Đồ án tốt nghiệp: Hệ thống theo dõi nhập xuất và thu chi hàng ngày tại công ty TNHH Thương mại Kỹ thuật Dịch vụ ITA tập trung tìm hiểu hoạt động nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày; phân tích và thiết kế hệ thống; cơ sở lý thuyết; cài đặt chương trình hệ thống theo dõi nhập xuất và thu chi hàng ngày.
CHƯƠNG 1 ............................................................................................................................ 3 HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY ....................................... 3 1.1. Giới thiệu về công ty ............................................................................................. 3 1.2. Mô tả nghiệp vụ công việc .................................................................................. 3 1.3. Giải pháp .................................................................................................................... 6 CHƯƠNG 2 ............................................................................................................................ 7 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG ................................................................................ 7 2.1. Mô hình nghiệp vụ ................................................................................................ 7 2.1.1. Bảng phân tích xác định tác nhân, chức năng và hồ sơ ........................... 7 2.1.2. Biểu đồ ngữ cảnh .............................................................................................. 8 2.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ ............................................................. 9 2.1.4. Danh sách hồ sơ tài liệu ................................................................................ 13 2.1.5.Ma trận thực thể chức năng ........................................................................... 14 2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu .............................................................................................. 15 2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 ........................................................................... 15 2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 ........................................................................... 16 2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu ......................................................................................... 20 2.3.1. Mô hình liên kết thực thể ER .......................................................................... 20 2.3.2. Mô hình quan hệ ................................................................................................ 26 2.3.3. Các bảng dữ liệu vật lý ..................................................................................... 28 2.4. Thiết kế giao diện ................................................................................................. 29 CHƯƠNG 3 .......................................................................................................................... 30 CƠ SỞ LÝ THUYẾT ............................................................................................................... 30 3.1. Phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc ................................................ 30 3.1.1. Các khái niệm về hệ thống thông tin ......................................................... 30 3.1.2.Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hướng cấu trúc ................. 31 3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ......................................................................... 32 3.2.1 Mô hình liên kết thực thể E-R ...................................................................... 32 3.2.2 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ ..................................................................... 33 3.3. Công cụ để cài đặt chương trình ..................................................................... 34 3.3.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL SERVER .................................................. 34 3.3.2. Ngôn ngữ ASP ................................................................................................. 36 CHƯƠNG 4 .......................................................................................................................... 39 CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH .................................................................................................. 39 4.1. Một số giao diện chính ....................................................................................... 39 4.1.1. Giao diện chính ............................................................................................... 39 4.1.2. Giao diện cập nhật dữ liệu ............................................................................ 39 4.1.3. Giao diện xử lý dữ liệu .................................................................................. 39 4.1.4. Một số báo cáo ................................................................................................. 41 4.2. Nhận xét, đánh giá ............................................................................................... 42 KẾT LUẬN .............................................................................................................................. 43 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................ 44
Qua thời gian học tập và nghiên cứu tại trường Đại học Dân lập Hải Phòng, đầu
tiên em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo GS.TS NGƯT Trần Hữu Nghị hiệu
trưởng nhà trường là người đã tạo điều kiện về cơ sở vật chất trang thiết bị giúp chúng em
học tập và nghiên cứu trong thời gian qua.
Em xin chân thành cảm ơn tới tất cả các thầy giáo cô giáo trong nhà trường.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo cô giáo trong Bộ môn Tin học trực tiếp
giảng dạy cho em những kiến thức bổ ích.
Đặt biệt em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS. Vũ Anh Hùng, trong thời gian
làm tốt nghiệp vừa qua, thầy đã giành nhiều thời gian và tâm huyết để hướng dẫn em thực
hiện đề tài này.
Em xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo và toàn thể các bộ công nhân viên chức
trong Công Ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA đã tạo mọi điều kiện thuận lợi
cho em thực hiện tốt đề tài này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hải Phòng, ngày tháng 8 năm 2007
Sinh viên
Ngô Thị Thu Thủy
Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính trở thành phương tiện không thể thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của máy tính được khai thác một cách triệt để. Nếu như vài ba năm trước máy tính ở nước ta
máy tính được sử dụng chủ yếu như là một công cụ để soạn thảo văn bản thông thường,
hoặc các công việc lập trình, quản lý phức tạp, xử lý dữ liệu biểu bảng, thương mại, khoa
học v.v… thì giờ đây, cùng với sự vươn xa của mạng Internet trên lãnh thổ Việt Nam máy tính còn là phương tiện bạn có thể ngồi trên bàn làm việc cá nhân tại gia đình mà trao đổi
thông tin liên lạc đi khắp toàn cầu.
Nền tin học càng phát triển thì con người càng có nhiều những phương pháp mới,
công cụ mới để xử lý thông tin và nắm bắt được nhiều thông tin hơn. Tin học được ứng
dụng trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc áp dụng tin học vào
trong quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch là một xu hướng tất yếu.
Kết quả của việc áp dụng tin học trong quản lý là việc hình thành các hệ thống
thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin cho các
chủ sở hữu hệ thống đó. Ở nước ta hiện nay trong những năm gần đây các ứng dụng tin
học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn.
Hệ thống thông tin được đề cập đến trong đồ án này là hệ thống theo dõi nhập xuất
và thu chi hàng ngày tại công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA. Đối với
công việc theo dõi bán hàng và lập các phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng làm thủ công thì rất mất công, rất khó khăn khi muốn thống kê nhanh lượng hàng tồn kho, các báo cáo nhập
xuất hàng. Thực hiện bằng thủ công có nhược điểm lớn là độ chính xác không cao và thời
gian xử lý công việc rất lâu.
Để giải quyết các khó khăn của công việc trên một cách nhanh chóng và thuận lợi
thì tin học đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và các công cụ để xây dựng các chương trình ứng dụng đó và việc có được một chương trình gần như tự động hoá được các công việc trên cho nhân viên.
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch vụ ITA là một doanh nghiệp tư nhân trụ sở
tại số 122 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Ngô Quyền, Hải Phòng. Hoạt động kinh doanh của công
ty bao gồm các lĩnh vực: Kinh doanh máy tính và các thiết bị máy tính, Sửa chữa bảo hành
cài đặt máy tính, đào tạo tin học và ngoại ngữ, thiết kế xây dựng phần mềm ứng dụng, ...
Quá trình nhập hàng: Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và
xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập đơn hàng gửi lên ban
lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác
nhau ). Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với
đơn hàng không, nếu phù hợp thì kí nhận vào phiếu giao hàng và lập phiếu nhập hàng.
Phiếu nhập hàng này đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi trả tiền nhà cung cấp, lập phiếu
chi (việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình thức chuyển khoản thông qua ngân
hàng). Tiếp theo nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã chi cho nhà cung cấp.
Khi hàng đã được nhập kho mà phát hiện thấy lỗi bộ thì phận kho ghi lại danh sách
hàng lỗi để trả lại hàng cho nhà cung cấp theo ngày để đổi hỏng, lỗi.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
3
Các hồ sơ liên quan trong quá trình nhập hàng
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Quá trình xuất hàng: Khi có khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh đảm nhận việc
giới thiệu thông tin hàng và đưa báo giá của công ty cho khách. Sau quá trình xem xét, nếu
khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh gửi phiếu yêu cầu mua hàng của
khách cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng và xuất hàng. Phiếu xuất hàng kiêm
phiếu bảo hành đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi thu tiền của khách thủ quỹ phải lập
phiếu thu. Sau đó nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã thu và vào sổ nợ khách hàng số
tiền khách còn nợ lại.
Theo định kỳ kế toán phải thực hiện kiểm tra các khoản nợ của khách hàng để viết giấy
thông báo nợ và yêu cầu thanh toán.
Khi hàng đã được xuất khỏi kho giao cho khách, do một lý do nào đó mà khách đổi lấy
hàng khác thì hàng được trả sẽ được nhập lại kho. Nhân viên kho ghi hàng nhập lại kho
vào một phiếu theo từng ngày.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
4
Các hồ sơ liên quan trong quá trình xuất hàng
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành hành cho khách. Hàng chỉ được bảo hành khi có
phiếu bảo hành, trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành. Khách khi mang
hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng kỹ thuật để được bảo hành. Nếu bảo hành hết hạn
hoặc hỏng hóc do cháy chập điện mà khách có yêu cầu sửa chữa thì nhân viên bảo hành
lập phiếu sửa chữa và chuyển bộ phận kế toán để lập hóa đơn thanh toán với khách.
Khi nhận bảo hành thiết bị của khách thì nhân viên bảo hành phải ghi giấy biên nhận
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
5
cho khách về tình trạng hiện tại của thiết bị.
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động nhập xuất
hàng, tình hình thu chi của công ty, thì kế toán tổng kết đưa ra các báo cáo: nhập hàng, xuất
hàng, hàng tồn kho, thu chi, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp.
Các công thức liên quan
Tồn kho (Tồn cuối kỳ) = Tồn đầu kỳ + Σ Hàng nhập – Σ Hàng xuất
Thu/chi (Tồn cuối kỳ) = Số dư đầu kỳ + Σ Số tiền thu – Σ Số tiền chi
Thành tiền = Số lượng*Đơn giá + (Số lượng*Đơn giá)*Thue/100
Tổng tiền = Σ Thành tiền (ở phiếu xuất hàng, hoặc phiếu nhập hàng)
Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền thu (ở phiếu thu)
Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền chi (ở phiếu chi)
Tổng tiền nợ = Σ Số tiền nợ (ở giấy báo nợ)
Trong thời đại tin học phát triển như vũ bão để đẩy nhanh tốc độ phát triển công việc
đảm bảo được mục tiêu kinh doanh, đáp ứng nhu cầu nhanh chóng trong thủ tục lên kế
hoạch mua hàng, bán hang, lượng hàng tồn và thanh toán, công nợ … của công ty và thủ
tục tính tiền và giao hàng cho khách, làm việc trở lên khoa học, năng suất lao động cao thì
công ty phải xây dựng một hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày để có
thể theo dõi dễ dàng tình hình hoạt động kinh doanh giảm bớt thời gian làm việc bằng sổ
sách độ chính xác không cao không linh hoạt
Do vậy phải xây dựng hệ thống theo dõi việc nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày của
công ty bằng trang Web động với đặc quyền của từng bộ phận, từng cá nhân thì hệ thống
có thể hỗ trợ các bộ phận của công ty trong công tác bán hàng và nghiệp vụ của bộ phận
đó. Việc theo dõi hoạt động mua bán hàng và thu chi của công ty rất dễ dàng ngay tức
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
6
khắc nhờ vào hệ thống mạng và việc chia sẻ tài nguyên.
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận dạng
Lập đơn hàng Đơn đặt hàng HSDL
Nhà cung cấp Tác nhân
Lập phiếu nhập hàng Phiếu nhập hàng HSDL
Lập phiếu chi Phiếu chi HSDL
Vào sổ quỹ Sổ quỹ HSDL
Yêu cầu mua hàng
Khách hàng
Đưa báo giá công ty Báo giá công ty HSDL
Tác nhân
Phiếu yêu cầu HSDL
Lập phiếu xuất kho Phiếu xuất hàng kiêm BH HSDL
Lập phiếu thu Phiếu thu HSDL
Lập phiếu biên nhận Phiếu biên nhận HSDL
Lập phiếu sửa chữa Phiếu sửa chữa HSDL
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
7
Lập báo cáo Báo cáo HSDL
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
a) Biểu đồ
Báo cáo Y/c báo cáo
Phiếu xuất hàng Báo giá
Đơn đặt hàng Thanh toán Phiếu chi
NHÀ CUNG CẤP Phiếu giao hàng Y/c thanh toán
KHÁCH HÀNG
Thông báo nợ
Y/c mua hàng Báo giá Yêu cầu BH hang Thông báo nợ hang Phiếu chi Trả lại hàng lỗi
Đổi hàng khác hang
Thông báo KQ Y/c chuyển khoản, ktra TK
NGÂN HÀNG
b) Mô tả hoạt động
NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá chọn ra nhà cung cấp thích hợp,
gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, nhà cung cấp gửi hàng và phiếu giao hàng cho công
ty. Khi công ty thanh toán tiền thì gửi phiếu chi cho nhà cung cấp.
KHÁCH HÀNG: Khi khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin
về hàng và báo giá và các thông tin chi tiết về hàng.Tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách.
Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửi
phiếu yêu cầu cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng đồng thời là hóa đơn thanh
toán. Khi thu tiền phải lập ra phiếu thu đưa phiếu thu cho khách. Công ty dùng phiếu
xuất hàng kiêm phiếu bảo hành.
NGÂN HÀNG: Khi khách hoặc nhà cung cấp có nhu cầu thanh toán bằng hình thức
chuyển khoản, công ty phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này.
BAN LÃNH ĐẠO: Hàng ngày ban lãnh đạo công ty có yêu cầu báo cáo về tình hình
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
8
nhập xuất hàng, tồn kho và thu chi thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo.
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
a. Sơ đồ phân rã chức năng
1.1 Lập đơn hàng 3.1 Tiếp nhận phiếu bảohành 4.1 Hàng nhập
1.2 Kiểm tra đơn, hàng 2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu 2.2 Kiểm tra hàng trong kho 4.2 Hàng xuất
1.3 Lập phiếu nhập hàng 2.3 Lập phiếu xuất hàng 3.2 Lập phiếu biên nhận 3.3 Bảo hành 4.3 Hàng tồn kho
1.4 Lập phiếu chi 2.4 Lập phiếu thu 3.4 Lập phiếu sửa chữa
3.5 Lập phiếu thu 1.5Lập ds hàng trả lạiNCC 2.5 Thông báo nợ khách hàng 4.4 Thu chi 4.5 Nợ khách hàng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
9
4.6 Nợ nhà cung cấp 2.6 Nhập hàng trở lại kho
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
b. Mô tả chi tiết các chức năng
1.1 Lập đơn hàng: Phòng kế hoạch sau khi tìm hiểu thị trường và nắm được lượng
hàng tồn trong kho thì lên kế hoạch mua hàng gửi lên Ban lãnh đạo Công ty duyệt, sau
đó lập đơn hàng và gửi đơn cho nhà cung cấp để yêu cầu nhập hàng về.
1.2 Kiểm tra đơn, hàng: Khi hàng từ nhà cung cấp chuyển về thì bộ phận thủ kho
kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không ? nếu phù hợp thì kí vào phiếu
giao hàng và nhập hàng, không phù hợp thì trao đổi lại với nhà cung cấp.
1.3 Lập phiếu nhập hàng: Khi thủ kho đã hoàn tất bước kiểm tra hàng thì làm thủ
tục nhập kho. Bộ phận thủ kho lập phiếu nhập hàng và chuyển hàng vào kho.
1.4 Lập phiếu chi: Khi trả tiền cho nhà cung cấp kế toán phải lập ra phiếu chi,
giao cho nhà cung cấp bản sao của phiếu chi, giữ lại bản gốc.
1.5 Lập ds hàng trả lại NCC: Sau khi nhập hàng xong, trong quá trình bán hàng
phát hiện có hàng hỏng, hàng không đạt yêu cầu thì bộ phận kho lập danh sách hàng
phải trả lại cho nhà cung cấp trình lên phòng kế hoạch, phòng này sẽ thương lượng với
NCC để đổi hàng.
2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu: Khi khách đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ
cung cấp cho khách biết thông tin hàng hóa và báo giá chi tiết của từng chủng loại mặt
hàng và tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách.
2.2 Kiểm tra hàng trong kho: Sau khi khách có yêu cầu mua hàng bộ phận kinh
doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho có còn hàng không.
Sau đó thông báo hàng còn hay không cho khách.
2.3 Lập phiếu xuất hàng: Sau khi đã kiểm tra hàng khách yêu cầu trong kho vẫn
còn và khách đồng ý mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ
kho xuất hàng. Bộ phận thủ kho lập phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành và xuất
hàng..
2.4 Lập phiếu thu : Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu (dựa vào
phiếu xuất hàng), giao cho khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc.
2.5 Thông báo nợ khách hàng: Theo định kỳ bộ phận kế toán kiểm tra các khoản
nợ của khách hàng ( khách hàng quen hoặc lâu năm) để lập thông báo nợ cho khách
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
11
hàng và yêu cầu thanh toán.
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.6 Nhập hàng trở lại kho: Sau khi hoạt động mua bán hàng kết thúc, trường hợp
khách muốn đổi lấy sản phẩm khác thì hàng được nhập lại kho.
3.1 Tiếp nhận phiếu bảo hành : Khách hàng muốn bảo hành các thiết bị thì mang
phiếu bảo hành đến Công ty, nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành xem còn
hạn dùng không?
3.2 Lập phiếu biên nhận: Khi nhận các thiết bị của khách hàng đến bảo hành sửa
chữa, nhân viên bảo hành phải xác định hiện trạng thiết bị, kí vào giấy biên nhận giao
cho khách hàng.
3.3 Bảo hành: Bảo hành hàng cho khách theo các mục ghi ở giấy biên nhận.
3.4 Lập phiếu sửa chữa: Khi nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu hết
hạn bảo hành hoặc các thiết bị bị cháy chập điện … không bảo hành mà khách vẫn có
yêu cầu bảo hành, sửa chữa thì nhân viên bảo hành vẫn tiến hành bảo hành và lập
phiếu sửa chữa.
3.5 Lập phiếu thu: Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu, giao cho
khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc.
4.1 Báo cáo nhập hàng: Một ngày có thể có rất nhiều phiếu nhập hàng.Việc thống
kê hàng nhập này theo ngày theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để đánh giá được lượng
hàng nhập và mặt hàng nhập.
4.2 Báo cáo xuất hàng: Tương tự như báo cáo hàng nhập. Một ngày cũng có rất
nhiều phiếu xuất hàng.Việc thống kê hàng xuất theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để
đánh giá được lượng hàng xuất và mặt hàng xuất trong ngày.
4.3 Báo cáo hàng tồn kho: Bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho còn những
loại hàng nào còn tồn kho. Hoặc dựa vào việc báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng
mà biết được lượng hàng tồn trong kho. Sau đó báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty để
có phương hướng nhập hàng mới.
4.4 Báo cáo thu chi: Thu chi là vấn đề quan trọng cần được báo cáo thường
xuyên, hệ thống báo cáo về tình hình thu chi cho ban lãnh đạo để nắm được doanh thu,
lợi nhuận của công ty.
4.5 Báo cáo công nợ khách hàng: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ của khách hàng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
12
cho ban lãnh đạo công ty. Để có phương hướng giải quyết.
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
4.6 Báo cáo công nợ nhà cung cấp: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ mà công ty
còn nợ lại nhà cung cấp cho ban lãnh đạo công ty. Để có phương hướng giải quyết.
Ký hiệu Tên hồ sơ dữ liệu
Báo giá nhà cung cấp D1
Đơn đặt hàng D2
Phiếu giao hàng D3
Phiếu nhập hàng D4
Sổ kho D5
Phiếu chi D6
Sổ quỹ D7
Phiếu yêu cầu D8
Báo giá công ty D9
Phiếu xuất kho kiêm bảo hành D10
Giấy thông báo nợ D11
D12 Phiếu thu
Giấy biên nhận D13
Phiếu sửa chữa D14
Báo cáo D15
Danh sách hàng trả lại NCC D16
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
13
Danh sách hàng nhập lại kho D17
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
D1 Báo giá NCC
D2 Đơn đặt hàng
D3 Phiếu giao hàng
D4 Phiếu nhập hàng
D5 Sổ kho
D6 Phiếu chi
D7 Sổ quỹ
D8 Phiếu yêu cầu
D9 Báo giá công ty
D10 Phiếu xuất hàng
D11 Giấy Tbáo nợ
D12 Phiếu thu
D13 Giấy biên nhận
D14 Phiếu sửa chữa
D15 Báo cáo
D16DS hàng trảlạiNCC
D17DShàng nhậplạikho
Chứcnăng nghiệpvụ
1. Nhập hàng
2. Xuất hàng
3. Bảo hành
4. Báo cáo
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
14
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Phiếu giao hàng
D1 Báo giá nhà cung cấp
Đơn đặt hàng
D3 Phiếu giao hàng
Phiếu chi
1.0
Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản
Trả lại hàng lỗi
NHÀ CUNG CẤP
Thông báo KQ
NGÂN HÀNG
D2 Đơn đặt hàng
D16 DS hàng trả lại NCC
D4 Phiếu nhập hàng
D7 Sổ quỹ
D6 Phiếu chi
D5 Sổ kho
D8 Phiếu yêu cầu
D11 Thông báo nợ
2.0
Đổi hàng
Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản
Phiếu yêu cầu
Thông báo KQ
Báo giá công ty
Phiếu thu
D9 Báo giá công ty
NGÂN HÀNG
D5 Sổ kho
Thông báo nợ
D17 DShàng nhập lại kho
D12 Phiếu thu
D10 Phiếu xuất hàng
3.0
D13 Giấy biên nhận
D9 Báo giá công ty
KHÁCH HÀNG
D14 Phiếu sửa chữa
Y/c bảo hành Phiếu biên nhận
D7 Sổ quỹ
D12 Phiếu thu
4.0
Y/c báo cáo Báo cáo
KHÁCH HÀNG
BAN LÃNH ĐẠO D5 Sổ kho
D15 Báo cáo
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
15
D6 Phiếu chi
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
D2 Đơn đặt hàng
1.1
a) Phân rã tiến trình 1.0
Đơn đặt hàng
D5 Sổ kho
NHÀ CUNG CẤP
Báo giá
sai
Phiếu giao hàng
Đơn đặt hàng đã gửi
1.2
D3 Phiếu giao hàng
Kiểm tra đơn, hàng
D1 Báo giá nhà cung cấp
D4 Phiếu nhập hàng
Phiếu nhậphàng
Phiếu giao hàng hợp lệ
1.3
Y/c chuyển khoản, ktra tài khoản
D5 Sổ kho
NGÂN HÀNG
Thông báo KQ
NHÀ CUNG CẤP
Thông tin phiếu nhập hàng
D16 DS hàng trả lại NCC
1.4
1.5
D6 Phiếu chi
Trả lại hàng lỗi
Lập ds hàng trả lại NCC
Phiếu chi
NHÀ CUNG CẤP
Thông báo nợ
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
16
D7 Sổ quỹ
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.1
2.2
D8 Phiếu yêu cầu
b) Phân rã tiến trình 2.0
D5 Sổ kho
Phiếu yêu cầu
Hết hàng
Còn hàng
Thông tin phiếu yêu cầu
D10 Phiếu xuất hàng
2.4
2.3
D5 Sổ kho
Phiếu thu
Thông tin phiếu xuất
Y/c chuyển khoản ktra tài khoản
KHÁCH HÀNG
Thông báo KQ
D9 Báo giá công ty
Thông tin phiếu xuất
NGÂN HÀNG
Thông tin phiếu thu
D7 Sổ quỹ
D17 DS hàng nhập lại kho
2.5
2.6
D12 Phiếu thu
Thông báo nợ
Đổi hàng
KHÁCH HÀNG
D11 Giấy thông báo nợ
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
17
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
3.1
D10 Phiếu xuất hàng
3.2
Y/c bảo hành
Thông tin hàng BH
c) Phân rã tiến trình 3.0
Hết hạn, không được BH
Giấy biên nhận
KHÁCH HÀNG
Thông tin giấy biên nhận
D13 Giấy biên nhận
Trả hàng
D14 Phiếu sửa chữa
3.3
3.4
Hết hạn bảo hành
D9 Báo giá công ty
3.5
D12 Phiếu thu
Phiếu thu
D7 Sổ quỹ
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
18
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
4.1
4.2
D4 Phiếu nhập hàng
Báo cáo
d) Phân rã tiến trình 4.0
Y/c báo cáo
Báo cáo
Báo cáo
BAN LÃNH ĐẠO
Yêu cầu báo cáo
D10 Phiếu xuất hàng
D15 Báo cáo
Y/c báo cáo
BAN LÃNH ĐẠO
4.3
4.4
D6 Phiếu chi
D5 Sổ kho
D12 Phiếu thu
D15 Báo cáo
D4 Phiếu nhập hàng
D7 Sổ quỹ
Y/c báo cáo
Y/c báo cáo
BAN LÃNH ĐẠO
Báo cáo
Báo cáo
4.5
4.6
D11 Giấy thông báo nợ
D15 Báo cáo
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
19
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
a) Các kiểu thực thể + NHÀ CUNG CẤP có các thuộc tính: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ.
Trong đó Mã nhà cung cấp là thuộc tính khóa.
+ HÀNG có các thuộc tính: Mã hàng, Tên hàng , Mô tả chi tiết, Đơn vị tính, Thời gian
bảo hành. Trong đó Mã hàng là thuộc tính khóa.
+ NHÓM HÀNG có các thuộc tính: Mã nhóm, Tên nhóm, Chức năng. Trong đó Mã nhóm
là thuộc tính khóa .
+ DM GIÁ có các thuộc tính: Đơn giá, Ngày áp dụng, Thuế, Chi phí nâng cấp.
+ KHÁCH HÀNG có các thuộc tính: Mã khách hàng, Họ tên, Địa chỉ, Mã số thuế. Trong
đó Mã khách hàng là thuộc tính khóa.
+ NHÂN VIÊN có các thuộc tính: Mã nhân viên, Họ tênNV, Địa chỉNV, Giới tính, Chức
vụ. Trong đó Mã NV là thuộc tính khóa.
1
n
Có
HÀNG
DMGIA
b) Các kiểu liên kết Hàng có nhiều danh mục giá
n
1
HÀNG
Thuộc
NHÓM HÀNG
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
20
Mỗi nhóm hàng có nhiều hàng khác nhau
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
HÀNG
m
Mô tả hàng
Số đơn hàng
Số lượng
1
Đặt
NHÂN VIÊN
NHÀ CUNG CẤP
n
Đơn giá đặt
Ngày đặt
Ngày giao hàng
Một nhân viên đặt nhiều hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.
NHÂN VIÊN
Tổng tiền
1
Số phiếu nhập
Ngày nhập
n
m
Nhập
NHÀ CUNG CẤP
HÀNG
Đơn giá nhập
Hình thức thanh toán
Số lượng Lý do nhập
Nhân viên nhập nhiều hàng từ nhiều nhà cung cấp
Ngày chi
Số phiếu nhâp
Số phiếu chi
1
n
NHÂN VIÊN
Thanh toán
NHÀ CUNG CẤP
Số tiền nợ
Lý do chi
Số tiền chi
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
21
Nhà cung cấp nhận tiền thanh toán hàng từ nhân viên
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
NHÂN VIÊN
1
Số phiếu yêu cầu
Số lượng
n
Nhân viên tiếp nhận yêu cầu mua hàng của một hoặc nhiều khách hàng
KHÁCH HÀNG
1
Tiếp nhận yêu cầu
Ngày yêu cầu
Đơn giá yêu cầu
Mô tả hàng
HÀNG
NHÂN VIÊN
Tổng tiền
1
Số phiếu xuất
Ngày xuất
1
n
Xuất
KHÁCH HÀNG
HÀNG
Đơn giá xuất
Số lượng
Hình thức thanh toán
Lý do xuất
Nhân viên xuất nhiều hàng cho khách hàng
Ngày thu
Số phiếu thu
Số phiếu xuất
n
1
Trả tiền
NHÂN VIÊN
KHÁCH HÀNG
Lý do thu
Số tiền nợ
Số tiền thu
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
22
Khách hàng trả tiền hàng cho nhân viên
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Ngày thông báo
Số thông báo nợ
Số phiếu xuất
1
n
NHÂN VIÊN
KHÁCH HÀNG
Thông báo nợ
Ngày đến hạn trả
Tổng tiền nợ
Số tiền nợ
Một nhân viên thông báo nợ cho nhiều khách hàng
HÀNG
m
Số phiếu xuất
Ngày nhận
Số biên nhận 1
1
Bảo hành
NHÂN VIÊN
KHÁCH HÀNG
Ngày hẹn trả
Số lượng
Tình trạng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
23
Một nhân viên bảo hành nhiều hàng cho nhiều khách hàng
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Ngày chi
Tên nhà cung cấp
Họ tên
Giới tính
Số phiếu nhập
Địa chỉ
Địa chỉ
Mã nhà cung cấp
Chức vụ
Số tiền chi
Lý do chi
c) Mô hình ER
n
Số phiếu chi Thanh toán
1
1
NHÂN VIÊN
NHÀ CUNG CẤP
1
Ngày đặt
Số lượng
1
1
1
1
1
Số đơn hàng
Đơn giá đặt
n
Số tiền nợ
Số thông báo nợ
n
Đặt
Mô tả hàng
Tổng tiền
Tổng tiền nợ
Ngày thông báo
Lý do nhập
Lý do thu
Ngày giao hàng
Số lượng
Thông báo nợ
Mô tả hàng
Số phiếu nhập
Số phiếu yêu cầu
Ngày thu
Trả tiền
Số tiền nợ
Số phiếu xuất
Ngày nhập
Số phiếu thu
Nhập
Số lượng
Số tiền thu
Số phiếu xuất
Tiếp nhận yêu cầu
Hình thức thanh toán
Ngày đến hạn trả
Đơn giá nhập
Ngày yêu cầu
Mã khách hàng
Đơn giá yêu cầu
Số tiền nợ
Đơn vị tính
Mã hàng
Tên hàng
m
n
m
Thời gian bảo hành
m
Ngày xuất
n
Số phiếu xuất
KHÁCH HÀNG
HÀNG
n
Tổng tiền
Mô tả chi tiết
m m
Xuất
m
n
1
Mã nhân viên
Đơn giá xuất
Lý do xuất
Số lượng
Họ tên
Địa chỉ
Có
Thuộc
n
Hình thức thanh toán
Đơn giá
Chức năng
Số phiếu xuất
Mã nhóm
1
n
Số biên nhận
Số lượng
Chi phí nâng cấp
DM GIÁ
NHÓM HÀNG
Bảo hành
Ngày nhận
Thuế
Ngày áp dụng
Ngày hẹn trả
Tên nhóm
Tình trạng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
25
Mã số thuế
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
a) Các quan hệ NHACUNGCAP ( MaNCC , TenNCC, Diachi)
HANG ( Mahang, Tenhang, Motachitiet, DVT, ThoigianBH, Manhom )
NHOMHANG ( Manhom , Tennhom, Chucnang, Mahang )
DMGIA (Dongia, Ngayapdung, Thue, Chiphinangcap, Mahang)
KHACHHANG ( MaKH , Hoten, Diachi, MST )
NHANVIEN ( MaNV , HotenNV, DiachiNV, Gioitinh, Chucvu )
DONHANG (SoDH , Ngaydat, Soluong, Dongiadat, Motahang, Ngaygiaohang, MaNV,
Mahang , MaNCC )
PHIEUNHAPHANG ( Sophieunhap , Ngaynhap, Dongianhap, Soluong, HTTT,
Lydonhap, Tongtien, MaNV, Mahang, MaNCC)
PHIEUXUATHANG ( Sophieuxuat , Ngayxuat, Dongiaxuat, Soluong, HTTT, Lydoxuat,
Tongtien, MaNV, Mahang, MaKH )
PHIEUCHI ( SoPC , Ngaychi, Sophieunhap, Lydochi, Sotienchi, Sotienno, MaNV,
MaNCC )
PHIEUTHU ( SoPT , Ngaythu, Sophieuxuat, Lydothu, Sotienthu, Sotienno, MaNV,
MaKH )
PHIEUYEUCAU ( SophieuYC , Ngayyeucau, Soluong, DongiaYC, Motahang, MaNV,
MaKH, Mahang )
GIAYBAONO ( SoTBno , Ngaythongbao, Sophieuxuat, Sotienno, Tongtienno,
Ngaydenhantra, MaKH, MaNV )
GIAYBIENNHAN ( Sobiennhan, Ngaynhan, Ngayhentra, Sophieuxuat, Soluong,
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
26
Tinhtrang, MaNV, MaKH, Mahang )
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Trong các quan hệ trên có quan hệ sau đây chưa đạt chuẩn 1 NF là: DONHANG,
PHIEUNHAPHANG, PHIEUXUATHANG, PHIEUYEUCAU, GIAYBIENNHAN.
Chuẩn hóa các quan hệ trên
DONHANG tách thành: DONHANG và HANGDAT
DONHANG (SoDH , Ngaydat, Ngaygiaohang, MaNV, MaNCC )
HANGDAT ( SoDH , Mahang, Motahang, Soluong, Dongiadat)
PHIEUNHAPHANG tách thành: PHIEUNHAP và DONGNHAP
PHIEUNHAP ( Sophieunhap , Ngaynhap, Lydonhap, HTTT, tongtien, MaNV,
MaNCC)
HANGNHAP ( Sophieunhap , Mahang, Soluong, Dongianhap)
PHIEUXUATHANG tách thành: PHIEUXUAT và HANGXUAT
PHIEUXUAT(Sophieuxuat , Ngayxuat, Lydoxuat, HTTT, tongtien, MaNV, MaKH)
HANGXUAT ( Sophieuxuat , Mahang, Soluong, Dongiaxuat)
PHIEUYEUCAU tách thành: PHIEUYEUCAU và DONGYEUCAU
PHIEUYEUCAU ( SophieuYC , Ngayyeucau, MaNV, MaKH)
HANGYEUCAU ( SophieuYC , Mahang, Soluong, DongiaYC, Motahang )
GIAYBIENNHAN tách thành: GIAYBIENNHAN và HANGBIENNHAN
GIAYBIENNHAN ( Sobiennhan , Ngaynhan, Ngayhentra, Sophieuxuat, MaNV,
MaKH )
HANGBIENNHAN ( Sobiennhan , Mahang, Soluong, Tinhtrang)
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
27
Sau khi được chuẩn hóa các quan hệ trên đã dặt chuẩn 3NF
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
n
n
1
1
n
n
1
n
#MaNCC TenNCC Diachi
1
1
n
n
b) Mô hình quan hệ DONHANG #SoDH #MaNCC Ngaydat Ngaygiaohang #MaNV
n
#SoPC Ngaychi Lydochi #MaNCC Sophieunhap Sotienchi Sotienno #MaNV
1
n
1
n
n
HANGDAT #SoDH #Mahang Motahang Soluong Dongiadat
#Sophieuxuat #MaKH Ngayxuat HTTT Lydoxuat Tongtien #MaNV
1
1
NHOMHANG
1
1
1
1
n
#Manhom #Mahang Tennhom Chucnang
1
1
1
n
1
1
1
1
n
1
1
n
#Mahang #Manhom Tenhang DVT ThoigianBH Motachitiet
1
#MaNV HotenNV DiachiNV Gioitinh Chucvu
1
n
1
DMGIA #Mahang Ngayapdung Dongia Chiphinangcap Thue
1
1
1
n
n
1
1
n
#SophieuYC #Mahang DongiaYC Soluong Motahang
1
n
n
1
#SoTBno NgayTB #MaKH Ngaydenhantra Sophieuxuat Sotienno Tongtienno #MaNV #SoPT Ngaythu Lydothu #MaKH Sophieuxuat Sotienthu Sotienno #MaNV
1
n
#SophieuYC #MaKH NgayYC #MaNV
n
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
28
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Mã hàng
Ngày áp dụng
Đơn giá
Chi phí nâng cấp
Thuế
Thêm
Sửa
Xóa
Ghi
Thoát
Mã hàng
Mã nhóm
Tên hàng
Đơn vị tính
Thời gian bảo hành
Thêm
Xóa
Ghi
Thoát
Sửa
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
29
Mô tả chi tiết
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
a. Hệ thống (S: System ) Là một tập hợp các thành phần có mối liên kết với nhau nhằm thực hiện một chức năng
nào đó.
b. Hệ thống thông tin (IS: Information System) * Khái niệm Gồm các thành phần: phần cứng (máy tính, máy in,…), phần mềm (hệ điều hành,
chương trình ứng dụng,…), người sử dụng, dữ liệu, các quy trình thực hiện các thủ tục.
Chức năng: dùng để thu thập, lưu trữ, xử lý, trình diễn, phân phối và truyền các thông tin.
Các mối liên kết: liên kết vật lý, liên kết logic.
* Vòng đời phát triển một hệ thống thông tin
Quá trình phát triển một hệ thống thông tin được gọi là vòng đời phát triển hệ thống
thông tin. Quá trình này được đặc trưng bằng một số pha tiêu biểu là: Khởi tạo và lập kế
hoạch, phân tích, thiết kế, triển khai, vận hành và bảo trì hệ thống thông tin.
- Khởi tạo và lập kế hoạch dự án: Trình bày lý do vì sao tổ chức cần hay không cần phát
triển hệ thống. Xác định phạm vi hệ thống dự kiến, đưa ra ước lượng thời gian và nguồn
lực cần thiết cho dự án đó. Xác định cái gì cần cho hệ thống mới hay hệ thống sẽ được
tăng cường.
- Phân tích hệ thống: Xác định yêu cần các thông tin của tổ chức, giai đoạn phân tích sẽ
cung cấp dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế hệ thống thông tin sau này. Trước khi phân tích
phải tiến hành khảo sát các bộ phận tổ chức có liên quan đến dự án, dữ liệu thu được
dùng để xây dựng mô hình quan niệm về hệ thống.
- Thiết kế hệ thống: mô hình quan niệm ở bước phân tích hệ thống được chuyển thành
đặc tả hệ thống logic và đặc tả vật lý.
- Triển khai hệ thống: Đặc tả hệ thống được chuyển thành hệ thống làm việc, sau đó
kiểm tra và đưa vào sử dụng
- Vận hành và bảo trì hệ thống: Khi hệ thống đi vào hoạt động, nó có đáp ứng được
mong muốn của người sử dụng không, vì vậy nhà thiết kế và lập trình phải thực hiện
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
30
những thay đổi ở mức độ nhất định để đáp ứng những yêu cầu đó làm cho hệ thống hoạt
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
động có hiệu quả. Khi chi phí bảo trì quá lớn yêu cầu thay đổi của tổ chức là đáng kể,
Khởi tạo và lập kế hoạch
Phân tích
Thiết kế
Triển khai
Vận hành và bảo trì
Thời gian
Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống
Lập kế hoạch
Áp dụng
Nghiên cứu hệ thống
Cài dặt
Thiết kế
Lập trình và kiểm thử
Mô hình vòng đời truyền thống
cho thấy đã đến lúc phải kết thúc hệ thống cũ và bắt đầu một vòng đời mới.
Tiếp cận định hướng cấu trúc hướng vào việc cải tiến cấu trúc các chương trình dựa
trên cơ sở modul hóa các chương trình để dễ theo dõi, dễ quản lý, bảo trì.
Đặc tính cấu trúc của một hệ thống thông tin hướng cấu trúc được thể hiện trên ba
cấu trúc chính:
- Cấu trúc dữ liệu (mô hình quan hệ).
- Cấu trúc hệ thống chương trình (cấu trúc phân cấp điều khiển các mô đun và phần
chung).
- Cấu trúc chương trình và mô đun (cấu trúc một chương trình và ba cấu trúc lập
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
31
trình cơ bản).
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Ứng dụng
Ứng dụng
Ứng dụng
Cơ sở dữ liệu
Tầng ứng dụng
Cấu trúc hệ thống định hướng cấu trúc
Tầng dữ liệu
Phát triển hướng cấu trúc mang lại nhiều lợi ích:
- Giảm sự phức tạp: theo phương pháp từ trên xuống, việc chia nhỏ các vấn đề lớn và
phức tạp thành những phần nhỏ hơn để quản lý và giải quyết một cách dễ dàng.
- Tập chung vào ý tưởng: cho phép nhà thiết kế tập trung mô hình ý tưởng của hệ thống
thông tin.
- Chuẩn hóa: các định nghĩa, công cụ và cách tiếp cận chuẩn mực cho phép nhà thiết kế
làm việc tách biệt, và đồng thời với các hệ thống con khác nhau mà không cần liên kết với
nhau vẫn đảm bảo sự thống nhất trong dự án.
- Hướng về tương lai: tập trung vào việc đặc tả một hệ thống đầy đủ, hoàn thiện, và mô
đun hóa cho phép thay đổi, bảo trì dễ dàng khi hệ thống đi vào hoạt động.
- Giảm bớt tính nghệ thuật trong thiết kế: buộc các nhà thiết kế phải tuân thủ các quy tắc
và nguyên tắc phát triển đối với nhiệm vụ phát triển, giảm sự ngẫu hứng quá đáng
Định nghĩa: Mô hình liên kết thực thể E-R là một mô tả logic chi tiết dữ liệu của một tổ
chức hay một lĩnh vực nghiệp vụ.
- Mô hình E-R diễn tả bằng các thuật ngữ của các thực thể trong môi trường nghiệp vụ,
các các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể đó.
- Mô hình E-R mang tính trực quan cao, có khả năng mô tả thế giới thực tốt với các khái
niệm và kí pháp sử dụng là ít nhất. Là phương tiện hữu hiệu để nhà phân tích giao tiếp với
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
32
người sử dụng
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
a) Khái niệm
Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ xuất hiện lần đầu tiên E.F.Codd và được IBM giới thiệu
vào năm 1970. Mô hình cơ sở dỡ liệu quan hệ là một cách thức biểu diễn dữ liệu ở dạng
các bảng hay các quan hệ .Bao gồm ba phần
+ Cấu trúc dữ liệu:dữ liệu được tổ chức ở dạng bảng hay quan hệ
+ Thao tác dữ liệu: là các phép toán (bằng ngôn ngữ SQL) sử dụng để thao tác dữ
liệu lưu trữ trong các quan hệ.
+ Tích hợp dữ liệu:các tiện ích đưa vào để mô tả những quy tắc nghiệp vụ nhằm
duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu khi chúng được thao tác.
* Định nghĩa: Một quan hệ là một bảng dữ liệu hai chiều . Mỗi quan hệ gồm một tập các
cột được đặt tên và một số tùy ý các dòng không có tên.
- Một quan hệ mô tả một lớp các đối tượng trong thực tế có những thuộc tính chung
mà ta gọi là kiểu thực thể. Mỗi cột trong quan hệ tương ứng với một thuộc tính của
kiểu thực thể và cũng gọi là thuộc tính của quan hệ. Mỗi dòng của quan hệ chứa các
giá trị dữ liệu của một đối tượng cụ thể thuộc thực thể này mà quan hệ này mô tả.
- Nếu ta bớt đi một dòng hay thêm vào một dòng trong quan hệ thì không làm thay
đổi tính chất của nó.Các dòng còn được gọi là trạng thái của CSDL.
- Cột trong quan hệ hay các thuộc tính của quan hệ rất ít khi thay đổi, nếu thay đổi
thì do người thiết kế CSDL thay đổi
b) Các phép tính trên cơ sở dữ liệu quan hệ
Phép chèn (Insert): Là phép thêm một bộ mới vào trong một quan hệ cho trước.
Phép chèn thêm một bộ t vào quan hệ R: R= R U t
Cú pháp: INSER (R;A1=d1, A2= d2, …, An=dn)
- Trong đó {A1,A2,…,An} là các thuộc tính của quan hệ.
t=(d1,d2,…,dn) là các giá trị cụ thể của bộ t cần chèn.
- Mục đích: Thêm bộ mới vào quan hệ nhất định. Bởi vậy kết quả của phép chèn có
thể gây một số sai sót dẫn đến việc chèn không thành công.
+ Bộ mới không phù hợp với lược đồ quan hệ cần chèn.
+ Giá trị của một số thuộc tính nằm ngoài miền giá trị của các thuộc tính đó.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
33
+ Giá trị khóa của bộ mới cần chèn đã tồn tại trong quan hệ.
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Phép loại bỏ (Delete)
- Là phép xóa một bộ ra khỏi quan hệ cho trước. Phép loại bỏ xóa một bộ t vào quan
hệ R: R= R - t
Cú pháp: DELETE (R;A1=d1, A2= d2, …, An=dn)
- Trong đó {A1,A2,…,An} là các thuộc tính của quan hệ.
t=(d1,d2,…,dn) là các giá trị cụ thể của bộ t cần loại bỏ.
Mục đích của phép loại bỏ là xóa 1 bộ ra khỏi một quan hệ cho trước. Trong quá
trình loại bỏ có thể xảy ra một số sai sót dẫn đến việc loại bỏ không thành công
+ Bộ cần loại bỏ không tồn tại trong quan hệ.
+ Bộ cần loại bỏ không phù hợp với lược đồ quan hệ.
+ Bộ cần loại bỏ đã bị hạn chế về quyền truy cập
Phép thay đổi (Change)
- Trên thực tế không phải lúc nào cũng thêm 1 bộ mới vào trong quan hệ hoặc loại bỏ một số bộ ra khỏi quan hệ mà chỉ cần thay đổi một số giá trị nào đó của một bộ.
Khi đó cần thiết phải sử dụng phép thay đổi như sau.
Gọi tập {C1,C2,…,Ck} {A1,A2,…,An} là các thuộc tính mà tại đó giá trị của bộ
t cần thay đổi. Khi đó phép thay đổi được kí hiệu
R=R\ t U t’
Trong đó t’ có giá trị của bộ t mà tại các thuộc tính C1,C2,…Ck đã bị thay đổi.
CHANGE(R; A1=d1,A2=d2,…,An=dn;C1=e1,C2=e2,…,ck=ek)
Khi thực hiện thay đổi cần chú có một số nguyên nhân không thực hiện được
+ Bộ cần thay đổi không tồn tại trong quan hệ
+ Bộ cần thay đổi không phù hợp với lược đồ quan hệ.
+ Hạn chế quyền truy cập trên thuộc tính mà ta cần thay đổi
+ Giá trị mới cần thay đổi không nằm ngoài giá trị miền thuộc tính tương ứng..
+ Không thể thay đổi giá trị khóa của bộ trong quan hệ .
a) Chức năng của hệ quản trị CSDL (DBMS) - Lưu trữ các định nghĩa, các mối quan hệ liên kết dữ liệu vào trong một từ điển dữ liệu.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
34
Từ đó các chương trình truy cập đến CSDL làm việc đều phải thông qua DBMS
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
- Tạo ra các cấu trúc phức tạp theo yêu cầu để lưu trữ dữ liệu
- Biến đổi các dữ liệu được nhập vào để phù hợp với các cấu trúc dữ liệu
- Tạo ra một hệ thống bảo mật và áp đặt tính bảo mật chung và riêng trong CSDL
- Tạo ra các cấu trúc phức tạp cho phép nhiều người sử dụng truy cập đến dữ liệu
- Cung cấp các thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo sự an toàn và toàn vẹn
dữ liệu
User / programmer
- Cung cấp việc truy cập dữ liệu thông qua một ngôn ngữ truy vấn
Chương trình ứng dụng / truy vấn
Phần mềm xử lý Truy vấn chương trình
CSDL
Định nghĩa CSDL
Phần mềm truy cập đến các dữ liệu được lưu trữ
* Các thành phần của SQL Server 2000 - Database: cơ sở dữ liệu của SQL Server
- Tệp tin log: tệp tin lưu trữ những chuyển tác của SQL Server
- Table: các bảng dữ liệu
- Filegroups: tệp tin nhóm
- Diagrams: sơ đồ quan hệ
- Views: khung nhìn (bảng ảo) số liệu dựa trên bảng
- Stored Procedure: thủ tục và hàm nội
- User defined Function: hàm do người dùng định nghĩa
- Users: người sử dụng CSDL
- Role: các quy định và chức năng trong hệ thống SQL Server
- Rules: những quy tắc
- Defaults: các giá trị mặc nhiên
- User-defined data types: kiểu dữ liệu do người dùng định nghĩa
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
35
- Full-text catalogs: tập tin phân loại dữ liệu
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
b) Đối tượng CSDL CSDL là đối tượng có ảnh hưởng cao nhất khi làm việc với SQL Server. Bản thân SQL
Server là một CSDL bao gồm các đối tượng database, table, view, stored proceduce và
một số CSDL hỗ trợ khác.
CSDL SQL Server là CSDL đa người dùng, với mỗi Server chỉ có một hệ quản trị
CSDL. Nếu muốn nhiều hệ quản trị CSDL cần nhiều Server tương ứng.
Truy cập CSDL củab SQL Server dựa vào tài khoản người dùng riêng biệt và ứng
với các quyền truy cập nhất định. Khi cài đặt SQL Server có 6 CSDL mặc định: Master,
Msdb, Tempdb, Pubs, Northwind.
a) Mô hình Client-Server Server: Nhận các yêu cầu (request ) từ các client, xử lý các yêu cầu và gửi kết quả trả lại (response ) về client
Chứa các phần mềm Web Server, Database Server
Luôn trong trạng thái On-Line
Client: Tạo các kết nối gửi các yêu cầu (request ) đến Server và trờ nhận kết quả từ server
Chứa các phần mềm Web Browser như IE, Nestcape…
Có thể ở trạng thái bật/tắt bất cứ lúc nào.
Hoạt động của mô hình Client-Server như sau: Đầu tiên client gửi một yêu cầu kết nối
đến Server theo địa chỉ URL mà nó cần kết nối. Server tương ứng sẽ nghe và kiểm tra xem
các kênh kết nối giành cho nó có kênh nào rỗi không. Nếu có kênh rỗi nó sẽ thiết lập liên
kết và gửi kết quả trả về client tương ứng.
b) Ngôn ngữ lập trình ASP ( Active Server Pages ) ASP là một môi trường lập trình cung cấp cho việc kết hợp HTML với ngôn ngữ kịch
bản Script như VBScript, Java Script chạy trên Web Server mà không cần biên dịch riêng,
làm cải thiện đáng kế tới tốc độ thực hiện ứng dụng.
Nó cho phép người lập trình tạo các trang Web động có tính bảo mật cao làm tăng khả
năng giao tiếp của chương trình ứng dụng.
c) Cơ chế làm việc của ASP Trang HTML tĩnh là trang web rất tiện lợi nhưng không thể đáp ứng được mọi nhu
cầu của ứng dụng web, đặc biệt là những yêu cầu tương tác giữa client và web server. Có
nhiều tình huống mà nội dung trang web không phải lúc nào cũng có thể soạn thảo và lưu
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
36
trữ sẵn được mà đôi khi nó cần được sinh ra một cách tự động tùy thuộc vào ngữ cảnh
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
hoặc có những xử lý phức tạp hơn việc server chỉ trả về trang html khi nhận được yêu cầu
từ người dùng.
Trang Web động là trang web có khả năng tương tác với người dùng, cho phép trả
về cho client trang web có nội dung có thể thay đổi một cách linh động ứng với những ngữ
cảnh cụ thể.
Cách hoạt đông của mô hình ASP được mô tả tóm tắt qua 3 bước sau:
- Khi Web Browser ở máy người dùng gửi một yêu cầu về tệp ASP cho Web Server
- Tệp ASP đó được nạp vào bộ nhớ và thực hiện tại máy chủ. Các đoạn chương trình
Script trong tệp ASP đó có thể là mở dữ liệu, thao tác với dữ liệu để lấy được những thông
tin mà người dùng cần đến. Trong giai đoạn này tệp ASP đó cũng xác định xem là đoạn
Script nào là chạy trên máy chủ, đoạn Script nào là chạy trên máy người dùng
Sau khi thực hiện kết quả đó sẽ được trả về cho Web Browser của người dùng dưới dạng
một trang web tĩnh.
Web Database được xây dựng trên mô hình Client-Server Database với giao diện làm
việc là các trang Web. Các ứng dụng Web Database được lưu trữ tập trung, bảo mật cao
nhưng lại dễ dàng cho việc truy xuất có thể dùng nhiều loại database khác nhau như SQL
Server, Oracle, MSAccess, MS Foxpro…
ASP xây dựng sẵn một thư viện cho phép giao tiếp với Database thông qua ODBC gọi
là ADO(ActiveX Data Object), đây là một công cụ rất mạnh trong việc phát triển các ứng
dụng Web Database.
d) Các đối tượng của ASP Trong ASP có 6 đối tượng
- Application: dùng để chia sẻ các thông tin giữa các người dùng của cùng một hệ
thống ứng dụng. Một ứng dụng ASP được định nghĩa là gồm tất cả các tệp ASP ở
trong một thư mục ảo và tất cả các thư mục con của thư mục ảo đó. Đối tượng
application hỗ trợ các phương thức LOCK và UNLOCK để khóa và bỏ khóa khi chạy
các ứng dụng với nhiều người dùng. Để lưu trữ thông tin có tác dụng trong toàn ứng
dụng, tức là có giá trị trong tất cả các phiên. Đó là điểm khác của application so với
session, session chi có tác dụng trong một phiên nhất định.
- Session : dùng để lưu trữ các thông tin cần thiết trong phiên làm việc của người
dùng, những thông tin lưu trữ trong các session khách hàng không bị mất đi khi người
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
37
dùng di chuyển qua các trang trong ứng dụng (người dùng không phải đăng nhập lại
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
mỗi khi đưa ra một request ).Tại một thời điểm một website có bao nhiêu người truy
cập thì có bấy nhiêu phiên ứng với mỗi người, các phiên là độc lập với nhau.
- Request: dùng để truy cập các thông tin được chuyển cùng các yêu cầu HTTP. Nó
bao gồm các thông số của Form khi được submit dùng các phương thức POST và GET
hay các tham số được ghi cùng với trang ASP trong lời gọi đến trang đó. Dùng đối
tượng Request để chia sẻ thông tin qua lại giữa các trang ASP trong một ứng dụng. Nó
còn dùng đẻ lấy giá trị các cookies lưu trữ trên máy client
- Response: dùng để gửi kết quả cho Web Browser, chuyển browser đến một URL
khác hoặc thiết lập các cookies trên máy client
- Server: cung cấp các phương thức và thuộc tính của Server. Dùng để điều khiển
IIS. Dùng phương thức Server.CreateObject để khởi tạo một ActiveX Object trên trang
ASP
- ObjectContent: dùng để chấp nhận hoặc hủy bỏ các Transaction được điều khiển
Microsoft Transaction Server. Khi mà tệp ASP chứa từ khóa @TRANSACTION ở
trên đầu thì tệp ASP đó sẽ chạy cho đến khi mà Transaction thực hiện thành công hoặc
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
38
thất bại.
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
39
Thêm hàng mới
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Thêm phiếu xuất hàng
4.1.3. Giao diện xử lý dữ liệu
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
40
Tìm kiếm hàng
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Kết quả tìm kiếm
In phiếu xuất hàng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
41
Báo cáo nhập hàng
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Đây là chương trình theo dõi công việc nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày diễn ra
liên tục trong ngày. Với chương trình này giúp kế toán công ty không phải thống kê báo
cáo hàng và tình hình thu chi mà được hệ thống tự động thực hiện. Mỗi khi muốn xem thì
chương trình sẽ đáp ứng được ngay. Ban lãnh đạo công ty không phải đưa ra các yêu cầu
báo cáo hàng nhập, hàng xuất và thu chi mà có thể truy cập trực tiếp trên trang Web với
những đặc quyền truy cập của từng người, người ấy có thể biết được ngay lập tức tình hình
hàng xuất, hàng nhập, tồn kho và thu chi hàng ngày.
Chương trình được viết bằng trang Web động, hoạt động trong môi trường mạng
với mô hình Client – Server , chia sẻ tài nguyên và làm việc trên trình chủ khách người
dùng có thể cập nhật thay đổi thông tin của công ty một cách nhanh chóng. Vì vậy hệ
thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày hết sức khả thi trong thực tế và giải
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
42
quyết các yêu cầu cấp thiết của về tin học hóa công tác quản lý kinh doanh.
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Trên đây là toàn bộ đồ án tốt nghiệp của em xây dựng hệ thống theo dõi nhập xuất
hàng và thu chi hàng ngày. Để xây dựng được hệ thống này trước hết phải phân tích hệ
thống, phải hiểu rõ nhgiệp vụ công việc xuất nhập hàng và thu chi. Sau đó mới thiết kế
được cơ sở dữ liệu, thiết kế các giao diện và viết chương trình.
Trong đề tài của em đã xây dựng được một số chức năng chính của chương trình.
Tuy nhiên do thời gian có hạn nên chương trình có tính chuyên nghiệp cao, chưa giải
quyết hết được các nảy sinh trong quá trình quản lý nên em rất sự đóng góp ý kiến giúp
đỡ của thầy cô để có thể hoàn thiện chương trình tốt hơn.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo cô giáo. Đặc biệt em xin tỏ lòng
biết thầy giáo Th.S Vũ Anh Hùng trong thời gian qua thầy đã giành nhiều thời gian tâm
huyết để hướng dẫn em hoàn thành tốt đề tài.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
43
Em xin chân thành cảm ơn !
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
[1] Nguyễn Văn Vỵ (2002), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hiện đại - hướng
cấu trúc và hướng đối tượng, Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội
[2] Đỗ Trung Tuấn (1998), Cơ sở dữ liệu, Nhà xuất bản giáo dục
[3] Phạm Hữu Khang (2000), Lập trình ứng dụng chuyên nghiệp SQL Server 2000,
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
44
Nhà xuất bản lao động xã hội
