho bé phËn kÕ to¸n lµm c¬ së ghi sæ kÕ to¸n. 31. b¸o c¸o nhËn hµng cïng hµng ®Æt mua: bé phËn nhËn hµng göi 2 liªn b¸o c¸o nhËn hµng cïng hµng nhËp mua tíi kho. sau khi nhËp kho hµng hãa kho kÝ nhËn vµ b¸o c¸o nhËn hµng vµ göi 1 liªn cho bé phËn theo dâi thanh to¸n. 3.2 HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n tù ®éng hãa 3.2.1. Giíi thiÖu chung tin häc hãa hÖ thèng kÕ to¸n trong c¸c tæ chøc lín thùc sù b¾t ®Çu tõ nh÷ng n¨m 50 vµ 60, nh»m sö lÝ 1 l−îng khæng lå c¸c nghiÖp vô tµi chÝnh vµ ®Õn nh÷ng n¨m 80 th× phæ biÕn c¶ trong c¸c tæ chøc nhá. C«ng nghÖ th«ng tin ®−îc øng dông trong hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n, nh»m biÕn ®æi d÷ liªu kÕ to¸n thµnh ng÷ng th«ng tin tµi chÝnh kÕ to¸n cÇn cho qu¸ tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ. Lµ 1 hÖ thèng phô thuéc hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ cña doanh nghiÖp,
hÖ th«ng tin kÕ to¸n dùa trªn m¸y tÝnh gåm ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè cÇn cã cña mét hÖ thèng th«ng tin hiÖn ®¹i:phÇn cøng(MT§Tvµ c¸c thiÕt bÞ m¹ng), phÇn mÒm (hÖ ®iÒu hµnh, phÇn mÒm qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu vµ phÇn mÒm kÕ to¸n ), c¸c thñ tôc (tæ chøc vµ qu¶n trÞ c¸c ho¹t ®éng xö lÝ th«ng tin nh− thiÕt kÕ vµ triÓn khai ch−¬ng tr×nh, duy tr× phÇn cøng vµ phÇn mÒm vµ qu¶n lÝ chøc n¨ng c¸c nhiÖm vô),c¸c tÖp d÷ liªu nghiÖp vô kÕ to¸n vµ con ng−êi. TÊt c¶ c¸c yÕu tè nµy ®−îc tÝch hîp víi nhau, d−íi quyÒn chñ ®éng tuyÖt ®èi cña con ng−êi, ®Ó ®¸p øng môc tiªu tån t¹i cña hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n lµ cung cÊp th«ng tinvÒ c¸c ho¹t ®éng hµng ngµy, nh÷ng th«ng tin cho phÐp kiÓm so¸t ®−îc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. 3.2.2. PhÇn mÒm kÕ to¸n Víi phÇn mÒm kÕ to¸n, 1 hÖ thèng c¸c ch−¬ng tr×nh ®Ó duy tr× sæ s¸ch kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh, ng−êi ta cã thÓ ghi chÐp c¸c nhiÖm vô, duy tr× c¸c sè d− tµi kho¶n vµ chuÈn bÞ ra b¸o c¸o vµ th«ng b¸o vÒ tµi chÝnh. Cã nhiÒu phÇn mÒm kÕ to¸n kh¸c nhau ®−îc øng dông trong c«ng t¸c kÕ to¸n ë c¸c tæ chøc kinh tÕ víi nh÷ng h×nh th¸i së h÷u, h×nh thøc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanhvµ c¸c h×nh thøc kÕ to¸n kh¸c nhau. ViÖc lùa chän 1 phÇn mÒm kÕ to¸n thÝch hîp cÇn dùa theo nhu cÇu, hoµn c¶nh vµ ®Æc ®iÓm cña tæ chøc doanh nghiÖp. Mçi phÇn mÒm kÕ to¸n chñ yÕu phï hîp víi mét lo¹i h×nh tæ chøc doanh nghiÖp nhÊt ®Þnh, chóng hÇu hÕt ®−îc viÕt b»ng 1 ng«n ng÷ c¬ së d÷ liÖu víi mét bé c¸c thñ tôc ch−¬ng tr×nh c¬ së, ®¶m b¶o c¸c chøc n¨ng xö lÝ c¬ b¶n nhÊt cña c«ng t¸c kÕ to¸n.víi 1 giao diÖn hái ®¸p ®¬n gi¶n vµ th©n thiÖn, c¸c kÕ to¸n viªn cã thÓ thùc hiÖn c«ng viÖc cña m×nh 1 c¸ch nhanh chãng vµ hiÖu qu¶ b»ng c¸ch sö dông bµn phÝm nh− 1 thiÕt bÞ vµo chuÈn, kÕt hîp víi con chuét mµ kh«ng ®ßi hái 1 kÜ n¨ng lËp tr×nh hay kiÕn thøc ®Æc biÖt g× vÒ hÖ thèng c¶. B¶n th©n c¸c phÇn mÒm kÕ to¸n th−êng ®−îc x©y dùng rÊt mÒm dÎo vµ linh ho¹t, cho phÐp ng−êi sö dông"vËn dông" mét c¸ch linh ho¹t ®Ó phôc vô hiÖu qu¶ nhÊt cho c«ng t¸c kÕ to¸n víi ®Æc thï riªng cña mçi tæ chøc doanh
nghiÖp. nãi c¸ch kh¸c, c¸c phÇn mÒm ch−¬ng tr×nh kÕ to¸n hiÖn nay ®ñ mÒm dÎo ®Ó cã thÓ " may ®o" l¹i cho phï hîp víi tõng tæ chøc víi quy m« vµ ph¹m vi kh¸c nhau. víi ch−¬ng tr×nh kÕ to¸n viÕt s½n, c«ng viÖc cña ng−êi kÕ to¸n viªn chØ cßn lµ ®¬n gi¶n nh− sau: In b¸o c¸o kÕ NhËp sè liÖu to¸n qu¶n trÞ hoÆc In b¸o c¸o kÕ Thùc hiÖn thao to¸n qu¶n trÞ vµ NhËp sè liÖu t¸c cuèi kú b¸o c¸o kÕ to¸n tµi chÝnh 3.2.3.Giíi thiÖu mét sè phÇn mÒm kÕ to¸n. PhÇn mÒm kÕ to¸n n−íc ngoµi. Microsoft Microsoft Money, QuickBook Lµ nh÷ng phÇn mÒm dµnh cho kÕ to¸n mét ng−êi, gi¸ kho¶ng $100. Solomon Solomon IV, Sirius, MAS90 Lµ c¸c phÇn mÒm dµnh cho kÕ to¸n doanh nghiÖp víi quy m« nhá ®Õn võa. Sun Sun Account Lµ phÇn mÒm kÕ to¸n dïng trong ngµnh c«ng nghiÖp chÕ t¹o. AccPac. AccPac. Acc Lµ phÇn mÒm kÕ to¸n cña dµnh cho kÕ to¸n doanh nghiÖp lín, gi¸ kho¶ng $20000 - $30000. Bªn c¹nh nh÷ng phÇn mÒm nµy lµ v« sè c¸c phÇn mÒm tµi chÝnh kÕ to¸n cña nh÷ng c«ng ty kh¸c nhau trªn thÕ giíi, trong ®ã cã nh÷ng phÇn mÒm kh¸ chuyªn biÖt: - PhÇn mÒm kÕ to¸n qu¶n trÞ vµ tµi chÝnh cña Argos phôc vô c¸c yªu Argos cÇu cña nh÷ng ngµnh c«ng nghiÖp ®Æc thï.