Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 (37tr)

Chia sẻ: Nguyễn Thị Huyền | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:37

Thêm vào BST

Báo xấu

93
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giới thiệu chung về Microsoft Project 2003; tạo một dự án;... là những nội dung chính mà bài viết "Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003" hướng đến trình bày. Hy vọng tài liệu là nguồn thông tin hữu ích cho quá trình học tập và nghiên cứu của các bạn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 (37tr)

Chɉɇng trình hͣp tác Viʄt Nam - Thͥy Ĉiʀn vɾ tăng cɉ͝ng năng lͱc quɠn lý ÿɢt ÿai và môi trɉ͝ng (SEMLA) HɈ͚NG DɧN Sͬ DͤNG MICROSOFT PROJECT 2003
Mͥc Lͥc PHɣN I: GI͚I THIʃU CHUNG MICROSOFT PROJECT 1 1. Mөc ÿích chung và các yêu cҫu cӫa Microsoft Project ................................................................................ 1 2. Quҧn lý dӵ án là gì? ..................................................................................................................................... 1 3. Các nhân tӕ chính tҥo nên mӝt dӵ án ........................................................................................................... 2 4. Cѫ sӣ dӳ liӋu cӫa Microsoft Project 2003.................................................................................................... 2 5. Xem xét dӳ liӋu cҫn thiӃt ............................................................................................................................. 2 6. HӋ thӕng lӏch làm viӋc cӫa Microsoft Project.............................................................................................. 2 7. Mӝt sӕ tӯ khoá trong Microsoft Project 2003 .............................................................................................. 2 PHɣN II: TɝO M͘T DͰ ÁN 4 Bài 1: Thiɼt lɪp m͙t dͱ án m͛i 5 1. Tҥo mӟi 1 dӵ án ........................................................................................................................................... 5 2. Nhұp các thông tin quan trӑng cho dӵ án..................................................................................................... 7 3. ThiӃt lұp hӋ thӕng lӏch làm viӋc cho dӵ án .................................................................................................. 8 Bài 2: Cách thͩc nhɪp và t͕ chͩc các công viʄc 10 1. Nhұp các công viӋc và thӡi gian thӵc hiӋn................................................................................................. 10 2. Tҥo mӕc dӵ án (milstones)......................................................................................................................... 11 3. Tҥo các công viӋc ÿӏnh kǤ.......................................................................................................................... 11 4. Phân cҩp các công viӋc .............................................................................................................................. 13 5. HiӋu chӍnh danh sách các công viӋc........................................................................................................... 13 Bài 3: Th͝i gian bɬt ÿɤu và th͝i gian kɼt thúc công viʄc 15 1. ThiӃt lұp mӕi quan hӋ giӳa các công viӋc .................................................................................................. 15 2. Các công viӋc gӕi chӗng lên nhau.............................................................................................................. 16 3. ThiӃt lұp thӡi gian bҳt ÿҫu và thӡi gian kӃt thúc cӫa công viӋc ................................................................. 17 4. Xác ÿӏnh hҥn cuӕi cho 1 công viӋc ............................................................................................................ 18 5. Chia mӝt công viӋc thành nhӳng phҫn nhӓ................................................................................................ 19 Bài 4: Kh͟i tɞo tài nguyên, nhân lͱc cho công viʄc 21 1. Tҥo danh sách tài nguyên........................................................................................................................... 21 2. Thay ÿәi thӡi gian làm viӋc cho nhân viên ................................................................................................ 22 3. Khӣi tҥo các tài nguyên cho công viӋc....................................................................................................... 24 4. Sӱa ÿәi khoҧng thӡi gian thӵc hiӋn công viӋc .......................................................................................... 25 5. KiӇm tra hiӋu chӍnh viӋc khӣi tҥo tài nguyên............................................................................................. 27 Bài 5: Xem xét hʄ th͑ng công viʄc 29 1. Xem xét toàn bӝ dӵ án ............................................................................................................................... 29 2. KiӇm tra ngày bҳt ÿҫu và kӃt thúc cӫa dӵ án ............................................................................................. 29 3. ChuyӇn ÿәi giӳa các khung nhìn................................................................................................................ 29 4. Xem xét các cӝt khác nhau trong mӝt khung nhìn ..................................................................................... 30 5. ThӇ hiӋn thông tin có chӑn lӑc ................................................................................................................... 30 6. Sҳp xӃp thông tin trong mӝt khung nhìn .................................................................................................... 31 7. Nhóm thông tin trong mӝt khung nhìn....................................................................................................... 32 Bài 6: Xem và in báo cáo 33 1. Các báo biӇu chuҭn cӫa Microsoft Project................................................................................................. 33 2. In các biӇu ÿӗ cӫa dӵ án............................................................................................................................. 34 3. ThiӃt lұp cҩu hình trang In ......................................................................................................................... 34
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA PHɣN I: GI͚I THIʃU CHUNG MICROSOFT PROJECT 1. Khái niʄm chung và các yêu cɤu cͧa Microsoft Project Microsoft Project là m͙t chɉɇng trình chuyên dùng ÿʀ quɠn lý các dͱ án, là chɉɇng trình có nhͯng công cͥ mɞnh và thuɪn tiʄn. Microsoft Project có thʀ làm viʄc v͛i nhiɾu chɼ ÿ͙, nhiɾu công cͥ, chͩc năng ÿʀ thͱc hiʄn các thao tác tɞo lɪp và hiʄu chʆnh trên dͱ án ÿ͓ng th͝i tiɼt kiʄm th͝i gian và tiɾn bɞc. Mͥc ÿích cͧa Microsoft Project 2003 g͓m: x T͕ chͩc lɪp kɼ hoɞch và quɠn lý dͱ án. x Lên lʈch công tác. x Chʆ ÿʈnh các tài nguyên và chi phí cho các công viʄc trong dͱ án. x Ĉiɾu chʆnh kɼ hoɞch ÿʀ thích ͩng v͛i các ÿiɾu kiʄn ràng bu͙c. x Chuɦn bʈ các báo biʀu cɤn thiɼt cho dͱ án. x Dͱ trù các tác ÿ͙ng ÿɼn tiɼn ÿ͙ cͧa dͱ án khi xɠy ra nhͯng thay ÿ͕i có ɠnh hɉ͟ng l͛n ÿɼn dͱ án. x Xem xét lɞi dͱ án ÿʀ ÿ͑i phó v͛i các tình hu͑ng ngɨu nhiên. x Ĉánh giá tài chính chung cͧa dͱ án. x In ɢn các báo biʀu phͥc vͥ dͱ án. x Làm viʄc và quɠn lý theo nhóm. x Rút kinh nghiʄm trong khi thͱc hiʄn dͱ án. Ĉʀ chɞy Microsoft Project 2003 phɤn cͩng t͑i thiʀu cͧa máy tính là: B͙ vi xͭ lý 486 tr͟ lên 16 Mb RAM Window 9x ͔ cͩng >100 Mb Và cɤn có các phɤn mɾm sau: Phɤn mɾm Microsoft Project 2003 B͙ gõ tiɼng Viʄt 2. Quɠn lý dͱ án là gì? Quɠn lý dͱ án là m͙t quá trình lɪp kɼ hoɞch, t͕ chͩc, theo dõi và quɠn lý các công viʄc và ngu͓n lͱc ÿʀ hoàn thành các mͥc tiêu ÿɴt ra v͛i nhiɾu ràng bu͙c vɾ th͝i gian, chi phí và tài nguyên. Kɼ hoɞch cͧa dͱ án có thʀ chʆ là ÿɇn giɠn, ví dͥ nhɉ m͙t tɪp hͣp nh͏ các công viʄc cùng th͝i gian bɬt ÿɤu và kɼt thúc, cŸng có thʀ phͩc tɞp g͓m hàng nghìn các công viʄc và tài nguyên v͛i chi phí hàng tͷ ÿôlla. Hɤu hɼt các dͱ án ÿɾu có nhͯng ÿiʀm chung bao g͓m viʄc phân chia dͱ án thành các công viʄc nh͏ dʂ dàng quɠn lý, lɪp lʈch thͱc hiʄn các công viʄc, trao ÿ͕i v͛i nhóm và theo dõi các tiɼn trình thͱc hiʄn công viʄc. M͍i dͱ án ÿɾu bao g͓m ba pha chính sau: Lɪp kɼ hoɞch dͱ án Theo dõi các thay ÿ͕i và quɠn lý dͱ án Kɼt thúc dͱ án. Các pha này càng ÿɉͣc thͱc hiʄn t͑t bao nhiêu, khɠ năng thành công cͧa dͱ án càng nhiɾu bɢy nhiêu. http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 1
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA 3. Các nhân t͑ chính tɞo nên m͙t dͱ án Dͱ án chʆ có thʀ thành công nɼu hiʀu rõ ÿɉͣc 3 nhân t͑ hình thành nên m͗i dͱ án, ÿó là: Th͝i gian: G͓m th͝i gian ÿʀ hoàn thành tͫng công viʄc trong m͗i m͙t giai ÿoɞn. Ngân sách: G͓m các chi phí tài nguyên: nhân lͱc, thiɼt bʈ, nguyên vɪt liʄu ÿʀ hoàn thành các công viʄc. Mͥc ÿích: Mͥc ÿích cͧa các công viʄc và kɼ hoɞch ÿʀ hoàn thành chúng. Th͝i gian, ngân sách và mͥc ÿích là chiɼc kiɾng ba chân ÿɉa dͱ án ÿɼn thành công, m͗i m͙t thành phɤn ÿɾu có ɠnh hɉ͟ng ÿɼn hai phɤn còn lɞi. Ba thành phɤn này là rɢt quan tr͍ng và trͱc tiɼp ɠnh hɉ͟ng ÿɼn dͱ án, m͑i quan hʄ giͯa ba thành phɤn này là khác nhau ÿ͑i v͛i m͗i dͱ án và nó quyɼt ÿʈnh t͛i nhͯng vɢn ÿɾ và cách thͩc thͱc hiʄn dͱ án. 4. Cɇ s͟ dͯ liʄu cͧa Microsoft Project 2003 Là m͙t nhà quɠn lý dͱ án, sɺ có rɢt nhiɾu công viʄc ÿʀ làm. Vɪy thì Microsoft Project có thʀ giúp gì cho công viʄc này? Trɉ͛c hɼt, nó lɉu trͯ thông tin chi tiɼt vɾ dͱ án trong cɇ s͟ dͯ liʄu và sͭ dͥng các thông tin này ÿʀ tính toán, theo dõi tiɼn trình, chi phí cͧa dͱ án và các thành phɤn khác ÿ͓ng th͝i tɞo ra m͙t kɼ hoɞch cho dͱ án. Càng nhiɾu thông tin vɾ dͱ án cung cɢp, dͱ án càng ÿɉͣc thͱc hiʄn chính xác bɢy nhiêu. Gi͑ng nhɉ m͙t bɠng tính, Microsoft Project thʀ hiʄn kɼt quɠ ngay sau các tính toán. Tuy nhiên kɼ hoɞch cͧa dͱ án sɺ không ÿɉͣc lɪp cho ÿɼn khi hoàn thành các thông tin quan tr͍ng cͧa các công viʄc. Microsoft Project lɉu giͯ thông tin nhɪp vào và thông tin nó tính toán trong các trɉ͝ng nhɉ tên công viʄc hay khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn. Trong Microsoft Project, m͗i trɉ͝ng ÿɉͣc thʀ hiʄn trong m͙t c͙t. 5. Xem xét dͯ liʄu cɤn thiɼt Ngɉ͝i sͭ dͥng (NSD) có thʀ xem xét th͝i gian kɼt thúc cͧa các công viʄc trong hôm nay, ngày mai NSD lɞi mu͑n xem xét chi phí công viʄc. Cɇ s͟ dͯ liʄu dͱ án chͩa ÿͱng rɢt nhiɾu thông tin nhɉng tɞi m͙t th͝i ÿiʀm NSD có thʀ chʆ cɤn m͙t phɤn thông tin. Ĉʀ làm ÿɉͣc ÿiɾu Microsoft Project cung cɢp m͙t s͑ dɞng thʀ hiʄn sau: Các khung nhìn: Thʀ hiʄn m͙t tɪp con cͧa các thông tin ÿã ÿɉͣc ÿʈnh dɞng. Ví dͥ sɇ ÿ͓ Gantt thʀ hiʄn thông tin vɾ các công viʄc. Các bɠng: G͓m các thông tin ÿɉͣc ÿʈnh nghśa ngay ban ÿɤu. Các thông tin ch͍n l͍c: cho phép ch͍n l͍c các thông tin vɾ công viʄc hay tài nguyên. 6. Hʄ th͑ng lʈch làm viʄc cͧa Microsoft Project Cách thͩc Microsoft Project sͭ dͥng hʄ th͑ng th͝i gian bɬt ÿɤu và kɼt thúc các công viʄc nhɉ thɼ nào? Ĉiɾu này ÿɉͣc tính toán theo các nhân t͑ nhɉ mͩc ÿ͙ ÿ͙c lɪp cͧa công viʄc, các ràng bu͙c liên quan, các khoɠng th͝i gian ÿͩt ÿoɞn cŸng nhɉ các ngày nghʆ, ngày lʂ. 7. M͙t s͑ tͫ khoá trong Microsoft Project 2003 Task: Công viʄc, nhiʄm vͥ Duration: Th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc Start: Ngày bɬt ÿɤu Finish: Ngày kɼt thúc Predecessors: Công viʄc làm trɉ͛c Successors: Công viʄc kɼ tiɼp Task list: Danh sách các công viʄc Resource: Tài nguyên hay nhân lͱc, máy móc thͱc hiʄn các công viʄc cͧa dͱ án http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 2
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Work: S͑ gi͝ công ÿɉͣc gán ÿʀ thͱc hiʄn công viʄc Unit: Khɠ năng lao d͙ng cͧa tài nguyên Milestone: Loɞi công viʄc ÿɴc biʄt (ÿiʀm m͑c) có Duration=0, dùng ÿʀ kɼt thúc các giai ÿoɞn trong dͱ án Recurring Task: Công viʄc ÿʈnh kƒ, lɴp ÿi lɴp lɞi nhiɾu lɤn theo chu kƒ trong th͝i gian thͱc hiʄn dͱ án. Ví dͥ các bu͕i h͍p giao ban ÿɤu tuɤn Shedule: Lʈch trình cͧa dͱ án Baseline: Theo kɼ hoɞch Summary Task (Công viʄc tóm lɉͣc): Công viʄc mà chͩc năng duy nhɢt cͧa nó là chͩa ÿͱng và tóm lɉͣc th͝i khoɠng, công viʄc và chi phí cͧa các công viʄc khác. http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 3
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA PHɣN II: TɝO M͘T DͰ ÁN Th͝i gian NSD xác ÿinh ÿɉͣc rõ mͥc ÿích cͧa dͱ án và vɞch ra ÿɉͣc các giai ÿoɞn chính cͧa dͱ án cŸng chính là lúc NSD cɤn tɞo ra m͙t kɼ hoɞch cho dͱ án. Trɉ͛c hɼt, nhɪp và t͕ chͩc các công viʄc và khoɠng th͝i gian ÿʀ thͱc hiʄn chúng. Sau ÿó kh͟i tɞo nhân lͱc, thiɼt bʈ, nguyên vɪt liʄu và chi phí cho các công viʄc. V͛i nhͯng thông tin này, Microsoft Project sɺ tɞo ra m͙t kɼ hoɞch làm viʄc, chʆ cɤn kiʀm tra lɞi kɼ hoɞch và ÿiɾu chʆnh khi cɤn thiɼt. Phɤn này sɺ hɉ͛ng dɨn tɞo lɪp kɼ hoɞch dͱ án. Phɤn này sɺ bao g͓m các bài sau ÿây: Bài 1: Thiɼt lɪp m͙t dͱ án m͛i. Bài 2: Cách thͩc nhɪp và t͕ chͩc các công viʄc. Bài 3: Th͝i gian bɬt ÿɤu và th͝i gian kɼt thúc công viʄc. Bài 4: Kh͟i tɞo tài nguyên, nhân lͱc cho công viʄc. Bài 5: Xem xét hʄ th͑ng công viʄc Bài 6: Xem và in báo cáo http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 4
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bài 1: Thiɼt lɪp m͙t dͱ án m͛i Bɉ͛c ÿɤu tiên ÿʀ tɞo kɼ hoɞch làm viʄc là tɞo ra m͙t file dͯ liʄu m͛i, thiɼt lɪp th͝i gian bɬt ÿɤu, th͝i gian kɼt thúc và nhɪp các thông tin chung vɾ dͱ án. Sau khi h͍c xong bài này, NSD sɺ có m͙t file dͯ liʄu Microsoft Project chͩa ÿͱng tên dͱ án, ngày dͱ kiɼn bɬt ÿɤu, ngày dͱ kiɼn kɼt thúc, kɼ hoɞch dͱ án cŸng nhɉ các thông tin khác vɾ dͱ án. Bài này g͓m có 3 ÿiʀm chính sau: Tɞo m͛i m͙t dͱ án Nhɪp các thông tin quan tr͍ng vɾ dͱ án Thiɼt lɪp hʄ th͑ng th͝i gian trong dͱ án 1. Tɞo m͛i 1 dͱ án Khi bɬt ÿɤu v͛i 1 dͱ án m͛i v͛i Microsoft Project, chʆ có thʀ nhɪp th͝i gian bɬt ÿɤu hay th͝i gian kɼt thúc cͧa dͱ án. Microsoft cŸng khuyên rɮng chúng ta chʆ nhɪp th͝i gian bɬt ÿɤu cͧa dͱ án và ÿʀ tͱ chɉɇng trình tính th͝i ÿiʀm kɼt thúc sau khi ÿã nhɪp các thông tin vɾ th͝i gian cͧa tͫng công viʄc. B1 Kích nút New trên thanh công cͥ hay trong menu File, ch͍n New. Nút New có thʀ không hiʀn thʈ trên màn hình b͟i vì không ÿͧ ch͗ cho tɢt cɠ các nút. Kích nút More Buttons , sau ÿó kích nút New . B2 Trong h͙p thoɞi Project Information, nhɪp th͝i gian bɬt ÿɤu hay kɼt thúc tɞi mͥc Start date hay Finish date cho dͱ án, và sau ÿó kích nút OK. B3 Kích nút Save hay trong menu File, ch͍n mͥc Save ÿʀ lɉu giͯ thông tin dͱ án. http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 5
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B4 Trong mͥc File name , nhɪp tên dͱ án, và sau ÿó nhɢn nút Save. Chú ý Có thʀ thay ÿ͕i thông tin vɾ dͱ án bɢt cͩ th͝i ÿiʀm nào bɮng cách ch͍n mͥc Project Information trên menu Project http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 6
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA 2. Nhɪp các thông tin quan tr͍ng cho dͱ án M͗i m͙t dͱ án ÿɾu có m͙t s͑ thành phɤn ÿɴc trɉng nhɉ các công viʄc có liên quan, m͙t s͑ vɉ͛ng mɬc sɺ gɴp phɠi khi thͱc hiʄn, ngɉ͝i thͱc hiʄn chúng và mͥc ÿích cͧa dͱ án. Ĉʀ có thʀ nh͛ và theo dõi ÿɉͣc các thông tin này khi cɤn thiɼt hãy thͱc hiʄn theo các bɉ͛c sau B1 Trên menu File, kích Properties, và sau ÿó kích tab Summary . B2 Trong Tab Summary, nhɪp nhͯng thông tin liên quan ÿɼn dͱ án, nhɉ ngɉ͝i lɪp và quɠn lý file dͱ án, mͥc ÿích cͧa dͱ án, hay bɢt cͩ ÿiɾu gì có thʀ gây khó khăn trong quá trình thͱc hiʄn dͱ án. http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 7
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B3 Kích nút OK. 3. Thiɼt lɪp hʄ th͑ng lʈch làm viʄc cho dͱ án Có thʀ thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc cͧa dͱ án ÿʀ phɠn ánh s͑ ngày cŸng nhɉ s͑ gi͝ làm viʄc cͧa m͗i ngɉ͝i trong dͱ án. Microsoft Project thiɼt lɪp mɴc ÿʈnh th͝i gian làm viʄc cho dͱ án tͫ thͩ 2 ÿɼn thͩ 6, bɬt ÿɤu tͫ 8 gi͝ sáng ÿɼn 5 gi͝ chiɾu. Có thʀ xác ÿʈnh th͝i gian nghʆ nhɉ cu͑i tuɤn và các bu͕i t͑i cŸng nhɉ ngày lʂ hay th͝i gian ÿi nghʆ. B1 Trên menu View, kích Gantt Chart. http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 8
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B2 Trên menu Tools, kích Change Working Time. B3 Trên h͙p thoɞi Chage Working Time, ch͍n lʈch làm viʄc. x Ĉʀ thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc cͧa m͙t ngày trong tuɤn trong toàn b͙ dͱ án, ch͍n ngày cɤn thay ÿ͕i, sau ÿó ch͍n lͱa ch͍n Default Working Time và chʆnh lɞi th͝i gian làm viʄc cͧa ngày ÿó. Ví dͥ mu͑n ngày thͩ 6 hàng tuɤn ÿɾu kɼt thúc vào 4 gi͝ chɰng hɞn. x Ĉʀ thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc cͧa m͙t s͑ ngày, ví dͥ nhɉ tͫ thͩ 3 ÿɼn thͩ 6 ÿɾu làm viʄc lúc 9 gi͝, chʆ cɤn kích chu͙t vào ngày thͩ 3, sau ÿó giͯ phím Shift và kích chu͙t ÿɼn thͩ 6. Công viʄc tiɼp theo cͧa là thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc cͧa nhͯng ngày này. B4 Kích Nonworking time ÿ͑i v͛i nhͯng ngày nghʆ, hay Nondefault working time ÿʀ thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc cͧa m͙t ngày nào ÿó. B5 Kích OK. http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 9
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bài 2: Cách thͩc nhɪp và t͕ chͩc các công viʄc Ĉɤu tiên hãy liʄt kê các bɉ͛c ÿʀ hoàn thành dͱ án, bɬt ÿɤu v͛i tͫng kh͑i công viʄc và chia nh͏ nhͯng kh͑i công viʄc thành nhͯng kh͑i nh͏ hɇn. Cͩ nhɉ vɪy cho t͛i khi nó ÿɉͣc chia thành nhͯng công viʄc nh͏ có thʀ phân giao cͥ thʀ ÿɉͣc. Cu͑i cùng nhɪp các khoɠng th͝i gian thiɼt lɪp cho tͫng công viʄc. Sau khi hoàn thành bài này, sɺ có m͙t tɪp hͣp các công viʄc ÿɉͣc t͕ chͩc m͙t cách hʄ th͑ng và thông tin chi tiɼt vɾ nhͯng công viʄc này. Bài này có 5 ÿiʀm chính sau: Nhɪp công viʄc và th͝i gian thͱc hiʄn. Tɞo nhͯng m͑c ÿánh dɢu. Tɞo nhͯng công viʄc ÿʈnh kƒ. Phân cɢp công viʄc. Hiʄu chʆnh hʄ th͑ng công viʄc. 1. Nhɪp các công viʄc và th͝i gian thͱc hiʄn M͙t dͱ án là m͙t chu͗i nhͯng công viʄc có liên quan t͛i nhau. M͙t công viʄc sɺ chiɼm giͯ m͙t khoɠng th͝i gian và chúng sɺ ÿɉͣc theo dõi tiɼn trình thͱc hiʄn. M͙t công viʄc có thʀ ÿɉͣc thͱc hiʄn trong m͙t ngày hay nhiɾu tuɤn. Hãy nhɪp các công viʄc theo thͩ tͱ mà chúng xɠy ra, sau ÿó ɉ͛c tính s͑ th͝i gian ÿʀ thͱc hiʄn công viʄc ÿó. Chú ý: Không nên nhɪp ngày bɬt ÿɤu và kɼt thúc trong các trɉ͝ng Start và Finish ÿ͑i v͛i m͗i công viʄc. Microsoft Project tính toán th͝i gian bɬt ÿɤu và th͝i gian kɼt thúc dͱa trên m͑i quan hʄ giͯa các công viʄc, dͱa trên các thông tin nhɪp vào. Phɤn này sɺ ÿɉͣc nói rõ trong bài sau. B1 Trên menu View, kích Gantt Chart. B2 Trong c͙t Task Name, ÿánh tên công viʄc, và sau ÿó nhɢn phím TAB. Microsoft Project tͱ ÿ͙ng nhɪp th͝i gian ɉ͛c tính cho công viʄc là m͙t ngày cùng v͛i dɢu ? http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 10
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B3 Trong c͙t Duration, nhɪp th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc theo tháng, tuɤn, ngày, gi͝ hay phút. Có thʀ sͭ dͥng các dɢu tɬt sau: tháng = mo tuɤn = w ngày = d gi͝ = h phút = m Chú ý: Ĉʀ chʆ ra ÿây là th͝i gian ɉ͛c tính, ÿánh thêm dɢu h͏i sau khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn. B4 Nhɢn phím ENTER. Chú ý: Có thʀ thêm m͙t chú thích cho m͗i công viʄc. Trong c͙t Task Name , ch͍n tên công viʄc cɤn thêm chú thích, sau ÿó kích nút Task Notes . Nhɪp thông tin chú thích trong h͙p thoɞi Notes, sau ÿó kích nút OK. Nút Task Notes trên thanh công cͥ có thʀ không ÿɉͣc hiʀn thʈ do không ÿͧ ch͗. Kích nút More Buttons , and then click Task Notes ÿʀ hiʀn thʈ. 2. Tɞo m͑c dͱ án (milstones) Tɞo m͑c dͱ án là m͙t viʄc rɢt có ý nghśa trong kɼ hoɞch thͱc hiʄn dͱ án, ví dͥ nhɉ viʄc hoàn thành m͙t pha chính cͧa dͱ án, báo cáo thành quɠ hoɴc m͙t sͱ kiʄn ÿánh dɢu kɼt thúc 1 công viʄc. Khi nhɪp khoɠng th͝i gian cho 1 công viʄc là 0 ngày Microsoft Project thʀ hiʄn 1 biʀu tɉͣng m͑c dͱ án trên biʀu ÿ͓ Gantt tɞi th͝i gian bɬt ÿɤu công viʄc. B1 Trong c͙t Duration cͧa công viʄc cɤn tɞo m͑c nhɪp 0 . B2 Nhɢn phím ENTER. Chú ý: Ĉʀ hiʀn thʈ tɢt cɠ các ÿiʀm m͑c trong khung nhìn, ch͍n kiʀu hiʀn thʈ trong danh sách là Milestones. Ĉʀ hiʀn thʈ lɞi toàn b͙ các công viʄc trong dͱ án, ch͍n All task trong danh sách kiʀu hiʀn thʈ. 3. Tɞo các công viʄc ÿʈnh kƒ Công viʄc ÿʈnh kƒ là nhͯng công viʄc thɉ͝ng xuyên lɴp ÿi lɴp lɞi, ví dͥ nhɉ 1 bu͕i h͍p giao ban thͩ hai hàng tuɤn. Công viʄc ÿʈnh kƒ có thʀ xɠy ra hàng ngày, hàng tuɤn, hàng tháng hay hàng năm. Có thʀ xác ÿʈnh khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn ÿ͑i v͛i m͗i lɤn công viʄc xuɢt hiʄn hay th͝i gian nào nó sɺ xɠy ra. http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 11
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B1 Trong c͙t Task Name, ch͍n nɇi mu͑n công viʄc ÿʈnh kƒ xɠy ra B2 Trong menu Insert, ch͍n Recurring Task. B3 Trong h͙p thoɞi Recurring Task Information, ÿánh tên công viʄc B4 Trong phɤn Duration, nhɪp th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc m͗i khi công viʄc xɠy ra. B5 Dɉ͛i Recurrence pattern, kích Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly ÿʀ ch͍n kiʀu xuɢt hiʄn cͧa công viʄc theo hàng ngày, hàng tuɤn, hàng tháng hay hàng năm. B6 Phía bên phɠi Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly, xác ÿʈnh tɤn xuɢt công viʄc xɠy ra. Ví dͥ nɼu nhɉ m͙t công viʄc ÿʈnh kƒ xuɢt hiʄn vào thͩ hai hàng tuɤn. B7 Dɉ͛i Range of recurrence, nhɪp ngày bɬt ÿɤu và sau ÿó ch͍n ngày kɼt thúc sau m͙t s͑ lɤn xɠy ra (mͥc End After) hay công viʄc sɺ ÿɉͣc kɼt thúc vào th͝i gian nào (End By). x Nɼu ch͍n End after, ch͍n s͑ lɤn công viʄc xɠy ra. x Nɼu ch͍n End by, nhɪp ngày mu͑n công viʄc này kɼt thúc. B8 Nhɢp OK ÿʀ ÿ͓ng ý. http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 12
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Chú ý: Ĉʀ xem tɢt cɠ các phɤn cͧa công viʄc ÿʈnh kƒ, kích vào dɢu + gɤn công viʄc ÿinh kƒ. 4. Phân cɢp các công viʄc Viʄc phân cɢp giúp t͕ chͩc các công viʄc thành nhͯng kh͑i dʂ dàng quɠn lý, các công viʄc ÿɉͣc tɞo thành m͙t hʄ th͑ng phân cɢp, công viʄc này có thʀ là cɢp con cͧa công viʄc khác nhɉng cŸng có thʀ là cɢp cha cͧa m͙t s͑ công viʄc. Th͝i gian bɬt ÿɤu và kɼt thúc m͙t công viʄc cha ÿɉͣc tính theo th͝i gian bɬt ÿɤu s͛m nhɢt và th͝i gian kɼt thúc mu͙n nhɢt cͧa các công viʄc con cͧa nó. Ĉʀ t͕ chͩc theo chɼ ÿ͙ phân cɢp, sͭ dͥng các nút sau: Cɢp thɢp hɇn Cɢp cao hɇn Hiʀn thʈ các công viʄc con Không hiʀn thʈ các công viʄc con Hiʀn thʈ tɢt cɠ các công viʄc con B1 Trên menu View, ch͍n sɇ ÿ͓ Gantt. B2 Ch͍n công viʄc mà NSD mu͑n nó tr͟ thành công viʄc con cͧa công viʄc phía trên nó. B3 Kích nút . Công viʄc này sɺ tr͟ thành công viʄc con. Chú ý: Có thʀ chuyʀn ÿ͕i cɢp cͧa công viʄc bɮng cách ÿɴt chu͙t vào phɤn ÿɤu tên công viʄc mu͑n chuyʀn, khi con tr͏ chuyʀn sang hình mŸi tên hai chiɾu có thʀ kéo ra ngoài hay vào trong tuƒ theo cɢp cͧa công viʄc. 5. Hiʄu chʆnh danh sách các công viʄc Ngay khi tɞo danh sách công viʄc, có thʀ chia nhͯng công viʄc l͛n thành nhiɾu công viʄc con và sɬp xɼp lɞi. NSD có thʀ mu͑n sao chép, xoá hay di chuyʀn các công viʄc trong dͱ án. B1 Trong c͙t ID, ch͍n công viʄc mu͑n sao chép, xoá hay di chuyʀn x Ĉʀ ch͍n m͙t hàng, kích vào s͑ ID. x Ĉʀ ch͍n m͙t s͑ công viʄc liɾn kɾ nhau, ÿɴt chu͙t vào công viʄc ÿɤu, giͯ phím Shift và sau ÿó kéo chu͙t ÿɼn công viʄc cu͑i. x Ĉʀ ch͍n nhͯng công viʄc không liɾn kɾ nhau, ÿɴt chu͙t vào m͙t công viʄc nào ÿó, sau ÿó giͯ phím Ctrl và kích chu͙t vào các công viʄc cɤn thay ÿ͕i. B2 Sao chép, di chuyʀn, hay xoá công viʄc. x Ĉʀ sao chép công viʄc, kích nút Copy. trên thanh công cͥ hoɴc có thʀ vào menu Edit, ch͍n Copy Cell. http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 13
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA x Ĉʀ di chuyʀn công viʄc, kích nút Cut. trên thanh công cͥ hoɴc có thʀ vào menu Edit, ch͍n Cut Cell. x Ĉʀ xoá công viʄc, trong menu Edit, ch͍n Delete . B3 Ĉʀ di chuyʀn nhͯng công viʄc ÿã lͱa ch͍n, ch͍n nɇi mu͑n di chuyʀn t͛i. B4 Kích nút Paste . Trên thanh công cͥ hay trong menu Edit, ch͍n Paste. Chú ý: Ĉʀ thêm m͛i m͙t công viʄc vào giͯa nhͯng công viʄc ÿã t͓n tɞi, kích vào m͙t s͑ ID nào ÿó và nhɢn phím INSERT. C͙t ID cͧa các công viʄc phía sau sɺ tͱ ÿ͙ng cɪp nhɪp lɞi sau khi thêm m͛i m͙t công viʄc. http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 14
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bài 3: Th͝i gian bɬt ÿɤu và th͝i gian kɼt thúc công viʄc Ngay sau khi tɞo và phân cɢp danh sách các công viʄc là th͝i ÿiʀm xác ÿʈnh m͑i quan hʄ giͯa các công viʄc và th͝i gian thͱc hiʄn chúng. Các m͑i liên hʄ giͯa các công viʄc ÿɉͣc thʀ hiʄn bɮng các ÿɉ͝ng kɼt n͑i. Microsoft tͱ ÿ͙ng quyɼt ÿʈnh th͝i ÿiʀm bɬt ÿɤu và th͝i ÿiʀm kɼt thúc cho m͗i công viʄc nɼu chúng có liên quan t͛i công viʄc khác. Ĉ͑i v͛i nhͯng công viʄc thͱc hiʄn m͙t cách ÿ͙c lɪp, phɠi tͱ xác ÿʈnh th͝i ÿiʀm bɬt ÿɤu và kɼt thúc công viʄc ÿó. M͙t ÿɴc ÿiʀm thuɪn lͣi cͧa nhͯng công viʄc có liên kɼt v͛i công viʄc khác là bɢt cͩ khi th͝i gian thͱc hiʄn 1 công viʄc thay ÿ͕i, th͝i gian thͱc hiʄn cͧa các công viʄc có liên quan cŸng thay ÿ͕i theo. Có thʀ thay ÿ͕i hʄ th͑ng kɼ hoɞch các công viʄc bɮng cách sͭ dͥng các ràng bu͙c, các công viʄc g͑i lên nhau hay các công viʄc bʈ ngɬt quãng. Bài này g͓m 5 ÿiʀm chính sau: Thiɼt lɪp m͑i quan hʄ giͯa các công viʄc. Các công viʄc g͑i ch͓ng lên nhau và các công viʄc ngɬt quãng. Th͝i gian bɬt ÿɤu và kɼt thúc cͧa m͙t công viʄc. Xác ÿʈnh hɞn cu͑i cùng cho 1 công viʄc. Chia m͙t công viʄc thành nhiɾu phɤn. 1. Thiɼt lɪp m͑i quan hʄ giͯa các công viʄc Ĉʀ thiɼt lɪp m͑i quan hʄ giͯa các công viʄc, chúng ta sͭ dͥng các ÿɉ͝ng kɼt n͑i. Trɉ͛c hɼt, ch͍n nhͯng công viʄc có liên quan, kɼt n͑i chúng và sau ÿó có thʀ thay ÿ͕i kiʀu kɼt n͑i. Công viʄc có ngày bɬt ÿɤu và kɼt thúc phͥ thu͙c vào công viʄc khác g͍i là công viʄc kɼ tiɼp. Công viʄc mà công viʄc kɼ tiɼp phͥ thu͙c vào g͍i là công viʄc làm trɉ͛c. Ví dͥ sau sɺ chʆ rõ cho thɢy m͑i quan hʄ giͯa các công viʄc, nɼu thiɼt lɪp m͑i quan hʄ giͯa 2 công viʄc là treo ÿ͓ng h͓ và sɇn tɉ͝ng thì công viʄc sɇn tɉ͝ng sɺ là công viʄc làm trɉ͛c, công viʄc treo ÿ͓ng h͓ sɺ là công viʄc kɼ tiɼp. Sau khi các công viʄc ÿɉͣc thiɼt lɪp m͑i quan hʄ, viʄc thay ÿ͕i th͝i gian bɬt ÿɤu cŸng nhɉ kɼt thúc cͧa các công viʄc làm trɉ͛c sɺ ɠnh hɉ͟ng ÿɼn th͝i gian thͱc hiʄn cͧa các công viʄc kɼ tiɼp. Microsoft Project mɴc ÿʈnh ÿʀ quan hʄ kɼt thúc- bɬt ÿɤu (Finish- to- Start) khi tɞo các liên kɼt giͯa các công viʄc. Trong nhiɾu trɉ͝ng hͣp, m͑i quan hʄ giͯa các công viʄc không phɠi nhɉ vɪy, có thʀ thay ÿ͕i kiʀu liên kɼt này theo các dɞng sau ÿʀ phù hͣp v͛i mô hình dͱ án: bɬt ÿɤu - bɬt ÿɤu (Start- to- Start), kɼt thúc- kɼt thúc (Finish- to-Finish), bɬt ÿɤu - kɼt thúc (Start- to- Finish) B1 Trên menu View, ch͍n sɇ ÿ͓ Gantt. B2 Trong c͙t Task Name, ch͍n hai hay nhiɾu công viʄc mu͑n liên kɼt v͛i nhau. Ĉʀ liên kɼt các công viʄc liên tiɼp nhau, giͯ phím Shift, và sau ÿó kích chu͙t vào công viʄc ÿɤu tiên và công viʄc cu͑i. Ĉʀ liên kɼt các công viʄc cách xa nhau, giͯ phím CTRL,và sau ÿó ch͍n nhͯng công viʄc mu͑n liên kɼt v͛i nhau theo thͩ tͱ công viʄc nào ch͍n trɉ͛c sɺ là công viʄc làm trɉ͛c, công viʄc nào ch͍n sau sɺ là công viʄc kɼ tiɼp. B3 Kích nút Link Tasks . B4 Ĉʀ thay ÿ͕i kiʀu liên kɼt, kích ÿúp vào ÿɉ͝ng liê kɼt giͯa 2 công viʄc ÿang mu͑n thay ÿ͕i. http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 15
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA M͙t h͙p thoɞi Task Dependency xuɢt hiʄn B5 Trong h͙p liʄt kê Type, ch͍n kiʀu liên kɼt, sau ÿó kích OK. Chú ý: Ĉʀ huͷ b͏ liên kɼt giͯa các công viʄc, ch͍n các công viʄc mu͑n huͷ trong c͙t Task Name, và kích nút Unlink Tasks . Các công viʄc này sɺ ÿɉͣc sɬp xɼp lɞi dͱa trên nhͯng liên kɼt và các ràng bu͙c còn t͓n tɞi . 2. Các công viʄc g͑i ch͓ng lên nhau Sau khi các công viʄc ÿã ÿɉͣc liên kɼt v͛i nhau, có thʀ g͑i ch͓ng hay thêm m͙t khoɠng trʂ th͝i gian giͯa 2 công viʄc. Trong Microsoft Project, có thʀ nhɪp khoɠng th͝i gian g͑i ch͓ng hay th͝i gian ngɬt quãng ÿ͑i v͛i các công viʄc có liên kɼt. B1 Trong c͙t Task Name, ch͍n công viʄc mu͑n thêm th͝i gian g͑i ch͓ng hay th͝i gian trʂ (ÿây là nhͯng công viʄc kɼ tiɼp), và sau ÿó kích nút Task Information . Có thʀ thͱc hiʄn thao tác trên bɮng cách ch͍n công viʄc và trong menu Project, ch͍n mͥc Task Information B2 H͙p thoɞi Task Information hiʄn lên, Kích Tab Predecessors. http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 16
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B3 Trong c͙t Lag, nhɪp th͝i gian g͑i ch͓ng hay th͝i gian trʂ, x Nhɪp th͝i gian g͑i ch͓ng theo s͑ âm (ví dͥ, –2d cho 2 ngày g͑i ch͓ng) x Nhɪp th͝i gian trʂ theo s͑ dɉɇng. B4 Kích nút OK. Chú ý: Ĉʀ nhanh chóng ÿɉa th͝i gian xɼp ch͓ng hay th͝i gian trʂ cho m͙t công viʄc kɼ tiɼp, kích ÿúp vào ÿɉ͝ng kɼt n͑i giͯa công viʄc ÿó và công viʄc làm trɉ͛c Gantt Chart, và sau ÿó nhɪp th͝i gian g͑i ch͓ng hay th͝i gian trʂ trong h͙p thoɞi Task Dependency. 3. Thiɼt lɪp th͝i gian bɬt ÿɤu và th͝i gian kɼt thúc cͧa công viʄc Có thʀ lɪp kɼ hoɞch thͱc hiʄn các công viʄc hiʄu quɠ bɮng cách nhɪp khoɠng th͝i gian, tɞo các liên kɼt giͯa các công viʄc và sau ÿó ÿʀ Microsoft Project tính toán th͝i gian bɬt ÿɤu và kɼt thúc cho các công viʄc có liên quan. Tuy nhiên phɠi xác ÿʈnh th͝i gian bɬt ÿɤu và th͝i gian kɼt thúc cho m͙t s͑ công viʄc. Nhͯng ràng bu͙c vɾ th͝i gian bɬt ÿɤu hay kɼt thúc ÿ͑i v͛i m͙t công viʄc ÿɉͣc g͍i là nhͯng ràng bu͙c cͩng. Do Microsoft tính toán hʄ th͑ng kɼ hoɞch dͱa cɠ trên nhͯng ràng bu͙c này do ÿó chʆ sͭ dͥng khi công viʄc bʈ ràng bu͙c vɾ th͝i gian bɬt ÿɤu hay kɼt thúc. B1 Trong c͙t Task Name, ch͍n công viʄc mu͑n xác ÿʈnh th͝i ÿiʀm bɬt ÿɤu và kɼt thúc, sau ÿó kích Task Information . B2 Ch͍n Tab Advanced. B3 Trong h͙p thoɞi Task Information , mͥc Constraint type, ch͍n kiʀu ràng bu͙c. http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 17
Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA 4 Ch͍n ngày trong Constraint date, và kích OK. Chú ý: Sau ÿây là bɠng liʄt kê các kiʀu ràng bu͙c: Kiʀu ràng bu͙c Ý nghśa As soon as possible Công viʄc không bʈ ràng bu͙c As Late as possible Công viʄc này phɠi bʈ trì hoɞn càng lâu càng t͑t. Finish No Earlier than Công viʄc phɠi kɼt thúc sau ngày tháng chʆ ÿʈnh. Finish No Later than Công viʄc phɠi kɼt thúc vào ngày hoɴc sɇm hɇn ngày tháng chʆ ÿʈnh. Must Finish On Công viʄc phɠi kɼt thúc chính xác vào ngày tháng ÿã ÿʈnh. Must Start On Công viʄc phɠi kɼt thúc vào ngày tháng ÿã ÿʈnh Start No Earlier than Công viʄc bɬt ÿɤu vào ngày tháng hoɴc mu͙n hɇn ngày tháng chʆ ÿʈnh. Start No Later than Công viʄc phɠi bɬt ÿɤu trɉ͛c ngày tháng chʆ ÿʈnh. 4. Xác ÿʈnh hɞn cu͑i cho 1 công viʄc Khi thiɼt lɪp m͙t hɞn cu͑i cho 1 công viʄc, Microssoft Project sɺ thʀ hiʄn m͙t dɢu hiʄu thông báo nɼu công viʄc trong kɼ hoɞch là kɼt thúc sau th͝i hɞn cu͑i. http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 18