Hệ thống thông tin tài chính: Chương 16 [Chuẩn SEO]

PhÇn IV PhÇn IV PhÇn IV PhÇn IV

C¸c hÖ thèng th«ng tin phôc vô C¸c hÖ thèng th«ng tin phôc vô C¸c hÖ thèng th«ng tin phôc vô C¸c hÖ thèng th«ng tin phôc vô

qu¶n lý doanh nghiÖp doanh nghiÖp qu¶n lý doanh nghiÖp doanh nghiÖp qu¶n lý qu¶n lý *

Ch−¬ng XVI HÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh

§1. Kh¸i qu¸t vÒ th«ng tin tµi chÝnh.

C¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh lµ nh÷ng hÖ thèng th«ng tin cÇn thiÕt

cho mäi tæ chøc doanh nghiÖp. Còng nh− c¸c hÖ thèng th«ng tin kh¸c, c¸c hÖ

thèng th«ng tin tµi chÝnh cã thÓ ®−îc xÕp thµnh ba møc: t¸c nghiÖp, chiÕn l−îc

vµ s¸ch l−îc. HTTT mçi møc sö dông d÷ liÖu cã phÇn kh¸c nhau vÒ b¶n chÊt.

VÒ nguyªn t¾c c¸c hÖ thèng th«ng tin nµy ®−îc c¸c nh©n viªn ë c¸c møc kh¸c

nhau trong mét doanh nghiÖp sö dông vµ chóng hç trî c¸c quyÕt ®Þnh ë

nh÷ng møc kh¸c nhau. Thùc chÊt kh«ng cã sù t¸ch biÖt tuyÖt ®èi gi÷a ba møc

cña c¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh, mµ chóng hîp thµnh mét chuçi liªn

hoµn, m« t¶ qu¸ tr×nh liªn tôc c¸c ho¹t ®éng x¶y ra trong doanh nghiÖp.

Cã rÊt nhiÒu phÇn mÒm hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh ®−îc x©y dùng ®Ó

hç trî c«ng t¸c qu¶n trÞ tµi chÝnh doanh nghiÖp. Trong sè ®ã cã nh÷ng phÇn

mÒm ®−îc sö dông cho nhiÒu lÜnh vùc chøc n¨ng kh¸c nhau nh−:

• PhÇn mÒm b¶ng tÝnh.

• PhÇn mÒm thèng kª.

• PhÇn mÒm qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu.

Bªn c¹nh ®ã lµ nh÷ng phÇn mÒm chuyªn dïng cho chøc n¨ng qu¶n trÞ

tµi chÝnh nh−:

• PhÇn mÒm qu¶n lý ng©n quü.

• PhÇn mÒm qu¶n lý vèn.

• PhÇn mÒm ph©n tÝch c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh.

• PhÇn mÒm qu¶n trÞ ®Çu t−.

• PhÇn mÒm m« h×nh hãa.

• PhÇn mÒm tù do.

Mét qu¶n trÞ viªn tµi chÝnh, dï cña mét tæ chøc quèc tÕ lín hay chØ lµ

mét phßng ban nhá cña mét tæ chøc doang nghiÖp, ®Òu cã chøc n¨ng ra quyÕt

®Þnh tµi chÝnh. §ã cã thÓ lµ c¸c quyÕt ®Þnh liªn quan ®Õn nh÷ng vÊn ®Ò sau:

- Nªn mua mét thiÕt bÞ míi hay nªn thuª thiÕt bÞ cho mçi chu k× ba n¨m?

-SÏ chi bao nhiªu ng©n quü cho kho¶n môc ®iÖn tho¹i thay v× chi phÝ ®i l¹i?

- Cã bao nhiªu tiÒn nhµn rçi trong c¸c thêi ®iÓm kh¸c nhau trong c¸c

n¨m? Sè tiÒn ®ã d· ®−îc dÇu t− cã hiÖu qu¶ ch−a?

- L−îng tiÒn cã trong mçi th¸ng cã ®ñ ®Ó trang tr¶i c¸c chi phÝ b»ng tiÒn

dù trï trong th¸ng kh«ng?

- LiÖu cã nªn ®Çu t− tiÒn ®Ó mua s¾m thiÕt bÞ m¸y tÝnh míi hay nªn ®Ó

kinh doanh?

- Cã cho phÐp mét kh¸ch hµng nhÊt ®Þnh nµo ®ã mua chÞu mét kho¶n

tiÒn lín kh«ng?

§Ó cã thÓ ra ®−îc c¸c quyÕt ®Þnh tµi chÝnh kiÓu nh− trªn ho¹c t−¬ng tù,

ng−êi qu¶n trÞ cÇn cã hiÓu biÕt vÒ c¸c hÖ thèng kÕ to¸n tµi chÝnh c¬ b¶n cã

trong c¸c phÇn lín c¸c tæ chøc kinh tÕ. C¸c nhµ qu¶n trÞ còng cÇn hiÓu râ c¸c

hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n, trong ®ã cã chøa c¸c hÖ thèng kÕ to¸n tµi chÝnh, cã

2. Chøc n¨ng qu¶n trÞ tµi chÝnh.

2.1. C¸c chøc n¨ng c¬ b¶n qu¶n trÞ tµi chÝnh.

thÓb trî gióp hä trong qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh tµi chÝnh.

Chøc n¨ng qu¶n trÞ tµi chÝnh trong mét doanh nghiÖp bao gåm hµng lo¹t

c¸c nhiÖm vô quan träng sau:

- KiÓm so¸t vµ ph©n tÝch ®iÒu kiÖn tµi chÝnh cña doanh nghiÖp.

- Qu¶n trÞ c¸c hÖ thèng kÕ to¸n, chuÈn bÞ c¸c b¶n kª vµ b¸o c¸o tµi

chÝnh.

- Qu¶n trÞ qu¸ tr×nh lËp ng©n s¸ch, dù to¸n vèn.

- Qu¶n trÞ c«ng nî kh¸ch hµng.

- TÝnh vµ chi tr¶ l−¬ng, qu¶n lý quü l−¬ng, tµi s¶n, thuÕ hµng hãa vµ c¸c

lo¹i thuÕ kh¸c.

- Qu¶n trÞ b¶o hiÓm thÝch ®¸ng cho c«ng nh©n viªn vµ tµi s¶n cña doanh

nghiÖp.

- Hç trî qu¸ tr×nh kiÓm to¸n nh»m ®¶m b¶o chÝnh x¸c cña th«ng tin tµi

chÝnh vµ b¶o vÖ ®−îc vèn ®Çu t−.

- Qu¶n lý tµi s¶n cè ®Þnh, quü l−¬ng h−u vµ c¸c kho¶n ®Çu t− kh¸c.

- §¸nh gi¸ c¸c kho¶n ®Çu t− míi vµ kh¶ n¨ng huy ®éng vèn cho c¸c

kho¶n ®Çu t− ®ã.

2.2. C¸c hÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n trÞ tµi chÝnh.

- Qu¶n lý dßng tiÒn cña doanh nghiÖp.

Qu¶n lý tµi chÝnh ®ãng vai trß rÊt quan träng ®ãi víi c¸c doanh nghiÖp

v× vËy c¸c nhµ qu¶n trÞ tµi chÝnh rÊt cÇn ®Õn nhwngx hÖ thèng th«ng tin cã kh¶

n¨ng cung cÊp nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c, kÞp thêi vµ phï hîp nh»m hç trî hä

hoµn thµnh c«ng viÖc chøc n¨ng cña m×nh.

C¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh bao gåm c¸c th«ng tin tµi chÝnh t¸c

nghiÖp nh−: hÖ thèng tµi s¶n cè ®Þnh, hÖ thèng c«ng nî ph¶i thu cña kh¸ch, hÖ

thèng c«ng nî ph¶i tr¶ ng−êi b¸n, hÖ thèng xö lý ®¬n hµng, hÖ thèng mua

hµng, hÖ thèng hµng tån kho, hÖ thèng thanh to¸n l−¬ng. Bªn c¹nh ®ã lµ c¸c

hÖ thèng th«ng tin hç trî cho qu¸ tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh s¸ch l−îc vµ chiÕn

l−îc nh−: hÖ thèng ng©n s¸ch, hÖ thèng qu¶n lý vèn, hÖ thèng lËp ng©n s¸ch

vèn, hÖ thèng ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh, hÖ thèng qu¶n trÞ ®Çu t− vµ hÖ

thèng dù b¸o.

3. HÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh t¸c nghiÖp

Th«ng th−êng, c¸c hÖ thèng ®−îc tù ®éng hãa ®Çu tiªn trong mét tæ

chøc doanh nghiÖp lµ hÖ thèng kÕ to¸n møc t¸c nghiÖp. C¸c hÖ th«ngg th«ng

tin tµi chÝnh phôc vô qu¶n lý møc s¸ch l−îc vµ chiÕn l−îc th−êng ®−îc x©y

dùng, sau khi c¸c hÖ thèng th«ng tin møc t¸c nghiÖp c¬ b¶n ®−îc x©y dùng vµ

®i vµo ho¹t ®éng.

Møc qu¶n lý C¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh

- HÖ thèng th«ng tin ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh KÕ ho¹ch chiÕn l−îc - HÖ thèng dù b¸o dµi h¹n

- HÖ thèng th«ng tin ng©n quü

- HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý vèn b»ng tiÒn ChiÕn thuËt - HÖ thèng th«ng tin dù to¸n vèn

- HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý ®Çu t−

- HÖ thèng sæ c¸i

- HÖ thèng tµi s¶n cè ®Þnh

- HÖ thèng xö lý lÖnh b¸n hµng

- HÖ thèng ph¶i thu cña kh¸ch - ng−êi mua T¸c nghiÖp - HÖ thèng ph¶i tr¶ cho kh¸ch - ng−êi b¸n

- HÖ thèng xö lý ®¬n mua hµng

- HÖ thèng theo dâi hµng tån kho

- HÖ thèng l−¬ng

Ba møc cña hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh

C¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh møc t¸c nghiÖp cung cÊp c¸c th«ng tin

®Çu ra cã tÝnh thñ tôc, lÆp l¹i cÇn cho mäi doanh nghiÖp. Th«ng tin ®Çu ra cã

thÓ lµ c¸c phiÕu tr¶ l−¬ng, sÐc thanh to¸n víi nhµ cung cÊp, ho¸ ®¬n b¸n hµng

cho kh¸ch, ®¬n mua hµng, b¸o c¸o c¸c hµng tån kho vµ c¸c mÉu biÓu, b¸o c¸o

th«ng th−êng kh¸c. C¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh møc t¸c nghiÖp cã ®Æc

tr−ng lµ h−íng nghiÖp vô. Chóng tËp trung vµo viÖc xö lý c¸c nghiÖp vô tµi

chÝnh, nh»m cung cÊp c¸c th«ng tin tµi chÝnh cÇn thiÕt. VËy nªn, c¸c hÖ thèng

th«ng tin tµi chÝnh møc t¸c nghiÖp th−êng ®−îc gäi lµ c¸c hÖ thèng th«ng tin

xö lý nghiÖp vô

CHøNG Tõ

Ph©n hÖ

KÕ to¸n tæng hîp

sè liÖu chuyÓn tõ c¸c ph©n hÖ kh¸c sang

Sè liÖu chuyÓn ®Õn c¸c ph©n hÖ kh¸c

PhiÕu kÕ to¸n Bót to¸n ®Þnh kú Bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng Bót to¸n ph©n bæ tù ®éng

B¸o c¸o

B¸o c¸o tµi chÝnh Sæ s¸ch kÕ to¸n B¸o c¸o thuÕ

3.1. C¸c hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n

Ph©n hÖ kÕ to¸n tæng hîp trong mèi liªn kÕt víi c¸c ph©n hÖ kh¸c

Cã thÓ nãi, h¹t nh©n cña hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh t¸c nghiÖp lµ hÖ

thèng kÕ to¸n. Mét hÖ thèng kÕ to¸n tù ®éng ho¸ bao gåm mét lo¹t c¸c m«

®un ch−¬ng tr×nh hay cßn gäi lµ c¸c ph©n hÖ kÕ to¸n, ®−îc sö dông mét c¸ch

®éc lËp hoÆc theo kiÓu tÝch hîp. §ã lµ nh÷ng ph©n hÖ ®iÓn h×nh nh−:

- KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn.

- KÕ to¸n b¸n hµng vµ c«ng nî ph¶i thu

- KÕ to¸n mua hµng vµ c«ng nî ph¶i tr¶

- KÕ to¸n hµng tån kho

- KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh

- KÕ to¸n chi phÝ gi¸ thµnh

- KÕ to¸n tæng hîp

Khi c¸c ph©n hÖ kÕ to¸n tù ®éng ho¸ nµy ®−îc tÝnh hîp víi nhau th× mçi

ph©n hÖ sÏ nhËn d÷ liÖu ®Çu vµo tõ c¸c ph©n hÖ kh¸c, ®ång thêi mçi ph©n hÖ

còng thùc hiÖn chøc n¨ng cung cÊp th«ng tin ®Çu ra cho c¸c ph©n hÖ kh¸c

3.1.1. C¸c chu tr×nh nghiÖp vô trong hÖ thèng

th«ng tin kÕ to¸n

C¸c giao dÞch

C¸c sù kiÖn kinh tÕ

Chu tr×nh cung cÊp

Chu tr×nh tiªu thô

Chu tr×nh s¶n xuÊt

Chu tr×nh tµi chÝnh

B¸o c¸o tµi chÝnh

(xem h×nh vÏ trªn)

NghiÖp vô lµ nh÷ng sù kiÖn hoÆc sù viÖc diÔn ra trong ho¹t ®éng kinh

doanh mµ nã lµm thay ®æi t×nh h×nh tµi chÝnh hoÆc sè lêi l·i thu vÒ. C¸c

nghiÖp vô ®−îc ghi l¹i trong sæ nhËt ký vµ sau ®ã ®−îc chuyÓn vµo sæ c¸i.

Mét chu tr×nh nghiÖp vô ®−îc hiÓu lµ chuçi c¸c ho¹t ®éng lÆp ®i lÆp l¹i

cña mét doanh nghiÖp ®ang ho¹t ®éng. MÆc dï kh«ng bao giê cã hai tæ chøc

doanh nghiÖp gièng nhau hoµn toµn, nh−ng ®a phÇn c¸c tæ chøc ®Òu cã nh÷ng

ho¹t ®éng kinh tÕ c¬ b¶n nh− nhau. C¸c ho¹t ®éng nµy sÏ lµm ph¸t sinh c¸c

nghiÖp vô vµ chóng cã thÓ ®−îc xÕp vµo bèn nhãm chu tr×nh nghiÖp vô ®iÓn

h×nh cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nh− sau:

- Chu tr×nh tiªu thô: Gåm nh÷ng sù kiÖn liªn quan ®Õn ho¹t ®éng b¸n

hµng ho¸ vµ dÞch vô tíi c¸c tæ chøc vµ ®èi t−îng kh¸c, vËn chuyÓn hµng,

nh÷ng kho¶n ph¶i thu vµ nh÷ng kho¶n thu.

- Chu tr×nh cung cÊp: Gåm nh÷ng sù kiÖn liªn quan ®Õn ho¹t ®éng

mua hµng ho¸, dÞch vô tõ c¸c tæ chøc vµ ®èi t−îng kh¸c, nh÷ng kho¶n ph¶i tr¶

vµ thanh to¸n.

- Chu tr×nh s¶n xuÊt: Gåm c¸c sù kiÖn liªn quan ®Õn viÖc biÕn ®æi c¸c

nguån lùc thµnh hµng ho¸, dÞch vô vµ dù tr÷ kho.

- Chu tr×nh tµi chÝnh: Gåm c¸c sù kiÖn liªn quan ®Õn viÖc huy ®éng vµ

qu¶n lý c¸c nguån vèn quü vµ dù tr÷ kho.

Mçi chu tr×nh nghiÖp vô l¹i gåm mét hoÆc nhiÒu hÖ thèng øng dông.

Mét hÖ thèng øng dông xö lý nhiÒu nghiÖp vô cã quan hÖ logic víi nhau.

A - Chu tr×nh tiªu thô

Chøc n¨ng

Chu tr×ng tiªu thô ghi chÐp nh÷ng sù kiÖn ph¸t sinh liªn quan ®Õn viÖc

t¹o doanh thu.

C¸c sù kiÖn kinh tÕ

- NhËn ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng.

- Giao hµng ho¸ vµ dÞch vô cho kh¸ch hµng.

- Yªu cÇu kh¸ch hµng thanh to¸n tiÒn hµng.

- NhËn tiÒn thanh to¸n.

C¸c hÖ thèng øng dông

- HÖ thèng ghi nhËn ®¬n ®Æt hµng

- HÖ thèng giao hµng ho¸ vµ dÞch vô

- HÖ thèng lËp ho¸ ®¬n b¸n hµng

- HÖ thèng thu quü

C¸c chøng tõ

- LÖnh b¸n hµng (do bé phËn ghi nhËn ®Æt hµng lËp)

- PhiÕu göi hµng (do bé phËn göi hµng lËp)

- Ho¸ ®¬n b¸n hµng (do bé phËn lËp ho¸ ®¬n lËp)

- PhiÕu thu tiÒn (®èi víi b¸n hµng thu tiÒn ngay)

- GiÊy b¸o tr¶ tiÒn do kh¸ch hµng göi tíi (®èi víi b¸n chÞu), x¸c ®Þnh sè

tiÒn thanh to¸n cho kho¶n nî nµo

- Chøng tõ ghi nhËn hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i hoÆc gi¶m gi¸ hµng b¸n (do bé

phËn lËp ho¸ ®¬n b¸n hµng lËp)

- B¶ng ph©n tÝch nî theo thêi gian - ph©n tÝch nî kh«ng thu håi ®−îc (do

bé phËn b¸n chÞu lËp) vµ chøng tõ ghi sæ - c¨n cø ghi viÖc xo¸ nî khã ®ßi trªn sæ

chi tiÕt kh¸ch hµng vµ tµi kho¶n liªn quan trong sæ c¸i (do bé phËn kÕ to¸n lËp)

C¸c b¸o c¸o

- B¸o c¸o kh¸ch hµng: ®−îc lËp ®Þnh kú hµng th¸ng vµ göi cho kh¸ch hµng,

liÖt kª tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo tõng kh¸ch hµng trong th¸ng.

- B¸o c¸o ph©n tÝch nî theo thêi gian: ®−îc lËp hµng th¸ng, ph©n tÝch nî

cu¶ tõng kh¸ch hµng theo sè ngµy nî theo nh÷ng giíi h¹n nî víi nh÷ng giíi

h¹n 30, 60 vµ 90 ngµy.

- B¸o c¸o nhËn tiÒn: liÖt kª toµn bé tiÒn vµ c¸c sÐc nhËn ®−îc trong ngµy.

- Ba nhËt ký ®Æc biÖt: nhËt ký b¸n hµng, nhËt ký gi¶m gi¸ hµng b¸n vµ

hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i vµ nhËt ký thu tiÒn.

- Mét sæ chi tiÕt ph¶i thu kh¸ch hµng: theo dâi chi tiÕt cho tõng kh¸ch

hµng.

B - Chu tr×nh cung cÊp

Chøc n¨ng

Chu tr×nh cung cÊp ghi chÐp nh÷ng sù kiÖn ph¸t sinh liªn quan ®Õn mua

hµng hay dÞch vô.

C¸c sù kiÖn kinh tÕ

- Yªu cÇu ®Æt hµng hay dÞch vô cÇn thiÕt

- NhËn hµng hay dÞch vô

- X¸c ®Þnh nghÜa vô thanh to¸n víi nhµ cung cÊp

- §¬n vÞ tiÕn hµnh thanh to¸n theo ho¸ ®¬n

C¸c hÖ thèng øng dông

- HÖ thèng mua hµng

- HÖ thèng nhËn hµng

- HÖ thèng thanh to¸n theo ho¸ ®¬n

- HÖ thèng chi tiÒn

C¸c chøng tõ

- Yªu cÇu mua hµng (do c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp lËp khi cã nhu

cÇu vµ göi ®Õn bé phËn mua hµng)

- §¬n ®Æt hµng (do bé phËn mua hµng lËp)

- B¸o c¸o nhËn hµng (do bé phËn nhËn hµnglËp)

- Chøng tõ thanh to¸n (do bé phËn kÕ to¸n ph¶i tr¶ lËp trªn c¬ së c¸c

b¶n sao chøng tõ ®Æt hµng, b¸o c¸o nhËn hµng vµ ho¸ ®¬n cña nhµ cung cÊp,

lµm c¬ së cho bé phËn tµi vô ph¸t hµnh sÐc chi tr¶)

- SÐc (do bé phËn tµi vô ph¸t hµnh)

- Yªu cÇu tr¶ l¹i hµng (do ng−êi mua lËp vµ göi kÌm theo hµng tr¶ l¹i)

C¸c b¸o c¸o

- B¸o c¸o ho¸ ®¬n ch−a xö lý: liÖt kª c¸c ho¸ ®¬n ch−a ®−îc thanh to¸n

vµ tæng sè cña nã theo tõng kh¸ch hµng

- B¸o c¸o chøng tõ thanh to¸n: tãm t¾t c¸c chøng tõ ph¶i thanh to¸n theo

thêi h¹n thanh to¸n

- B¸o c¸o yªu cÇu tiÒn: liÖt kª c¸c chøng tõ thanh to¸n theo ngµy ph¶i

thanh to¸n

C¸c sæ s¸ch kÕ to¸n

- NhËt ký ghi chÐp chøng tõ thanh to¸n

- NhËt ký ghi chÐp sÐc

C - Chu tr×nh s¶n xuÊt

Chøc n¨ng

Chu tr×nh s¶n xuÊt ghi chÐp vµ xö lý c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n liªn quan

®Õn mét sù kiÖn kinh tÕ - sù tiªu thô lao ®éng, vËt liÖu vµ chi phÝ s¶n xuÊt

chung ®Ó t¹o ra thµnh phÈm hoÆc dÞch vô

C¸c sù kiÖn kinh tÕ

- Mua hµng tån kho

- B¸n hµng tån kho

- ChuyÓn ®æi nguyªn vËt liÖu, lao ®éng vµ chi phÝ s¶n xuÊt kh¸c trong

qu¸ tr×nh s¶n xuÊt

- ChuyÓn ®æi chi phÝ t¹o thµnh phÈm

- Thanh to¸n l−¬ng

C¸c hÖ thèng øng dông

* HÖ thèng tiÒn l−¬ng

Chøc n¨ng: TÝnh to¸n tiÒn l−¬ng ph¶i tr¶ cho nh©n viªn, in sÐc thanh

to¸n l−¬ng vµ c¸c nghiÖp vô liªn quan tíi thu nhËp c¸ nh©n. Víi hÖ thèng

l−¬ng riªng biÖt cho phÐp thùc hiÖn khÊu trõ c¸c kho¶n ph¶i trõ vµo l−¬ng vµ

thuÕ thu nhËp vµ tæng hîp nã trong c¸c b¸o c¸o thu nhËp, ®ång thêi cho phÐp

kiÓm so¸t tèt h¬n c¸c nghiÖp vô l−¬ng.

Chøng tõ: ThÎ thêi gian (nh©n viªn lµmviÖc theo giê) hoÆc hîp ®ång lao

®éng (®èi víi nh©n viªn h−ëng l−¬ng), thÎ ®Õm s¶n phÈm vµ c¸c bót to¸n kÕ

to¸n tÝnh l−¬ng, bót to¸n chi tiÒn khi tiÕn hµnh sÐc thanh to¸n.

B¸o c¸o: Ghi chÐp l−¬ng (liÖt kª c¸c nh©n viªn sÏ ®−îc thanh to¸n, tæng

l−¬ng, c¸c kho¶n khÊu trõ vµ tiÒn thùc lÜnh cho mçi nh©n viªn), b¸o c¸o kiÓm

tra sÐc ph¸t hµnh vµ b¸o c¸o thu nhËp.

Sæ s¸ch: Ghi chÐp l−¬ng (ghi nh÷ng tÝnh to¸n cho tæng l−¬ng, c¸c kho¶n

khÊu trõ vµ tiÒn l−¬ng thùc chi).

* HÖ thèng hµng tån kho

Chøc n¨ng: Duy tr× c¸c ghi chÐp kÕ to¸n vÒ hµng tån kho vµ qu¶n trÞ

hµng tån kho (duy tr× møc dù tr÷ tèi −u nh»m tèi thiÓu ho¸ chi phÝ ®Çu t− hµng

tån kho mµ vÉn ®¶m b¶o s¶n xuÊt tiÕn hµnh b×nhg th−êng).

Chøng tõ: C¸c chøng tõ trong chu tr×nh mua b¸n hµng, yªu cÇu nguyªn

vËt liÖu (xuÊt cho s¶n xuÊt).

B¸o c¸o: B¸o c¸o t×nh tr¹ng hµng tån kho (liÖt kª tÊt c¶ c¸c lo¹i hµng

theo sè l−îng vµ gi¸ trÞ, cã thÓ in hµng ngµy hoÆc hµng tuÇn), b¸o c¸o tham

vÊn hµng tån kho (x¸c ®Þnh l−îng t«ng kho bÊt cø lóc nµo), b¸o c¸o hµng cÇn

bæ sung (liÖt kª c¸c mÆt hµng tån kho cã møc tån thÊp h¬n ®iÓm bæ sung) vµ

b¸o c¸o sè l−îng hµng tån kho (liÖt kª sè l−îng tõng mÆt hµng tån theo sæ

s¸ch vµ theo thùc tÕ kiÓm kª)

Sæ s¸ch: Sæ chi tiÕt hµng tån kho (ph−¬ng ph¸p kª khai th−êng xuyªn).

* HÖ thèng chi phÝ

Chøc n¨ng: TÝnh to¸n chi phÝ t¹o thµnh phÈm hoÆc dÞch vô (doanh

nghiÖp s¶n xuÊt hoÆc dÞch vô vµ ghi nh÷ng chi phÝ nµy trong c¸c ghi chÐp kÕ

to¸n).

NgiÖp vô: TËp hîp chi phÝ nguyªn vËt liÖu, nh©n c«ng, chi phÝ s¶n xuÊt

chung t¹o s¶n phÈm vµ chi phÝ s¶n xuÊt thµnh gi¸ trÞ s¶n phÈm (nhËp kho

thµnh phÈm).

Chøng tõ: Yªu cÇu nguyªn vËt liÖu (lËp cho mçi lÖnh s¶n xuÊt), thÎ thêi

gian theo c«ng viÖc (ghi sè giê lµm viÖc cña nh©n viªn theo c«ng viÖc nhÊt

®Þnh), thÎ thêi gian (ghi nhËn thêi gian lµm viÖc cña nh©n viªn chØ lµm mét

c«ng viÖc hay cho mét bé phËn), lÖnh s¶n xuÊt ®· hoµn thµnh.

B¸o c¸o: C¸clo¹i b¸o c¸o chi phÝ s¶n xuÊt.

Sæ s¸ch: Sæ chi tiÕt chi phÝ s¶n phÈm.

* HÖ thèng tµi s¶n cè ®Þnh

Ch−c n¨ng: Duy tr× ghi chÐp chÝnh x¸c vÒ tÊt c¶ c¸c tµi s¶n khÊu hao, c¸c

ghi chÐp th−êng kú hµng n¨m vµ khÊu hao luü kÕ cña tÊt c¶ c¸c tµi s¶n nµy.

C¸c kiÓu nghiÖp vô: T¨ng, khÊu hao vµ thanh lý.

C¸c chøng tõ: Yªu cÇu mua tµi s¶n, lÖnh s¶n xuÊt tµi s¶n víi yªu cÇu

nguyªn vËt liÖu vµ thÎ c«ng viÖc lµm c¬ së tÝnh gi¸ thµnh x©y dùng, chøng tõ

ghi sæ ghi bót to¸n khÊu hao, chøng tõ thanh lý TSC§.

C¸c b¸o c¸o: B¸o c¸o chi tiÕt TSC§, b¶ng tÝnh khÊu hao TSC§.

C¸c sæ s¸ch kÕ to¸n: Sæ chi tiÕt TSC§

D- Chu tr×nh tµi chÝnh

Chøc n¨ng: Duy tr× ghi chÐp chÝnh x¸c vÒ tÊt c¶ c¸c sù kiÖn liªn quan

®Õn viÖc huy ®éng vµ qu¶n lý c¸c nguån vèn quü, kÓ c¶ tiÒn mÆt.

C¸c sù kiÖn kinh tÕ

- Ho¹t ®éng t¨ng vèn tõ chñ doanh nghiÖp ®Çu t− vµ tõ ®i vay

- Sö dông vèn ®Ó t¹o c¸c tµi s¶n mµ viÖc sö dông c¸c tµi s¶n sÏ t¹o ra

doanh thu.

C¸c hÖ thèng øng dông

- HÖ thèng thu quü

- HÖ thèng chi quü

E- Chu tr×nh b¸o c¸o tµi chÝnh

Chøc n¨ng:

Chu tr×nh b¸o c¸o tµi chÝnh thùc hiÖn b¸o c¸o vÒ c¸c nguån tµi chÝnh vµ

c¸c kÕt qu¶ ®¹t ®−îc tõ viÖc sö dông c¸c nguån tµi chÝnh nµy. §©y kh«ng ph¶i

lµ mét chu tr×nh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, nã chØ thùc hiÖn viÖc thu thËp d÷

liÖu kÕ to¸n vµ d÷ liÖu vÒ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp tõ c¸c chu tr×nh nghiÖp

vô kh¸c vµ sö lý d÷ liÖu thu ®−îc thµnh d¹ng mµ tõ ®ã cã thÓ t¹o ra c¸c b¸o

c¸o tµi chÝnh.

C¸c hÖ thèng øng dông

- HÖ thèng sæ c¸i

3.1.2. Xö lý nghiÖp vô kÕ to¸n

- HÖ thèng b¸o c¸o tµi chÝnh.

C«ng viÖc ®Çu tiªn cña hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n lµ x¸c ®Þnh c¸c

nghiÖp vô cÇn ®−îc xö bëi hÖ thèng. Mäi trao ®æi tµi chÝnh víi c¸c ®èi t¸c,

®Òu cÇn ®−îc ph¶n ¸nh trong c¸c b¸o c¸o tµib chÝnh cña doanh nghiÖp. HÖ

thèng th«ng tin kÕ to¸n cña tæ chøc doanh nghiÖp cã nhiÖm vô xö lý nh÷ng

nghiÖp vô tiÒn tÖ kiÓu nµy còng nh− c¸c nghiÖp vô kinh tÕ x¶y ra néi bé trong

doanh nghiÖp nh− xuÊt nguyªn vËt liÖu, t− liÖu s¶n xuÊt tõ kho cho s¶n xuÊt,

tÝnh khÊu hao...

Xö lý nghiÖp vô bao gåm nhiÒu thao t¸c ®a d¹ng mµ mét tæ chøc cÇn

thùc hiÖn nh»m trî gióp cho c¸c ho¹t ®éng nghiÖp vô hµng ngµy. H×nh vÏ sau

®©y lµ s¬ ®å dßng d÷ liÖu logic cña c¸c dßng d÷ liÖu nghiÖp vô trong mét

doanh nghiÖp s¶n xuÊt ®iÓn h×nh, trong ®ã mçi h×nh ch÷ nhËt m« t¶ mét kiÓu

thùc thÓ- cã thÓ lµ mét kh¸ch hµng, mét nhµ cung cÊp hay mét nh©n viªn. Mçi

h×nh trßn m« t¶ mét tiÕn tr×nh- cßn gäi lµ mét hÖ thèng øng dông- bao gåm

c¸c ho¹t ®éng cã quan hÖ mËt thiÕt víi nhau. Nh− vËy, mçi hÖ thèng øng dông

xö lý c¸c nghiÖp vô cã quan hÖ logic víi nhau. Mçi mòi tªn m« t¶ mét dßng

d÷ liÖu nghiÖp vô tõ mét thùc thÓ/ hay mét hÖ thèng øng dông ®Õn mét thùc

thÓ/ hay mét hÖ thèng øng dông kh¸c. C¸c dßng nghiÖp vô nµy tån t¹i trong c¶

hai hÖ thèng kÕ to¸n thñ c«ng vµ kÕ to¸n tù ®éng ho¸.

1. §¬n ®Æt hµng: kh¸ch hµng göi ®¬n ®Æt hµng tíi bé phËn b¸n

hµng(®iÒn trªn giÊy hoa hoÆc gäi ®iÖn tho¹i). Bé phËn b¸n hµng ph¶i xö lý ®¬n

®Æt hµng thµnh nh÷ng d÷ liÖu cÇn thiÕt ®Ó hæ trî cho c¸c kh©u tiÕp theo ë

nh−ng bé phËn liªn quan kh¸c.

2. LÖnh b¸n hµng ®· ®−îc chÊp thuËn cña bé phËn b¸n chÞu: Bé phËn b¸n

hµng th−êng sÏ ®−îc göi mét liªn quan cña lÖnh b¸n hµng cho kh¸ch hµng,

kh¼ng ®Þnh ®¬n ®Æt hµng ®· ®ù¬c tiÕp nhËn vµ ®ang trong qu¸ tr×nh xö lý.

3. LÖnh b¸n hµng ch−a xö lý: Bé phËn b¸n hµng göi lÖnh b¸n hµng ch−a

xö lý tíi bé phËn nhËn hãa ®¬n. Trªn c¬ s¬ lÖnh b¸n hµng vµ phiÕu göi hµng do

bé phËn göi hµng göi tíi, bé phËn lËp hãa ®¬n sÏ tiÕn hµnh lËp hãa ®¬n b¸n

hµng, gi¸ b¸n bao gåm c¶ phÝ vËn chuyÓn, b¶o hiÓm vµ c¸c th«ng tin liªn quan.

4. Hãa ®¬n b¸n hµng: hÖ thèng lËp hãa ®¬n b¸n hµng göi mét liªn hãa

®¬n b¸n hµng cho kh¸ch hµng ®Î x¸c ®Þnh ssã tiÒn vµ thêi h¹n thanh to¸n.

Th−êng th× hoÊ ®¬n b¸n hµng chØ ®ùoc lËp, khi bé phËn hãa ®¬n nhËn ®· nhËn

®ùoc 1 liªn phiÕu göi hµng cña bé phËn göi hµng.

5. Hãa ®¬n b¸n hµng: bé phËn lËp hãa ®¬n b¸n hµng göi 1 liªn hãa ®¬n

b¸n hµng ®Õn bé phËn kÕ to¸n ph¶i thu cña kh¸ch. Bé phËn nµy cã nhiÖm vô

duy tr× c¬ së dò liÖu vÒ kh¸ch hµng vµ cËp nhËt c¸c hãa ®¬n b¸n hµng nh»m

ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô liªn quan.

6. GiÊy b¸o vÒ t×nh h×nh c«ng nî cßn ph¶i thu cña kh¸ch: ®Þnh kú, hÖ

thèng kÕ to¸n ph¶i thu ph¶i göi c¸c giÊy b¸o vÒ t×nh h×nh c«ng nî cßn ph¶i tr¶

cho tæ chøc doanh nghiÖp cua mæi kh¸ch hµng.

7. LÖnh b¸n hµng: Bé phËn b¸n hµng còng göi cho kho 1 liªn lÖnh b¸n

hµng lµm c¨n cø xuÊt hµng, trong ®ã m« t¶ râ kh¸ch hµng ®Æt mÆt hµng g×, bao

giê giao hµng vµ giao ë ®©u.

8. §¬n ®Æt hÊngnr xuÊt: tõ ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch cã thÓ n¶y sinh nhu

cÇu göi cho bé phËn s¶n xuÊt mét ®¬n ®Æt hµng s¶n xuÊt, nÕu mÆt hµng kh¸ch

®Æt kh«ng cßn trong kho hoÆc ®· hÕt.

9. §¬n ®Æt hang s¶n xuÊt: tïy t×nh h×nh tæ chøc cña bé phËn s¶n xuÊt

®¬n ®Æt hµng s¶n xuÊt do bé phËn b¸n hµng lËp cã thÓ göi cho bé phËn kÕ ho¹c

s¶n xuÊt.

10. PhiÕu göi hµng: sau khi hµng ®−îc ®ãng göi ®i cho kh¸ch hµng, bé

phËn vËn chuyÓn sÏ göi 1 liªn phiÕu göi hµng cho bé phËn lËp hãa ®¬n, trong

®ã m« t¶ chi tiÕt hµng ®−îc ®ãng ®i, cho phÐp hoµn thiÖn chÝnh x¸c qu¸ tr×nh

lËp hãa ®¬n b¸n hµng.

11. Hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho: hµng cÇn ®ãng cho khachsex ®−îc

göi tõ kho tíi bé phËn giao hµng.

12. PhiÕu giao nép thµnh phÈm: thµnh phÈm ®−îc chuyÓn tõ bä phËn s¶n

xuÊt tíi kho.

13. §¬n ®Æt hµng s¶n xuÊt: tïy c¸ch thøc tæ chøc cña c¸c hÖ thèng øng

dông, cã thÓ chØnh bé phËn kho theo dâi t×nh h×nh dù tr÷ hµng trong kho vµ

trong tr−ßng hîp ®ã, mét ®¬n ®Æt hµng s¶n xuÊt sÏ ®−îc göi tíi bé phËn s¶n

xuÊt hay bé phËn lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ®Î bæ sung thµng phÈm vµo kho.

14. PhiÕu göi hµng cïng hµng hãa göi cho ng−êi mua: Bé phËn giao

hµng lËp phiÕu göi hµng ®Î ghi nhËn c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn viÖc göi hµng

cho ng−êi mua nh− chñng lo¹i hµng hãa, sè l−îng thùc xuÊt vµ c¸c th«ng tin

kh¸c vµ 1 liªn cho kh¸c hµng, lµm c¬ s¬ nhËn hµng.

11

22

31 Göi hµng

NhËn hµng

XuÊt/NhËp kho

7

24

19

12

13

1

20

17 S¶n xuÊt

8 Kh¸ch hµng

B¸n hµng

Mua hµng

2

18

9

15

16

3

10

21 Nhµ cung cÊp 23 25

4 LËp hãa ®¬n

KÕ to¸n l−¬ng

KÕ to¸n ph¶i tr¶

LËp lÞch s¶n xuÊt

27

28

5 Nh©n viªn

6

30 KÕ to¸n ph¶i thu

Ghi sæ kÕ to¸n

29

26

H×nh 1.4. S¬ ®å dßng d÷ liÖu nghiÖp vô trong mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt s¶n phÈm

15. KÕ ho¹ch s¶n xuÊt: bé phËn lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt göi kÕ ho¹c s¶n

xuÊt tíi bé phËn s¶n xuÊt. KÕ ho¹ch nµy ®−îc dïng ®Ó ñy quyÒn vµ lµm c¬ së

kiÓm so¸t cña bé ph©n s¶n xuÊt.

16. B¸o c¸o vÒ t×nh h×nh s¶n xuÊt: ®−îc göi tõ bé ph¹n s¶n xuÊt tíi bé phËn

kÕ ho¹ch, trªn c¬ së ®ã bé phËn s¶n xuÊt cã thÓ ®−îc xem xÐt vµ söa ®æi l¹i.

17. Yªu cµu mua hµng hãa hoÆc dÞch vô: bé phËn sane xuÊt göi yªu cÇu

hµng hãa hoÆc dÞch vô tíi bé phËn mua hµng. Bé phËn nµy chÞu tr¸ch nhiÖm

xem xÐt vµ lËp ®¬n ®Æt hµng cho nhµ cung cÊp.

18. B¶ng chÊm c«ng, phiÕu giao nép s¶n phÈm: bé phËn s¶n xuÊt göi

b¶ng chÊm c«ng, phaiªó giao nép s¶n phÈm cho bé phËn kÕ to¸n l−¬ng, phô

vô viÖc tÝnh l−¬ng cho c«ng nh©n viªn vµ lòy kÕ chi phÝ s¶n xuÊt.

19. §¬n ®Æt hµng cña tæ chøc: bé phËn mua hµng giö mét b¶n sao ®¬n

®Æt hµng cho bé phËn nhËn hµng. Tµi kliÖu nµy ñy quyÒn nhË hµng cho bé

phËn nhËn hµng.

20. §¬n ®Æt hang cña tæ chø: bé phËn mua hang göi ®¬n ®Æt mua hµng

tíi nhµ cung cÊp, gåm c¸c th«ng tin liªn quan tíi hµng hãa co nhu cÇu ®Æt

mua nh− tªn, lo¹i hµng,sè l−în,gi¸ c¶ mong muèn, ngµy nhË hµng, ®iÒu kiÖn

giao hµng.

21. §¬n ®Æt mua hµng: bä phËn mua hµng göi b¶n sao ®¬n ®Æt mua

hµngtíi bé phËn kÕ to¸n ph¶i tr¶ lam c¬ së thanh to¸n víi nhµ cung cÊp.

22. PhiÕu göi hµng cïng hµng hãa do nhµ cung cÊp göi tíi: bé phËn

nhËn hµng tiÕp nhË hµng hãa cïng phiÕu göi hang do nhµ cung cÊp göi ®Õn vµ

tiÕn hµnh so s¸nh sè l−îng, chÊt l−îng hµng hãa nhË ®−îc víi sè l−îng trªn

®¬n ®Æt mua hµng vµ sau ®ã lËp b¸o c¸o nhËn hµng.

23. Hãa ®¬n b¸n hµng cña nhµ cung cÊp: nhµ cung cÊp göi hãa ®¬n b¸n

hµng cho ®¬n vÞ ®Ó lam c¬ së thanh to¸n víi nhµ cung cÊp. C¸c hãa ®¬n nµy

cÇn kiÓm tra l¹i ë bé phËn kÕ to¸n ph¶i tr¶ ng−êi b¸n.

24. B¸o c¸o nhËn hµng : bé phËn nhËn hµng göi b¸o c¸o nhËn hµng cho

kÕ to¸n ph¶i tr¶, x¸c nhËn ®· nhËn ®ñ hµng nh− ®· ®Æt trong ®¬n ®Æt hµng.

25. Thanh to¸n víi nhµ cung cÊp:kÕ to¸n ph¶i tr¶ thùc hiÖn thanh to¸n

cho nhµ cung cÊp.

26. B¸o c¸o chi tiÒn, ghi nhËn thanh to¸n víi nhµ cung cÊp:®−îc göi cho

bé phËn kÕ to¸n lµm c¬ së ghi sæ kÕ to¸n.

27. xÐt thanh to¸n l−¬ng cho nh©n viªn:bé phËn kÕ to¸n l−¬ng göi sec

thanh to¸n l−¬ng vµ c¸c kÕt qu¶ liªn quan cho c«ng nh©n viªn.

28. B¶ng thanh to¸n l−¬ng :bé phËn kÕ to¸n l−¬ng göi b¶ng thanh to¸n

l−¬ng tíi bé phËn kÕ to¸n, lµm c¬ së ghi sæ kÕ to¸n nghiÖp vô thanh to¸n

l−¬ng cho c«ng nh©n viªn.

29. sÐc thanh to¸n kÌm giÊy b¸o tr¶ tiÒn cña ng−êi mua: th−êng kÌm víi

sÐc thanh to¸n cña ng−êi mua lµ giÊy b¸o tr¶ tiÒn, x¸c ®Þnh sè tiÒn liªn quan

thanh to¸n cho kho¶n nî g×, t¹o thuËn lîi cho viÖc theo dâi c«ng nî cña kÕ

to¸n tæ chøc.

30. b¸o c¸o nhËn tiÒn kÌm theo giÊy b¸o tr¶ tiÒn cña ng−êi mua: ®−îc

göi cho bé phËn kÕ to¸n lµm c¬ së ghi sæ kÕ to¸n.

31. b¸o c¸o nhËn hµng cïng hµng ®Æt mua: bé phËn nhËn hµng göi 2 liªn

b¸o c¸o nhËn hµng cïng hµng nhËp mua tíi kho. sau khi nhËp kho hµng hãa kho

3.2 HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n tù ®éng hãa

3.2.1. Giíi thiÖu chung

kÝ nhËn vµ b¸o c¸o nhËn hµng vµ göi 1 liªn cho bé phËn theo dâi thanh to¸n.

tin häc hãa hÖ thèng kÕ to¸n trong c¸c tæ chøc lín thùc sù b¾t ®Çu tõ

nh÷ng n¨m 50 vµ 60, nh»m sö lÝ 1 l−îng khæng lå c¸c nghiÖp vô tµi chÝnh vµ

®Õn nh÷ng n¨m 80 th× phæ biÕn c¶ trong c¸c tæ chøc nhá. C«ng nghÖ th«ng tin

®−îc øng dông trong hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n, nh»m biÕn ®æi d÷ liªu kÕ

to¸n thµnh ng÷ng th«ng tin tµi chÝnh kÕ to¸n cÇn cho qu¸ tr×nh ra c¸c quyÕt

®Þnh qu¶n trÞ.

Lµ 1 hÖ thèng phô thuéc hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ cña doanh nghiÖp,

hÖ th«ng tin kÕ to¸n dùa trªn m¸y tÝnh gåm ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè cÇn cã cña mét

hÖ thèng th«ng tin hiÖn ®¹i:phÇn cøng(MT§Tvµ c¸c thiÕt bÞ m¹ng), phÇn mÒm

(hÖ ®iÒu hµnh, phÇn mÒm qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu vµ phÇn mÒm kÕ to¸n ), c¸c

thñ tôc (tæ chøc vµ qu¶n trÞ c¸c ho¹t ®éng xö lÝ th«ng tin nh− thiÕt kÕ vµ triÓn

khai ch−¬ng tr×nh, duy tr× phÇn cøng vµ phÇn mÒm vµ qu¶n lÝ chøc n¨ng c¸c

nhiÖm vô),c¸c tÖp d÷ liªu nghiÖp vô kÕ to¸n vµ con ng−êi. TÊt c¶ c¸c yÕu tè

nµy ®−îc tÝch hîp víi nhau, d−íi quyÒn chñ ®éng tuyÖt ®èi cña con ng−êi, ®Ó

®¸p øng môc tiªu tån t¹i cña hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n lµ cung cÊp th«ng

tinvÒ c¸c ho¹t ®éng hµng ngµy, nh÷ng th«ng tin cho phÐp kiÓm so¸t ®−îc ho¹t

3.2.2. PhÇn mÒm kÕ to¸n

®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp.

Víi phÇn mÒm kÕ to¸n, 1 hÖ thèng c¸c ch−¬ng tr×nh ®Ó duy tr× sæ s¸ch

kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh, ng−êi ta cã thÓ ghi chÐp c¸c nhiÖm vô, duy tr× c¸c sè

d− tµi kho¶n vµ chuÈn bÞ ra b¸o c¸o vµ th«ng b¸o vÒ tµi chÝnh. Cã nhiÒu phÇn

mÒm kÕ to¸n kh¸c nhau ®−îc øng dông trong c«ng t¸c kÕ to¸n ë c¸c tæ chøc

kinh tÕ víi nh÷ng h×nh th¸i së h÷u, h×nh thøc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanhvµ

c¸c h×nh thøc kÕ to¸n kh¸c nhau. ViÖc lùa chän 1 phÇn mÒm kÕ to¸n thÝch

hîp cÇn dùa theo nhu cÇu, hoµn c¶nh vµ ®Æc ®iÓm cña tæ chøc doanh nghiÖp.

Mçi phÇn mÒm kÕ to¸n chñ yÕu phï hîp víi mét lo¹i h×nh tæ chøc

doanh nghiÖp nhÊt ®Þnh, chóng hÇu hÕt ®−îc viÕt b»ng 1 ng«n ng÷ c¬ së d÷

liÖu víi mét bé c¸c thñ tôc ch−¬ng tr×nh c¬ së, ®¶m b¶o c¸c chøc n¨ng xö lÝ c¬

b¶n nhÊt cña c«ng t¸c kÕ to¸n.víi 1 giao diÖn hái ®¸p ®¬n gi¶n vµ th©n thiÖn,

c¸c kÕ to¸n viªn cã thÓ thùc hiÖn c«ng viÖc cña m×nh 1 c¸ch nhanh chãng vµ

hiÖu qu¶ b»ng c¸ch sö dông bµn phÝm nh− 1 thiÕt bÞ vµo chuÈn, kÕt hîp víi

con chuét mµ kh«ng ®ßi hái 1 kÜ n¨ng lËp tr×nh hay kiÕn thøc ®Æc biÖt g× vÒ hÖ

thèng c¶.

B¶n th©n c¸c phÇn mÒm kÕ to¸n th−êng ®−îc x©y dùng rÊt mÒm dÎo vµ

linh ho¹t, cho phÐp ng−êi sö dông"vËn dông" mét c¸ch linh ho¹t ®Ó phôc vô

hiÖu qu¶ nhÊt cho c«ng t¸c kÕ to¸n víi ®Æc thï riªng cña mçi tæ chøc doanh

nghiÖp. nãi c¸ch kh¸c, c¸c phÇn mÒm ch−¬ng tr×nh kÕ to¸n hiÖn nay ®ñ mÒm

dÎo ®Ó cã thÓ " may ®o" l¹i cho phï hîp víi tõng tæ chøc víi quy m« vµ ph¹m

vi kh¸c nhau.

víi ch−¬ng tr×nh kÕ to¸n viÕt s½n, c«ng viÖc cña ng−êi kÕ to¸n viªn chØ

cßn lµ ®¬n gi¶n nh− sau:

NhËp sè liÖu

In b¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ

NhËp sè liÖu

hoÆc

Thùc hiÖn thao t¸c cuèi kú

In b¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ vµ b¸o c¸o kÕ to¸n tµi chÝnh 3.2.3.Giíi thiÖu mét sè phÇn mÒm kÕ to¸n.

PhÇn mÒm kÕ to¸n n−íc ngoµi.

Microsoft Money, QuickBook Microsoft Money, QuickBook Microsoft Money, QuickBook Microsoft Money, QuickBook

Lµ nh÷ng phÇn mÒm dµnh cho kÕ to¸n mét ng−êi, gi¸ kho¶ng $100.

Solomon IV, Sirius, MAS90 Solomon IV, Sirius, MAS90 Solomon IV, Sirius, MAS90 Solomon IV, Sirius, MAS90

Lµ c¸c phÇn mÒm dµnh cho kÕ to¸n doanh nghiÖp víi quy m« nhá ®Õn võa.

Sun Account Sun Account Sun Account Sun Account

Lµ phÇn mÒm kÕ to¸n dïng trong ngµnh c«ng nghiÖp chÕ t¹o.

AccAccAccAccPac.Pac.Pac.Pac.

Lµ phÇn mÒm kÕ to¸n cña dµnh cho kÕ to¸n doanh nghiÖp lín, gi¸

kho¶ng $20000 - $30000.

Bªn c¹nh nh÷ng phÇn mÒm nµy lµ v« sè c¸c phÇn mÒm tµi chÝnh kÕ to¸n

cña nh÷ng c«ng ty kh¸c nhau trªn thÕ giíi, trong ®ã cã nh÷ng phÇn mÒm kh¸

chuyªn biÖt:

- PhÇn mÒm kÕ to¸n qu¶n trÞ vµ tµi chÝnh cña ArgosArgosArgosArgos phôc vô c¸c yªu

cÇu cña nh÷ng ngµnh c«ng nghiÖp ®Æc thï.

- PhÇn mÒm tù ®éng hãa qu¸ tr×nh thu quü cña ARPC.ARPC.ARPC.ARPC.

AZTECH.... - PhÇn mÒm kÕ to¸n tÝch hîp cña AZTECH AZTECH AZTECH

DataPro. - PhÇn mÒm kÕ to¸n vµ th−¬ng m¹i ®iÖn tö cña DataPro. DataPro. DataPro.

- PhÇn mÒm kÕ to¸n vµ b¸n hµng tù ®éng cña DDDDynacomynacomynacomynacom dµnh cho kinh

doanh nhá vµ b¸n lÎ.

- PhÇn mÒm kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ kinh doanh cña Emril.Emril.Emril.Emril.

peachtree, thiÕt kÕ ®Ó ho¹t ®éng - Gi¶i ph¸p phÇn mÒm kÕ to¸n cña eeeepeachtree peachtree peachtree

qua m¹ng.

- C¸c hÖ thèng kÕ to¸n cña eTEK,eTEK,eTEK,eTEK, thÝch hîp cho h×nh thøc kinh doanh

®iÖn tö.

- PhÇn mÒm kÕ to¸n vµ th−¬ng m¹i ®iÖn tö tÝch hîp Accware cña

ICODE. ICODE. ICODE. ICODE.

Industrious - PhÇn mÒm kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ kinh doanh cña Industrious Industrious Industrious

Software Solution dµnh cho c¸c ngµnh c«ng nghiÖp chÕ t¹o, c¸c nhµ ph©n Software Solution Software Solution Software Solution

phèi vµ nhËp khÈu.

JDH Businesss System dµnh cho c¸c nhµ - PhÇn mÒm kÕ to¸n cña JDH Businesss System JDH Businesss System JDH Businesss System

s¶n xuÊt vµ ph©n phèi cì nhá ®Õn võa.

PhÇn mÒm kÕ to¸n ViÖt Nam

Fast Accounting Fast Accounting Fast Accounting Fast Accounting

Lµ s¶n phÈm cña c«ng ty phÇn mÒm tµi chÝnh kÕ to¸n FastFastFastFast, ®−îc

nghiªn cøu vµ ®−a vµo sö dông tõ n¨m 1991 vµ hµng lo¹t c¸c phiªn b¶n sau ®ã

ccounting ®· ra ®êi, nh»m ®¸p øng tèt sù thay ®æi vÒ cña phÇn mÒm Fast AFast AFast AFast Accounting ccounting ccounting

Fast Accounting cã thÓ ®¸p chuÈn mùc trong c«ng t¸c kÕt to¸n. PhÇn mÒm Fast Accounting Fast Accounting Fast Accounting

øng ®−îc nhu cÇu qu¶n lý kÕ to¸n ®a d¹ng vÒ qui m«, lo¹i h×nh kinh doanh vµ

h×nh thøc së h÷u. Víi 3 dßng s¶n phÈm chÝnh: Fast Start (dµnh cho c¸c doanh

nghiÖp nhá), Fast A®vanced (dµnh cho c¸c doanh nghiÖp cã quy m« võa) vµ

Fast Enterprise (dµnh cho c¸c doanh nghiÖp cã quy m« lín), c¸c tæ chøc

doanh nghiÖp ®−îc quyÒn lùa chän s¶n phÈm phÇn mÒm kÕt to¸n sao cho phï

hîp nhÊt víi kh¶ n¨ng tµi chÝnh vµ quy m« häat ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh

doanh cña m×nh.

EffectEffectEffectEffect

Lµ phÇn mÒm trî gióp kÕ to¸n qu¶n trÞ doanh nghiÖp cña trung t©m

phÇn mÒm hç trî doanh nghiÖp BSC, s¶n phÈm ®−îc ®−a vµo sö dông

chÝnh thøc tõ 1997. Effect mang tÝnh ®éng, ®¸p øng yªu cÇu biÕn ®éng

trong kinh doanh cña doanh nghiÖp còng nh− trong qu¶n lý cña nhµ n−íc.

Nã bao gåm tÊt c¶ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n vµ nghiÖp vô kÕ to¸n cÇn thiÕt,

cã kh¶ n¨ng cung cÊp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n, b¸o c¸o qu¶n trÞ vµ c¸c chØ tiªu

tµi chÝnh c¬ b¶n.

KTSKTSKTSKTSYSYSYSYS

Lµ phÇn mÒm kÕ to¸n cña Infobus, sö dông c¸c c«ng cô b¶ng qu¶n trÞ d÷

liÖu ®Ó qu¶n lý nhu cÇu kÕ to¸n. KTSYS ®−îc sö dông nhiÒu n¬i trong n−íc.

Exact Enterprise SQL Exact Enterprise SQL Exact Enterprise SQL Exact Enterprise SQL

Lµ phÇn mÒm kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ cña c«ng ty Exact Software ViÖt Nam

víi c¸c chøc n¨ng vÒ kÕ to¸n, tµi chÝnh, mua b¸n hµng, hãa ®¬n, qu¶n lý kho,

qu¶n lý s¶n xuÊt, kÕ to¸n dù ¸n, qu¶n lý dÞch vô vµ qu¶n lý th«ng tin kh¸ch hµng.

AccNetAccNetAccNetAccNet

Lµ tªn phÇm mÒm kÕ to¸n míi cña L¹c ViÖt - mét c«ng ty tÝch hîp gi¶i

ph¸p (m¹ng, phÇn mÒm hç trî kü thuËt) hµng ®Çu ViÖt Nam. AccNet lµ mét

phÇn mÒm dÔ häc, dÔ sö dông víi ®Çy ®ñ c¸c thµnh phÇn kÕ to¸n c¬ b¶n nh−

qu¶n lý vèn b»ng tiÒn, mua hµng vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶, b¸n hµng vµ c¸c kho¶n

ph¶i thu, kho vµ kÕ to¸n tæng hîp. Bªn c¹nh ®ã, L¹c ViÖt cßn thiÕt kÕ c¸c

phÇn môc thùc hµnh bæ sung nh− tµi s¶n cè ®Þnh, gi¸ thµnh, l−¬ng... theo nhu

cÇu riªng cña tõng ®¬n vÞ.

Nãi chung víi c¸c phiªn b¶n míi nhÊt cña m×nh, c¸c phÇn mÒm kÕ to¸n

ViÖt Nam nãi trªn ®Òu ®· bæ sung nh÷ng nghiÖp vô vÒ thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng vµ

thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp, nh»m ®¸p øng nhu cÇu cÊp thiÕt cña c¸c tæ chøc

3.2.4. Quy tr×nh kÕ to¸n m¸y

doanh nghiÖp trong viÖc ¸p dông lo¹i thuÕ nµy vµo ®Çu n¨m 1999.

Trong hÖ thèng kÕ to¸n tù ®éng, b»ng viÖc sö dông m¸y tÝnh trong

viÖc xö lý c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n, c¸c tµi liÖu gèc ®−îc cËp nhËt vµo m¸y

tÝnh th«ng qua mét thiÕt bÞ nhËp liÖu - th−êng lµ bµn phÝm vµ ®−îc tæ

chøcl−u gi÷ trªn thiÕt bÞ nhí ngoµi ë d¹ng c¸c tÖp tin d÷ liÖu nghiÖp vô

®−îc "chuyÓn sæ" vµo c¸c tÖp sæ c¸i bëi chÝnh ch−¬ng tr×nh m¸y tÝnh. §Þnh

kú, c¸c sæ c¸i sÏ ®−îc xö lý ®Ó lµm c¬ së lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. §èi víi

nh÷ng tæ chøc doanh nghiÖp kh«ng lín l¾m, sæ c¸i vµ c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh

®−îc lªn th¼ng tõ tÖp d÷ liÖu nghiÖp vô mµ kh«ng cÇn ®Õn tÖp sæ c¸i. VÒ c¬

b¶n cã hai chÕ ®é xö lý tÖp d÷ liÖu nghiÖp vô: ChÕ ®é theo l« vµ chÕ dé trùc

tiÕp. Trong chÕ ®é xö lý theo l«, c¸c nghiÖp vô t−¬ng tù nhau ®−îc "bã" vµo

mét tÖp d÷ liÖu nghiÖp vô - t−¬ng ®−¬ng mét sæ nhËt ký trong kÕ to¸n thñ

c«ng. Trªn c¬ së c¸c tÖp d÷ liÖu nghiÖp vô nµy, ch−¬ng tr×nh m¸y tÝnh sÏ

thùc hiÖn viÖc lªn sæ c¸i, phôc vô cho viÖc lªn b¸o c¸o tµi chÝnh. Ng−îc l¹i,

trong chÕ ®é xö lý trùc tiÕp, tÊt c¸c d÷ liÖu nghiÖp vô ®−îc l−u gi÷ trong

mét tÖp d÷ liÖu nghiÖp vô duy nhÊt vµ tõ tÖp nµy, ch−¬ng tr×nh m¸y tÝnh cho

phÐp lªn sæ c¸i vµ c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh, in c¸c b¶ng biÓu cña tõng h×nh

thøc ghi chÐp sæ s¸ch kÕ to¸n theo yªu cÇu cña ng−êi dïng, v× vÒ b¶n chÊt

th× tÊt c¶ c¸c sæ s¸ch kÕ to¸n ®Òu cïng dùa trªn c¸c chøng tõ gèc ban ®Çu.

VÝ dô, nÕu chän h×nh thøc nhËt ký chung th× ch−¬ng tr×nh m¸y tÝnh sÏ cho

phÐp in ra sæ nhËt ký chung vµ sæ c¸i tµi kho¶n; hoÆc nÕu chän h×nh thøc

chøng tõ ghi sæ, chøng tõ ghi sæ vµ sæ c¸i tµi kho¶n. Nh− vËy, kh¸c víi chÕ

®é xö lý theo l«, chÕ ®é xö lý trùc tiÕp kh«ng cÇn ®Õn c¸c sæ nhËt ký, tr−íc

khi thùc hiÖn qu¸ tr×nh chuyÓn sæ.

C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh

LËp chøng tõ

C¸c chøng tõ kÕ to¸n

CËp nhËt chøng tõ vµo m¸y

TÖp sè liÖu chi tiÕt

Tæng hîp sè liÖu cuèi th¸ng

TÖp sè liÖu tæng hîp th¸ng

Liªn b¸o c¸o

B¸o c¸o tµi chÝnh sæ s¸ch kÕ to¸n

3.2.5. ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu kÕ to¸n

Qu¸ tr×nh xö lý nghiÖp vô trong hÖ thèng kÕ to¸n tù ®éng

Trong hÖ thèng kÕ to¸n m¸y, d÷ liÖu kÕ to¸n chñ yÕu ®−îc l−u gi÷ trong

c¸c tÖp tin gåm nhiÒu tr−êng vµ nhiÒu b¶n ghi. Mçi tr−êng øng víi mét thuéc

tÝnh cÇn qu¶n lý cña c¸c ®èi t−îng hay c¸c nghiÖp vô. Mçi mét b¶n ghi m« t¶

c¸c thuéc tÝnh cña mét ®èi t−îng hay mét nghiÖp vô x¸c ®Þnh.

C¸c tÖp tin kÕ to¸n th−êng thuéc vµo mét trong 3 ph¹m trï sau:

- TÖp danh môc tõ ®iÓn: L−u tr÷ c¸c d÷ liÖu liªn quan ®Õn c¸c thuéc

tÝnh cña hÖ thèng, Ýt thay ®æi, ®−îc duy tr× vµ sö dông cho nhiÒu kú kÕ to¸n

nh− danh môc tµi kho¶n kÕ to¸n, danh môc kh¸ch hµng, danh môc vËt t− hµng

hãa hay danh môc c¸c chi phÝ, danh môc c¸c vô viÖc...

- TÖp nghiÖp vô giao dÞch: L−u tr÷ c¸c d÷ liÖu vÒ tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô

kinh tÕ nh− b¸n hµng, thu, chi quü, nhËp/xuÊt kho...

- TÖp b¸o c¸o/ th«ng tin kh¸i qu¸t: §ã lµ nh÷ng th«ng tin ®· qua xö

lý, tån t¹i ë d¹ng c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n hç trî cho qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh, v¹ch

kÕ ho¹ch vµ kiÓm so¸t.

Nh− vËy, trong khi c¸c tÖp danh môc tõ ®iÓn ®−îc thiÕt kÕ ®Ó qu¶n lý

c¸c ®èi t−îng nh− c¸c tµi kho¶n, kh¸ch hµng, vËt t− hµng hãa, th× c¸c tÖp

nghiÖp vô ®−îc thiÕt kÕ ®Ó qu¶n lý tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô giao dÞch. Gi÷a c¸c tÖp

danh môc tõ ®iÓn vµ c¸ tÖp nghiÖp vô tån t¹i nh÷ng quan hÖ chuÈn 1 - nhiÒu.

§iÒu ®ã ph¶n ¸nh quy t¾c mçi mét b¶n ghi trong tÖp danh môc tõ ®iÓn

cã thÓ liªn quan ®Õn mét hoÆc nhiÒu b¶n ghi trong tÖp nghiÖp vô. VÝ dô, tµi

kho¶n "TiÒn mÆt VND" trong danh môc tµi kho¶n ®−îc nhËn diÖn duy nhÊt

th«ng qua m· hiÖu 1111, cã thÓ xuÊt hiÖn trong rÊt nhiÒu c¸c dßng chøng tõ

nh− phiÕu thu, phiÕu chi tiÒn, hãa ®¬n b¸n hµng hoÆc mua hµng thanh to¸n

b»ng tiÒn mÆt. ChÝnh c¸c quan hÖ nµy ®¶m b¶o mét thiÕt kÕ chuÈn cho c¬ së

TÖp sè liÖu TÖp sè liÖu TÖp sè liÖu TÖp sè liÖu

Dan môc kh¸ch Dan môc kh¸ch Dan môc kh¸ch Dan môc kh¸ch

d÷ liÖu kÕ to¸n.

nghiÖp vô nghiÖp vô nghiÖp vô nghiÖp vô

hµnghµnghµnghµng

M· kh¸ch hµng

Dan môc tµi Dan môc tµi Dan môc tµi Dan môc tµi kho¶n kho¶n kho¶n kho¶n

Tªn tµi kho¶n

Tªn kh¸ch hµng

M· tµi kho¶n

……………

Dan môc VT----HHHHHHHH Dan môc VT Dan môc VT Dan môc VT

M· tµi kho¶n

M· kh¸ch hµng

chøng tõ chøng tõ chøng tõ chøng tõ

…………

M· VT-HH

M· lo¹i chøng tõ

Tªn VT-HH

…………..

M· lo¹i chøng tõ Tªn lo¹i chøng tõ

M· kho¶ng môc

………..

M· VT-HH

Dan môc kho Dan môc kho Dan môc kho Dan môc kho

……………..

M· kho

Tªn kho

Lo¹i kho

Dan môc lo¹i Dan môc lo¹i Dan môc lo¹i Dan môc lo¹i

Dan môc kho¶n Dan môc kho¶n Dan môc kho¶n Dan môc kho¶n môcmôcmôcmôc M· kho¶n môc Tªn kho¶n môc

ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n

HÖ thèng danh môc tõ ®iÓn kÕ to¸n HÖ thèng danh môc tõ ®iÓn kÕ to¸n HÖ thèng danh môc tõ ®iÓn kÕ to¸n HÖ thèng danh môc tõ ®iÓn kÕ to¸n

Mét c«ng viÖc hÕt søc quan träng vµ cÇn ®−îc tiÕn hµnh mét c¸ch thËn

träng khi b¾t ®Çu ®−a ch−¬ng tr×nh kÕ to¸n vµo sö dông lµ x©y dùng bé c¸c

danh môc tõ ®iÓn phï hîp, nh»m qu¶n lý toµn diÖn c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc

doanh nghiÖp. Tuy nhiªn, c¸c danh môc tõ ®iÓn sÏ th−êng xuyªn ®−îc më

réng trong qu¸ tr×nh häat ®éng nghiÖp vô.

Mét danh môc tõ ®iÓn lµ mét tÖp d÷ liÖu dïng ®Ó qu¶n lý mét c¸ch cã

tæ chøc vµ kh«ng nhÇm lÉn c¸c ®èi t−îng th«ng qua viÖc m· hãa c¸c ®èi t−îng

®ã. Mçi danh môc gåm nhiÒu danh ®iÓm, mçi danh ®iÓm lµ mét ®èi t−îng cô

thÓ cÇn qu¶n lý nh− mét kh¸ch hµng, mét tµi kho¶n kÕ to¸n hay mét vô viÖc

vµ ®−îc x¸c ®Þnh duy nhÊt th«ng tqua m· cña nã. Trong mét danh môc tõ

®iÓn, kh«ng cã hai danh ®iÓm nµo cã cïng m·. ViÖc kiÓm tra tr¸nh m· trïng

®−îc thùc hiÖn bëi chÝnh ch−¬ng tr×nh kÕ to¸n. C¸c m· ®¨ng ký trong c¸c

danh môc tõ ®iÓn ®−îc sö dông th−êng xuyªn khi cËp nhËt vµ xö lý sè liÖu,

nªn viÖc x©y dùng c¸c bé m·y tiÖn lîi cho viÖc cËp nhËt vµ khai th¸c sè liÖu lµ

rÊt cÇn thiÕt. Ngoµi m·, c¸c ®èi t−îng cßn ®−îc m« t¶ chi tiÕt th«ng qua c¸c

thuéc tÝnh liªn quan kh¸c. Nhê cã mèi quan hÖ gi÷a c¸c tÖp danh môc tõ ®iÓn

víi c¸c tÖp d÷ liÖu nghiÖp vô mµ mçi khi nhËp m· cña mét ®èi t−îng cã trong

danh môc tõ ®iÓn th× mét phÇn hay toµn bé d÷ liÖu liªn quan ®Õn ®èi t−îng ®ã

cã thÓ ®−îc ch−¬ng tr×nh kÕ to¸n tù ®éng hiÓn thÞ.

VÝ dô:

NÕu ®iÒn 632 vµo môc "Sè hiÖu tµi kho¶n" th× ngay lËp tøc ch−¬ng tr×nh

sÏ tù ®éng hiÓn thÞ th«ng tin "Gi¸ vèn" ngay bªn c¹nh.

§Ó ®¶m b¶o nguyªn t¾c toµn vÑn tham chiÕu, c¸c ®èi t−îng cÇn ®−îc

cËp nhËt vµo danh môc tõ ®iÓn liªn quan, tr−íc khi ®−îc sö dông trong c¸c tÖp

nghiÖp vô.

VÝ dô:

Khi nhËp mét hãa ®¬n b¸n hµng víi môc "M· kh¸ch hµng", nÕu ®iÒn

vµo mét m· kh¸ch hµng kh«ng cã trong danh môc kh¸ch hµng th× m¸y sÏ

kh−íc tõ vµ tù ®éng hiÖn ra danh môc kh¸ch hµng hiÖn cã, theo ®ã ng−êi dïng

chØ ®−îc phÐp chän mét trong sè nh÷ng m· kh¸ch hµng ®· cã hoÆc ph¶i bæ

sung thªm m· kh¸ch vµo danh môc kh¸ch hµng.

C¸c tæ chøc kinh tÕ víi quy m« vµ tÝnh chÊt ho¹t ®éng kh¸c nhau sÏ cã

nh÷ng hÖ thèng danh môc tõ ®iÓn kh¸c nhau. Sau ®©y lµ c¸c danh môc tõ ®iÓn

a. Danh môc tµi kho¶n

c¬ b¶n, th−êng ®−îc sö dông trong hÖ thèng kÕ to¸n cña c¸c tæ chøc kinh tÕ.

Danh môc tµi kho¶n ®−îc sö dông ®Ó qu¶n lý hÖ thèng c¸c tµi kho¶n,

x−¬ng sèng cña toµn bé hÖ thèng kÕ to¸n. HÇu hÕt mäi th«ng tin kÕ to¸n ®Òu

®−îc ph¶n ¸nh trªn tµi kho¶n. HÖ thèng tµi kho¶n cña c¸c tæ chøc cÇn tu©n

theo hÖ thèng tµi kho¶n chuÈn do bé tµi chÝnh quy ®Þnh, tuy nhiªn ®Ó ph¶n ¸nh

®−îc toµn bé ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña tõng tæ chøc, cÇn ph¶i më

thªm c¸c tiÓu kho¶n, trªn c¬ së hÖ thèng tµi kho¶n chuÈn. Mçi tµi kho¶n ®−îc

x¸c ®Þnh duy nhÊt th«ng qua m· cña nã vµ ®−îc m« t¶ chi tiÕt thªm th«ng qua

c¸c thuéc tÝnh sau:

- Tªn tµi kho¶n: néi dung kinh tÕ tµi kho¶n thÓ hiÖn.

- M· ngo¹i tÖ: lo¹i tiÒn tÖ mµ tµi kho¶n theo dâi thªm ngoµi lo¹i tiÒn sö

dông ®Ó h¹ch to¸n.

- Lo¹i tµi kho¶n: tµi kho¶n ®−îc ph©n lµm hai lo¹i- tæng hîp vµ chi tiÕt

(ChØ cËp nhËt sè d− vµ ph¸t sinh cho c¸c tµi kho¶n chi tiÕt).

- Tµi kho¶n mÑ: sè hiÖu tµi kho¶n, mµ tµi kho¶n liªn quan lµ tiÓu kho¶n

trùc tiÕp cña nã.

- BËc cña tµi kho¶n: lµ mét sè tù nhiªn ph¶n ¸nh bËc cña tµi kho¶n. Tµi

kho¶n cµng chi tiÕt bËc cµng cao. BËc cña tµi kho¶n hiÖn thêi b»ng bËc cña tµi

kho¶n mÑ céng 1, nÕu bËc cña tµi kho¶n mÑ lµ trèng th× bËc cña tµi kho¶n

b»ng 1.

- Tµi kho¶n theo dâi c«ng nî: mét tµi kho¶n cã thÓ lµ c«ng nî hoÆc

kh«ng ph¶i lµ c«ng nî. NÕu lµ tµi kho¶n c«ng nî, tr−¬ng tr×nh kÕ to¸n cho

phÐp theo dâi chi tiÕt ®Õn tõng c«ng nî (131, 331, 141, 1388, 3388).

- Tµi kho¶n sæ c¸i: mét tµi kho¶n cã thÓ lµ tµi kho¶n sæ c¸i hoÆc kh«ng

ph¶i lµ tµi kho¶n sæ c¸i. Tµi kho¶n sæ c¸i lµ tµi kho¶n ®−îc sö dôngkhi lªn b¸o

c¸o quyÕt to¸n nh− b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, b¶ng b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh.

TÝnh chÊt nµycña tµi kho¶n cßn phôc vô viÖc lªn sæ c¸i cña tµi kho¶n vµ khi in

Ên mét sè b¶ng tæng hîp, ch−¬ng tr×nh kÕ to¸n sÏ gép sè liÖu cña c¸c tµi

kho¶n chi tiÕt h¬n vµo tµi kho¶n sæ c¸i.

- Sè d− ®Çu kú cña tµi kho¶n: lµ sè d− ®Çu cña th¸ng b¾t ®Çu h¹ch to¸n

trªn m¸y.

b. Danh môc kh¸ch hµng

- Sè d− ®Çu n¨m cña tµi kho¶n: lµ sè d− cña ngµy 1 th¸ng 1.

Danh môc kh¸ch hµng ®−îc dïng ®Ó theo dâi chi tiÕt mua hµng hãa vËt

t−, b¸n hµng hãa, s¶n phÈm vµ c¸c kho¶n ph¶i thu, ph¶i tr¶ kh¸c cho tõng

kh¸ch hµng. Mçi kh¸ch hµng ®−îc nhËn diÖn b»ng mét m· hiÖu gäi lµ m·

kh¸ch hµng. Cã nhiÒu ph−¬ng ph¸p m· hãa kh¸c nhau cã thÓ ¸p dông cho

danh môc kh¸ch hµng. Tïy quy m« vµ ph¹m vi giao dÞchmµ quyÕt ®Þnh

ph−¬ng ph¸p m· hãa cho phï hîp vµ hiÖu qu¶, nh−ng vÒ nguyªn t¾c cÇn tu©n

thñ c¸c yªu cÇu sau:

- Kh«ng sö dông mét m· cho hai kh¸ch hµng kh¸c nhau.

- Kh«ng ®−îc ®−a mét m· lµ thµnh phÇn cña mét m· kh¸c vµo sö dông.

- Nªn m· hãa sao cho tÊt c¶ c¸c m· kh¸ch hµng ®Òu cã ®é dµi gièng nhau.

Bªn c¹nh m· hiÖu, mçi kh¸ch hµng cßn ®−îc m« t¶ chi tiÕt th«ng qua c¸c

thuéc tÝnh kh¸c nh− tªn kh¸ch hµng, lo¹i kh¸ch, ®Þa chØ, tµi kho¶n(ngÇm ®Þnh)

c. Danh môc sù viÖc

hay h¹n thanh to¸n (sè ngµy tÝn dông ngÇm ®Þnh khi mua/ b¸n víi kh¸ch hµng).

Danh môc sù viÖc ®−îc sö dông ®Ó theo dâi c¸c chi tiÕt vµ tæng hîp ph¸t

sinh liªn quan ®Õn c¸c vô viÖc. Danh môc nµy chøa c¸c hîp ®ång mua b¸n,

c¸c c«ng tr×nh, c¸c khÕ −íc vay, c¸c LC, c¸c s¶n phÈm kh«ng th−êng xuyªn

hay c¸c vô viÖc nh− héi nghÞ, tiÕp kh¸ch.... Th«ng qua m· c¸c vô viÖc, phÇn

mÒm kÕ to¸n cho phÐp lËp c¸c b¶ng biÓu, sæ s¸ch vÒ doanh sè, chi phÝ, l·i lç,

c«ng nî theo tõng vô viÖc, hîp ®ång.

Bªn c¹nh m· vô viÖc, mçi vô viÖc ®−îc m« t¶ chi tiÕit thªm bëi nh÷ng

thuéc tÝnh kh¸c nh−: tªn vô viÖc, tµi kho¶n cña vô viÖc (trong tr−êng hîp cÇn

d. Danh môc kho¶n môc

theo dâi sè d− cña vô viÖc).

Danh môc kho¶n môc dïng ®Ó theo dâi c¸c kho¶n môc trªn c¸c tµi

kho¶n chi phÝ vµ mét sè tµi kho¶n kh¸c: lý do t¨ng gi¶m nguån vèn. Mçi

kho¶n môc ®−îc nhËn diÖn b»ng mét m· kho¶n môc vµ cã mét tªn gäi lµ tªn

kho¶n môc.

VÝ dô:

e. Danh môc ngo¹i tÖ

ZM01 - thuÕ sö dông vèn ng©n s¸ch, ZM09 - v¨n phßng phÈm.

Danh môc ngo¹i tÖ ®−îc dïng ®Ó theo dâi c¸c lo¹i ngo¹i tÖ vµ tû gi¸ quy

®æi (trong ngµy, th¸ng, quý hoÆc n¨m) cña c¸c lo¹i ngo¹i tÖ ra ®ång tiªng

h¹ch to¸n. §ã lµ nh÷ng lo¹i ngo¹i tÖ mµ tæ chøc cã sö dông trong giao dÞch ®Ó

tÝnh c«ng nî ngo¹i tÖ víi c¸c ®¬n vÞ. Mçi ngo¹i tÖ cã mét m· riªng vµ tû gi¸

f. Danh môc kho vËt t−, hµng hãa, thµnh phÈm.

cña chóng ®−îc theo dâi chi tiÕt ®Ðn tõng ngµy (th¸ng, quý hoÆc n¨m).

Danh môc kho ®Ó theo dâi c¸c kho vËt t− hÇng hãa vµ thµnh phÈm. Mçi

kho cã mét m· riªng. Tªn kho vµ lo¹i kho còng ®−îc l−u gi÷ trong danh môc

g. Danh môc nhãm vËt t− hµng hãa.

nµy. Trong mét kho cã thÓ cã c¶ vËt liÖu, s¶n phÈm, hµng hãa, c«ng cô, dông cô.

Danh môc nhãm vËt t− hµng hãa ®−îc dïng ®Ó theo dâi vËt t− hµng hãa

theo nhãm. ViÖc qu¶n lý vËt t− hµng hãa theo nhãm cung cÊp kh¶ n¨ng tæng

hîp th«ng tin rÊt lín (tæng hîp sè l−îng, doanh sè, ph¸t sinh tµi kho¶n, l·i gép

theo nhãm).

VÝ dô:

Khi biÕt m· mét nhãm hµng, cã thÓ tiªn hµnh lËp b¸o c¸o tæng hîp hµng

nhËp mua liªn quan ®Õn c¸c mÆt hµng cña nhãm hµng ®ã. Cã thÓ ¸p dông

ph−¬ng ph¸p ph©n nhãm kiÓu mÑ - con cho danh môc nµy v× tÝnh mÒm dÎo

h. Danh môc vËt t− hµng hãa.

cña nã trong sö dông.

Danh môc vËt t− hµng hãa lµ mét trong nh÷ng danh môc hÕt søc quan

träng. Nã ®−îc sö dông khi nhËp, xuÊt hµng hãa, nhËp kho thµnh phÈm, xuaats

b¸n thµnh phÈn, xuÊt vËt t− cho s¶n xuÊt. Mçi vËt t−, hµng hãa, thµnh phÈm sÏ

mang mét m· hiÖu riªng. Bªn c¹nh m· hiÖu lµ c¸c thuéc tÝnh m« t¶ kh¸c nh−

tªn vËt t− hµng hãa, nhãm mµ vËt t− hµng hãa ®ã thuéc vÒ, ®¬n vÞ tÝnh, tµi

kho¶n kho, tµi kho¶n gi¸ vèn, tµi kho¶n hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, ®¬n gi¸ h¹ch to¸n

cña vËt t− hµng hãa trong th¸ng, th¸ng cña gi¸ h¹ch to¸n, sè l−îng tån kho tèi

i. Danh môc tµi s¶n cè ®Þnh.

thiÓu, sè l−îng tån kho tèi ®a, thuÕ suÊt GTGT vµ c¸ch tÝnh gi¸ tån kho.

Dïng ®Ó qu¶n lý c¸c t×a s¶n cè ®Þnh mµ doanh nghiÖp qu¶n lý. Mçi tµi

s¶n cè ®Þnh ®−îc m« t¶ th«ng qua sè liÖu tµi s¶n, tªn, ngµy ®−a vµo sö dông vµ

j. Danh môc c¸c bé phËn.

c¸c th«ng tin liªn quan kh¸c.

Danh môc c¸c bé phËn dïng ®Ó qu¶n lý c¸c bé phËn cña tæ chøc doanh

nghiÖp, nh»m cung cÊp kh¶ n¨ng in c¸c b¶ng biÓu, sæ s¸ch cho riªng tõng bé

phËn. Mçi khi nhËp chøng tõ cã liªn quan ®Õn mét bé phËn, th× cÇn ®Þnh danh

k. Danh môc tËp hîp ®èi t−îng chi phÝ.

râ bé phËn ®ã th«ng qua m· cña nã, nh− ®· khai b¸o trong danh môc bé phËn.

Danh môc nµy chØ cÇn cho doanh nghiÖp s¶n xuÊt ®Ó qu¶n lý c¸c ®èi

t−îng tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt, tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. C¸c ®èi t−îng chi phÝ

s¶n xuÊt lµ tªn c¸c s¶n phÈm cña tæ chøc doanh nghiÖp. Mçi ®èi t−îng chi phÝ

còng ®−îc ®Æc t¶ th«ng qua m· chi phÝ, lo¹i chi phÝ, tªn chi phÝ, ®¬n vÞ tÝnh

l. Danh môc c¸c chøng tõ

nh− c¸c lo¹i vËt liÖu, s¶n phÈm, hµng hãa.

Danh môc c¸c chøng tõ dïng ®Ó qu¶n lý c¸c chøng tõ gèc. Mçi lo¹i

chøng tõ gèc mang mét m· hiÖu x¸c ®Þnh. Víi m· hiÖu chøng tõ, cã thÓ tiÕn

hµnh läc vµ in ra c¸c b¶ng kª chi tiÕt vµ b¶ng tæng hîp theo tõng lo¹i chøng

tõ. Mét danh môc chøng tõ ®−îc x©y dùng hîp lý sÏ tèi −u hãa qu¸ tr×nh nhËp

liÖu. NÕu c¸c chøng tõ ®−îc ph©n lo¹i ®ñ chi tiÕt th× cã thÓ ®¹t rÊt nhiÒu tham

biÕn ngÇm ®Þnh cho mçi lo¹i chøng tõ ®ã nh»m gi¶m nhÑ c«ng viÖc nhËp liÖu

cho ng−êi tiªu dïng. VÝ dô nh− kh¶ n¨ng b¸n ®Þnh kho¶n cña ch−¬ng tr×nh kÕ

to¸n: §èi víi phiÕu thu tiÒn mÆt VND, lu«n ghi Nî tµi kho¶n 1111. Tuy nhiªn

c¸c ®Þnh kho¶n ®Æt s½n ë c¸c chøng tõ chØ lµ ngÇm ®Þnh, ng−êi tiªu dïng cã

thÓ ®Æt l¹i gi¸ trÞ kh¸c víi ngÇm ®Þnh khi nhËp liÖu.

Mçi chøng tõ cã mét m· hiÖu riªng, cã tªn, tiªu ®Ò, sè liªn in ra, tµi

kho¶n Nî/tµi kho¶n Cã ngÇm ®Þnh khi vµo mét chøng tõ míi, sè ngµy chøng

tõ ghi sæ (sè ngµy dù ®Þnh gép c¸c chøng tõ ph¸t sinh liªn quan ®Õn mét lo¹i

3.2.6. C¸c b¸o c¸o chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin kÕ 3.2.6. C¸c b¸o c¸o chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin kÕ 3.2.6. C¸c b¸o c¸o chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin kÕ 3.2.6. C¸c b¸o c¸o chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin kÕ

to¸n tù ®éng hãa to¸n tù ®éng hãa to¸n tù ®éng hãa to¸n tù ®éng hãa

chøng tõ ®Ó lªn mét chøng tõ ghi sæ).

- C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t

®éng SXKD, b¸o c¸o l−u chuyÓn tiÒn tÖ, thuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh.

- C¸c b¸o c¸o vÒ thuÕ: B¶ng kª hãa ®¬n ®Çu vµo, ®Çu ra, tê khai thuÕ

GTGT.

- Sæ c¸i, sæ chi tiÕt , sæ tæng hîp ch÷ T cña c¸c tµi kho¶n.

- C¸c sæ s¸ch theo h×nh thøc kÕ to¸n (tïy theo sù lùa chän cña ng−êi

dïng): nhËt ký chung, nhËt ký chøng tõ vµ chøng tõ ghi sæ.

- C¸c b¸o c¸o tæng hîp vµ chi tiÕt vÒ t×nh h×nh b¸n hµng: lç l·i theo

tõng mÆt hµng, nhãm hµng, h×nh thøc b¸n hµng, hîp ®ßng b¸n, bé phËn/ nh©n

viªn b¸n hµng.

- C¸c b¸o c¸o tæng hîp, chi tiÕt vÒ c«ng nî ph¶i thu cña tõng kh¸ch

hµng, theo tõng hãa ®¬n vµ thêi h¹n kh¸ch hµng ph¶i thanh to¸n. Ph©n tÝch

doanh thu theo tõng kh¸ch hµng hoÆc cho c¸c nhãm kh¸ch.

- C¸c b¸o c¸o tæng hîp vµ chi tiÕt vÒ c«ng nî ph¶i tr¶ cho tõng ngõi

b¸n, theo tõng hãa ®¬n cña ng−êi b¸n vµ thêi h¹n ph¶i tr¶cho ng−êi b¸n. Ph©n

tÝch l−îng hµng nhËp mua, gi¸ mua cña tõng nhµ cung cÊp hoÆc nhãm c¸c nhµ

cung cÊp.

- C¸c b¸o c¸o vÒ xuÊt nhËp tån theo tõng mÆt hµng, tõng nhãm hµng, ë

tõng kho vµ tÊt c¶ c¸c kho. Ph©n tÝch hµng tån kho cho nh÷ng nhãm hµng kh¸c

nhau, ph©n tÝch hµng chËm lu©n chuyÓn, hµng tån trªn/ d−íi møc quy ®Þnh.

- B¸o c¸o vÒ tiªu hao nguyªn vËt liÖu cña tõng lo¹i vËt t−, nhãm vËt t−,

cho tõng ph©n x−ëng, c«ng ®o¹n s¶n xuÊt, s¶n phÈm, c«ng tr×nh...

- C¸c b¸o c¸o vÒ chi phÝ s¶n xuÊt chung, chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n

lý theo kho¶n môc, theo bé phËn.

- C¸c b¸o c¸o vÒ gi¸ thµnh s¶n phÈm, c«ng tr×nh: C¸c b¶ng ph©n bæ tËp

hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh.

- C¸c b¸o c¸o vÒ TSC§: B¶ng ph©n bæ khÊu hao, b¸o c¸o tæng hîp vÒ

4. HÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh s¸ch l−îc

TSC§ theo nguyªn gi¸, nguån vèn, bé phËn sö dông.

Tin häc hãa hÖ thèng kÕ to¸n ®· thay ®æi c¸ch nh×n cña c¸c nhµ qu¶n lý

®èi víi th«ng tin kÕ to¸n. Mét c¬ së d÷ liÖu lín ®−îc thiÕt lËp vµ l−u tr÷ trong

m¸y tÝnh, ®−îc qu¶n trÞ mét c¸ch hîp nhÊt bëi mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu,

phôc vô nhu cÇu khi xuÊt th«ng tin cña nhiÒu ng−êi dïng trong nhiÒu øng

dông kh¸c nhau. V× vËy nªn c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ sö dông c¸c th«ng tin kÕ

to¸n hç trî cho qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch møc s¸ch l−îc. HÑ thèng kÕ to¸n tù

®éng hãa cung cÊp cho c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c b¸o c¸o tãm t¾t quan träng vµ kh¶

n¨ng so s¸nh d÷ liÖu kÕ to¸n mét c¸ch dÔn dµng vµ nhanh chãng. §èi víi c¸c

nhµ qu¶n lý, hÖ thèng kÕ to¸n chØ ®¬n thuÇn lµ hÖ thèng th«ng tin xö lý giao

dÞch, mµ cßn lµ mét nguån d÷ liÖu quan träng, cã kh¶ n¨ng hç trî c¸c nhµ

qu¶n lý trong qu¸ tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh møc s¸ch l−îc vµ lËp kÕ ho¹ch chiÕn

l−îc l©u dµi.

C¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh s¸ch l−îc hç trî qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh

møc s¸ch l−îc b»ng c¸ch cung cÊp cho c¸c nhµ qu¶n lý c¸c b¸o c¸o tæng hîp

®Þnh kú, c¸c b¸o c¸o ®ét xuÊt, c¸c b¸o c¸o ®Æc biÖt vµ c¸c th«ng tin kh¸c

nh»m hç trî c¸c nhµ qu¶n lý trong viÖc kiÓm so¸t c¸c lÜnh vùc thuéc ph¹m vi

tr¸ch nhiÖm cña hä vµ trong viÖc ®iÒu phèi c¸c nguån lùc nh»m ®¹t ®−îc c¸c

môc tiªu cña tæ chøc. Nh− vËy, trong khi träng t©m c¸c hÖ thèng th«ng tin

møc t¸c nghiÖp lµ xö lý giao dÞch th× c¸c hÖ thèng th«ng tin møc s¸ch l−îc l¹i

tËp trung vµo vÊn ®Ò ph©n chia c¸c nguån lùc.

Cã thÓ thiÕt kÕ rÊt nhiÒu hÖ thèng th«ng tin s¸ch l−îc dùa trªn m¸y tÝnh

®Ó hç trî qu¸ tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh tµi chÝnh, ®iÓn h×nh lµ c¸c hÖ thèng th«ng

tin ng©n s¸ch, hÖ thèng qu¶n lý vèn b»ng tiÒn, hÖ thèng dù to¸n vèn vµ c¸c hÖ

4.1. C¸c hÖ thèng th«ng tin ng©n s¸ch

thèng qu¶n lý vèn ®Çu t−.

HÖ thèng th«ng tin ng©n s¸ch cho phÐp c¸c nhµ qu¶n lý theo dâi sè

thu/chi thùc hiÖn vµ so s¸nh chóng víi sè thu/chi kÕ ho¹ch. Nã còng cho phÐp

c¸c nhµ qu¶n lý so s¸nh ng©n s¸ch cña kú hiÖn t¹i víi ng©n s¸ch cña c¸c kú tµi

chÝnh tr−íc ®ã hoÆc so s¸nh ng©n s¸ch gi÷a c¸c bé phËn, phßng ban víi nhau.

Trªn c¬ së so s¸nh d÷ liÖu tµi chÝnh, c¸c nhµ qu¶n trÞ tµi chÝnh cã thÓ x¸c ®Þnh

®−îc c¸ch thøc sö dông c¸c nguån lùc nh− thÕ nµo ®Ó ®¹t ®−îc c¸c môc tiªu

cña hä.

HÖ thèng sæ c¸i chung trong c¸c hÖ thèng kÕ to¸n tù ®éng hãa th−êng

cho phÐp cËp nhËt c¸c sè thu/chi vµo c¸c tµi kho¶n liªn quan . §Þnh kú (hµng

tuÇn, hµng th¸ng, hµng quý hoÆc hµng n¨m) sè thu/chi kÕ ho¹ch sÏ ®−îc so

s¸nh víi sè thu/chi thùc hiÖn trªn tõng tµi kho¶n, lµm c¬ së x©y dùng c¸c b¸o

c¸o nh−:

- Ph©n bæ ng©n s¸ch hiÖn t¹i theo kho¶n môc.

- BiÕn ®éng cña ng©n s¸ch (chªnh lÖch gi÷a sè thùc hiÖn vµ sè kÕ ho¹ch)

theo kho¶n môc.

- Ph©n bæ ng©n s¸ch n¨m nay so víi ph©n bæ n¨m tr−íc.

- Sè thu/chi thùc hiÖn n¨m nay so víi sè thu/chi thùc hiÖn n¨m tr−íc.

- Sè thu/chi hiÖn t¹i so víi sè thu/chi trung b×nh cña c¸c ®¬n vÞ hay bé

phËn kh¸c trong doanh nghiÖp.

C¸c b¸o c¸o lo¹i nµy cã thÓ ®−îc lËp cho mét phßng ban, mét bé phËn

hay cho toµn doanh nghiÖp. Víi b¸o c¸o vÒ biÕn ®éng ng©n s¸ch do hÖ thèng

kÕ to¸n tµi chÝnh tù ®éng hoa cung cÊp, ng−êi ta cã thÓ dïng mét phÇn mÒm

®Ó vÏ biÓu ®å m« t¶ mét c¸ch trùc quan b¸o c¸o ®ã.

Nh÷ng b¸o c¸o ë møc s¸ch l−îc nh− trªn th−êng ®−a ®Õn nh÷ng vÊn ®Ò

liªn quan ®Õn qu¶n trÞ. §Ó gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò ®ã, c¸c nhµ qu¶n trÞ th−êng

t¹o c¸c truy vÊn tin ®èi víi c¬ së d÷ liÖu kÕ to¸n ®Ó t×m c©u tr¶ lêi.

NhiÒu nhµ qu¶n lý còng thÊy Ých lîi cña ng−êi sö dông c¸c b¶ng tÝnh

®iÖn tö ®Ó ph©n tÝch ng©n s¸ch cña mét phßng ban. PhÇn mÒm b¶ng tÝnh trî

gióp cho c¸c nhµ qu¶n lý trong nh÷ng c©u hái d¹ng "what - if" vÒ ng©n s¸ch,

trªn c¬ së ®ã cã thÓ t¹o ra nhiÒu t×nh huèng ph©n bæ ng©n s¸ch kh¸c nhau.

Mçi khi sö dông ch−¬ng tr×nh b¶ng tÝnh ®iÖn tö, nhµ qu¶n lý cã thÓ nhËn

®−îc c¸c b¶ng in d÷ liÖu tõ c¸c c¬ së d÷ liÖu hîp nhÊt vµ nhËp l¹i c¸c th«ng

tin nµy vµo b¶ng tÝnh ®iÖn tö cña m×nh. Víi nh÷ng thiÕt bÞ phÇn cøng vµ phÇn

mÒm phï hîp, hä cã thÓ thùc hiÖn viÖc nhËp hay gäi d÷ liÖu tõ c¬ së d÷ liÖu

4.2. C¸c hÖ thèng qu¶n lý vèn b»ng tiÒn

cña m¸ytÝnh lín trùc tiÕp vµo ch−¬ng tr×nh b¶ng tÝnh ®iÖn tö cña m¸y vi tÝnh.

C¸c chøc n¨ng quan träng cña qu¶n lý tµi chÝnh bao gåm viÖc ®¶m b¶o

r»ng doanh nghiÖp cã ®ñ vèn b»ng tiÒn ®Ó trang tr¶i c¸c kho¶n chi tiªu, sö

dông vèn nhµn rçi vµo ®Çu t− hoÆc vay vèn ®Ó tháa m·n nhu cÇu tiÒn vèn

trong nh÷ng kú kh«ng ®ñ dßng tiÒn.

C¸c doanh nghiÖp cÇn tiÒn vèn cho hay môc ®Ých:

1). Vèn l−u ®éng (cÇn cho c¸c ho¹t ®éng hµng ngµy)

2). Vèn ®Ó mua s¾m tµi s¶n cè ®Þnh.

§Ó cã thÓ x¸c ®Þnh xem l−îng tiÒn vèn cã ®ñ cho nhu cÇu vèn l−u ®éng

vµ nhu cÇu mua s¾m tµi s¶n cè ®Þnh hay kh«ng, cÇn lËp dù b¸o nhu cÇu vÒ vèn

cho kú liªn quan.

Dù b¸o vÒ dßng tiÒn sÏ cho biÕt dù trï vÒ c¸c dßng tiÒn vµo/ra trong mçi

th¸ng (thu: Thu tiÒn mÆt, thu kh¸c; chi: Chi tiÒn l−¬ng, thuÕ, qu¶ng c¸o, mua s¾m

TSC§... ). Trªn c¬ së ®ã sÏ x¸c ®Þnh ®−îc th¸ng nµo cã tiÒn vèn nhµn rçi cã thÓ

®em ®i ®Çu t− hoÆc th¸ng nµo kh«ng®ñ tiÒn vèn ®Ó doanh nghiÖp cßn cã kÕ

ho¹ch ®i vay ®Ó tháa m·n nhu cÇu vÒ vèn l−u ®éng vµ nhu cÇu mua s¾m TSC§.

Th«ng tin cung cÊp bëi dù b¸o vÒ dßng tiÒn vµo/ra sÏ trî gióp c¸c nhµ

qu¶n lû trong qu¸ tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh ®Çu t−, mua s¾m vµ vay tiÒn.

NÕu th«ng tin ®−îc l−u gi÷ trªn b¶ng tÝnh ®iÖn tö, c¸c nhµ qu¶n lý cã

thÓ m« pháng hµng lo¹t c¸c t×nh huèng kinh doanh cã thÓ x¶y ra, nhê ®ã cã

thÓ ra c¸c quyÕt ®Þnh mang tÝnh th«ng tin nhiÒu h¬n vÒ viÖc sö dông vèn hay

nhu cÇu vèn cho c¸c h¹ng môc ng¾n h¹n. Nãi tãm l¹i, c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ

c©n nh¾c gi÷a nhiÒu ph−¬ng ¸n ph©n chia c¸c nguån lùc kh¸c nhau cña mét

4.3. HÖ thèng dù to¸n vèn.

phßng ban, mét bé phËn hay mét ®¬n vÞ.

Dù to¸n vèn bao gåm th«ng tin vÒ dù to¸n mua s¾m hay b¸n chuyÓn

nh−îng tµi s¶n cè ®Þnh trong n¨m tµi chÝnh. VÒ c¬ b¶n qu¸ tr×nh dù to¸n vèn

gåm c¸c b−íc sau:

• §¸nh gi¸ nh÷ng c¬ héi ®Çu t− tiÒm n¨ng.

• ¦íc l−îng nh÷ng luång tiÒn t−¬ng lai cho mçi dù ¸n.

• TÝnh gi¸ trÞ hiÖn t¹i cña mçi dù ¸n.

• Trªn c¬ së so s¸nh mçi gi¸ trÞ hiÖn t¹i vµ chi phÝ ®Çu t− cho mçi dù ¸n

mµ quyÕt ®Þnh chÊp nhËn hay kh«ng chÊp nhËn dù ¸n .

C¸c dù ¸n ®Çu t− ®−îc ph©n thµnh hai lo¹i: Dù ¸n ®éc lËp (®−îc lËp ra

®Ó thùc hiÖn mét lo¹t c«ng viÖc kh¸c nhau) vµ dù ¸n lo¹i trõ nhau (®−îc lËp ra

®Ó thùc hiÖn mét c«ng viÖc cô thÓ). Gi¸m ®èc tµi chÝnh cã thÓ thùc hiÖn viÖc

ph©n tÝch vµ so s¸nh, xÕp h¹ng c¸c dù ¸n ®Çu t− nh»m ®−a ra quyÕt ®Þnh chÊp

nhËn hay kh«ng chÊp nhËn b»ng c¸c c«ng cô ®¸nh gi¸ chñ yÕu sau:

1). Thêi gian thu håi vèn - PP (Payback Period).

2). Gi¸ trÞ hiÖn t¹i rßng - NPV (Net Present Value).

3). Tû suÊt hoµn vèn néi bé - IRR (Internal Rate of Return)

4). Tû suÊt hoµn vèn néi bé ®iÒu chØnh - MIRR (Modified Internal Rate

of Return).

Thêi gian thu h åi vèn lµ ®é dµi thêi gian dù tÝnh (mÊy th¸ng hay mÊy

n¨m) cÇn thiÕt ®Ó c¸c luång tiÒn rßng cña dù ¸n bï ®¾p ®−îc chi phÝ cña nã,

hay nãi c¸ch kh¸c vèn cña doanh nghiÖp bÞ trãi buéc vµo mçi dù ¸n lµ bao

nhiªu thêi gian. Thêi gian thu håi vèn cµng ng¾n th× møc ®é rñi ro cña dù ¸n

cµng thÊp vµ tÝnh thanh kho¶n cµng cao. Trªn c¬ së so s¸nh thêi gian thu håi

vèn tÝnh ®−îc vµ yªu cÇu thêi gian thu håi vèn cña doanh nghiÖp mµ quyÕt

®Þnh chÊp nhËn hay kh«ng chÊp nhËn dù ¸n. Trong tr−êng hîp c¸c dù ¸n lo¹i

trõ nhau th× dù ¸n nµo cã thêi gian thu håi vèn nhanh h¬n sÏ ®−îc lùa chän.

Gi¸ trÞ hiÖn t¹i rßng cña mét dù ¸n ®Çu t− lµ gi¸ trÞ hiÖn t¹i cña nh÷ng

dßng tiÒn rßng trong lai, ®−îc chiÕt khÊu t¹i chi phÝ cËn biªn cña vèn (bao

gåm c¶ dßng tiÒn vµo vµ dßng tiÒn ra).

VÝ dô: H·y xÐt mét dù ¸n ®Çu t− víi chi phÝ ®Çu t− ban ®Çu lµ 10.000.000

®ång. Cho biÕt chi phÝ vèn lµ 10% vµ luång tiÒn cña dù ¸n nh− sau:

N¨m Dù ¸n

0 -10.000.000

1 3.000.000

2 4.200.000

3 6.800.000

S¬ ®å tÝnh gi¸ trÞ hiÖn t¹i rßng NPV cña dù ¸n trªn lµ nh− sau:

K = 10%

Luång tiÒn

- 10000000

3000000

4200000

6800000

+ 2727272.7 + 3471074.4 + 5108940.6

NPV = 1307287.7

B»ng c¸ch sö dông hµm tµi chÝnh NPV cña phÇn mÒm b¶ng tÝnh ®iÖn tö

Excel, ng−êi ta cã thÓ tÝnh ®−îc gi¸ trÞ hiÖn t¹i rßng cña dù ¸n theo c¸ch sau:

-100.000.000 + NPV (10%, 3.000.000, 4.200.000, 6.800.000) =

1.307.287,7

Nh− vËy c©u tr¶ lêi lµ chÊp nhËn dù ¸n ®ã, v× gi¸ trÞ hiÖn t¹i rßng cña dù

¸n nµy > 0. Trong tr−êng hîp c¸c dù ¸n lo¹i trõ nhau th× dù ¸n nµo cã gi¸ trÞ

hiÖn t¹i rßng cao h¬n sÏ ®−îc lùa chän.

Tû suÊt hoµn vèn néi bé cña mét dù ¸n lµ tû lÖ chiÕt khÊu mµ t¹i ®ã gi¸

trÞ hiÖn t¹i cña nh÷ng luång tiÒn t−¬ng lai c©n b»ng víi chi phÝ ®Çu t− hay gi¸

IR=16,34

Luång tiÒn

- 10000000

3000000

4200000

6800000

+ 2578636.4 + 3103037.3 + 4318326.4

NPV = 0

trÞ hiÖn t¹i rßng = 0.

VÒ nguyªn t¾c, nÕu tû suÊt hoµn vèn néi bé lín h¬n chi phÝ ®−îc sö

dông ®Ó tµi trî cho dù ¸n th× dù ¸n ®−îc chÊp nhËn, nÕu ng−îc l¹i th× dù ¸n

kh«ng ®−îc chÊp nhËn. Trong tr−êng hîp tû suÊt hoµn vèn néi bé võa b»ng

chi phÝ vèn cña dù ¸n th× cã nghÜa lµ c¸c kho¶n thu nhËp tõ dù ¸n chØ ®ñ ®Ó

hoµn tr¶ phÇn vèn gèc vµ l·i ®Çu t− vµo dù ¸n, tr−êng hîp nµy còng kh«ng

chÊp nhËn dù ¸n (xem ®−êng thêi gian cho ph−¬ng ph¸p IRR ë h×nh vÏ trªn).

§Ó tû suÊt hoµn vèn néi bé cña mét dù ¸n ®Çu t− sau 3 n¨m, ng−êi ta cã

thÓ sö dông phÇn mÒm b¶ng tÝnh Excel th«ng qua viÖc sö dông hµm tµi chÝnh

IRR nh− sau:

IRR (-10.000.000, 3.000.000, 4.200.000, 6.800.000) = 16,34%

Tû suÊt hoµn vèn néi bé biÕn ®æi lµ tû lÖ chiÕt khÊu mµ t¹i ®ã gi¸ trÞ

hiÖn t¹i cña chi phÝ dù ¸n t−¬ng ®−¬ng víi gi¸ trÞ hiÖn t¹i cña gi¸ trÞ cuèi cïng

cña nã, trong ®ã gi¸ trÞ cuèi cïng cña dù ¸n lµ tæng gi¸ trÞ t−¬ng lai cña nh÷ng

IR=16,34

Luång tiÒn

- 10000000

3000000

4200000

6800000

K = 10%

MIRR = 14,6%

+10000000

4620000 3630000 15050000

NPV = 0

luång tiÒn vµo t¹i chi phÝ cña vèn.

Ph−¬ng ph¸p tû suÊt hoµn vèn néi bé biÕn ®æi gi¶ ®Þnh r»ng; c¸c luång

tiÒn cña dù ¸n ®−îc t¸i ®Çu t− t¹i chi phÝ cña vèn, trong khi ph−¬ng ph¸p tÝnh

tû suÊt hoµn vèn néi bé gi¶ ®Þnh c¸c luång tiÒn cña dù ¸n ®−îc t¸i ®Çu t− t¹i

chÝnh tû lÖ l·i suÊt hoµn vèn néi bé. VËy nªn hµm MIRR lµ th−íc ®o tèt h¬n

vÒ kh¶ n¨ng lîi nhuËn cña dù ¸n.

Víi vÝ dô ®Çu t− ®· nªu, cã thÓ sö dông hµm MIRR cña Excel ®Ó tÝnh

®−îc tû suÊt hoµn vèn néi bé biÕn ®æi cña dù ¸n nh− sau:

MIRR (- 10.000.000, 3.000.000, 4.200.000, 6.800.000, 10%, 10%) =

14,60%.

Sö dông c¸c tiªu chuÈn ®¸nh gi¸ trªn gi¸m ®èc tµi chÝnh cã thÓ ra c¸c

quyÕt ®Þnh mang tÝnh th«ng tin trong viÖc sö dông c¸c tµi s¶n mua s¾m ®−îc

còng nh− trong viÖc x¸c ®Þnh c¸ch thøc ®Çu t− tèt nhÊt cho viÖc mua s¾m tµi s¶n.

C¸c c«ng cô phÇn mÒm nh− b¶ng tÝnh ®iÖn tö vµ phÇn mÒm ph©n tÝch tµi

chÝnh hç trî c¸c nhµ qu¶n trÞ tµi chÝnh hoµn thiÖn c¸c chøc n¨ng nµy mét c¸ch

nhanh chãng hoÆc cã thÓ t×m ra c©u tr¶ lêi cho nh÷ng c©u hái d¹ng "What - If"

C¸c hÖ thèng qu¶n trÞ ®Çu t− 4.4. C¸c hÖ thèng qu¶n trÞ ®Çu t− 4.4. C¸c hÖ thèng qu¶n trÞ ®Çu t− C¸c hÖ thèng qu¶n trÞ ®Çu t− 4.4. 4.4.

b»ng c¸ch sö dông phÇn mÒm m¸y tÝnh.

Theo dâi c¸c kho¶n ®Çu t− cña doanh nghiÖp cho cæ phiÕu, tr¸i phÕiu vµ

c¸c chøng kho¸n kh¸c lµ mét phÇn quan träng cña qu¶n lý tiÒn vèn. Qu¶n lý

tèt c¸c kho¶n ®Çu t− lµ ®iÒu kiÖn c¬ b¶n ®Ó doanh nghiÖp ®¹t ®−îc môc tiªu

cña m×nh.

C¸c hÖ thèng th«ng tin m¸y tÝnh cung cÊp c¸c c¸ch thøc thèng nhÊt ®Ó

qu¶n lý cæ phiÕu vµ tr¸i phiÕu. Chóng bao gåm viÖc sö dông c¸c c¬ së d÷ liÖu

trùc tuyÕn, cËp nhËt tøc thêi gi¸ cæ phiÕu vµ tr¸i phiÕu, th«ng tin vÒ lÞch sö cña

mçi kho¶n ®Çu t−; sö dông c¸c c«ng cô ph©n tÝch ®Çu t− kh¸c nhau, nh»m trî

gióp cho c¸c nhµ qu¶n lý ®Çu t− trong qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh.

Nãi tãm l¹i, c¸c hÖ thèng th«ng tin møc s¸ch l−îc ®Æt träng t©m vµo vÊn

®Ò ph©n phèi c¸c nguån lùc cña c¸c qu¶n trÞ viªn tµi chÝnh. Víi c¸c hÖ thèng

ng©n s¸ch, hÖ thèng qu¶n lý vèn b»ng tiÒn, hÖ thèng dù to¸n vèn, c¸c hÖ thèng

qu¶n trÞ ®Çu t− vµ c¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh s¸ch l−îc kh¸c, kh¶ n¨ng

kiÓm so¸t cña c¸c nhµ qu¶n trÞ tµi chÝnh ®èi víi c¸c nguån tµi chÝnh cña mét

bé phËn hay toµn tæ chøc doanh nghiÖp ®−îc t¨ng c−êng rÊt nhiÒu. Chóng hç

trî ®¾c lùc trong viÖc ph©n chia c¸c nguån lùc tµi chÝnh nh»m ®¹t ®−îc môc

5. HÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh chiÕn l−îc

tiªu cña doanh nghiÖp ®Ò ra.

Ng−îc l¹i víi c¸c th«ng tin tµi chÝnh t¸c nghiÖp vµ s¸ch l−îc, c¸c hÖ

thèng th«ng tin chiÕn l−îc lÊy môc tiªu cña doanh nghiÖp lµm träng t©m. C¸c

hÖ thèng nµy liªn quan ®Õn viÖc ®Æt ramôc tiªu vµ ph−ng h−íng ho¹t ®éng cho

doanh nghiÖp.

C¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh chiÕn l−îc th−êng gåm nhiÒu lo¹i dßng

th«ng tin kh¸c nhau:

- Th«ng tin néi bé, ph©n tÝch ®iÒu kiÖn tµi chÝnh cña doanh nghiÖp.

- Th«ng tin kinh tÕ vµ x· héi bªn ngoµi, m« t¶ m«i tr−êng, hiÖn t¹i vµ

t−¬ng lai cña doanh nghiÖp.

- Nh÷ng dù b¸o vÒ t−¬ng lai cña doanh nghiÖp trong m«i tr−êng ®ã.

KÕt qu¶ chñ yÕu cña lËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh chiÕn l−îc lµ c¸c môc tiªu

vµ ph−¬ng h−íng tµi chÝnh cña doanh nghiÖp. KÕt qu¶ thø nhÊt bao gåm viÖc

x¸c ®Þnh c¸c môc tiªu ®Çu t− vµ thu håi ®Çu t−, kÕt qu¶ thø hai bao gåm viÖc

quyÕt ®Þnh tËn dông c¸c c¬ héi ®Çu t− míi hoÆc kÕt hîp c¸c nguån vèn ®Ó ®Çu

t− cho doanh nghiÖp.

Nguån tin tù ®éng hãa chñ yÕu, ph¶n ¸nh t×nh tr¹ng hiÖn t¹i vµ t−¬ng lai

cña doanh nghiÖp chÝnh lµ c¬ së d÷ liÖu kÕ to¸n tµi chÝnh cña doanh nghiÖp

®ã. Mét nguån th«ng tin tù ®éng hãa kh¸c, ph¶n ¸nh m«i tr−êng hiÖn t¹i vµ

t−¬ng lai cña doanh nghiÖp mµ trong ®ã do¹nh nghiÖp tån t¹i vµ ho¹t ®éng

chÝnh lµ c¸c c¬ së d÷ liÖu trùc tuyÕn víi c¸c th«ng tin kinh tÕ, x· héi, c«ng

nghÖ vµ chÝnh trÞ. NghÖ thuËt dù b¸o chÝnh lµ viÖc v¹ch ra t−¬ng lai cña doanh

nghiÖp b»ng c¸ch sö dông hai ph¹m trï th«ng tin nªu trªn.

Môc ®Ých chÝnh yÕu cña viÖc ra quyÕt ®Þnh chiÕn l−îc lµ sö dông c¸c dù

5.1. C¸c hÖ thèng ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh

doanh nghiÖp

b¸o dµi h¹n nh»m gi¶m rñi ro trong c¸c quyÕt ®Þnh chñ yÕu cña doanh nghiÖp.

Thùc chÊt cña ph©n tÝch tµi chÝnh doanh nghiÖp lµ ph©n tÝch c¸c b¸o c¸o

tµi chÝnh doanh nghiÖp. Nh÷ng b¸o c¸o nh− vËy cã thÓ ®−îc cung cÊp bëi

HTTT kÕ to¸n dùa trªn m¸y tÝnh.

Cïng víi d÷ liÖu vµ c¸c b¸o c¸o, c¸c c«ng cô vµ tû lÖ nµy t¹o nªn hÖ

thèng ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh cña doanh nghiÖp. HÖ thèng nµy cung cÊp

cho c¸c nhµ qu¶n lý nhiÒu ph−¬ng thøc ®o l−êng kh¸c nhau sù ®óng ®¾n cña

mét doanh nghiÖp vµ cho phÐp t×m ra c¸ch thøc ®Ó c¶i thiÖn t×nh h×nh tµi

chÝnh. D÷ liÖu ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh cña c¸c ®èi thñ c¹nh tranh, nhµ

cung cÊp, ng−êi mua vµ c¸c doanh nghiÖp kh¸c cã thÓ thu ®−îc tõ c¸c c¬ së

d÷ liÖu trùc tuyÕn.

Sau ®©y lµ mét phÇn b¶ng ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh doanh nghiÖp

ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh doanh nghiÖp

trong th¸ng 1/1999 cña mét ®¬n vÞ do mét phÇn mÒm kÕ to¸n cung cÊp.

ChØ tiªu

C«ng thøc

Tõ ngµy 01/01/1999 ®Õn 31/01/1999

Tû lÖ hiÖn hµnh =Tµi s¶n l−u ®éng/Nî ng¾n h¹n = 2,542 lÇn

= C¸c kho¶n pahØ thu/Doanh sè b¸n hµng Chu kú thu håi trung b×nh trung b×nh 1 ngµy = 55,251 ngµy

= Nguyªn gi¸ hµng b¸n/Gi¸ trÞ kho hµng = Vßng quay hµng hãa 5,487 lÇn/n¨m

......... ........

Ngµy 31 th¸ng 01 n¨m 1999

Ng−êi lËp biÓu KÕ to¸n tr−ëng

5.2. C¸c hÖ thèng dù b¸o dµi h¹n

C¸c nhµ ho¹ch ®Þnh chiÕn l−îc cÇn ®Õn c¸c dù b¸o vÒ nhiÒu yÕu tè cã

¶nh h−ëng ®Õn doanh nghiÖp trong t−¬ng lai. Mét sè dù b¸o dùa trªn th«ng tin

vÒ doanh thu trong qu¸ khø cã thÓ ®−îc sö dông ®Ó dù b¸o doanh thu trong

t−¬ng lai. Mét sè dù b¸o l¹i dùa trªn th«ng tin bªn ngoµi hay dùa trªn c¶ hai

nguån th«ng tin nµy. VÝ dô, dù b¸o c¸c chØ tiªu kinh tÕ sÏ gióp cho c¸c nhµ

ho¹ch ®Þnh h×nh dung ®−îc m«i tr−êng kinh tÕ, mµ doanh nghiÖp sÏ tån t¹i vµ

ho¹t ®éng trong t−¬ng lai. Dù b¸o ®−îc nhu cÇu tµi chÝnh cña tæ chøc th«ng

qua c¸c ®¸nh gi¸ tµi chÝnh dµi h¹n sÏ cung cÊp cho nhµ ho¹ch ®Þnh nhiÒu c¬

héi dÓ xem xÐt c¸c ho¹t ®éng gióp cho doanh nghiÖp v−ît qua ®−îc nh÷ng

thêi kú khã kh¨n hoÆc tËn dông ®−îc c¸c −u thÕ cña m«i tr−êng t−¬ng lai.

Th«ng tin sö dông trong dù b¸o m«i tr−êng t−¬ng lai bao gåm viÖc m« t¶

c¸c ho¹t ®éng trong qu¸ khø cña doanh nghiÖp, d÷ liÖu kinh tÕ hiÖn t¹i vµ dù

b¸o kinh tÕ trong t−¬ng lai, th«ng tin vÒ d©n sè, cÊu tróc d©n sè hiÖn t¹i, c¸c dù

6. PhÇn mÒm qu¶n lý tµi chÝnh

b¸o vÒ cÊu tróc d©n sè, cÊu tróc x· héi vµ ®¹o ®øc x· héi trong t−¬ng lai.

Hµng lo¹t s¶n phÈm phÇn mÒm ®· ®−îc tung ra nh»m cung cÊp cho c¸c

nhµ qu¶n lý kh¶ n¨ng qu¶n lý hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh. Chóng ®−îc ph©n

thµnh 2 lo¹i: PhÇn mÒm ®a n¨ng vµ phÇn mÒm chuyªn dông. C¸c s¶n phÈm

phÇn mÒm ®a n¨ng ®−îc thiÕt kÕ kh«ng chØ dµnh riªng cho c¸c nhµ qu¶n lý tµi

chÝnh mµ phÇn mÒm tµi chÝnh chuyªn dông ®−îc thiÕt kÕ dµnh riªng cho c¸c

nhµ qu¶n lý tµi chÝnh.

Cã nhiÒu phÇn mÒm m¸y tÝnh ®iÖn tö kh¸c nhau rÊt h÷u Ých cho c¸c nhµ

qu¶n lý tµi chÝnh, vÝ dô phÇn mÒm b¶ng tÝnh, phÇn mÒm thèng kª vµ phÇn

6.1. PhÇn mÒm b¶ng tÝnh

mÒm qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu.

PhÇn mÒm b¶ng tÝnh cung cÊp mét c«ng cô ®a n¨ng, toµn diÖn cho c¸c

nhµ qu¶n lý tµi chÝnh. Nã cho phÐp c¸c nhµ qu¶n lý ph¸t triÓn tõng phÇn c¸c

b¶ng hay c¸c mÉu ®ång bé, gäi lµ c¸c "Templates". C¸c Templates nµy chøa

c¸c tiªu ®Ò vµ tªn cña c¸c môc trong b¶ng tÝnh. C¸c mÉu nµy còng chøa c¸c

c«ng thøc ®−îc sö dông ®Ó tÝnh c¸c tæng cét hay tæng dßng, trung b×nh dßng

hay trung b×nh cét vµ c¸c ®¹i l−îng thèng kª kh¸c.

VÝ dô:

tÝnh dù to¸n ng©n s¸ch", c¸c tiªu ®Ò cét nh− "Thùc chi tr¶ n¨m

Mét mÉu dù to¸n ng©n s¸ch cã thÓ chøa tiªu ®Ò chÝnh nh− "b¶ng

1997" vµ "Dù to¸n chi tr¶ n¨m 1998", tªn cña c¸c môc ng©n s¸ch trong cét

®Çu tiªn cña b¶ng tÝnh nh− "L−¬ng", "§iÖn tho¹i","B¶o d−ìng thiÕt bÞ" vµ c¸c

c«ng thøc ®Ó tÝnh tæng theo nhãm, tæng toµn bé vµ tû lÖ phÇn tr¨m c¸c môc

ng©n s¸ch trªn tæng ng©n s¸ch. Mét khi mÉu n¸y ®· ®−îc l−u l¹i trªn m¸y tÝnh

th× c¸c nhµ qu¶n lý tµi chÝnh cã thÓ sö dông l¹i khi cÇn vµ tÊt c¶ nh÷ng g× cÇn

lµm chØ cßn lµ mét ®éng t¸c nhËp d÷ liÖu cho c¸c môc vµ hiÖu chØnh ngµy cho

®óng mµ th«i.

PhÇn mÒm b¶ng tÝnh cã thÓ ®−îc sö dông mét c¸ch cã hiÖu qu¶ cho

nhiÒu chøc n¨ng tµi chÝnh, kh«ng chØ ®Ó thùc hiÖn ph©n tÝch ng©n s¸ch mµ cßn

so s¸nh nhiÒu kÕ ho¹ch mua s¾m tµi s¶n; so s¸nh nhiÒu ph−¬ng thøc ®Çu t−

kh¸c nhau; dù to¸n dßng tiÒn cho doanh nghiÖp vµ thùc hiÖn m« pháng hiÖu

qu¶ cña c¸c ®iÒu kiÖn kinh tÕ vµ x· héi ®Çy biÕn ®éng ®èi víi ng©n s¸ch.

Quan träng lµ viÖc x¸c ®Þnh ®−îc kiÓu ph©n tÝch tµi chÝnh mµ nhµ qu¶n

lý muèn thùc hiÖn vµ cÇn ch¾c ch¾n r»ng phÇn mÒm b¶ng tÝnh mµ nhµ qu¶n lý

hiÖn cã cã kh¶ n¨ng thùc hiÖn nhanh chãng c¸c ph©n tÝch ®ã.

VÝ dô:

NhiÒu phÇn mÒm b¶ng tÝnh cã kh¶ n¨ng cung cÊp cho nhµ qu¶n lý hµm

"Buil® - in" ®Ó tÝnh gi¸ trÞ hiÖn t¹i rßng. TÊt c¶ nh÷ng g× cÇn lµm chØ lµ ®éng

t¸c nhËp tªn hµm vµ c¸c ®èi sè liªn quan nh− tû lÖ chiÕt khÊu vµ vÞ trÝ cña

b¶ng tÝnh chøa c¸c gi¸ trÞ mµ trªn ®ã cÇn tÝnh gi¸ trÞ thuÇn hiÖn t¹i. C¸c hµm

th«ng dông kh¸c n÷a nh− hµm IRR (tØ suÊt hoµn vèn néi bé cña mét lo¹t c¸c

giao dÞch) vµ hµm RI (tØ lÖ lîi tøc ®Çu t−).

Nh− vËy ph¶i ch¾c ch¾n r»ng, phÇn mÒm mµ nhµ qu¶n lý tµi chÝnh sö

dông ph¶i cã ®ñ c¸c c«ng cô ph©n tÝch mµ hä cÇn.

PhÇn mÒm b¶ng tÝnh còng cung cÊp kh¶ n¨ng ®å häa rÊt m¹nh. Ng−êi

sö dông cã thÓ vÏ c¸c biÓu ®å víi nhiÒu kiÓu kh¸c nhau,tõ d¹ng Pie ®Õn d¹ng

cét chång hay d¹ng ®−êng th¼ng m« t¶ gi÷ liÖu trong c¸c b¶ng tÝnh. Mçi kiÓu

biÓu ®å th−êng phï hîp víi mét nhu cÇu biÓu diÔn kh¸c nhau. VÝ dô, biÓu ®å

d¹ng Pie th−êng phï hîp víi kiÓu biÓu diÔn c¬ cÊu hay tû träng, biÓu ®å d¹ng

®−êng th¼ng th−êng phï hîp víi nhu cÇu biÓu diÔn xu thÕ ph¸t triÓn theo thêi

gian... Nãi chung biÓu diÔn kÕt qu¶ thu ®−îc trªn b¶ng tÝnh ®iÖn tö b»ng c¸c

biÓu ®å lµm th«ng tin trë nªn dÔ ®äc, dÔ hiÓu vµ hÊp dÉn h¬n.

B»ng c¸ch sö dông b¶ng tÝnh ®iÖn tö, cã thÓ tiÕn hµnh hîp nhÊt nhiÒu

ng©n s¸ch ®−îc x©y dùng riªng biÖt vµ tæ chøc thµnh mét ng©n s¸ch duy nhÊt.

VÝ dô, ng©n s¸ch cña mét phßng ban bao giê còng bao gåm nh÷ng ng©n s¸ch

riªng biÖt cña c¸c bé phËn cÊu thµnh nªn phßng ban ®ã.

NÕu Templates yªu cÇu cña mét l−îng lín d÷ liÖu ®· cã s½n trong c¬ së

d÷ liÖu cña doanh nghiÖp, lóc ®ã nªn chän phÇn mÒm b¶ng tÝnh cã kh¶ n¨ng

®äc d÷ liÖu tõ c¬ së d÷ liÖu s½n cã cña doanh nghiÖp. C¸ch thøc nµy gi¶m bít

®¸ng kÓ thêi gian nh©p liÖu vµ còng ®¶m b¶o r»ng, d÷ liÖu trong b¶ng tÝnh

lu«n ®−îc cËp nhËt l¹i cho phï hîp víi d÷ liÖu trong c¬ së d÷ liÖu chung cña

doanh nghiÖp, ®¶m b¶o tÝnh nhÊt qu¸n cña d÷ liÖu.

NhiÒu c«ng ty phÇn mÒm cung cÊp c¸c Templates kh¸c nhau cho phÐp

thùc hiÖn c¸c ph©n tÝch tµi chÝnh. C¸c templates nµy lµ c¸c b¶ng tÝnh tr¾ng,

chøa c¸c tiªu ®Ò, tªn, nh·n vµ c«ng thøc. C¸c templates chuyªn nghiÖp ®−îc

sö dông ®Ó lËp ng©n s¸ch, dù b¸o ng©n s¸ch, ph©n tÝch ®Çu t− vµ ph©n tÝch tµi

s¶n cè ®Þnh.

VÝ dô:

PhÇn mÒm "Cashflow Sensitivity Artalysis - Business Planning Software

for Lotus Symphony"cung cÊp kh¶ n¨ng tÝnh lîi tøc ®Çu t− vµ c¸c Templates

phôc vô c¸c ph©n tÝch kiÓu "What - if", nh»m x¸c ®Þnh hiÖu qu¶ cña viÖc thay

®æi gi¸ trÞ vµ c¸cyÕu tè kh¸c cña thÞ tr−êng. Nã còng bao gåm c¸c biÓu ®å ®Ó

biÓu diÔn kÕt qu¶ ë d¹ng ®å häa.

PhÇn mÒm "Budget Express" cung cÊp c¸c Templates dïng ®Ó kiÓm so¸t

môc tiªu vµ hîp nhÊt nhiÒu b¶ng tÝnh.

PhÇn mÒm "Forecast! for 1 - 2 - 3" cho phÐp sö dông rÊt rÔ dµng c¸c

6.2. PhÇn mÒm thèng kª vµ dù b¸o

templates dµnh cho c¸c ph©n tÝch kiÓu chuçi thêi gian vµ ph©n tÝch håi quy.

NhiÒu ph©n tÝch tµi chÝnh ph¶i thùc hiÖn lËp dù b¸o cho c¸c sù kiÖn trong

t−¬ng lai vµ ®ßi hái ®Õn nh÷ng c«ng cô thèng kª. C¸c c«ng cô thèng kª th−êng

bao gåm c¸c thñ tôc nh− thö gi¶ thuyÕt, chi - square, håi qui, ph©n tÝch chuçi

thêi gian, trung b×nh ®éng, b×nh ph−¬ng nhá nhÊt, m« h×nh Durbin - Watson.

CÇn ph©n tÝch kü l−ìng nhu cÇu øng dông, tr−íc khi lùa chän phÇn mÒm

dù b¸o vµ thèng kª ®Ó hç trî cho qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh ë møc s¸ch l−îc vµ

chiÕn l−îc. PhÇn mÒm ®−îc lùa chän cÇn ph¶i cã:

- C¸c thñ tôc hoÆc c¸c ph−¬ng ph¸p dù b¸o cÇn thiÕt.

- M« t¶ c¸c thñ tôc vµ ph−¬ng ph¸p ë mét møc ®é phï hîp víi tr×nh ®é

vÒ thèng kª vµ dù b¸o cña ng−êi sö dông.

Th«ng dông hiÖn nay lµ mét sè phÇn mÒm thèng kª nh−: SPSS for

DOS/SPSS for Windows, MFIT, EVIEW.... Ngoµi ra cã mét sè phÇn mÒm

®−îc thiÕt kÕ dµnh cho nh÷ng ng−êi kh«ng cã nhiÒu kiÕn thøc vÒ thèng kª.

Chóng th−êng sö dông giao diÖn kiÓu thùc ®¬n vµ dÊu nh¾c, cho phÐp sö dông

ch−a cã kinh nghiÖm chän lùa c¸c thñ tôc vµ nhËp d÷ liÖu mét c¸ch dÔ dµng.

Nh−ng ®èi víi nh÷ng ng−êi sö dông cã kinh nghiÖm th× chóng l¹i tá ra kh«ng

phï hîp, v× tèc ®é nhËp liÖu vµ tèc ®é ®¹t ®Õn kÕt qu¶ bÞ gi¶m ®i nhiÒu v× ph¶i

6.3 PhÇn mÒm ng«n ng÷ truy vÊn vµ sinh b¸o c¸o

tr¶i qu¶ hµng lo¹t c¸c b−íc chän thùc ®¬n vµ dÊu nh¾c.

NÕu hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu cã chøa ng«n ng÷ truy vÊn tin hay sinh

b¸o c¸o hoÆc c¶ hai, th× cã thÓ sö dông c¸c c«ng cô nµy ®Ó rµ so¸t d÷ liÖu

trong kh¾p c¬ së d÷ liÖu nh»m t×m ra nh÷ng th«ng tin cã Ých cho nh÷ng c©u

hái ®Æc biÖt, ®ét xuÊt vÒ qu¶n lý tµi chÝnh.

Bé sinh b¸o c¸o (Report Builder) lµ mét c«ng cô phÇn mÒm cho phÐp

x¸c ®Þnh nh÷ng môc d÷ liÖu nµo trong mét b¶n ghi cÇn ®−îc liÖt kª trªn mét

b¸o c¸o vµ cho phÐp ®Þnh d¹ng l¹i b¸o c¸o ng−êi dïng cã thÓ thùc hiÖn trÝch

rót d÷ liÖu vµ ®Þnh d¹ng chóng theo mét c¸ch sao cho cã gi¸ trÞ sö dông ®èi

víi hä. TÊt c¶ nh÷ng g× cÇn lµm chØ lµ ®éng t¸c chän thùc ®¬n vµ dÊu nh¾c do

6.4. C¸c hÖ thèng kÕ to¸n tù ®éng hãa

phÇn mÒm sinh b¸o c¸o cung cÊp.

Mµn h×nh t¹o b¸o c¸o trong FoxPro for Window b»ng Report Builder.

C¸c hÖ thèng kÕ to¸n dù trªn m¸y tÝnh bao gåm phÇn mÒm t¸c nghiÖp

®−îc sö dông ®Ó cung cÊp c¸c hãa ®¬n, sÐc, c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh hµng th¸ng vµ

c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú kh¸c cÇn ®Ó doanh nghiÖp sö dông ®−îc. Bªn c¹nh ®ã, nhiÒu

hÖ thèng kÕ to¸n tù ®éng hãa cã kh¶ n¨ng cung cÊp c¸c c«ng cô ph©n tÝch tµi

chÝnh cÇn thiÕt cho c¸c nhµ ra quyÕt ®Þnh ë møc s¸ch l−îc vµ chiÕn l−îc nh− b¸o

c¸o ph©n tÝch tµi chÝnh cña tæ chøc víi nhiÒu chØ tiªu ph©n tÝch tµi chÝnh cÇn thiÕt.

6.5. C¸c hÖ thèng kiÓm to¸n vµ an toµn tù ®éng hãa

Nhµ qu¶n lý chØ cÇn chän tªn b¸o c¸o tõ thùc ®¬n cã s½n lµ ®−îc.

Cã rÊt nhiÒu ch−¬ng tr×nh kiÓm to¸n tù ®éng hãa cã thÓ trî gióp cho c¸c

nhµ kiÓm to¸n trong qu¸ tr×nh ®¸nh gi¸ hay theo dâi hÖ thèng kÕ to¸n tù ®éng

hãa. C¸c phÇn mÒm kiÓm to¸n chung cung cÊp kh¶ n¨ng th©m nhËp vµo c¸c

tÖp m¸y tÝnh,cho phÐp c¸c nhµ kiÓm to¸n xö lý d÷ liÖu ®iÖn tö t¹o c¸c tÖp kiÓm

to¸n, trÝch rót d÷ liÖu vµtiÕn hµnh ph©n tÝch thèng kª c¸c d÷ liÖu; s¾p xÕp, tãm

t¾t vµ lÊy mÉu d÷ liÖu, sinh c¸c b¸o c¸o.

PhÇn mÒm kiÓm to¸n chung cßn cung cÊp cho c¸c nhµ kiÓm to¸n xö lý d÷

liÖu ®iÖn tö c¸c b¶ng liÖt kª c¸c môc cÇng kiÓm tra vµ c¸c nh¾c nhë kh¸c ®Ó

kiÓm tra tÝnh an toµn cña trung t©m xö lý d÷ liÖu, bao gåm an toµn vËt lý cña

trung t©m vµ an toµn c¸c thñ tôc ®−îc sö dông bëi c¸c nh©n viªn cña trung t©m.

C¸c hÖ thèng kÕ to¸n tµi chÝnh ®−îc b¶o vÖ bëi hµng lo¹t phÇn mÒm an

toµn kh¸c nhau. Mét sè phÇn mÒm cho phÐp truy cËp tù ®éng vµo tæ chøc hÖ

thèng kÕ to¸n tµi chÝnh th«ng qua viÖc nhËn diÖn vµ kiÓm tra ®èi t−îng t×m

c¸ch truy cËp hÖ thèng. Nã duy tr× viÖc ghi nhËn mäi ý ®å truy cËp, ®−îc phÐp

hay kh«ng ®−îc phÐp. Nã còng cho phÐp m· hãa hoÆc gi¶i m· d÷ liÖu ®−îc

chuyÓn tíi hay chuyÓn ®i tõ c¬ së d÷ liÖu kÕ to¸n tµi chÝnh.

Mét phÇn mÒm bæ sung th−êng ®−îc sö dông ®Ó cung cÊp tÝnh n¨ng t¾t

hÖ thèng an toµn trong tr−êng hîp cã sù cè vÒ ®iÖn hoÆc c¸c sù cè kh¸c.

Restart and Recovery Software ®−îc sö dông ®Ó kh«i phôc l¹i hÖ thèng vµ cøu

l¹i tèi ®a d÷ liÖu ®−îc nhËp vµo tr−íc ®ã.

Thªm vµo ®ã còng cÇn b¶o vÖ hÖ thèng tr−íc nguyc¬ Virus cã thÓ lµm

háng hay xãa s¹ch d÷ liÖu. C¸c biÖn ph¸p ®Ò phßng lµ sö dông toµn bé ®Üa

cøng chøa d÷ liÖu. C¸c biÖn ph¸p ®Ò phßng lµ sö dông c¸c ch−¬ng tr×nh chèng

virus, nh÷ng ch−¬ng tr×nh cã kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn sù cã mÆt cña virus ®ång thêi

b¶o vÖ hÖ thèng tr−íc nguy c¬ bÞ virus th©m nhËp, diÖt virus hiÖn h÷u vµ kiÓm

6.6. PhÇn mÒm ph©n tÝch tµi chÝnh chuyªn dông

so¸t ®−îc t¸c h¹i mµ virus cã thÓ g©y nªn.

Cã nhiÒu phÇn mÒm ph©n tµi chÝnh chuyªn nghiÖp kh¸c nhau cã kh¶

n¨ng cung cÊp cho c¸c nhµ qu¶n lý c¸c c«ng cô ph©n tÝch vµ lËp tµi chÝnh. C¸c

s¶n phÈm phÇn mÒm nµy th−êng h¹n chÕ trong mét ph¹m vi øng dông nhÊt

®Þnh. VÝ dô, cã nh÷ng phÇn mÒm chØ ®Ó hç trî c¸c nhµ qu¶n lý tµi chÝnh trong

viÖc ph¸t triÓn vµ ph©n tÝch dù to¸n vèn trong doanh nghiÖp, mét sè phÇn mÒm

chuyªn dông l¹i ®−îc dïng ®Ó trî gióp c¸c nhµ qu¶n lý tµi chÝnh qu¶n lý dßng

tiÒn cña doanh nghiÖp.

Víi sù trî gióp cña phÇn mÒm IFPS (Interactive Financial Planning

System), c¸c nhµ qu¶n lý tµi chÝnh cã thÓ x©y dùng c¸c m« h×nh tµi chÝnh vµ

xö lý chóng nh»m m« phßng c¸c t×nh huèng kinh doanh kh¸c nhau. S¶n phÈm

phÇn mÒm nµy chøa nhiÒu hµm tµi chÝnh, thèng kª vµ to¸n häc ®Ó hç trî nhµ

qu¶n lý trong nhiÒu t×nh huèng nghiÖp vô kh¸c nhau. Mét trong nh÷ng ®iÓm

m¹nh cña s¶n phÈm nµy lµ cho phÐp nhµ qu¶n lý tèi −u hãa, ph¸t triÓn nh÷ng

m« h×nh vµ m« pháng nhiÒu t×nh huèng "What - if" kh¸c nhau,víi nh÷ng m«

h×nh cã sö dông mét ng«n ng÷ rÊt gÇn gòi víi ng«n ng÷ tiÕng Anh tù nhiªn

trong thÕ giíi kinh doanh. IFPS còngcho phÐp c¸c nhµ qu¶n lý ®Æt môc tiªu

cho mét sè yÕu tè nhÊt ®Þnh.

Cã nhiÒu gãi phÇn mÒm ®−îc ph¸t triÓn ®Ó gióp c¸c c¸ nh©n vµ c«ng ty

nhá qu¶n lý tiÒn cña m×nh. VÒ c¬ b¶n, c¸c phÇn mÒm qu¶n trÞ tµi chÝnh c¸

nh©n ®Òu sö dông mét sæ kiÓm tra n−hlµ mét ch−¬ng tr×nh c¬ së. Mét ch−¬ng

tr×nh rÊt næi tiÕng trong ®ã lµ Managing Your Money (MYM) cña Andrew

Tobia. Ch−¬ng tr×nh nµy cho phÐp ng−êi dïng ghi nhËn l¹i c¸c nghiÖp vô tµi

chÝnh cña m×nh trong mét sæ kiÓm tra, in sÐc, x©y dùng mét ng©n s¸ch g¾n

liÒn víi sæ kiÓm tra vµ −íc tÝnh c¸c kho¶n thuÕ. Nã cã thÓ trî gióp ng−êi dïng

qu¶n lý ®−îc c¸c kho¶n ®Çu t− cña m×nh, thùc hiÖn c¸c thanh to¸n ®iÖn tö -

nÕu cã mét m« ®em... §èi víi kinh doanh nhá, phÇn mÒm cung cÊp kh¶ n¨ng

qu¶n lý c«ng nî ph¶i thu, ph¶i tr¶ víi h¹n thanh to¸n, dù b¸o ng©n s¸ch, tiÒn

vèn vµ thuÕ, ®¸nh gi¸ mua, b¸n, cho thuª, in Ên hãa ®¬n, qu¶n lý tµi kho¶n chi

phÝ vµ in ra c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. PhÇn mÒm còng cung cÊp mét lo¹t c¸c tiÖn

Ých nh− tÖp danh môc dïng trong th− tÝn vµ nh·n th− tÝn hay danh s¸ch c¸c

c«ng viÖc cÇn lµm.

Ch−¬ng XVII

hÖ thèng th«ng tin marketing

§ 1 kh¸i qu¸t vÒ th«ng tin marketing

1.1. Chøc n¨ng Marketing

Chøc n¨ng Marketing cã trong hÇu hÕt c¸c tæ chøc kinh tÕ:dï lµ doanh

nghiÖp s¶n xuÊt hay kinh doanh th−¬ng m¹i,cã môctiªu t×m kiÕm lîi nhuËn hay

kh«ng cã môc tiªu t×m kiÕm lîi nhuËn. V× møc ®é quan träng cña nã nªn nhiÒu

doanh nghiÖp ®Æt träng t©m Marketing trong tÊt c¶ c¸c kÕ ho¹ch cña m×nh.

Môc tiªu chñ yÕu cña chøc n¨ng Marketing lµ tháa m·n nhu cÇu vµ ý

muèn cña kh¸ch hµng. §Ó ®¹t ®−îc môc tiªu nµy, ng−êi lµm Marketing cÇn

ph¶i thùc hiÖn hµng lo¹t c¸c ho¹t ®éng: lËp kÕ ho¹ch vµ ph¸t triÓn c¸c s¶n

phÈm míi, qu¶ng c¸o, khuyÕn m¹i, b¸n hµng, l−u kho vµ ph©n phèi hµng hãa

1.2. C¸c hÖ thèng th«ng tin Marketing

vµ dÞch vô vµ tiÕn hµnh nghiªn cøu thÞ tr−êng.

C¸c hÖ thèng th«ng tin Markerting cã t¸c dông hç trî chøc n¨ng

Marketing. Chóng ®−îc ph©n thµnh ba møc: T¸c nghiÖp, s¸ch l−îc vµ chiÕn

l−îc: C¸c hÖ thèng th«ng tin Marketing t¸c nghiÖp gåm c¸c hÖ thèng hç trî

viÖc b¸n hµng hãa vµ dÞch vô nh− hÖ thèng th«ng tin kh¸ch hµng tiÒm n¨ng, hÖ

thèng th«ng tin liªn hÖ víi kh¸ch hµng, hÖ thèng b¸n hµng tõ xa, hÖ thèng

thong tin trùc tiÕp, hÖ thèng cung cÊp s¶n phÈm vµ hÖ thèng th«ng tin ph©n

phèi. NhiÒu hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh t¸c nghiÖp cã vai trß hç trî quan

träng ®èi víi hÖ thèng th«ng tin Marketing, vÝ dô hÖ thèng th«ng tin xö lý ®¬n

hµng, hÖ thèng hµng tån kho vµ hÖ thèng c«ng nî víi kh¸ch hµng.

C¸c hÖ thèng th«ng tin Marketing s¸ch l−îc hç trî c¸c nhµ qu¶n lý

Marketing trong viÖc qu¶n lý vµ kiÓm tra lùc l−îng b¸n hµng, c¸c kü thuËt xóc

tiÕn b¸n hµng, gi¸ c¶, ph©n phèi vµ cung cÊp hµng hãa & dÞch vô.

C¸c hÖ thèng th«ng tin Marketing chiÕn l−îc, hç trî qu¸ tr×nh qu¶n lý ë

møc cao nhÊt: LËp kÕ ho¹ch vµ ph¸t triÓn c¸c s¶n phÈm míi, tiÕn hµnh dù b¸o

dµi h¹n. Cã hai hÖ thèng th«ng tin hç trî c¶ hai møc qu¶n lý chiÕn l−îc vµ

s¸ch l−îc lµ hÖ thèng th«ng tin theo dâi c¸c ®èi thñ c¹nh tranh.

Møc qu¶n lý C¸c hÖ thèng th«ng tin Marketing

- HÖ thèng th«ng tin dù ¸o b¸n hµng KÕ ho¹ch chiÕn l−îc - HÖ thèng th«ng tin lËp kÕ ho¹ch vµ ph¸t triÓn

- HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý b¸n hµng

- HÖ thèng ®Þnh gi¸ s¶n phÈm S¸ch l−îc - HÖ thèng th«ng tin xóc tiÕn b¸n hµng

- HÖ thèng ph©n phèi

- HÖ thèng th«ng tin kh¸ch hµng

- HÖ thèng th«ng tin liªn hÖ

- HÖ thèng th«ng tin h−íng dÉn T¸c nghiÖp - HÖ thèng th«ng tin tµi liÖu

- HÖ thèng th«ng tin b¸n hµng qua ®iÖn tho¹i

- HÖ thèng th«ng tin qu¶ng c¸o qua th−

Ba møc cña hÖ thèng th«ng tin Marketing

C¸c nhµ qu¶n lý Marketing cã thÓ sö dông nhiÒu phÇn mÒm m¸y tÝnh ®a

n¨ng ®Ó hç trî trong qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh cña m×nh nh−:

- PhÇn mÒm so¹n th¶o v¨n b¶n.

- PhÇn mÒm chÕ b¶n ®iÖn tö.

- PhÇn mÒm qu¶n trÞ tÖp.

- PhÇn mÒm qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu.

- PhÇn mÒm b¶ng tÝnh.

- PhÇn mÒm ®å häa.

- C¸c hÖ thèng ®a ph−¬ng tiÖn.

- PhÇn mÒm thèng kª.

- PhÇn mÒm c¬ së d÷ liÖu trùc tuyÕn.

- PhÇn mÒm th− ®iÖn tho¹i.

- PhÇn mÒm th− ®iÖn tö.

Ngoµi ra cßn cã mét sè lo¹i phÇn mÒm chuyªn dông ®−îc ph¸t triÓn

riªng cho chøc n¨ng Marketing nh−: phÇn mÒm trî gióp nh©n viªn b¸n hµng,

phÇn mÒm trî gióp nh©n viªn qu¶n lý b¸n hµng, phÇn mÒm trîgióp b¸n h¸ng

tõ xa, phÇn mÒm hç trî kh¸ch hµng, phÇn mÒm chuyªn dông - tÝch hîp cña

c¸c lo¹i phÇn mÒm trªn.

§ 2 Chøc n¨ng Marketing

Môctiªu chÝnh cña chøc n¨ng Marketing trong mäi doanh nghiÖp lµ tháa

m·n nhu cÇu vµ ým uèn cña kh¸ch hµng. §Ó lªn kÕ ho¹ch cho c¸c hÖ thèng

th«ng tin Marketing cã hiÖu qu¶ cÇn thÊy r»ng, chøc n¨ng Marketing kh«ng

chØ ®¬n gi¶n lµ b¸n hµng vµ qu¶ng c¸o cho c¸c s¶n phÈm vµ dÞchvô. H¬n thÕ

n÷a, nã bao gåm mét ph¹m vi réng lín c¸c ho¹t ®éng.

- X¸c ®Þnh kh¸ch hµng hiÖn nay lµ ai?

- Kh¸ch hµng trong t−¬ng lai sÏ lµ ai?

- C¸c kh¸ch hµng nµy cÇn vµ muèn nh÷ng g×?

- Lªn kÕ ho¹ch vµ ph¸t triÓn c¸c s¶n phÈm & dÞch vô míi ®Ó ®¸p øng

®−îc c¸c nhu cÇu ®ã.

- §Þnh gi¸ cho c¸c s¶n phÈm & dÞch vô.

- Xóc tiÕn b¸n hµng.

- Ph©n phèi s¶n phÈm & dÞch vô tíi kh¸ch hµng.

C¸c nhµ qu¶n lý Marketing tham gia trong rÊt nhiÒu ho¹t ®éng lËp kÕ

ho¹ch nh»m theo ®uæi chøc n¨ng Marketing. KÕt qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng lËp kÕ

ho¹ch lµ mét sù kÕt hîp hµi hßa gi÷a s¶n phÈm & dÞch vô, xóc tiÕn b¸n hµng,

gi¸ c¶ vµ h×nh thøc ph©n phèi s¶n phÈm tíi kh¸ch hµng. Sù kÕt hîp nµy ®−îc

gäi lµ tiÕp thÞ hçn hîp - Marketing mix.

M«i tr−êng bªn trong

• Rµng buéc chÝnh • Rµng buéc kü thuËt • Rµng buéc nh©n sù • Rµng buéc vÒ tæ chøc

M«i tr−êng bªn ngoµi • D÷ liÖu vÒ kh¸ch hµng • Ph©n tÝch c¹nh tranh • Xu h−íng kinh tÕ, ph¸p lý • Xu h−íng x· héi • Rµng buéc cña chÝnh phñ

C¸c môc tiªu cña tæ chøc

C¸c môc tiªu Marketing

KÕ ho¹ch chiÕn l−îc

Lùa chän môc tiªu

Qu¶n lý s¶n phÈm cò

Dù b¸o nhu cÇu

QuyÕt ®Þnh vÒ Marketing mix

QuyÕt ®Þnh vÒ s¶n phÈm

QuyÕt ®Þnh vÒ ph©n phèi

QuyÕt ®Þnh vÒ gi¸ c¶

QuyÕt ®Þnh vÒ qu¶ng c¸o vµ khuyÕn m¹i

KÕ ho¹ch s¸ch l−îc

§¸nh gi¸ vµ kiÓm so¸t

ThiÕt kÕ vµ ph¸t triÓn s¶n phÈm mÝ

Tæng quan chung vÒ m« h×nh lËp kÕ ho¹ch qu¶n trÞ Marketing.

Quan ®iÓm cña c¸c nhµ qu¶n lý vÒ chøc n¨ng Marketing còng dÇn thay

®æi theo thêi gian. Ngµy nay, qu¶n lý cña nhiÒu doanh nghiÖp ®Æt träng t©m

vµo viÖc ®¸p øng nhu cÇu vµ mong muèn cña kh¸ch hµng trong tÊt c¶ c¸c khÝa

c¹nh kinh doanh tõ lËp kÕ ho¹ch, ph¸t triÓn, s¶n xuÊt ®Õn ph©n phèi s¶n phÈm

& dÞch vô cña tæ chøc. §ã lµ nh÷ng doanh nghiÖp theo quan ®iÓm tiÕp thÞ

trong tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh: thµnh c«ng n»m ë chç tháa

m·n nhu cÇu vµ ý muèn cña kh¸ch hµng, nghiªn cøu xem thÞ tr−êng muèn g×

råi s¶n xuÊt theo nhu cÇu cña thÞ tr−êng chø kh«ng ph¶i cø s¶n xuÊt råi b¸n

trªn thÞ tr−êng mµ kh«ng cÇn nghiªn cøu nhu cÇu thÞ tr−êng.

§ 3 C¸c hÖ thèng th«ng tin Marketing

C¸c hÖ thèng th«ng tin Marketing trî gióp c¸c ho¹t ®éng chñ yÕu cña

mét tæ chøc Marketing. C¸c hÖ thèng th«ng tin thu thËp d÷ liÖu m« t¶ c¸c ho¹t

®éng Markeing s½n sµng cho c¸c nhµ qu¶n lý, trî gióp hä trong qu¸ tr×nh ra

quyÕt ®Þnh. §Ó cã thÓ ®¹t hiÖu qu¶ cao, cÇn phèi hîp hÖ thèng th«ng tin

Marketing víi c¸c hÖ thèng th«ng tin kh¸c cña tæ chøc nh− hÖ thèng mua

hµng, hÖ thèng th«ng tin kh¸c cña tæ chøc nh− hÖ thèng mua hµng, hÖ thèng

s¶n xuÊt, hÖ thèng hµng tån kho, hÖ thèng c«ng nî ph¶i thu, hÖ thèng c«ng nî

ph¶i tr¶ vµ hÖ thèng xö lý ®¬n hµng. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n tµi chÝnh cña

mét doanh nghiÖp sÏ cung cÊp rÊt nhiÒu d÷ liÖu cã thÓ sö dông cho hÖ thèng

th«ng tin Marketing.

Còng gièng nh− c¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh, c¸c hÖ thèng th«ng tin

Marketing còng ®−îc ph©n thµnh 3 møc: T¸c nghiÖp, s¸ch l−îc vµ chiÕn l−îc.

C¸c th«ng tin sö dông ë møc t¸c nghiÖp cã thÓ ®−îc sö dông c¶ ë møc s¸ch

l−îc vµ th«ng tin sö dông ë møc s¸ch l−îc cã thÓ sö dông ë c¶ møc chiÕn l−îc.

Mét sè hÖ thèng th«ng tin Marketing nh− hÖ thèng th«ng tin nghiªn cøu thÞ

tr−êng vµ hÖ thèng th«ng tin theo dâi c¸c ®èi thñ c¹nh tranh râ rµng hç trî c¶

møc s¸ch l−îc vµ chiÕn l−îc. Gièng nh− c¸c hÖ thèng th«ng tin kh¸c, sÏ kh«ng

cã sù ph©n chia ranh giíi râ rÖt gi÷a c¸c møc quyÕt ®Þnh ®èi víi c¸c hÖ thèng

th«ng tin Marketing. §ã lµ mét sù nèi tiÕp liªn tôc ba møc ra quyÕt ®Þnh.

3.1. C¸c hÖ thèng th«ng tin Marketing t¸c nghiÖp

HÖ thèng th«ng tin b¸n hµng

Nh©n viªn b¸n hµng thùc hiÖn hµng lo¹t ho¹t ®éng b¸n hµng nh− x¸c

®Þnh kh¸ch hµng tiÒm n¨ng, t¹o mèi liªn hÖ víi c¸c kh¸ch hµng, b¸n hµng trän

gãi vµ theo dâi b¸n hµng. Cã rÊt nhiÒu hÖ thèng th«ng tin cã kh¶ n¨ng hç trî

cho nh©n viªn b¸n hµng trong c¸c ho¹t ®éng nµy.

HÖ thèng th«ng tin kh¸ch hµng t−¬ng lai.

Khoanh vïng c¸c kh¸ch hµng t−¬ng lai th−êng lµ mét c«ng viÖc tèn

nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc. C¸c nguån th«ng tin phôc vô cho viÖc x¸c ®Þnh

c¸c kh¸ch hµng t−¬ng lai th−êng rÊt kh¸c nhau. §ã cã thÓ lµ c¸c nhµ cung cÊp

kh¸c chuyªn b¸n c¸c s¶n phÈm phô thuéc, c¸c ghi chó trªn b¸o chÝ, danh b¹

®iÖn tho¹i hay c¸c phiÕu th¨m dß kh¸ch hµng.

Khi tÖp c¸c kh¸ch hµng t−¬ng lai ®−îc l−u tr÷ trªn ®Üa tõ, th× c¸c nh©n

viªn b¸n hµng sÏ rÊt rÔ t×m kiÕm hoÆc tæng hîp th«ng tin vÒ hä. Nh− vËy, ®Çu

ra cña hÖ thèng th«ng tin kh¸ch hµng t−¬ng lai cã thÓ gåm c¸c danh môc c¸c

kh¸ch hµng theo ®Þa ®iÓm, theo lo¹i s¶n phÈm, theo doanh thu gép hoÆc theo

c¸c chØ tiªu kh¸c cã tÇm quan träng ®èi víi lùc l−îng b¸n hµng.

C¸c c¬ së d÷ liÖu trùc tuyÕn còng lµ nguån th«ng tin vÒ kh¸ch hµng

t−¬ng lai. C¸c c¬ së d÷ liÖu kiÓu nµy cho phÐp t×m kiÕm b»ng phÇn mÒm truy

vÊn hoÆc phÇn mÒm b¶n ®å vµ cho phÐp khoanh vïng kh¸ch hµng t−¬ng lai

theo c¸c vïng ®Þa lý vµ hiÓn thÞ chóng trªn b¶n ®å c¸c vïng nµy.

HÖ thèng th«ng tin liªn hÖ kh¸ch hµng.

HÖ thèng th«ng tin kh¸ch hµng cung cÊp th«ng tin cho bé phËn b¸n

hµng vÒ kh¸ch hµng, vÒ së thÝch cña hä ®èi víi c¸c s¶n phÈm & dÞch vô vµ sè

liÖu vÒ qu¸ tr×nh mua hµng cña hä trong qu¸ khø. Khi th«ng tin ®· ®−îc l−u

tr÷ trªn ®Üa tõ, c¸c nh©n viªn b¸n hµng cã thÓ dÔ dµng x¸c ®Þnh ®−îc tÊt c¶

nh÷ng kh¸ch hµng −a chuéng c¸c kiÓu mÉu s¶n phÈm nhÊt ®Þnh hay kh¸ch

hµng nµo ®ã cã thÓ ®ang sÉn sµng mua thªm hµng ®· mua lÇn tr−íc. B»ng

c¸ch s¾p xÕp c¸c giao dÞch mua b¸n theo tr×nh tù thêi gian nh©n viªn b¸n hµng

cã thÓ x¸c ®Þnh ®−îc c¸c kh¸ch hµng ®ang ë t×nh tr¹ng gÇn hÕt hµng, cÇn mua

bæ sung thªm.

HÖ thèng th«ng tin hái/®¸p/khiÕu n¹i.

Khi kh¸ch hµng cã khiÕu n¹i, th¾c m¾c vÒ c¸c s¶n phÈm & dÞch vô mµ

doanh nghiÖp ®−a vµo l−u th«ng th× c¸c khiÕu n¹i ®ã cÇn ®−îc ghi nhËn, xö lý

vµ l−u tr÷ l¹i, phôc vô ph©n tÝch qu¶n lý hoÆc liªn hÖ kinh doanh sau nµy. CÇn

l−u ý r»ng, c¸c khiÕu n¹i cÇn ®−îc l−u tr÷ trªn mét ph−¬ng tiÖn sao cho cã thÓ

dÔ dµng tiÕn hµnh ph©n tÝch sau nµy. Kh¶ n¨ng nµy cho phÐp c¸c nhµ qu¶n lý

Marketing ph©n tÝch yªu cÇu cña kh¸ch hµng, nh»m x¸c ®Þnh c¬ héi cho

nh÷ng s¶n phÈm míi, c¶i tiÕn s¶n phÈm hiÖn cã, thiÕt lËp hoÆc c¶i tiÕn c¸c

dÞch vô hç trî kh¸ch hµng.

Mét hÖ thèng th«ng tin hái ®¸p cã thÓ gåm hµng lo¹t c¸c th− tr¶ lêi

kh¸ch hµng, trong ®ã th«ng tin cho kh¸ch hµng vÒ c¸c s¶n phÈm & dÞch vô, cã

thÓ mua chóng ë ®©u, hay c¸c tr¶ lêi khiÕu n¹i, hái ®¸p th«ng qua ®iÖn tho¹i.

HÖ thèng th«ng tin tµi liÖu:

Mét hÖ thèng th«ng tin tµi liÖu cung cÊp cho nh©n viªn Marketing nhiÒu

tµi liÖu cã thÓ sö dông ngay cho ho¹t ®éng cña hä. HÖ thèng nµy còng c¶i tiÕn

chÊt l−îng cña c¸c tµi liÖu ®−îc thiÕt lËp bëi nh©n viªn Marketing vµ vËy nªn

sÏ gãp phÇn n©ng cao doanh thu b¸n hµng.

HÖ thèng th«ng tin b¸n hµng qua ®iÖn tho¹i

Mét doanh nghiÖp cã thÓ t¨ng ®−îc n¨ng suÊt b¸n hµng th«ng qua h×nh

thøc b¸n hµng qua ®iÖn tho¹i. Víi h×nh thøc nµy, ng−êi b¸n hµng cã thÓ liªn

hÖ víi kh¸ch hµng, b¸n hµng hãa vµ dÞch vô cho kh¸ch hµng b»ng c¸ch sö

dông ®iÖn tho¹i mµ kh«ng cÇn ®Õn chi phÝ vµ thêi gian ®i l¹i. H×nh thøc b¸n

hµng nµy còng cho phÐp tiÕp cËn ®−îc víi nhiÒu kh¸ch hµng h¬n trong mét

giíi h¹n thêi gian so víi nh÷ng ph−¬ng thøc b¸n hµng kh¸c.

HÖ thèng th«ng tin qu¶ng c¸o göi th− trùc tiÕp:

NhiÒu doanh nghiÖp n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh b»ng c¸ch göi c¸c

cuèn s¸ch nhá vµ c¸c Catalog s¶n phÈm & dÞch vô trùc tiÕp tíi kh¸ch hµng,

b»ng c¸ch sö dông hÖ thèng qu¶ng c¸o göi th− trùc tiÕp. §Ó cã thÓ ph©n phèi

tµi liÖu kinh doanh tíi mét sè l−îng lín c¸c kh¸ch hµng tiÒm n¨ng mét c¸ch

nhanh chãng, ®a phÇn c¸c phßng kinh doanh ®Òu duy tr× danh s¸ch, ®Þa chØ

kh¸ch hµng vµ thùc hiÖn göi tµi liÖu hµng lo¹t trªn c¬ së danh s¸ch ®ã. Danh

s¸ch nµy cã thÓ cã ®−îc tõ c¸c tÖp kh¸ch hµng t−¬ng lai hoÆc c¸c c¬ së d÷ liÖu

C¸c hÖ thèng th«ng tin ph©n phèi

th−¬ng m¹i. Danh s¸ch nµy còng cã thÓ mua l¹i tõ c¸c doanh nghiÖp kh¸c.

Mét doanh nghiÖp cã thÓ lùa chän ®Ó sö dông c¸c hÖ thèng ph©n phèi

c«ng céng hiÖn cã cho c¸c s¶n phÈm & dÞch vô cña m×nh hoÆc tù x©y dùng

nªn hÖ thèng ph©n phèi cho kh¸ch hµng cña riªng m×nh. Dï chän hÖ thèng

nµo ®i n÷a còng ph¶i theo dâi ®−îc hµng hãa vµ dÞch vô ph©n phèi ®i. ViÖc

theo dâi lÇn theo ®−êng ®i cña s¶n phÈm & dÞch vô th«ng qua hÖ thèng ph©n

phèi lµ hÕt søc quan träng, nh»m x¸c ®Þnh vµ söa ch÷a nh÷ng sai sãt trong

ph©n phèi vµ lµm gi¶m thêi gian ph©n phèi. Mét trong nh÷ng dÞch vô kh¸ch

hµng quan träng ®èi víi mét doanh nghiÖp lµ tèc ®é ph©n phèi s¶n phÈm &

C¸c hÖ thèng kÕ to¸n tµi chÝnh t¸c nghiÖp hç trî

dÞch vô cña nã tíi kh¸ch hµng.

Chøc n¨ng Marketing sö dông rÊt nhiÒu d÷ liÖu ®−îc cung cÊp bëi ba hÖ

thèng th«ng tin tµi chÝnh t¸c nghiÖp: HÖ thèng xö lý ®¬n hµng, hÖ thèng th«ng

tin hµng tån kho vµ hÖ thèng th«ng tin tÝn dông.

HÖ thèng xö lý ®¬n ®Æt hµng

Mét l−îng lín d÷ liÖu Marketing ®−îc h×nh thµnh tõ hÖ thèng kÕ to¸n

tµi chÝnh cña doanh nghiÖp. VÝ dô hÖ thèng xö lý ®¬n hµng cung cÊp cho

nhµ qu¶n lý Marketing d÷ liÖu ban ®Çu phôc vô viÖc lËp b¸o c¸o vÒ t×nh

h×nh ®Æt hµng cña kh¸ch hµng theo thêi kú, theo ng−êi b¸n, theo s¶n phÈm

vµ theo ®Þa ®iÓm. Th«ng tin nµy cã thÓ ®−îc sö dông ®Ó ra nhiÒu quyÕt ®Þnh

Marketing ë c¸c møc kh¸c nhau. Ph©n tÝch c¸c lÖnh b¸n hµng sÏ cung cÊp

chonhµ qu¶n lý Marketing mét sè th«ng tin, mµ trªn c¬ së ®ã cã thÓ lªn

®−îc c¸c dù b¸o b¸n hµng.

HÖ thèng POS (Point - of - Sale) thu thËp d÷ liÖu vÒ ®¬n hµng ngay t¹i

thêi ®iÓm hµng ®−îc b¸n ra. Th«ng tin ra tõ hÖ thèng POS sÏ lµ d÷ liÖu ®Çu

vµo cña hÖ thèng kÕ to¸n tµi chÝnh, sau ®ã chóng ®−îc chuyÓn tiÕp cho hÖ

thèng th«ng tin Marketing.

Mét sè doanh nghiÖp cung cÊp cho kh¸ch hµng cña hä c¸c thiÕt bÞ ®Çu

cuèi, cho phÐp truy nhËp trùc tiÕp tíi hÖ thèng b¸n hµng cña doanh nghiÖp.

Môc ®Ých ë ®©y lµ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho kh¸ch hµng trong viÖc ®Æc hµng

vµ t¨ng c−êng −u thÕ c¹nh tranh cho doanh nghiÖp.

HÖ thèng th«ng tin hµng tån kho

C¸c hÖ thèng th«ng tin hµng tån kho lµ nh÷ng ph©n hÖ th«ng tin cña hÖ

thèng kÕ to¸n tµi chÝnh. Chóng cã chøc n¨ng cung cÊp th«ng tin vÒ møc tån

kho, t×nh h×nh xuÊt - nhËp - tån, vÒ hµng h− háng còng nh− th«ng tin vÒ ph©n

phèi hµng tån kho néi bé trong doanh nghiÖp. VÝ dô, nh©n viªn b¸n hµng cã

thÓ kiÓm tra l¹i l−îng hµng tån trong kho tr−íc khi b¸n hµng cho kh¸ch. Nh−

vËy, hÖ thèng th«ng tin hµng tån kho cung cÊp cho hÖ thèng xö lý ®¬n hµng

c¸c d÷ liÖu quan träng vÒ møc tån kho ®Ó cã h−íng ®iÒu chØnh ph−¬ng thøc

b¸n hµng, vÝ dô nÕu cã mÆt hµng nµo kh«ng ®ñ cung cÊp, nh©n viªn b¸n hµng

cã thÓ thay thÕ b»ng mét mÆt hµng t−¬ng tù cho nhu cÇu cña kh¸ch.

Nãi chung c¸c hÖ thèng t¸c nghiÖp quan träng cña hÖ thèng kÕ to¸n tµi

chÝnh ®Òu cung cÊp th«ng tin h÷u Ých cho qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh ra quyÕt ®Þnh

Marketing ë c¶ møc s¸ch l−îc vµ chiÕn l−îc.

HÖ thèng th«ng tin tÝn dông:

Mét hÖ thèng th«ng tin tÝn dông t¸c nghiÖp th−êng cung cÊp cho nh©n

viªn b¸n hµng hoÆc nh©n viªn qu¶n lý tÝn dông th«ng tin vÒ tÝn dông tèi ®a cho

phÐp ®èi víi mét kh¸ch hµng. Th«ng th−êng, th«ng tin cña hÖ thèng nµy ®−îc

tÝch hîp víi ph©n hÖ xö lý ®¬n hµng cña hÖ thèng kÕ to¸n tµi chÝnh.

Thùc hiÖn tù ®éng hãa c¸c hÖ thèng th«ng tin kÓ trªn cho phÐp c¸c nh©n

viªn b¸n hµng t¨ng n¨ng suÊt lµm viÖc, t¨ng c−êng dÞch vô kh¸ch hµng, gi¶m chi

phÝ b¸n hµng vµ tÊt c¶ nh÷ng lîi Ých kh¸c cã thÓ mang l¹i lîi thÕ cho tæ chøc.

3.2. C¸c hÖ thèng th«ng tin Marketing s¸ch l−îc

C¸c hÖ thèng th«ng tin Marketing s¸ch l−îc kh¸c víi c¸c hÖ thèng

th«ng tin Marketing t¸c nghiÖp, v× bªn c¹nh c¸c th«ng tin c¬ së chóng cßn cho

phÐp t¹o c¸c b¸o c¸o ®Æc biÖt, t¹o c¸c kÕt qu¶ ®Çu ra theo dù tÝnh còng nh−

ngoµi dù tÝnh, c¸c th«ng tin so s¸nh còng nh− th«ng tin m« t¶, hÖ thèng th«ng

tin s¸ch l−îc cung cÊp c¸c th«ng tin tæng hîp chøc kh«ng ph¶i c¸c d÷ liÖu chi

tiÕt nh− hÖ thèng th«ng tin t¸c nghiÖp, nã bao gåm kh«ng nh÷ng c¸c nguån d÷

liÖu bªn trong mµ c¶ nguån d÷ liÖu bªn ngoµi, nã thùc hiÖn xö lý kh«ng nh÷ng

c¸c d÷ liÖu kh¸ch quan mµ c¶ nh÷ng d÷ liÖu chñ quan.

Mét l−îng lín c¸c d÷ liÖu cÇn cho hÖ thèng th«ng tin Marketing s¸ch

l−îc ®−îc thu thËp bëi c¸c hÖ thèng thèng th«ng tin tµi chÝnh t¸c nghiÖp. C¸c hÖ

thèng th«ng tin Marketing s¸ch l−îc th−êng kÕt hîp c¸c d÷ liÖu tµi chÝnh t¸c

nghiÖp víi c¸c d÷ liÖu kh¸c ®Ó hç trî c¸c nhµ qu¶n lý Marketing trong qu¸ tr×nh

ra c¸c quyÕt ®Þnh s¸ch l−îc. C¸c nhµ qu¶n lý th−êng ®−a ra c¸c quyÕt ®Þnh s¸ch

l−îc khi hä chuÈn bÞ vµ triÓn khai c¸c kÕ ho¹ch Marketing, mµ theo ®ã hä hy

väng sÏ ®¹t ®−îc môc tiªu kinh doanh vµ lîi nhuËn do møc chiÕn l−îc ®Ò ra.

HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý b¸n hµng

Sau ®©y lµ mét sè hÖ thèng th«ng tin Marketing s¸ch l−îc ®iÓn h×nh.

Môc tiªu chÝnh cña c¸c nhµ qu¶n lý b¸n hµng lµ ®¹t ®−îc c¸c môc tiªu

do møc qu¶n lý cao nhÊt ®Æt ra. §Ó ®¹t ®−îc môc tiªu nµy, c¸c nhµ qu¶n lý

kinh doanh ph¶i ra rÊt nhiÒu quyÕt ®Þnh s¸ch l−îc nh−:

- Nªn s¾p xÕp c¸c ®iÓm kinh doanh nh− thÕ nµo?

- Bé phËn b¸n hµng cÇn ®−îc ph©n bè nh− thÕ nµo trªn c¸c ®Þa ®iÓm nµy?

- Cã ®iÓm g× cÇn nhÊn m¹nh vÒ c¸c s¶n phÈm ®−îc chµo b¸n còng nh−

vÒ c¸c kh¸ch hµng cÇn phôc vô?

- Nhµ qu¶n lý kinh doanh cÇn quyÕt ®Þnh xem nªn th−ëng cho nh©n viªn

b¸n hµng nh− thÕ nµo ®Ó khÝch lÖ hä n©ng cao hiÖu qu¶ b¸n hµng?

- §o¹n thÞ tr−êng nµo cÇn nhÊn m¹nh ®Ó cã thÓ ®¹t ®−îc môc tiªu kinh

doanh tèt nhÊt?

- Nh÷ng s¶n phÈm & dÞch vô nµo phï hîp nhÊt cho mçi ®o¹n?

Hä còng ph¶i theo dâi tiÕn triÓn cña kÕt qu¶ kinh doanh ®Ó x¸c ®Þnh

xem c¸c quyÕt ®Þnh ®−îc ban hµnh cã ®óng ®¾n kh«ng hay cÇn cã sù hiÖu

chØnh trong c¸c kÕ ho¹ch s¸ch l−îc.

§Ó cã thÓ ra c¸c quyÕt ®Þnh mét c¸ch hiÖu qu¶, c¸c nhµ qu¶n lý

Marketing cÇn mét l−îng lín d÷ liÖu lÞch sö vÒ qu¸ tr×nh kinh doanh cña mçi

nh©n viªn b¸n hµng,mçi ®Þa ®iÓm kinh doanh,mçi s¶n phÈm vµ mæi ®o¹n thÞ

tr−êng.C¸c d÷ liÖu nµy,®−îc cung cÊp bëi hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý kinh

doanh,cã thÓ ®−îc xö dông ®Ó lªn c¸c b¸o c¸o ph©n tÝch c¸c ho¹t ®éng kinh

doanh theo m«t c¸ch sao cho chóng cã thÓ hç tr¬ c¸c nhµ qu¶n lý trong qu¸

tr×nh ra quyÕt ®Þnh ®èi víi c¸c nh©n viªn b¸n hµng,c¸c s¶n phÈm vµ c¸c kh¸ch

hµng.Ph©n tÝch c¸c kÕt qu¶ kinh doanh trong qu¸ khø ®· cho thÊy r»ng,l−îng

kinh doanh ®¹t tèi ®a khi c¸c s¶n phÈm nhÊt ®Þnh ®−îc −u tiªn nhÊn m¹nh víi

mét sè ®o¹n thÞ tr−êng nhÊt ®Þnh.

Bªn c¹nh viÖc lËp kÕ ho¹ch cho c¸c chiÕn dÞnh qu¶ng c¸o trong t−¬ng

lai,c¸c nhµ qu¶n ký kinh doanh còng cÇn nh÷ng th«ng tin ®Ô kiÔm so¸t ®−îc

c¸c chiÕn dÞnh qu·ng c¸o hiÖn t¹i.Nhµ qu¶n lý theo dâi tiÕn tr×nh kinh doanh

cã thÓ cã nhu cÇu c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú hµng th¸ng vÒ kÕt qu¶ kinh doanh cña

mçi nh©n viªn b¸n hµng cïng c¸c gi¸ trÞ trung b×nh ®−îc tÝnh tãan cho toµn bé

lùc l−îng kinh doanh.Th«ng tin nµy cã thÓ ®−îc sö dông ®Ó ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶

HÖ thèng th«ng tin xóc tiÕn b¸n hµng

cña nh©n viªn b¸n hµng.

§Ó cã thÓ th−c hiÖn ®−îc c¸c môc tiªu kinh doanh chiÕn l−îc,c¸c nhµ

qu¶ lý Marketing cÇn ph¸t triÓn c¸c s¸ch l−îc qu¶ng c¸o vµ khuyÕn m·i.C¸c

nhµ qu¶n lý cÇn quyÕt ®Þnh xem nªn sö dông oh−¬ng tiÖn qu¶ng c¸o vµ h×nh

thøc khuyÕn m·i nh− thÕ nµo ®Ó cã thÓ giµnh ®−îc thÞ tr−êng ®· chän;cÇn

triÓn khai c¸c ho¹t ®éng ®ã nh− thÕ nµo ®Ó ®¹t ®−îc kÕt qu¶ kinh doanh.Hç trî

cho c¸c nhµ qu¶n lý trong c¸c c«ng viÖc trªn cã c¸c hÖ thèng th«ng tin qu¶ng

c¸o vµ khuyÕn m·i.

HÖ thèng xö lý ®¬n hµng chøa c¸c d÷ liÖu ban ®Çu cho phÐp x¸c ®Þnh

®−îc s¶n phÈm & dÞch vô nµo b¸n ch¹y nhÊt hoÆc ng−îc l¹i.c¸c b¸o c¸o duqja

trªn hÖ thèng xö lý ®¬n hµng cã thÓ sö dông ®Ó quyÕt ®Þnh xem s¶n phÈm hay

dÞch vô nµo cÇn ®−îc qu¶ng c¸o. NÕu c¸c b¸o c¸o nh− vËy ®Õn tay nhµ qu¶n lý

Marketing ®óng lóc,hä cos thÓ x¸c ®Þnh ®−îc s¶n phÈm & dÞch vô nµo kh«ng

®¹t ®−îc môc tiªu kinh doanh ®Ò ra ®Ó cã biÖn ph¸p can thiÖp.C¸c nhµ qu¶n lý

cã thÓ lËp ra c¸c kÕ ho¹ch qu¶ng c¸o vµ khuyÕn m·i nh»m lÊp kho¶ng trèng

gi÷a doanh thu thùc tÕ vµ doanh thu theo kÕ ho¹ch . C¸c b¸o c¸o còng cã thÓ

x¸c ®Þnh ®−îc c¸c s¶n phÈm & dÞch vô b¸n ch¹y h¬n so víi dù tÝnh ®Ó më

réng kinh doanh c¸c mÆt hµng ®ã.

C¸c b¸o c¸o s¸ch l−îc dùa trªn d÷ liÖu cña hÖ thèng xö lý ®¬n hµng cã

thÓ cung cÊp cho c¸c nhµ qu¶n lý qu¶ng c¸o vµ khuyÕn m·i th«ng tin vÒ tÝnh

hiÖu qu¶ cña c¸c chiÕn dÞch qu¶ng c¸o vµ h×nh thøc khuyÕn m·i hiÖn thêi vµ

nh− vËy cã thÓ tiÕn hµnh nh÷ng söa ®æi kÞp thêi, nÕu cÇn thiÕt.

§Ó cã thÓ quyÕt ®Þnh sö dông s¸ch l−îc qu¶ng c¸o vµ khuyÕn m·i nµo,

c¸c nhµ qu¶n lý Marketing cÇn ®Õn nh÷ng th«ng tin vÒ lÞch sö cña thÞ tr−êng,

hiÖu qu¶ cña c¸c nç lùc qu¶ng c¸o vµ khuyÕn m·i tr−íc ®ã trªn thÞ tr−êng; vµ

lÞch sö kinh doanh c¸c s¶n phÈm trªn thÞ tr−êng... MÆc dÇu vËy, thµnh c«ng

cña c¸c chiÕn dÞch qu¶ng c¸o vµ khuyÕn m·i trong qu¸ khø ®èi víi mét sè s¶n

phÈm vµ kh¸ch hµng nhÊt ®Þnh lµ th«ng tin rÊt quan träng ®èi víi c¸c nhµ qu¶n

lý. VÝ dô, mét nhµ qu¶n lý Marketing cã thÓ x©y dùng mét m« h×nh c¸c kiÓu

ph−¬ng tiÖn qu¶ng c¸o ®Ó qu¶ng c¸o cho mét sè s¶n phÈm nhÊt ®Þnh. M« h×nh

cã thÓ biÓu diÔn thµnh c«ng ë d¹ng tiÒn: Doanh sè thu ®−îc/1 ®¬n vÞ tiÒn tÖ

chi cho mçi kiÓu cña ph−¬ng tiÖn qu¶ng c¸o. Sö dông c¸c mèi quan hÖ lÞch sö

nµy, c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ quyÕt ®Þnh mét kiÓu kÕt hîp c¸c ph−¬ng tiÖn cho

phï hîp víi nç lùc kinh doanh cña doanh nghiÖp.

VËy nªn, khi ®Þnh tung ra thÞ tr−êng mét s¶n phÈm míi, c¸c nhµ qun¶ lý

kh«ng nh÷ng ph¶i t×m hiÓu c¸c kiÓu ph−¬ng tiÖn qu¶ng c¸o khuyÕn m·i cã

hiÖu qu¶ mµ cßn ph¶i t×m hiÓu vÒ c¸c h·ng truyÒn th«ng tá ra thµnh c«ng nhÊt

HÖ thèng th«ng tin gi¸ thµnh s¶n phÈm

trong qu¸ khø trong viÖc chiÕm lÜnh thÞ tr−êng ®ã.

C¸c hÖ thèng th«ng tin gi¸ thµnh cung cÊp th«ng tin cho c¸c nhµ qu¶n lý

®Ó trî gióp hä trong viÖc ®Þnh gi¸ cho s¶n phÈm & dÞch vô cña hä. C¸c hÖ

thèng nµy rÊt quan träng, v× gi¸ cña mét s¶n phÈm hay dÞch vô ¶nh h−ëng ®Õn

doanh sè vµ l·i cña doanh nghiÖp. §Ó cã thÓ ra quyÕt ®Þnh vÒ gi¸ c¶, nhµ qu¶n

lý Marketing cÇn dù b¸o ®−îc nhu cÇu ®èi víi s¶n phÈm ®ã hay s¶n phÈm

t−¬ng tù, lîi nhuËn biªn - cÇn ®¹t ®−îc, chi phÝ s¶n xuÊt s¶n phÈm & dÞch vô

vµ gi¸ c¶ cña nh÷ng s¶n phÈm c¹nh tranh.

Gi¸ cña mét s¶n phÈm còng lµ mét hµm cña c¸c s¸ch l−îc vÒ gi¸ c¶ mµ

tæ chøc ¸p dông. S¸ch l−îc gi¸ c¶ cã thÓ chØ ®¬n gi¶n lµ x¸c ®Þnh chi phÝ cña

s¶n phÈm råi céng thªm mét l−îng vµo mµ cßn chi phÝ ®Ó cã thÓ mang l¹i lîi

nhuËn nh− mong muèn, gäi lµ "Gi¸ céng l·i vµo chi phÝ".

C¸c tæ chøc kh¸c cã thÓ ®Þnh gi¸ cho c¸c s¶n phÈm trªn c¬ së gi¸ trÞ mµ

hä tin r»ng kh¸ch hµng chÊp nhËn, gäi lµ "Gi¸ cÇu".

Gi¸ c¶ còng cã thÓ phô thuéc vµo c¸c môc tiªu kh¸c cña doanh nghiÖp.

Mét doanh nghiÖp cã thÓ lùa chän môc tiªu t¨ng thÞ phÇn cho nã b»ng c¸ch

®Æt gi¸ thÊp h¬n rÊt nhiÒu so víi gi¸ cña c¸c ®èi thñ c¹nh tranh ®èi víi cïng

mét s¶n phÈm & dÞch vô. Khi doanh nghiÖp ®· ®¹t ®−îc mét thÞ phÇn ®ñ lín,

nã cã thÓ thùc hiÖn t¨ng gi¸ dÇn dÇn t−¬ng ®èi so víi c¸c ®èi thñ c¹nh tranh

cña m×nh. Gi¸ nµy ®−îc gäi lµ "Gi¸ b¸m ch¾c thÞ tr−êng".

Mét sè doanh nghiÖp kh¸c cã thÓ quyÕt ®Þnh gi¸ cho s¶n phÈm trªn c¶

chi phÝ cho s¶n phÈm vµ phÇn céng thªm, ®Æc biÖt sù hay ®èi víi c¸c s¶n phÈm

míi c¶i tiÕn. ë ®©y c¸c s¶n phÈm t−¬ng tù vµ vµ kh«ng cã ®èi thñ thùc sù hay

c¸c s¶n phÈm t−¬ng tù vµ doanh nghiÖp cã thÓ hy väng thu ®−îc lîi nhuËn tèi

®a tõ s¶n phÈm, tr−íc khi c¸c doanh nghiÖp kh¸c ph¸t triÓn mét s¶n phÈm

hoÆc dÞch vô c¹nh tranh. Khi c¸c ®èi thñ hay c¸c s¶n phÈm t−¬ng tù xuÊt hiÖn,

tæ chøc sÏ thùc hiÖn gi¶m gi¸ ®Ó duy tr× thÞ phÇn cña m×nh. X©m nhËp thÞ

tr−êng víi mét s¶n phÈm míi ë møc cao, ®−îc gäi lµ "Gi¸ hít ngän".

§Ó gióp c¸c nhµ qu¶n lý Marketing ®Þnh gi¸ cho s¶n phÈm & dÞch vô,

mét sè doanh nghiÖp ®· ph¸t triÓn mét m« h×nh gi¸ cho phÐp c¸c nhµ qu¶n lý

nhËp d÷ liÖu vÒ nhiÒu yÕu tè kh¸c nhau, ¶nh h−ëng ®Õn gi¸ c¶ nh− gi¸ c¹nh

tranh dù ®o¸n, chØ sè gi¸ tiªu dïng dù ®o¸n, thu nhËp ng−êi tiªu dïng, l−îng

s¶n phÈm s¶n xuÊt ra, chi phÝ nh©n c«ng, chi phÝ nguyªn vËt liÖu vµ chi phÝ

cho qu¶ng c¸o theo dù ®o¸n. M« h×nh sÏ sö dông thuËt to¸n m« t¶ gi¶ thuyÕt

cña doanh nghiÖp vÒ mèi quan hÖ gi÷a c¸c yÕu tè ®ã. §iÒu nµy cho phÐp c¸c

nhµ qu¶n lý thay ®æi c¸c d÷ liÖu ®Çu vµo sao cho cã thÓ x¸c ®Þnh ®−îc gi¸ hîp

HÖ thèng th«ng tin trî gióp ra quyÕt ®Þnh kªnh ph©n phèi.

lý nhÊt cho mét s¶n phÈm trong sè nhiÒu ph−¬ng ¸n cã thÓ x¶y ra.

Mét quyÕt ®Þnh mang tÝnh s¸ch l−îc kh¸c lµ c¸c s¶n phÈm & dÞch vô

cña doanh nghiÖp ®−îc ph©n phèi nh− thÕ nµo ®Õn tay ng−êi tiªu dïng? Doanh

nghiÖp tæ chøc lùc l−îng b¸n hµng (chu tr×nh ph©n phèi rÊt ng¾n) hay dùa vµo

lùc l−îng trung gian kh¸c nh− ng−êi b¸n bu«n, ng−êi b¸n lÎ (chu tr×nh ph©n

phèi dµi)? Hay kÕt hîp c¸c h×nh thøc ®ã? NÕu b¸n lÎ trùc tiÕp th× cÇn lùa chän

h×nh thøc b¸n lÎ nµo? NÕu sö dông c¸c trung gian ®Ó ph©n phèi s¶n phÈm &

dÞch vô th× viÖc lùa chän kªnh th−¬ng m¹i phô thuéc vµo hiÖu qu¶ ph©n phèi

s¶n phÈm & dÞch vô cña kªnh ®ã trong ®o¹n thÞ tr−êng môc tiªu.

§Ó cã thÓ hç trî c¸c nhµ qu¶n lý Marketing, hÖ thèng th«ng tin Marketing

cÇn cung cÊp mét hÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh kªnh ph©n phèi. HÖ thèng nµy

cã chøc n¨ng cung cÊp th«ng tin vÒ chi phÝ cña viÖc sö dông c¸c kªnh ph©n phèi

kh¸c nhau th«ng tin vÒ møc ®é tin cËy cña c¸c kªnh ph©n phèi kh¸c nhau trong

viÖc ph©n phèi s¶n phÈm & dÞch vô, sù b·o hßa cña ®o¹n thÞ tr−êng do c¸c kªnh

cung cÊp. HÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh kªnh ph©n phèi còng theo dâi nhu cÇu

vµ tån kho ë mäi møc cña c¸c kªnh ph©n phèi, sao cho nhµ qu¶n lý cã thÓ dù tÝnh

3.3. C¸c hÖ thèng th«ng tin Marketing chiÕn l−îc

tr−íc ®−îc tån kho trªn møc tèi ®a vµ d−íi møc tèi thiÓu.

§Ó ph¸t triÓn mét kÕ ho¹ch Marketing chung, doanh nghiÖp cÇn thùc

hiÖn nhiÒu ho¹t ®éng s¸ch l−îc vµ chiÕn l−îc kh¸c nhau. C¸c ho¹t ®éng chiÕn

l−îc bao gåm:

- Ph©n ®o¹n thÞ tr−êng thµnh nh÷ng nhãm kh¸ch hµng tiÒm n¨ng dùa

trªn c¸c ®Æc ®iÓm hay nhu cÇu, ý muèn cña hä.

- Lùa chän thÞ tr−êng môc tiªu.

- Lªn kÕ ho¹ch cho c¸c s¶n phÈm & dÞch vô ®Ó cã thÓ tháa m·n ®−îc

nhu cÇu cña kh¸ch hµng.

- Dù b¸o b¸n hµng ®èi víi c¸c thÞ tr−êng vµ c¸c s¶n phÈm. C¸c ho¹t

®éng s¸ch l−îc bao gåm:

- LËp kÕ ho¹ch tiÕp thÞ hçn hîp - sù kÕt hîp tèt nhÊt cña s¶n phÈm

- Gi¸ c¶.

- Qu¶ng c¸o.

- KhuyÕn m·i.

- Tµi chÝnh.

- C¸c ph©n phèi nh»m ®¹t ®−îc c¸c thÞ tr−êng môc tiªu.

VÝ dô:

B»ng c¸ch ¸p dông kü thuËt ph©n tÝch håi quy cña phÇn mÒm b¶ng tÝnh

Excel cho mét bé ba chuçi sè liÖu lÞch sö quan s¸t ®−îc ®èi víi: Chi phÝ

qu¶ng c¸o, gi¸ b¸n vµ Doanh sè ®¬n vÞ, chóng ta x¸c ®Þnh ®−îc hµm håi quy

®a tuyÕn tÝnh cã d¹ng nh− sau:

Doanh sè ®¬n vÞ = 36779 + 0.38 Chi phÝ QC - 358.14 Gi¸ b¸n

Dùa trªn m« h×nh håi quy ®a nµy, cã thÓ tiÕn hµnh dù b¸o doanh sè ®¬n

vÞ cho mét bé gi¸ trÞ x¸c ®Þnh cña Chi phÝ qu¶ng c¸o vµ Gi¸ b¸n.

ANOVA

df SS MS

2 12.875.046.967 6.437.523.484 Regression

Residual 15 3.088.244.387 205.882.959,1

17 15.963.291.354 Total

Coefficients Standard Error Start

13165,54282 2,793617632 Intercept 36779,49257

0,093439712 4,097203328 Chi phi QC 0,382841497

129,6571733 -2,762217389 Gia ban -358,141299

Residual output

Mµn h×nh kÕt qu¶ ph©n tÝch håi quy ®a tuyÕn tÝnh trong Excel

HÖ thèng th«ng tin dù b¸o b¸n hµng

Dù b¸o b¸n hµng møc chiÕn l−îc th−êng gåm nhiÒu lo¹i kh¸c nhau: Dù

b¸o b¸n hµng cho mét ngµnh c«ng nghiÖp, dù b¸o b¸n hµng cho mét doanh

nghiÖp, dù b¸o cho mét lo¹i s¶n phÈm hoÆc dÞch vô, dù b¸o b¸n hµng cho mét

s¶n phÈm hay dÞch vô míi. KÕt qu¶ cña nh÷ng dù b¸o nµy th−êng ®−îc ph©n

nhãm tiÕp theo ®Þa ®iÓm kinh doanh vµ theo bé phËn b¸n hµng. Dï thuéc lo¹i

nµo ch¨ng n÷a, c¸c dù b¸o b¸n hµng kh«ng chØ dùa trªn c¸c ho¹t ®éng cña c¸c

®èi thñ, ph¶n øng cña chÝnh phñ, sù dÞch chuyÓn nhu cÇu cña ng−êi tiªu dïng,

xu thÕ c¬ cÊu d©n sè vµ hµng lo¹t c¸c yÕu tè liªn quan kh¸c, kÓ c¶ yÕu tè thêi

tiÕt.

Trong mét doanh nghiÖp cã quan ®iÓm tiÕp thÞ Marketing th× x©y dùng

dù b¸o b¸n hµng cho n¨m tiÕp theo cho toµn doanh nghiÖp lµ mét c«ng viÖc

rÊt quan träng. Tõ dù b¸o nµy, cã thÓ cã c¬ së ra c¸c quyÕt ®Þnh s¸ch l−îc vÒ

ph−¬ng h−íng cña rÊt nhiÒu chøc n¨ng kh¸c cña doanh nghiÖp. VÝ dô, dùa

trªn dù b¸o vÒ b¸n hµng:

- Nhµ qu¶n lý cã thÓ ra quyÕt ®Þnh gi÷a l¹i hay g¹t bá s¶n phÈm & dÞch

vô ra khái tiÕp thÞ hçn hîp hiÖn t¹i cña doanh nghiÖp.

- C¸c nh©n viªn nghiªn cøu thÞ tr−êng cã thÓ lªn kÕ ho¹ch vµ ph¸t triÓn

c¸c s¶n phÈm & dÞch vô míi.

- Nhµ qu¶n lý Marketing cã thÓ ph©n bæ l¹i nh©n viªn b¸n hµng, ph©n

chia ®Þa ®iÓm kinh doanh, lÕn kÕ ho¹ch cho c¸c chiÕn dÞch qu¶ng c¸o vµ

khuyÕn m·i.

- Nhµ qu¶n lý s¶n xuÊt sÏ ph©n bæ viÖc sö dông c¸c ph−¬ng tiÖn nhµ

x−ëng vµ lªn kÕ ho¹ch mua nguyªn vËt liÖu vµ x¸c ®Þnh quy m«, thµnh phÇn

vµ ph©n bæ lùc l−îng lµm viÖc.

- C¸c nhµ qu¶n lý tµi chÝnh sÏ huy ®éng vèn hay dù tr÷ vèn cÇn thiÕt ®Ó

hç trî c¸c møc s¶n xuÊt vµ kinh doanh theo dù tÝnh ®−îc lËp bëi c¸c phßng

ban trong doanh nghiÖp, dù b¸o lîi nhuËn cho n¨m tµi chÝnh vµ lªn kÕ ho¹ch

cho viÖc sö dông c¸c dßng tiÒn cña tæ chøc.

DÜ nhiªn trong c¸c dù b¸o bao giê bao giê còng cã sai sè nhÊt ®Þnh. C¸c

sai sè trong dù b¸o b¸n hµng sÏ ¶nh h−ëng ®Õn hÇu hÕt c¸c mÆt ho¹t ®éng cña

doanh nghiÖp. Trong tr−êng hîp doanh thu thùc hiÖn thÊp h¬n dù b¸o th× sÏ cã

nh÷ng thiÖt h¹i ®¸ng kÓ do tr÷ hµng v−ît qu¸ nhu cÇu, thõa nh©n c«ng vµ do

nh÷ng chi phÝ kh«ng cÇn thiÕt kh¸c.

HÖ thèng th«ng tin lËp kÕ ho¹ch vµ ph¸t triÓn s¶n phÈm

Môc tiªu chÝnh cña c¸c hÖ thèng th«ng tin lËp kÕ ho¹ch vµ ph¸t triÓn s¶n

phÈm lµ cung cÊp th«ng tin vÒ sù −a chuéng cña kh¸ch hµng th«ng qua hÖ

thèng nghiªn cøu thÞ tr−êng cho viÖc ph¸t triÓn c¸c s¶n phÈm míi. §Çu ra

quan träng nhÊt cña c¸c ho¹t ®«ngÞ lËp kÕ ho¹ch vµ ph¸t triÓn lµ mét bé c¸c

®Æc t¶ cña s¶n phÈm.Trong mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt, c¸c ®Æc t¶ nµy sÏ ®−îc

chuyÓn tíi phßng thiÕt kÕ, n¬i cã nhiÖm vô thiÕt kÕ mét s¶n phÈm míi mang

c¸c ®Æc tÝnh cÇn thiÕt. Trong c¸c tæ chøc dÞch vô còng x¶y ra c¸c ho¹t ®éng

t−¬ng tù. Sau khi ®· ph¸t triÓn s¶n phÈm míi, cÇn tiÕn hµnh c¸c thñ tôc hîp

ph¸p hãa s¶n phÈm míi.

3.4. C¸c hÖ thèng th«ng tin Marketing s¸ch l−îc vµ chiÕn l−îc.

Cã hai hÖ thèng cung cÊp th«ng tin quan träng, hç trî cho qu¸ tr×nh ra

quyÕt ®Þnh ë c¶ hai møc s¸ch l−îc vµ chiÕn l−îc, ®ã lµ hÖ thèng th«ng tin

nghiªn cøu thÞ tr−êng vµ hÖ thèng th«ng tin theo dâi c¸c ®èi thñ c¹nh tranh.

HÖ thèng th«ng tin nghiªn cøu th−¬ng m¹i

Nghiªn cøu th−¬ng m¹i lµ viÖc x¸c ®Þnh mét c¸ch cã hÖ thèng nh÷ng tµi

liÖu cÇn thiÕt vÒ ®iÒu kiÖn th−¬ng m¹i cña doanh nghiÖp, thu thËp, ph©n tÝch

vµ b¸o c¸o kÕt qu¶ vÒ c¸c th«ng tin ®ã. Trong c¸c doanh nghiÖp lín th× cã thÓ

cã c¸c phßng nghiªn cøu th−¬ng m¹i riªng,tiÕn hµnh vµ qu¶n lý viÖc nghiªn

cøu th−¬ng m¹i. Phßng nµy bao gåm c¸c nh©n viªn kÕ ho¹ch nghiªn cøu,

thèng kª, x· héi häc, t©m lý häc vµ c¸c chuyªn gia vÒ t¹o mÉu. Trong c¸c

c«ng ty nhá h¬n, c«ng viÖc nghiªn cøu cã thÓ ®−îc tiÕn hµnh bëi c¸c nhµ t−

vÊn bªn ngoµi hoÆc bëi nh÷ng c¸ nh©n kiªm nhiÖm nhiÒu c«ng viÖc kh¸c

nhau. Kh«ng phô thuéc vµo ng−êi thùc hiÖn nghiªn cøu thÞ tr−êng lµ ai, c¸c

kÕt qu¶ nghiªn cøu thu ®−îc ®Òu cung cÊp th«ng tin vµ chiÕn l−îc.

§Çu vµo cña qu¸ tr×nh nghiªn cøu th−¬ng m¹i phÇn lín lµ c¸c nguån bªn

ngoµi doanh nghiÖp. Cã rÊt nhiÒu nguån d÷ liÖu kh¸c nhau:

- D÷ liÖu vÒ c¸c kh¸ch hµng.

- C¸c cuéc ®iÒu tra vµ d÷ liÖu vÒ c¬ cÊu d©n sè.

- D÷ liÖu vÒ c«ng nghiÖp, th−¬ng m¹i, kinh tÕ, m«i tr−êng vµ d÷ liÖu vÒ

khoa häc vµ c«ng nghÖ.

C¸c d÷ liÖu nµy cã thÓ thu ®−îc th«ng qua c¸c c«ng cô nh− kh¶o s¸t trùc

tiÕp c¸c kh¸ch hµng, pháng vÊn c¸c kh¸ch hµng th«ng qua ®iÖn tho¹i, truy t×m

ë th− viÖn, c¸c b¸o c¸o c«ng nghiÖp hay nghiªn cøu c¸c c¬ së d÷ liÖu bªn

ngoµi vµ c¸c b¸o c¸o ®−îc tËp hîp bëi nh©n viªn b¸n hµng.

Nh©n viªn nghiªn cøu th−¬ng m¹i sö dông nhiÒu c¸c ph−¬ng ph¸p thèng

kª trong viÖc ph©n tÝch d÷ liÖu thu thËp ®−îc còng nh− trong viÖc b¸o c¸o

th«ng tin cho doanh nghiÖp. TÝnh tæng céng, ®Õm, tÝnh trung b×nh, t×m hiÓu

t−¬ng quan gi÷a c¸c ®Æc ®iÓm x· héi vµ kinh tÕ cña kh¸ch hµng víi thùc tÕ

mua hµng cña hä, tiÕn hµnh c¸c ph©n tÝch kiÓu chuçi thêi gian cña b¸n hµng

trong qu¸ khø ®Ó lËp dù b¸o b¸n hµng cho mét s¶n phÈm vµ thö c¸c gi¶ ®Þnh

vÒ ph¶n øng cña kh¸ch hµng tr−íc nh÷ng bao b× s¶n phÈm kh¸c nhau chØ lµ

mét sè trong sè c¸c thñ tôc thèng kª ®−îc dïng ®Ó ph©n tÝch th«ng tin dµnh

cho c¸c nhµ qu¶n lý th−¬ng m¹i.

Sau ®©y lµ mét sè c«ng viÖc ®Æc tr−ng cña mét phßng nghiªn cøu

th−¬ng m¹i:

- TiÕn hµnh ph©n tÝch xu h−íng b¸n c¸c s¶n phÈm & dÞch vô gièng hÖt

hoÆc t−¬ng tù nh− s¶n phÈm mµ doanh nghiÖp trµo b¸n, nh»m x¸c ®Þnh c¸c

s¶n phÈm & dÞch vô ®ang cã chiÒu h−íng t¨ng hoÆc gi¶m.

- Ph©n tÝch cÊu tróc d©n c− vµ c¸c ®Æc ®iÓm cña nhãm kh¸ch hµng môc

tiªu, ®Æc biÖt lµ c¸c xu thÕ hay sù thay ®æi cã thÓ ¶nh h−ëng ®Õn viÖc b¸n hµng

cña doanh nghiÖp.

- Ph©n tÝch vµ x¸c ®Þnh së thÝch cña kh¸ch hµng, bao gåm viÖc thö c¸c

s¶n phÈm & dÞch vô. X¸c ®Þnh vµ ph©n tÝch sù hµi lßng cña kh¸ch hµng ®èi víi

c¸c s¶n phÈm & dÞch vô hiÖn cã cña doanh nghiÖp.

- ¦íc ®o¸n thÞ phÇn ®èi víi tÊt c¶ hoÆc thÞ phÇn cña mçi s¶n phÈm &

dÞch vô ®−îc chµo b¸n.

- C¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu thÞ tr−êng ®−îc biÓu diÔn b»ng ph−¬ng ph¸p

®å thÞ ë d¹ng c¸c b¶ng, c¸c biÓu ®å vµ c¸c ®å thÞ.

HÖ thèng th«ng tin theo dâi c¸c ®èi thñ c¹nh tranh.

§Ó ch¾c ch¾n r»ng tiÕp thÞ hçn hîp cña doanh nghiÖp cßn tiÕp tôc cã

hiÖu qu¶ nh»m tháa m·n kh¸ch hµng, cÇn ph¶i theo kÞp ®−îc c¸c ®èi thñ c¹nh

tranh chñ yÕu. HiÓu biÕt vÒ gi¸ c¶, s¶n phÈm, b¸n hµng, qu¶ng c¸o vµ khuyÕn

m·i cña c¸c ®èi thñ cÇn ®−îc thu thËp l¹i, nÕu doanh nghiÖp kh«ng muèn tôt

l¹i sau trong con m¾t cña kh¸ch hµng. C«ng viÖc nµy ®−îc thùc hiÖn bëi hÖ

thèng th«ng tin theo dâi c¸c ®èi thñ c¹nh tranh.

Th«ng tin vÒ c¸c ®èi thñ cã s½n trong c¸c b¸o c¸o vµ t¹p chÝ th−¬ng m¹i,

trong ®ã cã mét l−îng lín th«ng tin vÒ c¸c ngµnh c«ng nghiÖp, c¸c lo¹i s¶n

phÈm & dÞch vô vµ c¸c c«ng ty kh¸c nhau, nh÷ng s¶n phÈm ®ang trong giai

®o¹n ph¸t triÓn cña mét ®èi thñ. HoÆc thËm chÝ viÖc thay ®æi c«ng ty qu¶ng

c¸o cña ®èi thñ còng mang mét dÊu hiÖu vÒ néi dung qu¶ng c¸o míi.

Th«ng tin vÒ häat ®éng cña mét ®èi thñ còng cã thÓ thu ®−îc tõ nh÷ng

nguån kh«ng chÝnh thøc th«ng qua c¸c ho¹t ®éng nh− ®äc c¸c t¹p chÝ, vµ b¸o

chÝ th−¬ng m¹i, nãi chuyÖn víi nh©n viªn cña ®èi thñ trong c¸c héi nghÞ. Nh©n

viªn b¸n hµng trong ®a phÇn c¸c tæ chøc cã nhiÖm vô th«ng b¸o ph¶n håi vÒ

c¸c ho¹t ®éng cña ®èi thñ. Th«ng tin vÒ ®èi thñ cã thÓ thu ®−îc mét c¸ch hÖ

thèng h¬n b»ng c¸ch tra cøu theo tõ khãa trªn c¸c c¬ së d÷ liÖu trùc tuyÕn.

Bªn c¹nh c¸c c¬ së d÷ liÖu chung cã thÓ sö dông c¸c c¬ së d÷ liÖu marketing

®Æc biÖt.

§ 4 PhÇn mÒm m¸y tÝnh dµnh cho marketing

Cã thÓ ph©n phÇn mÒm m¸y tÝnh hç trî chøc n¨ng Marketing thµnh hai

nhãm, phÇn mÒm phôc vô marketing ®a n¨ng vµ phÇn mÒm Marketing chuyªn

biÖt. PhÇn mÒm marketing ®Æc biÖt ®−îc ph¸t triÓn nh»m gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò

marketing hay hç trî c¸c ho¹t ®éng marketing ®Æc biÖt.

4.1. C¸c phÇn mÒm øng dông chung cho chøc n¨ng Marketing

RÊt nhiÒu phÇn mÒm chung cã thÓ ®−îc øng dông cho hÖ thèng th«ng

tin Marketing. PhÇn mÒm nµy gåm ng«n ng÷ truy vÊn tin, phÇn mÒm sinh b¸o

c¸o, phÇn mÒm ®å thÞ, phÇn mÒm thèng kª, phÇn mÒm qu¶n trÞ tÖp, phÇn mÒm

c¬ së d÷ liÖu, phÇn mÒm so¹n th¶o v¨n b¶n vµ phÇn mÒm b¶ng tÝnh.

PhÇn mÒm truy vÊn vµ sinh b¸o c¸o

Mét nguån d÷ liÖu chÝnh cña c¸c hÖ thèng th«ng tin Marketing s¸ch

l−îc vµ chiÕn l−îc lµ c¬ së d÷ liÖu hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh. HÖ thèng nµy

thu thËp vµ duy tr× c¸c d÷ liÖu vÒ c¸c lÖnh b¸n hµng, hãa ®¬n b¸n hµng, lÞch sö

tÝn dông cña kh¸ch hµng, mua hµn vµ c¸c møc tån kho. ViÖc c¸c nhµ qu¶n lý

Marketing truy nhËp ®−îc ®Õn c¸c th«ng tin vÒ b¸n hµng, kh¸ch hµng vµ hµng

tån kho trong c¬ së d÷ liÖu b¸o c¸o tµi chÝnh ®Ó t×m kiÕm c¸c th«ng tin lµ rÊt

quan träng, vÝ dô th«ng tin vÒ bé phËn b¸n hµng cã vßng quay hµng hãa cao

nhÊt trong n¨m vµ nhËn ®−îc kÕt qu¶ trªn mµn h×nh.

PhÇn mÒm cho phÐp ng−êi dïng ®äc c¸c d÷ liÖu nµy vµ ph¸t triÓn c¸c

b¸o c¸o riªng cña m×nh lµ c¸c phÇn mÒm truy vÊn tin vµ sinh b¸o c¸o. B»ng

c¸ch sö dông phÇn mÒm truy vÊn tin, c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ ®Æt hµng lo¹t c¸c

c©u hái vÒ mét c¬ së d÷ liÖu kÕ to¸n.

PhÇn mÒm sinh b¸o c¸o cho phÐp x¸c ®Þnh c¸c d÷ liÖu mµ ng−êi dïng

cÇn vµ m« t¶ c¸ch thøc c¸c d÷ liÖu nµy cÇn ®−îc xö lý vµ b¸o c¸o vÒ chóng

trªn giÊy hay mµn h×nh. §iÒu ®ã ®ång nghÜa víi viÖc x¸c ®Þnh c¸c tr−êng d÷

liÖu cÇn hiÓn thÞ ë d¹ng c¸c cét trªn b¸o c¸o vµ chØ ra c¸c phÐp to¸n sè häc

cÇn biÓu diÔn trªn c¸c cét nh− tæng, trung b×nh céng. PhÇn mÒm sÏ h−íng dÉn

ng−êi sö dông tõng b−íc mét cña qu¸ tr×nh th«ng qua viÖc sö dông mét c¸ch

dÔ dµng c¸c thùc ®¬n vµ lêi nh¾c.

C¸c phÇn mÒm ®å häa vµ c¸c hÖ thèng ®a ph−¬ng tiÖn

BiÓu diÔn d÷ liÖu ë d¹ng ®−êng, cét hoÆc d¹ng Pie cho phÐp nhËn ra xu

h−íng vµ c¸c quan hÖ nhanh h¬n khi quan s¸t chóng ë d¹ng c¸c b¶ng. NhiÒu

nhµ qu¶n lý Marketing nhËn thÊy r»ng, kh¶ n¨ng biÓu diÔn d÷ liÖu ë d¹ng biÓu

®å kh«ng nh÷ng chØ cã Ých ®èi víi hä mµ cßn cã Ých trong viÖc truyÒn th«ng

c¸c kÕt luËn cña hä tíi nh÷ng ng−êi kh¸c. VÝ dô viÖc biÓu diÔn doanh thu cña

tõng bé phËn cña mét tæ chøc theo thêi gian b»ng mét biÓu ®å lµ rÊt h÷u Ých.

Còng sÏ rÊt h÷u Ých, nÕu c¸c biÓu ®å ®äc ®−îc d÷ liÖu trÝch ra tõ mét c¬

së d÷ liÖu vµ ®−îc tæ chøc bëi bé sinh b¸o c¸o mµ ng−êi dïng sö dông. Trong

tr−êng hîp nµy, ng−êi dïng cã thÓ xö lý d÷ liÖu kÕ to¸n b»ng bé sinh b¸o c¸o

vµ sau ®ã biÓu diÔn c¸c kÕt qu¶ ë d¹ng biÓu ®å mµ kh«ng cÇn bÊm mét phÝm

nµo c¶.

C¸c hÖ thèng ®a ph−¬ng tiÖn ®−îc dïng ®Ó chuÈn bÞ c¸c tr×nh diÔn cho

kh¸ch hµng hoÆc cho héi nghÞ. VÝ dô mét chuçi c¸c biÓu ®å, h×nh ¶nh vµ v¨n

b¶n m« t¶ c¸c ®Æc ®iÓm cña mét s¶n phÈm cã thª ®−îc xÕp chung vµ mét

chuçi c¸c trang mµn h×nh nh»m phôc vô c¸c kh¸ch hµng ®¬n lÎ hoÆc nhãm

kh¸ch hµng. C¸c hÖ thèng ®a ph−¬ng tiÖn còng cã thÓ ®−îc sö dông ®Ó huÊn

luyÖn nh©n viªn b¸n hµng trong viÖc sö dông c¸c s¶n phÈm, c¸c kü thuËt b¸n

hµng.

PhÇn mÒm thèng kª

C¸c nhµ nghiªn cøu Marketing cÇn ®Õn rÊt nhiÒu c«ng cô thèng kª kh¸c

nhau. §Ó cã thÓ xö lý ®−îc d÷ liÖu do c¸c nhµ nghiªn cøu thu thËp ®−îc, cÇn

ph¶i cã c¸c phÇn mÒm thèng kª phï hîp. C¸c phÇn mÒm thèng kª cã thÓ ¸p

dông cho d÷ liÖu cã trong hÖ thèng kÕ to¸n cña doanh nghiÖp hay d÷ liÖu thu

®−îc tõ c¬ së d÷ liÖu trùc tuyÕn hoÆc c¸c d÷ liÖu do tù c¸c nhµ nghiªn cøu

Marketing thu thËp ®−îc th«ng qua pháng vÊn hoÆc phiÕu ®iÒu tra.

B¶n th©n c¸c nhµ qu¶n lý Marketing còng rÊt cÇn ®Õn c¸c phÇn mÒm

thèng kª. RÊt cã thÓ hä cã nhu cÇu t×m ra mèi t−¬ng quan gi÷a d÷ liÖu vÒ

kh¸ch hµng vµ d÷ liÖu vÒ b¸n hµng nh»m x¸c ®Þnh nh÷ng ®Æc ®iÓm cña b¸n

hµng liªn quan ®Õn viÖc mua mét s¶n phÈm nhÊt ®Þnh. ViÖc phÇn mÒm thèng

kª ®äc ®−îc d÷ liÖu tæ chøc bëi phÇn mÒm sinh b¸o c¸o lµ rÊt quan träng. Sau

khi bé sinh b¸o c¸o thu ®−îc d÷ liÖu tõ mét hÖ thèng kÕ to¸n, c¸c d÷ liÖu nµy

®−îc tiÕp tôc xö lý b»ng phÇn mÒm thèng kª.

PhÇn mÒm qu¶n trÞ tÖp vµ c¬ së d÷ liÖu

Bªn c¹nh d÷ liÖu cña hÖ thèng kÕ to¸n tµi chÝnh, c¸c c¬ së d÷ liÖu tá ra

rÊt h÷u Ých. VÝ dô tÖp c¸c kh¸ch hµng vµ tÖp c¸c dù b¸o b¸n hµng rÊt cã Ých

cho nh©n viªn b¸n hµng.

PhÇn mÒm xö lý v¨n b¶n vµ chÕ b¶n ®iÖn tö

PhÇn mÒm so¹n th¶o v¨n b¶n ®−îc sö dông bëi rÊt nhiÒu nh©n viªn

Marketing ®Ó cã thÓ c¶i tiÕn c¸c tµi liÖu viÕt nh− th− göi kh¸ch hµng, nhµ cung

cÊp hay c¸c ®ång nghiÖp còng nh− c¸c b¸o c¸o göi l·nh ®¹o c¸c cÊp cao h¬n.

Chóng còng h÷u Ých ®èi víi c¸c nhµ nghiªn cøu Marketing trong viÖc chuÈn bÞ

phiÕu ®iÒu tra vµ c¸c b¸o c¸o nghiªn cøu thÞ tr−êng. SÏ cÇn ®Õn nh÷ng phÇn

mÒm so¹n th¶o v¨n b¶n cã kh¶ n¨ng ®äc ®−îc kÕt qu¶ ®Çu ra cña phÇn mÒm

thèng kª, phÇn mÒm c¬ së d÷ liÖu vµ phÇn mÒm ®å thÞ vµ nh− vËy cã thÓ thùc

hiÖn viÖc chÌn c¸c b¶ng tÝnh thèng kª, hay c¸c biÓu ®å vµo trong b¸o c¸o ®−îc

so¹n b»ng phÇn mÒm so¹n th¶o v¨n b¶n.

PhÇn mÒm chÕ b¶n ®iÖn tö cho phÐp nh©n viªn Marketing chuÈn bÞ c¸c

s¸ch bá tói ®¬n gi¶n, c¸c tê r¬i hay rao vÆt vÒ s¶n phÈm & dÞch vô.

PhÇn mÒm b¶ng tÝnh ®iÖn tö

PhÇn mÒm b¶ng tÝnh ®iÖn tö cã thÓ ®−îc c¸c nhµ qu¶n lý Marketing sö

dông trong tÊt c¶ c¸c c«ng viÖc qu¶n lý. VÝ dô, b¶ng tÝnh cho phÐp nhµ qu¶n

lý Marketing chuÈn bÞ dù to¸n ng©n s¸ch vµ m« pháng nhiÒu t×nh huèng ng©n

s¸ch kh¸c nhau nh»m tèi −u qu¸ tr×nh ph©n bæ ng©n s¸ch. Nã còng cã thÓ

®−îc sö dông ®Ó ph¸t triÓn c¸c dßng tiÒn, lËp dù to¸n l−¬ng cho lùc l−îng b¸n

hµng hay tiÕn hµnh ph©n tÝch b¸n hµng theo nh©n viªn, theo mÆt hµng hoÆc

theo ®Þa ®iÓm kinh doanh. D÷ liÖu ®−îc phÇn mÒm b¶ng tÝnh sö dông cã thÓ

®−îc nhËp tõ bµn phÝm vµ l−u vµo c¸c tÖp hoÆc ®−îc gäi tõ c¬ së d÷ liÖu cña

tæ chøc hoÆc tõ c¬ së d÷ liÖu trùc tuyÕn th«ng qua mét Modem.

PhÇn mÒm ®iÖn tho¹i vµ th− ®iÖn tö.

C¸c nh©n viªn b¸n hµng th−êng ph¶i rêi chç lµm viÖc cña hä ®Ó ®i gÆp

gì c¸c kh¸ch hµng hoÆc t×m kiÕm c¸c kh¸ch hµng tiÒm n¨ng. VËy nªn, kh¶

n¨ng nh¾n l¹i còng nh− nhËn c¸c có ®iÖn tho¹i cho/hoÆc tõ c¸c kh¸ch hµng,

c¸c nhµ qu¶n lý hay c¸c thñ kho ®èi víi hä lµ v« cïng quan träng. Víi phÇn

mÒm th− ®iÖn tho¹i - Voice Mail Software, nh©n viªn b¸n hµng cã thÓ nghe

®iÖn tho¹i do ng−êi kh¸c nh¾n l¹i hoÆc gäi ®iÖn nh¾n l¹i tíi ng−êi kh¸c, l−u

tr÷ hoÆc ph©n phèi c¸c cuéc gäi vµo/ra trªn thÕ giíi. Mçi nh©n viªn b¸n hµng

sÏ ®−îc trang bÞ mét hép th− ®iÖn tho¹i ®iÖn tö, nã kh«ng cã g× kh¸c h¬n lµ

mét chç trªn ®Üa tõ. C¸c cuéc gäi ®Õn sÏ ®−îc sè hãa vµ l−u l¹i cho nh©n viªn

b¸n hµng trªn hép th− cña hä. C¸c có nh¾n ®iÖn tho¹i sau ®ã cã thÓ ®−îc truy

nhËp l¹i tõ bÊt cø mét m¸y ®iÖn tho¹i nµo mµ hä cã. Nh©n viªn b¸n hµng cã

thÓ tr¶ lêi c¸c có nh¾n ®iÖn tho¹i, sao chÐp chóng sang hép th− kh¸c hoÆc l−u

chóng l¹i v× môc ®Ých sö dông sau nµy hoÆc hñy chóng ®i.

C¸c dÞch vô th− ®iÖn tö (E mail) còng cho phÐp nh©n viªn b¸n hµng göi

th− cho ng−êi kh¸c theo c¸ch thøc nh− cña th− ®iÖn tho¹i, víi mét ®iÓm kh¸c

duy nhÊt lµ thay v× mét m¸y ®iÖn tho¹i lµ mét thiÕt bÞ ®Çu cuèi ®ãng vai trß

nhËn/ vµ truyÒn tin. ThiÕt bÞ nµy ®−îc nèi víi mét m¸y tÝnh lín th«ng qua

m¹ng ®iÖn tho¹i b»ng mét M«®em.

Th− ®iÖn tö vµ th− ®iÖn tho¹i cã thÓ ®−îc sö dông bëi nhµ qu¶n lý b¸n

hµng ®Ó göi c¸c th«ng b¸o tíi c¸c nh©n viªn b¸n hµng hoÆcliªn l¹c víi hä, bÊt

kÓ hä ®ang ë ®©u. VÝ dô, nh©n viªn qu¶n lý b¸n hµng cã thÓ göi b¶ng gi¸ míi

cho c¸c nh©n viªn b¸n hµng, b»ng c¸ch th«ng b¸o hay sao chÐp b¶ng gi¸ nµy

vµo hép th− ®iÖn tö cña mçi nh©n viªn b¸n hµng.

4.2. PhÇn mÒm Marketing chuyªn biÖt

Cã rÊt nhiÒu gãi phÇn mÒm chuyªn dông ®−îc ph¸t triÓn cho hµng lo¹t

c¸c ho¹t ®éng Marketing. Chóng cã thÓ ®−îc chia thµnh 5 ph¹m trï.

- PhÇn mÒm trî gióp nh©n viªn b¸n hµng.

- PhÇn mÒm trî gióp qu¶n lý nh©n viªn b¸n hµng.

- PhÇn mÒm trî gióp qu¶n lý ch−¬ng tr×nh b¸n hµng qua ®iÖn tho¹i.

- PhÇn mÒm trî gióp qu¶n lý hç trî kh¸ch hµng.

- PhÇn mÒm cung cÊp c¸c dÞch vô tÝch hîp cho nhiÒu ho¹t ®éng b¸n

hµng vµ Marketing.

PhÇn mÒm trî gióp nh©n viªn b¸n hµng

PhÇn mÒm trî gióp nh©n viªn b¸n hµng cã chøc n¨ng cung cÊp tµi liÖu,

tÖp, lÞch vµ c¸c hç trî kh¸c cho nh©n viªn b¸n hµng. Mét vÝ dô vÒ cung cÊp tµi

liÖu lµ kh¶ n¨ng t¹o ra hµng lo¹t th− göi kh¸ch hµng, b»ng c¸ch trén mét mÉu

th− chuÈn víi mét danh s¸ch c¸c kh¸ch hµng.

PhÇn mÒm trî gióp nh©n viªn b¸n hµng th−êng gåm mét m« ®un lÞch

gióp c¸c nh©n viªn b¸n hµng qu¶n lý c¸c cuéc häp hay lÞch lµm viÖc víi kh¸ch

hµng vµ mét m« ®un tÖp "nh¾c" nh»m ®¶m b¶o r»ng, c¸c nh©n viªn b¸n hµng

thùc hiÖn lêi høa víi kh¸ch hµng theo ®óng lÞch. TÖp "nh¾c" cã thÓ cung cÊp

mét b¸o ®éng nh¾c cho ng−êi dïng thùc hiÖn cuéc gäi ®· hÑn, mÆc dï vµo

thêi ®iÓm Êy ng−êi dïng cã thÓ ®ang lµm viÖc ë mét phÇn mÒm øng dông

kh¸c.

PhÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng.

PhÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng cho phÐp nh©n viªn qu¶n lý b¸n hµng x¸c

®Þnh ®−îc n¨ng suÊt cña lùc l−îng b¸n hµng, triÓn väng kinh doanh t¹i c¸c

®iÓm b¸n hµng vµ møc ®é thµnh c«ng cña c¸c s¶n phÈm theo c¸c tiªu thøc

kh¸c nhau: Theo nh©n viªn b¸n hµng, theo dÞa ®iÓm b¸n hµng hay theo nhãm

kh¸ch hµng. Nã còng cho phÐp nhµ qu¶n lý t×m ra c¸c ®iÓm kinh doanh yÕu

kÐm hay c¸c s¶n phÈm tiªu thô chËm t¹i mét ®Þa ®iÓm nµo ®ã, x¸c ®Þnh tån

kho d−íi møc tèi thiÓu hoÆc trªn møc tèi ®a ®Ó thùc hiÖn c¸c qu¸ tr×nh lªn kÕ

ho¹ch, kiÓm tra vµ tæ chøc c¸c c«ng viÖc kh¸c mét c¸ch dÔ dµng vµ nhanh

chãng. PhÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng cã thÓ truy nhËp d÷ tõ hÖ thèng th«ng tin

tµi chÝnh hoÆc tõ c¬ së d÷ liÖu ®−îc cËp nhËt bëi c¸c nh©n viªn b¸n hµng, b»ng

c¸ch sö dông phÇn mÒm trî gióp b¸n hµng.

PhÇn mÒm Marketing qua ®iÖn tho¹i

PhÇn mÒm b¸n hµng qua ®iÖn tho¹i cung cÊp sù hç trî m¸y tÝnh trong

viÖc x¸c ®Þnh c¸c kh¸ch hµng vµ gäi cho hä tõ mét danh b¹ ®iÖn tö hoÆc c¸c

tÖp kh¸ch hµng trong mét c¬ së d÷ liÖu. C«ng ty phÇn mÒmcã thÓ cung cÊp

cho ng−êi dïng c¸c danh b¹ ®iÖn tho¹i th−êng xuyªn ®−îc cËp nhËt bëi c¸c

c«ng ty chñ yÕu hoÆc nh÷ng danh s¸ch ®Æc biÖt gåm kiÓu kh¸ch hµng lùa

chän. C¸c phÇn mÒm lo¹i nµy còng cho phÐp ng−êi dïng ghi chó vÒ cuéc gäi,

t¹o th− göi kh¸ch hµng vµ xem tÖp kh¸ch hµng trong khi cuéc gäi ®ang thùc

hiÖn.

PhÇn mÒm Marketing qua ®iÖn tho¹i cho phÐp nhiÒu c«ng ty gia t¨ng c¬

b¶n doanh thu b¸n hµng, trong khi chi phÝ l¹i h¹ vµ b»ng c¸ch sö dông c«ng

nghÖ nh− vËy, c¸c c«ng ty nµy ®· t¨ng ®−îc thÞ phÇn víi c¸c ®èi thñ.

PhÇn mÒm trî gióp kh¸ch hµng

PhÇn mÒm trî gióp kh¸ch hµng cung cÊp th«ng tin chonh©nviªn b¸n

hµng vÒ qu¶ tr×nh mua hµng cña kh¸ch tr−íc ®ã, vÝ dô th«ng tin vÒ c¸c lÇn

mua hµng, thanh to¸n vµ nh÷ng s¶n phÈm ®Æc biÖt mµ mçi kh¸ch hµng ®·

mua, kÓ c¶ nh÷ng s¶n phÈm cña ®èi thñ. Nã cho phÐp nh©n viªn b¸n hµng xem

xÐt c¸c d÷ liÖu vÒ kh¸ch hµng, tr−íc khi tiÕn hµnh c¸c cuéc gäi th−¬ng m¹i,

nh»m x¸c ®Þnh xem kh¸ch hµng nµo cÇn gäi vµ ph©n tÝch xu thÕ mua hµng

cña kh¸ch hµng, x¸c ®Þnh kh¸ch hµng nµo ®· mua hµng vµ cã nhu cÇu gäi tiÕp

còng nh− thùc hiÖn nhiÒu ho¹t ®éng b¸n hµng kh¸c liªn quan ®Õn viÖc duy tr×

kh¸ch hµng. Vµ nh− vËy kÕt qu¶ thu ®−îc kh«ng chØ lµ c¶i tiÕn hiÖu qu¶ cña

lùc l−îng b¸n hµng mµ cßn lµ c¶i tiÕn dÞch vô kh¸ch hµng.

PhÇn mÒm Marketing tÝch hîp.

PhÇn mÒm Marketing tÝch hîp kÕt hîp c¸c ch−¬ng tr×nh víi nhau, nh÷ng

ch−¬ng tr×nh cã thÓ ®−îc b¸n riªng ®Ó hç trî cho nhau, nh÷ng ch−¬ng tr×nh cã

thÓ ®−îc b¸n riªng ®Ó hç trî kh¸ch hµng. Ngoµi ra, c¸c gãi phÇn mÒm tÝch hîp

kh«ng nhøng c¸c ch−¬ng tr×nh víi nhau mµ cßn tÝch hîp mçi ch−¬ng tr×nh víi

c¬ së d÷ liÖu kÕ to¸n tµi chÝnh cña doanh nghiÖp. PhÇn mÒm tÝch hîp

Marketing rÊt h÷u Ých ®èi víi mét l−îng lín nh÷ng ng−êi lµm c«ng viÖc

Marketing nh− c¸c nhµ nghiªn cøu Marketing vµ nh÷ng ng−êi lËp kÕ ho¹ch

Marketing chiÕn l−îc.

4.3 C¬ së d÷ liÖu Marketing trùc tuyÕn

§Ó cã thÓ thu ®−îc d÷ liÖu hiÖn thêi vÒ nh©n khÈu häc, kinh tÕ vµ tµi

chÝnh trªn thÕ giíi, cña mét quèc gia, cña mét quèc gia, mét ngµnh c«ng

nghiÖp hay mét kh¸ch hµng hoÆc mét ®èi thñ ®Æc biÖt, ng−êi dïng cã thÓ sö

dông mét m« ®em ®Ó nèi víi c¸c c¬ së d÷ liÖu Marketing trùc tuyÕn cho phÐp

ng−êi dïng ph©n tÝch mét l−îng lín d÷ liÖu vÒ xu thÕ, dù b¸o vÒ c¸c kh¸ch

hµng vµ vÒ c¸c ®èi thñ. §−¬ng nhiªn ng−êi sö dông cÇn cã phÇn mÒm viÔn

th«ng ®Ó kiÓm so¸t m« ®em vµ phÇn mÒm ®Æc biÖt cung cÊp bëi c¬ së d÷ liÖu

trùc tuyÕn.

Ch−¬ng XVIII

HÖ Thèng Th«ng Tin Kinh Doanh Vµ s¶n xuÊt

1. Kh¸i qu¸t vÒ th«ng tin qu¶n lý s¶n xuÊt vµ kinh doanh.

Cã thÓ nãi, c¸c hÖ thèng kinh doanh vµ s¶n xuÊt cã mÆt trong tÊt c¶ c¸c

lo¹i h×nh tæ chøc doanh nghiÖp, víi nhiÖm vô s¶n xuÊt ra c¸c s¶n phÈm & dÞch

vô mµ hÖ thèng Marketing dù kiÕn sÏ ®−a vµo kinh doanh. C¸c hÖ thèng th«ng

tin kinh doanh vµ s¶n xuÊt hç trî qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh ®èi víi c¸c ho¹t ®éng

ph©n phèi vµ ho¹ch ®Þnh c¸c nguån lùc kinh tÕ vµ ph¸t triÓn.

Trong khi hÖ thèng th«ng tin s¶n xuÊt chØ lµ mét ph©n hÖ cña hÖ thèng

th«ng tin kinh doanh (hç trî chñ yÕu c¸c quyÕt ®Þnh t¸c nghiÖp vµ s¸ch l−îc)

th× hÖ thèng th«ng tin kinh doanh hç trî chñ yÕu c¸c quyÕt ®Þnh møc s¸ch

l−îc vµ chiÕn l−îc.

1.1. Môc tiªu cña hÖ thèng s¶n xuÊt.

C¸c hÖ thèng s¶n xuÊt rÊt ®a d¹ng vµ bao gåm nhiÒu h×nh thøc kh¸c

nhau: s¶n xuÊt theo dßng liªn tôc s¶n xuÊt hµng lo¹t, s¶n xuÊt theo yªu cÇu vµ

s¶n xuÊt theo hîp ®ång, s¶n xuÊt c¶ dÞch vô lÉn s¶n phÈm vËt chÊt. Sau ®©y lµ

c¸c môc tiªu kh¸c nhau cña c¸c hÖ thèng s¶n xuÊt:

- Cung cÊp nguyªn vËt liÖu vµ c¸c yÕu tè s¶n xuÊt kh¸c.

- KiÓm tra chÊt l−îng nguyªn vËt liÖu.

- T×m kiÕm nh©n c«ng phï hîp, mÆt b»ng nhµ x−ëng vµ c¸c thiÕt bÞ s¶n

xuÊt.

- S¶n xuÊt s¶n phÈm vµ c¸c dÞch vô.

- KiÓm tra chÊt l−îng s¶n phÈm & dÞch vô ®Çu ra.

- KiÓm tra vµ theo dâi viÖc sö dông vµ chi phÝ c¸c nguån lùc cÇn thiÕt.

§Ó hç trî chøc n¨ng s¶n xuÊt, nhiÒu hÖ th«ng th«ng tin ®· ®−îc ph¸t

triÓn nh»m môc ®Ých:

- Trî gióp cho qu¸ tr×nh qu¶n lý hµng dù tr÷.

- KiÓm tra chÊt l−îng c¸c yÕu tè ®Çu vµo/ ®Çu ra cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt.

- Dù tr÷ vµ giao/ nhËn hµng dù tr÷.

- Ho¹ch ®Þnh vµ theo dâi n¨ng lùc s¶n xuÊt.

- ThiÕt kÕ c¸c s¶n phÈm & dÞch vô.

- Ho¹ch ®Þnh c¸c ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt.

- Ph©n chia nguån nh©n lùc.

- KiÓm tra kÕ ho¹ch s¶n xuÊt.

- T×m kiÕm c¸c c«ng nghÖ sö dông trong s¶n xuÊt.

- ThiÕt kÕ s¶n phÈm vµ c«ng nghÖ.

C¸c hÖ thèng th«ng tin s¶n xuÊt ®Òu sö dông d÷ liÖu cña c¬ së d÷ liÖu kÕ

to¸n tµi chÝnh: mua hµng vµ c«ng nî ph¶i tr¶, hµng tån kho, b¸n hµng vµ c«ng

nî ph¶i thu, chi phÝ gi¸ thµnh. C¸c nhµ qu¶n lý s¶n xuÊt sÏ sö dông c¸c th«ng

tin nµy cïng hÖ thèng th«ng tin giao/ nhËn hµng, hÖ thèng kiÓm tra chÊt l−îng

®Ó hç trî cho qu¸ tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh t¸c nghiÖp vµ s¸ch l−îc.

C¸c phÇn mÒm nh− bµn tÝnh ®iÖn tö, qu¶n lý dù ¸n, phÇn mÒm thèng kª

còng trî gióp nhiÒu cho c¸c nhµ qu¶n lý s¶n xuÊt trong qu¸ tr×nh ra quyÕt

®Þnh. NhiÒu phÇn mÒm hç trî cho c¸c chøc n¨ng s¶n xuÊt ®· vµ ®ang ®−îc

ph¸t tiÓn, vÝ dô phÇn mÒm qu¶n lý hµng tån kho, phÇn mÒm lËp kÕ ho¹ch s¶n

xuÊt, phÇn mÒm ho¹ch ®Þnh nhu cÇu nguyªn vËt liÖu. Cã thÓ nãi, c¸c hÖ thèng

th«ng tin chÕ t¹o vµ s¶n xuÊt cung cÊp c«ng cô cho tÊt c¶ c¸c nhµ qu¶n trÞ ®Ó

c¶i tiÕn n¨ng xuÊt vµ ®em l¹i nh÷ng lîi thÕ c¹nh tranh cho tæ chøc doanh

nghiÖp.

1.2 Ho¹t ®éng cña c¸c hÖ thèng kinh doanh vµ s¶n xuÊt

C¸c hÖ thèng kinh doanh bao gåm tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng cÇn thiÕt ®Ó ®¶m

b¶o qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nh−: ®¸nh gi¸ nh− c¸c vÞ trÝ s¶n xuÊt, ho¹ch ®Þnh, ph¸t

triÓn vµ duy tr× c¸c ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt; ®Æt ra c¸c môc tiªu s¶n xuÊt ®Ó ®¸p øng

c¸c yªu cÇu cña dù b¸o b¸n hµng do bé phËn Marketing ®Æt ra.

C¸c hÖ thèng s¶n xuÊt lµ nh÷ng ph©n hÖ cña hÖ thèng kinh doanh.

Chóng ®−îc thiÕt kÕ ®Ó s¶n xuÊt ra c¸c s¶n phÈm & dÞch vô mµ hÖ thèng

Marketting dù ®Þnh ®−a vµo kinh doanh. Môc tiªu ®Æc tr−ng cña hÖ thèng s¶n

xuÊt lµ:

- Cung cÊp, dù tr÷ vµ ®¶m b¶o s½n sµng vËt t− còng nh− c¸c yÕu tè s¶n

xuÊt cÇn thiÕt kh¸c cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt.

- Ho¹ch ®Þnh nhu cÇu vÒ nguyªn vËt liÖu, ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt vµ lùc

l−îng lao ®éng cÇn thiÕt ®Ó biÕn ®æi c¸c nguån lùc thµnh s¶n phÈm, s½n sµng

cho ho¹t ®éng kinh doanh cña bé phËn Marketting.

- ThiÕt kÕ vµ kiÓm tra chÊt l−îng s¶n phÈm vµ dich vô.

- S¶n xuÊt ®óng yªu cÇu vÒ sè l−îng, chÊt l−îng, chÊt l−îng s¶n phÈm &

dÞch vô (trong khu«n khæ chi phÝ ng©n s¸ch theo dù to¸n) vµo ®óng thêi ®iÓm

nh− môc tiªu s¶n xuÊt ®· ®Æt ra.

B¶n chÊt cña hÖ thèng kinh doanh vµ hÖ thèng s¶n xuÊt sÏ ph¶n ¸nh b¶n

chÊt cña c¸c s¶n phÈm & dÞch vô ®−îc s¶n xuÊt vµ c¸ch thøc chóng ®−îc s¶n

xuÊt ra.

1.3. HÖ thèng th«ng tin kinh doanh vµ hÖ thèng th«ng tin s¶n xuÊt

C¸c hÖ thèng th«ng tin kinh doanh vµ hÖ thèng th«ng tin s¶n xuÊt cung

cÊp th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó lªn kÕ ho¹ch, tæ chøc, ®iÒu hµnh, theo dâi, kiÓm tra

vµ thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý kh¸c ®èi víi c¸c hÖ thèng s¶n xuÊt.

Dù tr÷ nh©n lùc

KÕ ho¹ch s¶n xuÊt

Ho¹ch ®Þnh nhu cÇu nh©n lùc SX

KÕ to¸n CP - GT * L−¬ng * NVL * TSC§?

LÞch tr×nh s¶n xuÊt tæng hîp * S¶n xuÊt c¸i g×? * S¶n xuÊt khi nµo?

*Chi tiÕt cho mçi SP? * Chi tiÕt cho mçi PS

Ho¹ch ®Þnh s¬ bé nguån nh©n lùc * Bao nhiªu? * Lo¹i nµo

§¬n ®Æt hµng cña kh¸ch

Hµng dù tr÷

Dù tr÷ SP dë dang

C¸c qu¸ tr×nh SX

HÖ thèng cung cÊp

Dù b¸o b¸n hµng

* Lo¹i hµng g×? * Bao nhiªu lµ tèi −u * Thêi ®iÓm ®Æt hµng thÝch hîp

* §óng lóc * Chi phÝ thÊp nhÊt

Dù tr÷ thµnh phÈm

Nghiªn cøu thÞ tr−êng

Ho¹ch ®Þnh hå s¬ n¨ng lùc s¶n xuÊt * Nhµ x−ëng? * M¸y mãc? * ThiÕt bÞ? Ho¹ch ®Þnh nhu cÇu NVL * NVL g×? * Bao nhiªu? * Thêi ®iÓm nµo?

TÖp dù liÖu vÒ nhµ cung cÊp

ThiÕt kÕ ph¸t triÓn SP

HÖ thèng kiÓm tra chÊt l−îng * NVL, SPDD, TP

Hãa ®¬n NVL DÞch vô NVL g×? M¸i lo¹i bao nhiªu

* Cung cÊp g×? * Gi¸ c¶?

*Phï hîp nhu cÇu * Chi phÝ thÊp nhÊt

DÞch vô kh¸ch hµng

C¸c qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ c¸c hÖ thèng th«ng tin

C¸c hÖ thèng th«ng tin kinh doanh vµ s¶n xuÊt cã ®iÓm kh¸c biÖt so víi c¸c hÖ

thèg th«ng tin kh¸c ë sù ®a d¹ng cña c¸c thiÕt bÞ vµo/ra ®−îc sö dông vµ ë b¶n

chÊt cña d÷ liÖu cã trong hÖ thèng.

Møc qu¶n lý C¸c hÖ thèng th«ng tin kinh doanh vµ s¶n xuÊt

o LËp kÕ ho¹ch vµ ®Þnh vÞ doanh nghiÖp

o Liªn kÕt kÕ ho¹ch vµ ®¸nh gi¸ c«ng nghÖ KÕ ho¹ch chiÕn l−îc o X¸c ®Þnh lÞch tr×nh s¶n xuÊt

o ThiÕt kÕ bè trÝ s¶n xuÊt trong doanh nghiÖp

o Qu¶n trÞ hµng dù tr÷ vµ hÖ thèng th«ng tin

kiÓm tra

o HÖ thèng ho¹ch ®Þnh nhu cÇu nguyªn vËt liÖu

S¸ch l−îc o HÖ thèng Just - In - Time

o HÖ thèng th«ng tin ho¹ch ®Þnh hµng dù tr÷

o HÖ thèng th«ng tin ph¸t triÓn vµ thiÕt kÕ s¶n

phÈm

o HÖ thèng th«ng tin mua hµng

o HÖ thèng th«ng tin nhËn hµng

T¸c nghiÖp o HÖ thèng th«ng tin kiÓm tra chÊt l−îng

o HÖ thèng th«ng tin giao hµng

o HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n chi phÝ gi¸ thµnh

Ba møc cña hÖ thèng th«ng tin kinh doanh vµ s¶n xuÊt

Nh− c¸c hÖ thèng th«ng tin kh¸c, vÒ c¬ b¶n chóng còng ®−îc ph©n lo¹i

thµnh ba líp; t¸c nghiÖp, s¸ch l−îc vµ chiÕn l−îc. HÖ thèng th«ng tin s¶n xuÊt

th−êng hç trî cho c¸c quyÕt ®Þnh møc t¸c nghiÖp vµ s¸ch l−îc, cßn hÖ thèng

th«ng tin kinh doanh hç trî c¸c quyÕt ®Þnh møc s¸ch l−îc vµ chiÕn l−îc.

Trong khi c¸c hÖ thèng th«ng tin s¶n xuÊt møc t¸c nghiÖp cã nhiÖm vô thu

thËp vµ b¸o c¸o c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt, th× c¸c hÖ

thèng th«ng tin liªn quan ®Õn qu¶n trÞ vµ kiÓm so¸t c¸c nguån lùc vµ c¸c hÖ

thèng th«ng tin kinh doanh lËp kÕ ho¹ch chiÕn l−îc cã nhiÖm vô hç trî c¸c

nhµ qu¶n lý trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn chøc n¨ng x¸c ®Þnh c¸c môc tiªu.

§ 2 C¸c hÖ thèng th«ng tin s¶n xuÊt t¸c nghiÖp

Cã rÊt nhiÒu hÖ thèng th«ng tin t¸c nghiÖp hç trî chøc n¨ng s¶n xuÊt, ®a

phÇn trong sè ®ã lµ mét phÇn cña hÖ thèng kÕ to¸n tµi chÝnh nh− ph©n hÖ mua

hµng, c«ng nî ph¶i tr¶, hµng tån kho, xö lý ®¬n ®Æt hµng, c«ng nî ph¶i thu

hay l−¬ng.

2.1. HÖ thèng th«ng tin mua hµng

HÖ thèng nµy cã chøc n¨ng duy tr× d÷ liÖu vÒ mäi giai ®o¹n cña qu¸

tr×nh cung cÊp nguyªn liÖu vµ hµng hãa mua vµo phôc vô s¶n xuÊt, vÝ dô tÖp

d÷ liÖu vÒ b¶ng gi¸ nguyªn vËt liÖu vµ hµng hãa phôc vô s¶n xuÊt, lµm c¬ së

lùa chän nhµ cung cÊp hay tÖp c¸c ®¬n ®Æt hµng më.

2.2. HÖ thèng th«ng tin nhËn hµng

Mçi khi nhËn hµng, cÇn cã sù kiÓm nhËn cÈn thËn vµ ®¸nh gi¸ chÝnh x¸c

vÒ sè l−îng vµ chÊt l−îng hµng giao nhËn nh»m cung cÊp th«ng tin cho c¸c bé

phËn liªn quan nh− bé phËn c«ng nî ph¶i tr¶, bé phËn kho vµ bé phËn s¶n

xuÊt.

Mét b¸o c¸o nhËn hµng th−êng gåm c¸c th«ng tin vÒ:

- Ngµy nhËn hµng.

- Sè hiÖu vµ tªn nhµ cung cÊp.

- Sè hiÖu ®¬n ®Æt hµng cña ®¬n vÞ.

- M· hiÖu cïng m« t¶ c¸c mÆt hµng giao nhËn.

- Sè l−îng ®Æt mua vµ sè l−îng thùc giao nhËn.

- Th«ng tin vÒ t×nh tr¹ng h− háng cña hµng hãa lóc giao nhËn (nÕu cã).

Nh÷ng d¹ng th«ng tin nh− vËy ®−îc cung cÊp bëi hÖ thèng th«ng tin

nhËn hµng.

2.3. HÖ thèng th«ng tin kiÓm tra chÊt l−îng

HÖ thèng th«ng tin nµy cung cÊp th«ng tin vÒ t×nh tr¹ng cña s¶n phÈm

trong qu¸ tr×nh vËn ®éng cña chóng tõ d¹ng nguyªn vËt liÖu ®Õn s¶n phÈm dë

dang vµ cho tíi d¹ng nguyªn vËt liÖu vµ hµng hãa mua s¾m phôc vô qu¸ tr×nh

s¶n xuÊt ®¹t c¸c chuÈn mùc yªu cÇu ®Æt ra ®èi víi chóng. C¸c hÖ thèng nµy

còng kiÓm so¸t chÊt l−îng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt.

C¸c th«ng tin kiÓm tra chÊt l−îng ®−îc sö dông cho nhiÒu môc ®Ých

kh¸c nhau.

- Cã thÓ ®−îc hÖ thèng ph¸t triÓn vµ thiÕt kÕ s¶n phÈm sö dông ®Ó x¸c

®Þnh c¸c ®Æc ®iÓm thùc tÕ cho mét s¶n phÈm ®ang trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn.

- Cã thÓ cÇn thiÕt cho bé phËn mua hµng ®Ó x¸c ®Þnh c¸c ®Æc ®iÓm hiÖu

qu¶ cao cho nguyªn vËt liÖu vµ hµng hãa ®Æt phôc vô s¶n xuÊt.

- Cã thÓ cÇn cho c¸c nhµ qu¶n lý ®Ó x¸c ®Þnh râ nh÷ng nhµ cung cÊp

hay giao nguyªn vËt liÖu cã chÊt l−îng thÊp.

- Gióp c¸c nhµ qu¶n lý x¸c ®Þnh c¸c yÕu ®iÓm cña m¸y mãc vµ con

ng−êi tham gia s¶n xuÊt, c¸c ®èi t−îng lao ®éng kh«ng ®ñ n¨ng lùc cÇn thiÕt

®èi víi c«ng viÖc ®−îc giao.

2.4. C¸c hÖ thèng th«ng tin giao hµng

M¾t xÝc cuèi cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt lµ nhËp thµnh phÈm vµo kho hoÆc

xuÊt giao cho kh¸ch hµng - ng−êi mua. Cã nhiÒu tµi liÖu vµ b¸o c¸o cã thÓ hç

trî vµ kiÓm so¸t c¸c qu¸ tr×nh dù tr÷ vµ giao hµng nh− b¸o c¸o giao hµng vµ

b¶n th©n hÖ thèng th«ng tin giao hµng l¹i cung cÊp th«ng tin cÇn thiÕt cho hÖ

thèng hµng dù tr÷ vµ hÖ thèng c«ng nî ph¶i thu.

2.5. C¸c hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n chi phÝ gi¸ thµnh

NhiÒu ph©n hÖ th«ng tin møc t¸c nghiÖp cña hÖ thèng tµi chÝnh kÕ to¸n

thùc hiÖn thu thËp vµ b¸o c¸o th«ng tin veef c¸c nguån lùc ®−îc sö dông cho

s¶n xuÊt, trªn c¬ së ®ã cã thÓ x¸c ®Þnh ®−îc chÝnh x¸c chi phÝ s¶n xuÊt cho

c¸c s¶n phÈm & dÞch vô.

C¸c hÖ thèng kÕ to¸n chi phÝ gi¸ thµnh kiÓm so¸t ba nguån lùc chÝnh

dïng cho s¶n xuÊt:

- Nh©n lùc.

- Nguyªn vËt liÖu.

- M¸y mãc thiÕt bÞ.

Mét trong nh÷ng nguån lùc quan träng nhÊt lµ nh©n c«ng, ng−êi ®iÒu

hµnh vµ c¸c nhµ qu¶n lý. HÖ thèng th«ng tin l−¬ng cã chøc n¨ng thu thËp vµ

b¸o c¸o th«ng tin vÒ chi phÝ nh©n c«ng vµ còng nh− ph©n bæ thêi gian cña c¸c

nh©n c«ng cho c¸c s¶n phÈm & dÞch vô kh¸c nhau. Nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c

vÒ ph©n chia vµ chi phÝ lao ®éng trùc tiÐp vµ lao ®éng gi¸n tiÕp rÊt cÇn cho

viÖc kiÓm so¸t qu¸ tr×nh s¶n xuÊt hiÖn thêi vµ ®Ó ho¹ch ®Þnh cho c¸c ho¹t

kinh doanh vµ s¶n xuÊt trong t−¬ng lai.

C¸c hÖ thèng th«ng tin qu¶n trÞ nguyªn vËt liÖu cung cÊp th«ng tin vÒ

møc dù tr÷ hiÖn thêi, th«ng tin vÒ xuÊt nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt, th«ng tin

vÒ bé phËn sö dông vµ th«ng tin vÒ hãa ®¬n nguyªn vËt liÖu cña s¶n phÈm

BOM (Bill - Of - Materrial).

Bªn c¹nh nhu cÇu th«ng tin vÒ sö dông nh©n lùc vµ nguyªn vËt liÖu, c¸c

nhµ qu¶n lý kinh doanh vµ s¶n xuÊt cÇn ®Õn c¶ nh÷ng th«ng tin vÒ bè trÝ s¶n

xuÊt trong doanh nghiÖp.

- Ph−¬ng tiÖn vËt chÊt nµo ®−îc sö dông cho s¶n xuÊt?

- Thêi gian sö dông bao nhiªu?

- Sö dông cho s¶n phÈm vµ dÞch vô nµo?

- Sö dông bao nhiªu?

Víi c¸c b¸o c¸o ®−îc cung cÊp bëi c¸c hÖ thèng th«ng tin trªn, c¸c nhµ

qu¶n lý cã thÓ kiÓm so¸t ®−îc chi phÝ s¶n xuÊt vµ viÖc ph©n bæ c¸c nguån lùc

s¶n xuÊt.

§ 3 C¸c hÖ thèng th«ng tin kinh doanh vµ s¶n xuÊt møc s¸ch l−îc

Chi phÝ kinh doanh vµ s¶n xuÊt lµ chi phÝ lín nhÊt trong mét tæ chøc

doanh nghiÖp. Cã rÊt nhiÒu hÖ thèng th«ng tin møc s¸ch l−îc cã thÓ trî gióp

cho c¸c nhµ qu¶n lý: (1) ®iÒu khiÓn vµ kiÓm so¸t ®−îc c¸c qu¸ tr×nh kinh

doanh vµ s¶n xuÊt, (2) ph©n chia c¸c nguån lùc hiÖn cã ®Ó ®¹t ®−îc c¸c môc

tiªu kinh doanh vµ s¶n xuÊt do møc chiÕn l−îc ®Ò ra. §ã lµ c¸c hÖ thèng:

- HÖ thèng th«ng tin qu¶n trÞ vµ kiÓm so¸t hµng dù tr÷.

- HÖ thèng th«ng tin ho¹ch ®Þnh nhu cÇu kiÓm so¸t hµng dù tr÷.

- HÖ thèng th«ng tin dù tr÷ ®óng thêi ®iÓm JIT (Just - In - Time).

- HÖ thèng hoÆch ®Þnh n¨ng lùc s¶n xuÊt.

- HÖ thèng thiÕt kÕ vµ ph¸t triÓn s¶n phÈm.

3.1. HÖ thèng th«ng tin qu¶n trÞ vµ kiuÓm so¸t hµng dù tr÷

ViÖc qu¶n trÞ vµ kiÓm so¸t c¸c nguån nguyªn vËt liÖu, s¶n phÈm dë dang

vµ thµnh phÈm lµ mét c«ng viÖc quan träng cña hÖ thèng s¶n xuÊt. Thùc hiÖn

tèt c¸c chøc n¨ng trªn sÏ tiÕt kiÖm ®¸ng kÓ cho tæ chøc. HÖ thèng qu¶n trÞ vµ

kiÓm so¸t hµng dù tr÷ sö dông th«ng tin c¸c hÖ thèng th«ng tin t¸c nghiÖp nh−

hÖ thèng giao/nhËn hµng, hÖ thèng mua hµng vµ hÖ thèng xö lý ®¬n ®Æt hµng

cña ng−êi mua.

Dù tr÷ hµng ë møc hîp lý sÏ tr¸nh ®−îc t×nh tr¹ng ph¶i ng−ng s¶n xuÊt

v× thiÕu nguyªn vËt liÖu hoÆc mÊt c¬ héi kinh doanh v× thiÕu thµnh phÈm ®Ó

b¸n. MÆc dÇu vËy, dù tr÷ hµng sÏ kÐo theo hµng lo¹t c¸c chi phÝ mµ tæ chøc

ph¶i g¸nh chÞu nh− chi phÝ ®Æt hµng, chi phÝ tån tr÷ hµng dù tr÷.

Trong hÖ thèng s¶n xuÊt th−êng sö dông hai c«ng cô th«ng tin chñ yÕu

sau ®©y ®Ó qu¶n lý hµng dù tr÷.

(1) HÖ thèng x¸c ®Þnh møc tån kho an toµn/ hay møc ®Æt hµng l¹i RL

(Reorder Level).

(2) HÖ thèng x¸c ®Þnh kiÓm ®Æt hµng kinh tÕ EOQ (Economic Order

Quantity).

C«ng cô thø nhÊt ®−îc sö dông ®Ó ch¾c ch¾n r»ng, nguyªn vËt liÖu cÇn

cho s¶n xuÊt ®−îc ®Æt kÞp thêi ®Ó cã thÓ s½n sµng vµo thêi ®iÓm cÇn ®Õn (v×

gi÷a thiêi ®iÓm ®Æt hµng vµ thêi ®iÓm nhËn hµng cÇn mét thêi gian nhÊt ®Þnh).

L−îng hµng dù tr÷ mµ doanh nghiÖp cÇn cã s½n ®Ó dïng, cho tíi khi hµng míi

®−îc ®Æt vÒ gäi lµ møc tån kho an toµn.

®Çu ®Çu ®Çu ®Çu rararara

ph−¬ng ph¸p ph−¬ng ph¸p ph−¬ng ph¸p ph−¬ng ph¸p

Møc ®Æt hµng l¹i RL hay møc tån kho an Reorder level Reorder level Reorder level Reorder level toµn gian

®Çu vµo ®Çu vµo ®Çu vµo ®Çu vµo • Nhu cÇu hµng n¨m vÒ lo¹i hµng dù tr÷ • Sè ngµy s¶n xuÊt trong n¨m • Thêi vËn chuyÓn mét ®¬n hµng

S¬ ®å luång vµo/ra cña m« h×nh Reoder Level

ph−¬ng ph¸p ph−¬ng ph¸p ph−¬ng ph¸p ph−¬ng ph¸p

EOQEOQEOQEOQ

®Çu vµo ®Çu vµo ®Çu vµo ®Çu vµo • Nhu cÇu hµng n¨m vÒ lo¹i hµng dù tr÷ • Chi phÝ ®Æt hµng trªn mét down hµng • Chi phÝ tån tr÷ trung b×nh trªn mét ®¬n vÞ dù tr÷ trongn¨m ®Çu ®Çu ®Çu ®Çu rararara • L−îng ®Æt hµng tèi −u • Sè l−îng ®¬n hµng yªu cÇu • Kho¶ng c¸ch gi÷a 2 lÇn ®Æt hµng • Tæng chi phÝ dù tr÷

S¬ ®å luång vµo/ra cña m« h×nh EOQ

C«ng cô thø hai ®−îc c¸c nhµ qu¶n lý sö dông ®Ó x¸c ®Þnh l−îng ®Æt

hµng kinh tÕ, sao cho tæng chi phÝ dù tr÷ hµng lµ tÊhp nhÊt. §Æt hµng víi sè

l−îng Ýt sÏ gi¶m ®−îc chi phÝ tån tr÷, nh−ng l¹i t¨ng chi phÝ ®Æt hµng. Ng−îc

l¹i, ®Æt hµng víi sè l−îng lín th× sÏ gi¶m ®−îc chi phÝ ®Æt hµng, nh−ng lµm

t¨ng chi phÝ tån tr÷. VËy l−îng ®Æt hµng tèi −u ph¶i lµ ®iÓm mµ t¹i ®ã ®¹t sù

c©n b»ng gi÷a chi phÝ ®Æt hµng vµ chi phÝ tån tr÷.

ViÖc tÝnh to¸n ®iÓm EOQ cho mçi mÆt hµng cã thÓ ®−îc thùc hiÖn víi

Tæng chi phÝ

Chi phÝ tån tr÷

Chi phÝ ®Æt hµng

L−îng hµng ®Æt

sù trî gióp cña m¸y tÝnh ®iÖn tö.

M« h×nh EOQ víi ®iÓm ®Æt hµng tèi −u Q*

3.2. HÖ thèng ho¹ch ®Þnh nhu cÇu nguyªn vËt liÖu

Ho¹ch ®Þnh nhu cÇu vËt liÖu MRP (Material Requirement Planning) lµ

qu¸ tr×nh x¸c ®Þnh chÝnh x¸c møc hµng dù tr÷ cÇn cho kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, x¸c

®Þnh kho¶ng thêi gian cÇn thiÕt ®Ó cã thÓ nhËn ®−îc hµng tõ nhµ cung cÊp,

tÝnh to¸n l−îng hµng ®Æt víi mét chi phÝ hîp lý nhÊt, sau ®ã tiÕn hµnh ®Æt mua

t¹i thêi ®iÓm hîp lý ®Ó ch¾c ch¾n cã ®−îc chóng vµo ®óng lóc cÇn ®Õn. HÖ

thèng MRP ph¶i x¸c ®Þnh cho ®−îc:

- VËt liÖu nµo cÇn cho mçi kú s¶n xuÊt?

- CÇn víi sè l−îng nh− thÕ nµo?

- Khi nµo cÇn ®Õn?

- Thêi ®iÓm cÇn ph¸t ®¬n hµng bæ sung cïng víi l−îng hµng ®Æt tèi −u

EOQ lµ bao nhiªu?

- Thêi gian cÇn thiÕt ®Ó nhËn ®−îc hµng tõ nhµ cung cÊp lµ bao nhiªu?

§Çu vµo cña hÖ thèng ho¹ch ®Þnh yªu cÇu vËt liÖu bao gåm:

- LÞch tr×nh s¶n xuÊt tæng hîp: Nh÷ng s¶n phÈm nµo cÇn ®−îc s¶n xuÊt?

Bao giê cÇn s¶n xuÊt c¸c s¶n phÈm ®ã?

- T×nh tr¹ng hµng dù tr÷: Chñng lo¹i vµ l−îng hµng dù tr÷ hiÖn cã còng

nh− chñng lo¹i vµ l−îng hµng ®Æt.

§¬n ®Æt hµng

LÞch LÞch LÞch LÞch

KÕ ho¹ch s¶n xuÊt

tr×nh tr×nh tr×nh tr×nh

s¶n s¶n s¶n s¶n

ph−¬ng ph−¬ng ph−¬ng ph−¬ng

Dù b¸o b¸n hµng

xuÊt xuÊt xuÊt xuÊt

- Hãa ®¬n nguyªn v¹t liÖu cña s¶n phÈm.

tæng tæng tæng tæng

hîp hîp hîp hîp

TÖp hãa ®¬n NVL

ph¸p MRP ph¸p MRP ph¸p MRP ph¸p MRP

c¸o bÊt

TÖp hµng dù tr÷

®Çu ®Çu ®Çu ®Çu rararara • LiÖt kª nhu cÇu vµ thêi gian cô thÓ cho mçi lo¹i vËt liÖu • LÖnh ph¸t ®¬n hµng, lÖnh s¶n xuÊt, lÖnh gia c«ng. • Nh÷ng thay ®æi cña ®¬n hµng so víi kÕ ho¹ch. • B¸o th−êng

S¬ ®å luång vµo/ra cña hÖ thèng ho¹ch ®Þnh nhu cÇu vËt liÖu MRP

Mét trong nh÷ng ®Çu ra quan träng cña hÖ thèng nµy lµ hµng lo¹t c¸c

®¬n ®Æt mua hµng cïng víi th«ng tin vÒ ngµy c¸c ®¬n ®Æt hµng ®−îc ®¸p øng

®Ó tháa m·n nhu cÇu dù tr÷.

3.3. C¸c hÖ thèng th«ng tin dù tr÷ ®óng thêi ®iÓm Just - In - Time.

HÖ thèng JIT (Just - In - Time) lµ mét hÖ thèng th«ng tin s¸ch l−îc,

®−îc thiÕt lËp bëi h·ng m« t« Toyota cña NhËt B¶n. Môc tiªu cña hÖ thèng lµ

®Ó lo¹i trõ l·ng phÝ trong viÖc sö dông m¸y mãc, kh«ng gian, thêi gian lµm

viÖc vµ vËt t−. Ph−¬ng ch©m cña JIT lµ c¸c ho¹t ®éng cã thÓ diÔn ra tr«i ch¶y

trong m«i tr−êng JIT, cÇn gi¶i quyÕt triÖt ®Ó c¸cvÊn ®Ò liªn quan. §iÒu nµy cã

nghÜa lµ vÊn ®Ò ®Þnh l−îng lµ rÊt quan träng. §Ó qu¶n lý hµng dù tr÷ trong hÖ

thèng JIT, cÇn ph¸t triÓn mét chÕ ®é kiÓm so¸t s¶n xuÊt thËt hiÖu qu¶, cô thÓ

lµ sù phèi hîp chÆt chÏ gi÷a tæ chøc doanh nghiÖp víi nhµ cung cÊp th«ng qua

m¹ng truyÒn d÷ liÖu ®iÖn tö. Theo ®ã, nhµ cung cÊp cã thÓ kiÓm so¸t ®−îc

møc hµng dù tr÷ cña tæ chøc s¶n xuÊt vµ trªn c¬ së ®ã nhµ cung cÊp chØ göi

l−îng nguyªn liÖu võa ®ñ tháa m·n nhu cÇu cña s¶n xuÊt cña tæ chøc mµ th«i.

3.4. HÖ thèng th«ng tin ho¹ch ®Þnh n¨ng lùc s¶n xuÊt

Môc tiªu cña ho¹ch ®Þnh n¨ng lùc s¶n xuÊt lµ ®Ó ch¾c ch¾n r»ng nh©n

lùc, m¸y mãc vµ c¸c ph−¬ngtiÖn s¶n xuÊt kh¸c cã ®ñ vµo ®óng lóc cÇn ®Ó tháa

m·n nhu cÇu s¶n xuÊt nh− môc tiªu s¶n xuÊt ®· ®Ò ra. C¸c quyÕt ®Þnh ho¹ch

®Þnh n¨ng lùc s¶n xuÊt ®· ®Ò ra. C¸c quyÕt ®Þnh ho¹ch ®Þnh n¨ng lùc s¶n xuÊt

lµ mét d¹ng quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt møc s¸ch l−îc. C¸c quyÕt ®Þnh nµy liªn quan

®Õn viÖc ph©n bæ nh©n lùc vµ c¸c ph−¬ng tiÖn s¶n xuÊt. Cßn c¸c quyÕt ®Þnh

liªn quan ®Õn viÖc ®Þnh vÞ doanh nghiÖp, mua s¾m trang thiÕt bÞ vµ bè trÝ s¶n

xuÊt trong doanh nghiÖp, nh»m ®¹t ®−îc c¸c môc tiªu s¶n xuÊt dµi h¹n, ®−îc

xÕp vµo nhãm c¸c quyÕt ®Þnh kÕ ho¹ch kinh doanh chiÕn l−îc.

Mét trong c¸c kü thuËt ho¹ch ®Þnh n¨ng lùc s¶n xuÊt lµ kü thuËt ho¹ch

®Þnh n¨ng lùc s¬ bé. Víi kü thuËt nµy, ng−êi ta cã thÓ ®−a ra mét −íc tÝnh s¬

bé vÒ nhu cÇu n¨ng lùc s¶n xuÊt, dùa trªn lÞch tr×nh s¶n xuÊt tæng hîp, nghÜa

lµ c¸c môc tiªu s¶n xuÊt cã trong lÞch tr×nh s¶n xuÊt tæng hîp ®−îc biÕn ®æi

thµnh nh÷ng nhu cÇu cô thÓ vÒ nh©n lùc còng nh− vÒ n¨ng lùc s¶n xuÊt (sè giê

c«ng lao ®éng, sè giê khÊu hao m¸y... ) cÇn ®Ó ®¸p øng c¸c môc tiªu s¶n xuÊt.

Sau ®ã, nh÷ng −íc tÝnh s¬ bé nµy sÏ ®−îc ph©n bæ cô thÓ tíi c¸c nhãm lµm

viÖc còng nh− c¸c ph©n x−ëng s¶n xuÊt, nh»m x¸c ®Þnh tÝnh kh¶ thi cña c¸c

môc tiªu s¶n xuÊt víi c¸c ph−¬ng tiÖn hiÖn cã.

Môc ®Ých cña ho¹ch ®Þnh s¬ bé n¨ng lùc s¶n xuÊt lµ x¸c ®Þnh xem n¨ng

lùc hiÖn cã lµ ®ñ hay qu¸ Ýt/hoÆc qu¸nhiÒu. Trong tr−êng hîp xÐt thÊy n¨ng

lùc hiÖn cã qu¸ Ýt, kh«ng ®¸p øng næi nhu cïa cña lÞch tr×nh s¶n xuÊt tæng hîp

th× cÇn n©ng cao thªm n¨ng lùc cho doanh nghiÖp b»ng c¸ch mua s¾m thªm

hoÆc thuª thªm nh©n c«ng, m¸y mãc, mÆt b»ng s¶n xuÊt. Ng−îc l¹i, nÕu n¨ng

lùc qu¸ thõa so víi nhu cÇu s¶n xuÊt th× cÇn ph©n bæ l¹i c¸c nguån n¨ng lùc

s¶n xuÊt cho c¸c c«ng viÖc s¶n xuÊt kh¸c.

Mét kü thuËt ho¹ch ®Þnh n¨ng lùc s¶n xuÊt thø hai lµ kü thuËt ho¹ch

®Þnh nhu cÇu n¨ng lùc chi tiÕt. Kü thuËt nµy cung cÊp nh÷ng −íc tÝnh chi tiÕt

vÒ n¨ng lùc s¶n xuÊt hiÖn cã. H×nh thøc hoÆch ®Þnh nµy cÇn ®Õn nh÷ng th«ng

tin vÒ nguån nh©n lùc vµ hãa ®¬n nguyªn vËt liÖu. Nh÷ng th«ng tin chi tiÕt vÒ

t×nh tr¹ng nguyªn vËt liÖu, s¶n phÈm dë dang, thµnh phÈm, c¸c ®¬n ®Æt hµng

cña kh¸ch hµng... còng rÊt cÇn thiÕt trong kü thuËt nµy. KÕt qu¶ thu ®−îc khi

¸p dông kü thuËt nµy lµ hµng lo¹t c¸c kÕ ho¹ch chi tiÕt dµnh cho mçi s¶n

phÈm vµ mçi n¬i lµm viÖc. C¸c b¸o c¸o chi phÝ gi¸ thµnh sÏ ®−îc sö dông

trong −íc tÝnh n¨ng lùc s¶n xuÊt, v× chóng th−êng chøa sè liÖu chi tiÕt vÒ giê

c«ng lao ®éng trùc tiÕp cÇn ®Ó s¶n xuÊt ra mçi ®¬n vÞ thµnh phÈm.

Ho¹ch ®Þnh n¨ng lùc vÒ nh©n lùc lµ mét d¹ng ho¹ch ®Þnh s¬ bé, cã

chøc n¨ng −íc tÝnh sè l−îng vµ lo¹i nh©n c«ng, qu¶n ®èc ph©n x−ëng vµ qu¶n

trÞ viªn cÇn ®Ó ®¶m b¶o lÞch tr×nh s¶n xuÊt tæng hîp. §Ó lËp kÕ ho¹ch ph©n

chia nguån nh©n lùc, c¸c qu¶n trÞ viªn cÇn th«ng tin vÒ nguån nh©n lùc dù tr÷

do phßng tæ chøc cung cÊp (sè l−îng, kü n¨ng vµ kinh nghiÖm cña c¸c nh©n

c«ng chuyªn nghiÖp vµ b¸n chuyªn nghiÖp).

3.5. HÖ thèng th«ng tin ®iÒu ®é s¶n xuÊt

§iÒu ®é s¶n xuÊt lµ qu¸ tr×nh lËp danh môc nh÷ng c«ng viÖc cÇn lµm

theo thø tù thùc hiÖn cña chóng, cã ghi râ ai lµm vµ thêi gian thùc hiÖn. Môc

tiªu cña ®iÒu ®é s¶n xuÊt lµ ®Ó ph©n chia viÖc sö dông c¸c thiÕt bÞ s¶n xuÊt ®Æc

thï cho viÖc s¶n xuÊt c¸c thµnh phÈm phï hîp víi lÞch tr×nh s¶n xuÊt tæng hîp.

§Ó qu¶n lý ®−îc qu¸ tr×nh ®iÒu ®é s¶n xuÊt, hµng lo¹t c«ng cô ®· ®−îc ph¸t

triÓn, hai trong sè ®ã lµ s¬ ®å Gantt vµ s¬ ®å Pert.

S¬ ®å Gantt do Henry Gantt ®Ò x−íng, gåm 2 cét: Cét ngang biÓu thÞ

thêi gian vµ cét däc biÓu thÞ c¸c c«ng viÖc cÇn lµm. Nh÷ng thanh ngang chØ

thêi h¹n thùc hiÖn c«ng viÖc, th−êng ®−îc biÓu thÞ b»ng hai mµu kh¸c nhau ®Ó

chØ tiÕn ®é theo kÕ ho¹ch vµ tiÕn ®é thùc tÕ. S¬ ®å Gantt phï hîp víi nh÷ng

c«ng viÖc ®¬n gi¶n, Ýt chång chÐo nhau, nh−ng lµ c«ng cô quan träng cho phÐp

nhµ qu¶n lý dÔ dµng x¸c ®Þnh nh÷ng g× cÇn ph¶i lµm, nh÷ng g× ®· ®−îc thùc

hiÖn tr−íc, sau hay ®óng tiÕn ®é. Trong s¬ ®å Gantt, trËt t− thùc hiÖn c¸c c«ng

viÖc kh«ng ®−îc x¸c ®Þnh. Nã chØ m« t¶ mçi c«ng viÖc b¾t ®Çu tõ ®©u vµ cÇn

kÕt thóc ë ®©u.

S¬ ®å Pert (Program Evaluation and Review Technique) lµ kü thuËt

®iÒu ®é cho nh÷ng dù ¸n lín, phøc t¹p, bao gåm hµng ngµn c«ng viÖc kh¸c

nhau. S¬ ®ß Pert gièng nh− mé biÓu ®å dßng ch¶y. Nã chØ râ thø tù c¸c c«ng

viÖc cÇn thiÕt ®Ó hoµn thµnh dù ¸n, thêi gian thùc hiÖn vµ chi phÝ liªn quan tíi

mçi c«ng viÖc ®ã.

§Ó x©y dùng s¬ ®å Pert, cÇn thùc hiÖn 5b−íc sau:

- LiÖt kª nh÷ng c«ng viÖc chñ yÕu cÇn ph¶i thùc hiÖn ®Ó hoµn thµnh dù

¸n, trong ®ã mçi c«ng viÖc l¹i cã thÓ lµ mét s¬ ®å Pert nhá kh¸c, bao gåm

nh÷ng c«ng viÖc nhá h¬n.

- ThiÕt lËp thø tù thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc.

- VÏ biÓu ®å thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc, tõ khëi c«ng ®Õn kÕt thóc theo

mèi quan hÖ cña chóng víi nhau.

- TÝnh th¬× gian −íc l−îng cÇn ®Ó thùc hiÖn mçi c«ng viÖc.

- X¸c ®Þnh ®−êng g¨ng (thêi gian ng¾n nhÊt mµ dù ¸n cã thÓ hoµn

thµnh).

3.6. HÖ thèng th«ng tin ph¸t triÓn vµ thiÕt kÕ s¶n phÈm

§Ó thiÕt kÕ vµ ph¸t triÓn mét s¶n phÈm (®Æc biÖt lµ mét s¶n phÈm míi)

cÇn ph¶i ra c¸c quyÕt ®Þnh s¸ch l−îc. Bé phËn thiÕt kÕ th−êng sö dôngth«ng

tin vÒ ®Æc t¶ s¶n phÈm thu ®−îc tõ qu¸ tr×nh kh¶o s¸t kh¸ch hµng hoÆchÖ

thèng th«ng tin nghiªn cøu thÞ tr−êng. Còng cã thÓ sö dông c¸c hÖ thèng m¸y

tÝnh ®Ó thiÕt kÕ c¸c s¶n phÈm míi.

Môc tiªu ®Çu tiªn cña cña bé phËn thiÕt kÕ lµ ph¸t triÓn mét s¶n phÈm,

®¸p øng nhu cÇu cña kh¸ch hµng. Tuy nhiªn, quyÕt ®Þnh s¸ch l−îc cña bé

phËn thiÕt kÕ lµ ®Ó ®¹t ®−îc môc tiªu nµy víi chi phÝ Ýt nhÊt vÒ c¸c nguån lùc.

Mét s¶n phÈm ®−îc thiÕt kÕ cÈn thËn cã thÓ chi phÝ s¶n xuÊt sÏ thÊp h¬n so víi

c¸c ®èi thñ c¹nh tranh hoÆc cã thiÕt kÕ ®¬n gi¶n h¬n, dÔ ®−îc kh¸ch hµng

chÊp nhËn h¬n. Nh− vËy b»ng c¸ch thiÕt kÕ s¶n phÈm, bé phËn thiÕt kÕ cã thÓ

®em l¹i cho doanh nghiÖp nh÷ng lîi thÕ c¹nh tranh quan träng.

§ 4. C¸c hÖ thèng kinh doanh chiÕn l−îc

Trong khi c¸c hÖ thèng th«ng tin s¶n xuÊt vÒ c¬ b¶n thuéc vÒ møc t¸c

nghiÖp vµ s¸ch l−îc, cung cÊp th«ng tin ®Ó ®iÒu khiÓn vµ kiÓm so¸t viÖc s¶n

xuÊt ra s¶n phÈm & dÞch vô còng nh− ph©n bæ c¸c nguån lùc ®Ó hoµn thiÖn

c¸c tiÕn tr×nh s¶n xuÊt th× c¸c hÖ thèng th«ng tin kinh doanh ®Æc tr−ng cña

chiÕn l−îc.

C¸c quyÕt ®Þnh chiÕn l−îc cã thÓ lµ:

- §Þnh vÞ doanh nghiÖp.

- N©ng cÊp doanh nghiÖp.

- X©y dùng mét doanh nghiÖp míi.

- ThiÕt kÕ vµ triÓn khai mét ph−¬ng tiÖn s¶n xuÊt míi.

- Lùa chän c¸c c«ng nghÖ sÏ sö dông trong qu¸ trÝnh s¶n xuÊt.

C¸c quyÕt ®Þnh kiÓu nµy ®ßi hái sù rµng buéc cña mét l−îng lín vèn vµ

c¸c nguån lùc kh¸c trong mét kho¶ng thêi gian dµi, do ®ã chóng lµ nh÷ng

quyÕt ®Þnh mang tÝnh chiÕn l−îc.

4.1. LËp kÕ ho¹ch vµ ®Þnh vÞ doanh nghiÖp.

HÖ thèng th«ng tin lËp kÕ ho¹ch vµ ®Þnh vÞ doanh nghiÖp dùa vµo nguån

th«ng tin ®a d¹ng: c¶ trong vµ ngoµi tæ chøc. Mét sè th«ng tin bªn ngoµi t−¬ng

®èi kh¸ch quan vµ cã thÓ ®o ®Õm ®−îc nh−:

- TÝnh s½n cã vµ chi phÝ nh©n c«ng cã tay nghÒ.

- Ph−¬ng tiÖn vËn chuyÓn cïng chi phÝ vËn chuyÓn nguyªn vËt liÖu vµ

thµnh phÈm.

- TÝnh s½n cã cña c¸c vÞ trÝ phï hîp, gi¸ c¶ ®Êt ®ai.

- Sù thuËn tiÖn trong vÊn ®Ò cung cÊp nguyªn vËt liÖu còng nh− trong

tiªu thô s¶n phÈm.

- C¬ së h¹ tÇng, gi¸ c¶ n¨ng l−îng.

Mét sè th«ng tin kh¸c cÇn cho viÖc ®Þnh vÞ doanh nghiÖp mang tÝnh chñ

quan vµ chØ cã thÓ ®Þnh tÝnh nh− th¸i ®é cña céng ®ång ®èi víi tæ chøc doanh

nghiÖp vµ chÊt l−îng dÞch vô cña céng ®ång: c¸c c¬ héi gi¸o dôc vµ ®µo t¹o.

C¸c nguån th«ng tin bªn trong. xuÊt ph¸t tõ c¸c hÖ thèng th«ng tin

nh©n lùc, c¸c hÖ thèng th«ng tin tæ chøc kÕ to¸n vµ c¸c hÖ thèng th«ng tin s¶n

xuÊt. Nguån th«ng tin bªn ngoµi bao gåm c¸c c¬ së d÷ liÖu trªn c¸c CD -

Rom, c¸c nguån th− viÖn truyÒn thèng hay c¸c c¬ së d÷ liÖu trùc tuyÕn duy tr×

bëi c¸c c¬ quan chÝnh phñ, c¸c tæ hîp c«ng nghiÖp, c¸c nhãm nghiªn cøu t−

nh©n hay c¸c tæ chøc t− vÊn.

4.2. §¸nh gi¸ vµ lËp kÕ ho¹ch c«ng nghÖ.

Cã th«ng tin vÒ c¸c c«ng nghÖ s¶n xuÊt míi sÏ gióp c¸c nhµ qu¶n lý

quyÕt ®Þnh tèt h¬n, mang tÝnh th«ng tin h¬n trong viÖc lùa chän c«ng nghÖ sö

dông cho mét s¶n phÈm hay dÞch vô. C¸c hÖ thèng th«ng tin ®¸nh gi¸ c«ng

nghÖ víi chøc n¨ng x¸c ®Þnh c¸c c«ng nghÖ míi vµ ®¸nh gi¸ lîi thÕ chiÕn l−îc

cña c¸c c«ng nghÖ ®Ó cã thÓ trî gióp c¸c nhµ qu¶n lý chiÕn l−îc ë nhiÒu lÜnh

vùc kh¸c nhau, chø kh«ng riªng lÜnh vùc kinh doanh. Gièng nh− hÖ thèng

®Þnh vÞ doanh nghiÖp, c¸c hÖ thèng th«ng tin c«ng nghÖ cã thÓ gåm c¸c c¬ së

d÷ liÖu trªn c¸c CD - Rom, c¸c nguån th− viÖn truyÒn thèng hay c¸c c¬ së d÷

liÖu trùc tuyÕn duy tr× bëi c¸c c¬ quan chÝnh phñ, c¸c tæ hîp c«ng nghiÖp, c¸c

nhãm nghiªn cøu t− nh©n hay c¸c tæ chøc t− vÊn.

4.3. X¸c ®Þnh quy tr×nh thiÕt kÕ s¶n phÈm vµ c«ng nghÖ

Mét phÇn quan träng cña bÊt cø mét kÕ ho¹ch kinh doanh chiÕn l−îc

nµo lµ qu¸ tr×nh thiÕt kÕ s¶n phÈm vµ c«ng nghÖ, kho¶ng thêi gian cÇn thiÕt ®Ó

hoµn thµnh "s¶n phÈm cuèi cïng ". Mét doanh nghiÖp cã thÓ thùc hiÖn mua

nguyªn vËt liÖu, s¶n xuÊt c¸c phô kiÖn, l¾p r¸p c¸c phô kiÖn thµnh c¸c bé

phËn, råi sau ®ã r¸p c¸c bé phËn víi nhau thµnh thµnh phÈm vµ kiÓm tra chÊt

l−îng s¶n phÈm. Doanh nghiÖp còng cã thÓ quyÕt ®Þnh mua s½n c¸c phô kiÖn,

c¸c bé phËn tõ mét nhµ cung cÊp kh¸c vµ chØ giíi h¹n quy tr×nh thiÕt kÕ ë l¾p

r¸p vµ kiÓm tra chÊt l−îng s¶n phÈm. §Ó cã thÓ ®−a ra ®−îc nh÷ng quyÕt ®Þnh

nh− vËy, cÇn xö lý mét l−îng khæng lå c¸c th«ng tin bªn trong hoÆc bªn ngoµi

cña nhiÒu hÖ thèng th«ng tin kh¸c nhau.

Nh÷ng th«ng tin h÷u Ých bªn trong doanh nghiÖp lµ th«ng tin vÒ kü

n¨ng vµ kinh nghiÖm kinh doanh cña lùc l−îng lao ®éng hiÖn cã, ®iÒu kiÖn tµi

chÝnh cña doanh nghiÖp vµ chÊt l−îng cña hµng dù tr÷.

Th«ng tin h÷u Ých bªn ngoµi cã thÓ bao gåm th«ng tin vÒ c¸c kü n¨ng

vµ møc ®é kinh nghiÖm cña nguån nh©n lùc t¹i c¸c vÞ trÝ doanh nghiÖp míi

hay th«ng tin vÒ cÊu tróc c¹nh tranh cña c¸c doanh nghiÖp trong ngµnh c«ng

nghiÖp, th«ng tin vÒ sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ trong t−¬ng lai vµ ¶nh h−ëng

cña chóng ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, th«ng tin vÒ møc ®é æn ®Þnh cña c¸c nhµ

cung cÊp ....

C¸c nguån th«ng tin bªn ngoµi cÇn cho viÖc x¸c ®Þnh quy tr×nh thiÕt kÕ

s¶n phÈm vµ c«ng nghÖ còng t−¬ng tù nh− c¸c nguån ®−îc sö dông cho viÖc

lªn kÕ ho¹ch ®Þnh vÞ doanh nghiÖp, ®¸nh gi¸ vµ lùa chän c«ng nghÖ.

4.4. ThiÕt kÕ triÓn khai doanh nghiÖp

ThiÕt kÕ vµ triÓn khai mét doanh nghiÖp ®ßi hái mét l−îng lín c¸c

th«ng tin kh¸c nhau vÒ doanh nghiÖp t−¬ng lai. §ã lµ nh÷ng sè liÖu thiÕt kÕ vÒ

lao ®éng, bè trÝ s¶n xuÊt trong doanh nghiÖp, hÖ thèng giao th«ng trong vïng,

hÖ thèng n−íc vµ n¨ng l−îng còng nh− gi¸ c¶ cña chóng, gi¸ c¶vµ tÝnh s½n cã

tr×nh lËp kÕ ho¹ch, ®Þnh vÞ doanh nghiÖp, ®¸nh gi¸ c«ng nghÖ hoÆc qu¸ tr×nh

thiÕt kÕ s¶n phÈm vµ c«ng nghÖ.

§ 5. PhÇn mÒm phôc vô quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt vµ kinh doanh.

5.1. Nh÷ng phÇn mÒm chung.

C¸c phÇn mÒm chung nh− phÇn mÒm cë së d÷ liÖu, phÇn mÒm b¶ng

tÝnh, phÇn mÒm thèng kª vµ phÇn mÒm qu¶n lý dù ¸n th−êng ®−îc c¸c nhµ

qu¶n lý s¶n xuÊt sö dông ®Ó hç trî vµ c¶i tiÕn qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh cña hä.

PhÇn mÒm c¬ së d÷ liÖu

PhÇn mÒm c¬ së d÷ liÖu sö dông cho hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n cña mét

doanh nghiÖp th−êng xö lý rÊt nhiÒu d÷ liÖu ®−îc sö dông trong c¸c hÖ thèng

th«ng tin s¶n xuÊt: C¸c hãa ®¬n, c¸c b¸o c¸o ®Çu ra kh¸c liªn quan tíi mua

h×nh tån kho cña c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu, hµng hãa kh¸c nhau cïng víi møc

hµng cÇn ®Æt tiÕp theo.

C¸c phÇn mÒm ng«n ng÷ hái vµ sinh b¸o c¸o cho phÐp c¸c nhµ qu¶n lý

truy nhËp tíi c¬ së d÷ liÖu ®Ó chuÈn bÞ c¸c b¸o c¸o ®ét xuÊt vµ ®Ó thu thËp

th«ng tin h÷u Ých cho qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch s¸ch l−îc vµ chiÕn l−îc.

PhÇn mÒm b¶ng tÝnh

PhÇn mÒm b¶ng tÝnh còng ®−îc sö dông ®Ó hç trî cho c¸c nhµ qu¶n lý

b»ng c¸ch sö dông c¸c chØ tiªu gi¸ trÞ hiÖn t¹i thuÇn (NPV), tû suÊt hoµn vèn

néi bé (IRR) vµ hoµn thµnh c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý s¶n xuÊt kh¸c.

PhÇn mÒm thèng kª

PhÇn mÒm thèng kª th−êng ®−îc sö dông trong kiÓm tra chÊt l−îng

nguyªn vËt liÖu vµ thµnh phÈm. Víi phÇn mÒm thèng kª, c¸c nhµ qu¶n lý cã

thÓ lùa chän nhiÒu d¹ng hiÓn thÞ kÕt qu¶ kh¸c nhau vµ phong phó: D¹ng b¶ng

hoÆc biÓu ®å víi nhiÒu kh¸c nhau.

PhÇn mÒm qu¶n lý dù ¸n

PhÇn mÒm qu¶n lý dù ¸n th−êng ®−îc sö dông ®Ó t¹o c¸c s¬ ®å Gantt vµ

Pert. B»ng c¸ch t¹o ra mét c¸ch dÔ dµng vµ nhanh chãng c¸c s¬ ®å nµy, c¸c

phÇn mÒm qu¶n lý dù ¸n cho phÐp ng−êi dïng m« pháng nhiÒu quyÕt ®Þnh

s¸ch l−îc víi d÷ liÖu trong c¸c s¬ ®å. C¸c s¬ ®å Pert th−êng yªu cÇu nhiÒu

tÝnh to¸n vµ nhiÒu thêi gian ®Ó vÏ, nÕu thùc hiÖn thñ c«ng. Víi sù trî gióp cña

phÇn mÒm qu¶n lý dù ¸n, s¬ ®å Pert cã thÓ thay ®æi dÔ dµng, khi cã sù thay

®æi cña c¸c ®iÒu kiÖn ®èi víi dù ¸n.

5.2. C¸c phÇn mÒm chuyªn dông phôc vô ra quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt vµ

kinh doanh

Cã rÊt nhiÒu phÇn mÒm kh¸c nhau ®−îc thiÕt kÕ dµnh cho nh÷ng chøc

n¨ng s¶n xuÊt chuyªn biÖt nh−:

- PhÇm mÒm qu¶n lý hãa ®¬n nguyªn vËt liÖu cña s¶n phÈm.

- PhÇn mÒm qu¶n lý hµng dù tr÷, phÇn mÒm ho¹ch ®Þnh n¨ng lùc s¶n

xuÊt.

- PhÇn mÒm lÞch tr×nh s¶n xuÊt ...

- PhÇn mÒm kinh doanh vµ s¶n xuÊt hiÖn nay ch¹y ®−îc trªn hÇu hÕt c¸c

®iÓn h×nh th−êng ®−îc sö dông trong qu¶n lý kinh doanh vµ s¶n xuÊt.

Yªó tè

% tÝch lòy

B C D E

Tæng sè

100

PhÇn mÒm kiÓm tra chÊt l−îng

S¬ ®å Pareto vÏ b»ng phÇn mÒm m¸y tÝnh

PhÇn mÒm kiÓm tra chÊt l−îng th−êng gåm c¸c phÇn mÒm thèng kª

chuyªn dïng cho c«ng viÖc kiÓm tra chÊt l−îng. Nh÷ng phÇn mÒm nh− vËy

th−êng cã kh¶ n¨ng cung cÊp c¸c s¬ ®å kiÓm tra vµ c¸c biÓu ®å Pareto, trî gióp

c¸c qu¶n trÞ viªn qu¶n lý chÊt l−îng. S¬ ®å kiÓm tra lµ nh÷ng c«ng cô ®å häa ®«

®é biÕn thiªn xay ra trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt mét s¶n phÈm hay mét dÞch vô. Nã

dù tÝnh ®−îc víi nh÷ng biÕn thiªn lo¹i bÊt th−êng, kh«ng dù tÝnh ®−îc.

BiÓu ®å Pareto lµ ®å thÞ h×nh cét ph¶n ¸nh nh÷ng yÕu tè lµm cho chÊt

l−îng kh«ng ®¹t tiªu chuÈn trong mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh ®ång thêi

gióp ng−êi dïng biÕt ®−îc vÊn ®Ò nµo (d¹ng khuyÕt tËt nµo) cÇn ®−îc −u tiªn

gi¶i quyÕt tr−íc ®Ó tËp trung c¸c nguån lùc cho nh÷ng vÊn ®Ò quan träng.

C¸c biÓu ®å kh¸c nh−:

- §å thÞ t¸n x¹ (ph¶n ¸nh mèi quan hÖ gi÷a c¸c ®Æc tÝnh t¹o nªn chÊt

l−îng)

- BiÓu ®å kiÓm so¸t

®Òu cã thÓ dÔ dµng vÏ ®−îc d−íi sù trî gióp cña phÇn mÒm m¸y tÝnh.

PhÇn mÒm s¶n xuÊt vµ thiÕt kÕ cã sù trî gióp cña m¸y tÝnh CAD

(Computer Aided Design) vµ CAM (Computer Aided Manuafacturing)

PhÇn mÒm trî gióp thiÕt kÕ b»ng m¸y tÝnh CAD ®−îc chia lµm hai lo¹i:

(1) lo¹i trî gióp c¸c kü s− c¬ khÝ vµ c¸c kiÕn tróc s− vµ (2) lo¹i dµnh cho c¸c

kü s− ®iÖn. Lo¹i thø nhÊt ®−îc dïng ®Ó thiÕt kÕ vµ söa ®æi c¸c b¶n vÏ, b¶n

thiÕt kÕ, c¸c s¬ ®å mét c¸ch dÔ dµng vµ nhanh chãng.

VÝ dô:

PhÇn mÒm Auto CAD sÏ trî gióp c¸c kü s− vµ kiÕn tróc s− rÊt nhiÒu

trong viÖc hoµn thiÖn c¸c b¶n vÏ trªn m¸y tÝnh. Lo¹i thø hai ®−îc dïng ®Ó trî

gióp c¸c kü s− ®iÖn hoµn thiÖn mét c¸ch dÔ dµng vµ nhanh chãng c¸c s¬ ®å

m¹ch ®iÖn.

VÝ dô:

PhÇn mÒm EE Designer cña Visionics Corporation

C¶ hai lo¹i phÇn mÒm CAD kÓ trªn ®Òu ®ßi hái hÖ thèng m¸y tÝnh cÇn

®−îc trang bÞ c¸c thiÕt bÞ ®Çu cuèi vµ m¸y in ®å häa. Chóng cho phÐp c¸c kü

s− thùc hiÖn nh÷ng m« pháng ®èi víi s¶n phÈm (tõ m« pháng thiÕt kÕ cho tíi

m« pháng sö dông s¶n phÈm), cho phÐp tiÕt kiÖm rÊt nhiÒu chi phÝ ph¸t triÓn

s¶n phÈm, gióp doanh nghiÖp mau chãng ®−a ®−îc s¶n phÈm ra ®−îc thÞ

tr−êng. KÕt qu¶ cña viÖc sö dông phÇn mÒm CAD lµ cho phÐp ®−a ra nh÷ng

s¶n phÈm tèt h¬n víi chi phÝ thÊp h¬n, tiÕp cËn thÞ tr−êng nhanh h¬n, nh÷ng g×

®em l¹i −u thÕ c¹nh tranh cho doanh nghiÖp.

PhÇn mÒm CAM trî gióp chuyÓn nh÷ng thiÕt kÕ thµnh nh÷ng s¶n phÈm

cuèi cïng víi rÊt Ýt sù can thiÖp con ng−êi. Trong khi phÇn mÒm CAD thùc

hiÖn thiÕt kÕ mét s¶n phÈm th× phÇn mÒm CAM sÏ "®äc" thiÕt kÕ vµ "chØ thÞ"

cho c¸c m¸y mãc thiÕt bÞ "s¶n xuÊt" ra s¶n phÈm víi nh÷ng th«ng sè nh− ®·

®Æc t¶ trong thiÕt kÕ.

PhÇn mÒm lùa chän nguyªn vËt liÖu MSP (Manterrial - Selection -

Software)

§ã lµ nh÷ng ch−¬ng tr×nh trî gióp c¸c kü s− trong viÖc lùa chän c¸c

nguyªn vËt liÖu cho s¶n phÈm ®· thiÕt kÕ (®«i khi c¸c kü s− ph¶i ®øng tr−íc

sùl ùa chän gi÷a hµng tr¨m ngµn nguyªn vËt liÖu víi hµng chôc thuéc tÝnh

kh¸c nhau).

PhÇn mÒm ho¹ch ®Þnh nhu cÇu nguyªn vËt liÖu MRR (Material

Requirement Planning)

Nh÷ng phÇn mÒm nµy sÏ trî gióp cho doanh nghiÖp ho¹ch ®Þnh nhu cÇu

nguyªn vËt liÖu, chuÈn bÞ c¸c ®¬n ®Æt hµng. §ã lµ hÖ thèng c¸c ch−¬ng tr×nh

m¸y tÝnh sö dông d÷ liÖu cña lÞch s¶n xuÊt tæng hîp, cña c¸c tÖp nghiÖp vô cña

hÖ thèng hãa ®¬n nguyªn vËt liÖu ®Ó qu¶n trÞ s¶n xuÊt vµ hµng dù tr÷.

Môc tiªu chñ yÕu cña phÇn mÒm MRP lµ ®Ó ch¾c ch¾n r»ng mét l−îng

võa ®ñ c¸c nguyªn vËt liÖu vµ n¨ng lùc s¶n xuÊt cÇn thiÕt s½n sµng cho qu¸ tr×nh

s¶n xuÊt vµo ®óng lóc. Vµ nh− vËy sÏ tr¸nh ®−îc t×nh tr¹ng dù tr÷ hµng qu¸ møc

cÇn thiÕt ®èi víi s¶n xuÊt. KÕt qu¶ cña viÖc sö dông phÇn mÒm MRP lµ mét lo¹t

c¸c ®¬n hµng víi th«ng tin x¸c ®Þnh vÒ thêi ®iÓm thùc hiÖn ®¬n hµng.

Ch−¬ng XIX

lªn phøc t¹p, v× cã sù thay ®æi cÊu tróc x· héi còng nh− sù gia t¨ng cña nh÷ng

®iÒu luËt vµ c¸c quy ®Þnh lao ®éng.

chøc n¨ng kh¸c nhau:

thuyªn chuyÓn, hay buéc th«i viÖc ng−êi lao ®éng.

- §¶m b¶o b¶o hiÓm, phóc lîi vµ dÞch vô cho ng−êi lao ®éng.

lùc.

- Cung cÊp th«ng tin cho møc qu¶n lý cao nhÊt, nh»m hç trî cho qu¸

tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh s¸ch l−îc.

§Ó cã thÓ qu¶n trÞ ®−îc mét nguån lùc quan träng vµ tèn kÐm nh− vËy,

c¸c ho¹t ®éng, trong ®ã chñ yÕu lµ:

- TuyÓn chän ng−êi lao ®éng.

- §¸nh gi¸ c¸c øng cö viªn vµ ng−êi lao ®éng cña doanh nghiÖp.

- Lùa chän, ®µo t¹o, ®Ò b¹t hay thuyªn chuyÓn ng−êi lao ®éng.

- Cung cÊp b¸o c¸o cho chÝnh phñ theo yªu cÇu.

- Qu¶n lý l−¬ng bæng cña ng−êi lao ®éng vµ c¸c kÕ ho¹ch trî cÊp.

hµng lo¹t c¸c hÖ thèng th«ng tin kÕ ho¹ch hãa t¸c nghiÖp, s¸ch l−îc vµ chiÕn

tµi liÖu ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ vµ toµn diÖn nh÷ng tiÒm n¨ng vÒ trÝ lùc, thÓ lùc cña

tõng con ng−êi, cña nh÷ng con ng−êi trong mét tËp thÓ, nã bao gåm c¸c mÆt

vÒ sè l−îng, chÊt l−îng, trong mäi thêi ®iÓm: Qu¸ khø, hiÖn t¹i vµ dù kiÕn

kh¸c cña doanh nghiÖp nh− hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n tµi chÝnh, hÖ thèng

th«ng tin s¶n xuÊt vµ hÖ thèng th«ng tin Marketing, t¹o thµnh mét hÖ thèng

th«ng tin hîp nhÊt phôc vô qu¶n trÞ doanh nghiÖp nãi chung.

Cã rÊt nhiÒu hÖ thèng th«ng tin t¸c nghiÖp thùc hiÖn ®−îc thu thËp vµ th«ng

2.1. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý l−¬ng

qu¶n lý l−¬ng chøa mét l−îng lín th«ng tin vÒ ng−êi lao ®éng, hÖ sè l−¬ng

quyÕt ®Þnh. Víi hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu, ng−êi ta cã thÓ thùc hiÖn l−u tr÷ d÷

liÖu víi sù gi¶m thiÕu tèi ®a sù trïng l¾p vµ vËy nªn sÏ kh«ng cã sù trïng l¾p

t−¬ng thøc vÒ mÆt d÷ liÖu gi÷a hai hÖ thèng nµy, ®¶m b¶o cung cÊp c¸c b¸o

c¸o tÇm s¸ch l−îc tõ d÷ liÖu cña hai hÖ thèng nµy.

2.2. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý vÞ trÝ lµm viÖc

Trong khi c«ng viÖc lµ mét ®¬n vÞ nhá nhÊt ®−îc chia ra tõ nh÷ng ho¹t

®éng cña mét doanh nghiÖp th× vÞ trÝ lµ mét phÇn c«ng viÖc ®−îc thùc hiÖn bëi

mét ng−êi lao ®éng riªng. Môc tiªu cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý vÞ trÝ lµm

viÖc lµ x¸c ®Þnh tõng vÞ trÝ lao ®éng trong tæ chøc, ph¹m trï nghÒ nghiÖp cña

§Þnh kú, hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý vÞ trÝ lµm viÖc sÏ cung cÊp mét danh

môc c¸c vÞ trÝ lao ®éng trong ngµnh nghÒ, theo phßng ban bé phËn, theo néi

dung c«ng viÖc hoÆc theo yªu cÇu c«ng viÖc cïng danh môc c¸c vÞ trÝ lµm viÖc

quyÕt ®Þnh tuyÓn ng−êi. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý vÞ trÝ viÖclµm còng cung

cÊp nhiÒu th«ng tin h÷u Ých gióp cho c¸c qu¶n trÞ viªn hÖ thèng ph¸t hiÖn ra

phï hîp.

2.3. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý ng−êi lao ®éng

doanh nghiÖp ®Ó phôc vô nhiÒu môc tiªu b¸o c¸o kh¸c nhau. Mét phÇn cña hÖ

giíi tÝnh, t×nh tr¹ng gia ®×nh, tr×nh ®é häc vÊn, kinh nghiÖm nghÒ nghiÖp, qu¸

tr×nh lµm viÖc trong doanh nghiÖp... Mét phÇn kh¸c cña hÖ thèng th«ng tin

qu¶n lý ng−êi lao ®éng lµ danh môc c¸c kü n¨ng, chøa c¸c th«ng tin vÒ kinh

nghÖm lµm viÖc, së thÝch c«ng viÖc, ®iÓm tr¾c nghiÖm, së thÝch vµ c¸c kh¶

n¨ng ®Æc biÖt kh¸c cña ng−êi lao ®éng. Danh môc nµy cã thÓ gióp cho c¸c

xÕp ®óng ng−êi,®óng viÖc ®Ó ®¶m b¶o hiÖu qu¶ lao ®éng cao nhÊt; ®ång thêi

danh môc nµy còng ®−îc sö dông ®Ó quyÕt ®Þnh ®Ò b¹t, ®µo t¹o hay thuyªn

chuyÓn ng−êi lao ®éng, nh»m kÝch thÝch kh¶ n¨ng ngµnh nghÒ vµ linh ho¹t

trong s¾p xÕp vÞ trÝ viÖc lµm.

2.4. HÖ thèng th«ng tin ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn c«ng viÖc vµ

con ng−êi

§¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn c«ng viÖc lµ qu¸ tr×nh so s¸nh t×nh h×nh

theo møc lao ®éng cã thÓ c¨n cø vµo phÇn tr¨m thùc hiÖn møc lao ®éng, chÊt

khã kh¨n h¬n.

Nh÷ng ®¸nh gi¸ do hÖ thèng th«ng tin ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn c«ng

viÖc vµ con ng−êi cung cÊp ®−îc gäi lµ ®¸nh gi¸ biÓu hiÖn. D÷ liÖu phôc vô

cho c¸c ®¸nh gi¸ biÓu hiÖn ®−îc thu thËp b»ng c¸c mÉu ®¸nh gi¸ ng−êi lao

ph¸t tíi cÊp trªn trùc tiÕp cña ng−êi lao ®éng, hoÆc ph¸t tíi ng−êi cïng lµm

Th«ng tin ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn c«ng viÖc cã thÓ dÉn ®Õn hµng

lo¹t c¸c quyÕt ®Þnh t¸c nghiÖp nh−: "SÏ d÷ nguyªn vÞ trÝ lµm viÖc, sÏ ®Ò b¹t, sÏ

thuyªn chuyÓn hay ph¶i buéc th«i viÖc mét ng−êi lao ®éng?"

Th«ng tin ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn c«ng viÖc còng ®−îc sö dông ®Ó

nguån kh«ng ®¶m b¶o chÊt l−îng vµ còng tõ c¸c th«ng tin nµy ®Æt ra cho tæ

chøc nhu cÇu ph¸t triÓn mét ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o bæ sung dµnh cho mét sè

2.5. HÖ thèng th«ng tin b¸o c¸o lªn cÊp trªn

D÷ liÖu cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý l−¬ng, qu¶n lý ng−êi lao ®éng vµ

hÖ thèng th«ng tin ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn c«ng viÖc cã thÓ ®−îc sö dông

®Ó lªn c¸c b¸o c¸o theo yªu cÇu cña luËt ®Þnh vµ quy ®Þnh cña chÝnh phñ.VÝ

dô, luËt qu¶n lý søc kháe vµ an toµn nghÒ nghiÖp yªu cÇu tæ chøc doanh

nghiÖp duy tr× c¸c th«ng tin vÒ søc kháe vµ an toµn cña mçi ng−êi lao ®éng,

kÓ c¶ nh÷ng th«ng tin vÒ c¸c tai n¹n nghiªm träng hay bÖnh nghÒ nghiÖp.

Tæ chøc doanh nghiÖp cã thÓ thùc hiÖn ®−îc nhiÒu c¶i tiÕn, b»ng c¸ch

sö dông chÝnh c¸c th«ng tin dïng cho b¸o c¸o chÝnh phñ. VÝ dô trªn c¬ së

th«ng tin vÒ tai n¹n vµ bÖnh nghÒ nghiÖp b¸o c¸o lªn bé phËn qu¶n lý søc

kháe vµ an toµn lao ®éng, cã thÓ tÝnh to¸n ®−îc chi phÝ cho tai n¹n vµ bÖnh

nghÒ nghiÖp. Th«ng tin nµy trë thµnh mét c«ng cô quan träng trong viÖc

thuyÕt phôc ng−êi lao ®éng vµ c¸c nhµ qu¶n lý t«n träng h¬n n÷a an toµn lao

C¸c nhµ qu¶n lý còng cã thÓ sö dông th«ng tin kiÓu nµy ®Ó tÝnh tai n¹n

phËn, cho mçi ca lµm viÖc, mçi dù ¸n hay mçi ngµnh nghÒ, tõ ®ã cã thÓ x¸c

®Þnh c¸c bé phËn, c¸c ca lµm viÖc, c¸c dù ¸n, c¸c ®Þa ®iÓm, c¸c ngµnh nghÒ

hay c¸c, ng−êi phô tr¸ch liªn ®íi ®Õn mét tû lÖ tai n¹n vµ bÖnh tËt cao h¬n tû

lÖ trung b×nh; vµ còng x¸c ®Þnh nh÷ng ng−êi lao ®éng hay gÆp tai n¹n lao

®éng hoÆc bÖnh nghÒ nghiÖp trªn c¬ së ®ã ®Æt ra yªu cÇu ®µo t¹o hay ®µo t¹o

laäi néi quy b¶o hé lao ®éng cho nh÷ng ng−êi ®ã còng nh− ng−êi phô tr¸ch

cña hä.

Nhµ qu¶n lý còng cã thÓ cã nhu cÇu s¾p xÕp c¸c th«ng tin thu nhËn ®−îc

theo nhãm tai n¹n hay nhãm bÖnh nghÒ nghiÖp. Th«ng tin nµy cã thÓ dÉn ®Õn

lÖ cao ®èi víi mét sè lo¹i tai n¹n hay nhãm bÖnh nghÒ nghiÖp, trªn c¬ së ®ã

thùc hiÖn nh÷ng thay ®æi cÇn thiÕt trong chÕ ®é an toµn lao ®éng hay m«i

tr−êng lµm viÖc.

Sau khi ®· x¸c ®Þnh c¸c c«ng viÖc vµ yªu cÇu ®èi víi nh÷ng c«ng viÖc

gi¸, lùa chän vµ s¾p xÕp nh÷ng ng−êi lao ®éng vµo c¸c vÞ trÝ lµm viÖc cßn

trèng. §Ó ch¾c ch¾n phï hîp víi c¸c luËt ®Þnh cña nhµ n−íc, c¸c thñ tôc ph¶i

®−îc lËp hå s¬ vµ tiÕn hµnh mét c¸ch cã cÊu tróc. Sè liÖu thu ®−îc qua pháng

ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin víi ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè cÊu thµnh nªn mét hÖ

thèng th«ng tin qu¶n lý hiÖn t¹i: PhÇn cøng, phÇn mÒm, d÷ liÖu, con ng−êi,

c¸c thñ tôc liªn quan ®Õn tæ chøc vµ qu¶n trÞ th«ng tin.

Hå s¬ nh©n sù

HÖ HÖ HÖ HÖ

ch−¬ng ch−¬ng ch−¬ng ch−¬ng

tr×nh tr×nh tr×nh tr×nh

qu¶n lý qu¶n lý qu¶n lý qu¶n lý

• Danh môc ®¬n vÞ • Danh môc chøc vô • Danh môc d©n téc • Danh môc tr×nh ®é VH • Lý lÞch c¸ nh©n • QuyÕt ®Þnh ph©n c«ng, thuyªn chuyÓn

sÏ quyÕt ®Þnh quy m« vµ møc ®é phøc t¹p cña c¬ së d÷ liÖu ®ã. VÒ c¬ b¶n, c¬

- B¶ng/tÖp d÷ liÖu m« t¶: Danh môc ®¬n vÞ c«ng t¸c, danh môc t«n gi¸o,

- B¶ng/tÖp d÷ liÖu chÝnh chøa c¸c d÷ liÖu phôc vô c¸c nhu cÇu qu¶n lý

luËt, khen th−ëng...

b¸o c¸o tæng hîp l−¬ng, b¸o c¸o tæng hîp tr×nh ®é v¨n hãa...

Danh môc ®¬n vÞ

Tr×nh ®é ngo¹i ng÷

Danh môc ngo¹i ng÷

M· ®¬n vÞ Tªn ®¬n vÞ

Lo¹i ngo¹i ng÷ Tªn ngo¹i ng÷

Hå s¬

M· nhËn viªn

Danh môc giíi tÝnh

Danh môc khen th−ëng

Hä lãt Tªn

M· ®¬n vÞ

Kû luËt - khen th−ëng

M· giíi tÝnh Tªn giíi tÝnh

Lo¹i khen th−ëng Tªn khen th−ëng

M· giíi tÝnh N¬i sinh Quª qu¸n

M· d©n téc

Danh môc kû luËt Lo¹i kû luËt

Tªn kû luËt

Danh môc t«n gi¸o

M· t«n gi¸o M· chøc vô Biªn chÕ Ngµy vµo biªn chÕ M· tr×nh ®é v¨n hãa M· tr×nh ®é chÝnh trÞ M· chuyªn m«n

M· T«n gi¸o Tªn t«n gi¸o

cÇn ®−îc tiÕn hµnh mét c¸ch thËn träng tr−íc khi b¾t ®Çu qu¶t×nh cËp nhËt hå

®Æc thï nghiÖp vô kh¸c nhau. Cã nh÷ng danh môc cÇn thiÕt vµ cã nghÜa trong

nãi chung:

a. Danh môc ®¬n vÞ c«ng t¸c.

Danh môc ®¬n vÞ dïng ®Ó qu¶n lý c¸c ®¬n vÞ, phßng ban kh¸c nhau

th«ng qua m· cña nã (m· ®¬n vÞ) vµ ®−îc m« t¶ chi tiÕt thªm th«ng qua c¸c

thuéc tÝnh sau:

- Tªn ®¬n vÞ.

- §Þa chØ.

- Sè ®iÖn tho¹i.

- ........

c. Danh môc giíi tÝnh.

danh môc nµy tuy chØ gåm 2 danh ®iÓm t−¬ng øng víi 2 giíi: Nam vµ N÷,

nh−ng mçi danh ®iÓm vÉn cÇn ®−îc g¸n mét m· riªng.

d. Danh môc t«n gi¸o.

theo. Mçi lo¹i t«n gi¸o ®−îc g¸n mét m· riªng vµ m· nµy ®−îc sö dông ®Ó

e. Danh môc tr×nh ®é v¨n hãa.

Danh môc tr×nh ®é v¨n hãa ®−îc dïng ®Ó qu¶n lý c¸c lo¹i tr×nh ®é v¨n

th«ng qua m· cña nã vµ nhê tÝnh duy nhÊt nµy ng−êi ta cã thÓ tiÕn hµnh lËp

c¸c b¸o c¸o tæng hîp theo tr×nh ®é v¨n hãa, khi cã nhu cÇu.

f. Danh môc tr×nh ®é chÝnh trÞ.

Danh môc tr×nh ®é chÝnh trÞ ®−îc dïng ®Ó qu¶n lý c¸c lo¹i tr×nh ®é

nhÊt th«ng qua m· cña nã vµ cã thÓ ®−îc m« t¶ chi tiÕt thªm th«ng qua c¸c

thuéc tÝnh.

- Tªn chøc vô.

- Phô cÊp chøc vô.

- ....

h. Danh môc ng¹ch c«ng chøc.

Danh môc ng¹ch c«ng chøc ®−îc dïng ®Ó qu¶n lý c¸c møc ng¹ch c«ng

chøc trong quy ®Þnh. Mçi møc ng¹ch ®−îc g¸n mét m· hiÖu riªng. Danh môc

nµy cïng víi c¸c danh ®iÓm cña nã ®−îc dïng ®Ó theo dâi ng¹ch vµ qu¸ tr×nh

chuyÓn ng¹ch cña c¸n bé, c«ng chøc.

i. Danh môc chuyªn m«n

®−îc ®µo t¹o hoÆc ®ang ®¶m tr¸ch. Mçi lo¹i chuyªn m«n ®−îc g¸n mét m·

hå s¬ cña ng−êi ®ã vµ th«ng tin nµy sÏ rÊt cÇn thiÕt trong viÖc s¾p xÕp hoÆc

j. Danh môc ngo¹i ng÷

Danh môc ngo¹i ng÷ ®−îc dïng ®Ó qu¶n lý c¸c lo¹i ngo¹i ng÷ mµ c¸c

ngo¹i ng÷ ®−îc g¸n mét m· duy nhÊt vµ ng−êi ta dïng m· nµy kÕt hîp víi m·

k. Danh môc khen th−ëng.

Danh môc khen th−ëng ®−îc dïng ®Ó qu¶n lý c¸c h×nh thøc khen

th−ëng cã ¸p dông trong tæ chøc. Danh môc nµy cÇn thiÕt khi cã nhu cÇu theo

khen th−ëng ®−îc nhËn diÖn duy nhÊt th«ng qua m· cña nã.

Tïy ®Æc ®iÓm nghiÖp vô cña tõng tæ chøc: hµnh chÝnh sù nghiÖp hay

kinh doanh th−¬ng m¹i, hoÆc s¶n xuÊt mµ hÖ thèng danh môc nµy ®−îc më

Chóng ta biÕt r»ng, ®èi t−îng qu¶n lý chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n

vÑn tham chiÕu.

thªm th«ng qua c¸c thuéc tÝnh sau:

- Hä lãt

- Tªn

- Giíi tÝnh (*)

- Ngµy sinh

- N¬i sinh

- Quª qu¸n

- D©n téc (*)

- T«n gi¸o (*)

- Chøc vô (*)

- Biªn chÕ

- Ngµy vµo biªn chÕ

- Tr×nh ®é v¨n hãa (*)

- Tr×nh ®é chÝnh trÞ (*)

- Tr×nh ®é chuyªn m«n (*)

- M· ng¹ch (*)

- Ngµy h−ëng m· ng¹ch

- Møc l−¬ng

- Ngµy xÕp l−¬ng

- ....

Trong ®ã c¸c thuéc tÝnh (*) lµ nh÷ng thuéc tÝnh m· ®· ®−îc khai b¸o

trong c¸c b¶ng/tÖp danh môc tõ ®iÓn t−¬ng øng vµ khi sö dông ph¶i dïng ®óng

sù, cã thÓ thªm hoÆc bít c¸c thuéc tÝnh m« t¶ so víi liÖt kª ®· nªu ë trªn.

b¶ng/tÖp d÷ liÖu "Tr×nh ®é ngo¹i ng÷" víi c¸c thuéc tÝnh sau:

- Lo¹i ngo¹i ng÷ (*)

- Tr×nh ®é.

(3) B»ng c¸ch sö dông b¶ng/tÖp "Kû luËt/ khen th−ëng" cã thÓ theo dâi

th−êng cã c¸c thuéc tÝnh sau:

- Lo¹i kû luËt (*)

- Ngµy kû luËt

- Lo¹i khen th−ëng

- ......

qu¶n lý thùc sù cÇn cã th«ng tin ®Ó hç trî cho qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh. nh÷ng

th«ng tin ®ã n»m chñ yÕu trong c¸c lo¹i b¸o c¸o kh¸c nhau, do hÖ th«ng

- B¸o c¸o tæng hîp theo tr×nh ®é v¨n hãa.

- ...

C¸c hÖ thèng th«ng tin s¸ch l−îc cung cÊp cho c¸c nhµ qu¶n lý th«ng tin

triÓn vµ ®µo t¹o hay c¸c quyÕt ®Þnh kÕ ho¹ch hãa trî cÊp cho ng−êi lao ®éng.

cÇn thiÕt cña mét tæ chøc doanh nghiÖp vµ nh÷ng n¨ng lùc, phÈm chÊt cÇn cã

®Æc t¶ ®−îc môc ®Ých, nghÜa vô vµ tr¸ch nhiÖm cña mçi c«ng viÖc cïng víi

c¸c ®iÒu kiÖn vµ chuÈn mùc ®Ó thùc thi c¸c nghÜa vô vµ tr¸ch nhiÖm nµy. Mét

®Æc t¶ c«ng viÖc m« t¶ c¸c kü n¨ng, tr×nh ®é kinh nghiÖm vµ c¸c phÈm chÊt

kh¸c cÇn thiÕt ®èi víi ng−êi lao ®éng ®Ó cã thÓ ®−îc s¾p xÕp vµo vÞ trÝ lµm

viÖc nh− m« t¶.

liÖu thu ®−îc qua c¸c cuéc pháng vÊn nh÷ng ng−êi phô tr¸ch, nh÷ng ng−êi lao

®éng vµ c¸c b¶n h−íng dÉn. Th«ng tin thu ®−îc tõ m«i tr−êng cña tæ chøc

còng lµ ®Çu vµo ®èi víi hÖ thèng th«ng tin kiÓu nµy, vÝ dô tõ c¸c nghiÖp ®oµn

lao ®éng, tõ c¸c ®èi thñ c¹nh tranh hay tõ c¸c tæ chøc chÝnh phñ.

vµ ®Æc ®iÓm c«ng viÖc. C¸c th«ng tin nµy t¹o c¬ së cho c¸c nhµ qu¶n lý ra c¸c

quyÕt ®Þnh s¸ch l−îc nh− viÖc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ t−¬ng ®èi cña mét c«ng viÖc so

víi nh÷ng c«ng viÖc kh¸c trong doanh nghiÖp ®Ó tõ ®ã cho phÐp nhµ qu¶n lý

thùc hiÖn nguyªn t¾c tr¶ l−¬ng c«ng b»ng cho ng−êi lao ®éng trong néi bé tæ

mét sè chøc danh c«ng viÖc thµnh mét chøc danh duy nhÊt, nÕu chóng cã

nh÷ng ®Æc ®iÓm chung nh− nhiÖm vô, tr¸ch nhiÖm vµ yªu cÇu, ®Ó tõ ®ã cã thÓ

tinh gi¶n cÊu tróc c«ng viÖc trong doanh nghiÖp còng nh− dÔ dµng thùc hiÖn

danh c«ng viÖc vµ còng ®Ó ®¬n gi¶n hãa c¸c ho¹t ®éng tuyÓn chän, s¸t h¹ch vµ

s¾p xÕp viÖc lµm.

th«ng tin qu¶n lý vÞ trÝ lµm viÖc, tõ ®ã cã thÓ ®−a ra danh môc c¸c vÞ trÝ lµm

néi dung c«ng viÖc, theo kü n¨ng nghÒ nghiÖp, theo tr×nh ®é vµ theo kinh

nghiÖm lµm viÖc cÇn cho c¸c vÞ trÝ ®ã.

ai vµ s¾p xÕp hä vµo nh÷ng c«ng viÖc nµo. §ång thêi nh÷ng th«ng tin lo¹i nµy

còng t¹o c¬ së ®Ó x¸c ®Þnh møc chi tr¶ cho ng−êi lao ®éng, ®Ó thùc hiÖn viÖc

®¸nh gi¸, ®Ò b¹t hay buéc th«i viÖc ng−êi lao ®éng. Trªn thùc tÕ, hÖ thèng

x¸c ®Þnh ®−îc tõ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý vÞ trÝ lµm viÖc vµ m« t¶ bëi hÖ

biªn chÕ lao ®éng.

c¸c nhµ qu¶n lý kiÓm so¸t ®−îc c¸c ho¹t ®éng tuyÓn chän.

3.3. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý l−¬ng th−ëng vµ b¶o hiÓm, trî cÊp

HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý l−¬ng th−ëng vµ b¶o hiÓm, trî cÊp hç trî

vÒ l−¬ng th−ëng vµ trî cÊp liªn quan ®Õn c¸c nguån th«ng tin bªn ngoµi vµ c¸c

trß rÊt quan träng trong viÖc t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng cña tæ chøc. B»ng phóc

ng−êi lao ®éng. Ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o do hÖ thèng ph¸t triÓn vµ ®µo t¹o cung

cÊp cÇn tháa m·n nhu cÇu cña c¸c c«ng viÖc ®−îc x¸c ®Þnh bëi hÖ thèng th«ng

lµ qu¸ tr×nh mµ th«ng qua nã c¸c doanh nghiÖp ®¶m b¶o ®−îc ®Çy ®ñ vÒ sè

l−îng vµ chÊt l−îng ng−êi lao ®éng phï hîp víi yªu cÇu c«ng viÖc, vµo ®óng

lóc, ®Ó doanh nghiÖp ®¹t ®−îc c¸c môc tiªu ®Ò ra.

míi hoÆc ®−a vµo mét s¶n phÈm míi ®Òu rÊt cÇn ®Õn nh÷ng th«ng tin vÒ sè

l−îng vµ chÊt l−îng vµ chÊt l−îng lùc l−îng lao ®éng hiÖn cã, ®Ó thùc hiÖn

hiÖn c¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp ®−îc v¹ch ra trong kÕ ho¹ch chiÕn l−îc,

C¸c dù b¸o sÏ tiÕn hµnh −íc l−îng ®Æc ®iÓm, sè l−îng vµ chi phÝ cho nguån

§Æc ®iÓm vµ m« t¶ c«ng viÖc do kÕ ho¹ch chiÕn l−îc ®Ò ra lµ g×?

nh÷ng phÈm chÊt ®· nªu trªn lµ bao nhiªu? Hay nãi c¸ch kh¸c cÇn bao nhiªu

vÞ trÝ lµm viÖc cho mçi c«ng viÖc?

- Cßn nh÷ng nguån lùc nµo kh¸c cã s½n ®Ó thùc hiÖn kÕ ho¹ch chiÕn

l−îc?

m« hay vi m«.

n¨ng vµ phÇn mÒm chuyªn dông (®−îc ph¸t triÓn ®Ó phôc vô riªng nhu cÇu

5.1. Sö dông phÇn mÒm ®a n¨ng

§ã lµ nh÷ng phÇn mÒm vÉn ®−îc sö dông réng r·i trong c¸c lÜnh vùc

chøc n¨ng kh¸c nh−: PhÇn mÒm qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu, phÇn mÒm b¶ng tÝnh vµ

phÇn mÒm thèng kª.

PhÇn mÒm qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu

lùc nµo. Víi sù trî gióp cña hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu, cã thÓ tiÕn hµnh lËp c¸c

viªn, tÖp nh÷ng ng−êi xin viÖc. Víi nh÷ng tÖp nµy, c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ tiÕn

l−îc c¸c ho¹t ®éng t¸c nghiÖp mét c¸ch nhanh chãng.

§Ó ph¸t triÓn hµng lo¹t c¸c tÖp d÷ liÖu tÝch hîp trong mét c¬ së d÷ liÖu

sù hç trî cña c¸c chuyªn gia tin häc qu¶n lý. C«ng viÖc ph¸t triÓn c¸c tÖp vµ

thøc qu¶n trÞ thñ c«ng.

trªn c¸c m¸y vi tÝnh cã sö dông phÇn mÒm qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu. Ph−¬ng ph¸p

toµn kiÓm so¸t ®−îc hÖ thèng ®ã, tuy nhiªn ®ßi hái mét tr×nh ®é qu¶n trÞ c¬ së

C¸c c¬ së d÷ liÖu trùc tuyÕn

C¸c c¬ së d÷ liÖu trùc tuyÕn cã thÓ cung cÊp cho c¸c nhµ kÕ ho¹ch hãa

møc l−¬ng cña c¸c ®èi thñ c¹nh tranh, kinh nghiÖm vµ kü n¨ng nghÒ nghiÖp

PhÇn mÒm b¶ng tÝnh

thÓ tiÕn hµnh lËp c¸c biÓu mÉu thèng kª sè l−îng vµ tû lÖ lao ®éng trong c¸c

ngµnh nghÒ kh¸c nhau, biÓu mÉu thèng kª tai n¹n, bÖnh tËt, tö vong hay biÓu

kiÓm tra ¶nh h−ëng cña c¸c kÕ ho¹ch vÒ h−u non mµ doanh nghiÖp ®ang xem

xÐt.

PhÇn mÒm thèng kª

phßng ban, bé phËn nh»m x¸c ®Þnh xem sè lao ®éng nhiÒu tuæi chiÕm ®a sè

hay thiÓu sè, trªn c¬ së ®ã ®Ó lËp kÕ ho¹ch tuyÓn bæ sung lao ®éng vµ còng ®Ó

x¸c ®Þnh xem vÞ trÝ c«ng viÖc nµo s¾p r¬i vµo t×nh tr¹ng thiÕu ng−êi ®¶m nhËn

vÞ lý do h−u trÝ cña lao ®éng hiÖn t¹i. còng b»ng viÖc sö dông phÇn mÒm thèng

kª, cã thÓ x¸c ®Þnh ®−îc m èi t−¬ng quan gi÷a c¸c nhãm ngµnh c«ng viÖc víi

c¸c lo¹i tai n¹n vµ bÖnh tËt, trªn c¬ së ®ã cho phÐp t×m ra nhãm ngµnh nghÒ cã

tû lÖ tai n¹n hay bÖnh tËt cao bÊt th−êng. Cã thÓ dïng ph−¬ng ph¸p ngo¹i suy

®Ó t×m ra chi phÝ b¶o hiÓm søc kháe vµ c¸c kho¶n trî cÊp kh¸c cho 5 n¨m tíi,

nh»m dù b¸o chi phÝ l−¬ng trong t−¬ng lai cña doanh nghiÖp.

Cã hai nhãm phÇn mÒm ®−îc thiÕt kÕ chuyªn biÖt cho chøc n¨ng qu¶n

®−îc qu¶n trÞ mét c¸ch hîp nhÊt bëi phÇn mÒm qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu, sao cho

mét c¸ch nhanh chãng vµ dÔ dµng.

duy tr× mét c¸ch chÝnh x¸c vµ v× nhu cÇu truy nhËp d÷ liÖu th−êng xuyªn ®Ó

lªn c¸c b¸o c¸o qu¶n trÞ ®Þnh kú vµ c¸c b¸o c¸o dµnh cho c¸c tæ chøc chÝnh

phñ mét c¸ch kÞp thêi. Còng víi sù trî gióp cña m¸y tÝnh, c¸c nhµ qu¶n lý cã

nh− ®µo t¹o qu¶n lý, ®µo t¹o b¸n hµng, ®µo t¹o m¸y vi tÝnh hay ®µo t¹o so¹n

th¶o v¨n b¶n. Trong ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o cã sö dông c¸c phÇn mÒm vµ phÇn

cøng ®a ph−¬ng tiÖn.

Ch−¬ng XX

HÖ thèng th«ng tin v¨n phßng

§ 1 Giíi thiÖu chung vÒ hÖ thèng th«ng tin v¨n phßng

Cã nhiÒu quan ®iÓm kh¸c nhau vÒ v¨n phßng: Lµ mét n¬i lµm viÖc, lµ

mét tËp hîp c¸c chøc n¨ng hay mét hÖ thèng tÝch hîp. VËy nªn, c¸ch thøc tæ

chøc, ®o vµ c¶i tiÕn hiÖu qu¶ mét v¨n phßng cßn tuú thuéc vµo c¸ch nh×n nhËn

vµ quan niÖm vÒ nã. Mét v¨n phßng th−êng thùc hiÖn 3 chøc n¨ng chÝnh:

- Hç trî qu¶n trÞ

- Xö lý tµi liÖu

- Xö lý d÷ liÖu

RÊt nhiÒu c«ng nghÖ v¨n phßng ®· ®−îc ph¸t triÓn, phôc vô tù ®éng ho¸

c¸c chøc n¨ng trªn vµ t¨ng n¨ng suÊt, gi¶m chi phÝ v¨n phßng. §ã lµ c¸c c«ng

nghÖ xö lý v¨n b¶n, chÕ b¶n ®iÖn tö, phèi ¶nh, sao chôp, fax, c«ng nghÖ nhËn

diÖn ký tù quang häc (OCR - Optical Character Recognition), c¸c thiÕt bÞ

truyÒn h×nh, cÇu m¸y tÝnh, vi ®å ho¹.

Bªn c¹nh viÖc ¸p dông c«ng nghÖ cho c¸c chøc n¨ng v¨n phßng, cã thÓ

viªn cã thÓ ®−îc ®µo t¹o chuyªn m«n ho¸ vµ ph¸t triÓn c¸c quy tr×nh lµm viÖc

cã hiÖu qu¶ h¬n vµ theo ®ã thiÕt bÞ lµm viÖc cã thÓ tèt h¬n.

Mét biÖn ph¸p quan träng ®Ó c¶i tiÕn c«ng viÖc v¨n phßng ®ã lµ tÝch hîp

c¸c c«ng nghÖ v¨n phßng kh¸c nhau vµo hÖ thèng th«ng tin v¨n phßng. Theo

c¸ch nµy th× ®Çu ra cña qu¸ tr×nh xö lý tù ®éng ho¸ nµy sÏ lµ ®Çu vµo cña qu¸

tr×nh xö lý tù ®éng ho¸ kh¸c. VÝ dô, m¸y quÐt ®iÖn tö vµ phÇn mÒm ®å ho¹ cã

thÓ cung cÊp ®Çu vµo cho hÖ thèng chÕ b¶n ®iÖn tö vµ ®Çu ra cña nh÷ng hÖ

thèng nµy l¹i cã thÓ lµ ®Çu vµo cho c¸c c¬ së d÷ liÖu ®iÖn tö vµ c¸c hÖ thèng

th− ®iÖn tö.

§ 2 B¶n chÊt cña v¨n phßng

2.1. V¨n phßng nh− mét ®Þa ®iÓm lµm viÖc

NhiÒu nhµ qu¶n trÞ chØ xem v¨n phßng nh− mét n¬i lµm viÖc, mét vÞ trÝ

2.2. V¨n phßng nh− mét chøc n¨ng

Víi sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ viÔn th«ng vµ m¸y tÝnh x¸ch tay, râ

xe hoÆc bÊt cø n¬i nµo con ng−êi tiÕn hµnh c«ng viÖc, tr¸ch nhiÖm cña m×nh.

c«ng nghÖ m¸y tÝnh vµ c«ng nghÖ viÔn th«ng, v¨n phßng trªn m¹ng ®· trë

lµm viÖc mét phÇn hay toµn bé t¹i nhµ vµ kÕt nèi víi v¨n phßng th«ng qua

m¸y tÝnh cã nèi m¹ng cña hä.

Trong khi chøc n¨ng xö lý d÷ liÖu cña v¨n phßng bao gåm c¸c ho¹t

®éng t¸c nghiÖp liªn quan ®Õn viÖc t¹o, xö lý vµ duy tr× c¸c b¶n ghi d÷ liÖu tµi

chÝnh th× chøc n¨ng hç trî qu¶n trÞ l¹i bao gåm hµng lo¹t c¸c ho¹t ®éng hç trî

trÞ, xö lý th− tÝn, s¾p xÕp c¸c chuyÕn c«ng t¸c vµ cuéc häp cho c¸c nhµ qu¶n

trÞ, cho phÐp c¸c nhµ qu¶n trÞ tËp trung vµo c«ng viÖc ra quyÕt ®Þnh.

HiÖu chØnh, trén, ®Þnh d¹ng l¹i, phãng to…

QuÐt (h×nh ¶nh, sè, nhËn diÖn ký tù quang häc), ®äc tõ ®Üa, Fax, bµn phÝm, nhËn biÕt giäng nãi... NhËp

§Üa, b¨ng, COM (Computer Output Microfilm)

Xö lý

L−u tr÷

§−a ra M¸y in, Fax, COM, ®Üa, b¨ng tõ, tæng hîp giäng nãi, sao chÐp ®iÖn tö…

In, sao chÐp, COM…

Ph©n phèi

Fax, hÖ thèng th− ®iÖn tho¹i, th− ®iÖn tö, LAN, WAN..

Nh©n b¶n

Chu tr×nh xö lý tµi liÖu

Chøc n¨ng xö lý tµi liÖu hay cßn gäi lµ xö lý v¨n b¶n bao gåm viÖc t¹o,

kh¸c chøc n¨ng xö lý d÷ liÖu ë chç ®èi t−îng xö lý lµ c¸c v¨n b¶n, tõ ng÷. Tµi

liÖu cã thÓ lµ c¸c bøc th−, c¸c b¸o c¸o, c¸c tèi hËu th− hay c¸c ®Ò nghÞ.

Xö lý tµi liÖu bao gåm nhiÒu b−íc vµ còng nh− trong xö lý d÷ liÖu, c¸c

vµ ®−a tµi liÖu ra, nh−ng cã phÇn phøc t¹p h¬n.

- NhËp tµi liÖu: Tµi liÖu cã thÓ ®−îc nhËp vµo b»ng nhiÒu ph−¬ng tiÖn

kh¸c nhau nh− bµn phÝm, m¸y quÐt…

- Xö lý tµi liÖu: Qu¸ tr×nh nµy gåm c¸c thao t¸c nh− sao chÐp l¹i tµi liÖu,

hiÖu chØnh mét tµi liÖu ®· cã hoÆc trén ¶nh vµo v¨n b¶n.

- L−u tr÷ tµi liÖu: L−u tr÷ ë mét sè d¹ng sao chÐp cã thÓ sö dông ®−îc

sau nµy. Cã thÓ lªn ®Üa tõ, lªn vi phim…

- §−a tµi liÖu ra: Lµ qu¸ tr×nh t¹o ra tµi liÖu ë d¹ng dïng ®−îc. KÕt qu¶

®−a ra cã thÓ lµ mét bøc th−, mét b¶ng trªn mµn h×nh m¸y tÝnh hay tµi liÖu

®−îc l−u lªn tõ ®Üa.

göi tµi liÖu qua b−u ®iÖn, truyÒn tÖp tµi liÖu qua m¹ng viÔn th«ng hoÆc göi c¸c

b¶n sao tµi liÖu qua hÖ thèng th− tÝn liªn v¨n phßng.

§Æc ®iÓm cña c«ng viÖc v¨n phßng lµ phÇn lín ®Òu ë møc t¸c nghiÖp,

chø kh«ng cã ®Þnh h−íng nguån lùc nh− møc chiÕn thuËt hay h−íng môc tiªu

nh− møc chiÕn l−îc.

2.3. V¨n phßng nh− mét hÖ thèng tÝch hîp

Víi sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ v¨n phßngvµ ®Æc biÖt lµ c«ng nghÖ viÔn

th«ng ®· lµm thay ®æi ®¸ng kÓ quan niÖm vÒ v¨n phßng. V¨n phßng ®−îc

nh×n nhËn nh− mét hÖ thèng h¬n lµ mét chç lµ viÖc hay mét lo¹t c¸c chøc

n¨ng rêi r¹c. Quan niÖm v¨n phßng nh− mét hÖ thèng kiÕm t×m kh¶ n¨ng tù

®éng ho¸ cµng nhiÒu cµng tèt c¸c chøc n¨ng v¨n phßng, th«ng qua c«ng nghÖ

tù ®éng ho¸ v¨n phßng vµ tÝch hîp c¸c chøc n¨ng tù ®éng ho¸ nµy dùa trªn

c«ng nghÖ truyÒn th«ng nh− m¹ng LAN, WAN. Còng theo quan ®iÓm nµy,

mçi b−íc cña chu tr×nh xö lý tµi liÖu cÇn ®−îc tù ®éng ho¸ vµ tÝch hîp víi c¸c

b−íc kh¸c vµ nh− vËy, b−íc nµo trong chu tr×nh kh«ng ®−îc tù ®éng ho¸ sÏ

nh− mét m¾t xÝch yÕu trong chuçi c¸c sù kiÖn cÇn thiÕt ®Ó t¹o tµi liÖu. VËy

nªn sÏ ch¼ng cã ý nghÜa l¾m nÕu chØ cã trong tay c¸c thiÕt bÞ vµ phÇn mÒm xö

th¶o viªn so¹n ra.

2.4. Mét sè ph−¬ng ph¸p tæ chøc cña v¨n phßng

VÊn ®Ò chÝnh yÕu nhÊt cña c«ng t¸c v¨n phßng lµ tæ chøc c¸c c«ng viÖc

chän ph−¬ng ph¸p nµo lµ tuú thuéc vµo quy m« vµ ®Æc ®iÓm cña doanh nhiÖp.

Ph−¬ng ph¸p tËp trung ho¸

Ph−¬ng ph¸p tËp trung ho¸ c¸c dÞch vô v¨n phßng cã nhiÒu −u ®iÓm. Nã

cho phÐp:

- Mua c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng cì lín, nhanh vµ ®ñ tiÖn Ých cho dÞch vô

dông trong nhiÒu v¨n phßng nhá.

- ChuÈn ho¸ c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng

- Mua c¸c thiÕt bÞ vµ v¨n phßng phÈm theo khèi l−îng lín, tiÕt kiÖm

®−îc tµi chÝnh nhê chiÕt khÊu hµng b¸n.

Theo c¸ch nµy, c¸c dÞch vô v¨n phßng cã thÓ ®−îc tæ chøc tËp trung

theo tõng nhãm nh− dÞch vô sao chÐp, dÞch vô th− tÝn, dÞch vô xö lý v¨n b¶n

hoÆc dÞch vô in Ên.

MÆc dï vËy, tËp trung ho¸ còng cã nh÷ng nh−îc ®iÓm nhÊt ®Þnh nh−:

C«ng viÖc kh«ng liªn tôc, chi phÝ truyÒn th«ng vµ vËn chuyªn t¨ng, t¨ng thêi

gian chê ®îi ®èi víi c¸c c«ng viÖc cÇn thùc hiÖn…

Ph−¬ng ph¸p phi tËp trung

Phi tËp trung c¸c ho¹t ®éng còng cã nh÷ng −u, nh−îc ®iÓm nhÊt ®Þnh.

Nã cho phÐp tËp trung ngay vµo c«ng viÖc cña qu¶n trÞ viªn, ®¶m b¶o møc ®é

liªn tôc cña c«ng viÖc, t¨ng ®é tin cËy, Ýt chi phÝ truyÒn vµ giao nhË tµi liÖu.

Ph−¬ng ph¸p tæ chøc theo chøc n¨ng

Cã thÓ tæ chøc c¸c dÞch vô v¨n phßng theo tuyÕn chøc n¨ng, theo kiÓu

dÞch vô v¨n phßng, nh−ng lµm viÖc cho mét bé phËn chøc n¨ng nhÊt ®Þnh nh−

qu¶n trÞ Marketing, hay qu¶n trÞ s¶n xuÊt. C¸ch tæ chøc nµy ®· kÕt hîp ®−îc

−u ®iÓm cña c¶ hai h×nh thøc: tËp trung vµ phi tËp trung, ®ång thêi gi¶m ®−îc

c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn tÝnh liªn tôc, møc ®é tin t−ëng, chi phÝ truyÒn vµ giao

nhËn tµi liÖu.

Ph−¬ng ph¸p tæ chøc c¸c nhãm lµm viÖc

Mét sè v¨n phßng l¹i tæ chøc c¸c dÞch vô theo c¸c nhãm lµm viÖc. §ã lµ

nh÷ng cÊu tróc phßng ban hay uû ban t−¬ng ®èi æn ®Þnh hoÆcnh÷ng nhãm lµm

viÖc t¹m thêi ®−îc hinhgf thµnh ®Ó hoµn thµnh c¸c dù ¸n hoÆc c¸c c«ng viÖc

®ét xuÊt. C¸c nhãm lµm viÖc th−êng cã nhu cÇu:

- Chia sÎ c¸c tÖp, c¸c b¸o c¸o, c¸c tµi liÖu vµ d÷ liÖu kh¸c.

- Chia sÎ lÞch lµm viÖc.

¶nh h−ëng cña c«ng nghÖ m¸y tÝnh tíi tæ chøc v¨n phßng.

Trªn thùc tÕ, c«ng nghÖ m¸y tÝnh ngµy cµng lµm thay ®«Ø c¸ch tæ chøc

v¨n phßng. C¸c nhµ qu¶n trÞ cã thÓ:

- Truy vÊn tin trùc tiÕp tõ c¬ së d÷ liÖu, thay v× c«ng viÖc lôc t×m hå s¬

cña c¸c th− ký.

Ghi nhí nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt trªn m¸y tÝnh riªng cña hä hay mét

m¸y tÝnh s¸ch tay , thay v× ph¶i ®äc cho c¸c th− ký viÕt.

- So¹n th¶o b¸o c¸o trùc tiÕp trªn m¸y tÝnh mµ kh«ng cÇn viÕt ra ®Ó th−

ký ®¸nh m¸y l¹i sau nµy.

- §Æt vÐ m¸y bay cho m×nh th«ng qua dÞch vô du lÞch trùc tuyÕn.

- LËp lÞch cho chÝnh m×nh b»ng c¸c chøc n¨ng lËp lÞch trùc tuyÕn trªn hÖ

thèng m¸y tÝnh.

- Lµm viÖc t¹i nhµ b»ng c¸ch sö dông mét thiÕt bÞ ®Çu cuèi hay mét m¸y

§ 3. C«ng nghÖ v¨n phßng.

C¸c c«ng nghÖ v¨n phßng chñ yÕu ®−îc sö dông ®Ó tù ®éng ho¸ c«ng

viÖc v¨n phßng gåm sö lý v¨n b¶n, sao chôp, xö lý ¶nh, th− ®iÖn tö vµ th− nãi,

héi nghÞ ®iÖn tö, vi ®å ho¹.

3.1. C¸c hÖ thèng xö lý v¨n b¶n (Word Processing)

Ngµy nay, nãi ®Õn xö lý v¨n b¶n lµ nãi ®Õn c¸c phÇn mÒm so¹n th¶o v¨n

b¶n. Chóng ®−îc thiÕt kÕ ®Ó ch¹y trªn c¸c m¸y tÝnh phôc vô môc tiªu chung

vµ ®Ó sö dông mét lo¹t c¸c thiÕt bÞ ra kh¸c nhau. Tuy nhiªn phÇn mÒm xö lý

v¨n b¶n vµ m¸y tÝnh, trªn ®ã phÇn mÒm ®−îc thùc hiÖn, chØ lµ mét yÕu tè cÊu

thµnh nªn hÖ thèng xö lý tµi liÖu mµ th«i. C¸c nhµ thiÕt kÕ hÖ thèng còng ph¶i

C¸c ch−¬ng tr×nh so¹n th¶o ngµy nay cã nh÷ng tÝnh n¨ng m¹nh nh−: t¹o

ghi tró, lËp dµn bµi, vÏ, ®å ho¹, trén th− tÝn, hç trî truyÒn th«ng, th− ®iÖn tö vµ

thËm chÝ c¶ nh÷ng ch−¬ng tr×nh cho phÐp chuyÓn ®æi tµi liÖu ®−îc so¹n th¶o

bëi hÖ so¹n th¶o kh¸c. §èi víi hÖ thèng th«ng tin v¨n phßng, vÊn ®Ò quan

träng kh«ng chØ lµ tù ®éng ho¸ c¸c qu¸ tr×nh mµ cßn lµ vÊn ®Ò truyÒn th«ng

gi÷a c¸c qu¸ tr×nh ®ã.vËy nªn viÖc chuÈn ho¸ mét bé t−¬ng thÝch phÇn mÒm

so¹n th¶o v¨n b¶n vµ phÇn cøng m¸y tÝnh lµ hÕt søc quan träng ®èi víi c¸c tæ

chøc doanh nghiÖp, nh»m ®¶n b¶o vÊn ®Ò truyÒn th«ng gi÷a chóng.

chÕ b¶n ®iÖn tö - ®· ®−îc kÕt hîp víi cac m¸y in chÊt l−îng cao nh− Laser,

hÖ thèng xö lý tµi liÖu cho phÐp nhËp, ®äc, trén v¨n b¶n, vÏ biÓu ®å, h×nh ho¹

trªn mét trang cña tµi liÖu, chØ b»ng c¸ch sö dông mét m¸y vi tÝnh.

M¸y quÐt cho phÐp sè ho¸ v¨n b¶n, h×nh ¶nh, s¬ ®å, c¸c h×nh vÏ vµ chÌn

mét tµi liÖuco chÊt l−îng cao.

M¸y quÐt ¶nh M¸y vi tÝnh M¸y in Laser

Tµi liÖu trªn giÊy PhÇn mÒm chÕ b¶n ®iÖn tö Tµi liÖu sau khi xö lý

HÖ thèng chÕ b¶n ®iÖn tö.

Nh÷ng g× ng−êi dïng thÊy trªn mµn h×nh sÏ lµ nh÷ng c¸i ®−îc in ra. Víi

kh¶ n¨ng. WYSIWYG (What - You - See - Is - What - You - Get) nµy, kh«ng

cÇn ph¶i in thö tµi liÖu ra ®Ó kiÓm tra, tr−íc khi in mét khèi l−îng lín n÷a. Sau

khi tµi liÖu ®−îc xö lý xong, nã cã thÓ ®−pùc photo l¹i vµ ®em in opset hoÆc

tµi liÖu ®−îc in mét sè l−îng lín ngay trªn m¸y in Laser ®−îc nèi víi m¸y

tÝnh, trªn ®ã ch¹y phÇn mÒm chÕ b¶n ®iÖn tö.

NhiÒu c«ng ty phÇn mÒm so¹n th¶o v¨n b¶n ®ang t×m c¸ch ®−a c¸c chøc

n¨ng chÕ b¶n ®iÖn tö vµo s¶n phÈm cña m×nh nh»m duy tr× vÞ trÝ c¹nh tranh

cña m×nh trong thÞ tr−êng, ®ã lµ nh÷ng bé so¹n th¶o v¨n b¶n ®å ho¹. ChÕ b¶n

®iÖn tö ®ang trë thfnh mét c«ng cô chuÈn mùc giµnh cho viÖc t¹o vµ xö lý tµi

liÖu v¨n b¶n trong c¸c v¨n phßng.

3.2 C¸c hÖ thèng sao chôp (Reprographies)

Sao chôp lµ mét nhu cÇu kh«ng thÓ thiÕu ®−îc trong c«ng t¸c v¨n

phßng. §ã lµ qu¸ tr×nh t¹o ra nhiÒu b¶n sao cña mét tµi liÖu, kÓ c¶ nh÷ng tµi

liÖu ®Çu ra cña qu¸ tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n hay qu¸ tr×nh xö lý sè liÖu. Nã bao

gåm nhiÒu thiÕt bÞ vµ tiÕn tr×nh, tõ giÊy than cho tíi m¸y in Laser...

Cã nhiÒu ph−¬ng ph¸p ®−îc sö dông trong sao chôp tµi liÖu. Cã thÓ

dïng m¸y in ®Ó in tµi liÖu trùc tiÕp trªn m¸y in Laser, trong tr−êng hép sè b¶n

cÇn in kh«ng nhiÒu l¾m hoÆc trong tr−êng hîp cÇn t¹o th− hµng lo¹t, nh÷ng

bøc th− cã néi dung gÇn gièng nhau, chØ kh¸c nhau ë mét sè th«ng liªn quan

Trong tr−êng hîp sè l−îng b¶n in nhiÒu vµ tèc ®é lµ vÊn ®Ò cÇn quan

tuú thuéc vµonhiÒu yÕu tè nh−: tèc ®é, chÊt l−îng vµ sè l−îng b¶n in, sè l−îng

trang in cña tµi liÖu, chi phÝ vµ ®Æc ®iÓm cña tµi liÖu cÇn in ra( kÝch cì, mµu

s¾c...)

ThiÕt bÞ sao chôp tá ra −u viÖt h¬n c¶ lµ m¸y sao chôp th«ng minh. C¸c

m¸y sao chôp nµy lµ nh÷ng thiÕt bÞ ®iÒu khiÓn b»ng m¸y tÝnh, cã kh¶ n¨ng

truyÒn th«ng víi c¸c m¸y tÝnh kh¸c hay c¸c m¸y sao chôp th«ng minh kh¸c.

Chóng cã thÓ l−u gi÷ vµ chuyÓn giao theo kiÓu ®iÖn tö c¸c tµi liÖu ®Ó t¹o ra

c¸c b¶n in. Mét øng dông ®iÓn h×nh cña m¸y sao chôp th«ng minh lµ trén mét

b¶n sao mÉu biÓu nghiÖp vô, ®ang ®−îc l−u gi÷ trong bé nhí cña nã, víi gi÷

liÖu nhËn ®−îc tõ mét hÖ thèng m¸y tÝnh kh¸c, sau ®ã cung cÊp theo thøc ®iÖn

tö theo c¸c mÉu biÓu hoµn chØnh cho c¸c hÖ thèng m¸y tÝnh kh¸c.

3.3 C¸c hÖ thèng h×nh ¶nh vµ ®å ho¹ (Imaging)

Cã hai lo¹i hÖ thèng h×nh ¶nh: hÖ thèng sè ho¸ h×nh ¶nh vµ hÖ thèng

nhËn d¹ng quang häc. C¸c thiÕt bÞ sè ho¸ chuyÓn ®æi c¸c ¶nh, s¬ ®å vµ c¸c

h×nh ¶nh kh¸c thµnh mét chuçi c¸c ®iÓm vµ chuyÓn c¸c ®iÓm nµy ë d¹ng tõ

lªn ®Üa hay bé nhí chÝnh. Ng−îc l¹i víi thiÕt bÞ nhËn diÖn quang häc, thiÕt bÞ

sè ho¸ kh«ng hiÓu nã quÐt g×. Nã chØ thùc hiÖn viÖc sè ho¸ h×nh ¶nh vµ l−u tr÷

kÕt qu¶ ë d¹ng c¸c ch÷ sè. Mét khi ®· ë d¹ng tõ, phÇn mÒm ®å thÞ cho phÐp

ng−êi dïng phãng to, thu nhá, c¾t söa hoÆc thùc hiÖn c¸c thao t¸c kh¸c ®èi víi

h×nh ¶nh. C¸c thiÕt bÞ quÐt - mét d¹ng hÖ thèng sè ho¸ h×nh ¶nh - hay ®−îc sö

dông trong chÕ b¶n ®iÖn tö ®Ó quÐt c¸c h×nh ¶nh vµo m¸y vµ vËy nªn cã thÓ

thùc hiÖn trén h×nh ¶nh vµo v¨n b¶n.

bÞ quÐt quang häc, cã t¸c dông "biÕn ®æi " vaen b¶n vµ h×nh ¶nh ®å ho¹ trªn

giÊy thµnh c¸c xung ®iÖn, cã thÓ truyÒn t¶i tíi c¸c thiÕt bÞ fax t−¬ng thÝch

th«ng qua ®−êng ®iÖn tho¹i hoÆc mét m¹ng kh¸c. VÒ c¬ b¶n, hÖ thèng fax lµ

mét hÖ thèng cung cÊp tµi liÖu ®iÖn tö, mét hÖ thèng kÕt hîp c«ng nghÖ quÐt

víi c«ng nghÖ modem.

C¸c thiÕt bÞ fax cã thÓ lµ thiÕt bÞ sè hoÆc t−¬ng tù. ThiÕt bÞ quÐt t−¬ng tù

ph¶i quÐt vµ chuyÒn toµn bé tµi liÖu, kÓ c¶ phÇn kh«ng dïngdesn hoÆc lµ phÇn

tr¾ng cña tµi liÖu. §Ó fax mét b¶n sao cña mét trang b»ng thiÕt bÞ quÐt t−¬ng

tù, cÇn tõ 2 ®Õn 6 phót. ThiÕt bÞ quÐt sè ho¸ cã kh¶ n¨ng nÐn tµi liÖu cÇn

chuyÓn ®i v× vËy nªn tèc ®é nhanh h¬n nhiÒu. C¸c m¸y fax tèc ®é cao cã thÓ

®−îc trang bÞ bé trän tù ®éng vµ n¹p giÊy tù ®éng v× vËy nªn cã thÓ thùc hiÖn

®−îc viÖc nhËn vµ göi fax mét c¸ch tù ®éng.

C¸c thiÕt bÞ fax cã thÓ ®−îc sö dông hçn hîp víi c¸c hÖ thèng héi nghÞ

viÔn th«ng ®Ó thùc hiÖn chia sÎ c¸c tµi liÖu in. C¸c b¶n chôp b¶ng viÕt,c¸c b¶n

sao c¸c tµi liÖu co thÓ ®−îc göi nhanh tíi c¸c ®Þa ®iÓm tham gia héi nghÞ, thËm

chÝ cã mÇu.

Tuy vËy cÇn chó ý r»ng, c¸c hÖ th«ng fax cung cÊp tµi liÖu nh− h×nh ¶nh

- mét chuçi c¸c chÊm ®en trªn mét trang tr¾ng, chø kh«ng ph¶i lµ c¸c sè vµ

c¸c ch÷ c¸i,mµ h×nh ¶nh cña mét v¨n b¶n t× kh«ng thÎ ®−îc xö lý bëi c¸c bé

chÝnh lµ chøc n¨ng cña c¸c hÖ thèng nhËn d¹ng ký tù quang häc.

C¸c hÖ thèng nhËn d¹ng quang ho¹c gåm c¸c thiÕt bÞ & phÇn mÒm nhËn

d¹ng ký tù quang häc (OCR - Optical Character Recognition) vµ thiÕt bÞ &

phÇn mÒm nhËn d¹ng ký hiÖu. ThiÕt bÞ OCR kh«ng chØ quÐt d÷ liÖu vµ v¨n

b¶n mµ cßn "hiÓu" nh÷ng g× nã quÐt. Nã cã thÓ quÐt v¨n b¶n trªn giÊy, chuyÓn

®æi avnr b¶n thµnh th«ng tin sè vµ thùc hiÖn l−u tr÷ chóng trªn ®Üa ë d¹ng c¸c

sè vµ ký tù. Vµ mét khi th«ng tin ®· ®−îc l−u trªn ®Üa, th× cã thÓ dïng c¸c bé

xö lý d÷ liÖu vµ v¨n b¶n ®Ó hiÖu chØnh vµ tiÕn hµnh nh÷ng thao t¸c kh¸c.

ThiÕt bÞ OCR cã thÓ ®−îc sö dông ®Ó chuyÓn ®æi tõ hÖ thèng xö lý v¨n

b¶n thñ c«ng sang hÖ thèng ®iÖn tö vµ tõ hÖ thèng ®iÖn tö sang c¸c hÖ thèng

kh¸c. §èi víi c¸c tæ chøc ph¶i xö lý mét l−îng lín giÊy tê sæ s¸ch ®−îc ®¸nh

m¸y hoÆc in ra th× c¸c m¸y quÐt quang häc tá ra rÊt kinh tÕ.

C¸c thiÕt bÞ OCR ngµy cµng trë nªn bÐ h¬n vÒ kÝch cì: Cã lo¹i ®Ó bµn

(m¸y quÐt ¶nh), cã lo¹i cÇm tay (quÐt gi¸ hµng ho¸ ë d¹ng m· sè m· v¹ch

trong siªu thÞ). Cã nh÷ng lo¹i rÊt bÐ, ®ñ quÐt tõng dßng cña tµi liÖu vµ l−u

th«ng tin quÐt ®−îc lªn ®Üa tõ ®Ó xö lý tiÕp theo b»ng c¸c bé sö lý v¨n b¶n trªn

m¸y vi tÝnh.

ThiÕt bÞ quÐt quang häc th−êng ®−îc dïng trong c¸c tr−êng hîp sau:

- QuÐt d÷ liÖu kiÓu sè: B¶ng tÝnh hay c¸c tµi liÖu in chøa sè kh¸c (cÇn

- QuÐt c¸c b¶n tµi liÖu ®−îc in hoÆc ®¸nh m¸y tr−íc ®ã vµo m¸y tÝnh c¸

b¶n.

- QuÐt ¶nh vµ ®å ho¹: VÝ dô quÐt biÓu t−îng cña c«ng ty vµo m¸y tÝnh

t−¬ng øng (cÇn cho c¸c ho¹ sü, kü s− thiÕt kÕ, c¸c kiÕn tróc s− hay c¸c nhµ t¹o

mÉu).

- QuÐt c¸c tµi liÖu ®−îc in ra tr−íc ®ã b»ng chÕ b¶n ®iÖn tö (bao gåm c¶

v¨n b¶n vµ ®å ho¹): Sau khi quÐt c¸c tµi liÖu kiÓu nµy, cã thÓ tiÕn hµnh hiÖu

chØnh th«ng tin quÐt ®−îc b»ng mét phÇn mÒm t−¬ng øng (cÇn cho c¸c ho¹ sü,

c¸c nhµ nghiªn cøu).

- ChuyÓn Fax: Víi mét card m« ®em, mét tµi liÖu trªn giÊy cã thÓ ®−îc

mét m¸y Fax kh¸c (phôc vô c¸c øng dông truyÒn th«ng).

3.4. C¸c thiÕt bÞ ®a n¨ng

ThiÕt bÞ ®a chøc n¨ng lµ thiÕt bÞ v¨n phßng co sö dông tÝch hîp nhiÒu

c«ng nghÖ kh¸c nhau nh− truyÒn fax, sao chÐp hoÆc in tµi liÖu. VÝ dô Xerox

DocuTech lµ mét thiÕt bÞ ®a chøc n¨ng cho phÐp quÐt kiÓu sè ho¸, xñ− lý ¶nh,

sao chÐp víi tèc ®é caovµ kh¶ n¨ng in Ên hay Ricoh's DS32OFX lµ mmét thiÕt

bÞ víi hai chøc n¨n¶itong mét:sao chÐp kiÓu sè ho¸ vµ fax Laser.

C¸c hÖ thèng th− ®iÖn tö vµ th− ®iÖn tho¹i

C¸c hÖ thèng th− ®iÖn tö cã thÓ gåm bÊt cø hÖ thèng truyÒn tµi liÖu, th−

®iÖn tö nµo. Th− ®iÖn tho¹i cã thÓ lµ c¸c b¶n truyÒn v¨n b¶n b»ng fax, m¸y

sao chÐp th«ng minh hay bÊt cø mét thiÕt bÞ truyÒn v¨n b¶n ®iÖn tö nµo trªn

mét m¹ng m¸y tÝnh. Víi c¸c hÖ thèng th− ®iÖn tö dùa trªn m¸y tÝnh, ng−êi

dïng cã thÓ truyÒn th− tÝn tíi mét hay tÊt c¶ mäi ng−êi sö dông trªn m¹ng mµ

kh«ng cÇn ®Õn th− giÊy(vÝ dô qu¶n trÞ viªn b¸n hµngcã thÓ th«ng b¸o b¶ng gi¸

sö dông cã thÓ thùc hiÖn truyÒn th− , xem, l−u hay chia sÎ, hiÖu chØnh hoÆc

xo¸ th− hay b¶n th«ng b¸o mµ kh«ng cÇn ®Õn m¸y in. C¸c hÖ thèng th− ®iÖn

tö cho phÐp truyÒn ngay lËp tøc mµ kh«ng cÇn ®Õn hÖ thèng dÞch vô chuyÓn

th− cña b−u ®iÖn n÷a. Mét hÖ thèng th− ®iÖn tö cÇn ph¶i cã mét m¹ng m¸y

tÝnh, mét dung l−îng ®Üa nhÊt ®Þnh v¸ phÇn mÒm qu¶n trÞ vµ kiÓm s¸ot hÖ

thèng th−. Mçi ng−êi sö dông ph¶i cã thiÕt bÞ ®Çu cuèi, ®ã cã thÓ lµ mét thiÕt

mét phÇn dung l−îng ®Üa vµ ®−îc g¸n mét ®Þa chØ E-mail, gióp ng−êi sö dông

NhiÒu hÖ thèng th− ®iÖn tö cßn cho phÐp ng−êi dïng g¾n kÌm c¸c tÖp

tin vµo c¸c th− ®iÖn tö vµ vËy nªn ng−êi dïng cã thÓ sö dông hÖ thèng nµy ®Ó

truyÒn tµi liÖu cïng c¸c tÖp tin kÌm theo mét néi dung th−. NÕu cã m¸y quÐt

®i kÌm, th× cã thÓ tiÕn hµnh chuyÓn v¨n b¶n vµ ®å häa qua hÖ thèng th− ®iÖn

tö.

nhËn th− ®iÖn tö ng−êi nhËn cßn ®−îc nghe mét yªu cÇu hay lêi nh¾c cña

ng−êi göi th− nh− "Yªu cÇu göi ngay b¸o c¸o b¸n hµng th¸ng 1!" vµ ®Ó tr¶ lêi

lêi vÉn ®−îc göi ®i theo h×nh thøc th− ®iÖn tö.

Mét trong nh÷ng −u ®iÓm chÝnh cña th− ®iÖn tö lµ tr¸nh ®−îc t×nh huèng

hay gÆp ph¶i khi sö dông ®iÖn tho¹i ®Ó liªn l¹c, ®ã lµ khi gäi ®iÖn tho¹i mµ

m¸y bÞ bËn hay ng−êi ®−îc gäi kh«ng cã mÆt. VËy ®Ó ®¹t ®−îc môc tiªu th«ng

tin tíi ®èi t−îng liªn quan mµ kh«ng bÞ phô thuéc vµo t×nh tr¹ng ®iÖn tho¹i,

chØ b»ng c¸ch ®Ó l¹i th− ®iÖn tö trong hép th− cña ng−êi ®ã lµ tèt nhÊt.

Mét hÖ thèng kh¸c còng cã t¸c dông gióp kh¾c phôc t×nh tr¹ng nghÏn

®iÖn tho¹i lµ hÖ thèng th− ®iÖn tho¹i. C¸c hÖ thèng th− ®iÖn tho¹i th−êng sö

dông phÇn mÒm ch¹y trªn thiÕt bÞ PBX - Private Branch Exchange, vÝ dô nh−

phÇn mÒm Audix cña AT&T hay phÇn mÒm CINDI cña tæ hîp ®iÖn tö

Genessis. Hay Phone Mail cña tæ hîp Rolm. Nh÷ng hÖ thèng kiÓu nµy rÊt

gièng víi hÖ thèng th− ®iÖn tö, chØ kh¸c mét ®iÓm lµ thay v× mét th«ng b¸o ë

PBX thùc chÊt lµ mét hÖ thèng m¸y tÝnh víi chøc n¨ng chuyÓn m¹ch

mua s¾m vµ sö dông PBX, ®ã lµ:

- TÝnh kinh tÕ cña viÖc mua s¾m thiÕt bÞ PBX so víi chi phÝ thuª dÞch vô

®iÖn tho¹i.

tÝnh ho¹t ®éng theo ch−¬ng tr×nh, ®−îc thiÕt kÕ dµnh riªng cho liªn l¹c ®iÖn

tho¹i.

M¸y ®iÖn tho¹i A

PBX HÖ thèng th− ®iÖn tho¹i

M¸y ®iÖn tho¹i B

HÖ thèng th− ®iÖn tho¹i

- PBX cã hµng lo¹t nh÷ng chøc n¨ng næi bËt mµ hÖ thèng ®iÖn tho¹i

th−êng kh«ng thÓ cã ®−îc: Cho phÐp sö dông bµn phÝm ®iÖn tho¹i nh− mét

c¸c sinh viªn cã thÓ ®¨ng ký nhËp c¸c hãa ®¬n, c¸c sinh viªn cã thÓ ®¨ng ký

nhËp häc trùc tiÕp qua ®iÖn tho¹i), cung cÊp dÞch vô th− ®iÖn tho¹i (ng−êi

dïng cã thÓ nghe l¹i cuéc gäi tr−íc ®ã ®· ®−îc sè hãa vµ l−u tr÷ trong hép th−

®iÖn tho¹i cña m×nh còng nh− kh¶ n¨ng truy nhËp ®Õn hép th− ®iÖn tho¹i cña

thanh vµ truyÒn d÷ liÖu trªn m¹ng ®iÖn tho¹i b»ng c¸ch sö dông PBX. Ngoµi

ra PBX cßn ®−îc sö dông nh− mét Gateway cho c¸c thiÕt bÞ Terminal vµ c¸c

m¸y vi tÝnh trong viÖc liªn l¹c víi m¸y chñ, c¸c m¸y tÝnh ë xa hay c¶ c¬ së d÷

liÖu nghiÖp vô.

C¸c hÖ thèng th− ®iÖn tho¹i yªu cÇu ph¶i cã mét m¸y tÝnh, bé nhí trªn

®Üa vµ c¸c hép th− nh− trong hÖ thèng th− ®iÖn tö. ThiÕt bÞ göi vµ nhËn th«ng

b¸o lµ mét chiÕc ®iÖn tho¹i. C¸c cuéc gäi ®· sè hãa cã thÓ ®−îc më ra nghe

l¹i, hoÆc göi cho mét/mét nhãm hay tÊt c¶ c¸c ®Þa chØ; cã thÓ ®−îc l−u l¹i

hoÆc xãa ®i, nh− c¸c th− ®iÖn tö. Ng−êi sö dông cã thÓ truy nhËp vµo hép th−

cña m×nh b»ng c¸ch quay sè tõ mét ®iÖn tho¹i bÊt kú vµ sö dông c¸c phÝm

bÊm ®iÖn tho¹i ®Ó nghe l¹i mét cuéc gäi trong hép th− ®iÖn tho¹i.

Héi th¶o ®iÖn tö cho phÐp tiÕn hµnh c¸c héinghÞ, mµ c¸c thµnh viªn

tham dù kh«ng cÇn ®Õn nh÷ng chuyÕn ®i ®Ó gÆp nhau t¹i ®Þa ®iÓm héi nghÞ

nh− truyÒn thèng. Cã ba kiÓu héi nghÞ ®iÖn tö kh¸c nhau: CÇu ®iÖn tho¹i, cÇu

truyÒn h×nh vµ cÇu m¸y tÝnh.

CÇu ®iÖn tho¹i

Sö dông ®iÖn tho¹i ®Ó giao tiÕp gi÷a ba ng−êi hay nhiÒu h¬n ë Ýt nhÊt hai

®Þa ®iÓm. Tuy vËy sÏ rÊt khãkh¨n khi sè ng−êi tham gia ®«ng vµo cÇu ®iÖn

tho¹i.

CÇu truyÒn h×nh

Cho phÐp ng−êi tham gia gÆp nhau trùc diÖn th«ng qua c¸p truyÒn h×nh

nh−ng kh«ng ph¶i ®i ®Õn cïng mét ®Þa ®iÓm, lo¹i trõ ®−îc l·ngphÝ thêi gian vµ

cho phÐp héi th¶o hai chiÒu gi÷a c¸c nhãm víi nhau.

CÇu m¸y tÝnh

Lµ sù trao ®æi ®iÖin tö c¸c tµi liÖu ë d¹ng c¸c b¶n viÕt ®−îc dùa vµo m¸y

tÝnh ë c¸c ®Þa ®iÓm kh¸c nhau ®Ó th¶o luËn vÒ mét vÊn ®Ò nµo ®ã. H×nh thøc

nµy t−¬ng tù nh− th− ®iÖn tö, chØ kh¸c lµ trong hÖ thèng th− ®iÖn tö chØ cho

phÐp trao ®æi gi÷a 1 thµnh viªn víi mét/hay nhiÒu thµnh viªn kh¸c, trong khi ë

cÇu m¸y tÝnh cho phÐp nhiÒu thµnh viªn trao ®æi, ®èi tho¹i víi nhiÒu thµnh

viªn kh¸c. Néi dung héi tho¹i ®−îc gâ vµo bµn phÝm m¸y tÝnh vµ hiÓn thÞ ra

mµn h×nh.

Vi ®å häa

Lµ qu¸ tr×nh thu nhá v¨n b¶n giÊy tê trªn giÊy thµnh mét khu«n nhá vµ

l−u chóng lªn film. KÜ thuËt vi ®å häa th−êng ®−îc sö dông ®Ó gi¶m kh«ng

gian l−u tr÷ mét l−îng lín giÊy tê sæ s¸ch cã tû lÖ t×m kiÕm thÊp.

§ 4. TÝch hîp c¸c c«ng nghÖ v¨n phßng vµo hÖ thèng th«ng tin v¨n

phßng

HiÖn t¹i, c¸c c«ng nghÖ ch−a ®−îc øng dông mét c¸ch tÝch hîp trong

c«ng t¸c v¨n phßng. ViÖc tÝch hîp c¸c c«ng nghÖ v¨n phßng vµo hÖ thèng

th«ng tin v¨n phßng ®· h×nh thµnh nªn kh¸i niÖm v¨n phßng cña t−¬ng lai,

mét d¹ng v¨n phßng kh«ng cã hoÆc cã rÊt Ýt giÊy tê. C¸c tµi liÖu sÏ nhËn ®−îc

tö.

Ng−êi ta dù ®o¸n r»ng, v¨n phßng kh«ng giÊy tê sÏ sö dông c¸c m¸y

quÐt quang häc, m¸y fax, c¸c bé xö lý v¨n b¶n, m¸y tÝnh, m¸y in, c¸c thiÕt bÞ

nhí vµ c¸c c«ng nghÖ v¨n phßng kh¸c víi nhau, víi m¸y chñ cña tæ chøc vµ

víi m¹ng diÖn réngbªn ngoµi th«ng qua c¸c c«ng. Trong nh÷ng hÖ thèng nh−

vËy, nhu cÇu t¹o b¶n s¨ocngs hÇu nh− kh«ng cã, v× c¸c tµi liÖu cã thÓ ®−îc

hiÓn thÞ, hiÖu chØnh vµ l−u gi÷ trªn c¸c ph−¬ng tiÖn tõ tÝnh vµ ®−îc truyÒn t¶i

tíi mäi n¬i trong hÖ thèng.

HiÖn nay ®· cã mÆt c«ng nghÖ cho phÐp thùc hiÖn hãa h×nh thøc v¨n

phßng kh«ng giÊy tê. M¹ng LAN, WAN vµ m¹ng PBX, mét lo¹i m¸y tÝnh cã

môc ®Ých ®Æc biÖt dïng ®Ó chuyÓn m¹ch ®iÖn tho¹i, cã thÓ ®−îc sö dông ®Ó

nèi nhiÒu lo¹i thiÕt bÞ v¨n phßng kh¸c nhau nh»m cung cÊp mét con ®−êng

®iÖn tö cho mçi tµi liÖu, th«ng b¸o, th− tÝn, kÓ c¶ nh÷ng th«ng b¸o b»ng lêi.

Mét tiÒn ®Ò quan träng cho viÖc ph¸t triÓn d¹ng v¨n phßng cña t−¬ng lai

v¨n phßng. Mét khi c¸c m¹ch LAN vµ WAN ®· trë thµnh b×nh th−êng th× c¸c

liªn kÕt quan träng nhÊt dµnh cho viÖc chuyÓn ®iÖn tö c¸c th«ng tin sÏ ®−îc

thùc hiÖn.

Khi ch−a cã v¨n phßng kh«ng giÊy tê, th× viÖc tÝch hîp c«ng nghÖ v¨n

mét sè kiÓu tÝch hîp c«ng nghÖ v¨n phßng.

- Khi c¸c m¸y quÐt sè vµ c¸c thiÕt bÞ ®äc quang häc ®−îc sö dông ®Ó

nhËp th«ng tin vµo m¸y tÝnh cã ch¹y phÇn mÒm chÕ b¶n ®iÖn tö, sau ®ã th«ng

- Khi ®Çu ra cña hÖ thèng chÕ b¶n ®iÖn tö ®−îc t¶i lªn m¸y chñ, ®Ó tõ ®ã

cña tæ chøc th«ng qua h×nh thøc th− ®iÖn tö vµ tíi c¸c v¨n phßng trªn thÕ giíi

th«ng qua m¹ng gi¸ trÞ gia t¨ng VAN (Value - Added - Network).

- Khi c¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu l−u tr÷ c¸c h×nh ¶nh còng nh− c¸c d÷

liÖu vµ nh÷ng d÷ liÖu nµy cã thÓ ®−îc ®äc vµ sö dông bëi c¸c hÖ so¹n th¶o

v¨n b¶n, trén chóng vµo c¸c tµi liÖu.

Nh×n chung, sù ph¸t triÓn cña hµng lo¹t c¸c c«ng nghÖ v¨n phßng ®· t¹o

®iÒu kiÖn thuËn lîi cho qu¸ tr×nh tù ®éng hãa v¨n phßng tÝch hîp nh−: C¸c

m¹ng truyÒn th«ng vµ c¸c øng dông truyÒn th«ng (th− ®iÖn tö, c¸c gãi

groupware tÝch hîp, hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu kh¸ch - chñ cho phÐp chia xÎ d÷

liÖu vµ c¸c nguån lùc m¸y tÝnh trong néi bé m¹ng).

Chương 16: Hệ thống thông tin tài chính

Chủ đề:

§1. Kh¸i qu¸t vÒ th«ng tin tµi chÝnh.

11

22

31

Göi hµng

NhËn hµng

7

24

19

12

13

1

20

17

S¶n xuÊt

8

Kh¸ch hµng

B¸n hµng

Mua hµng

2

18

9

15

16

3

10

21

Nhµ cung cÊp 23 25

4

LËp hãa ®¬n

KÕ to¸n l−¬ng

KÕ to¸n ph¶i tr¶

LËp lÞch s¶n xuÊt

27

28

5

Nh©n viªn

6

30

KÕ to¸n ph¶i thu

Ghi sæ kÕ to¸n

29

26

§ 1 kh¸i qu¸t vÒ th«ng tin marketing

§ 2 Chøc n¨ng Marketing

§ 3 C¸c hÖ thèng th«ng tin Marketing

§ 4 PhÇn mÒm m¸y tÝnh dµnh cho marketing

§ 2 C¸c hÖ thèng th«ng tin s¶n xuÊt t¸c nghiÖp

§ 3 C¸c hÖ thèng th«ng tin kinh doanh vµ s¶n xuÊt møc s¸ch l−îc

§ 4. C¸c hÖ thèng kinh doanh chiÕn l−îc

§ 5. PhÇn mÒm phôc vô quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt vµ kinh doanh.

§ 1. Kh¸i qu¸t vÒ qu¶n trÞ nh©n lùc

§ 2. C¸c hÖ thèng th«ng tin nh©n lùc møc t¸c nghiÖp

Danh môc ®¬n vÞ

Tr×nh ®é ngo¹i ng÷

Danh môc ngo¹i ng÷

Hå s¬

Danh môc giíi tÝnh

Danh môc khen th−ëng

Kû luËt - khen th−ëng

Danh môc d©n téc

Danh môc kû luËt Lo¹i kû luËt

Danh môc t«n gi¸o

§ 3 C¸c hÖ thèng th«ng tin nh©n lùc s¸ch l−îc

§ 4 C¸c hÖ thèng th«ng tin nh©n lùc chiÕn l−îc

§ 5. PhÇn mÒm cho hÖ thèng th«ng tin nh©n lùc

§ 1 Giíi thiÖu chung vÒ hÖ thèng th«ng tin v¨n phßng

§ 2 B¶n chÊt cña v¨n phßng

§ 3. C«ng nghÖ v¨n phßng.

§ 4. TÝch hîp c¸c c«ng nghÖ v¨n phßng vµo hÖ thèng th«ng tin v¨n

Tài liệu liên quan

Tài liêu mới

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Hỗ trợ