Hướng dẫn lập quy trình tác nghiệp chuẩn SOP

Chia sẻ: Lotte Xylitol | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:17

Thêm vào BST

Báo xấu

88
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khi lập quy trình, điều quan trọng là phải lập kế hoạch cẩn thận, chúng ta cần chú ý: phong cách viết của tổ chức cùng một vấn đề nhưng các tổ chức khác nhau nhấn mạnh nhiều hay ít tùy thuộc vào phong cách viết và báo cáo của tổ chức, kinh nghiệm và đặc điểm của người sử dụng quy trình, loại hình nhiệm vụ, ví dụ: quản trị, nhận thức, ra quyết định, nơi cần quy trình, phạm vi của quy trình, mức độ chi tiết, cách sử dụng từ, ví dụ: chủ động, phức tạp, các gạch đầu dòng, sự đóng góp của các chuyên gia về nội dung...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hướng dẫn lập quy trình tác nghiệp chuẩn SOP

Wastewater and Solid Waste Management in Provincial Centers Dự án GTZ TA No: 2000.2208.7 - Project GTZ TA No: 2000.2208.7 Tài liệu dự án số: GL 002 - Project Document No.: GL 002 Phát hành lần: 01 - Edition: 01 HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN (SOP) GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Hà Nội, tháng 3 năm 2007 - Hanoi, March 2007 Bộ Xây dựng – Hà Nội Ministry of Construction – Hanoi hợp tác với in cooperation with Tổ chức Hợp tác Kỹ thuật Đức Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH Hỗ trợ Kỹ thuật của GTZ do GFA thực hiện Technical Assistance on behalf of GTZ by GFA Consulting Group & Associates Bộ Xây Dựng – 37 Lê Đại Hành – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội – Việt Nam ĐT: 84-4-974 0938 Fax: 84-4-974 0939 Email: gtz-www@fpt.vn
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Người liên hệ của GFA Consulting Group GmbH Your contact with GFA Consulting Group GmbH Gudrun Krause Fax +49 (40) 6 03 06169 Email: gudrun.krause@gfa-group.de Địa chỉ Address GFA Consulting Group GmbH Eulenkrugstraße 82 D-22359 Hamburg Germany Người chuẩn bị This guidelines was prepared by Roderick H. Chisholm CPA rhchisholm@yahoo.com 061107-Guideline Writing SOP-Rod-EN&VN-1.doc i
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) MỤC LỤC HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH GÓP PHẦN ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA NHÂN VIÊN .................................................................................................................................. 1 TRƯỚC KHI LẬP ......................................................................................................................... 2 Lựa chọn loại quy trình ......................................................................................................... 3 Xác định nơi cần có quy trình ............................................................................................... 3 Xác định phạm vi của SOP. .................................................................................................. 3 Xác định người sử dụng quy trình ........................................................................................ 4 Quyết định mức độ chi tiết của quy trình .............................................................................. 5 Mức độ chi tiết thích hợp ...................................................................................................... 5 Sử dụng SOP cho đào tạo.................................................................................................... 6 Đánh giá khả năng đọc của người sử dụng ......................................................................... 6 Xác định bố cục mô tả .......................................................................................................... 6 Soạn thảo quy trình .............................................................................................................. 6 Hướng dẫn số 1 – Phác thảo quy trình................................................................................. 7 Hướng dẫn số 2 – Sử dụng từ ngữ có ý nghĩa chủ động..................................................... 7 Hướng dẫn số 3 – Sử dụng các khoảng dung sai bất cứ khi nào có thể ............................. 7 Hướng dẫn số 4 – Đem đến cho người sử dụng SOP sự linh hoạt trong trình tự các bước ..................................................................................................................................... 8 Hướng dẫn số 5 – Kiểm tra và Phê duyệt ............................................................................ 8 Hướng dẫn số 6 – Thực hiện ............................................................................................... 9 Hướng dẫn số 7 – Đảm bảo cú pháp nhất quán .................................................................. 9 Hướng dẫn số 8 – Sử dụng từ vựng trong sáng .................................................................. 9 Hướng dẫn số 9 – Sử dụng các đề mục có ích .................................................................... 9 PHỤ LỤC A – VÍ DỤ VỀ MỘT QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN........................................... 10 ii
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) TABLE OF CONTENTS INTRODUCTION TO WRITING PROCEDURES THAT CONTRIBUTE TO ASSESSING STAFF PERFORMANCE ............................................................................................................. 1 BEFORE WRITING ...................................................................................................................... 2 Choose the Type of Procedure............................................................................................. 3 Determine Where a Procedure Is Needed............................................................................ 3 Determine the Scope of the SOP. ........................................................................................ 3 Identify Who Will Use the Procedure .................................................................................... 4 Decide On a Level of Detail .................................................................................................. 5 Appropriate Level of Detail ................................................................................................... 5 Use the SOP for Training...................................................................................................... 6 Assess the Users’ Reading Ability ........................................................................................ 6 Define the Description Format .............................................................................................. 6 Generating a Procedure ....................................................................................................... 6 GUIDELINES FOR WRITING SOPs ............................................................................................ 7 Guideline No. 1 - Draw a Procedural Sketch ........................................................................ 7 Guideline No. 2 - Use Active Words ..................................................................................... 7 Guideline No. 3 - Use Ranges Whenever Possible .............................................................. 7 Guideline No. 4 - Give SOP Users Sequence Flexibility....................................................... 8 Guideline No. 5 - Review and Approval ................................................................................ 8 Guideline No. 6 – Implementation ........................................................................................ 9 Guideline No. 7 - Develop Consistent Syntax...................................................................... 9 Guideline No. 8 - Use Clear Vocabulary ............................................................................... 9 Guideline No. 9 - Write Useful Headings ............................................................................. 9 ATTACHMENT A – EXAMPLE OF A STANDARD OPERATING PROCEDURE ...................... 12 iii
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH GÓP PHẦN ĐÁNH INTRODUCTION TO WRITING PROCEDURES GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA NHÂN VIÊN THAT CONTRIBUTE TO ASSESSING STAFF PERFORMANCE Khi lập quy trình, điều quan trọng là phải lập kế When writing procedures it is very important to plan hoạch cẩn thận, chúng ta cần chú ý: carefully, we need to consider: • Phong cách viết của tổ chức. Cùng một vấn đề • The organizations style of writing. Different nhưng các tổ chức khác nhau nhấn mạnh nhiều organizations place greater and lesser emphasis hay ít tùy thuộc vào phong cách viết và báo cáo upon the style of its reporting and writing. của tổ chức. • Experience and characteristics of the procedure’s • Kinh nghiệm và đặc điểm của người sử dụng users quy trình • The type of task, e.g., administrative, cognitive, decision-making. • Loại hình nhiệm vụ, ví dụ: quản trị, nhận thức, ra quyết định. • Where the procedure is needed • Nơi cần quy trình • Scope of the procedure • Phạm vi của quy trình • Level of detail • Mức độ chi tiết • Use of words, e.g., active, difficulty • Cách sử dụng từ, ví dụ: chủ động, phức tạp • Bullet points • Các gạch đầu dòng • Subject-matter experts contributions. • Sự đóng góp của các chuyên gia về nội dung. Nói chung, tất cả chúng ta đều biế tại sao quy trình In general terms, we all know why procedures (or (hay quy trình tác nghiệp chuẩn, SOP) lại quan standard operating procedures, SOPs) are important. trọng. Quy trình sẽ: They will: • xác định cách thực hiện một nhiệm vụ để đạt • define how a task is to be performed to achieve a kết quả đã định, specified outcome, • chuẩn hóa cách thực hiện một nhiệm vụ để hạn • standardize the way a task is to be performed so as chế tối đa sự thay đổi, to minimize variation, • là cơ sở để đào tạo những người thực hiện • form the basis for training the task performers, nhiệm vụ, • provide an informational tool that supports the task performers on the job activities. • là một công cụ thông tin hỗ trợ người thực hiện nhiệm vụ trong các hoạt động công việc. Mặc dù vậy, chúng ta cũng biết rằng có một số khó However we are also aware that there are some khăn gắn liền với việc lập và áp dụng SOP. difficulties that are apparent with the writing and adoption of SOPs. Trong số đó, có những khó khăn xuất phát từ một Some of these difficulties related to the fact that often thực tế là quy trình: they : • thay đổi thường xuyên, • change frequently, • không phải lúc nào cũng được tuân thủ, • are not always followed, • mất quá nhiều thời gian để kiểm tra và phê • take too long to review and approve, duyệt, • are inconsistent and slightly different from • thiếu nhất quán và có sự khác biệt nhỏ giữa department to department, các phòng/ban, • are often not written for end-users, • thường không được biên soạn cho đối tượng là • are often not detailed enough or are too detailed, những người sử dụng cuối cùng, • don’t match how the job is really done, and (the list • thường không đủ chi tiết, hoặc trái lại, quá chi continues). tiết, • không tương xứng với cách thực hiện công việc trên thực tế, và (còn nhiều khó khăn khác). Quy trình không chỉ đơn giản là các tài liệu chức Procedures are more than simply functional documents năng để xác định nhiệm vụ hoặc chỉ dẫn phải làm gì that define a task or tell what to do or how to do it. hay phải làm như thế nào. Quy trình là kết quả của một quá trình bao gồm biên Procedures are the results of a process that includes soạn, rà soát, phê duyệt, thực hiện, phổ biến, duy trì generation, review, approval, implementation, 1
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) và kiểm soát. distribution, maintenance, and control. Phần lớn các khó khăn liên quan đến quy trình như Most of the procedural difficulties listed above have their đã liệt kê ở trên xuất phát từ các hoạt động không roots in activities that are inadequate or improperly phù hợp hoặc không được kiểm soát đúng cách. controlled. Hình 1/Figure 1 Bước 1 Biên soạn/ Bước 2 Rà soát / Step 1 Step 2 Generation Review Bước 7 Kiểm soát / Step 7 CÁC BƯỚC SOẠN THẢO Bước 3 Phê duyệt / Step 3 Control VÀ ÁP DỤNG SOP / Approval ADOPTING A SOP Bước 6 Duy trì / Step 6 Bước 4 Thực hiện / Maintenance Step 4 Implemenation Bước 5 Phân phối / Step 5 Distribution Trước khi lập SOP, điều quan trọng là phải lập kế Before writing an SOP, it is important to plan carefully hoạch cẩn thận để xác định quy trình sẽ được trình what your organizations procedures will look like and bày và soạn thảo như thế nào. Đây sẽ là những “chỉ how they are to be written. That “style guide” covers dẫn về phong cách” và chúng không chỉ bao gồm more than just the appearance of the procedure; it needs to include the points discussed here. cách thức trình bày quy trình mà phải có cả những điểm sẽ nêu dưới đây. Một khi những vấn đề này đã được giải quyết và Once these issues are resolved and agreed on, the thống nhất, việc soạn thảo, rà soát và phê duyệt quy generating, reviewing, and approving of a procedure trình sẽ nhanh hơn nhiều. Thêm nữa, quy trình được will go much faster. Additionally, the resulting SOPs soạn thảo sẽ dễ sử dụng hơn cho mục đích đào tạo will be easier to use in training and will contribute to better, more consistent performance. và góp phần tạo ra kết quả hoạt động tốt hơn và nhất quán hơn. Những hướng dẫn dưới đây tập trung vào việc lập These guidelines focus on the writing of procedures. quy trình. TRƯỚC KHI LẬP BEFORE WRITING Trước khi lập một SOP, chúng ta cần cân nhắc quy Before writing an SOP, we need to consider what trình nào cần thiết, quy trình nào đã có, kinh nghiệm procedures are needed, what procedures have already và đặc điểm của người sử dụng (“người thực hiện”), been written, the experience and characteristics of the loại hình và thời lượng đào tạo dự kiến, và cách thức users (the “performers”), the type and amount of training intended, and how the SOPs will be used in SOP được dùng trong “cuộc sống thực”. “real life.” 2
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Lựa chọn loại quy trình Choose the Type of Procedure SOP có 3 loại chính: SOPs are of three main types: • các nhiệm vụ quản trị (các quy tắc hay nhiệm vụ • administrative tasks (rules or rule-based, such as dựa trên quy tắc, chẳng hạn như ai được phép ra who has permission to enter a particular area); vào một khu vực cụ thể); • cognitive tasks (a decision- making activity, for • các nhiệm vụ liên quan đến nhận thức (ví dụ như instance, reviewing laboratory notebooks); and quyết định một vấn đề, rà soát các ghi chép của • motor tasks (such as setting up a fermentor). phòng thí nghiệm); và These distinctions have some overlap. • các nhiệm vụ liên quan đến động cơ (ví dụ như lắp đặt một thùng gây men). Ba loại quy trình này có một số điểm trùng nhau. Xác định nơi cần có quy trình Determine Where a Procedure Is Needed Để xác định nơi cần có quy trình, hãy lập một biểu đồ To determine where an SOP is needed, create a flow tiến trình cho một lĩnh vực hoạt động và xác định các chart of an operational area and identify the processes quá trình liên quan cùng các nhiệm vụ trong từng quá involved and the tasks within those processes. Those trình. Những nhiệm vụ này sẽ trở thành danh mục tasks become your initial list of procedure titles. khởi đầu cho các tiêu đề trong quy trình của bạn. SOP được lập sẽ xác định cách thức thực hiện The SOPs that are to be written will define how those những nhiệm vụ nói trên. Nếu đã có quy trình thì có tasks are to be performed. If procedures already exist, thể sắp xếp lại theo những nhiệm vụ đã được liệt kê. they can be mapped against the listed tasks. So sánh biểu đồ tiến trình hoặc tiêu đề cho các lĩnh Comparing flow charts or titles of different areas can vực khác nhau có thể chỉ ra những lĩnh vực có thể show where common procedures are or could be used hoặc lẽ ra đã có thể sử dụng quy trình để hỗ trợ việc to aid in standardization. chuẩn hóa. Đôi khi mọi người đặt ra câu hỏi liệu SOP có cần Sometimes people will ask whether an SOP is thiết không. required. Trong trường hợp như vậy, điều quan trọng là trả lời When asked that, it is important that several questions một số câu hỏi sau đây: are answered: • Nhiệm vụ hoặc hoạt động đó có quan trọng • Is the task or activity important? không? • Is more than one person involved? • Nhiệm vụ đó có nhiều người tham gia không? • Does the task or process affect the safety, identity, • Nhiệm vụ hoặc quá trình công việc có ảnh hưởng strength, purity, or quality of the product? đến sự an toàn, tính đồng nhất, độ bền, độ tinh • Does the task need to be done consistently? khiết hoặc chất lượng sản phẩm không? • Nhiệm vụ có cần được thực hiện một cách nhất quán không? Chỉ cần một câu hỏi trong số trên được trả lời “Có” If the response to any of those questions is “yes,” Then thì lập quy trình là việc nên làm. it is recommended that a procedure be written. Xác định phạm vi của SOP. Determine the Scope of the SOP. Một câu hỏi thường gặp khác là “Quy trình có độ dài Another frequently asked question is “How long should bao nhiêu?”. Thực ra, câu hỏi này thường có nghĩa là a procedure be?” What that question usually means is, “Quy trình có phạm vi rộng đến đâu?” “How broad should the procedure be?” Điều này phần nào phụ thuộc vào việc quy trình có In part, that depends on whether a procedure mô tả một quá trình gồm nhiều nhiệm vụ (do nhiều describes a process with many tasks (performed by người từ nhiều phòng ban khác nhau thực hiện) hay various people in different sections or departments) or không, hoặc quy trình chỉ quy định cho một nhiệm vụ whether the procedure defines one task and the steps needed to accomplish that task. và các bước cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Đôi khi, các tổ chức sử dụng nhiều loại tài liệu chức Sometimes, organizations use more specific types of năng cụ thể hơn, gọi là hướng dẫn công việc, để functional documents called work instructions to provide details on how one person accomplishes his or 3
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) hướng dẫn chi tiết cách thức một nhân viên cần thực her job. hiện công việc. Một số tổ chức phân biệt giữa SOP và hướng dẫn Some organizations distinguish between SOPs and công việc, số khác không phân biệt. Tuy nhiên dù có work instructions, others do not. However irrespective tên gọi như thế nào thì các tài liệu chức năng này of what such functional documents are called, they vẫn phải có cấu trúc hợp lý để hỗ trợ kết quả hoạt need to be well constructed to support actual performance. động thực tế. Các tổ chức lớn thường có một hệ thống cấp bậc các Large organizations generally have a hierarchy of quy trình tuân theo các chính sách được xây dựng procedures that follow from the policies developed as trong quá trình lập kế hoạch chiến lược. Khi các quy part of the strategic planning process. As these trình này được khoanh vùng phạm vi áp dụng, chúng procedures get more localized, they are more focused on how a section or department or area operates. sẽ tập trung hơn vào cách thức vận hành của một phòng/ban cụ thể. Nói chung, điều quan trọng là phải quyết định có nên In general it is important to decide whether to write an lập SOP riêng cho từng nhiệm vụ không hay chỉ lập individual SOP for each task or one procedure một SOP chung cho tất cả mọi nhiệm vụ. covering all the tasks. Trên thực tế, sự lựa chọn tốt hơn là nhóm các nhiệm In practice it a better choice would be to group into one vụ do một đội hoặc một cá nhân làm trong các điều procedure those tasks that are done by one team or kiện vận hành “bình thường” vào một quy trình (ví dụ individual during “normal” operations (for example, set- như lắp đặt, vận hành, tháo dỡ và lau dọn). up, operation, disassembly, and cleaning). Các nhiệm vụ khác (ví dụ như sửa chữa sai sót, bảo Then the other tasks (for example, troubleshooting, trì, và điều chỉnh kích cỡ) có thể được quy định trong preventative maintenance, and calibration) would be các SOP riêng biệt. separate SOPs. Không có cách làm nào tuyệt đối đúng hay tuyệt đối No right or wrong way exists for procedures: Smaller, sai khi lập quy trình: soạn thảo và duy trì một quy shorter procedures are easier to develop and maintain, trình ngắn với phạm vi nhỏ thì dễ hơn, nhưng cuối but you end up with more of them. cùng bạn lại phải lập ra nhiều quy trình hơn. Từ quan điểm của người sử dụng, các quy trình từ 2 From a user’s point of view, several two- to six-page đến 6 trang thường không đáng ngại như một tài liệu procedures are less intimidating than one 30- page 30 trang. document. Xác định người sử dụng quy trình Identify Who Will Use the Procedure Người sử dụng cấp 1 là những người thực sự thực Primary users are those who actually perform the hiện những nhiệm vụ được xác định trong quy trình; tasks defined; secondary audiences are those who người sử dụng cấp 2 là những người có thể cần may need to know something about the procedure but biết một điều gì đó về quy trình nhưng không trực do not directly use it. tiếp sử dụng quy trình. • Ai là người sử dụng cấp 1 của quy trình? • Who are your primary users? • Họ có kinh nghiệm không? • Are they experienced? • Tốc độ thay thế và tuyển dụng nhân viên trong tổ • Is your work force stable in its turnover and hiring? chức của bạn có ổn định không? • What is the reading level of work personnel in the • Nhân viên của bạn có khả năng đọc tài liệu bằng language in which the SOPs will be written? ngôn ngữ dùng để viết SOP không và mức độ • How will staff actually use the document? khả năng đến đâu? • Will staff have the procedure open in their work • Trên thực tế nhân viên sẽ sử dụng tài liệu như areas (the expected practice with laboratory thế nào? methods), or will they use it only as a reference? • Nhân viên có để công khai quy trình tại nơi làm • How frequently will users perform the task? việc không, hay chỉ sử dụng quy trình khi cần • How much training will they be given? tham khảo? • Người sử dụng quy trình có thường xuyên thực hiện nhiệm vụ không? • Họ sẽ được đào tạo đến mức độ nào? Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ xác định mức The answers to these questions will shape the amount độ cụ thể của quy trình. of detail contained in your procedure. 4
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Quyết định mức độ chi tiết của quy trình Decide On a Level of Detail Một việc quan trọng cần quyết định trước khi lập A major decision to make before writing any SOP (or SOP (hoặc trước khi sửa đổi một hệ thống quy trình) before revising a procedure system) is defining the là xác định mức độ chi tiết mà quy trình cần đáp ứng. level of detail that should be met. Điều được cho là rất quan trọng - đó là cân đối mức It seems that it is very important to balance the level of độ chi tiết với mức độ kỹ năng của người sử dụng. detail with the skill level of the user. Too much detail Quá nhiều chi tiết sẽ gây nhầm lẫn, quá ít chi tiết thì will be confusing, and too little will be uninformative. It không đủ thông tin. Do đó nên đảm bảo “mức độ chi is suggested that the “Appropriate Level of of Detail” is reached when there’s sufficient for the procedure to be tiết thích hợp” để quy trình đủ thông tin và người sử followed without confusion. dụng có thể tuân thủ quy trình mà không bị nhầm lẫn. Khối lượng chi tiết tối thiểu cho một quy trình cần bao The minimum amount of detail in a procedure should gồm các câu hỏi “cái gì” có ý nghĩa then chốt (tức là include the “critical what’s” (the required steps defining các bước cần thiết để xác định những gì sẽ xảy ra), what is to happen), the “critical how’s” (the sub steps các câu hỏi “như thế nào” có ý nghĩa then chốt (tức defining how each step is to be performed), and when applicable, the “who’s” (that is, who performs those là các bước phụ để xác định từng bước chính sẽ steps and sub steps) if more than one person is được thực hiện như thế nào), và “ai”, nếu thích hợp involved. (tức là ai sẽ thực hiện những bước chính và bước phụ, nếu không chỉ có một người liên quan). Tính chất quan trọng được hiểu là những điều cần Criticality is defined as that which is necessary for a thiết để người thực hiện hoàn thành thành công mục performer to be successful in accomplishing the goal of đích của quy trình. Ở một mức độ nào đó, tính chất the procedure. In part, criticality depends on the quan trọng phụ thuộc vào những gì mà người thực performer’s training, experience, and education. As the detail level increases (along with the length of the hiện được đào tạo, cũng như kinh nghiệm và trình độ document), the definition of criticality widens. của anh ta/cô ta. Khi mức độ chi tiết tăng lên (theo độ dài của tài liệu), định nghĩa “tính chất quan trọng” sẽ được mở rộng. Đối với các SOP được viết chi tiết hoặc rất chi tiết, For SOPs with “high” and “fine” levels of detail, less các câu hỏi “như thế nào” sẽ ít hơn. critical “hows” are included. Các nguy cơ khi viết một quy trình chi tiết và rất chi Hazards exist in using high or fine levels of detail: tiết bao gồm: • Such procedures can be hard to read and follow. • Những quy trình như vậy có thể rất khó đọc và • Also, they can be unforgiving: khó áp dụng. • If one of the very fine details changes, the • Hơn nữa, các quy trình này có thể không chấp procedure is technically wrong. nhận sự sai sót. • Chỉ cần một trong số các chi tiết rất cụ thể thay đổi, quy trình sẽ sai về mặt kỹ thuật. Do đó, thách thức ở đây là phải soạn thảo được một Therefore, the challenge is to create a useful tài liệu hữu ích chỉ quy định những quy trình hoặc document that defines the process or task only to the nhiệm vụ thật sự cần thiết. necessary. Mức độ chi tiết thích hợp Appropriate Level of Detail Tài liệu cần chi tiết hơn nếu: A higher level of detail is called for when: • Nhiệm vụ ít khi được thực hiện • Task is infrequently performed • Nhiệm vụ có nhiều người tham gia • Many different people are involved • Nhiệm vụ chỉ cho phép sai sót nhỏ trong thực • Little variation in performance can be allowed hiện • Task is critical • Nhiệm vụ có ý nghĩa quan trọng • Training is not comprehensive • Đào tạo chưa toàn diện • Little time to practice • Ít thời gian thực hành • Level of standardization. • Mức độ chuẩn hoá. Không phải tất cả các SOP đang áp dụng trong tổ Not all the SOPs in use throughout the organization chức đều có mức độ chi tiết như nhau; điều hợp lý là need the same level of detail; it is reasonable to write phải soạn thảo được các quy trình đáp ứng nhu cầu to meet the needs of the users. 5
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) của người sử dụng. Các khu vực hoặc phòng/ban khác nhau có thể có Different sites or departments may have different những nhu cầu khác nhau. (Các tổ chức có hướng needs. (Organizations that write work instructions dẫn công việc thường tập trung vào một nhiệm vụ cụ typically focus on a particular task and the particular thể và một người (hoặc vị trí công việc) cụ thể chịu person (or job position) responsible for that task.) trách nhiệm về nhiệm vụ đó. Sử dụng SOP cho đào tạo Use the SOP for Training Mục đích và phạm vi của SOP là các yếu tố có thể hỗ Elements of a procedure that help with training include trợ đào tạo. Mục đích của SOP có thể đồng nhất với the SOP’s purpose and its scope. The purpose can be mục đích của khóa đào tạo. Phạm vi của SOP (áp equated to the goal of a training event: The scope dụng SOP ở đâu và cho ai) sẽ rất có ích khi xác định (where and to whom the procedure applies) is useful in identifying those who need to be trained. những người cần được đào tạo. Đánh giá khả năng đọc của người sử dụng Assess the Users’ Reading Ability Một số tổ chức đã tiến hành kiểm tra khả năng đọc Although some organizations have examined the của nhân viên, nhưng nhiều tổ chức hoàn toàn không reading levels of their work force, many have no idea. có ý niệm gì về việc này. Thế chỗ cho các dữ liệu là một hướng dẫn phác thảo In lieu of data, a rough guide is to write procedures về cách viết quy trình cho các bộ phận hoạt động đạt used in operational areas to a 7th-grade level and đến bậc 7 về khả năng đọc và viết quy trình cho các those used by professional staff to a 10th- to 12th- cán bộ chuyên môn với khả năng đọc từ bậc 10 đến grade level bậc 12. Microsoft Word có các công cụ cài đặt sẵn để kiểm Microsoft Word has built-in readability testing tools tra khả năng đọc (ví dụ như công cụ cho điểm theo (such as the Flesch-Kincaid grade-level score) that can bậc Flesch-Kincaid), qua đây có thể có một ý niệm provide a rough idea of a document’s readability. khái quát về khả năng đọc tài liệu. Đọc được đến điểm này trong tài liệu này sẽ đạt bậc The Flesch-Kincaid reading grade level for this article 10 theo thang tính điểm của công cụ Flesch-Kincaid. up to this point is 10th grade. Để so sánh, hầu hết các tờ nhật báo được viết ở For comparison, most daily newspapers are written at mức độ xấp xỉ bậc 12. Câu văn ngắn gọn, từ ngữ ít approximately a 12th-grade level. Short sentences, âm tiết và các đoạn ngắn, tất cả đều giúp cho quy words with few syllables, and short paragraphs all trình trở nên dễ đọc hơn. contribute to more readable procedures. Xác định bố cục mô tả Define the Description Format Điểm cuối cùng cần cân nhắc trước khi viết là quyết One last item to consider before beginning to write is to định xem quy trình sẽ được trình bày như thế nào decide what the procedural description is to look like (bố cục của quy trình). (the “layout” of the procedure). Xem thêm Phụ lục A để biết thêm một số ví dụ về bố Please refer to appendix A which gives some cục của quy trình. examples of procedures layouts. Soạn thảo quy trình Generating a Procedure Sau khi đã hoàn thành phần mở đầu, người viết cần With the preliminaries completed, the writer needs to biết hoặc tranh thủ sự trợ giúp của một người có kiến know or to enlist the assistance of a person who has thức kỹ thuật liên quan đến các nhiệm vụ hoặc quá the technical knowledge required of which processes trình công việc sẽ được quy định trong SOP, xác or tasks need to be defined by SOPs and for whom they are intended, the level of detail needed, and the định quy trình sẽ được soạn cho ai, mức độ chi tiết format to be used. đến đâu và cách trình bày như thế nào. Ghi nhớ: Như Sholem Asch từng nói, Remember: As Sholem Asch said, “Viết sẽ trở nên đơn giản hơn nếu bạn có điều gì đó “Writing comes more easily if you have something to để nói”. say.” 6
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) HƯỚNG DẪN VIẾT SOP GUIDELINES FOR WRITING SOPs Hướng dẫn số 1 – Phác thảo quy trình Guideline No. 1 - Draw a Procedural Sketch Trước khi bắt đầu viết quy trình, hãy viết một bản Before starting to write a procedure, create a sketch phác thảo bao gồm: một biểu đồ tiến trình đơn giản, that includes a simple flow chart, a telegraphic một bản mô tả vắn tắt về những gì cần làm trong description of what is done at each step, the critical từng bước, các câu hỏi “như thế nào” có ý nghĩa hows, when the step is performed (the “cue”), any specifications that need to be met, and any warnings, then chốt, thời điểm tiến hành các bước (“tín hiệu”), cautions, or other notes. và bất kỳ thông số kỹ thuật nào cần được đáp ứng, các lưu ý phòng ngừa, cảnh báo hoặc các ghi chú khác. Từ bản phác thảo này, việc viết quy trình bằng bố From that sketch, it is easier to write a procedure using cục hoặc mẫu “chính thức” sẽ dễ dàng hơn. the “official” layout or template. Ưu điểm của việc phác thảo quy trình là những An advantage gained by creating a procedural sketch người quen thuộc nhất với quá trình công việc hoặc is that the sketch can be done by those most familiar nhiệm vụ có thể làm việc phác thảo (đây là những with the process or task - the subject matter experts người được gọi là chuyên gia theo nội dung, họ có (SMEs) - who may be intimidated if asked to write a procedure. thể sẽ ngần ngại nếu được yêu cầu viết cả một quy trình đầy đủ). Khi bản phác thảo đã hoàn thành, một người có kỹ Once the sketch is completed, a more skilled writer năng viết chuyên nghiệp có thể viết cả quy trình can easily and quickly write the procedure. nhanh và dễ dàng hơn. Hướng dẫn số 2 – Sử dụng từ ngữ có ý nghĩa chủ Guideline No. 2 - Use Active Words động Khi viết SOP, sẽ phát sinh vấn đề phong cách viết: A style issue comes into play when writing the SOP: Bạn sử dụng bao nhiêu từ? Rất khó viết những câu How many words do you use? Narrative statements - kể sử dụng nhiều từ. Các hoạt động hoặc yêu cầu with lots of words - can be difficult to work with. Actions thường bị che lấp mất dưới những câu kiểu này. or requirements are typically buried in such statements. Hơn nữa, khi rà soát và phê duyệt, quy trình càng Also, when it comes time for review and approval, nhiều từ thì càng tạo ra nhiều vấn đề bàn cãi. more words provide more material for people to argue over. Cách tốt nhất là viết rõ ràng và ở thể chủ động. Cấu Writing in a clear, active tense is best. “Telegraphic” trúc “vắn tắt” như trong điện tín sẽ có ích. Hầu hết wording structures are useful. Most writers are familiar người viết đã quen với quy tắc sử dụng các động từ with the rule of thumb that suggests using active verbs chủ động để bắt đầu câu (ví dụ như “hãy tháo cái to begin sentences (for example, “Disassemble the spray head”). đầu vòi phun”). Các nghiên cứu chỉ ra rằng khi đọc, chúng ta thường Studies have shown that when we read, we look at the đọc vài từ ở đầu câu, bỏ qua đoạn giữa câu, tìm dấu first several words, skip over the middle, look for the chấm câu sau đó quay trở lại đọc khoảng 3-4 từ cuối period mark, and then, going backward from the trước dấu chấm câu. period, read the last three to four words in the sentence. Điều đó cho thấy chúng ta thường hơi lười biếng khi That means we are usually a little lazy in our reading. đọc. Nhưng những người viết quy trình lại lấy điều này But procedure writers use that to their advantage: They làm lợi thế: họ thường đặt những thông tin quan put the important information at the start or at the end trọng ở đầu hoặc cuối câu. of statements Hướng dẫn số 3 – Sử dụng các khoảng dung sai Guideline No. 3 - Use Ranges Whenever bất cứ khi nào có thể Possible Ví dụ: “Hãy điều chỉnh mức pH đến 7,5 (hoặc trong For example: “Adjust pH to a target of 7.5 (7.0 to 7.8),” khoảng từ 7,0 đến 7,8). Câu này cho biết khoảng noting the allowable range in parentheses to reduce dung sai cho phép (trong ngoặc đơn) để giảm bớt sự deviations. If ranges are used, be sure that they are sai sót. Nếu sử dụng các khoảng dung sai, bạn cần consistent with the registrations, approvals, and 7
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) chắc chắn rằng chúng thống nhất với các đăng ký, validation studies. phê duyệt và các nghiên cứu có hiệu lực. Hướng dẫn số 4 – Đem đến cho người sử dụng Guideline No. 4 - Give SOP Users Sequence SOP sự linh hoạt trong trình tự các bước Flexibility Sử dụng các gạch đầu dòng thay cho số và chữ cái, When it is appropriate, use bullet points (?) instead of nếu thích hợp. Các số và chữ cái xác định một chuỗi numbers or letters. Numbers or letters indicate that a hoạt động trong đó các bước phải được thực hiện sequence is being defined and that the steps must be theo đúng trình tự đó. Các gạch đầu dòng không thể performed in that order. Bullet points indicate the absence of hierarchy or sequence. hiện thứ bậc hay trình tự. Một phương án thay thế khác là ghi chú trên các An alternative is to put a note above the numbered or bước được đánh số hoặc gạch đầu dòng (ví dụ như, bulleted steps (“Note: the following five steps can be “Ghi chú: 5 bước dưới đây có thể được thực hiện performed in any sequence”). theo trình tự bất kỳ”). Sau khi viết xong quy trình dự thảo, và trước khi Once the draft procedure is written, and before it goes chuyển sang giai đoạn kiểm tra chính thức, các into the official review phase, SMEs should examine it chuyên gia nội dung sẽ phải rà soát tài liệu một cách carefully. cẩn thận. Đôi khi, mọi người hoạt động trong các ngành khác Sometimes people in other industries call that gọi đây là “thông qua” quy trình dự thảo, nhưng với “validating” the draft procedure, but to us in the public những người làm việc trong các cơ quan công ích service, it is a much less rigorous task. It can be as như chúng ta, việc này ít khắt khe hơn nhiều. Việc rà simple as showing it to others who perform the task or talking through the steps in a small group of three or soát có thể chỉ đơn giản là trình bày tài liệu dự thảo four people. cho những người sẽ thực hiện nhiệm vụ, hoặc bàn luận về các bước thực hiện trong một nhóm nhỏ 3, 4 người. Mục đích rà soát là bảo đảm rằng tài liệu dự thảo đã The goal is to be sure the draft document is complete, hoàn chỉnh, chính xác và khả thi. Những bước rà correct, and “doable.” Such steps make the formal soát như thế này giúp cho giai đoạn kiểm tra chính review phase faster. thức nhanh hơn. Hướng dẫn số 5 – Kiểm tra và Phê duyệt Guideline No. 5 - Review and Approval Sau khi quy trình dự thảo được soạn xong, có thể bắt When a draft procedure emerges from the generation đầu giai đoạn kiểm tra – thông thường có hai kiểu phase, it is ready for review - typically two types of kiểm tra. review. Trước tiên là kiểm tra chung – một ai đó (không nhất In inspection reviews, someone (it doesn’t have to be a thiết phải là một chuyên gia về nội dung) sẽ xem tài content expert) looks at the draft document to be sure liệu dự thảo để đảm bảo rằng tài liệu được trình bày it looks right; that is, that it has a unique title and đúng, nghĩa là chỉ có duy nhất một đầu đề và số hiệu, number, all the pages and attachments are present, and the like. đầy đủ các trang và phụ lục, v.v. Tiếp theo là kiểm tra nội dung – việc này nhất thiết Next comes the content review, which does require phải có chuyên môn hoặc cơ sở kiến thức cụ thể. expertise or a specific knowledge base. This would Kiểm tra nội dung sẽ có sự tham gia của các include the quality assurance, validation, and phòng/ban như phòng kiểm soát đảm bảo chất regulatory affairs departments and other departments as appropriate. lượng, phòng phê duyệt, phòng quản lý các vụ việc liên quan đến luật định, và các phòng/ban khác, nếu phù hợp. Điểm mấu chốt để quá trình kiểm tra diễn ra nhanh A key to rapid, effective reviews is to make sure all gọn và hiệu quả là phải đảm bảo rằng tất cả những reviewers know the style and level of detail required người kiểm tra biết rõ phong cách trình bày và mức and also know the specific things to look for during độ chi tiết của quy trình cũng như các nội dung cụ their review. Having those criteria assigned (perhaps in your “Procedure on Procedures”) minimizes the thể cần xem xét trong quá trình kiểm tra. Việc ấn định chance that something will fall through the cracks or những tiêu chí đó (có lẽ là trong một Quy trình về các that everyone will be a wordsmith. (Also, if the SOP quy trình) sẽ giúp giảm tối đa khả năng có điều gì đó was written in a telegraphic fashion using fewer words, sai sót hoặc ai đó thích sáng tạo từ ngữ (Thêm nữa, fewer words will be worked over.) 8
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) nếu SOP được viết vắn tắt theo phong cách điện tín thì càng ít từ càng tốt). Hướng dẫn số 6 – Thực hiện Guideline No. 6 – Implementation Trước khi có hiệu lực, những người sẽ sử dụng quy Before the effective date of a procedure, it needs to be trình cần được phổ biến và đào tạo về quy trình. communicated, and training provided for, those who will use it. Hướng dẫn số 7 – Đảm bảo cú pháp nhất quán Guideline No. 7 - Develop Consistent Syntax Hãy tuân thủ các quy tắc ngữ pháp trừ phi bạn có lý Follow the rules of grammar unless there is a very do thích đáng để không làm như vậy. Sử dụng các good reason not to do so. Use sentences that are as câu càng ngắn càng tốt trong các bước của quy short as possible in steps. Write steps that are trình. Hãy mô tả các bước này thật cô đọng nhưng concise, but not telegraphic. Use the active voice. Write steps as positive commands. không quá vắn tắt như điện tín. Hãy sử dụng cách chủ động. Viết các bước này bằng các động từ mệnh lệnh nguyên thể chưa chia. Hướng dẫn số 8 – Sử dụng từ vựng trong sáng Guideline No. 8 - Use Clear Vocabulary Điều quan trọng là quy trình sử dụng các từ ngữ dễ It is important that procedures use words that are easy hiểu và truyền đạt đúng nghĩa, và các từ được sử to understand and convey correct meaning. It is also dụng nhất quán. important that words be used consistently. • Sử dụng từ ngữ thống nhất trong một quy trình • Use words consistently within and among và giữa các quy trình khác nhau. procedures. • Sử dụng các từ ngắn gọn, đơn giản và phổ thông • Use short, simple words that are common in trong cách dùng từ chuẩn. standard usage. • Tránh dùng các từ có thể bị hiểu nhầm. • Avoid words that may be misunderstood. • Hạn chế sử dụng từ viết tắt và chữ cấu tạo từ • Restrict the use of abbreviations and acronyms. các chữ đầu từ. Hướng dẫn số 9 – Sử dụng các đề mục có ích Guideline No. 9 - Write Useful Headings • Bảo đảm rằng các đề mục tóm tắt được những • Make sure that the headings summarize the thông tin chứa trong mỗi chương. information discussed within a section. • Sử dụng các đề mục cấp 1 cho các đoạn tóm tắt • Use level-one headings for the broadest khái quát nhất, và tăng dần mức cụ thể khi lên summaries, and become more specific as you đến các đề mục cấp 4. progress to level-four headings. • Sử dụng ít nhất 2 đề mục ở mỗi cấp. • Use at least two heads at each level. • Sử dụng quy tắc ngữ pháp tương tự nhau nếu • Use parallel grammar when writing headings at the same level. các đề mục ở cùng cấp độ. • Repeat the subject in the first sentence of the • Lặp lại chủ thể trong câu đầu tiên của đoạn sát paragraph following a head, rather than using a ngay sau đề mục, thay vì sử dụng một đại từ để pronoun to represent it. thay thế. • Avoid starting headings with articles or with a • Tránh bắt đầu đề mục bằng mạo từ hoặc một technical term that begins with a lowercase letter. thuật ngữ kỹ thuật được bắt đầu bằng chữ viết • Don't repeat the exact text of higher-level thường. headings in subheads. • Không lặp lại chính xác mọi từ ngữ của đề mục • Always remember that headings identify key chính trong các đề mục phụ. points, serve as transitions, show the overall • Luôn nhớ rằng đề mục dùng để xác định những structure of the document, and identify specific điểm chính; đề mục có vai trò chuyển tiếp, chỉ ra sections for selective reading. cấu trúc tổng thể của văn bản, và xác định các chương cụ thể để đọc một cách chọn lọc. 9
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PHỤ LỤC A – VÍ DỤ VỀ MỘT QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN Quy trình tác nghiệp chuẩn (SOP) Tên quy trình Kiểm soát việc lưu trữ tài liệu đào tạo về Vận hành và Bảo dưỡng Mã, số hiệu & số bản của quy trình AM-OM-TR/ No. 22 / Vers. 1 Người soạn thảo: …………. Ngày: 17/5/2004 Người phê duyệt: …………… Ngày: 25/5/2007 Người hiệu đính cuối cùng: ……………. Ngày: Người thực hiện: Ông Hùng Người giám sát: Ông Phương Ngày bắt đầu quy trình: 1/7/2007 Tuyên bố chính sách: SOP này giải quyết các yêu cầu nêu trong Điều 64, Chính sách Đào tạo số 14 năm 1987) Phạm vi áp dụng: (Tất cả các nhân viên thuộc phòng đào tạo, đặc biệt là người lưu trữ tài liệu đào tạo) Mục tiêu thực hiện: (Khi thực hiện chính sách này, người lưu trữ tài liệu đào tạo sẽ có khả năng thực hiện quy trình và lưu trữ toàn bộ tài liệu đào tạo do phòng đào tạo lập để sử dụng và chỉnh sửa sau này). Các chỉ số kết quả: Tất cả các tài liệu được trình bày bằng cả hai thứ tiếng để lưu trữ, và tất cả các cuộc họp đều có phiên dịch phục vụ rõ ràng). Cơ sở để lập quy trình: Có 3 nhà thầu, mỗi nhà thầu ở một thành phố, và theo hợp đồng, mỗi nhà thầu đều phải đào tạo đầy đủ về Vận hành và Bảo dưỡng, đồng thời cung cấp sổ tay vận hành bảo dưỡng cho tất cả mọi nhà xưởng và thiết bị mà họ sẽ xây dựng, lắp đặt và bàn giao. Điều quan trọng là chúng ta phải có được các tài liệu đào tạo này và lưu trữ chúng một cách an toàn và dễ truy cập để sau này đào tạo các nhân viên mới và đào tạo lại các nhân viên cũ). 10
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Quy trình 1 Tất cả các thư từ và tài liệu sẽ được gửi trực tiếp đến phòng đào tạo và chuyển thẳng cho Nhân viên kiểm soát tài liệu (gọi tắt là MCP) Chèn sơ đồ luồng vào 2 Ngay khi nhận được tài liệu, MCP sẽ đánh số tài liệu và ghi đây vào danh mục các tài liệu được soạn thảo cho mục đích đào tạo Vận hành và Bảo dưỡng) 3 Sau đó MCP sẽ điền thông tin vào hai phiếu tài liệu, một phiếu được đính kèm với tài liệu và phiếu kia được để vào tập hồ sơ kiểm soát tài liệu đang sử dụng. 4 Hai phiếu tài liệu này phải giống nhau. 5 Tiếp đó, MCP sẽ chuyển tài liệu và các phiếu tài liệu cho người có trách nhiệm nhận xét, người này phải ký vào cả hai phiếu tài liệu. 6 Ngay sau khi người nhận xét đã đọc xong tài liệu và viết ra các nhận xét của mình cũng như kiến nghị các thay đổi, hoặc chấp nhận rằng tài liệu đã đủ điều kiện để được phê duyệt, tài liệu sẽ được trả lại cho MCP cùng với hai phiếu tài liệu đã được ký. 7 Nếu như phải sửa đổi, tài liệu sẽ được MPC chuyển trả lại cho người viết (xem tiếp bước 9) 8 Nếu được đánh giá là bản chính thức, tài liệu sẽ được MPC chuyển lên cho Giám đốc PMU phê duyệt. 9 As a follow on to no 7 above Ngay sau khi người viết đã thực hiện các sửa đổi cần thiết, tài liệu sẽ được chuyển trả lại cho MCP để đưa cho người nhận xét kiểm tra. Lưu ý rằng quy trình nhận xét, sửa đổi và kiểm tra sẽ tiếp tục lặp lại cho đến khi người nhận xét vừa ý và chấp nhận rằng tài liệu đã đủ tiêu chuẩn để trình duyệt. 10 Ngay khi người nhận xét cảm thấy rằng tài liệu đã sẵn sàng để được duyệt, tài liệu sẽ được chuyển cho MCP ký và trình lên Giám đốc PMU xem xét phê duyệt. 11 Ngay sau khi tài liệu được phê duyệt, MCP sẽ lấy tài liệu và chuyển một bản sao lại cho người viết để biết thông tin, bản gốc sẽ được lưu để sau này các cán bộ của phòng đào tạo có thể sử dụng, tham khảo cho mục đích theo dõi đào tạo. 11
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) ATTACHMENT A – EXAMPLE OF A STANDARD OPERATING PROCEDURE Standard Operation Procedure (SOP) Name of procedure Control of O&M Training Documentation Code, number & version of procedure AM-OM-TR/ No. 22 / Vers. 1 Originated by: …………. Date: May 17, 2007 Approved by: …………… Date: May 25, 2007 Last Revised by: ……………. Date: To be followed by: Mr. Hung Supervisor: Mr. Phuong Date procedure commences: July 1, 2007 Policy statement: This SOP addresses the requirements of clause 6 of the Training Policy no. 4 of 2006 Scope: All staff in the training unit and in particular the training documentation person Performance Objective: Once this policy has been implemented, the training documentation person will be able to accept and archive all training documentation held by the unit for future use and revision. Performance Indicator: All documentation will be numbered, safely stored and easily recovered. Rationale: There are 3 contractors, one in each of the thee cities and each is required by their contract to provide full Operations and Maintenance training, and manuals for all of the plant and equipment that they will construct, install and hand-over. It is important that this documentation is received and archived in a safe and easy accessible manner for future training of new staff and refresher training of existing staff 12
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Process 1 All correspondence and materials will be directly sent to the training unit and given directly to the Materials Control Person. (hereafter called MCP) Insert 2 The MCP will immediately on receipt assign the document FLOW CHART a discrete number and list it in the document inventory (specially prepared for O&M training) 3 The MCP will then fill out two document records, one to be attached to the document and one to be placed in the running document control file. 4 The two documents will always be kept so that they are identical. 5 The MCP will then take the document and the document records to the relevant commentator for immediate action, and that person will sign both document records 6 Once the commentator has read the document and made written comments, and recommendations for revision, or agreed that it is in a state to be further approved, the document will be returned to the MCP, and both record sheets signed. 7 If the document needs further revision it will be returned to the originator by the MPC, (go to 9) 8 If the document is considered to be in its final format then it is to be taken by the MCP, to the Director of the PMU for approval. 9 As a follow on to no 7 above Once the originator has made the necessary revisions then document will be returned to the MCP, who will return it to the commentator for checking. Note - this cycle of comments and revision and checking, will continue until the commentator is satisfied that the document is of a sufficient standard to be forwarded for approval. 10 Once the commentator feels that the document is ready for approval it will, be returned to the MCP signed for and taken to the director of the PMU for approval. 11 Once the document has been approved it will be collected by the MCP and a copy sent to the originator for information, the original will be filed for future reference and use by the staff of the training unit for monitoring. 13