uyenlongthien.cntt@gmail.com
L i nói đ uờ ầ
Ngày nay, công ngh thông tin ngày càng phát tri n và t rõ t m quanệ ể ỏ ầ
tr ng trong t t c các lĩnh v c, có th nói công ngh thông tin đã tr thành th cọ ấ ả ự ể ệ ở ướ
đo đ đánh giá s phát tri n c a xã h i hi n đ i – n i mà con ng i đang d nể ự ể ủ ộ ệ ạ ơ ườ ầ
thoát kh i cách làm vi c th công, thô s và d n ti n đ n tin h c hóa trong t tỏ ệ ủ ơ ầ ế ế ọ ấ
c các lĩnh v c đ công vi c có hi u qu h n, ti t ki m th i gian và nhân l c.ả ự ể ệ ệ ả ơ ế ệ ờ ự
Trong b t kỳ lĩnh v c nào thì công tác qu n lý luôn gi m t vai trò vô cùngấ ự ả ữ ộ
quan tr ng, trong đó có công tác qu n lý văn b n. Chính vì l đó, ngay khi đ cọ ả ả ẽ ượ
h c môn phân tích và thi t k h th ng thong tin, nh n th c đ c vai trò quanọ ế ế ệ ố ậ ứ ượ
tr ng c a vi c tin h c hóa trong công tác qu n lý, nhóm chúng tôi đã b t tay vàoọ ủ ệ ọ ả ắ
th c hi n đ tài “ Phân tích và thi t k h th ng thong tin qu n lý văn b n” v iự ệ ề ế ế ệ ố ả ả ớ
hy v ng n u đ tài thành công và có th đ a vào ng d ng s có th giúp choọ ế ề ể ư ứ ụ ẽ ể
công tác qu n lý văn b n c a các c quan, xí nghi p đ n gi n h n, nhanh chóngả ả ủ ơ ệ ơ ả ơ
h n, hi u qu h n, thay th cho cách qu n lý truy n th ng b ng h s , s sách.ơ ệ ả ơ ế ả ề ố ằ ồ ơ ổ
Trong quá trình th c hi n đ tài, nhóm chúng tôi xin chân thành c m nự ệ ề ả ơ
TS. Ph m Quanh Trình- Gi ng viên môn PT và TKHTTT đã nhi t tình giúp đạ ả ệ ớ
chúng tôi trong su t quá trình th c hi n. Đ ng th i chúng tôi cũng mu n g i l iố ự ệ ồ ờ ố ử ờ
c m n t i th y Nguy n Văn Hi n – tr ng phòng hành chính t ng h p tr ngả ơ ớ ầ ễ ề ưở ổ ợ ườ
ĐH SP Hà N i I , th y Lâm H ng M nh - chuyên viên c a phòng HC đã giúpộ ầ ồ ạ ủ
chúng tôi trong quá trình tìm hi u v h th ng.ể ề ệ ố
Do th i gian th c hi n và ki n th c còn h n ch nên đ tài không thờ ự ệ ế ứ ạ ế ề ể
tránh kh i nh ng thi u sót, r t mong các th y cô và các b n đóng góp ý ki n đỏ ữ ế ấ ầ ạ ế ể
chúng tôi hoàn thi n h n.ệ ơ
uyenlongthien.cntt@gmail.com
I. T ng quan v đ tàiổ ề ề
I.1 Lý do ch n đ tàiọ ề
Đ i v i xã h i, qu n lý là m t ho t đ ng liên quan đ n n n kinh tố ớ ộ ả ộ ạ ộ ế ề ế
góp ph n xây d ng m t xã h i t t đ p. Đ i v i các xí nghi p, c quan,ầ ự ộ ộ ố ẹ ố ớ ệ ơ
t ch c, công tác văn th l u tr có vai trò r t quan tr ng đ i v i ho tổ ứ ư ư ữ ấ ọ ố ớ ạ
đ ng c a b t c t ch c nào vì nó đ m b o thông tin d i d ng văn b nộ ủ ấ ứ ổ ứ ả ả ướ ạ ả
đ c c p nh t, l u tr và chuy n t i ng i x lý m t cách k p th i vàượ ậ ậ ư ữ ể ớ ườ ử ộ ị ờ
chính xác.
Tr c đây, công tác qu n lý văn b n, công văn đ c th c hi n thướ ả ả ượ ự ệ ủ
công d i hình th c l u tr h s , s sách. Vi c làm th công này đã g pướ ứ ư ữ ồ ơ ổ ệ ủ ặ
không ít khó khăn và h n ch , đ c bi t trong vi c tìm ki m, s p x p.ạ ế ặ ệ ệ ế ắ ế
Ngày nay, cùng v i s phát tri n m nh m , len l i vào t t c các lĩnh v cớ ự ể ạ ẽ ỏ ấ ả ự
c a công ngh thông tin, các xí nghi p, c quan có th d dàng qu n lýủ ệ ệ ơ ể ễ ả
văn b n v i các s n ph m ph n m m u vi t.ả ớ ả ẩ ầ ề ư ệ
Tìm hi u v công tác qu n lý văn b n, chúng tôi nh n th y tr ngể ề ả ả ậ ấ ườ
ĐHSP Hà N i I là m t trong nh ng đ n v s m coi tr ng và đ u t choộ ộ ữ ơ ị ớ ọ ầ ư
uyenlongthien.cntt@gmail.com
công tác văn th l u tr , tin h c hóa công tác này. G n đây nhà tr ng đãư ư ữ ọ ầ ườ
m nh d n đ a vào s d ng ph n m m qu n lý h s , văn b n, công vi cạ ạ ư ử ụ ầ ề ả ồ ơ ả ệ
v i m c đích kh c ph c đ c nh ng h n ch c a ph ng pháp qu n lýớ ụ ắ ụ ượ ữ ạ ế ủ ươ ả
th công. ủ
Chính vì l đó chúng tôi ch n tr ng ĐHSP Hà N i I là đ n v kh oẽ ọ ườ ộ ơ ị ả
sát ph c v cho quá trình phân tích và thi t k h thông tin “Qu n lý vănụ ụ ế ế ệ ả
b n”.ả
I.2 Ph ng pháp th c hi n đ tài:ươ ự ệ ề
Đ th c hi n đ tài này, chúng tôi s d ng ph ng pháp phân tíchể ự ệ ề ử ụ ươ
và thi t k h th ng có c u trúc – bao g m các ho t đ ng kh o sát, phânế ế ệ ố ấ ồ ạ ộ ả
tích, thi t k , b sung, ki m th ch t l ng… các ho t đ ng có th th cế ế ổ ể ử ấ ượ ạ ộ ể ự
hi n song song v i nhau. Đ c bi t là ho t đ ng kh o sát, chúng tôi ti nệ ớ ặ ệ ạ ộ ả ế
hành nhi u l n , song song v i các ho t đ ng khác nh m có nh ng thôngề ầ ớ ạ ộ ằ ữ
tin chính xác nh t v h th ng. C th :ấ ề ệ ố ụ ể
Chúng tôi đã ti n hành 3 l n kh o sát. L n 1- Tìm hi u v h th ngế ầ ả ầ ể ề ệ ố
hi n t i, các th c làm vi c c a h th ng ph c v cho giai đo n kh o sátệ ạ ứ ệ ủ ệ ố ụ ụ ạ ả
s b . l n kh o sát th 2- sau khi tìm hi u thêm các tài li u tham chi u,ơ ộ Ở ầ ả ứ ể ệ ế
chúng tôi ti n hành đánh giá v h th ng hi n t i( phát hi n các u -ế ề ệ ố ệ ạ ệ ư
nh c đi m). Trong quá trình phân tích h th ng, chúng tôi ti n hành songượ ể ệ ố ế
song v i vi c kh o sát l n 3 đ m t l n n a th y rõ h n v h th ngớ ệ ả ầ ể ộ ầ ữ ấ ơ ề ệ ố
hi n t i, phân tích v h th ng này đ ph c v cho giai đo n thi t k .ệ ạ ề ệ ố ể ụ ụ ạ ế ế
Công tác phân tích đ c th c hi n song song v i các bài gi ng vượ ự ệ ớ ả ề
ph n phân tích, ngay sau m i bài h c, chúng tôi l i ti n hành phân tích:ầ ỗ ọ ạ ế
V ch c năng, v d li u… và đ c th c hi n song song cùng kh o sátề ứ ề ữ ệ ượ ự ệ ả
uyenlongthien.cntt@gmail.com
Do th i gian h n ch nên chúng tôi ch d ng l i công tác thi t k ,ờ ạ ế ỉ ừ ạ ở ế ế
ch a th đ a h th ng vào ki m th .ư ể ư ệ ố ể ử
II. Kh o sát h th ngả ệ ố
II.1C c u t ch c c a tr ng ĐHSP Hà N i I:ơ ấ ổ ứ ủ ườ ộ
Tr ng ĐHSP Hà N i I là m t ngôi tr ng có truy n th ngườ ộ ộ ườ ề ố
l ch s lâu đ i. tr ng đ c thành l p ngày 11 tháng 10 năm 1951,đây làị ử ờ ườ ượ ậ
ngôi tr ng đ u ngành trong h th ng c a các tr ng s ph m, là trungườ ầ ệ ố ủ ườ ư ạ
tâm l n v đào t o giáo viên và nghiên c u khoa h c, là n i t o ra nhi uớ ề ạ ứ ọ ơ ạ ề
nhân tài, nhà khoa h c cho đ t n c.ọ ấ ướ
D i đây là s đ c c u t ch c c a tr ng ĐHSP Hà N iướ ơ ồ ơ ấ ổ ứ ủ ườ ộ
I:
S đ t ch cơ ồ ổ ứ
uyenlongthien.cntt@gmail.com
- Phòng T ch cổ ứ
Cánbộ
- Phòng Đào t oạ
- Phòng Sau đ iạ
h cọ
- Phòng Hành chính
T ng h pổ ợ
- Phòng K ho ch-ế ạ
Tài chính
- Phòng Qu n trả ị
- Phòng Công tác
Chính trị
- Phòng Quan hệ
Qu c tố ế
- Phòng Khoa h cọ
Công nghệ
- Phòng T p chí vàạ
TTKHCN
- Phòng B o vả ệ
- Phòng Y tế
- Nhà xu t b n ĐHSPấ ả
- Trung tâm Đào t o tạ ừ
xa
- Trung tâm Thông tin
th vi nư ệ
- Trung tâm Nghiên c uứ
Ti u sể ử
- Trung tâm N i trú sinhộ
viên
- Trung tâm Nghiên c uứ
& S n xu t H c li uả ấ ọ ệ
- Trung tâm Kh o thíả
- Trung tâm Công nghệ
Thông tin
- Các đ n v và TT khácơ ị
- Toán - Tin
- Công nghệ
thông tin
- V t lýậ
- Hóa h cọ
- Sinh h cọ
- S ph m kư ạ ỹ
thu tậ
- Ng vănữ
- L ch sị ử
- Đ a lýị
- Giáo d c chínhụ
trị
- Giáo d c m mụ ầ
non
- Giáo d c ti uụ ể
h cọ
- Tâm lý giáo d cụ
- Giáo d c qu cụ ố
phòng
- Qu n lý giáoả
d cụ
- S ph m ti ngư ạ ế
Anh
- S ph m ti ngư ạ ế
Pháp
- B môn ti ngộ ế
Nga
- Giáo d c thụ ể
ch tấ
- Vi n nghiên c u Sệ ứ ư
ph mạ
- Các Trung tâm nghiên
c u chuyên ngànhứ
- LABO công ngh d yệ ạ
h cọ