Giáo trình Tổ chức sự kiện: Phần 1 - Nguyễn Thị Kim Thanh

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:104

Thêm vào BST

Báo xấu

61
lượt xem 17
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Tổ chức sự kiện" phần 1 do cô Nguyễn Thị Kim Thanh biên soạn có mục đích trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản về tổ chức sự kiện và ngành nghề tổ chức sự kiện. Phân tích được nhu cầu tổ chức sự kiện, các yếu tố môi trường trong quản trị sự kiện và tình hình cung ứng dịch vụ này tại Việt Nam. Mời quý thầy cô và các em cùng tham khảo giáo trình tại đây nhé.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Tổ chức sự kiện: Phần 1 - Nguyễn Thị Kim Thanh

ÙY BAN NHÂN DÂN TÏNH QIJÁNG NINH TRirÒNG BAI HOC ITA LONG NGUYÈN Till KIM THANH T Ô C M Ú ’C S Ue ’ K I Êf N Sô tin chi/DVHT: 2 He dào tao: Dai hoc, Cao däng Ngành: Quân tri Khách San
U Y BAN NHAN DAN TINH QUANG NINH TRlfCfNG D AI HQC HA LONG NGUYEN THI KIM THANH T O C H U *C S lf K IE N S6 tin chi/DVHT: 2 H? dao tao: Dai hQC, Cao ding Nganh: Quan tri Khach San Q uang N itth, th a n g 07 nam 2017
M ycL yc Chinmg 1: TÓNG QUAN VÈ SI/ K lfN VÀ TÓ CHÍfC S tf K I$N .........................1 1.1. Tong quan ve sir kicn................................................................................................1 1.1.4. Mgt s è y nghia và tdc dòng cùa su k i f n ............................................................... 6 1.1.5. S a lupe vè thj truàng tè chùc s u k ifn à Vift N am .............................................. 9 1.2. Tong quan ve To ehire sy kifn.............................................................................11 1.2.1. Khdi n ifm vè tè chùc s u k ifn ...............................................................................11 1.2.2. Vai trò cùa nhà to chùc s p k i fn ...........................................................................11 1.2.3. Due dièm cùa to chùc su k ifn ..............................................................................13 1.2.4.Quy trình té chùc s u k ifn ....................................................................................15 1.2.5. Cdcyéu to ành hu&ng dén qud trình tè chùc s u k ifn .............................. 17 Chmmg 2: LÀP KÉ HOACH VÀ NGÁN SÁCH CHO SV K lf N ...................... 22 2.1 Làp ké hoach cho su kifn......................................................................................22 2.1.1. Nghièn cùu nhu càu tè chùc su kifn cho khdch h à n g.................................... 22 2.1.2. Xdc d\nh m uc tttch cùa vifeto chùc s u k if n ......................................................23 2.1.3. Hình thành chù de và y tu&ng to chùc s u k ifn ............................................... 29 2.1.5. LQp chuamg trình và ké hotfch tèng thè tè chùc sxf k ifn ................................38 2.1.6. D pphòng v à x ù ly các su co trong tè chùc s u k if n ..........................................54 2.2. Láp ngán sách........................................................................................................ 58 2.2.1 Tarn quan trgng cùa ngàn sách.......................................................................... 58 2.2.2 Dir toan ser bp ngàn sách....................................................................................... 59 2.2.3. D ìf trù các khoàn khó doàn trong su kifn.......................................................... 61 Chirong 3: CHUÀN BJ TÓ CHÍTC S I/ K lf N .........................................................64 3.1.Chuán bj các thù tue hành chinh......................................................................... 64 3.2. Chuán bj danh sách khách mòri ,thir mòri và marketing cho sp kifn.70 3.2.1. Lén danh sách và g ù i th u ch o khách m à i.......................................................... 70 3.2.2. Hè sor khách m à i................................................................................................... 72 3.2.3. T h u m à i................................................................................................................. 74 3.2.4. Các hotft dpng marketing thu hùt khách dén s u k if n ...................................... 80 3.3. Chuàn bj vè dja diem và khóng gian to chlrc sy kifn........................................ 93 3.3.1. Luca chgn dia dièm tè chùc su k ifn .....................................................................93 3.3.2. Xàc djnh khóng gian cho tè chùc s u ki$n........................ ............ ...............100 3.4. Chuàn bj ke hoach dò Sn, dà uéng cho sy kifn................................................ 103 3.4.1. Lfìp ké hogch do àn cho s\r k ifn ........................................................................ 104 3.4.2. Lpp ké hopch do uong cho s\rk ifn ....................................................................104 3.5. Chuàn bj phwrng tifn vàn chuyén khách tham dir su' kifn............................105 3.5.1. Phuomg tifn chà khách......................................................................................107 3.5.2. Phucrng tifn dua dòn khách.............................................................................. 109 3.6. Chuán bj các cñng vife khác lièn quan khàc.....................................................110 3.6.1. Lièn h f vài nhà cung ù n g ..................................................................................110 3.6.2. Chuàn bi vè nhàn su■.......................................................................................... 115 1
3.7.4. N guài dân chwffng trình và diên già ...................................................................126 Chiroug 4: TÔ CHÍTC DIÈU HÀNH CÁC HO AT DONG CÜA S ÿ KIÇN .... 127 4 .1.T 0 chúrc khai mac s y k iên .......................................................................................127 4.1.1. To chúc dón tiép khách tçi noi diên ra s u kiçn................................................127 4.1.2. K hai m çc sir k ifn ................................................................................................... 127 4.2. Dieu hành diln bien cùa sy kiçn......................................................................... 129 4.2.1. Dieu hành sân k h à u /k h u vjfc trình d iên /kh u vuv thi dau.............................129 4.2.2. Dieu hành, quân 1$ khân già và khách m à i...................................................... 129 4.2.3. Kiêm soát hotft dçng dân chuomg trình và diên già..........................................132 4.2.4. Dieu hành các hoçit dçngphu trçr....................................................................... 134 4.2.5. Dieu hành ho f t dçng àn uong............................................................................. 134 4.2.6. Dieu hành b êm çc s u kiçn....................................................................................135 4.2.7. Quân lÿ khách ròi dia diem to chúc su kiçn và to chúc tiên k h á ch ..............135 Chinmg 5: TÔNG KÉT DÁNH GIÁ S ÿ M f N ........................................................136 5.1.Thanh quyét toán su- k içn ....................................................................................... 136 5.1.1. Thanh quyét toán vài khách hàng...............................................................136 5.1.2. Thanh quyét toán vài nhà cung càp...................................................................136 5.2. Dánh già, tong két riit kinh nghifm....................................................................137 5.2.1. Dánh già tong két rtìt kinh nghiçm vài nhà cung càp......................................140 5.2.2. Dánh già tèng két rùt kinh nghifm trong n$i b$ doanh nghiép.....................140 5.2.3. Lçp bàng tèng két dánh già s u k if n ............................................. ..................... 140 PHV LVC 1 MOT SÓ DIÉM CHÚ Ÿ TRONG TÔ CHÚC M
DA NH M V C BÀNG B IÉ U Bang 2.1 : Vi du: chucmg Irinh hçi thào chuyên dê vê sân phâm cùa m çt công ty Viét Nguyên lai khâch san X à Dô San - Hài Phông........................................................ 40 Bàng 2.2. Vi du vê kich bàn chi tiêt chucmg tr'mh "Ngày hçi gia âinh ”...........................42 Bàng 2.3. Vi du vê bàng xàc djnh nhùng hçng mue công viçc chinh và thài gian hoàn thành sir kiçn................................................................................................................. 46 Bàng 2.4. Bàng ké hoach thifc hiçn su kiçn................................................................ 51 Bàng 2.5. Bàng tien dç chuan bj tô c h ic sir kiçn....................................................... 53 Bàng 2.6. S\r cô do không rành lu$t Iç.........................................................................55 Bàng 2.7. Stf cô do chù quan trong l(ip ké hoçich...................................................... 56 Bàng 2.8. Sir cô do thiéu phvcmg ân du phàng...........................................................56 Bàng 2.9. Su co dén tir diên già và ngueri dàn chucmg trinh....................................56 Bàng 2.10. .Nhùng su cé do thiéu kièm tra chi tiêt.................................................... 57 Bàng 3.1. Mçt sô kinh nghiçm vê xin giày phép to chûc su kiçn à Vi$t N am .......... 66 Bàng 3.2. Dôi dieu cân ch ü ÿ vê thù tue xin câp phép................................................ 68 Bàng 3.3. Mâu danh sâch khâch mcri.............. ............................................................ 70 Bàng 3.4. Mçt mâu vê hô sa khâch m ai.......................................................................72 Bàng 3.5. Nhùng ch ü ÿ khi khâch moi tham gia su kiçn là nhân vçt cao cap........75 Bàng 3.6. Tông hçrp uu dièm và han chê câc h'mh thvrc quâng bd cho su k iç n ........90 Bàng 3.7. Câc thành phân không gian cùa sir kiçn.................................................... 100 Bàng 3.8. Câc loçii thiét bj trong dàn dung không gian su kiçn ................................101 Bàng 3.9. Khi không thé sir dung câc phucmg tiçn vpn chuyên.................... ............109 Bàng 3.10. Mâu danh sâch câc nhà cung img dupe lira chçn...................................112 Bàng 3.12. Bàn mô tà công viçc...................................................................................120 Bàng 3.13. Mâu danh mue chuân b\ tài liçu cho sic kiçn.......................................... 123 Bàng 3.14. Nhùng dièm cân liruÿ khi thiét ké brochure (tâp gâp) ........................... 124 Bàng 3.15. Câc thông tin trong tài liçu gicri thiéu tàm tât vê su kiçn....................... 125 3
D A NH M y C B A N G B IÈ U Bang 2.1: Vi du: chucmg trinh hói thào chuyen dé vé san phám cúa mqt cóng ty Viét Nguyèn lai khách san X ò Dó Son - Hai Phòng......................................................... 40 Bang 2.2. Vi du ve kjch bàn chi tiét chucmg tr'mh "Ngày hpi già d'mh "........................... 42 Bàng 2.3. Vi du v i bang xàc dinh nhùng hang muc cóng viéc chinh và thài gian hoàn thành s v kifn ...................................................................................................................46 Bang 2.4. Bàng ke hogch th\fc hifn s v k ifn ...................................................................... 51 Bang 2.5. Bàng tién dq chuàn b¡ tó chvc si¡r k ifn .............................................................53 Bang 2.6. S\rco do khóng rành lugt 1$........................................................................ . 55 Bàng 2.7. Sif có do chù quan trong l$p ke hopch............................................................56 Bàng 2.8. Syrcó do thiéu phucmg àn du phòng................................................................ 56 Bàng 2.9. S v co den tù dièn già và nguòi dòn chucmg trình.........................................56 Bàng 2.10. .Nhùng s v co do thiéu kièm tra chi tié t......................................................... 57 Bàng 3.1. Mót sé kinh nghi$m vé xin giay phép té chúc s v kifn ò Vif t N a m ...............66 Bàng 3.2. B òi dièu can ch ú y ve thù tue xin cap phép..................................................... 68 Bàng 3.3. Màu danh sàch khàch mài................................................................................. 70 Bàng 3.4. Mót màu ve hó so khàch mài.............................................................................72 Bàng 3.5. Nhüng c h ù y k h i khàch mài tham già sic ki$n là nhàn v$t cao cáp........75 Bàng 3.6.Tèng hgp mi dièm và hgn ché càc hình thùc quàng bà cho sic k i f n ........90 Bàng 3.7. Càc thành phan khóng gian cua s v k ifn ........................................................100 Bàng 3.8. Càc loai thiét b\ trong dàn dvng khóng gian s v k ifn ...................................101 Bàng 3.9. Khi khóng thè sic dvng càc phucmg tifn van chuyén....................................109 Bàng 3.10. Màu danh sàch càc nhà cung ùng chcpc Iva chQn......................................112 Bàng 3.12. Bàn mó tà cóng vif c ...................................................................................... 120 Bàng 3.13. Màu danh mvc chuàn bj tài lifu cho s v kifn ..............................................123 Bàng 3.14. Nhùng dièm càn lu u y khi thiét ké brochure (tgp g à p )..............................124 Bàng 3.15. Càc thóng tin trong tài lifu giài thifu tóm tàt ve s v kifn .......................... 125
DANH M VC H ÌN H Hinh 1.1: Cucmg dç tham già cùa nhà tô chúc syr kiên............................................ Hinh 1.2. Quy trinh tô chúc su ki?n...............................................................................15 Sa dô 1.1. Vai trò trung gian cùa nhà tô chúc su kiçn.................................................. 13 Sa dô 3.1. Mô hinh tô chúc lao dçng dan giàn...........................................................115 Sardô 3.2: Mô hinh tô chúc lao dçng theo chúc nâng.....................................................117 Sa dô 3.3. Vi dv vê mô hinh to chúc lao dçng kiéu ma trgn...................................... 118 Sadô 3.4. Mô hinh tô chúc lao dçng kiéu da câp hay eau truc mang.......................119 4
M VCLVC Chiromg 1: TÔNG QUAN VÈ S ÿ K l£ N VÀ TÔ CHÛC S tf K EfN............................ 1 1.1. Tèng quan vè sir k if n ..................................................................................................... 1 1.1.1. K hâi niçm sur kiên 1 1.1.2. Câc thành phân tham gia su kiçn 3 1.1.3. Câc lopi h 'inh sur kiçn 5 1.1.4. M ç ts o ÿ nghïa và tdc dçng cùa s u k iç n ....................................................................6 1.1.5. Sahrçrc v è th j tru cm g tè c h û t sir kiçn & V içtN a m .................................................. 9 1.2. Tong quan vè To chirc sy kiçn............................................................................. 11 1.2.1. K hdi niçm vè to chirc s u ki$ n................................................................................ 11 1.2.2. Vai trà cùa nhà to chirc sur k iç n ............................................................................11 1.2.3. D$c dièm cùa to chirc s u k iç n ............................................................................... 13 1.2.4.Quy trinh to chûrc s u kiçn........................................................................................ 15 1.2.5. C dcyéu té ânh h u â n g dén quâ trinh to chirc s u k içn ................................. 17 Chircmg 2: LÀP KÉ HOACH VÀ NGÂN SÀCH CHO S I/ K l f N ............................22 2.1 Lâp ké hoach cbo s y kiçn.......................................................................................... 22 2.1.1. N ghiên cùru n h u càu to chirc su kiçn cho khdch h à n g ..................................... 22 2.1.2. X dc dinh m ue (Uch cùa viçc to chirc s u k iç n ....................................................... 23 2.1.3. H inh thành chù dê v à ÿ tuàng to chirc s if kiçn ...................................................29 2.1.5. LQp chircmg trinh và k é hoach tèng thé té chirc sir kiçn................................... 38 2.1.6. D u p h à n g và xùr lÿ câc s u co trong to chirc s u k iç n ...........................................54 2.1.6.1. Sfr cè trong té chirc s u kiçn là gi?..................................................................... 54 2.1.6.2. Du tinh và xùr lÿ c à c s ifc è côlièn quan dén c h ù d è c h in h cùa s u k iç n ......54 2.2. Lâp ngân sâch........................................................................................................ 58 2.2.1 Tarn quan trçng cùa ngân sâch................................................. .............................58 2.2.2 D u toân sa hô ngân sâch......................................................................................... 59 2.2.3. D tf trù câc khoàn khô doàn trong sur kiçn........................................................... 61 Chircmg 3: CHUÀN BJ TÔ CHlfC S ÿ K lÇ N ............................................................... 64 3.1.Chuan bj câc thû tue hành chfnh............................................................................. 64 3.2. Chuân bj danh sâch khâch moi ,thir meri và marketing cho s y kiçn... 70 3.2.1. Lên danh sâch và g u i th u cho khâch m à i........................................................... 70 3.2.2. H é sa khâch mod..................................................................................................... 72 3.2.3. T h u m à i .................................................................................................................... 74 3.2.4. Câc ho f t dçng m arketing thu hüt khdch dèn s u k iç n .......................................... 80 3.3. Chuân bj vè d|a dièm và không gian to chirc sy kiçn............................................ 93 3.3.1. L u a chçn dja dièm to chùrc s u kiç n ......................................................................... 93 3.3.2. X dc dinh không gian cho to chirc s u kiçn........................................................... 100 3.4. Chuân bj ké ho?ch dô ân, do uéng cho sy kiçn.....................................................103 3.4.1. Lâp k é hoçch dô àn cho sif kiçn.............................................................................104 3.4.2. Lâp k é hoçch dè uéng cho su kiçn.........................................................................104 3.5. Chuân bj phiroTig tien vân chuyèn khâch tham dy sy kiçn................... ......... 10? 3.5.1. Phirang tiçn c h â k h â c h ............................................................. ................ ......... 10.
3.5.2. Phuffng tien dua dòn khách.................................................................................. 109 3.6. Chuán bj các công viçc khác lien quan khâc..................................................... 110 3.6.1. Liên hç vài nhà cung ù n g ..................................................................................... 110 3.6.2. Chuan bj ve nhân s u ..............................................................................................115 3.7.4. N guài dân ch u m g trinh và diên g ià ................................................................... 126 Chinmg 4: TÔ CHÍTC DIÈU HÀNH CÁC HOAT DQNG CÜASV KIÊN.........127 4.1.T 0 ch ire khai mac sy kiçn.........................................................................................127 4.1.1. To chúc don tiêp khách tai no i diên ra s u kiçn.................................................. ¡27 4.1.2. Khai mçc s u kiçn....................................................................................................127 4.2. Dièu hành diên bien cûa sur kiçn...........................................................................129 4.2.1. Dieu hành sân khâu/khu vue trinh dièn/khu vire thi dau...............................129 4.2.2. Dièu hành, quàn lÿ khân già và khách m à i........................................................130 4.2.3. Kièm soát hoat dçng dân chucmg trinh và diên già............................................ 132 4.2.4. Dièu hành các hoçt dçng php trçr......................................................................... 134 4.2.5. Dièu hành hoçt dçng àn uéng...............................................................................134 4.2.6. Dieu hành bé mçc su kiçn..................................................................................... 135 4.2.7. Quàn lÿ khách rài dja diêm to chúc s u kiçn và to chúc tiên k h á c h ................ 135 Chirong 5: TÔNG KÉT DÁNH GIÁ S ÿ K lÇ N .......................................................... 136 5.1.Thanh quyét toàn sir kiçn.........................................................................................136 5.1.1. Thanh quyét toán vài khách hàng.................................................................136 5.1.2. Thanh quyét toán vài nhà cung câp.....................................................................136 5.2. Dánh giá, tong kát rút kinh nghiçm......................................................................137 5.2.1. Dánh giá tong két rút kinh nghiçm vài nhà cung câp........................................140 5.2.2. Dánh già tèng két rút kinh nghiçm trong nçi bç doanh rtghiçp....................... 140 5.2.3. L$p bàng tông két dánh già s fr k iç n .....................................................................140 DANH MVC BÀNG BIÊU......... ................... ....................................................................6 Chirong 1: TÔNG QUAN VÊ S ÿ K 3 $ N VÀ TÔ CHÍTC SV K I f N ........................... 1 1.1. Tong quan vè sir kiçn................................................................................................... 1 1.1.4. M çt so ÿ nghîa và tâc dçng cûa s u k içn ...................................................................6 I.I.4.3. Tâc dçng dén du Ijch...........................................................................................8 1.1.5. Sor lucre v i th f triràng té chúc s u kiçn à Viçt N a m ......................................... .. 9 1.2. Tong quan vè Tè chúc su kiçn.................................................................................. 11 1.2.1. Khdi ni$m vè té ch û t s u k içn ....... ........................................... ................. 11 1.2.2. Vai trò cûa nhà té chúc s u k iç n ..............................................................................11 1.2.3. D$c dièm cûa tè chúc su k iç n ................................................................................. 13 1.2.4. Quy trinh tè chúc sfr k iç n ....................................................................... 15 1.2.5. Càcyéu tè ành huàng den quá trinh tè chúc sfr kiçn..........................................17 1.2.5.1. Cácyéu té W mô..................................................................................................... 17 1.2.5.2. Cácyéu to vi mô.................................................................................................... 19 Chinmg 2: LÂP KÉ HOACH VÀ NGÂN SÁCH CHO S I/ K l f N ........................... 22 2.1 Lâp ké hoach cho sir kiçn........................................................................................22 2.1.1. Nghiên cùu nhu eau tè chúc s u kiçn cho khách h à n g........................................22 2.1.2. Xàc dinh m ue dich cûa viçc tè chúc s u k iç n ......................................................... 23 2
2.1.3. H ình thành chù de v à ÿ turàmg tô chúc sir k iç n .................................................. 29 2.13.1. Chù de s u kiçn là gì?............................................................................................29 2.1.3.2. H ình thành chù de cho s u kiên ...........................................................................3 0 2.1.3.3. C ácÿ tuâng cho s u k iç n ........................................................................................ 31 2.1.5. Lçip churmg trình và k é hoach tong thé tô chùrc s u kiçn.....................................38 2.1.5.1. Chuxmg trinh cùa sif kiçn là gì?........................................................................... 38 2.1.5.2. X ây dung churmg trinh cho su kiçn.................................................................... 39 B|a diêm to ch ú c.................................................................................................................. 51 Ngày dat cho..........................................................................................................................51 Nguiri dät............................................................................................................................... 51 Phuong tiçn quáng cáo và thôngtin................................................................................51 Ngày hoàn thành.................................................................................................................. 51 b). Lâp bàng tien dç chuân bj to chúc su kiçn............................................................... 52 Quy trinh Içip tien dç cho công tdc chuàn bj tô chùrc s u kiçn.........................................53 2.1.6. D u p h b n g và x ù lÿ các s u cô trong tô chùrc s u k iç n ............................................. 54 2.1.6.1. S u cô trong tô chùrc s u kiçn là gì?........................................................................ 54 2.1.6.2. D u tinh và x ù lÿ các syr cô cô liên quan den chù de chinh cùa s tf k iç n ......54 2.2. Lap ngân sách.......................................................................................................... 58 2.2.1 Tam quan trçng cùa ngân sách................................................................................. 58 2.2.2 Dur toán sor bp ngân sách............................................................................................ 59 2.2.3. D ir trù các khoàn khó doàn trong s\r kiçn.............................................................61 Chircmg 3: CHUÂN BJ TÔ CHÚC SU' KIÇN............................................................... 64 3.1.Chuán bj các thù tue hành chinh................................................................................ 64 X in câp phép tpi các d¡a phurm g........................................................................................ 69 3.2. Chuân bj danh sách khách miri ,thu mài và marketing cho s y kiçn..... 70 3.2.1. Lên danh sách và gin thircho khách mòri............................................................. 70 3.2.2. H o sa khách m à i....................................................................................................... 72 3.2.3. T h u m ài 74 3.2.4. Các ho/ft dçng marketing thu hút khách den s u k iç n .......................................... 80 3.3. Chuân bj vè dja diem và không gian to chúc sy kiçn............................................93 3.3.1. Lyra chçn dia diem tô chùrc s y kiên......................................................................... 93 +) Các yê u chu khi lua chçn dja diêm tô chúc s u k içn ................................................... 95 3.3.2. X ác d¡nh không gian cho tô chùrc s u kiçn ...........................................................100 3.4. Chuân bj ké hoach do ân, do uong cho sy kiçn.................................................. 103 3.4.1. Lâp kéhotfch do ân cho s u kiên.............................................................................104 3.4.2. Lçp ké hopch do uông cho s\rkiçn........................................................................ 104 3.5. Chuân bj phuong tiçn vân chuyên khách tham du su kiçn............................... 105 3.5.1. Phurmg tiçn chá khách...........................................................................................107 3.5.2. Phuong tiçn dua dón khách................................................................................... 109 3.6. Chuan bj các công viçc khác liên quan khâc......................................................... 110 3.6.1. Liên hç v&i nhà cung ú n g ...................................................................................... 110 Thuvng lurmg và kÿ ket hçrp dong cung úng d\ch v u ................................................ 113 kiê m so à t và phoi hpp cung ú n g djeh vu.......... ....... ........................ ........ ...... 1 1
D u tinh và xvr lÿ cdc s u co cô liên quart........................................................................115 3.6.2. Chuan bi vê nhân s u .............................................................................................115 Nhçc nèn 121 Chuan bj cdc chuffng trinh bo trç, d u p h ô n g .............................................................. 125 Chuan bj quà tfrng............................................................................................................125 3.7.4. N guài dòn chuomg trinh và diên già.................................................................. 126 Chuong 4: TÔ CHÎTC DIÈU HÀNH CÂC HOAT DQNG CÙA SV KlÇN........ 127 4.1.TÒ chuc khai mac sir kiçn....................................................................................... 127 4.1.1. To chuc dòn tiép khdch tpi noi diên ra s u kiçn.................................................127 4.1.2. Khai m çc s u kiçn...................................................................................................127 Khai mçc trê chucmg trinh................................................................................................128 4.2. Dieu hành diên bien cùa su kiçn......................................................................... 129 4.2.1. Dieu hành sân kh â u /kh u vue trinh diên/khu vçrc thi dau.............................. 129 Nhfrng luu ÿ trong viçc quàn lÿ nhân sy khi to chirc sy kiçn...................................129 4.2.2. Dieu hành, quàn lÿ khdn già và khdch m à i...................................................... 130 Giài quyét mçt sé sy co vè khâch meri trong sy kiçn....................................................... 131 Khdch mài quà ü so vâi dukien....................................................................................... 131 Khdch m oi quà dông so vâi d tfkién.................................................................................131 Khdch m ài uong quà nhièu trong buoi tiçc.....................................................................132 Nhièu khdch mài phàrt nàn vè dfch vy............................................................................ 132 Thicc ân không dû phuc V(i...............................................................................................132 Cô va chçm, bao lue giüa cdc khdch m ài........................................................................132 4.2.3. Kiêm sodt hoçt dçng dân chuomg trinh và diên già...........................................132 4.2.4. Dièu hành cdc hoçt dçng phu trç........................................................................134 4.2.5. Dièu hành h oçt dçng àn uong............................................................................. 134 4.2.6. Dieu hành bê m çc sy k ig n ................................................................................... 135 4.2.7. Quàn lÿ khdch rài dja dièm to chirc su kiçn và to chirc tiên k h d c h ............... 135 Chuong 5: TÔNG KÉT BÀNH GIÀ S tf K lf N .........................................................136 5.1.Thanh quyét toân sy kiçn....................................................................................... 136 5.1.1. Thanh quyét toân vâi khdch hàng............................................................... 136 5.1.2. Thanh quyét toân vâi nhà cung càp................................................................... 136 5.2. Dành gii, tong két rut kinh nghiçm.................................................................... 137 5.2.1. Dành già tong két rüt kinh nghifm vài nhà cung cip......................... ......... ..140 5.2.2. Ddnh già tong két rüt kinh nghiçm trong nçi bç doanh nghiçp...................... 140 5.2.3. L$p bàng tong két ddnh già s u k iç n ................................................................... 140 - Thông tin phàn hoi sau chuong trinh : .....................................................................141 - Mire dç lan tôa cùa sy kiçn :....................................................................................... 142 - Nhân thuc cùa khâch hàng vè thuong hiçu và doanh so bân : ............................. 142 Kinh nghiçm viét bâo câo sau su kiçn cho khâch hàng............................................145 1. Hây nói chuyçn vói khâch hàng bâng nhüng con so.......................................145 2. Hinh ânh hiçu quà hou trâm liri nói................................................................. 146 3. Hày quan tâm dén tÿ lç chuyèn d è i.................................................................. 146 4. Dùrng thiéu phàn de xuàt cài thiçn.....................................................................146 4
D AN H M Ç C T À I L I$ U TH AM KHÀO
DANH M y C BANG BIÉU Bang 2.1: Vi du: chucmg trình hpi thào chuyén cté vè sàn phàm cùa mQt cóng ty Vìi'- Nguyén tqti khdch sgn X ò D ó Som - Hài Phòng........................................................40 Bang 2.2. Vi du vé kjch bàn chi tiét chucmg trình "Ngày hpi già dình ”...........................42 Bang 2.3. Vi du vè bang xàc djnh nhùng hang muc cóng vi$c chinh và thài gian hoàt thành su ki$n................................................................................................................. 46 Bang 2.4. Bang kè hoach thuc hièn su kién................................................................51 Bang 2.5. Bang tièn dq chuàn bj tó chic su ki$n....................................................... 53 Bang 2.6. S u có do khóng rành luqit l$........................................................................ 55 Bang 2.7. Stf có do chù quan trong làp kè h ofch......................................................56 Bang 2.8. Su có do thiéu phucmg òn dir phòng.......................................................... 56 Bàng 2.9. Su co dèn tic dién già và nguài dòn chucmg trình................................... 56 Bang 2.10. .Nhùng s v co do thiéu kièm tra chi tiét.................................................... 57 Bàng 3.1. M qì sé kinh nghiém vé xin giày phép té ch ic s\c ki$n ò Vì$t N a m ..........66 Bàng 3.2. B òi diéu can ch iìyv é thù tyc xin càp phép............................................... 68 Bang 3.3. Màu danh sàch khàch mài.......................................................................... 70 Bàng 3.4. Mót màu vè hó so khàch mài...................................................................... 72 Bàng 3.5. Nhùng chù y khi khàch mài tham già su ki$n là nhànvdt cao càp........ 75 Bàng 3.6.Téng hpp tru diém và hgn che càc hình thùc quàng bàcho s\c ki$ n.........90 Bàng 3.7. Càc thành phan khóng gian cùa sir k ifn .................................................... 100 Bàng 3.8. Càc lo fi thiét bj trong dàn dung khóng gian str ki$n............................... 101 Bàng 3.9. Khi khóng thè sir dung càc phucmg ti$n vgn chuyen................................109 Bàng 3.10. Màu danh sàch càc nhà cung img dupc Iva chqn.................................. 112 Bàng 3.12. Bàn mó tà cóng vi$c.................................................................................. 120 Bàng 3.13. Màu danh muc chuàn bj tài li fu cho s\r kién.......................................... 123 Bàng 3.14. Nhùng diém càn lu u y khi thiét ké brochure (tàp gap)...........................124 Bàng 3.15. Càc thóng tin trong tài li$u gicri thi$u tóm tàt vè syc kién........................125 6
D A N H M y C H ÌN H Hình 1.1: Cucmg dp tham gia cùa nhà tô chúc sis kiçn.............................................. H'mh 1.2. Quy trinh tô chúc su kiçn..................................................................................¡5 Sa âo 1.1. Vai trò trung gian cùa nhà tô chúc su kiên.................................................... 13 Sa dô 3.1. Mô hinh to chúc lao dçng dan giàn.............................................................115 Sa do 3.2: Mô h'mh tô chúc lao âçng theo chúc nàng......................................................... 117 Sa do 3.3. Vi du vê mô h'mh tô chúc lao dçngkiêu ma trçn ........................................ 118 Sa do 3.4. Mô h'mh tô chúc lao dçng kiêu da câp hay câu truc m qng....................... 119
C hiroug 1: TÔNG QUAN VÈ S I/ KIÇN VÀ TÒ CHÜ'C S I / KIÇN Mue tiêu - Trang bi cho sinh viên nhüng kién thüc ca bàn vê su kiên, to chiic su kiên và nghê to chuc su kiçn. - Phân tich duçrc nhu càu té chiic su kiçn, câc yéu tô môi truòng trong quàn trj su kiênvà tinh hinh cung üng djeh vu này tai Viêt Nam. - Trinh bày duçrc vai trò cüa nhà to chûc sy kiçn, xâc djnh duçrc toàn bp quy trinh dè to chûc mpt su kiçn - Nhân thüc duçrc to chûc su kiçn là mpt ca hpi nghè nghiçp môi cho sinh viên sau khi ra truòng tù dó cô phucmg phâp hoc tâp hiçu quà và say mê vói mon hçc. 1.1. Tong quan vè sir kiçn 1.1.1. K hdi niçm su- kiçn Hàng ngày câc sy kiçn diën ra không ngùng à hâu hét câc quoc gia và trong mpi llnh vyc cùa cupc sông. Thuât ngü“sy kiçn“ duçrc nhàc dén thuômg xuyên trên câc kênh thông tin dai chung. Trên thé gicri, ngành to chiic và kinh doanh su kiçn ra dôi tù s6m. Su kiçn không chi dânh duçrc syr quan tâm dàc biçt cùa công chüng mâ chinh phù câc nuôc cüng hét süc chû trpng phât trién ngành này, coi tô chùc sy kiçn là mçt câch thûc hiçu quà dê quàng bâ cho quée gia, cûng nhu dat duçrc mue tiêu vè kinh té xâ hpi. V$y bàn chat s\r kiçn là gl? Theo tù diên tiéng Viçt:“ Sy kiçn dó là sy viçc cô ÿ nghïa quan trpng dang xày ra, cô ÿ nghïa vôi dôi séng xâ h$i“ Théo tiéng Anh, sy kiçn (event) bao hàm câc lînh vyc khâ rçng nhu: + Bussiness event: Câc sy kiçn liên quan dén kinh doanh + Corporate events: Câc sy kiçn liên quan dén doanh nghiçp, vi dy: il kÿ nifm ngày thành l£p công ty, hpi nghi khâch hàng... + Fundraising events: Sy kiçn nhàm mue dich gây quÿ + Exhibitions: Trién lâm + Trade fairs: Hpi chp thuong m ji + Entertainment events: Sy kiçn mang tinh chât giài tri + Concerts/live performances: Hoà nhac, biéu dien tryc tiép + Festive events: Le hôi, liên hoan + Government events: Sy kiçn cùa câc ca quan nhà nuôc + Meetings: Hpp hành, gàp giao luu + Seminars: Hpi thào chuyên dê + Workshops: Bân hàng + Conferences: Hpi thào + Conventions: Hpi nghi + Social and cultural events: Sy kiçn vê vân hoâ, xâ hpi 'T ù dién Tiéng Viçt, 1992, tr.862. 1
+ Sporting events: Sy kiçn trong lînh vyc thé thao + Marketing events: Sy kiçn liên quan téri marketing + Promotional events: Sy kiên két hop khuyén mâi, xûc tién thucmg mai + Brand and product launches: Sy kiên liên quan dén thucmg hiçu, sàn phâm ... Théo nghîâ pho bién trong doi song xâ hôi, thi sy kiçn là mot hiçn tuçmg, hoàc mot sy co, biên cô mang tinh chât bât thuimg xuat hiçn. Vi dy khi nôi dên câc sy kiên kinh tê tiêu biêu cùa Viçt Nam trong nàm ngucri ta cô thé dê câp dén: Viçc tàng giâ xàng dàu, khùng hoàng kinh té, giàm giâ chûng khoân... Trong mpt sô lînh vyc khâc sy kiçn côn cô nghîa hoàn toàn khâc hàn, vi dy trong thong kê hpc moi trirèng hçrp xuat hiçn câc bién cé dupe xem là mç>t sy kiên. Trong lînh vyc to chùc sy kiçn hiçn nay or Viçt Nam ngucri ta thirèmg quan niêm: sy kiçn dô là câc hoat dpng diên ra trong câc lînh vyc nhu thé thao, thuang mai, giài tri, le hç>i, hpi thào, hpi nghj... Nhiêu công trinh nghiên cûu quoc te dâ tim hieu ve sy kiçn và dua ra nhûng câch nhin nhân khâc nhau. Gezt ( 1997, tr4)2 dua ra hai djnh nghîa tir hai quan diém: - Quan diém cùa nhà tô chûc sy kiçn: M§t sy kiçn dàc biçt là sy kiçn xày ra mot lân hoàc không thuimg xuyên cùa co quan tài trçr hoàc té chuc. - Quan diém cùa khâch hàng và khâch miri: Déi vôi khâch hàng hoàc khâch mai, mpt sy kiçn d$c biêt là co hpi thu giân, trài nghiçm xâ hçi, hoàc trài nghiçm vân hôa bên ngoài nhüng sy lya chpn thông thuimg hoàc dàng sau nhüng trài nghiçm hàng ngày. Binh nghîa này duçrc nhâc dén khâ nhièu trong nhftng nghiên cûu tiép theo cùa câc tâc gia khâc. U u diém cùa nô là dâ nhin nhân v in dé duôi nhûng gôc dô khâc nhau, tù dô ta thay dugrc câi nhin téng quan và day dû vè sy kiên. Câc chù thé tham gia vào sy kiçn ngoài nhà tè chüc, nhà tài trçr, nguiri xem côn cô cpng dong chù nhà dong to chûc, truyèn thông. Hai déi tuçmg mà Gezt dua ra quan diém vè sy kiên là khâ tiêu biéu và cô thé là yéu té càn bàn tao nên mç>t sy kiçn. Tuy nhiên, viçc quan niçm hoat dçng nào là “sy kiçn” côn cô nhièu câch hièu khâc nhau: - Cô nguiri hièu sy kiçn theo nghîa chi cô nhûng hoat dpng mang tinh xâ hpi cao, vôi quy mô lcm, cô nhûng y nghîa nhat dinh trong dcri song kinh té x â hpi (cà tinh cà nucrc, dupe câc phucmg tiên truyèn thông quan tâm và dua tin) môi dupe xem là sy kiçn. Vi dy câc sy kiçn nhu: hpi nghi câc nucrc nôi tiéng Phâp, SEGAMES 23, cupc thi hoa hâu toàn quôc... - Trong khi dô, cô nguiri lai hièu “sy kiçn” theo nghîa gàn vôi “sy viçc” cô nghîa ngoài nhûng sy kiçn ducmg nhiên nhu câch hièu nôi trên, nô côn bao hàm cà nhûng hoat dpng thucrng mang ÿ nghîa câ nhân, gia dinh, hoàc cpng dông hep trong doi sông xâ hpi thuimg ngày nhu: tang ma, dâm circri, sinh nhât, tiçc m o i.. 2Goldbatt, Dr Joe Jeff (1997), Special events - Best practices in modern event management. Van h'o.- trand fijinhuld, Necw Vurk. 2
- Vôi câch hiéu nhir trich dân n6i trên, thi “sir kiên” chù yéu là câc hoat dgng liên quan dén hoat dông thucmg mai, marketing cùa câc doanh nghiçp nhu: hôi thào, hôi nghi, khai truong, giôi thiçu sàn phâm, hôi chg, trièn làm... Ngay cà m pt so công ty cô djch vu tè chùc syr kiên hiên nay à Viçt Nam, trong phàn gicri thiçu càc sàn phâm vè “tè chùc su kiçn” cùa minh cüng chi tâp trung trong nhttng npi dung này mà it quan tâm dè câp dên câc lmh vvrc xâ hpi và dcri song thucmg ngày khâc. Nhu vày, khâi quât cô thé chi ra khâi niera vê svr kiçn (trong lïnh vyc to chùc su kiçn) nhu sau: S u kiçn dô là câc hoat âçng xâ hçi trong lïnh vue thucmg mai, kinh doanh, giài tri, thé thao, hçi thào, hçi nghj, giao tiêp xâ hçi, càc trà chcri cçng dong, và câc hoat âçng khâc liên quan dên lê hçi, van hôa, phong tue- tçip quân...[4, tr.10], Nhu vây sy kiçn càn duçrc hiéu: - Bao gàm tât cà câc hoat dpng nhu da dè câp à trên. - Không giôi han vè pham vi không gian, theri gian cûng nhu lïnh vyc hoat dpng. - No cô nghïa tuomg duong vôi y nghïa cùa tù su kiên (event) trong nghè to chùc su kiên (event management) cùa tiéng Anh. 1.1.2. Câc thành phàn tham gia trong sir kiçn Câc thành phàn tham gia su kiçn: Là nhûng to chùc, doanh nghiçp ho$c câ nhân trvre tiép hoâc giân tiép tham gia vào mçt hoâc nhièu công viçc, hoat dçng, diën bién cùa svr kiçn. Nguiri tham gia s\r kiçn bao gom câc nhôm chlnh: - Nhà dàu tu s\r kiçn (bao gèm cà nhà tài trçr su kiçn); - Nhà tè chùc s\r kiên (cô nghïa tuomg duong vôi doanh nghiçp to chùc syr kiçn); - Nhà cung umg djch vy bè trçr tè chùc su kiçn: cung câp djch vy, hàng hôa cho svr kiçn do nhà tè chùc sy kiçn thuê; - Khàch moi (tham gia sy kiên); - Khàch väng lai tham dy sy kiên; - Chlnh quyèn và eu dân ncri dien ra sy kiçn. Chù ÿ: Viçc phân chia nôi trên chi mang tinh chat tuong doi trong mpt so truông hçrp nhà dàu tu syr kiçn cung cô thé chinh là nhà tè chùc syr kiçn (ty to chùc). Mot sé s\r kiên không cô khàch väng lai tham du s\r kiçn mà chi dem thuàn là khâch miri, mçt sé sy kiên ành huông và sy liên quan dén chinh quyèn và eu dân ncri diên ra sy kiên không dâng kè. N hà dàu tu s u kiçn (nhà thuê to chuc su kiçn/ chù sô hùu sy kiçn): là câc chù thé chinh cùa sy kiçn, là câc tô chùc doanh nghiçp hoâc câ nhân bô kinh phi dé thyc hiçn hoâc thuê nhà tè chùc sy kiçn thyc hiçn sy kiçn và chiu trâch nhiçm chù yéu doi vôi câc yéu to cô liên quan dên sy kiçn, nhâm mang lai nhûng lçri ich khâc nhau cho tô chùc cùa minh và cho xâ hpi. Nhà dâu tu sy kiên néu bô kinh phi và ty minh tô chuc sy kiên hç së dông cà vai trô là nhà tè chùc sy kiên. Nhà tài trçr s u kiçn: Là câc to chuc, doanh nghiçp hoâc câ nhân tài trçr cho sy kiên mpt phân vê kinh phi, ca sô vât chât kÿ thuât, nhân luc...dè gôp phân vào su thành công cùa su kiên, nhâm mang lai nhùng lai ich cho minh và cho xâ hpi. Nhà tài trp su 3
kiên së có duçrc nhûng quyèn han nhát dinh trong viêc chi phôi mot so nói dung, hoat dpng cüng nhir myc dich cûa svr kiên; song song vói nó hp cûng së phài chiù mpt so tràch nhiçm nhát djnh (dèi vói các van dè có liên quan vói hç) trong sy kiçn. Trong mpt su kiçn có thè vira có nhà dâu tu sy kiçn vira có thè có mpt hay nhièu nhà tài trçr cho sy kiên. Truimg hçrp có nhièu nhà tài trçr sy kiçn, nguiri ta thuóng chi ra nhà tài trçr chinh (tài trçr chính thúc); nhà dong tài trçr... N hà to chúc s u kiçn (bên duçrc thuê to chúc sy kiçn): là nhûng to chúc, doanh nghiçp, nhöng nguiri duçrc nhà dàu tu sy kiçn thuê và duçrc ùy quyèn thuc hiên quà trinh to chúc sy kiçn có nhöng ràng bupc, quyèn lçri và nghïa vy nhát dinh trong quà trinh té chúc sy kiçn. Cùng vói nhà dâu tu sy kiçn nhà to chúc sy kiçn phài chju tràch nhiêm truóc phâp luât vè càc vân dè có liên quan dén sy kiçn. Khdch hàng cùa n h à to chúc s u kiçn: Khàch hàng là doi tuçmg m à nhà to chúc sy kiçn phuc vy và së duçrc trà công cho quà trinh phyc vy cùa mlnh. Tùy theo hinh thúc to chúc sy kiçn mà khàch hàng cùa sy kiçn có thè khác nhau. Vi dy: mpt công ty bô tièn thuê mpt cupc trièn lâm hàng hôa thi khàch hàng là nhà dàu tu sy kiçn. Trong truimg hçrp nhà tà chúc sy kiçn ty dùng ra to chúc mpt sy kiçn nào do dé lay thu bù chi (vi du mpt cupc bièu diên nghç thuât), khàch hàng chinh là càc nhà tài trçr cho sy kiçn và khàn già (khàch miri) tham gia sy kiçn. N hà cung ûng dich vu bo trçr to chúc s u kiçn: là nhûng tô chúc, doanh nghiçp, cung úng mpt hay mpt sé càc djch vy, hàng hôa bô trçr (dich vy vè luu trù, ân uong, vui chai giài tri, dich vy thè thao, vàn phông, an ninh...) cho quà trinh tá chúc sy kiçn thông qua càc hçrp dông (hoàc các hinh thúc thóa uóc khác) duçrc kÿ két vói nhà to chúc sy kiçn, hp có nhúng ràng bupc, quyèn lçri, nghïa vy nhát dinh liên quan dén quà trinh té chúc sy kiçn. Tinh nguyên viên tham gia sur kiçn là nhûng nguiri tinh nguyçn tham gia vào quà trinh té chúc và diên ra sy kiên, thuimg vói tu càch h§ trçr cho quà trinh té chúc su kiên, hp chiù sy chi dao giàm sàt cùa ban to chúc sy kiçn/ nhà to chúc sy kiçn. Khàch m ài tham gia sur kiçn (vè sau gpi tàt là: khàch miri) là nhöng té chúc, doanh nghiêp hoác cà nhân dupe chù dàu tu sy kiçn chù dpng miri tham dy vào càc dien bién, hoat dpng cùa sy kiçn, hp là doi tuçmg chinh mà myc tiêu sy kiçn muon tàc dpng dén. Vi vây, khàch miri tham gia sy kiên là mpt trong càc yéu té càn tinh tô i khi lâp chucmg trinh, ké hoach và npi dung té chúc sy kiçn. Khàch miri tham gia sy kiçn thuimg là mien phi, nhung cüng có truòng hçrp phài trà nhöng khoàn phi nhát dinh dé dèi lai hp së nhân dupe nhûng già tri nhát