TIỂU LUẬN:
Cơ cấu tổ chức quản lý theo sản phẩm,
khách hàng, thị trường - Ưu điểm,
nhược điểm, phạm vi áp dụng
Lời nói đầu
Một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh muốn tồn tại thì điều kiện cần là phải có
các hoạt động chức năng như sản xuất , tài chính, quản trị nguồn nhân lực, quản trị
chiến lược kinh doanh ... Nhưng trong cơ chế thị trường hiện nay , các chức năng này
chưa đủ đảm bảo cho sự lâu dài của một doanh nghiệp nếu tách rời chúng với chức
năng kết nối mọi hoạt động của doanh nghiệp với con người . Đó là yếu tố tổ chức
quản lý khoa học , một chức năng cơ bản quan trọng nhất của quản lý nói chung và
của quản lý trong doanh nghiệp nói riêng .
Trong quản lý, hiệu lực của tổ chức quản lý là nhân tố chủ yếu quyết định hiệu
quả của hoạt động kinh doanh. Trong thực tiễn quản lý doanh nghiệp, những sai lầm
hoặc thiếu sót về xây dựng và vận hành tổ chức quản lý thường dẫn đến sự suy giảm
hiệu lực điều hành, gây rối loạn trong hoạt động kinh doanh; hậu quả khó tránh khỏi là
các mục tiêu của doanh nghiệp không đạt được, thậm trí dẫn đến nguy cơ đổ vỡ mặc
dù có những thuận lợi khác (như : thị trường, nguồn vốn, công nghệ... ).
Nhận biết được tầm quan trọng của tổ chức quản lý, một trong những yếu tố
quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Em quyết định chọn đề tài: Cơ cấu tổ
chức quản lý theo sản phẩm, khách hàng, thị trường - Ưu điểm, nhược điểm,
phạm vi áp dụng" làm đề tài tiểu luận của mình.
Phần I
Những yêu cầu đặt ra đối với cơ cấu tổ chức quản lý và Sự hình thành cơ cấu tổ
chức theo sản phẩm, khách hàng, thị trường .
I Những yêu cầu đặt ra đối với cơ cấu tổ chức quản lý :
1.Yêu cầu chung :
- Để quản lý - điều hành mọi hoạt động trong doanh nghiệp, cần có một bộ máy
gồm các cấp, các khâu liên kết với nhau theo quan hệ dọc và ngang, có những chức
năng, quyền hạn và trách nhiệm xác định. Cơ cấu của một tổ chức quản lý là kết quả
tổng thành của sự bố trí bộ phận gắn bó với nhau một cách hợp lý tạo thành một hệ
thống. Và khi các bộ phận hoạt động thì cả bộ máy vận hành ăn khớp nhịp nhàng theo
sự điều khiển thống nhất của một trung tâm, tạo ra hiệu lực quản lý chung.
- Cơ cấu tổ chức phải hợp lý mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực, giúp cho
việc ra các quyết định đúng đắn và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định đó,
điều hoà phối hợp các hoạt động.
2. Tính hợp lý của cơ cấu tổ chức quản lý:
2.1.Tính tối ưu:
- Số lượng các cấp, các khâu được xác định vừa đủ, phù hợp với các chức năng
quản lý và các công đoạn trong chu trình kinh doanh. Nhiều cấp quá sẽ gây sự cách
biệt, kém nhanh nhạy trong điều hành và cồng kềnh, lãng phí. Quá ít cấp sẽ khiến việc
điều hành kém cụ thể, sâu sát, dễ sơ hở, sai sót. Nhiều khâu ( bộ phận chức năng) quá
sẽ dễ trùng chéo chức năng, gây vướng mắc trong quan hệ và trách nhiệm thiếu rõ
ràng, tạo ra nhiều đầu mối chỉ đạo và biên chế gián tiếp khiến chi phí quản lý lớn.
Ngược lại, quá ít khâu sẽ không quán xuyến được các chức năng cần thiết, hoặc thiếu
chuyên sâu từng chức năng .
- Tính tối ưu thể hiện tổng quát ở nguyên tắc: bảo đảm quán xuyến hết khối
lượng công việc và có thể quản lý, kiểm tra được.
- Một số nhà nghiên cứu về tổ chức quản lí cho rằng không nên vượt quá con số
6-7 đầu mối trực thuộc mỗi cấp. Tuy nhiên, trên thực tế, ở khá nhiều doanh nghiệp
thường có tới trên 20 đầu mối trực thuộc giám đốc hoặc 10-15 đầu mối trực thuộc
quản đốc phân xưởng. Tóm lại, khó có thể quy định một mức đầu mối cho mọi trường
hợp. Phải tuỳ trường hợp cụ thể mà vận dụng cho phù hợp, trên tinh thần “vừa đủ”.
2.2.Tính linh hoạt :
- Hoạt động kinh doanh (cũng như nhiều loại hoạt động khác ) không phải bao
giờ cũng diễn ra bình thường đúng như dự kiến. Nó phụ thuộc vào các diễn biến thị
trường luôn thay đổi cùng với các yếu tố chính trị, xã hội phức tạp, đòi hỏi tính năng
động cao trong quản lí. Mỗi luôn đứng trước những cơ may cần kịp thời nắm bắt cũng
như những nguy cơ cần kịp thời ứng phó.
- Mặc đầu đã được cân nhắc kỹ lưỡng khi thiết kế để tạo dựng bộ khung được
coi là tối ưu, cơ cấu tổ chức quản lí phải có tính uyển chuyển nhất định, phải có khả
năng điều chỉnh thích ứng trước mọi tình huống xảy ra, trừ trường hợp bất khả kháng
phải tổ chức lại hoàn toàn.
2.3.Tính ổn định tương đối:
- Yêu cầu này dường như mâu thuẫn với tính linh hoạt, song không thể xem
nhẹ, bởi lẽ sự vững bền của cơ cấu tổ chức bảo đảm cho hiệu lực quản lý- điều hành
trong tình huống bình thường. Sự thay đổi tuỳ tiện và diễn ra nhiều lần (“Tách ra nhập
vào”) sẽ gây hậu quả tiêu cực, cả về nền nếp hoạt động cũng như tâm lý những người
trong bộ máy; làm giảm hiệu lực kỉ cương của bộ máy. Mỗi lần thay đổi cơ cấu tổ
chức là một lần xáo trộn không dễ lấy lại sự ổn định trong một thời gian ngắn.
- Tính ổn định tương đối của cơ cấu tổ chức quản lý trước hết được thể hiện
trên việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với chức năng chính của doanh nghiệp (có
nhiều khả năng thực hiện lâu dài). Tiếp đó là sự thận trọng khi quyết định điều chỉnh
(cải tiến, kiện toàn), điều chỉnh phải có đủ căn cứ thực tế và điều kiện thực sự chín
muồi. Sau cùng là khi tiến hành điều chỉnh phải có sự chuẩn bị chu đáo mọi mặt và
triển khai nhanh gọn, dứt điểm (tránh kéo dài thời kì chuyển tiếp). Yêu cầu này liên
quan trực tiếp đến việc bố trí nhân sự, đặc biệt là cán bộ chủ chốt. Thời điểm tiến hành
điều chỉnh cũng là yếu tố quan trọng để hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh;
thường tránh thời kì công việc dồn dập (ví dụ công ty du lịch cần tránh mùa du lịch,
doanh nghiệp chế biến nông sản cần tránh thời vụ thu hoạch).
2.4. Độ tin cậy cao:
- Điều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong doanh nghiệp đòi hỏi
thông tin phải được cung cấp chính xác và kịp thời. Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm
bảo tính tin cậy cao của các thông tin đó.
- Tính tin cậy còn thể hiện ở chổ mỗi bộ phận đều hiểu rõ và làm đúng chức
năng của mình ( không sót và không trùng nhau), sử dụng đúng quyền hạn và có khả
năng chịu tránh nhiệm. Muốn vậy, cơ cấu tổ chức quản lý phải xác định rõ vị trí từng
bộ phận cấu thành trong cả hệ thống với các mối quan hệ dọc - ngang để không gây
vướng mắc, chồng chéo , cản trở lẫn nhau tạo được mối liên kết gắn bó với cả tổ chức.
Với cơ cấu như thế, con người buộc phải làm đầy đủ trách nhiệm được giao ( không
chỉ trông váo ý thức), khiến cấp trên yên tâm, cấp dưới cũng tin tưởng vào sự điều
hành của cấp trên.
2.5.Tính kinh tế
- Có bộ máy là phải có chi phí để “nuôi” nó. Chi phí quản lí cao sẽ đội giá
thành lên khiến hiệu quả kinh tế bị giảm sút. Tính kinh tế của cơ cấu tổ chức quản lí
thể hiện ở sự tinh gọn của bộ máy ( theo nguyên tắc “vừa đủ”) và hiệu suất làm việc
của nó (không chỉ phụ thuộc chất lượng cán bộ mà còn do sự hợp lí của cơ cấu tổ
chức). Tính kinh tế cũng có ý nghĩa là tính hiệu quả bộ máy, thể hiện qua tương quan
giữa chi phí bỏ ra với kết quả thu về, mặc dù khó đánh giá bằng số liệu.
II.Sự hình thành cơ cấu TCQL theo sản phẩm, khách hàng, thị trường :
- Nếu như các cơ cấu trực tuyến, chức năng và hỗn hợp trực tuyến - chức năng
được coi là những loại hình cơ cấu " cổ điển" rất quen thuộc và vẫn đang được áp
dụng, thì với sự phát triển của nền kinh tế hiện đại lại xuất hiện loại hình cơ cấu mới,
thường được áp dụng cho các tổ hợp công ty lớn nhằm thích ứng với các mối đe doạ
và các cơ hội từ bên ngoài rộng lớn hơn, gọi là cơ cấu theo sản phẩm, theo khách hàng,
theo thị trường.
- Đó là trường hợp các tổ chức kinh doanh hoạt động trên địa bàn rộng (trong
nước và xuyên quốc gia), cần phải phân chia các phòng ban chức năng theo lãnh thổ
với cơ quan đại diện (chi nhánh) của Công ty.
