Khoa học quản lý đại cương: Chương 8 (ThS Tạ Thị Bích Ngọc)

CHƯƠNG 8 CHỨC NĂNG KIỂM TRA

KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG

ThS Tạ Thị Bích Ngọc

KHQLDC

Nội dung bài học

8.1 Khái niệm kiểm tra 8.1.1 Định nghĩa 8.1.2 Đặc điểm của kiểm tra trong quản lý 8.1.3 Phân loại kiểm tra 8.1.4 Vai trò của kiểm tra trong quản lý

8.2 Quy trình, phương pháp và yêu cầu kiểm tra

8.2.1 Quy trình kiểm tra 8.2.2 Phương pháp kiểm tra 8.2.3 Yêu cầu của kiểm tra

2 KHQLDC

Kiểm tra là gì?

• Harold Koontz:

“Kiểm tra là đo lường và chấn chỉnh hoạt động các bộ phận cấp dưới để tin chắc rằng các mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu đó đã đang được hoàn thành”

• Kenneth A. Merchant:

“Kiểm tra bao gồm tất cả các hoạt động mà nhà quản trị thực hiện nhằm đảm bảo chắc chắn rằng các kết quả thực tế sẽ đúng như kết quả dự kiến trong kế hoạch”

3 KHQLDC

8.1.1 Định nghĩa

Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức trên cơ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu.

4 KHQLDC

Nội hàm khái niệm

Là một quá trình

Đo lường hoạt động và kết quả hoạt động

Xác lập các tiêu chuẩn

MỤC TIÊU

Phát hiện những ưu điểm và hạn chế

Các giải pháp

5 KHQLDC

8.1.2 Đặc điểm của kiểm tra trong QL

Là một quá trình

1 2

Là chức năng của quy trình quản lý

Thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của NQL

Là hệ thống mang tính phản hồi

6 KHQLDC

8.1.3 Phân loại kiểm tra

• Có nhiều cách phân loại

• Một số cách cơ bản

7 KHQLDC

8.1.3 Phân loại kiểm tra (1)

• Căn cứ vào thời gian

Kiểm tra sau (hậu kiểm)

Kiểm tra trước (đề phòng, ngăn ngừa tác động xấu tới mục tiêu)

Kiểm tra trong

8 KHQLDC

8.1.3 Phân loại kiểm tra (2)

• Căn cứ vào hệ thống

Đầu ra

Đầu vào

Quá trình xử lý

Sản phẩm Hàng hóa Dịch vụ

Nhân lực Công nghệ Vốn Thiết bị Nguyên liệu Thông tin …

9 KHQLDC

8.1.3 Phân loại kiểm tra (3)

Căn cứ vào tần suất của kiểm tra

Đột xuất

Định kỳ

10 KHQLDC

8.1.3 Phân loại kiểm tra (3)

Căn cứ vào phạm vi của kiểm tra

Kiểm tra Cá nhân

Kiểm tra tổng thể

Kiểm tra bộ phận

Kiểm tra Trọng điểm

11 KHQLDC

8.1.3 Phân loại kiểm tra (4)

• Kiểm tra trọng điểm có thể tìm nhờ các câu hỏi:

– Điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu? – Điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu? – Điểm nào đo lường tốt nhất cho sự sai lạc? – Điểm nào cho biết người chịu trách nhiệm về sự thất bại? – Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin nhiều nhất mà

ít tốn kém nhất?

– …

12 KHQLDC

8.1.3 Phân loại kiểm tra (4)

Căn cứ vào các chức năng của quản lý

Kiểm tra công tác kế hoạch

Kiểm tra công tác tổ chức

Kiểm tra công tác lãnh đạo

Kiểm tra công tác kiểm tra

13 KHQLDC

8.1.4 Vai trò của kiểm tra trong quản lý (1)

Giúp NQL nắm được nhịp độ, tiến độ, mức độ của công việc

Giúp phát hiện ưu điểm và hạn chế để đưa ra các giải pháp phù hợp

14 KHQLDC

8.1.4 Vai trò của kiểm tra trong quản lý (2)

Giúp đảm bảo thực thi quyền lực của chủ thể quản lý

Cung cấp thêm thông tin cho để hoàn thiện các quyết định quản lý

15 KHQLDC

8.1.4 Vai trò của kiểm tra trong quản lý (3)

Giúp cho tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường

Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới tổ chức

16 KHQLDC

8.2 Quy trình, phương pháp và yêu cầu kiểm tra

8.2.1 Quy trình kiểm tra

8.2.2 Phương pháp kiểm tra

8.2.3 Yêu cầu của kiểm tra

17 KHQLDC

8.2.1 Quy trình kiểm tra

8.2.1.1 Quy trình kiểm tra cơ bản

8.2.1.2 Quy trình kiểm tra chi tiết

18 KHQLDC

8.2.1.1 Quy trình kiểm tra cơ bản

Thiết lập các tiêu chuẩn

Đo lường việc thực hiện

Giải pháp

19 KHQLDC

Thiết lập các tiêu chuẩn (1)

• Tiêu chuẩn là thứ tự và phương pháp thực hiện

– Định lượng – Định tính

• Cơ sở xây dựng:

– Mục tiêu, Nguyên tắc quản lý – Bản mô tả công việc – Bản tiêu chuẩn công việc

• Yêu cầu:

– Rõ ràng – Dễ sử dụng

20 KHQLDC

Thiết lập các tiêu chuẩn (2)

• Ví dụ:

– Số lượng giờ công – Số phế phẩm – Chi phí – Doanh thu – Sự hài lòng của khách hàng – …

21 KHQLDC

Đo lường việc thực hiện (1)

• Đo lường là so sánh giữa tiêu chuẩn với kết quả thực tế

Vùng nguy hiểm

Sai lệch trên

Giá trị chuẩn

Vùng cho phép

Sai lệch dưới

Vùng nguy hiểm

Thời gian

22 KHQLDC

Đo lường việc thực hiện (2)

• Ai đo?

• Đo cái gì?

– Con người – Tài chính – Thông tin – Các hoạt động cụ thể

• Phương pháp đo?

– Quan sát – Báo cáo thống kê – Báo cáo miệng/văn bản – …

23 KHQLDC

Đo lường việc thực hiện (3)

• Yêu cầu:

– Đúng tiêu chuẩn đúng đối tượng

– Khách quan

– Chỉ ra được nguyên nhân hiện trạng

• Kế hoạch không phù hợp • Môi trường bên ngoài thay đổi • Đối tượng quản lý (phân công chưa phù hợp) • …

24 KHQLDC

Đo lường việc thực hiện (4)

25 KHQLDC

Giải pháp

• Với ưu điểm:

– Khuyến khích, khen thưởng – Tạo điều kiện để phát huy và nhân rộng

• Với hạn chế:

– Tìm hiểu nguyên nhân dẫn tới hạn chế – Tác động vào nguyên nhân

• Cảnh cáo, điều chuyển, sa thải • Nếu do khả năng kém thì phải đào tạo lại • Nếu thiếu động cơ thì phải tăng cường động cơ • …

 Điều chỉnh nhằm đưa các hoạt động trở lại như kế hoạch

• Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại các chức năng

khác.

26 KHQLDC

8.2.1.2 Kiểm tra chi tiết

Xác định Ưu & Nhược điểm

So sánh với tiêu chuẩn

Hoạt động và Kết quả hoạt động

Đo lường Hoạt động và Kết quả hoạt động

Kết quả Mong muốn

Xây dựng các giải pháp

Thực hiện các giải pháp

Phân tích Nguyên nhân Ưu & Nhược điểm

27 KHQLDC

8.2.2 Phương pháp kiểm tra

Phương pháp kiểm tra là toàn bộ cách thức đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức trên cơ sở lựa chọn những công cụ, phương tiện và cách thức phù hợp nhằm đạt tới kết quả kiểm tra chính xác và khách quan

28 KHQLDC