Bộ Xây Dựng – 37 Lê Đại Hành – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội – Việt Nam
ĐT: 84-4-974 0938 Fax: 84-4-974 0939 Email: gtz-www@fpt.vn
Wastewater and Solid Waste Management in Provincial Centers
Dự án GTZ TA No: 2000.2208.7 - Project GTZ TA No: 2000.2208.7
Tài liệu dự án số: GL 002 - Project Document No.: GL 002
Phát hành lần: 01 - Edition: 01
Hà Nội, tháng 3 năm 2007 - Hanoi, March 2007
Bộ Xây dựng – Hà Nội
Ministry of Construction – Hanoi
hợp tác với
in cooperation with
Tổ chức Hợp tác Kỹ thuật Đức
Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH
Hỗ trợ Kỹ thuật của GTZ do GFA thực hiện
Technical Assistance on behalf of GTZ by GFA Consulting Group & Associates
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH
TÁC NGHIỆP CHUẨN (SOP)
GUIDELINES ON
WRITING STANDARD
OPERATING PROCEDURES (SOP)
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
061107-Guideline Writing SOP-Rod-EN&VN-1.doc
i
Người liên hệ của
GFA Consulting Group GmbH
Your contact
with GFA Consulting Group GmbH
Gudrun Krause
Fax +49 (40) 6 03 06169
Email: gudrun.krause@gfa-group.de
Địa chỉ
Address
GFA Consulting Group GmbH
Eulenkrugstraße 82
D-22359 Hamburg
Germany
Người chuẩn bị
This guidelines was prepared by
Roderick H. Chisholm CPA
rhchisholm@yahoo.com
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
ii
MỤC LỤC
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH GÓP PHẦN ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA
NHÂN VIÊN .................................................................................................................................. 1
TRƯỚC KHI LẬP ......................................................................................................................... 2
Lựa chọn loại quy trình ......................................................................................................... 3
Xác định nơi cần có quy trình ............................................................................................... 3
Xác định phạm vi của SOP................................................................................................... 3
Xác định người sử dụng quy trình ........................................................................................ 4
Quyết định mức độ chi tiết của quy trình .............................................................................. 5
Mức độ chi tiết thích hợp ...................................................................................................... 5
Sử dụng SOP cho đào tạo.................................................................................................... 6
Đánh giá khả năng đọc của người sử dụng ......................................................................... 6
Xác định bố cục mô tả.......................................................................................................... 6
Soạn thảo quy trình .............................................................................................................. 6
Hướng dẫn số 1 – Phác thảo quy trình................................................................................. 7
Hướng dẫn số 2 – Sử dụng từ ngữ có ý nghĩa chủ động..................................................... 7
Hướng dẫn số 3 – Sử dụng các khoảng dung sai bất cứ khi nào có thể............................. 7
Hướng dẫn số 4 – Đem đến cho người sử dụng SOP sự linh hoạt trong trình tự các
bước ..................................................................................................................................... 8
Hướng dẫn số 5 – Kiểm tra và Phê duyệt ............................................................................ 8
Hướng dẫn số 6 – Thực hiện ............................................................................................... 9
Hướng dẫn số 7 – Đảm bảo cú pháp nhất quán .................................................................. 9
Hướng dẫn số 8 – Sử dụng từ vựng trong sáng .................................................................. 9
Hướng dẫn số 9 – Sử dụng các đề mục có ích.................................................................... 9
PHỤ LỤC A – VÍ DỤ VỀ MỘT QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN........................................... 10
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
iii
TABLE OF CONTENTS
INTRODUCTION TO WRITING PROCEDURES THAT CONTRIBUTE TO ASSESSING
STAFF PERFORMANCE ............................................................................................................. 1
BEFORE WRITING ...................................................................................................................... 2
Choose the Type of Procedure............................................................................................. 3
Determine Where a Procedure Is Needed............................................................................ 3
Determine the Scope of the SOP. ........................................................................................ 3
Identify Who Will Use the Procedure .................................................................................... 4
Decide On a Level of Detail .................................................................................................. 5
Appropriate Level of Detail ................................................................................................... 5
Use the SOP for Training...................................................................................................... 6
Assess the Users’ Reading Ability ........................................................................................ 6
Define the Description Format .............................................................................................. 6
Generating a Procedure ....................................................................................................... 6
GUIDELINES FOR WRITING SOPs ............................................................................................ 7
Guideline No. 1 - Draw a Procedural Sketch ........................................................................ 7
Guideline No. 2 - Use Active Words ..................................................................................... 7
Guideline No. 3 - Use Ranges Whenever Possible .............................................................. 7
Guideline No. 4 - Give SOP Users Sequence Flexibility....................................................... 8
Guideline No. 5 - Review and Approval................................................................................ 8
Guideline No. 6 – Implementation ........................................................................................ 9
Guideline No. 7 - Develop Consistent Syntax...................................................................... 9
Guideline No. 8 - Use Clear Vocabulary............................................................................... 9
Guideline No. 9 - Write Useful Headings ............................................................................. 9
ATTACHMENT A – EXAMPLE OF A STANDARD OPERATING PROCEDURE ...................... 12
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
1
HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH GÓP PHẦN ĐÁNH
GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA NHÂN VIÊN
INTRODUCTION TO WRITING PROCEDURES
THAT CONTRIBUTE TO ASSESSING STAFF
PERFORMANCE
Khi lập quy trình, điều quan trọng là phải lập kế
hoạch cẩn thận, chúng ta cần chú ý:
When writing procedures it is very important to plan
carefully, we need to consider:
• Phong cách viết của tổ chức. Cùng một vấn đề
nhưng các tổ chức khác nhau nhấn mạnh nhiều
hay ít tùy thuộc vào phong cách viết và báo cáo
của tổ chức.
• Kinh nghiệm và đặc điểm của người sử dụng
quy trình
• Loại hình nhiệm vụ, ví dụ: quản trị, nhận thức,
ra quyết định.
• Nơi cần quy trình
• Phạm vi của quy trình
• Mức độ chi tiết
• Cách sử dụng từ, ví dụ: chủ động, phức tạp
• Các gạch đầu dòng
• Sự đóng góp của các chuyên gia về nội dung.
• The organizations style of writing. Different
organizations place greater and lesser emphasis
upon the style of its reporting and writing.
• Experience and characteristics of the procedure’s
users
• The type of task, e.g., administrative, cognitive,
decision-making.
• Where the procedure is needed
• Scope of the procedure
• Level of detail
• Use of words, e.g., active, difficulty
• Bullet points
• Subject-matter experts contributions.
Nói chung, tất cả chúng ta đều biế tại sao quy trình
(hay quy trình tác nghiệp chuẩn, SOP) lại quan
trọng.
In general terms, we all know why procedures (or
standard operating procedures, SOPs) are important.
Quy trình sẽ:
• xác định cách thực hiện một nhiệm vụ để đạt
kết quả đã định,
• chuẩn hóa cách thực hiện một nhiệm vụ để hạn
chế tối đa sự thay đổi,
• là cơ sở để đào tạo những người thực hiện
nhiệm vụ,
• là một công cụ thông tin hỗ trợ người thực hiện
nhiệm vụ trong các hoạt động công việc.
They will:
• define how a task is to be performed to achieve a
specified outcome,
• standardize the way a task is to be performed so as
to minimize variation,
• form the basis for training the task performers,
• provide an informational tool that supports the task
performers on the job activities.
Mặc dù vậy, chúng ta cũng biết rằng có một số khó
khăn gắn liền với việc lập và áp dụng SOP.
However we are also aware that there are some
difficulties that are apparent with the writing and adoption
of SOPs.
Trong số đó, có những khó khăn xuất phát từ một
thực tế là quy trình:
Some of these difficulties related to the fact that often
they :
• thay đổi thường xuyên,
• không phải lúc nào cũng được tuân thủ,
• mất quá nhiều thời gian để kiểm tra và phê
duyệt,
• thiếu nhất quán và có sự khác biệt nhỏ giữa
các phòng/ban,
• thường không được biên soạn cho đối tượng là
những người sử dụng cuối cùng,
• thường không đủ chi tiết, hoặc trái lại, quá chi
tiết,
• không tương xứng với cách thực hiện công
việc trên thực tế, và (còn nhiều khó khăn khác).
• change frequently,
• are not always followed,
• take too long to review and approve,
• are inconsistent and slightly different from
department to department,
• are often not written for end-users,
• are often not detailed enough or are too detailed,
• don’t match how the job is really done, and (the list
continues).
Quy trình không chỉ đơn giản là các tài liệu chức
năng để xác định nhiệm vụ hoặc chỉ dẫn phải làm gì
hay phải làm như thế nào.
Procedures are more than simply functional documents
that define a task or tell what to do or how to do it.
Quy trình là kết quả của một quá trình bao gồm biên
soạn, rà soát, phê duyệt, thực hiện, phổ biến, duy trì
Procedures are the results of a process that includes
generation, review, approval, implementation,