Khắc phục một số sự cố Microsoft Outlook 2010
Dữ liệu Outlook đột nhiên biến mất
Các thông tin trong tập tin dữ liệu của Outlook, bao gồm tin nhắn
email, địa chỉ liên lạc và các cuộc hẹn có thể bị hỏng hay bị virus. Biện pháp
đề phòng tốt nhất là thường xuyên sao lưu các dữ liệu này. Để thực hiện,
trong Outlook 2007, bạn chọn Tools > Account Settings. Trong Outlook
2010, bấm vào tab File, chọn Info trong khung bên trái, sau đó chọn Account
Settings và Account Settings lần nữa. Hộp thoại xuất hiện, bạn bấm vào tab
Data Files và chọn tập tin dữ liệu của bạn (thông thường là Outlook.pst), sau
đó bấm Open Folder (phiên bản 2007) hoặc nút Open File Location (phiên
bản 2010), Windows Explorer sẽ mở thư mục dữ liệu Outlook của bạn. Quay
lạ iOutlook, đóng cử asô íva âmở thư mục lúc nãy, sao chép nội dung của
thư mục đến một vị trí an toàn (ổ đĩa cứng gắn ngoài chẳng hạn). Việc sao
lưu này nên được tiến hành định kỳ và thường xuyên. Khi dữ liệu của bạn bị
mất, bạn có thể khôi phục lại nó như sau:
- Bước 1: cài đặt lại Outlook và chọn phần hướng dẫn cài đặt. Bước
này sẽ giúp tạo ra một tập tin dữ liệu mới nhưng trống rỗng.
- Bước 2: sau khi khởi động Outlook, đối với phiên bản 2007 bạn
chọn File > Import and Export, với phiên bản 2010, bạn bấm vào tab File và
lựa chọn mở rộng bên trái, chọn Import.
- Bước 3: trong trình thuật sĩ, bạn chọn Import From Another Program
Or File và bấm Next.
- Bước 4: để chọn tập tin, bạn chọn Personal Folder File (.pst) đối với
phiên bản 2007, hoặc chọn Outlook Data File (.pst) đối với phiên bản 2010.
- Bước 5: bấm Browse và tìm thư mục sao lưu dữ liệu Outlook, chọn
tập tin thích hợp. Lưu ý chọn mục Replace duplicates with items imported.
- Bước 6: bấm Finish để bắt đầu nhập khẩu dữ liệu sao lưu.
Thiết lập dữ liệu Outlook quá lớn và cồng kềnh
Nếu Outlook bị chậm lại, có thể là do tập tin dữ liệu Outlook.pst quá
lớn theo thời gian. Outlook 2007 mặc định có thể xử lý một tập tin dữ liệu
20 GB trong khi Outlook 2010 có thể quản lý một dung lượng 50 GB. Bạn
có thể tăng giới hạn kích thước này, nhưng để Outlook làm việc nhanh thì
tốt nhất là hãy giảm kích thước tập tin thực tế. Bạn bắt đầu bằng cách nén
các tập tin, loại bỏ không gian trống rỗng. Để thực hiện, trong Outlook 2007,
chọn File > Data File Management. Chọn Outlook.pst và sau đó bấm vào
Compact Now. Trong Outlook 2010, bạn chọn tab File > Info > Account
Settings và chọn Account Settings một lần nữa. Trong hộp thoại Account
Settings, bạn bấm vào tab Data Files, chọn tập tin dữ liệu, bấm chọn Settings
và chọn Compact Now. Nếu vẫn chưa thấy đủ, bạn hãy lưu trữ fi le đã nén,
di chuyển đến gói chứa tin nhắn cũ và cuộc hẹn (mặc định là archive.pst),
mở hộp thoại AutoArchive bằng cách chọn Tools > Options > Other >
AutoArchive (phiên bản 2007) hoặc File > Options, trong khung bên trái
hộp thoại Outlook Options bạn chọn Advanced rồi bấm AutoArchive
Settings. Khi đó, bạn sẽ tìm thấy nhiều tùy chọn để lưu trữ.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng công cụ làm sạch email bằng
cách chọn Tools > Mailbox Cleanup (với 2007), hoặc File > Info rồi bấm nút
Cleanup Tools trước khi chọn Mailbox Cleanup. Sau khi đã làm mọi thứ, tập
tin Outlook.pst vẫn sẽ có kích thước tương tự nhưng không gian trống tăng
nhiều hơn đáng kể.