uyenlongthien.cntt@gmail.com
L i nói đ u
Ngày nay, công ngh thông tin ngày càng phát tri n t t m quan
tr ng trong t t c các lĩnh v c, có th nói công ngh thông tin đã tr thành th c ướ
đo đ đánh giá s phát tri n c a h i hi n đ i n i con ng i đang d n ơ ườ
thoát kh i cách làm vi c th công, thô s d n ti n đ n tin h c hóa trong t t ơ ế ế
c các lĩnh v c đ công vi c có hi u qu h n, ti t ki m th i gian và nhân l c. ơ ế
Trong b t kỳ lĩnh v c nào thì công tác qu n lý luôn gi m t vai trò vô cùng
quan tr ng, trong đó công tác qu n văn b n. Chính l đó, ngay khi đ c ượ
h c môn phân tích thi t k h th ng thong tin, nh n th c đ c vai trò quan ế ế ượ
tr ng c a vi c tin h c hóa trong công tác qu n lý, nhóm chúng tôi đã b t tay vào
th c hi n đ tài “ Phân tích và thi t k h th ng thong tin qu n văn b n” v i ế ế
hy v ng n u đ tài thành công th đ a vào ng d ng s th giúp cho ế ư
công tác qu nvăn b n c a các c quan,nghi p đ n gi n h n, nhanh chóng ơ ơ ơ
h n, hi u qu h n, thay th cho cách qu n lý truy n th ng b ng h s , s sách.ơ ơ ế ơ
Trong quá trình th c hi n đ tài, nhóm chúng tôi xin chân thành c m n ơ
TS. Ph m Quanh Trình- Gi ng viên môn PT TKHTTT đã nhi t tình giúp đ
chúng tôi trong su t quá trình th c hi n. Đ ng th i chúng tôi cũng mu n g i l i
c m n t i th y Nguy n Văn Hi n tr ng phòng hành chính t ng h p tr ng ơ ưở ườ
ĐH SP N i I , th y Lâm H ng M nh - chuyên viên c a phòng HC đã giúp
chúng tôi trong quá trình tìm hi u v h th ng.
Do th i gian th c hi n ki n th c còn h n ch nên đ tài không th ế ế
tránh kh i nh ng thi u sót, r t mong các th y và các b n đóng góp ý ki n đ ế ế
chúng tôi hoàn thi n h n. ơ
uyenlongthien.cntt@gmail.com
I. T ng quan v đ tài
I.1 Lý do ch n đ tài
Đ i v ih i, qu n lý là m t ho t đ ng liên quan đ n n n kinh t ế ế
góp ph n xây d ng m t h i t t đ p. Đ i v i các nghi p, c quan, ơ
t ch c, công tác văn th l u tr vai trò r t quan tr ng đ i v i ho t ư ư
đ ng c a b t c t ch c nào đ m b o thông tin d i d ng văn b n ướ
đ c c p nh t, l u tr chuy n t i ng i x m t cách k p th i ượ ư ườ
chính xác.
Tr c đây, công tác qu n văn b n, công văn đ c th c hi n thướ ượ
công d i hình th c l u tr h s , s sách. Vi c làm th công này đã g pướ ư ơ
không ít khó khăn h n ch , đ c bi t trong vi c tìm ki m, s p x p. ế ế ế
Ngày nay, cùng v i s phát tri n m nh m , len l i vào t t c các lĩnh v c
c a công ngh thông tin, các nghi p, c quan th d dàng qu n ơ
văn b n v i các s n ph m ph n m m u vi t. ư
Tìm hi u v công tác qu n văn b n, chúng tôi nh n th y tr ng ườ
ĐHSP N i I m t trong nh ng đ n v s m coi tr ng đ u t cho ơ ư
uyenlongthien.cntt@gmail.com
công tác văn th l u tr , tin h c hóa công tác này. G n đây nhà tr ng đãư ư ườ
m nh d n đ a vào s d ng ph n m m qu n lý h s , văn b n, công vi c ư ơ
v i m c đích kh c ph c đ c nh ng h n ch c a ph ng pháp qu n ượ ế ươ
th công.
Chính vì l đó chúng tôi ch n tr ng ĐHSP Hà N i I là đ n v kh o ườ ơ
sát ph c v cho quá trình phân tích thi t k h thông tin “Qu n văn ế ế
b n”.
I.2 Ph ng pháp th c hi n đ i:ươ
Đ th c hi n đ tài này, chúng tôi s d ng ph ng pháp phân tích ươ
thi t k h th ng c u trúc bao g m các ho t đ ng kh o sát, phânế ế
tích, thi t k , b sung, ki m th ch t l ng… các ho t đ ng th th cế ế ượ
hi n song song v i nhau. Đ c bi t ho t đ ng kh o sát, chúng tôi ti n ế
hành nhi u l n , song song v i các ho t đ ng khác nh m nh ng thông
tin chính xác nh t v h th ng. C th :
Chúng tôi đã ti n hành 3 l n kh o sát. L n 1- Tìm hi u v h th ngế
hi n t i, các th c làm vi c c a h th ng ph c v cho giai đo n kh o sát
s b . l n kh o sát th 2- sau khi tìm hi u thêm các tài li u tham chi u,ơ ế
chúng tôi ti n hành đánh giá v h th ng hi n t i( phát hi n các u -ế ư
nh c đi m). Trong quá trình phân tích h th ng, chúng tôi ti n hành songượ ế
song v i vi c kh o sát l n 3 đ m t l n n a th y h n v h th ng ơ
hi n t i, phân tích v h th ng này đ ph c v cho giai đo n thi t k . ế ế
Công tác phân tích đ c th c hi n song song v i các bài gi ng vượ
ph n phân tích, ngay sau m i bài h c, chúng tôi l i ti n hành phân tích: ế
V ch c năng, v d li u… và đ c th c hi n song song cùng kh o sát ượ
uyenlongthien.cntt@gmail.com
Do th i gian h n ch nên chúng tôi ch d ng l i công tác thi t k , ế ế ế
ch a th đ a h th ng vào ki m th .ư ư
II. Kh o sát h th ng
II.1C c u t ch c c a tr ng ĐHSP Hà N i I:ơ ườ
Tr ng ĐHSP N i I m t ngôi tr ng truy n th ngườ ườ
l ch s lâu đ i. tr ng đ c thành l p ngày 11 tháng 10 năm 1951,đây ườ ượ
ngôi tr ng đ u ngành trong h th ng c a các tr ng s ph m, trungườ ườ ư
tâm l n v đào t o giáo viên và nghiên c u khoa h c, là n i t o ra nhi u ơ
nhân tài, nhà khoa h c cho đ t n c. ướ
D i đây s đ c c u t ch c c a tr ng ĐHSP N iướ ơ ơ ườ
I:
S đ t ch cơ
uyenlongthien.cntt@gmail.com
- Phòng T ch c
Cánb
- Phòng Đào t o
- Phòng Sau đ i
h c
- Phòng Hành chính
T ng h p
- Phòng K ho ch-ế
Tài chính
- Phòng Qu n tr
- Phòng Công tác
Chính tr
- Phòng Quan h
Qu c t ế
- Phòng Khoa h c
Công ngh
- Phòng T p chí
TTKHCN
- Phòng B o v
- Phòng Y tế
- Nhà xu t b n ĐHSP
- Trung tâm Đào t o t
xa
- Trung tâm Thông tin
th vi nư
- Trung tâm Nghiên c u
Ti u s
- Trung tâm N i trú sinh
viên
- Trung tâm Nghiên c u
& S n xu t H c li u
- Trung tâm Kh o thí
- Trung tâm Công ngh
Thông tin
- Các đ n v và TT khácơ
- Toán - Tin
- Công ngh
thông tin
- V t
- Hóa h c
- Sinh h c
- S ph m kư
thu t
- Ng văn
- L ch s
- Đ a
- Giáo d c chính
tr
- Giáo d c m m
non
- Giáo d c ti u
h c
- Tâm giáo d c
- Giáo d c qu c
phòng
- Qu n giáo
d c
- S ph m ti ngư ế
Anh
- S ph m ti ngư ế
Pháp
- B môn ti ng ế
Nga
- Giáo d c th
ch t
- Vi n nghiên c u S ư
ph m
- Các Trung tâm nghiên
c u chuyên ngành
- LABO công ngh d y
h c