B CÔNG TH NGỘ ƯƠ
TR NG Đ I H C CÔNG NGHI P TH C PH M TP.HCMƯỜ Ạ Ọ Ệ Ự Ẩ
KHOA QU N TR KINH DOANH VÀ DU L CHẢ Ị Ị
-- - - - -
TI U LU N MÔN:Ể Ậ
QU N TR VĂN PHÒNGẢ Ị
Đ TÀI:Ề
HO T Đ NG QU N TR THÔNG TIN TRONGẠ Ộ Ả Ị
PHÒNG TM &DV T P ĐOÀN INCOMEX SAIGONẬ
GVHD:Đ ng Tr n Minh Hi uặ ầ ế
SVTH: Nhóm G2
Tp.HCM ngày 28/11/2012
M C L CỤ Ụ
DANH SÁCH NHÓM G2
H VÀ TÊNỌMSSV
Ngô Th Trang Đàiị2013100051
Đ Th Ph ng Hi nỗ ị ươ ề 2013100193
Lê Th Hi uị ệ 2013100386
Ph m Di u H ngạ ệ ươ 2013100086
Hà Vũ Uyên Linh 2013100223
Nguy n Th Li uễ ị ễ 2013100143
Ph m Th Thu Ng cạ ị ọ 2013100103
Nguy n Th Thu Phúễ ị 2013100265
Nguy n Th Tâmễ ị 2013100281
Tr ng Th Bích Trâmươ ị 2013100070
Bùi Võ Tú Trinh 2013100084
H Khoa Xuân Thồ ư 2013100038
L I M Đ UỜ Ở Ầ
Thông tin là quá trình trao đ i gi a ng i g i và ng i nh n là s truy n tínổ ữ ườ ử ườ ậ ự ề
hi u truy n tin t c v nh ng s ki n ho t đ ng đã đang và s x y ra cho m iệ ề ứ ề ữ ự ệ ạ ộ ẽ ả ọ
2GVHD:Đ NG TR N MINH HI U – SVTH:NHÓM G2Ặ Ầ Ế
ng i bi t và nó là m t trong nh ng y u t quan tr ng c a m t doanhườ ế ộ ữ ế ố ọ ủ ộ
nghi p. Qu n tr thông tin trong ho t đ ng văn phòng vi c m t t ch c sệ ả ị ạ ộ ệ ộ ổ ứ ử
d ng các ph ng th c đ l p k ho ch, t p h p, t o m i, t ch c, s d ng,ụ ươ ứ ể ậ ế ạ ậ ợ ạ ớ ổ ứ ử ụ
ki m soát, ph bi n và lo i b m t cách hi u qu các thông tin c a t ch cể ổ ế ạ ỏ ộ ệ ả ủ ổ ứ
đó. Vi c qu n tr thông tin không hi u qu là m t trong nh ng y u t quanệ ả ị ệ ả ộ ữ ế ố
tr ng nh h ng đ n l i nhu n c u công ty. ọ ả ưở ế ợ ậ ả
Đ c bi t t i t p đoàn INCOMEX SAI GON ho t đ ng đa d ng các lĩnhặ ệ ạ ậ ạ ộ ạ ở
v c, ngành ngh kinh doanh, mũi nh n là lĩnh v c đ u t kinh doanh b tự ề ọ ự ầ ư ấ
đ ng s n,thì vi c qu n tr thông tin m t cách có hi u qu là m t vi c làm h tộ ả ệ ả ị ộ ệ ả ộ ệ ế
s c quan tr ng.ứ ọ
Chính vì v y nhóm chúng em quy t đ nh l a ch n văn phòng TM&DV công tyậ ế ị ự ọ
c ph n t p đoàn đ u t XNK t ng h p Sài Gòn- T p đoàn INCOMEX SAIổ ầ ậ ầ ư ổ ợ ậ
GON đ gi i thi u v vi c qu n tr thông tin trong văn phòng này u đi mể ớ ệ ề ệ ả ị ư ể
,nh c đi m c a văn phòng này cũng nh m t s khuy n ngh c a nhóm đượ ể ủ ư ộ ố ế ị ủ ể
giúp cho vi c qu n tr thông tin văn phòng này đ c hi u qu nh t.ệ ả ị ượ ệ ả ấ
Đ tài c a nhóm em g m 3 ph n chính:ề ủ ồ ầ
Ph n I: Gi i thi u v T p Đoàn INCOMEX SAIGON ầ ớ ệ ề ậ
Ph n II: Gi i thi u v phòng TM & DV t p đoàn INCOMEX SAIGON vàầ ớ ệ ề ậ
ho t đ ng qu n tr thông tin trong phòng TM &DVạ ộ ả ị
Ph n III: M t s u đi m và khuy t đi m trong vi c qu n tr thông tin trongầ ộ ố ư ể ế ể ệ ả ị
phòng TM & DV T p Đoàn INCOMEX SAIGON và m t s khuy n ngh c aậ ộ ố ế ị ủ
nhóm .
Trong quá trình làm bài nhóm em cũng không th tránh kh i nh ng sai sótể ỏ ữ
mong cô đóng góp ý ki n đ bài ti u lu n c a nhóm em đ c hoàn thi n h n.ể ể ể ậ ủ ượ ệ ơ
Xin chân thành cám n cô!ơ
Nhóm tác gi ả
Nhóm G2
I. GI I THI U V T P ĐOÀN INCOMEX SAIGON Ớ Ệ Ề Ậ
Tên đ y đầ ủ : CÔNG TY C PH N T P ĐOÀN Đ U TỔ Ầ Ậ Ầ Ư
XU T NH P KH U T NG H P SÀI GÒNẤ Ậ Ẩ Ổ Ợ
Tên giao d chị: INCOMEX SAIGON GROUP
Tr s chínhụ ở : 27 Cao Th ng, Ph ng 2, Qu n 3, Tp. HCMắ ườ ậ
VPGD : Phòng 401, tòa nhà Hoàng Anh Safomec
7/1 Thành Thái, Ph ng 14, Qu n 10, Tp. HCMườ ậ
Đi n tho iệ ạ : +(84.8) 3824 9722
Fax : +(84.8) 3824 9723
Email : info@incomexsaigon.com.vn
Website : www.incomexsaigon.com.vn
Mã s thuố ế : 0301458227
Thành l p theo quy t đ nh s 351/QĐ/TWĐTN ngày 28/2/1989 c a Ban Bí thậ ế ị ố ủ ư
Trung ng Đoàn TNCS H Chí Minh v i tên g i Công ty Xu t Nh p Kh uươ ồ ớ ọ ấ ậ ẩ
T ng H p 1.ổ ợ
Th c hi n ch tr ng c a Đ ng và Nhà n c v vi c t ch c s p x p l i cáự ệ ủ ươ ủ ả ướ ề ệ ổ ứ ắ ế ạ
doanh nghi p thu c kh i kinh t Đ ng, đoàn th chính tr , ngày 08/5/1993ệ ộ ố ế ả ể ị
3GVHD:Đ NG TR N MINH HI U – SVTH:NHÓM G2Ặ Ầ Ế
UBND TP. HCM đã ra quy t đ nh s 03/QĐ-UB thành l p Công ty Xu t Nh pế ị ố ậ ấ ậ
Kh u T ng H p Sài Gòn là doanh nghi p Nhà n c (doanh nghi p Đoàn th ,ẩ ổ ợ ệ ướ ệ ể
tr c thu c Trung ng Đoàn Thanh Niên C ng S n H Chí Minh) và nh nự ộ Ươ ộ ả ồ ậ
gi y ch ng nh n đăng ký kinh doanh s 200255 do S K Ho ch Đ u T c pấ ứ ậ ố ở ế ạ ầ ư ấ
ngày 14/5/1993.
Tr i qua g n 20 năm thành l p và phát tri n, công ty có trên 20 đ n v tr cả ầ ậ ể ơ ị ự
thu c ho t đ ng trên c n c t o ra hàng ngàn vi c làm cho thanh niên và trộ ạ ộ ả ướ ạ ệ ở
thành m t đ n v làm kinh t m nh c a t ch c Đoàn thanh niên.ộ ơ ị ế ạ ủ ổ ứ
Th c hi n quy t đ nh s 53/T ĐTN ngày 03/3/2007 c a Ban Bí th Trungự ệ ế ị ố Ư ủ ư
ng Đoàn sau khi hoàn t t ph ng án c ph n hoá, công ty xu t nh p kh uƯơ ấ ươ ổ ầ ấ ậ ẩ
t ng h p Sài Gòn đã chuy n đ i thành công ty c ph n t p đoàn đ u t xu tổ ợ ể ổ ổ ầ ậ ầ ư ấ
nh p kh u t ng h p Sài Gòn (Incomex Saigon Group) và chính th c ho t đ ngậ ẩ ổ ợ ứ ạ ộ
theo gi y ch ng nh n đăng ký kinh doanh s 4103011015 v i các c đôngấ ứ ậ ố ớ ổ
chi n l c là: công ty c ph n phát tri n nhà Hoàng Anh (thu c t p đoànế ượ ổ ầ ể ộ ậ
Hoàng Anh Gia Lai), công ty qu n lý qu B o Vi t (thu c t p đoàn B o Vi t),ả ỹ ả ệ ộ ậ ả ệ
công ty c ph n qu c t truy n thông IMC (Today TV). Căn c vào đ c đi m,ổ ầ ố ế ề ứ ặ ể
tình hình đ đ m b o cho quá trình chuy n đ i thành công v kinh doanh,ể ả ả ể ổ ề
công ty đã t ch c mô hình t p đoàn kinh t ; công ty m - công ty con (và cácổ ứ ậ ế ẹ
đ n v thành viên tr c thu c) thành m t h th ng công ty liên k t ch t ch vơ ị ự ộ ộ ệ ố ế ặ ẽ ề
pháp lý, tài chính, nhân l c và th ng hi u. Trong đó, Incomex Saigon Groupự ươ ệ
là công ty m đ u t và đ nh h ng chi n l c cho các công ty con.ẹ ầ ư ị ướ ế ượ
Hi n nay, T p đoàn Incomex Saigon đã hình thành và phát tri n v i các công tyệ ậ ể ớ
thành viên và đ n v tr c thu c, liên doanh liên k t, ho t đ ng theo ch c năngơ ị ự ộ ế ạ ộ ứ
và đa d ng các lĩnh v c, ngành ngh kinh doanh, mũi nh n là lĩnh v c đ uạ ở ự ề ọ ự ầ
t .ư Trong đó, B t đ ng s n là lĩnh v c mà Incomex Saigon Group có nhi u l iấ ộ ả ự ề ợ
th nh t, s am hi u v s v n hành c a n n kinh t , c a th tr ng B tế ấ ự ể ề ự ậ ủ ề ế ủ ị ườ ấ
đ ng s n, c a th tr ng tài chính; n m b t rõ các th t c pháp lý liên quanộ ả ủ ị ườ ắ ắ ủ ụ
đ n đ u t và giao d ch b t đ ng s n; kh năng huy đ ng các ngu n tài chínhế ầ ư ị ấ ộ ả ả ộ ồ
trong n c và qu c t v i chi phí v n th p; có đ i ngũ nhân viên chuyênướ ố ế ớ ố ấ ộ
nghi p ho t đ ng lâu năm trong lĩnh v c này;…các d án b t đ ng s n chúngệ ạ ộ ự ự ấ ộ ả
tôi đang đ u t : d án Khu nhà bi t th Incomex Sài Gòn t i t nh Khánhầ ư ự ở ệ ự ạ ỉ
Hoà (Ocean Hill Village), d án chung c cao c p Tr n Xuân So n Q.7,… Bênự ư ấ ầ ạ
c nh đ u t b t đ ng s n, T p đoàn Incomex Saigon còn đ u t vào các dạ ầ ư ấ ộ ả ậ ầ ư ự
án h tr phát tri n nh d án nhà máy gi y và b t gi y Qu ng Nam, d ánỗ ợ ể ư ự ấ ộ ấ ả ự
này khai thác các l i th c nh tranh và là đ ng l c thúc đ y kinh t t nhợ ế ạ ộ ự ẩ ế ỉ
Qu ng Nam phát tri n; đ u t vào lĩnh v c h t ng c ng nh làm đ ng, xâyả ể ầ ư ự ạ ầ ứ ư ườ
d ng nhà máy n c, các d án tiêu bi u nh : d án đ ng vành đai phía Đôngự ướ ự ể ư ự ườ
th xã Gò Công, d án nhà máy n c Bình Đ i t nh B n Tre, d án nhà máy xị ự ướ ạ ỉ ế ự ử
lý n c l C n Gi ,… Ti n thân là doanh nghi p thu c Trung ng Đoàn,ướ ợ ầ ờ ề ệ ộ Ươ
Incomex Saigon Group còn đ u t vào các lĩnh v c y t và giáo d c v i các dầ ư ự ế ụ ớ ự
án nh : d án s n xu t thi t b y t Amvi-Biotech, d án đào t o Anh ng t iư ự ả ấ ế ị ế ự ạ ữ ạ
t nh Ti n Giang (h p tác v i công tyỉ ề ợ ớ Diên H ng).ồ
Thông đi pệ
V i ph ng châm “đ ng hành phát tri n” Incomex Saigon Group đang hoànớ ươ ồ ể
thi n các giá tr c t lõi c a mình; t o ra tăng tr ng cao b ng cách t o nênệ ị ố ủ ạ ưở ằ ạ
s khác bi t trên c s hi u bi t nhu c u khách hàng, đ a ra th tr ng cácự ệ ơ ở ể ế ầ ư ị ườ
4GVHD:Đ NG TR N MINH HI U – SVTH:NHÓM G2Ặ Ầ Ế
s n ph m đa d ng, và c nh tranh v giá c : t o giá tr cho c đông b ngả ẩ ạ ạ ề ả ạ ị ổ ằ
cách t i u hoá vi c s d ng v n c đông, góp ph n đ a Incomex Saigonố ư ệ ử ụ ố ổ ầ ư
Group tr thành m t t p đoàn v ng m nh, đ s c đ i phó v i nh ng tháchở ộ ậ ữ ạ ủ ứ ố ớ ữ
th c c a môi tr ng kinh doanh m i; d ch v khách hàng tuy t h o đ cứ ủ ườ ớ ị ụ ệ ả ượ
t o ra d a trên s n m b t rõ nhu c u c a khách hàng, h ng t i kháchạ ự ự ắ ắ ầ ủ ướ ớ
hàng, ph c v khách hàng v i m t ý th c nhi t tình, m t quy trình chu nụ ụ ớ ộ ứ ệ ộ ẩ
và s chuyên nghi p c a nhân viên; công b ng và đ o đ c đ c th c hi nự ệ ủ ằ ạ ứ ượ ự ệ
b ng cách đ m b o s công b ng gi a m i khách hàng, gi a m i nhânằ ả ả ự ằ ữ ọ ữ ọ
viên, t o giá tr cho c ng đ ng b ng các đóng góp t thi n… ạ ị ộ ồ ằ ừ ệ
V i nh ng giá tr c t lõi trên; cùng v i s h p tác c a các đ i tác chi nớ ữ ị ố ớ ự ợ ủ ố ế
l c nh : công ty c ph n phát tri n nhà Hoàng Anh (thu c t p đoànượ ư ổ ầ ể ộ ậ
Hoàng Anh Gia Lai), công ty qu n lý qu B o Vi t (thu c t p đoàn B oả ỹ ả ệ ộ ậ ả
Vi t), công ty c ph n qu c t truy n thông IMC (Today TV), s giúp đệ ổ ầ ố ế ề ự ỡ
c a các c quan Trung ng, đ a ph ng, cùng các doanh nghi p trong vàủ ơ ươ ị ươ ệ
ngoài n c; Incomex Saigon Group tin t ng s tr thành T p đoàn kinh tướ ưở ẽ ở ậ ế
v ng m nh, h i nh p thành công trong xu th toàn c u hoá.ữ ạ ộ ậ ế ầ
II. GI I THI U V PHÒNG TM&DV T P ĐOÀN INCOMEX SAIGON -Ớ Ệ Ề Ậ
HO T Đ NG QU N TR THÔNG TIN TRONG VĂN PHÒNG Ạ Ộ Ả Ị
1. Phòng th ng m i & d ch v t p đoàn INCOMEX SAI GONươ ạ ị ụ ậ
Tên Phòng : Th ng M i và Dich Vươ ạ ụ
Đ a ch ị ỉ : Phòng 401, Tòa nhà HAGL 7/1 Thành Thái ,Qu n 10, TP.HCM.ậ
S l ng Nhân viênố ượ : 08
Tr ng phòngưở : Ông Lê Tr ng Qu c ch u trách nhi m đi u hành và lên kọ ố ị ệ ề ế
ho ch ho t đ ng trong tháng ch đ o th c hi n.ạ ạ ộ ỉ ạ ự ệ
Phó Phòng: Ông Đ Đăng H ch u trách nhi m tri n khai k ho ch giám sátỗ ồ ị ệ ể ế ạ
h tr công vi c cho các nhân viên.ỗ ợ ệ
2. Đ c đi m và tính ch t c a phòng TM & DV ặ ể ấ ủ
Đây là ki u văn phòng m . Công vi c h ng ngày là t v n săn sócể ở ệ ằ ư ấ
khách hàng v lĩnh v c kinh doanh b t đ ng s n qua đi n tho i ,ti p xúcề ự ấ ộ ả ệ ạ ế
tr c ti p và qua th đi n t . Vì đây là m t trong nh ng lĩnh v c kinhự ế ư ệ ử ộ ữ ự
doanh nh y c m nên ph i th ng xuyên ti p xúc v i khách hàng. Đòi h iạ ả ả ườ ế ớ ỏ
ph i cung c p thông tin cho khách hàng m t cách chính xác, liên t c. ả ấ ộ ụ
M i nhân viên trong văn phòng này làm vi c đ c l p v i nhau, và ch uỗ ệ ộ ậ ớ ị
trách v i m i khách hàng c th . Ngoài m c l ng căn b n, doanh nghi pớ ỗ ụ ể ứ ươ ả ệ
áp d ng trích hoa h ng trên m i h p đ ng. Vì th đòi h i các nhân viênụ ồ ỗ ợ ồ ế ỏ
ph i hi u rõ th tr ng, d án đ hoàn thành t t công vi c và mang l iả ể ị ườ ự ể ố ệ ạ
hi u qu t i đa.ệ ả ố
Đ ng th i h ng ngày nhân viên ph i l p báo cáo đ g i lên tr ng phòngồ ờ ằ ả ậ ể ử ưở
và chuy n lên ban qu n tr c a t p đoàn.ể ả ị ủ ậ
3. Ho t đ ng qu n tr thông tin trong văn phòng.ạ ộ ả ị
3.1. Phân lo i thông tin ạ
T i phòng TM & DV ch y u có hai lo i thông tin chính đó là:ạ ủ ế ạ
•Thông tin đ u vàoầ :
•Ch th c a H i đ ng qu n trỉ ị ủ ộ ồ ả ị.
5GVHD:Đ NG TR N MINH HI U – SVTH:NHÓM G2Ặ Ầ Ế