9/6/2021
1
ThS Tạ Thị Bích Ngọc
KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG
CHƯƠNG 3. CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ RA QUYẾT ĐỊNH
KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG
CHƯƠNG 3. CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ RA QUYẾT ĐỊNH
3
3.1. Chức năng lập kế hoạch
3.1.1. Khái niệm kế hoạch và lập kế hoạch
3.1.2. Đặc điểm của kế hoạch
3.1.3. Vai trò của kế hoạch
3.1.4. Phân loại kế hoạch
3.1.5. Nội dung các bước lập kế hoạch
3.1.6. Phương pháp và nguyên tắc lập kế hoạch
3.2. Ra quyết định quản lý
3.2.1. Khái niệm quyết định quản lý
3.2.2. Đặc điểm của quyết định quản lý
3.2.3. Vai trò của quyết định quản lý
3.2.4. Phân loại quyết định quản lý
3.2.5. Quy trình ra quyết định quản lý
3.2.6. Phương pháp ra quyết định
CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
4
ĐỊNH NGHĨA
5
•Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và xây dựng
phương án hành động tương lai của tổ chức để thực
hiện mục tiêu trong một khoảng thời gian xác định
trong những điều kiện lịch sử cụ thể.
Lập kế hoạch = tìm câu trả lời cho 05 câu hỏi
1. What? (Làm cái gì? Mục tiêu nào cần hoàn thành?)
2. Who? (Ai sẽ thực hiện mục tiêu và thực hiện với ai?)
3. Where? (Các mục tiêu được thực hiện trong điều kiện nào?)
4. When? (Thời hạn cho việc hoàn thành các mục tiêu?)
5. How? (Thực hiện mục tiêu theo cách thức, phương án nào?)
9/6/2021
2
ĐẶC ĐIỂM CỦA KẾ HOẠCH
7
•Tính khách quan
•Tính bắt buộc
•Tính ổn định
•Tính linh hoạt
•Tính khả thi
•Tính rõ ràng
VAI TRÒ CỦA KẾ HOẠCH
8
•Chỉ ra con đường đi tới mục tiêu tương đối chính xác
•Làm tăng hiệu quả công việc
•Giúp tổ chức tiết kiệm chi phí, thời gian, nguồn lực
•Hạn chế rủi ro khi ra quyết định
•Là cơ sở cho chức năng kiểm tra
PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH
9
•Căn cứ vào thời gian thực hiện kế hoạch: Dài hạn; Trung
hạn;Ngắn hạn
•Căn cứ vào hình thức thể hiện của kế hoạch:Chiến
lược, Quy hoạch, Chính sách, Chương trình, Dự án...
•Căn cứ vào các chức năng quản lý
•Căn cứ vào cấp kế hoạch:Chiến lược; Tác nghiệp
CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH
1
Phân tích
bối cảnh
môi
trường
2
Xác định
mục tiêu
3
Thiết lập
các
phương
án
4
Đánh giá
và lựa
chọn
phương
án
5
Xây dựng
lịch trình
tổ chức
thực hiện
6
Xác định
các tiêu
chuẩn
kiểm tra –
đánh giá
7
Lập dự
toán ngân
sách
1. PHÂN TÍCH BỐI CẢNH MÔI TRƯỜNG
•Mục đích:
Xác định thách thức của môi trường, phát hiện các cơ hội, thiết lập
mối quan hệ nhân quả.
•Trình tự:
–Xác định mục tiêu (vấn đề nhân sự, vấn đề kinh doanh, vấn đề tài
chính, mục tiêu ngắn hạn hay dài dạn, đối tượng mục tiêu là ai,…)
–Xác định vấn đề chính (cơ hội/thách thức, điểm mạnh/điểm yếu)
–Dùng lược đồ làm rõ mối quan hệ giữa các vấn đề
•Công cụ:
PEST, SWOT, các kỹ thuật dự báo
2. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU
•Bản chất:
Mô tả những thành quả trong tương lai khi các vấn đề được giải quyết
•Tiêu chí:
–Specific: tính rõ ràng
–Measurable: đo lường được
–Achievable: có thể đạt được
–Realistic: tính thực tế
–Time-bound:giới hạn về thời gian
•Sắp thứ tự ưu tiên theo:
–Mức độ ảnh hưởng của mục tiêu tới sứ mệnh của tổ chức
–Tính cấp bách về mặt thời gian
–Mức độ phụ thuộc của các hoạt động tiếp theo vào việc đạt mục tiêu của
hoạt động trước.
9/6/2021
3
3. THIẾT LẬP CÁC PHƯƠNG ÁN
•Xác định các nguồn lực mà tổ chức hiện có
Phân tích tình hình hiện tại của tổ chức để xác định khoảng cách
giữa mục tiêu và nguồn lực (Kế thừa kết quả bước 1)
•Phát triển tiền đề/lợi thế từ môi trường bên ngoài
Xác định dự báo/chính sách cơ bản (địa bàn/quy mô hoạt động,
mức giá, sản phẩm gì, triển khai công nghệ gì, mức chi phí,…)
•Thiết lập các phương án
Không bao giờ chỉ đưa ra một phương án
4. XÁC ĐỊNH PHƯƠNG ÁN TỐI ƯU
•Đánh giá các phương án
Xem xét những điểm mạnh/yếu bằng cách định lượng chúng
thông qua tiền đề và mục tiêu
–Lựa chọn chỉ tiêu/mục tiêu quan trọng nhất để làm ưu tiên
cho việc so sánh/đánh giá
–Xem xét và đánh giá mức độ quan trọng của những mục tiêu
và xếp loại theo thứ tự 1, 2, 3, …
–Tổng hợp đánh giá chung xem phương án nào giải quyết được
nhiều vấn đề quan trọng và cốt yếu nhất.
•Lựa chọn phương án
Có thể chọn một/một số phương án
5. XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Liệt kê nhiệm vụ cần thực hiện
Xác định đối tượng tham gia thực hiện
Xác định nguồn lực
Xác định khung thời gian cho mỗi nhiệm vụ
Dự kiến rủi ro, thiếu sót
Thống nhất cơ chế điều phối và kiểm soát
Khẳng định lại cam kết của các bên
6. XÁC ĐỊNH CÁC TIÊU CHUẨN KIỂM TRA – ĐÁNH GIÁ
KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH
•Mục đích:
–Biết được chính xác mức độ hoàn thành các mục tiêu
–Cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành công việc của ĐTQL
•Căn cứ xác định:
–Mục tiêu
7. LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
•Một bộ phận/chương trình của tổ chức đều có thể có
ngân quỹ riêng có liên hệ chặt chẽ với ngân quỹ chung
của tổ chức
•Tính toán tất cả những chi phí có thể có để triển khai kế
hoạch theo định mức cho phép và trình bày dự toán
một cách rõ ràng, khoa học
NGUYÊN TẮC KHI LẬP KẾ HOẠCH
•Phải đảm bảo tính khách quan và dân chủ
•Có tính tất yếu và phổ biến
•Cần bám sát với thực tế
•Bao gồm việc nhận thức và chấp nhận sự thay đổi
9/6/2021
4
RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ
19
ĐỊNH NGHĨA
20
•Quyết định quản lý là tuyên bố lựa chọn của chủ thể quản lý về một hoặc một số
phương án để thực hiện những công việc cụ thể trong điều kiện hoàn cảnh nhất
định nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
–Chủ thể ra quyết định là các cá nhân, tập thể được trao thẩm quyền hoặc ủy quyền ra quyết định
–Đối tượng nhận quyết định là đối tượng mà quyết định hướng tới, có nhiệm vụ điều chỉnh hành
vi ngay sau quyết định
–Môi trường quyết định là phạm vi mà quyết định được thực hiện
–Công cụ thực hiện quyết định là những biện pháp được dùng để thực hiện quyết định
ĐẶC ĐIỂM CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ
•Gắn liền với hoạt động quản lý và nhà quản lý
•Gắn với những vấn đề của tổ chức
•Liên quan tới hoạt động thu thập và xử lý thông tin
•Mang tính hạn định
VAI TRÒ CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ
•Là hoạt động đặc trưng của quản lý
•Vai trò định hướng
•Quyết định sự thành công của quản lý
•Vai trò phối hợp
PHÂN LOẠI QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ
•Theo nội dung:Quyết định về tư tưởng/giải pháp/hoạt động…
•Theo tính thành văn:Quyết định thành văn/bất thành văn
•Theo tính công bố của quyết định:Quyết định công bố/Quyết định ngầm
•Theo cách thức tác động:Quyết định cưỡng chế/hướng dẫn/tùy nghi
•Theo tầm hạn quản lý:Quyết định vĩ mô/trung mô/vi mô
•Theo chủ thể ra quyết định:Quyết định của hiệu trưởng/giám đốc…
•Theo thời gian: Quyết định ngắn hạn/dài hạn
CĂN CỨ ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH
•Mục tiêu
•Thẩm quyền ra quyết định
•Thực trạng nguồn lực của tổ chức
•Điều kiện của môi trường
•Thời gian
9/6/2021
5
QUY TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH
1. Nhận diện
vấn đề
2. Xây dựng
phương án
3. Đánh giá và
lựa chọn
phương án
4. Thực hiện
quyết định
•Phát hiện vấn đề
•Tìm hiểu nguyên nhân
•Xác định mục tiêu của quyết định
•Thu thập thông tin
•Đưa ra nhiều phương án
•Phân tích ưu/nhược từng phương án
•Chấm điểm/so sánh các phương án
•Xếp thứ hạng ưu tiên các phương án
•Ban hành quyết định
•Phổ biến rõ quyết định
•Tiếp nhận thông tin phản
hồi và điều chỉnh
YÊU CẦU ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ HIỆU QUẢ
•Khắc phục tình trạng thiếu thông tin trong xây dựng
quyết định
•Thống nhất giữa các chủ thể (quan điểm, lợi ích.v.v.)
•Chấp nhận tính tương đối của quyết định quản lý
•Tính kịp thời
•Dám chịu trách nhiệm
PHƯƠNG PHÁP RA QUYẾT ĐỊNH
27
Vấn đề
Nguyên nhân 1
Nguyên nhân 2
Nguyên nhân 4
Nguyên nhân 3
Nguyên nhân 2.1
Nguyên nhân 2.2
Nguyên nhân 3.2
Nguyên nhân 3.1
Biểu đồ xương cá